VSŠ VIŠJA STROKOVNA ŠOLA MARIBOR

Transcription

1 VSŠ VIŠJA STROKOVNA ŠOLA MARIBOR POSLOVNI SEKRETAR DIPLOMSKA NALOGA KARMEN MAUKO Maribor 2008 DOBA EVROPSKO POSLOVNO IZOBRAŽEVALNO SREDIŠČE

2

3 VSŠ VIŠJA STROKOVNA ŠOLA MARIBOR POSLOVNI SEKRETAR KAKO USPEŠNO ORGANIZIRATI IN NAČRTOVATI SESTANEK TER PRAVILNO ZAPISATI VERODOSTOJNI ZAPISNIK KARMEN MAUKO Predavatelj-ica - mentor-ica: Mentor-ica praktičnega izobraževanja v organizaciji: Organizacija: Lektor/ica: Prevod v tuji jezik: Branka Kolarič, univ. dipl. ekon. Breda Črnčec, dipl. ekonom. ZSSS, Območna organizacija Podravja Margit Berlič Ferlinc, prof. slo. in angl. jezika Margit Berlič Ferlinc, prof. slo. in angl. jezika Maribor 2008 DOBA EVROPSKO POSLOVNO IZOBRAŽEVALNO SREDIŠČE

4 ZAHVALA Na začetku bi se iz vsega srca zahvalila mentorici Branki Kolarič, ki mi je z veseljem pomagala in svetovala pri diplomskem delu. Njene spodbudne besede so v veliki meri pripomogle k dokončanju tega dela. Prav tako se zahvaljujem mentorici Bredi Črnčec, zaposleni v Območni organizaciji ZSSS Podravja, za pomoč, usmerjanje in kreativno delo, ki sem ga z veseljem opravljala. Omenila bi še to, da sem zelo srečna in ponosna, da sem lahko praktični del opravljala v tej organizaciji, saj je delovno vzdušje zelo prijetno. Verjamem, da sem se veliko naučila in da bom to znanje znala uporabiti v vsakdanjem življenju in tudi v poslovnem. Ne morem trditi, da bi mi katero drugo podjetje lahko omogočilo in dajalo toliko vsesplošnega znanja, kot sem ga pridobila v tej organizaciji. Zahvaljujem se še svoji družini, ki mi je v teh kreativnih trenutkih stala ob strani in mi nudila veliko oporo ter miru, da je lahko nastalo to diplomsko delo. Še enkrat se vsem prisrčno zahvaljujem.

5 POVZETEK V poslovnem svetu se velikokrat srečujemo z izrazom poslovni sestanek, saj je le-ta zelo učinkovita oblika komuniciranja. Komuniciranje pa predstavlja stik med ljudmi, s pomočjo katerega so cilji lažje dosegljivi. Sestanek je torej ciljno početje, na katerem se zbere več ljudi, da si izmenjajo informacije in se dogovorijo o skupnih dejavnostih. Ko se odločimo za sestanek, mora biti sklic sestanka upravičen, sodelovati pa morajo vsi udeleženci. To je bilo tudi vodilo moje diplomske naloge, s katero sem želela proučiti kako uspešno organizirati in načrtovati sestanek ter pravilno zapisati zapisnik, ki odraža verodostojnost dogajanja na sestanku. Zelo pomembna je priprava gradiva za sestanek. Vedeti moramo, kaj je smoter in cilj sestanka ter zakaj ga sklicujemo. Spored sestanka mora biti dostavljen povabljenim udeležencem pravočasno, prav tako gradivo. Tako se lahko udeleženci nanj učinkovito pripravijo. Pomembno vlogo pri pripravi sestanka ima poslovi sekretar. S proučevanjem sem dokazala, da je zanj smiselno, da si pripravi listo potrebnih opravil za vsak postopek: pred sestankom, med samim sestankom, po sestanku in za vsak sestanek delovni načrt korakov. Torej je najpomembneje, da se na poslovni sestanek dobro pripravimo, da ne pride na samem sestanku do kakšnih presenečenj. V ta namen sem pripravila tudi nekaj predlogov. Po končanem sestanku je pogosta naloga poslovnega sekretarja, da sestavi zapisnik. Napiše se v takšnem zaporedju, kot je sestanek dejansko potekal. Upoštevati se mora tudi zgradba zapisnika, ki se deli na tri dele, in sicer na glavo ali uvod, razplet dnevnega reda in konec. Pomembno je, da poslovni sekretar pozna probleme s področja, ki ga sestanek obravnava, sicer ne bo zmogel prenesti in urediti besedila. Zapisnik se mora napisati takoj, s pisanjem letega se ne odlaša. Ko je zapisnik napisan, ga zapisnikar vsaj še dvakrat prebere in se tako izogne najpogostejšim napakam, ki se pojavljajo v zapisnikih. V svoji diplomski nalogi sem analizirala že napisan zapisnik in sestavila nov primer pravilnega in verodostojnega zapisa poteka sestanka. Oblikovanje sklepov je najpomembnejša naloga pri sestavljanju zapisnika. Sklepi so lahko oblikovani že v gradivu za sestanek, lahko pa jih vodja oblikuje na samem sestanku po razpravi. Pri pisanju sklepov napišemo, kaj smo se dogovorili, kdo je za to odgovoren in do kdaj je potrebno določeno zadevo izvršiti. Ključne besede: sestanek, organizacija, načrt aktivnosti, zapisnik, sklepi.

6 ABSTRACT In the business world we meet the term»business meeting«a lot because it is a very efficient form of communication. Communication presents a connection among people which makes the goals reachable. A meeting is therefore a targeted goal where more people gather to exchange information and they agree about mutual activities. When we decide for a meeting, the call for a meeting should be justifiable and all the participants have to co-operate. That is a guidance of the diploma work, because I wanted to study how to organize a successful and planned meeting and to write a minutes of a meeting correctly. A preparation of the material for a meeting is very important. We have to know what the purpose and a goal of the meeting are and why we convene the meeting. The plan for the meeting and the materials has to be given to the participants on time. The participants can efficiently prepare for the meeting. The secretary has an important role for the preparation of the meeting. I have proved with the research that it is important for the secretary to prepare a list of needed work for every procedure: before the meeting, during the meeting, after the meeting and for every meeting a working plan of steps needed. It is important that we prepare everything in advance so that there are no surprises. I have prepared some suggestions for this. After the meeting a frequent role of the secretary is to write the minutes of the meeting. It is written in the exact sequence as the meeting has been held. The structure of the minutes of the meeting has to be considered also: it has three parts the head or the introduction, body paragraphs and the conclusion. It is important for the secretary to be familiar with the problems in the area that the meeting is about otherwise he or she will not be able to write and arrange the minutes of the meeting. It has to be written immediately. When it is written the keeper of the minutes has to read it again twice and therefore he/she avoids the most frequent mistakes that appear in the minutes. I have analyzed an already written minutes and I have drawn up a new example of a correct and authentic record of the meeting course. The most important task when writing the minutes is forming of resolutions. They can already be formed in the material for the meeting or they can be shaped by the leader at the meeting after the discussion. When we write the resolutions we state out what we have agreed about, who is responsible and when it is needed to solve a certain matter. Key words: a meeting, an organization, a plan of activities, the minutes, resolutions.

7 KAZALO KAZALO VSEBINE 1 UVOD Namen naloge Cilj naloge Metode dela PREDSTAVITEV ZVEZE SVOBODNIH SINDIKATOV SLOVENIJE Predstavitev Območne organizacije ZSSS Podravja Lastnosti dobrega poslovnega sekretarja POSLOVNI SESTANKI Opredelitev in vrste sestankov Načrtovanje, priprava in odločitev za sestanek Cilji sestanka Opredeljevanje sestanka Potek sestanka Poslovni sekretar in organizacija sestankov Najpogostejše napake pri organizaciji sestankov PREDLOG NAČRTA AKTIVOSTI Zakaj je dobro, da si naredimo načrt aktivnosti Matrika načrta aktivnosti za sestanek Lista potrebnih opravil (korakov) za vsak postopek sestanka ZAPISNIK Kaj je zapisnik in vrste zapisnikov Sestavni deli običajnega zapisnika delitev na tri vsebinske dele Verodostojen, potrjen zapisnik Priprave zapisnikarja Najpogostejše napake v zapisnikih Oblikovanje in vrste sklepov ANALIZA OBSTOJEČEGA ZAPISNIKA Analiza zgradbe zapisnika in predlog izboljšav SKLEP LITERATURA IN VIRI... 28

8 KAZALO TABEL Tabela 1: Lista potrebnih opravil pred sestankom Tabela 2: Lista potrebnih opravil na sestanku Tabela 3: Lista potrebnih opravil po sestanku KAZALO PRILOG PRILOGA 1: Matrika načrta aktivnosti PRILOGA 2: Osnovna zgradba zapisnika delitev na tri vsebinske dele PRILOGA 3: Obstoječi zapisnik PRILOGA 4: Popravljeni, izboljšani zapisnik

9 1 UVOD 1.1 Namen naloge V Območni organizaciji ZSSS Podravja se venomer vrstijo razni sestanki; seje območnih odborov, konferenc, nadzornega odbora ipd., zato bom predstavila organizacijo sestanka, načrt aktivnosti in sestavne dele zapisnika. Ker se prevečkrat dogaja, da so sestanki vsebinsko neučinkoviti in se velikokrat zavlečejo dlje, kot smo pričakovali, bom predstavila, kako zelo je smiselno (in zakaj), da si pripravimo načrt potrebnih aktivnosti za vsak postopek sestanka. 1.2 Cilj naloge Cilj moje naloge je, da predstavim kako se organizira sestanek, kako se naredi načrt aktivnosti in kako se izlušči bistvo razprave, da se lahko napišejo dogovori oziroma sklepi v zapisnik. S to diplomsko nalogo želim opozoriti tudi na dejstvo, da so zapisniki najboljša dokumentacija in da je zapisnik ogledalo vsakega zapisnikarja. Zavedati se moramo, da so zapisniki lahko tudi predmet sodnih sporov. S pomočjo pridobljenega znanja in literature bom izdelala predlog načrta aktivnosti, ki bo služil za učinkovito izpeljavo sestanka in predlog izboljšav zapisnika, ki bo v pomoč pri pisanju naslednjih zapisnikov. 1.3 Metode dela Izdelala bom matriko oziroma listo potrebnih opravil (korakov) aktivnosti, potrebnih za organizacijo sestanka. Obstoječi zapisnik bom analizirala tako, da bom popravila napake in ga izboljšala. Na osnovi predlogov izboljšav bom izdelala pravilno zapisan zapisnik, ki bo osnova in pomoč pri nadaljnjem delu zapisnikarice oziroma poslovne sekretarke v opazovani organizaciji. 6

10 2 PREDSTAVITEV ZVEZE SVOBODNIH SINDIKATOV SLOVENIJE Zveza svobodnih sindikatov Slovenije je zveza sindikatov dejavnosti, ki so organizirani na območju države Slovenije in združeni v Zvezo svobodnih sindikatov Slovenije (v nadaljevanju ZSSS). S sedežem v Ljubljani je najštevilčnejša in najmočnejša sindikalna organizacija v Republiki Sloveniji. Na svoji spletni strani objavlja ZSSS (ZSSS, 2008) podatke o organiziranosti in delovanju sindikata. ZSSS je prostovoljna in demokratična organizacija, neodvisna od političnih strank, parlamenta, vlade in verskih skupnosti. Združuje 22 sindikatov dejavnosti iz celotne Slovenije in ima že več kot 300 tisoč članov tako iz zasebnega kot javnega sektorja. Pogaja se o kolektivnih pogodbah in nadzira njihovo uveljavljanje ter sodeluje v ekonomsko-socialnem svetu, kjer skupaj z delodajalci in vlado usklajuje predloge zakonov in drugih dokumentov. Postavljene cilje dosegajo z dogovori, pogajanji, mnogokrat pa tudi s stavkami. Zavzema se za socialno in pravno varnost zaposlenih. Svojim članom tako nudi brezplačno pravno in drugo strokovno pomoč. ZSSS se financira izključno iz članarine in projektnega dela. Od leta 1999 je ZSSS polnopravni član Evropske konfederacije sindikatov. 2.1 Predstavitev Območne organizacije ZSSS Podravja Območna organizacija ZSSS Podravja deluje kot oblika organiziranosti ZSSS na območni oziroma regionalni ravni. S svojim delovanjem pokriva območje Maribora, Lenarta, Slovensko Bistrico, Pesnico, Ruše in Ormož. Območna organizacija uporablja naziv: Zveza svobodnih sindikatov Slovenije, Območna organizacija Podravja, Neratova ulica 4, s sedežem v Mariboru. 7

11 Odgovorna oseba, ki območno organizacijo vodi in je za svoje delo odgovorna predsedstvu Zveze svobodnih sindikatov Slovenije in konferenci območne organizacije, je sekretar območne organizacije. V okviru posameznega sindikata dejavnosti so organizirani tako imenovani območni odbori. Območni odbori so oblika medsebojnega povezovanja sindikalnih zaupnikov iz posamezne dejavnosti z namenom spremljanja položaja zaposlenih v dejavnosti. V katero dejavnost posamezna sindikalna organizacija spada je odvisno od tega, s čim se družba, zavod ali ustanova, v kateri so ljudje organizirani, ukvarja. V individualnih delovnih sporih pri delodajalcih območna organizacija v okviru svojih strokovnih služb (pravna služba, ekonomska služba) nudi delavcem-članom sindikata pravno pomoč in zastopanje pred pravnimi institucijami. Delovanje območne organizacije je odvisno od sindikalne članarine, ki je glavni vir prihodkov. Glavni cilj organizacije je uspešno delovanje in pridobivanje novih članov. Včlanitev v sindikat je prostovoljna, ki se izvrši s pristopno izjavo (interno gradivo, 1995). 2.3 Lastnosti dobrega poslovnega sekretarja Na spletni strani Zavoda Republike Slovenije za zaposlovanje (ESS, 2008) lahko najdemo natančen opis poklica poslovni sekretar. Opis poklica zajema večjo samostojnost in odgovornost pri delu, kot jo ima klasična tajnica. Razvoj tega poklica izhaja iz nadgradnje srednješolske izobrazbe, kar pomeni, da je za opravljanje tega poklica potrebna strokovna ali univerzitetna izobrazba. Uršič (2000, str. 76) meni, da je poslovni sekretar sodoben poklic, ki predstavlja desno roko managerja. Poslovni sekretar je sodobna tajnica, ki je pomemben člen v delovnem procesu. Njegova pisarna je stičišče in središče vseh informacij. Poslovni sekretar je ogledalo vsakega podjetja oziroma ustanove. 8

12 Opis dalje navaja (ESS, 2008), da mora poslovni sekretar pri svojem delu samostojno načrtovati, organizirati in voditi delovne procese v tajništvu in pisarnah. Skrbi za motivacijo, učinkovitost in uspeh podjetja, za izobraževanje idr. Pomembno je, da je poslovni sekretar uravnovešena osebnost, ki vliva zaupanje nadrejenim kot podrejenim. Pomembno je, da je za svoje delo odgovoren. Poklicna odgovornost mu nalaga, da delo opravlja pošteno, zbrano in v kolikor pri svojem delu napravi napako, jo je zmožen popraviti. Podjetju, v katerem je zaposlen, je lojalen in tako varuje poslovne skrivnosti. Prilagodljivost, komunikativnost, smisel za organizacijo, prijaznost, odločnost, zanesljivost, samozavest in samoiniciativnost so odlike, ki jih mora imeti vsak poslovni sekretar za uspešno opravljanje svojega dela. Prav tako mora imeti dobre psihofizične sposobnosti, saj je velikokrat izpostavljen stresnim situacijam na delovnem mestu. Uršič navaja (2000, str. 77), da je poslovni sekretar najbližji sodelavec direktorja, pa naj bo to v velikem, majhnem ali srednjem podjetju. Je v aktivno pomoč managerju, in to ne samo pri rutinskih nalogah, temveč tudi pri ustvarjalnih. Ena izmed teh je tudi načrtovanje in organizacija poslovnega sestanka ter skrb za takšen zapis s tovrstnega srečanja, da je ta pravilen in verodostojen glede na dogodek. 9

13 3 POSLOVNI SESTANKI Pri pripravi in organizaciji sestankov pogosto tako ali drugače poleg poslovnega sekretarja sodelujejo tudi drugi člani kolektiva. V nekaterih (predvsem večjih) podjetjih imajo zaposlenega človeka, ki se ukvarja samo z organizacijo poslovnih srečanj, medtem ko številni poslovni sekretarji to počnejo v okviru svojih rednih dolžnosti. Ne glede na to mora biti končni rezultat (kolikor je mogoče) popoln, saj tudi takšen dogodek pripomore k ugledu in javni podobi podjetja (Mulej, 2003). 3.1 Opredelitev in vrste sestankov V poslovnem svetu se velikokrat srečujemo z izrazom poslovni sestanek, saj je le-ta zelo učinkovita oblika komuniciranja. Komuniciranje pa predstavlja stik med ljudmi, s pomočjo katerega so cilji lažje dosegljivi. Poglejmo, kako nekateri avtorji opredeljujejo sestanek. Možina, Tavčar in Kneževič (1995, str. 150):»Sestanek, pravijo, je srečanje določene skupine ljudi, navadno večje, na katerem se o čem razpravlja, dogovarja, sklepa. Sestanek je zbor dveh ali več ljudi, ki imajo skupne cilje in kjer je govorno komuniciranje temeljni način za doseganje teh ciljev.«erčulj in Vodopivec (1999, str. 47) pravita:»sestanek je lahko zelo učinkovit dogodek za sporazumevanje med ljudmi, saj gre za neposreden stik, ko lahko komuniciramo z več čuti. Sporočila sprejema več ljudi, kar je učinkoviteje od posameznega sporočanja.«možina in Florjančič (1990, str. 165) menita:»sestanek je tudi metoda in oblika dela, ki omogoča razširjati in pridobivati osebne in skupinske izkušnje, metode dela, ki izpopolnjuje, razvija in bogati slehernega udeleženca z novimi spoznanji in možnostmi za reševanje posameznih problemov in nalog.«kavčič (2000, str. 233) meni:»o sestanku govorimo, kadar se zberejo trije ljudje ali več s skupnimi cilji in kjer je komunikacija (besedna ali nebesedna) najpomembnejše sredstvo za doseganje teh ciljev.«sestanek je torej srečanje skupine ljudi na določenem kraju z namenom, da bodo dosegli skupen cilj in poiskali rešitev morebitnega problema. 10

14 Glede na vsebino sestanka ločimo informativne in urejevalne sestanke. Prvi služijo izključno informiranju, torej gre za podajanje nekih vsebin. Pri urejevalnih sestankih pa je poudarek na urejanju zadev. Največ sestankov je mešanih, kjer gre za informiranje in urejanje zadev skupaj (Možina et al., 1995). Cvetko (2001, str. 110) pa je delitev sestankov razširil še glede na število udeležencev in glede na pogostost ter redkost sestajanja. 3.2 Načrtovanje, priprava in odločitev za sestanek V prispevku Organizacija dogodkov (Mulej, 2003) lahko razberemo, da mora biti povsem jasno, zakaj podjetje organizira sestanek in kaj bi rado z njim doseglo, zato se je potrebno nanj pripraviti. Potrebno je načrtovati datum sestanka, uro in kraj srečanja. Takšna srečanja ponavadi organizira in načrtuje poslovni sekretar. Od njega se zahteva, da pri upravljanju gleda na uro, da ima dovolj energije, da mu medosebni odnosi ne delajo težav, da je ustvarjalen in da ima trdo kožo. Poskrbeti mora, da so gostje in nadrejeni seznanjeni s pričetkom sestanka. Najbolje je, da se gostom oziroma udeležencem pošlje vabilo. Celotno planiranje sestanka (vrsta, vsebina in dolžina) se mora opirati na petero vprašanj, na katera moramo dobiti odgovore, Mihaljčič (2006, str. 78): zakaj moramo imeti sestanek, kaj želimo z njim doseči, kdo naj se ga udeleži, kdaj naj bo sestanek in kje naj le-ta poteka. Priprava sestanka se začne pri ideji oziroma odločitvi za sestanek. Sestanek je ciljna dejavnost, ponavadi ima en glavni cilj, lahko pa tudi več. Smoter sestanka je rezultanta interesov vseh sodelujočih strani, trdi Cvetko (2001, str. 112). Priprava uspešnih sestankov ni posebno zapletena, vendar jo je treba izvesti v celoti in natančno. Sodeč po raziskavah so podjetja oziroma vodje preslabo ali neprimerno pripravljeni na sestanek. Velikokrat se zgodi, da je bilo vloženega premalo truda in časa v načrtovanje in organizacijo sestanka. Sestanki morajo biti dobro v naprej pripravljeni zaradi učinkovitosti, Seekings (1992, str. 23). Kavčič (2000, str. 42) deli pripravo sestanka na: potrebo sestanka, cilje sestanka, odločitev o vrsti sestanka, določitev dnevnega reda, izbiro udeležencev, določitev časa, kraja in prostora sestanka ter vabilo. 11

15 Preden se odločimo za sestanek, je dobro, da se vprašamo, ali je vsebina dovolj pomembna in kolikšne so možnosti, da bo sestanek uspel ter ali je sestanek najprimernejši način za rešitev načrtovane zadeve. Smiselno ga je sklicati takrat, ko se odloča o pomembni zadevi (Možina et al., 1995) Cilji sestanka Cvetko (2001, str. 113) si razlaga poslovni sestanek kot ciljno dejavnost, ki ima ponavadi en cilj ali pa jih lahko ima tudi več. Predlaga, naj bodo cilji privlačni za vse sodelujoče, primerno zahtevni, vendar dosegljivi in čim bolj konkretni ter merljivi. Ni dovolj, da je sestanek učinkovit, sestanek mora izpolniti zastavljeni smoter in cilje sestanka biti mora uspešen Opredeljevanje sestanka Ko opredeljujemo sestanek, moramo imeti v mislih udeležence, načrtovani kraj in čas sestanka, prostor in opremo, predvideti moramo sedežni red in še posebej vedeti, kakšen bo dnevni red sestanka. Vse to je potrebno, da se sestavi vabilo za sestanek. Udeleženci Cvetko (2001, str. 113) razlaga, da se izbira udeležencev razlikuje glede na vrsto sestanka. Pri informacijskemu sestanku lahko prisostvuje tudi več ljudi. Problemski sestanek pa je uspešnejši ob manjšem številu udeležencev, običajno med 3 in 7. Več je udeležencev, težje je sestanek voditi. Tavčar (1995, str. 49) še dodaja, da bo sestanek učinkovit, če bodo udeleženci skladni po interesih, položaju in znanju. Vendar je zdrava mera različnosti udeležencev nuja, da sestanek ni dolgočasen in nepomemben. Kraj in ura sestanka Načrtovati je potrebno čas začetka sestanka in tudi čas trajanja sestanka, ki pa naj ne bi potekal več kot dve uri. Pomembno ga je določiti vnaprej in se ga potem tudi držati. Dobro je vedeti: krajši je sestanek, boljši je, Kavčič (2000, str. 239). Termin sestanka je potrebno udeležencem posredovati dovolj zgodaj, tudi teden ali dva vnaprej. Vedeti morajo, kdaj se sestanek začne in kdaj se konča (Možina et al., 1995). 12

16 Kraj sestanka najpogosteje določamo tako, da čimbolj ustreza udeležencem. Izbira kraja mora vplivati na učinkovitost sestanka. Sestanki, ki potekajo v podjetju, so za sodelavce dostopnejši, vendar bolj moteni. Zahtevnejši sestanki so učinkovitejši izven podjetja, vendar je pri takih sestankih slabost, da so dražji in da udeleženci izgubijo več časa (ibidem, str. 156). Prostor in oprema Prostor in njegova ureditev močno vplivata na potek sestanka in na počutje udeležencev. Kavčič (2000, str. 240) navaja, da mora prostor ustrezati številu udeležencev, zato je nujno, da ni prevelik in ne premajhen. Poleg velikosti prostora pa se mora nameniti pozornost tudi primerni osvetljenosti, toploti, zračenju, ozvočenju, izolaciji zunanjih hrupov, primerni bližini sanitarij, telefona, bližini parkirišč in postrežbi hrane ter pijače. Pomembna je tudi razporeditev opreme, stolov in miz v prostoru. Stoli in mize morajo omogočati udobno delo, še posebno takrat, kadar sestanek traja dlje časa. Običajni pripomočki so: grafoskop, tabla in stojalo z listi za pisanje, videoprojektor, ki je povezan z računalnikom, je zapisal Cvetko (2001, str. 114). Sedežni red Pri razporeditvi udeležencev je pomembno, da sedijo z ramo ob rami ali drug nasproti drugemu, saj se tako najlažje sporazumevajo. Za izmenjavo informacij in idej se mize postavijo tako, da bo vsak videl vsakega (Možina et al., 1995). Dnevni red sestanka O določitvi dnevnega reda Kavčič (2000, str. 236) meni, da je dnevni red vodilo udeležencem o poteku sestanka in ga je potrebno pripraviti za vsak sestanek. Običajno je dnevni red sestavljen iz uvoda, predstavitve teme, razprave na temo in iz sklepnega dela. Vabilo V obvezne sestavine vabila je Kavčič (2000, str. 243) vključil: datum, uro začetka in zaključka sestanka, kraj sestanka, točke dnevnega reda z gradivom, navedbo časa, namenjenega posamezni točki dnevnega reda ter seznam udeležencev. Vabilo je nujno, saj le tako udeleženci izvejo za sestanek in se ga lahko udeležijo. 13

17 3.2.3 Potek sestanka Potek sestanka je Cvetko (2001, str. 117) razdelil na: otvoritev sestanka, spodbujanje in usmerjanje razprave, obvladovanje težav ter konec sestanka. Začetek sestanka mora biti kratek, konkreten in pozitivno naravnan. Jasno se mora napovedati, kaj je na dnevnem redu, kaj se bo obravnavalo, zakaj odločitev za to vsebino in kaj se želi s tem sestankom doseči. Vodja mora opozoriti na smotre, cilje in razpoložljiv čas sestanka ter na prispevke udeležencev. Cvetko (2001, str. 118) dalje navaja, da je ravno vodja tisti, ki obdrži nit in pripelje razpravo do želenega cilja. Vodja mora zagotoviti tako vzdušje, da lahko udeleženci izrazijo vsako mnenje. Pozoren mora biti, da se razprava ne vrača znova na isto temo in da udeleženci ne zagrabijo za neko temo, ki ni osrednja tema sestanka. Bistvena naloga vodje je torej usmerjanje in spodbujanje razprave. Ko se udeleženci sestanka razživijo, se pojavijo tudi težave, ki jih mora vodja sproti obvladovati. Tako se na sestanku pojavi več vzporednih dvogovorov in spori (Možina et al., 1995). Spore je najbolje preprečevati pri koreninah. Cvetko (2001, str. 119) je zapisal:»najbolje je plamen spora pogasiti takoj, ko se pojavi, in ne dovoliti, da se razširi v težko obvladljiv požar.«sestanek se mora končati ob pravem času. Konec naj bi prinesel soglasje udeležencev o odločitvah in dejavnostih. Kadar so vse zadeve obdelane, je dolžnost vodje, da sestanek zaključi. Na koncu sestanka se oblikujejo sklepi oziroma povzamejo se stališča. Cvetko (2001, str. 121) trdi, da dober vodja že med razpravo pripravlja udeležence na oblikovanje sklepov. Dobri sklepi pa so tisti, v katere udeleženci verjamejo in jih lahko realizirajo. 3.4 Poslovni sekretar in organizacija sestankov Kot sem že zapisala, spada organizacija poslovnih sestankov v okvir rednih dolžnosti poslovnih sekretarjev. Zelo pomembna je priprava gradiva za sestanek. Spored in morebitne priloge morajo biti dostavljene vsem povabljenim pravočasno. Najbolje je, da se dostavi oboje skupaj. 14

18 Poslovni sekretar je vest, spomin in desna roka vodje. Ves čas ima pri roki potrebno dokumentacijo in pazi na časovni potek sestanka, na odmore in čas za oblikovanje sklepov. Skrbi za ogrevanje, prezračevanje, hlajenje, urejenost in čistost prostora ter za brezhibno opremo (Možina et al., 1995). Kolarič (2001, str. 88) navaja, da je smiselno, da si poslovni sekretar pripravi listo potrebnih opravil, ki jih je potrebno opraviti pred sestankom, med sestankom in po sestanku ter se tako dobro pripravi na sestanek. Voditi mora tudi dosje. Dosje obvezno vsebuje izvirnik vabila z dnevnim redom, seznamom povabljenih, overjen zapisnik prejšnjega sestanka, gradivo k posameznim točkam dnevnega reda. Zelo pogosto poslovni sekretar zapiše tudi zapisnik po končanem sestanku. Napiše se v takšnem zaporedju, kot je sestanek potekal Najpogostejše napake pri organizaciji sestankov Da bi se izognili napakam pri organizaciji sestanka, je pomembno, da se postavijo natančni cilji, ki se želijo doseči. Če se ti ne določijo, lahko pride do nepredvidenih stroškov. Ti nastajajo zaradi časovne stiske, nejasnih ciljev, nenatančne organizacije. Stroški časovne stiske se pokažejo, ko je časa za organizacijo premalo. Takrat stroški namreč naraščajo. Pred začetkom se mora prostor, kjer bo sestanek potekal, prezračiti. Paziti se mora na primerno temperaturo v prostoru. Prostor ne sme biti ne premrzel in ne prevroč, prav tako ne sme biti prepiha. Preveriti se mora, če so sanitarije odklenjene. Odpoved tehnike ali ozvočenja in težave s programsko opremo predstavljajo nepredvidene zaplete. Te težave se dogajajo zelo pogosto, zato je pomembno, da se nanje pripravi. Če bo vodja uporabljal na primer računalnik in programsko opremo, je dobro, da se pred začetkom sestanka preveri, ali vsa oprema brezhibno deluje, predstavitve pa se naložijo na disk. Postrežba naj bo ob pravem času. Najbolje je, če organiziramo kosilo tako, da je po koncu sestanka. Prav tako prigrizek. Pijačo zagotovimo in jo razdelimo pred samim sestankom v kratkih razdaljah na mize udeležencev (Čelebič, 2003). 15

19 4 PREDLOG NAČRTA AKTIVOSTI 4.1 Zakaj je dobro, da si naredimo načrt aktivnosti Kolarič (2001, str. 69) nam zagotavlja, da bomo prihranili čas, če si izdelamo načrt aktivnosti. Načrt aktivnosti se lahko izdela za dnevne, tedenske, mesečne ipd. cilje, prav tako pa pride zelo prav pri načrtovanju sestanka. Tako lahko v času, ki ga imamo na razpolago, naredimo več. Pomembno je, da se s časom ravna racionalno in gospodarno, saj ga lahko hitro zmanjka in se nekatere naloge ne opravijo. Z dobro izkoriščenim časom pa je delo lahko opravljeno bolj učinkovito in produktivno. Načrt aktivnosti ali matrika postopkov (potrebnih korakov) je zelo pomembna in omogoča pregled nad delom ter da se opravila, ki bi morala biti opravljena, ne»izgubijo«. Z oblikovanjem takšnega načrta bo vsak sestanek brezhiben. Ker ima poslovni sekretar še druge obveznosti in naloge zraven organizacije in načrtovanja sestanka, mu je takšna pripravljena matrika v veliko pomoč, pa ne samo za tekoči sestanek, temveč tudi za vsa nadaljnja srečanja. Z uporabo načrta, kako naj bi sestanek potekal, se je mogoče izogniti morebitnemu stresu in pritiskom na delovnem mestu. 4.2 Matrika načrta aktivnosti za sestanek Matrika načrta aktivnosti, ki sem jo izdelala, je lahko v veliko pomoč začetnikom, ki še nimajo izkušenj s pripravo sestankov. Lahko pa je uporabna tudi za tiste, ki se s takšnimi nalogami že srečujejo. Matrika vsebuje aktivnosti, ki morajo biti pripravljene in načrtovane pred, na in po koncu sestanka. Predstavlja navodilo za organiziranje dobrega in uspešnega sestanka. Točno določene navedbe, kdo je za kaj odgovoren in kaj mora opraviti, si zapišemo v opomnik oziroma v delovni načrt korakov, ki ga bom predstavila v naslednjem poglavju. Ker bom v nadaljevanju posamezne aktivnosti (korake) podrobno predstavila, sem matriko, katero sem izdelala, priložila k mojemu diplomskemu delu kot Prilogo 1. 16

20 4.3 Lista potrebnih opravil (korakov) za vsak postopek sestanka Za vsak postopek sestanka (pred, med in po) je smiselno, da se napravi kontrolni seznam, opomnik oziroma lista potrebnih opravil. Priporočljivo je, da si vsak posameznik naredi svoj opomnik, takega, ki mu bo v korist in v pomoč pri pripravi vsakega sestanka. Po nekajkratni izkušnji s pripravo sestankov organizator oziroma poslovni sekretar ugotovi, katere točke v opomniku mu niso v pomoč, kaj mora dodati, česar v navedenih točkah ni. Tabela 1: Lista potrebnih opravil pred sestankom OPRAVILA (koraki) PROSTOR (priprava) DNEVNI RED (spored sestanka) PRISOTNOST (udeležba) VODENJE DRUGO PRED SESTANKOM - Rezerviraj kraj in prostor sestanka, - pripravi prostor sestanka, mize, stole, - oskrbi prostor z opremo, - pripravi napitke, - pripravi pisala, bloke, - prezrači prostor, poskrbi za čistost. 1. Priprava scenarija (koraki sestanka in časovni potek). 2. Zapis vabila in priprava gradiva k posameznim točkam dnevnega reda; za pripravo gradiva je zadolžen/a:, izdelava sporeda sestanka, rok za odpošiljanje vabila:, odpošiljanje vabila z gradivom vsem udeležencem. 1. Izbira pravih udeležencev za sestanek. 2. Lista prisotnih, a) koliko bo povabljenih udeležencev:, b) seznam udeležencev:, c) opravičeni:. - Vodja sestanka:, - namen, smoter in cilji sestanka:, - časovni okvir posameznih tem oziroma celotnega sestanka, - nosilci tem točk dnevnega reda:, - podajanje vprašanj, vodenje razprave v pravi smeri. a) Čas sestanka; začetek ob uri, konec ob uri, b) stroški sestanka. 17

21 Tabela 2: Lista potrebnih opravil na sestanku OPRAVILA (koraki) PROSTOR (priprava) NA SESTANKU a) Preveri rezervacije in dogovore, b) preveri prostor: sedežni red, urejenost in čistost, c) priprava napitkov, d) preveri jedilnik (če je kosilo organizirano). DNEVNI RED (spored sestanka) 1. Predstavitev dnevnega reda: a) opisi tem, b) povzetek. 2. Določitev zapisnikarja, kdo zapiše zapisnik:. 3. Zapis povzetka glavnih tem. 4. Potrditev prejšnjega zapisnika. 5. Zapis dogovorov, sklepov. PRISOTNOST (udeležba) 1. Lista prisotnih: a) preverjanje prisotnosti, b) opravičila, c) predstavitev novih udeležencev, d) izrekanje čestitk. 2. Oskrba vodje z listo prisotnih. VODENJE a) Informiranje udeležencev o vsebini sestanka, b) usmerjanje razprave, c) obvladovanje težav, ohranitev nadzora, d) spodbujanje razprave: zbiranje mnenj, predlogov, izmenjava informacij, omejitev na prvotni spored, sprejemanje jasnih sklepov. DRUGO a) Zapis zapisnika, do kdaj:, b) realizacija sklepov; kdo:, do kdaj:. 18

22 Tabela 3: Lista potrebnih opravil po sestanku OPRAVILA (koraki) GRADIVO (ureditev) PO SESTANKU UREDITEV GRADIVA Sestava dosjeja sestanka vsebuje: 1. izvirnik vabila za sestanek z dnevnim redom, 2. seznam povabljenih, 3. zapisnik prejšnje seje, 4. poročilo o realiziranih sklepih, 5. gradivo k posameznim točkam dnevnega reda, 6. osnutek zapisnika. DNEVNI RED (spored sestanka) - Pregled sklepov, - zapis zapisnika, - pošiljanje zapisnika, - reševanje in realizacija sklepov. PRISOTNOST (udeležba) - Informiranje neudeležencev sestanka o sklepih, - pošiljanje zapisnika udeležencem in neudeležencem sestanka. VODENJE - Izpolnitev obljub vodje udeležencem, - uresničevanje dogovorov, zamisli. DRUGO 1. SESTANEK JE BIL DOBRO IN USPEŠNO IZPELJAN: DA NE 2. SESTANEK JE DOSEGEL POSTAVLJENE CILJE: DA NE Posamezne aktivnosti sestanka oziroma listo potrebnih opravil pred, na in po sestanku sem predstavila v obliki tabel. To obliko sem izbrala, ker je po moji oceni zelo pregledna. Od navedenih opravil (korakov) je v veliki meri odvisna tudi uspešnost sestanka, kateremu pa verodostojnost daje pravilno sestavljen zapisnik o srečanju. 19

23 5 ZAPISNIK 5.1 Kaj je zapisnik in vrste zapisnikov Degen in Grobelnik (1967, str. 5) navajata, da so zapisniki po obliki in vsebini zelo različni, imajo pa skupen smoter. Namreč so dokumenti trajne vrednosti, njihova vsebina je podlaga za pravilno ukrepanje v ustreznih zadevah. So javne listine, ki imajo dokazno moč, zato se mora zapisnikar zavedati odgovornosti. Zapisnik se mora napisati takoj, s pisanjem le-tega se ne odlaša. Odlašanje je namreč lahko usodno, saj sodna praksa pozna nešteto primerov krivde zaradi napačnega ali pomanjkljivega navajanja dejstev, kar je pogosto posledica pozabljivosti in površnosti. Dopustno je dokazovati, da je zapisnik nepravilen. Zapisniki morajo biti razumljivi. Vsebina mora biti resničen prikaz stanja, poročil, dogodkov, mišljenj, diskusije, sklepov ipd. Zapisniki imajo številne oblike. Osredotočila se bom na najbolj pogoste oblike, to je na zapisnike sej, zasedanj, konferenc, zborov in sestankov. Lorbar in Stare (1998, str. 18) razlikujeta tri vrste zapisnikov: Dobesedne ali popolne, ki se na sestanku posnamejo na magnetofonski trak. Takšni zapisniki so redki. Vsebujejo praktično vsako besedo, izgovorjeno na sestanku. Navadne ali redne, ki predstavljajo običajno obliko zapisnika. Tak zapisnik vsebuje le bistvene dele razprave, sklepe in odločitve. Zapisnikar izbira le tisto, kar je za potek razprave bistveno. Po potrebi se lahko navedejo tudi direktne, tehtne besede udeležencev. Kratke ali skrajšane, ki vsebujejo le na kratko, v glavnih besedah zapisane sklepe ali dogovore. Takšne zapisnike pišemo na krajših sestankih in predstavljajo nekak opomnik o tem, kaj so se navzoči člani dogovorili na sestanku. Ne glede na vrsto mora biti vsak zapisnik pregleden, razumljiv, jasen in slovnično pravilen. Razprava in izjave se zapišejo v tretji osebi ednine oziroma v ustreznem številu. Če gre za dobesedni ali redni zapisnik, se vselej navedejo tudi imena udeležencev, ki so v razpravah podali izjave (ibidem, str. 19). 20

24 Primeren zapisnik o poteku sestanka napiše tista oseba, ki dobro pozna obravnavano vsebino. Kolarič (2001, str. 88) navaja, da je tem primeru najprimernejši za to nalogo poslovni sekretar. Pomembno je, da poslovni sekretar pozna probleme s področja, ki ga sestanek obravnava, sicer ne bo zmogel prenesti in urediti besedila Sestavni deli običajnega zapisnika delitev na tri vsebinske dele Da se zapisnik deli na tri vsebinske dele in kaj morajo ti deli vsebovati, sta predstavila Klavora in Lorbar (1989, str. 163): 1. V uvodu (glavi) je treba zapisati: besedo»zapisnik«, kdo zaseda, zaporedno številko in vrsto sestanka, kraj in datum, začetek seje, podatke o prisotnih, odsotnih (opravičeno in neopravičeno), o gostih in povabljenih, začetek sestanka in ugotovitev sklepčnosti, potrditev ali spremembo predlaganega dnevnega reda. 2. V razpletu dnevnega reda je običajno: sklepanje o potrditvi zapisnika prejšnjega sestanka ali pa sklepanje o spremembah tega zapisnika, poročilo o izpolnjevanju sklepov prejšnjih sestankov oziroma sprejem ukrepov, če sklepi niso bili izpolnjeni, razpravljanje in odločanje oziroma sklepanje o posameznih točkah dnevnega reda. 3. V sklepu zapisnika se nahaja: čas konca sestanka, kraj in datum sestave zapisnika, podpis vodje sestanka (desno), podpis zapisnikarja (desno), pečat organizacije (na sredini), morda še: podpis overitelja (navpično pod pečatom), po potrebi: priloge, pripisi Verodostojen, potrjen zapisnik Vsak zapisnik štejemo kot osnutek v času med dvema sestankoma, sta zapisala Klavora in Lorbar (1989, str. 163). Zapisnik je osnutek toliko časa, dokler ga večina udeležencev na naslednjem sestanku ne potrdi overi. Ko je osnutek na sestanku potrjen, je dobro, da se na 21

25 arhivski izvod to označi. Prav tako pa je potrditev zapisnika razvidna iz novega zapisnika naslednjega sestanka. Če udeleženci sestanka zahtevajo spremembe in dopolnitve osnutka zapisnika, jih je potrebno dodati z navedbo, da so tako sklenili udeleženci na sestanku. Takšen osnutek ne smemo površno popraviti. Če je sprememb in dopolnitev veliko, je treba sestaviti nov zapisnik. Ves potek uvajanja sprememb in dopolnitev pa mora biti razviden tudi v novem zapisniku naslednjega sestanka (ibidem, str. 164). 5.2 Priprave zapisnikarja Na nalogo pisanja zapisnika se mora posebej pripraviti. Degen in Grobelnik (1967, str. 10) te priprave delita na: Evidenco govornika, kjer se nariše oblika mize, stoli pa se oštevilčijo. Tako si lahko zapisnikar med odmorom dopolni seznam številk z imeni in funkcijo tistih navzočih, ki so mu neznani. Vabilo dnevni red, kjer zapisnikar prosi za dvojnik pismenih poročil udeležencev in si tako lahko en izvod priloži zraven zapisnika v arhiv. Če pride do sprememb dnevnega reda, se to zabeleži in utemelji. Pripravo papirja, kjer se pripravi poseben zvezek ali blok, kamor si zapisnikar piše vse zapiske. Tudi nadomestno pisalo ni odveč. Priloge, ki se številčijo sproti. Na koncu zapisnika se napiše le število prilog. Če v besedilu ni podrobnega opisovanja teh dokumentov, se napiše naslov priloge. Pripise - popravke, kjer se vse, kar se napiše, naknadno naslovi z besedo»pripis«. Pripis je veljaven tedaj, ko ga potrdijo podpisniki zapisnika. Dolžnosti zapisnikarja, ki si mora pripraviti seznam udeležencev. Med in po odmoru pripravi mizo in pospravi, kaj je odvečnega. Po sestanku zbere vso potrebno dokumentacijo. Tujke - kjer se pri sestavljanju zapisnika za morebitno tujko poišče domač izraz. Torej je nujni dodatek, za zapis dobrega zapisnika, Slovar tujk. 22

26 5.3 Najpogostejše napake v zapisnikih Najpogostejše napake, ki se pojavljajo v zapisnikih, so zelo dobro predstavljene v članku Zapisniki, zapisniki (Ivanuša, 2000). Avtor navaja, da je potrebno vsak zapisnik še enkrat prebrati, preden se odloži v arhiv. Velikokrat je potrebno popraviti tiskarske napake, vstaviti manjkajoče vejice ali odvečne prečrtati, morebitne kratice ali okrajšave pa se morajo razvezati. Zapisnik se mora oblikovno razčleniti na vsebinske odstavke, da je preglednost kar največja, vsebinsko nejasna mesta pa se dopolnijo. Pri tem delu nastopa zapisnikar v vlogi pisca, ki mu ne more biti vseeno, kakšen bo njegov končni izdelek. Zapisnik je izdajalski pričevalec vestnosti in jezikovne kulture zapisnikarja, zato mora le-ta posvetiti primerno pozornost pisanju. Ko je zapisnik napisan, ga zapisnikar vsaj še dvakrat prebere. 5.4 Oblikovanje in vrste sklepov Oblikovanje sklepov je najpomembnejša naloga pri sestavljanju zapisnika. Zapisan sklep ali odločitev mora nedvoumno izražati voljo tistih, ki so zanj glasovali. Sklepi so lahko oblikovani že v gradivu za sestanek, lahko pa jih vodja oblikuje na samem sestanku, po razpravi, udeleženci pa ga potrdijo. Vrste sklepov sta natančno opredelila Lorbar in Stare (1998, str. 20). Sklepe sta razvrstila v tri vrste. Tako poznamo: Normativne sklepe, ki se sprejemajo za pravna pravila. Pogosto so to pravila, ki imajo interno veljavo. Potrditvene sklepe, s katerimi se potrjuje delo, predloge, pravilnost ugotovitev ipd., ki jih predložijo službe upravnega organa, zavoda, podjetja ali drugi subjekti. Operativne sklepe, ki predstavljajo konkretno nalogo, ki se naloži posamezniku ali skupini. Iz takšnih sklepov mora biti razvidno, katero nalogo je potrebno opraviti, kdo in do kdaj jo mora uresničiti. Pri pisanju sklepov napišemo, kaj smo se dogovorili, kdo je za to odgovoren in do kdaj je potrebno določeno zadevo izvršiti. Vedeti moramo, da je sklep mini navodilo za delo. 23

27 Pri zapisovanju sklepov se lahko pojavi večje število sklepov pri eni točki dnevnega reda. Takrat sklepe številčimo, zapis pa je lahko različen, npr. Sklep 1/1, Sklep 1/2. Drugače lahko zapišemo samo sklep z malimi ali pa z velikimi črkami, Damjan in Čontala Piberl (2004, str. 78). O sprejetih sklepih se mora voditi računalniška evidenca, opozarjata Lorbar in Stare (1998, str. 21). Če ta ni omogočena, se mora voditi ročno. Evidenca je osnova za poročilo o uresničevanju sklepov. O uresničenih sklepih poročajo odgovorni samo enkrat. O neuresničenih sklepih pa je potrebno poročati, dokler sklep ni izpolnjen oziroma dokler se ne prekliče. Velja pravilo, da je sklepe potrebno uresničevati hitro in sproti. Pri neizpolnjenih sklepih pa je potrebno sprejeti ustrezne ukrepe oziroma sankcije, razen če je uresničitev objektivno nemogoča. Če pri delu ni omogočena računalniško vodena evidenca uresničevanja sklepov, moramo le-to voditi ročno. Na osnovi predstavljenih nekaterih teoretičnih izhodišč bom v nadaljevanju analizirala enega od obstoječih zapisnikov iz opazovane organizacije, nato bom na tej osnovi sestavila primer pravilno sestavljenega zapisnika in ga priložila svoji diplomski nalogi. 24

28 6 ANALIZA OBSTOJEČEGA ZAPISNIKA Za analizo sem uporabila zapisnik opazovane organizacije, ki sem ga zapisala v okviru opravljanja obveznega praktičnega dela. Poudariti moram, da na sestanku nisem bila prisotna in da sem ta zapisnik le prenesla na računalnik, kot je bil zapisan na papirju. Zapisnik je priložen k diplomski nalogi kot Priloga 3. Zaradi Zakona o varovanju osebnih podatkov sem v obstoječem zapisniku spremenila imena in priimke udeležencev, vodje sestanka in zapisnikarja. Zapisnik ni povsem dovršen, iz njega ni mogoče razbrati sklepov, ki so glavna sestavina vsakega zapisnika. Moram poudariti, da je oblikovno soliden, prav tako ni veliko odstopanj glede sestavin, ki jih mora vsak zapisnik vsebovati. 6.1 Analiza zgradbe zapisnika in predlog izboljšav Pri analizi sem sledila navodilom oziroma pravilno zapisanemu zapisniku, ki sta ga predstavili Damjan in Čontala Piberl (2004, str. 77). Analiza prvega dela zapisnika: Obstoječi zapisnik vsebuje številko dopisa, kar ni potrebna sestavina zapisnika. Napačen je zapis datuma, ki se pri zapisnikih nahaja na koncu. Pravilno je zapisana tekoča številka sestanka, prav tako kdaj in kje je sestanek potekal oziroma v katerih prostorih. Pri zapisu prisotnih ni potrebno poudarjati priimkov z velikimi črkami, dovolj je, da se izpišejo celotno, brez uporabe krajšav. Manjka zapis odsotnih in opravičeno odsotnih, vendar sklepam na podlagi zapisnika, da so se seje udeležili vsi vabljeni udeleženci. Zapis prisotno vabljenih udeležencev je pravilno podan. Ključne besede, kot so prisotni, odsotni, opravičeno odsotni ter vabljeni, lahko napišemo z malimi črkami in podčrtamo. Ni potrebno uporabljati velikih in poudarjenih črk. Listo prisotnosti bi označila kot prilogo ali pripis in ne kot samostojni stavek v prvem delu zapisnika. Odstavek, ki se nahaja pred dnevnim redom (kdo je sejo vodil), bi se lahko nahajal tudi po navedbi dnevnega reda. Lahko je opredeljen v prvo ali v drugo tretjino zapisnika. 25

29 Analiza drugega dela zapisnika: Razplet dnevnega reda je potrebno podati s stavkom»sprejeli smo predlagani«, dnevni red pa zapišemo z malo začetnico. Pri točkah, kot je razno, ne uporabljamo besed aktualno, predlogi ipd. Pri tej točki napišemo vprašanja in pobude. Če so prisotni predlagani dnevni red potrdili, se to ne zapiše kot sklep, ampak ugotovljeno navedemo za naslovi tem dnevnega reda. Ena glavnih napak obstoječega zapisnika je ta, da so točke dnevnega reda podane z latinsko kratico Ad. Pravilna raba je zapis K točki. Razprava dnevnega reda mora vsebovati številko tekoče točke dnevnega reda ter sklep k navedeni točki. Velika napaka je, da pri točkah dnevnega reda niso podani sklepi. Analiza tretjega dela zapisnika: Pravilno je podana ura zaključka sestanka, podpis predsedujočega in zapisnikarja ter pečat organizacije. Dodala bi samo še pripis, da je lista prisotnosti podana k originalu zapisnika, kar je navedeno na začetku, v prvem delu zapisnika. Na koncu se zapiše kraj in datum nastanka zapisnika, ki pa je naveden na začetku. Zapisnik nima oštevilčenih strani. Ugotovila sem, da manjkajo vejice ali so le-te odvečne. V zapisniku je prisotna raba latinskih izrazov, kar bom spremenila in zapisala slovenske sopomenke. Med podajanjem datumov ni presledka med dnevi, meseci in letom. Napačna je raba vezaja in pomišljaja. Popravila bom napačno rabo velikih oziroma malih začetnic. Moj predlog verodostojnega in pravilno zapisanega zapisnika bom priložila k diplomski nalogi kot Prilogo 4. 26

30 7 SKLEP V uvodu diplomske naloge sem si zastavila kar nekaj ciljev. Ugotoviti sem hotela, kaj vse se mora organizirati, da bo sestanek dober in kako zagotoviti uspešen sestanek, s katerega bodo vsi udeleženci odšli zadovoljni. S pomočjo narejene matrike načrta aktivnosti in liste opravil za vsak del sestanka sem to tudi dosegla. Spoznala in predstavila sem dejavnike, ki vplivajo na uspešnost sestanka. Sestanki so lahko namenjeni informiranju ali tudi reševanju problemov. Pri samih sestankih pa je pomembno izpostaviti dejstvo, da je brez dobrih priprav nemogoče izpeljati učinkovit in uspešen sestanek. Sama izvedba je odvisna od drobnih malenkosti in od velikih zadev. Najprej si je potrebno zastaviti cilje, katere želimo doseči, in jih prilagoditi vrsti sestanka. Prav tako je potrebno načrtovati dnevni red, število udeležencev, čas, kraj in prostor sestanka ter zapisati vabilo. Tega je potrebno pravočasno poslati vsem udeležencem skupaj z gradivom k posameznim točkam dnevnega reda. Po vsakem sestanku je potrebno napisati zapisnik. Zapisnike moramo zapisati čim prej. S tem dokažemo svojo vestnost in si olajšamo delo, saj je zapisnik najlažje napisati, ko je razprava v spominu še sveža. Poudariti je treba, da so glavne sestavine zapisnika razdeljene na tri vsebinske dele, ki jih moramo pri pisanju zapisnika upoštevati. Pomembno je, da svoje zapiske s sestanka hranimo, kajti zapisniki so lahko tudi predmet sodnih sporov. Zapomniti si moramo, da so zapisniki najboljša dokumentacija. Preden jih vložimo v arhiv, je zelo pomembno, da jih še enkrat preberemo. Tako lahko opazimo in popravimo napake, ki so nastale pri pisanju. Zapisnik je ogledalo vsakega zapisnikarja. Vanj se napiše le tisto, kar se je na seji resnično dogajalo. Nikakor pa se ne sme pozabiti na sklepe in na izvršljivost le-teh. Mislim, da sem s svojim predlogom pravilno zapisanega in izboljšanega zapisnika to tudi dosegla. 27

31 8 LITERATURA IN VIRI KNJIGE 1. Cvetko, H. (2001) Koncepti in veščine komuniciranja, Maribor, Doba. 2. Damjan, M. in Čontala Piberl, P. (2004) Poslovno sporazumevanje v slovenskem jeziku, Maribor, Doba Epis. 3. Degen, B. in Grobelnik, G. (1967) Najvažnejše o zapisnikih, Celje, Poljudnoznanstveni center Delavske univerze CE. 4. Erčulj, J. in Vodopivec, I. (1999) S komunikacijo do ciljev, Ljubljana, Šola za ravnatelje. 5. Kavčič, B. (2000) Poslovno Komuniciranje, Ljubljana, Ekonomska fakulteta Ljubljana. 6. Klavora, V. in Lorbar, M. (1989) Pisarniško poslovanje 2, Ljubljana, Državna založba Slovenije. 7. Kolarič, B. (2001) Sodobno pisarniško poslovanje, Maribor, Doba. 8. Lorbar, M. in Stare, J. (1998) Upravno poslovanje 2, Ljubljana, Gospodarski vestnik. 9. Mihaljčič, Z. (2006) Poslovno komuniciranje, Ljubljana, Jutro. 10. Možina, S. in Florjančič, J. (1990) Ustvarjalno komuniciranja in informiranje v organizaciji združenega dela, Kranj, Moderna organizacija. 11. Možina, S., Tavčar, M., Kneževič, A. (1995) Poslovno komuniciranje, Maribor, Založba obzorja Maribor. 12. Tavčar, M. (1995) Uspešno poslovno sporazumevanje, Ljubljana, Novi forum. 13. Seekings, D. (1992) How to organizce effective conferences and meetings, London, Kogan page. 14. Uršič, D. (2000) Management in poslovni sekretar, Maribor, Doba. ČLANKI 1. Čelebič, T. (2003) 'Najpogostejše napake', Tajnica, let. 10, št. 11, str Ivanuša, A. (2000) 'Zapisniki, zapisniki ', Tajnica, let. 7, št. 1, str Mulej, N. (2003) 'Sto in ena malenkost', Tajnica, let. 10, št. 11, str

32 VIRI NA SPELTU 1. Zveza svobodnih sindikatov Slovenije (2008) Elektronski vir, [dostop 19. junija 2008]. 2. Zavod za zaposlovanje Slovenije (2008) Elektronski vir, [dostop 22. junija 2008]. ANONIMNA DELA 1. Interno gradivo Območne organizacije ZSSS Podravja (1995) Poslovnik območne organizacije ZSSS Podravja, Maribor. 29

33 Matrika načrta aktivnosti Priloga 1 ČAS PRED SESTANKOM NA SESTANKU PO SESTANKU ZADOLŽITVE - priprava gradiva - primerna izbira udeležencev - sestava vabila - priprava dnevnega reda in sporeda sestanka - rezervacija kraja in prostora - priprava opreme - priprava miz in stolov - preverjanje rezervacij in dogovore - preverjanje prostora - sedežni red udeležencev - sprejem udeležencev - zapis zapisnika - izvajanje nalog - urediti gradivo, dosje sestanka AKTIVNOST - načrtovanje časa sestanka - načrtovanje časovnega poteka posameznih točk dnevnega reda - zapis vabila z dnevnim redom in sporedom - razmnoževanje gradiva - odpošiljanje vabil in gradiva - priprava dosjeja prejšnjega sestanka - priprava prostora sestanka - priprava opreme za sestanek - priprava stolov in miz - sprejemanje udeležbe - zagotovitev parkirnih mest - preverjanje navzočnosti - paziti na točen začetek sestanka - predstavitev novih udeležencev - predstavitev dnevnega reda - potrditev zapisnika prejšnjega sestanka - zapis povzetkov - sprejemanje sklepov pri vseh obravnavanih temah - zapisovanje dogovorov - zapis glasovanj - pozornost na časovni potek sestanka in odmore - pregled sklepov - osnutek zapisnika - pošiljanje zapisnika - reševanje in realizacija sklepov NA KAJ MORAMO BITI POZORNI - rok za odpošiljanje vabila in gradiva - rok za potrjevanje udeležbe - čas sestanka; začetek in konec - rok za realizacijo sklepov - rok za zapis zapisnika - rok za odpošiljanje zapisnika - vsebinska in časovna skladnost s sporedom - rok za realizacijo sklepov KONTROLA - potrditev udeležbe - opomnik za vodjo - brezhibnost opreme - bližina sanitarij - zadostnost parkirnih prostorov - nabava pijače, hrane - skrb za urejenost, čistost prostora - zagotovljenost napitkov - zapisovanje sklepov - zapis stališč udeležencev z imeni - oskrba vodje s sedežnim redom in imeni udeležencev - uresničitev dogovorov, zamisli - informiranje neudeleženih o sklepih - verodostojen zapisnik - realizacija sklepov - obračun stroškov OPOMBE - namen, cilji, smoter sestanka - predvidevanje stroškov - ustrezno izbrane točke dnevnega reda - točen konec sestanka - uspešen sestanek