Primerjalna analiza ERP sistemov Microsoft Dynamics NAV in SAP-a. Comparative Analysis between the ERP Systems Microsoft Dynamics NAV and SAP

Transcription

1 UNIVERZA V MARIBORU EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA, MARIBOR DELO DIPLOMSKEGA SEMINARJA Primerjalna analiza ERP sistemov Microsoft Dynamics NAV in SAP-a Comparative Analysis between the ERP Systems Microsoft Dynamics NAV and SAP Kandidatka: Lea Dajčbauer Študentka rednega študija Številka indeksa: Program: Univerzitetni program Študijska smer: Elektronsko poslovanje Mentor: dr. Samo Bobek Maribor, september, 2009

2 PREDGOVOR V današnjem času nenehnih sprememb na različnih področjih je izredno pomembno, da podjetja nenehno spremljajo dogajanje na trgu in sledijo spremembam, ki jih čas prinaša. Vsakodnevno prihaja do napredka na področju računalniške tehnologije in informatike, kar se kaže v razvoju vedno novih informacijskih tehnologij in programske opreme, ki podjetjem omogoča, da so v koraku s časom, da sledijo novim smerem poslovanja in skladno z razvojem novih tehnologij spreminjajo svoje obstoječe sisteme poslovanja. S pomočjo novih in izboljšanih tehnologij in s pomočjo kompleksnih informacijskih sistemov, ki jih imenujemo celovite informacijske rešitev oziroma ERP rešitve, podjetja lahko pridobijo konkurenčne prednosti pred ostalimi podjetji v isti panogi, ki teh rešitev ne uporabljajo ter si na ta način omogočijo večjo zanesljivost poslovanja ter preboj v poslovnem svetu v katerem se nahajajo. Iz tega razloga je zelo pomembno, da podjetja uporabljajo te rešitve, saj jim le te lahko prinesejo veliko prednosti pred ostalimi podjetji, saj jim omogočajo povečanje produktivnosti izvedenega dela, večjo natančnost in poenotenje informacij na enem mestu v enotni podatkovni bazi, povečanje kontrole nad poslovnimi procesi, ter mnoge druge koristi. Diplomsko delo zajema vso teorijo povezano z celovitimi informacijskimi rešitvami oziroma ERP rešitvami od njihove opredelitve, kot jih opredeljujejo različni avtorji, razvoja oziroma zgodovine rešitev, značilnosti in strukture rešitev do ponudnikov rešitev, prednosti in slabosti, ki jih prinaša nakup in uvedba rešitve ter do končnega postopka uvedbe rešitev v podjetje. Pomemben del predstavlja predstavitev izbranih ERP rešitev, kjer najprej predstavljamo podjetje, ki je ponudnik rešitve ter v nadaljevanju podroben opis rešitve, od razvoja, značilnosti, strukture in arhitekture. Zadnji del predstavitve predstavlja opis in predstavitev metodologije uvedbe s pomočjo katere se rešitev uvaja v podjetje. Najpomembnejši del diplomskega dela v nadaljevanju je zajemal podrobno primerjalno analizo med izbranima ERP sistemoma Microsoft Dynamics NAV in SAP-om ter analiza raziskave o programsko-poslovni produktivnosti končnih uporabnikov rešitev podjetja Microsoft in SAP-a, ki jo je izvedlo mednarodno svetovalno podjetje Keystone Strategy v letu

3 1 KAZALO 1 UVOD Opredelitev problema Namen in cilji Predpostavke in omejitve Metode dela CELOVITE INFORMACIJSKE REŠITVE (ERP-rešitve) Opredelitev celovitih informacijskih rešitev (ERP-rešitev) Razvoj in zgodovina ERP rešitev ROP rešitve MRP rešitve MRP rešitve z zaprto zanko MRP II rešitve ERP rešitve Značilnosti ERP rešitev Struktura ERP rešitev Tržišče ERP rešitev Domači ponudniki ERP rešitev Tuji ponudniki ERP rešitev Prednosti in slabosti ERP rešitev Uvajanje ERP rešitev v podjetje PREDSTAVITEV POSAMEZNIH ERP REŠITEV Predstavitev rešitve MS Dynamics NAV Predstavitev podjetja Microsoft Opis in predstavitev rešitve MS Dynamics NAV Metodologija Microsoft Dynamics Sure Step Predstavitev rešitve SAP ERP Predstavitev podjetja SAP AG Opis in predstavitev rešitve SAP ERP

4 3.2.3 Metodologija ASAP PRIMERJAVA ERP REŠITEV MICROSOFT DYNAMICS NAV IN SAP-A SKLEP POVZETEK LITERATURA IN VIRI Literatura Viri...62 KAZALO SLIK Slika 1: Struktura ERP rešitev...15 Slika 2: Trg tujih ponudnikov ERP rešitev...18 Slika 3: Pristopi k uvajanju ERP rešitev...24 Slika 4: Logotip družine produktov Microsoft Dynamics...26 Slika 5: Struktura MS Dynamics NAV...28 Slika 6: Microsoft Dynamics Sure Step Methodology- prikaz diagrama posameznih faz in opravil...32 Slika 7: Logotip podjetja SAP AG...36 Slika 8: Trinivijska arhitektura odjemalec/strežnik...39 Slika 9: Grafični prikaz vseh modulov rešitve SAP ERP (R/3)...41 Slika 10: Zemljevid implementacije rešitve po ASAP metodologiji...44 Slika 11: Rezultat kategorije UPORABNOST...51 Slika 12: Rezultat kategorije PREPOZNAVNOST...52 Slika 13: Rezultat kategorije TRANSAKCIJSKA UČINKOVITOST...52 Slika 14: Rezultat kategorije FLEKSIBILNOST...53 Slika 15: Rezultat kategorije POSLOVNI VPOGLED...54 Slika 16: Rezultat kategorije SODELOVANJE...54 Slika 17: Povprečni rezultat poslovne produktivnostni...55 Slika 18: Odstotkovna razlika poslovne produktivnosti po posameznih kategorijah...56 KAZALO TABEL Tabela 1: Bistvene razlike med ERP rešitvami in nepovezanimi ali parcialnimi rešitvami...13 Tabela 2: Domači ponudniki ERP rešitev...17 Tabela 3: Tuji ponudniki ERP rešitev...18 Tabela 4: Primerjava med Standardno metodologijo in ASAP metodologijo

5 Tabela 5: Primerjava med ERP rešitvama SAP ERP in Microsoft Dynamics NAV...48 Tabela 6: Oddelčni prerez anketirancev po aplikaciji UVOD V današnjem času in v obdobju v katerem trenutno živimo, smo vsakodnevno priča neprestanim in hitrim spremembam v okolju in v organizaciji oziroma podjetju. Vse te spremembe so izredno nepredvidljive in jih ne moremo vnaprej napovedati. V zadnjih dveh desetletjih dvajsetega stoletja se je poslovanje večine podjetij zaradi teh sprememb na področju poslovanja in korenitega tehničnega napredka, torej napredka informacijske tehnologije korenito spremenilo. Povečal se je obseg vlaganj v podjetja in podjetja so, ne glede na obseg in na njihovo velikost ter dejavnost, postala del vedno bolj dinamičnih globalnih trgov. V tem času velikih sprememb in globalizacije je postalo zelo pomembno, da strmimo k medsebojnemu povezovanju, hitremu dostopu do storitev in informacij ter mobilnosti. Nova tehnologija, ki se je skozi desetletja razvijala sedaj nudi popolno podporo sodobnim zahtevam globalizacije. Informacijska doba je čas v katerem se trenutno nahajamo in kjer je ključnega pomena znanje mišljeno kot intelektualni kapital in znanje za pridobivanje informacij in ustvarjanje konkurenčne prednosti pred ostalimi podjetji. Za podjetja je pomembno tudi to, da sledijo novim smerem poslovanja in spreminjajo svoje obstoječe sisteme poslovanja v skladu z razvojem nove tehnologije. Nove informacijske in komunikacijske tehnologije so za uresničevanje slednjega bistvenega pomena. V zadnjem času ima informatika v poslovni strategiji podjetij zelo pomembno vlogo, saj se podjetja zavedajo, da si lahko s pomočjo izboljšane tehnologije in s pomočjo kompleksnih informacijskih sistemov, ki jim pravimo celovite poslovno-informacijske rešitve, omogočijo tehnološki in poslovni preboj v poslovnem svetu v katerem se nahajajo. S pomočjo celovitih informacijskih rešitev, lahko podjetja pridobijo veliko konkurenčnih prednosti pred ostalimi podjetji v isti panogi, ki nimajo teh rešitev, saj ti sistemi temeljijo na koordinaciji in upravljanju z vsemi razpoložljivimi viri in sredstvi v podjetju ter omogočajo večjo zanesljivost poslovanja. Uvedba in implementacija teh rešitev prinaša podjetju tudi različne potencialne učinke, ter je v sedanjem času privabila veliko globalnih in regionalnih podjetij. Zaradi teh prednosti in kvalitet, ki jih ponujajo celovite informacijske rešitve se mnoga podjetja odločajo za uvedbo in implementacijo teh rešitev, takšen je tudi trend investiranja v celovite informacijske rešitve, ki jih mnogi smatrajo kot najbolj donosen in rastoč trg informacijske tehnologije. Kljub temu pa se pri uvedbi teh rešitev pojavljajo različne slabosti, ki jih opredelimo lahko kot neuspeh pri uvajanju celovitih informacijskih rešitev. Neuspehi so najpogosteje povezani z izrednim tehničnim naporom, ki ga mora podjetje vložiti kadar uvaja in namešča ta kompleksni informacijski sistem. Ni pa vse povezano zgolj s tem temveč so 5

6 glavne težave predvsem poslovne narave, saj podjetja niso zmožna uskladiti svojih prioritet na področju obsežne informatizacije poslovanja s potrebami uporabnikov, ki bodo te rešitve dejansko uporabljali in s poslovnimi procesi, kateri tečejo znotraj podjetja. 1.1 Opredelitev problema V diplomski nalogi vam bom prestavila celovite poslovno-informacijske rešitve (ERPrešitve), ki pomenijo poslovno programsko opremo za podporo poslovanja podjetij. ERP rešitve so izredno kompleksne ter pri svoji uvedbi in implementaciji znotraj podjetja zahtevajo veliko tehničnih naporov, izdatne informacijske spremembe, prenovo poslovnih procesov v podjetju, angažiranost vodstva in bodočih uporabnikov ter skladnost s poslovno strategijo podjetja. Proces uvajanja teh rešitev predstavlja za podjetje zelo zahteven projekt, saj je pravilna izbira primerne ERP rešitve za podjetje zaradi visokih cen in zahtevnosti uvedbe zelo težavna in naporna. Podjetja se lahko pri izbiri primerne rešitve odločijo za paket katerega izmed domačih ali tujih ponudnikov teh rešitev ali pa se odločijo za lasten razvoj ustrezne ERP rešitve. Uvajanje teh rešitev poteka po vnaprej določenem postopku, ki ga imenujemo metodologija uvajanja celovitih informacijskih rešitev. Vsaka izmed rešitev, ki bodo predstavljene v nadaljevanju se uvaja po različni metodologiji, ki jo priporoča ponudnik te rešitve. 1.2 Namen in cilji Namen moje diplomske naloge je ta, da podrobneje predstavim dve zelo pomembni celoviti informacijski rešitvi, podrobneje opišem njuno delovanje in funkcionalnost s katero prekrivata področje poslovanja različnih podjetij. V diplomskem delu želim prikazati, kakšno vlogo imajo celovite informacijske rešitve v podjetjih in kakšni so pozitivni učinki odločitve o uvedbi rešitve in uvedbe rešitve v podjetje. V prvem delu bom na kratko predstavila, kaj celovite poslovno-informacijske rešitve so, torej navedla nekaj definicij različnih avtorjev, nato predstavila zgodovino celovitih poslovno-informacijskih rešitev ter kakšen je bil njihov razvoj skozi določeno časovno obdobje. V nadaljevanju bom na kratko obrazložila temeljne značilnosti oziroma posebnosti celovitih poslovno-informacijskih rešitev, ki se nekaterih področjih bistveno razlikujejo od značilnosti tradicionalnih oziroma klasičnih programskih rešitev ter predstavila različna tržišča teh rešitev, tako domače kot tudi tuje ponudnike teh rešitev. Zraven razvoja, značilnosti ter različnih tržišč celovitih poslovno- informacijskih rešitev bom predstavila še kakšne so bistvene prednosti in slabosti teh celovitih informacijskih rešitev v primerjavi z tradicionalnimi ter na kratko opisala potek postopka uvajanja celovitih informacijskih rešitev. V drugem delu diplomske naloge bom predstavila dve celoviti poslovno-informacijski rešitvi, in sicer Microsoft Dynamics NAV in SAP R/3. Najprej bom pri vsaki rešitvi na kratko predstavila in opisala podjetje, ki je ponudnik posamezne rešitve, nato pa bom vsako rešitev posebej podrobneje predstavila in opisala njene značilnosti, zgradbo, razvoj rešitve, prednosti in slabosti, Na koncu bom pri vsaki rešitvi opisala še metodologijo po 6

7 kateri se posamezna rešitev uvaja, njene značilnosti in posamezne faze. Predstavila bom metodologijo Microsoft Dynamics Sure Step, po kateri se uvaja rešitev Microsoft Dynamics NAV ter metodologijo ASAP po kateri se uvaja rešitev SAP R/3. V tretjem delu diplomske naloge bom ti dve predstavljeni celoviti informacijski rešitvi med seboj primerjala. Primerjava bo predvsem glede na zgradbo, funkcionalnost, značilnosti ter prednosti in slabosti. Primerjala bom kakšne so njune podobnosti in kakšne so njune razlike. Temeljni cilj moje diplomske naloge je primerjalna analiza obeh ERP rešitev oziroma sistemov, ki bo temeljila na teoretični podlagi. Ta cilj bom dosegla tako, da bom predstavila obe celoviti poslovno-informacijski rešitvi in ju med seboj primerjala, ter ugotovila katera izmed njiju je bolj primerna in katera manj glede na njuno zgradbo, značilnosti, funkcionalnost, 1.3 Predpostavke in omejitve Glede na današnji hiter razvoj različne informacijske tehnologije predpostavljam, da je za podjetja zelo pomembno, da so v teku s časom, da pravočasno reagirajo na različne spremembe v okolju, da hitro in učinkovito sprejemajo različne odločitve o poslovanju, kar pa lahko storijo le če v pravem času razpolagajo z zadostnimi in s kakovostnimi informacijami, na podlagi katerih lahko sprejmejo pravilne odločitve, ki so v skladu s poslovanjem podjetja. Te zadostne in kakovostne informacije o spremembah v okolju ter ostalih pomembnih zadevah za podjetje lahko pridobijo s pomočjo kakovostnih informacijskih sistemov ter s pomočjo celovitih informacijskih rešitev, za uvedbo katerih se odloča vedno več organizacij in podjetij. Celovite informacijske rešitve povezujejo namreč različne oddelke in funkcije v podjetju v en sam sistem, ki ga lahko upravljamo iz ene same baze podatkov ter omogoča lažjo izmenjavo podatkov med različnimi oddelki in funkcijami in lažje ter enostavnejše medsebojno komuniciranje med njimi. Ta skupna baza pa preprečuje, da bi prišlo do večjih napak pri poslovanju ter omogoča lažji in hitrejši dostop do celovitih informacij podjetja. Pri pisanju diplomske naloge se bom omejila zgolj na predstavitev in opis dveh izmed množice ERP rešitev, ki jih najdemo med ponudniki domačih in tujih rešitev. Omejila se bom na rešitev Microsoft Dynamics NAV, katerega ponudnik je tuje podjetje Microsoft d.d. ter rešitev SAP R/3, katerega ponudnik je tuje podjetje SAP AG. 1.4 Metode dela Tema diplomske naloge, in sicer primerjalna analiza med ERP sistemoma Microsoft Dynamics NAV in SAP-om bo v celoti obdelana teoretično, saj se pri pisanju ne bom nanašala na nobeno podjetje ali na kakšen primer iz prakse. Pri pisanju bom uporabile različne metode pisanja, in sicer deskriptivno metodo pisanja, saj si bom pri pisanju diplomskega dela pomagala z različno domačo in tujo dostopno literaturo, z različnimi članki iz strokovnih revij ter z dosegljivimi informacijami iz 7

8 svetovnega spleta, ki so glede na temo pisanja najprimernejše. Uporabila bom tudi metodo kompilacije, kjer bom s pomočjo povzemanja različnih definicij, trditev, stališč in mnenj različnih drugih avtorjev prišla do lasnih spoznanj, rezultatov in si ustvarila lastno mnenje in stališče o določeni temi ali problemu. Pri tem bom seveda dosledno upoštevala pravila citiranja drugih avtorjev. Zraven teh dveh metod bom prav tako uporabila še metodo komparacije, saj bom znotraj diplomskega dela primerjala dve različni celoviti informacijski rešitvi, ki ju bom tekom pisanja diplomske naloge podrobneje opisala in predstavila. 8

9 2 CELOVITE INFORMACIJSKE REŠITVE (ERP-REŠITVE) Na uspešnost podjetja vplivajo različni dejavniki. Eden izmed ključnih dejavnikov, ki vplivajo nanjo je prav gotovo uporaba sodobne informacijske tehnologije, česar se podjetja zelo dobro zavedajo ter jo s pridom uporabljajo, jo nadgrajujejo ter po potrebi tudi posodabljajo. Vse te dejavnosti veliko pripomorejo h konkurenčnosti podjetja na tržišču. Ker smo danes v času nenehnih sprememb, mora podjetje delovati hitro in dinamično, če želi preživeti na tem izredno konkurenčnem in spremenljivem trgu. Podjetja se lahko na spremembe, ki se dogajajo na tržišču odzivajo pravočasno le, če razpolagajo s podatki in informacijami, na podlagi katerih se odločajo ter reagirajo znotraj poslovnega procesa. V današnjem času se vedno bolj pojavlja potreba po kvalitetnih podatkih in informacijah, ki so bistvene za poslovanje podjetja ter njegovo uspešnost. Da pa lahko pridobimo te potrebne in pomembne informacije si lahko pri poslovanju podjetja pomagamo z tako imenovanimi celovitimi informacijskimi rešitvami ali ERP-rešitvami. 2.1 Opredelitev celovitih informacijskih rešitev (ERP-rešitev) V literaturi lahko zasledimo definicije različnih avtorjev, ki opredeljujejo in opisujejo pojem celovitih informacijskih rešitev, ki se med seboj nekoliko razlikujejo. V nadaljevanju bomo predstavili zgolj nekatere definicije iz množice opredelitev različnih avtorjev. Celovite informacijske rešitve oziroma ERP sistemi (angl. Enterprise Resource Planning) so programske rešitve, ki omogočajo integracijo transakcijsko usmerjenih podatkov in poslovnih postopkov preko celotne organizacije, pa tudi vzdolž celotne oskrbovalne verige, ki sega skozi več organizacij. Te sisteme tvorijo različni moduli kot so materialno poslovanje, prodaja, trženje, kontroling in drugi, ki jih je mogoče kupiti in uvesti neodvisno, glede na potrebe konkretne organizacije (Ahlin, Zupančič, 2001, 283). ERP sistem je informacijski sistem, ki upravlja in koordinira vse razpoložljive vire, sredstva in aktivnosti v določeni organizaciji ali podjetju (Dahlen, Elfsson, 1999, 6). Celovite informacijske rešitve so integrirani računalniški informacijski sistemi, ki so namenjeni upravljanju poslovanja. Celovito rešitev oziroma ERP rešitev lahko opredelimo kot celovito povezavo in na poslovnem modelu organizacije temelječo sestavo uporabniških programov, ki ob uporabi sodobne informacijske tehnologije zagotavlja vse poslovnim procesom organizacije in z njo povezanih poslovnih partnerjev optimalno možnost načrtovanja, razporejanja virov in ustvarjanje dodatne vrednosti (Kovačič, 2002a, 189). Zgoraj navedene uporabniške programe imenujemo moduli, ki so namenjeni podpori poslovnih funkcij in procesov v podjetju. 9

10 Koncept ERP sistema izhaja iz potrebe po celovitem upravljanju z vsemi viri in njihove uporabe v celotni organizaciji. Glavni cilj celovitih informacijskih rešitev je povezati vse oddelke in enote podjetja, oziroma njegove poslovne procese z enim računalniškim sistemom, s centralno bazo podatkov. Ta centralna baza podatkov na enem mestu omogoča integracijo vseh podatkov in pripravo informacij, ki so potrebne za uspešno odločanje. ERP sistem zagotavlja enoten uporabniški vmesnik za izvajanje in upravljanje temeljnih aktivnosti znotraj podjetja. Olajša sodelovanje in povezovanje s kupci (e-trženje in distribucija) ter njihovo vplivanje na samo proizvodnjo podjetja, vključuje pa tudi koncepta upravljanja odnosov s strankami (CRM 1 ) in upravljanje oskrbovalne verige (SCM 2 ) (Kovačič, Bosilij-Vukšić, 2005, 277). Osnovna ideja ERP rešitev je premostiti različne vzorce informacij, ki se pojavljajo v klasičnih informacijskih sistemih z implementacijo paketne programske rešitve, ki bo integrirala vse poslovne procese v podjetju. Glavna funkcija teh celovitih informacijskih rešitev je računalniška obdelava podatkov, zraven te funkcije pa omogočajo celovite informacijske rešitve tudi integracijo poslovanja v smislu učinkovite podpore poslovnim procesom. Poznavanje razvoja celovitih informacijskih rešitev oziroma ERP rešitev je ključnega pomena za podrobno razumevanje in nadaljnji razvoj. Cilj razvoja in implementacije ERP sistemov je integrirati poslovne procese, izboljšati kvaliteto in dostop do informacij, omogočiti kontrolo nad pretokom informacij znotraj nekega podjetja oziroma organizacije ter standardizirati poslovne procese v organizacijski strukturi. 2.2 Razvoj in zgodovina ERP rešitev V začetku, ko se je informacijska tehnologija zgolj začela razvijati, so podjetja za poslovanje uporabljala različne slabo povezane oziroma celo nepovezane aplikacije. Namen teh aplikacij je bila informatizacija posameznih del oziroma opravil zaposlenih na najrazličnejših delovnih mestih. Ker so bile te aplikacije med seboj slabo povezane ali pa sploh ne se je pojavila velika potreba po napredku in novih rešitvah, ki bi aplikacije bolje povezale med seboj in omogočile boljše in lažje poslovanje. Potreba po celovitosti in integraciji je pripeljala do razvoja celovitih informacijskih rešitev, ki jih poznamo danes in jih uporabljajo podjetja za integracijo poslovnih funkcij v podjetju. Razvoj integriranih informacijskih sistemov je potekal v več različnih fazah, in sicer: ROP rešitve (angl. Record Point) MRP rešitve (angl. Material Requirements Planning) MRP rešitve z zaprto zanko MRP II rešitve (angl. Manufacturing Resource Planning II) ERP rešitve (angl. Enterprise Resource Planning) Angl. Customer Relationship Management. 2 Angl. Supply Chain Management. 10

11 2.2.1 ROP rešitve Te rešitve pomenijo začetek celovitih rešitev, ki so se pojavile okoli leta V takratnem času se je vedno bolj uveljavljala potreba po zadovoljevanju kupcev na podlagi beleženja nakupov v preteklosti, pri tem gre za sisteme točk ponovnega naročanja (angl. Reorder Point), ki so bili na začetku ročni oziroma ne mehanizirani kar je povzročalo veliko količino računov za material ter posledično tudi veliko napak v materialnih karticah. Kasneje so sistemi postali mehanizirani ter z uporabo računalnikov kmalu tudi računalniško podprti. Torej je bila ta informacijska podpora namenjena predvsem za kontroliranje in upravljanje zalog. Te rešitve pa so bile precej individualno razvite, saj so bile razvite vnaprej in namenjene nekemu znanemu uporabniku (Bobek, Sternad, 2007b) MRP rešitve Ta vrsta rešitev se je pojavila v letu Integriran informacijski sistem je nastal kot nadgradnja sistemov, namenjenih vodenju zalog oziroma načrtovanje materialnih potreb proizvodnje. MRP rešitve so se uspešno razvijale in postale prvi formalen mehanizem, ki je zagotavljal pravilnost prioritet v spreminjajočem se okolju. Ameriška organizacija APICS 3 opredeljuje MRP sisteme kot računalniško podprte informacijske sisteme, ki temeljijo na tehnikah, ki iz osnov podatkov kosovnic, podatkov o zalogah in glavnega proizvodnega načrta pripravijo seznam potrebnih materialov. Izračun potrebnih količin materialov se začne s podatki o načrtovanih količinah proizvodnje iz glavnega proizvodnega načrta in na osnovi podatkov iz kosovnic določi količino potrebnih sestavih sklopov in materialov za izdelavo načrtovanih izdelkov glede na datume. Časovno naravnano načrtovanje materialov dosežemo s t. i. eksplozijo kosovnic in upoštevanjem obstoječih zalog in že naročenih količin ter z zamikanjem ustreznih začetnih časov posameznih proizvodnih operacij (Bobek, Sternad, 2007b) MRP rešitve z zaprto zanko Ta vrsta rešitev se je pojavila v letu Kasnejši razvoj je prispeval k dodajanju orodij in elementov, ki so izboljšali planiranje proizvodnje, prodaje ter predvidevanja o poslovanju. Zaradi dodajanja elementov in drugih orodij so se pojavile nove rešitve MRP z zaprto zanko, ki označujejo združevanje sposobnosti zagotavljanja povratnih informacij o izvedljivosti plana proizvodnje. Novi sistem je vseboval niz funkcij, ki niso pokrivale zgolj planiranja potreb po materialu, temveč tudi orodja za določitev prioritet in zmogljivosti, ki so podpirala tako planiranje kot izvedbo, z možnostjo povratnih informacij oziroma izvajalskih funkcij do funkcij predvidevanja (Wallace, Kremzar, 2001, 8). 3 Angl. American Production and Inventory Control Society. 11

12 2.2.4 MRP II rešitve V naslednjem razvojnem koraku je MRP-ju z zaprto zanko sledil MRP II, ki se je razvil v letu MRP II predstavlja sistem za celovito obvladovanje vseh virov procesa proizvajanja v podjetju oziroma sistem za urejanje načrtov proizvodnih dejavnikov. Te rešitve so prerasle svojega predhodnika ter razširile območje delovanja in ga nadgradile z dodatnimi elementi. Nadgradnja je območje delovanja razširila na planiranje prodaje v smislu uravnoteževanja ponudbe in povpraševanja na količinskem nivoju, kar je pomenilo pomembne informacije za vrhnji management in s tem lažji nadzor nad operativnim aspektom poslovanja. Novost pri teh rešitvah je prav tako predstavljal finančni vmesnik z zmožnostjo pretvorbe operativnega plana (kosovne in druge enote) v finančne izkaze (denarne enote) ter simulacije na katerih je možen odgovor na vprašanje» kaj če «tako v kosovnih enotah kot v denarju. MRP II se od MRP razlikuje v tem, da prvi vsebuje funkcionalnost, ki omogoča načrtovanje proizvodnih kapacitet in zbiranje informacij o stanju proizvodnega procesa ter uvaja principe povratnih zank za opozarjanje na neustrezne zmogljivosti resursov. Organizacija APICS opredeljuje MRP II rešitve kot računalniško podprte informacijske sisteme za načrtovanje proizvodnih resursov v podjetju. V najbolj dodelanih izvedbah omogočajo operativno načrtovanje proizvodnje v količini in vrednosti ter podpirajo simulacije za potrebe odločanja. So neposredni naslednik in razširitev MRP rešitev v zaprti zanki (Bobek, Sternad, 2007b) ERP rešitve Osnove delovanja ERP so enake kot pri MRP II. Poslovni proces, ki teče znotraj teh rešitev pa zavzema širše polje delovanja, ki učinkoviteje vključuje poslovne enote. ERP rešitve so funkcionalnost širile tudi na področja, ki jih niso podpirale rešitve MRP II. Ta novi sistem ima namreč možnost povezovanja procesov za podporo managementa ter koordinacijo prodaje, trženja, operacije, logistike, nabave, financ, razvoja proizvodov in človeških virov (Zalar, 2006, 5). ERP rešitve so se razvile po letu 1990 in so okrajšava za celovito programsko rešitev. ERP rešitve zagotavljajo večjo raven integracije mnogih vidikov poslovanja (Bobek, Sternad, 2007b). ERP rešitev deluje na principu ene baze podatkov in opravlja funkcijo transakcijskega informacijskega sistema ter funkcijo sistema za upravljanje oziroma sistem za podporo vodstvu. V vedno novimi zahtevami uporabnikov, se razvijajo tudi integrirani informacijski sistemi, ki postajajo vse bolj kompleksni. Na kompleksnost oziroma potrebe podjetij po celovitih programskih rešitvah, pa v veliki meri vpliva velikost podjetja. Potrebe po tovrstnih rešitvah se nekoliko ločijo glede na to ali gre za veliko oziroma majhno podjetje (Sternad, 2003, 516). ERP rešitve predstavljajo povsem povezan oziroma integriran informacijski sistem, ki temelji na uporabi nove tehnologije. Ta integriran informacijski sistem se je razvil kot 12

13 nadgradnja vseh zgoraj opisanih rešitev ter predstavlja celovito programsko rešitev informatizacije poslovanja podjetja. 2.3 Značilnosti ERP rešitev Preden so se celovite informacijske rešitve oziroma ERP rešitve pojavile, so podjetja večinoma uporabljala različne parcialne oziroma nepovezane rešitve ali aplikacije. Te nepovezane aplikacije so delovale ločeno in jih ni bilo mogoče povezati v en celovit sistem. Vsak izmed posameznih ločenih sistemov je imel svojo podatkovno bazo, kamor so vnašali podatke o poslovanju in shranjevali podatke ter jih ažurirali. Te nepovezane oziroma parcialne rešitve so delovale popolnoma neodvisno od drugih sistemov, saj so imele ločeno definirane in neodvisne procese. Vse te težave in nepovezanost med procesi in podatki so skušali rešiti s sistemi celovitih rešitev, ki omogočajo integracijo oziroma povezanost več različnih področij poslovanja. Dejstvo je, da so informacijski sistem in njegovi podsistemi skupaj del celote in ne morejo delovati sami zase. Iz tega razloga je bila potrebna nekakšna povezava vseh teh ločenih sistemov, ki bi upravljali vse aktivnosti in z vsemi podatki organizacije. Značilnost in hkrati tudi prednost celovitih informacijskih rešitev pred klasičnimi oziroma tradicionalnimi rešitvami je v tem, da sistemi integrirajo poslovne funkcije podjetja in istočasno omogočajo integracijo poslovnih procesov preko celotnega podjetja. Tovrstne rešitve izhajajo iz procesno usmerjenih uporabniških rešitev, kar pomeni, da na področju posameznega poslovnega procesa podpirajo vse aktivnosti, ki se izvajajo v procesu. Tabela 1: Bistvene razlike med ERP rešitvami in nepovezanimi ali parcialnimi rešitvami CELOVITE REŠITVE (ERP REŠITVE) Potrebna je prenova ali vsaj optimizacija poslovnih procesov. Večinoma temeljijo na najboljši praksi. Uvajalni Team je posebej izšolan. Relativno dolgo šolanje. Relativno drag sistem. Visoki stroški prilagajanja in vzdrževanja. Visoko kvalificiran kader za upravljanje s sistemom. NEPOVEZANE PARCIALNE REŠITVE Prenova poslovnih procesov ni potrebna. Upošteva se zgolj že obstoječa praksa. Programske rešitve se zgolj namesti. Obdobje šolanja: 1-2 uri Zelo ekonomičen programski paket. Prilagajanje je del stroškov nabave paketa, vzdrževanja praktično ni. Obstoječ kader uporablja programski paket. Vir: Badovinac, 2005, 14 13

14 Z integracijo več različnih področij lahko torej dosežemo konsistentnost podatkov, saj vsi izhajajo iz ene podatkovne baze, prav tako pa se vsa ta integracija odraža skozi celotno poslovanje podjetja in omogoča zaposlenim vpogled v iste podatke iz različnih poslovnih funkcij. ERP rešitve lahko prepoznamo po naslednjih značilnostih (Bobek, Sternad, 2007b): so gotove programske rešitve, izdelane za arhitekturo odjemalec/strežnik, v njih je združena večina poslovnih procesov, obdelajo večino transakcij v podjetju, uporabljajo podatkovno bazo na ravni organizacije, v kateri je vsak podatek zapisan samo enkrat, omogočajo dostop v realnem času, v nekaterih primerih omogočajo tudi integracijo obdelave transakcij in planiranje aktivnosti ( npr. planiranje proizvodnje). Poleg tega se od ERP rešitev pričakuje, da podpirajo več valut in jezikov, podjetja v različnih panogah ter tako imenovano možnost prilagoditve brez programiranja (tako imenovano mehko programiranje, kamor spada tudi konfiguriranje) (Bobek, Sternad, 2007b). Celovite informacijske rešitve so torej programski paketi z več moduli, ki podpirajo poslovne procese v podjetju na operativni ravni. Osnovni moduli, ki jih ponujajo vsi ponudniki ERP rešitev so proizvodnja, logistika, finance in človeški viri. 2.4 Struktura ERP rešitev Trenutno je na tržišču veliko številnih ponudnikov ERP rešitev, ki ponujajo rešitve, ki se med seboj v določenih elementih in funkcionalnostih bolj ali manj razlikujejo. Vse rešitve, ki so na trgu pa imajo zelo podobno osnovno strukturo. Osnovno strukturo ERP rešitev predstavljajo različni moduli, ki podpirajo vsa ključna operativna področja poslovanja podjetja. Ti funkcijski moduli so lahko med seboj povezani oziroma združeni v integriran sistem ali pa delujejo povsem ločeno kot samostojni uporabniški programi. Posamezni moduli, iz katerih so sestavljene celovite informacijske rešitve se naprej delijo oziroma so sestavljeni iz manjših enot, ki jih imenujemo granule. Število teh granul znotraj modula je odvisno od licenčne pogodbe in od uporabniških pravic. Moduli in granule znotraj njih so še naprej sestavljene iz manjših neodvisnih enot, in sicer iz različnih objektov. Osnovo ERP večine rešitev predstavljajo moduli finance in računovodstvo, prodaja, upravljanje s človeškimi viri in proizvodnja, ki so za delovanje sistema nujno potrebni, ne glede na to za kakšno vrsto organizacije gre. Da sistem deluje je potrebno, da imamo v podjetju najmanj tri od navedenih nujno potrebnih modulov. 14

15 Veliko ponudnikov ERP rešitev dandanes ponuja tudi dodatne in naprednejše funkcijske module, ki ne povezujejo zgolj funkcij znotraj organizacije oziroma podjetja ampak povezujejo podjetje z njegovim okoljem. Glavna značilnost teh dodatnih funkcijskih modulov je da predstavljajo dodatek osnovnim informacijskim modulom ter da ne delujejo povsem samostojno temveč v povezavi z osnovnimi moduli. Programski moduli, iz katerih so sestavljene ERP rešitve (Bobek, Sternad, 2007b): marketing in prodaja, načrtovanje proizvodnje in razvoj, proizvodnja in kontrola inventarja, nabava, distribucija, kakovost, človeški viri, finance in računovodstvo, informacijske storitve, itd. Slika 1: Struktura ERP rešitev Vir: Dahlen, Elfsson, 1999, 14 Jedro ERP rešitev predstavlja osrednja celovita baza podatkov preko katere potekajo podatki za zadovoljevanje najrazličnejših načinov uporabe ter podatki za podporo 15

16 različnim poslovnim funkcijam organizacije. Preko osrednje baze podatkov so moduli povezani v celovit integriran sistem, ki omogoča hranjenje podatkov, njihovo spreminjanje in ažuriranje. 2.5 Tržišče ERP rešitev V nadaljevanju bomo predstavili kateri so ponudniki celovitih informacijskih rešitev oziroma ERP rešitev na domačem trgu in kateri so svetovno znani ponudniki integriranih informacijskih sistemov, med katerimi lahko podjetje izbira, če se namesto lastnega razvoja rešitve odloči za nakup in uvedbo že obstoječe ERP rešitve v podjetje. Na tržišču ERP rešitev obstaja veliko število domačih in tujih ponudnikov, ki ponujajo svoje rešitve podjetjem, ki po njih povprašujejo ter si med seboj močno konkurirajo. Podjetja se velikokrat zaradi močne konkurence med ponudniki ERP rešitev ne morejo odločiti med priznanimi ERP rešitvami tujega, svetovno znanega ponudnika in med manjšo rešitvijo domačega, lokalnega ponudnika. Iz tega razloga je zelo pomembno, da podjetje pred dokončno izbiro primernega ponudnika pretehta vse prednosti in slabosti, ki jih prinaša posamezna rešitev. Pomembno je, da podjetje podrobno analizira vse ponudnike različnih rešitev ter ugotovi kakšne so posamezne lastnosti in funkcionalnosti posamezne rešitve in če te funkcionalnosti ustrezajo lastnostim in potrebam podjetja. Šele po tehtnem premisleku in podrobni raziskavi odloči za primernega ponudnika rešitve, ki bo najbolj ustrezala podjetju Domači ponudniki ERP rešitev Domačih ponudnikov ERP rešitev, ki so nastala z lastnim razvojem podjetij je na domačem tržišču kar nekaj. Domači ponudniki ERP rešitev ponujajo rešitve, ki so primerne za manjša in srednja podjetja, nekoliko manj pa za velika podjetja, ki jih je v Sloveniji zelo malo. Teh rešitev za manjša in srednje velika podjetja ni potrebno nenehno dopolnjevati ter spreminjati samega sistema. Slovenski ponudniki ERP rešitev so manjša podjetja, ki ponujajo za nakup cenovno zelo ugodne rešitve za vzpostavitev celovitega informacijskega sistema ter jih je možno veliko lažje in hitreje uvesti v podjetje. Domači ponudniki ERP rešitev so usmerjeni predvsem na domači trg, manj je pa takšnih kjer je delež prodaje na domačem in tujem trgu uravnotežen ter še manj takšnih, ki so usmerjeni zgolj na tuje trge. Razlog za takšno stanje je predvsem, da gre za mlajša podjetja z manjšim tržnim deležem ter da gre za relativno mlado panogo, ki še šele razvija. Velikokrat so domači ponudniki ERP rešitev veliko bolj sposobni ter imajo veliko več znanja od priznanih svetovnih ponudnikov, saj poznajo razmere v gospodarstvu ter stanje na domačem trgu. Domači ponudniki pa imajo zraven določenih prednosti tudi slabosti oziroma določene pomanjkljivosti, saj lahko postane uporabnik domače rešitve velikokrat odvisen od domačega ponudnika, saj mora ta nenehno skrbeti za vzdrževanje že uvedene rešitve, za nadaljnji razvoj produkta ter uporabniku pomaga slediti nadaljnjemu razvoju informacijske tehnologije. 16

17 Tabela v nadaljevanju prikazuje kateri so najbolj znani domači ponudniki ERP rešitev, ter kako se imenujejo njihove rešitve. Tabela 2: Domači ponudniki ERP rešitev IME PODJETJA REŠITEV ERP SPLETNA STRAN Comtron d.o.o. Tron InterCenter Datalab d.d. Pantheon Kopa d.d. Kopa SOAP d.o.o. SOAP Perftech d.o.o. Perftech Largo Vir: Bobek, Sternad, 2007b Velika podjetja, ki jih je v Sloveniji zelo malo, pa se med ponudniki ERP rešitev odločajo predvsem za uveljavljene mednarodne ponudnike oziroma ERP rešitve tujih ponudnikov, ki jih bomo predstavili v nadaljevanju Tuji ponudniki ERP rešitev Tuj trg ponudnikov ERP rešitev sestavlja veliko število različnih ponudnikov, in sicer gre za preko 500 podjetij, ki tekmujejo med seboj za čim večji tržni delež ter stremijo po čim večjem ugledu na trgu. Gre predvsem za večja in srednje velika podjetja, ki ponujajo svoje rešitve za velika in srednje velika podjetja. Nekateri tuji ponudniki ERP rešitev razvijajo in ponujajo svoje rešitve tudi za manjša podjetja. Svetovne ponudnike ERP rešitev lahko razdelimo v dve skupini, in sicer na podjetja, ki ponujajo integrirane informacijske rešitve ter na podjetja, ki končnim uporabnikom ponujajo zgolj določene delne produkte oziroma zgolj posamezne dodatne module za upravljanje oskrbovalne verige (SCM), za upravljanje odnosov s strankami (CRM) ter različne aplikacije in rešitve, ki omogočajo elektronsko poslovanje. Med podjetja, ki ponujajo integrirane informacijske rešitve spadajo večja in bolj priznana podjetja kot so SAP AG, Microsoft, Oracle, Sage Group, SSA Group, v drugo skupino, ki pa ponuja zgolj delne produkte pa spadajo manjša manj znana in priznana podjetja kot sta Siebel System in Ariba (Bosilij-Vukšić, Kovačič, 2002, 193). Na svetovnem trgu ponudnikov ERP rešitev prevladuje pet največjih ponudnikov, ki skupaj pokrivajo zelo velik delež celotnega svetovnega tržišča in si med seboj močno konkurirajo po velikosti tržnega deleža ter po številu prodanih licenc. 17

18 Slika 2: Trg tujih ponudnikov ERP rešitev Vir: Spies, 2003, 1 Zgornja slika prikazuje stanje na tržišču tujih ponudnikov ERP rešitev v letu 2003, ko je na svetovnem trgu ERP rešitev prevladovalo osem velikih podjetij, ki so imela večji tržni delež od vseh ostalih ponudnikov. Kot je mogoče razbrati iz zgornje slike je bil v letu 2003 in tudi danes vodilni ponudnike ERP rešitev na tujem tržišču podjetje SAP AG. Izzivalci in posnemovalci največjega ponudnika pa so bila podjetja kot so Microsoft, Oracle, Baan, IFS, IBS, J.D. Edwards in ostali. Slika prikazuje na kakšen način so ponudniki pozicionirani na trgu, in sicer glede na prisotnost na tržiščih in tržnih segmentih ter glede na izvedbo oziroma zmožnost prinašanja dodatne vrednosti podjetjem. Tabela v nadaljevanju prikazuje pet največjih tujih ponudnikov ERP rešitev na svetovnem trgu. Tujih ponudnikov ERP rešitev je še veliko več, vendar bomo izpostavili zgolj teh pet največjih ponudnikov. Tabela 3: Tuji ponudniki ERP rešitev IME PODJETJA REŠITEV ERP SPLETNA STRAN SAP AG MySAP. com Oracle PeopleSoft Oracle Oracle E-Business Suite Oracle J.D.Edwards Microsoft Microsoft Dynamics NAV Sage Group Sage Line

19 SSA Group Baan Vir: Bobek, Sternad, 2007b 19

20 2.6 Prednosti in slabosti ERP rešitev ERP rešitve imajo različne prednosti in slabosti in iz tega lahko sklepamo, da nakup in uvedba ERP rešitve v podjetje lahko podjetju prinese številne prednosti in slabosti. Prednosti, ki jih celovite informacijske rešitve omogočajo so lahko neomejene in neskončne, če jih organizacije znajo pravilno in v pravi meri izkoristiti. Pomembno je prav tako da se organizacije zavedajo, da prinaša uvedba nove ERP rešitve v podjetje tudi določene slabosti oziroma pomanjkljivosti. Pomembna prednost ERP rešitev je povezanost oziroma integracija različnih funkcij znotraj podjetja kar omogoča kvaliteten in učinkovit nadzor nad poslovanjem in delovanjem podjetja. Lahko pa prav ta integracija in celovitost sistema prinaša določene slabosti, saj zahteva določene spremembe znotraj organizacije, kar pa lahko slabo vpliva na poslovanje podjetja. V nadaljevanju diplomske naloge bomo predstavili še ostale prednosti in slabosti, ki jih prinaša nakup in uvedba ERP rešitve v podjetje. Prednosti uporabe in uvedbe ERP rešitev v podjetje so: Povečanje produktivnosti izvedenega dela v podjetju, saj se zaposleni bolj posvečajo pravemu in potrebnemu delu; Večja natančnost in poenotenje informacij, kar omogoča boljši pregled nad poslovanjem in lažjo pripravo potrebnih podatkov; Boljši nadzor nad stroški ter večja možnost njihovega zniževanja; Povečanje kontrole nad poslovnimi procesi v podjetju, lažji nadzor ter odprava napak in nepravilnosti; Hitrejša in uspešnejša odzivnost celotnega podjetja oziroma organizacije na različne priložnosti in nevarnosti, ki pretijo v okolju podjetja; Pomoč pri doseganju konkurenčne prednosti s pomočjo izboljšanja poslovnih procesov v podjetju; Olajšano je poslovanje z različnimi subjekti in objekti izven organizacije v zunanjem okolju podjetja; Uvedena je enotna baza podatkov, ki odpravlja podvajanje podatkov ter omogoča boljši pretok informacij; Prihranek stroškov pri vzdrževanju sistema, saj vzdržujemo zgolj en sistem; Možnost natančnega definiranja pravic posameznih uporabnikov; Skalabilnost, saj sistem raste skupaj s podjetjem; 20

21 Integracija različnih funkcijskih področij, s katero lahko zagotovimo pravilno in ustrezno komunikacijo med zaposlenimi, večjo produktivnost ter učinkovitost zaposlenih; Slabosti, ki jih prinaša uvedba in uporaba ERP rešitve v podjetju so: Visoki začetni stroški uvedbe ERP rešitve v podjetje; Visoka cena ERP sistemov; Velika kompleksnost ERP rešitev, kar prinaša veliko tveganje pri uvedbi v podjetje; Dolgotrajna uvedba rešitve v podjetje; Zaradi kompleksnosti rešitve je pri uvedbi potrebno sodelovati z zunanjimi sodelavci in strokovnjaki na tem področju, kar prinaša dodatne stroške; Veliko rešitev je takšnih, ki jih ni mogoče prilagajati ali pa se zgolj težko prilagodijo posebnostim dela in poslovnemu procesu v podjetju; Stroški zamenjave sistema v primeru slabega delovanja so zelo visoki; Zaradi integriranosti različnih funkcij v podjetju se brišejo meje znotraj podjetja, kar lahko povzroči težave pri določanju odgovornosti ter težave z moralo zaposlenih; Sistem oziroma rešitev je lahko preveč zapleten, glede na to kakšne so dejanske potrebe kupcev; Zelo verjeten jo lahko upor končnih uporabnikov, ki se morajo za uporabo teh sistemov dodatno izobraževati in usposabljati; Potrebno je vnesti zelo veliko dela in napora za doseganje dodane vrednosti; ERP sistemi zbirajo podatke na enem mestu, kar lahko poveča tveganje izgube pomembnih in občutljivih informacij v primeru različnih varnostnih kršitev in okvar; Veliko organizacij šele po začetku uvajanja rešitve v podjetje ugotovi in se zave, da ne gre zgolj za zamenjavo programske opreme v podjetju temveč za začetek procesa nenehnih sprememb, razvoja in sprememb. 2.7 Uvajanje ERP rešitev v podjetje Potek uvajanja ERP rešitev v podjetje delimo na dva večja sklopa procesov, in sicer na proces izbire in nakupa ERP rešitve ter na proces uvedbe ali implementacije ERP rešitve v podjetje. V procesu izbire in nakupa ERP rešitve podjetje najprej opredeli svoje potrebe in zahteve ter se na podlagi različnih kriterijev in dejavnikov odloči za primerno ERP rešitev, 21

22 ki najbolje ustreza njegovi dejavnosti. Da se podjetje odloči za pravilno rešitev je potrebno izvesti različne analize znotraj podjetja ter podrobne analize posameznih rešitev, s pomočjo katerih lahko ugotovijo kakšne prednosti in slabosti bo prinesla uvedba posamezne rešitve, kakšni bodo približni stroški uvedbe ter ali bo uvedba ERP rešitve v podjetje prinesla določene konkurenčne prednosti pred ostalimi podjetji, ki ERP rešitve še niso uvedla v svoje podjetje. Proces uvedba ERP rešitve v podjetje pa poteka po vnaprej določenih fazah. Obstaja pet različnih pristopov uvajanja ERP rešitev ter več različnih metod uvedbe. Proces uvajanja ERP rešitev v podjetje je eden od pomembnih pristopov k poslovni prenovi in informatizaciji poslovanja, ki vodi zlasti k učinkovitejšemu obvladovanju poslovnih procesov in podatkov ter natančnejšemu napovedovanju poslovnih dogodkov in odločanju. Uvajanje celovitih rešitev temelji na konceptu prenove poslovanja, ta pa na prenosu najboljše prakse, zajete v teh rešitvah v posamezno organizacijo ter njeno neposredno okolje. Gre torej za strateško pomemben, pogosto tudi nujen projekt, ki lahko ima dolgoročno bodisi zelo pozitivne bodisi zelo pogubne posledice (Kovačič, 2002a, 189). Uvedba ERP rešitve v podjetje je lahko zelo učinkovit način povečanja konkurenčnosti podjetja, vendar sta za njegov končni uspeh odgovorna tako podjetje, ki storitev naroča, kot izvajalec, ki jo opravi. Za uspešno delovanje je ključnega pomena komunikacija med obema strateškima partnerjema. Sami projekti morajo imeti aktivno podporo vodstva, kar je ključen pogoj za doseganje zastavljenih ciljev, ki so usklajeni s poslovnim razvojem podjetja (Zalar, 2006, 17). Kot lahko zgoraj razberemo, je za uspešno implementacijo ERP rešitve v podjetje potrebna popolna predanost in napor vseh udeležencev v procesu uvedbe, saj so v proces vpleteni prav vsi zaposleni in lahko zelo pripomorejo k uspešni uvedbi oziroma k uspehu projekta. Projekt uvajanja ERP rešitve v podjetje sestavljajo štiri vnaprej določene projektne faze (Kovačič, 2002b, 213): načrtovanje in vzpostavitev projekta; analiziranje projekta ter snovanje prenove in informatizacije; priprava prehoda na nov poslovni model; izvedba (uvajanje, prilagajanje in dograjevanje rešitve). V fazi načrtovanja in vzpostavitve projekta se pravzaprav opredeli samo področje naše prenove in informatizacije ter zagotovi za njihovo izvedbo potrebne resurse. Opredelimo torej splošne aktivnosti v zvezi s postavitvijo projekta in projektnega teama, opredelimo področje, cilje in pričakovane rezultate prenove procesov in pridobimo podporo vodstva podjetja. Sam projekt, njegove rezultate in tveganja prav tako ocenimo s tehničnega, ekonomskega, strateško političnega in kadrovsko psihosociološkega stališča. 22

23 Faza analiziranja stanja ter snovanja prenove in informatizacije se prične z načrtovanjem, ugotavljanjem postopkov in pristopov k prenovi. Značilnost te faze je, da se velikokrat izvaja v kombinaciji podjetje zunanji sodelavec, kar pomeni, da so člani projektnega teama tudi zunanji strokovnjaki. Projektni team in vse izvajalce seznanimo z metodološkimi izhodišči, metodami in tehnikami dela na projektu. Izdelamo poslovni model stanja, ki opredeljuje trenutno izvajanje poslovnih procesov organizacije. Priporočljivo je, da analizo opravlja neodvisni svetovalec, ki bo kasneje implementiral programski paket. V sami analizi pa naj bi sodelovali tudi ljudje, ki so sodelovali pri tovrstnih analizah v sorodnih podjetjih. Za konec v tej fazi izdelamo tudi predlog prenove in taktični načrt prehoda na nov poslovni model (naslednje faze prenove). V fazi priprave prehoda na nov poslovni model veliko razmišljamo o samem vprašanju in načinu, kako naj bi dejansko izvedli to želeno spremembo, tu opredelimo vse potrebne spremembe, ki nastanejo ob prehodu od obstoječega do želenega stanja. Ker je prehod iz starega v nov sistem zelo kompleksen postopek, še posebej na področju migracije podatkov, je priporočljivo, da oba sistema delujeta paralelno. Ko izvedemo vsa testiranja in vse deluje kot mora, se star sistem izklopi. V sam projektni team vključimo tudi nove člane s specifičnimi tehnološkimi znanji, potrebnimi v tej fazi projekta (informatiki). Prav tako izvedemo tudi izobraževanje bodočih razvijalcev, vzdrževalcev in uporabnikov rešitev v organizaciji. Gre za splošno izobraževanje, praktično izobraževanje za delo s programi v obliki učnih delavnic, izobraževanje ob delu. Nato se izdela dokončni predlog in načrt prilagoditve ter uvedbe nove rešitve. Zadnja faza je faza izvedbe. Gre za uvajanje, prilagajanje in dograjevanje rešitve na osnovi v predhodnih fazah ugotovljenih izhodišč. V tej fazi najprej izdelamo podroben načrt izvedbe in uvedbe novih organizacijskih in tehnoloških rešitev. Poleg tega izdelamo načrt preizkušanja oziroma testiranja predvsem na področju avtomatiziranih postopkov. Od podjetja je odvisno, kako velik vzorec uporabi pri testiranju novih avtomatiziranih postopkov, prav tako je potreben tudi načrt izobraževanja uporabnikov, saj le-ti močno vplivajo na uspeh uvedbe. Potem lahko instaliramo orodja ter izdelamo, dokumentiramo in uvedemo uporabniške programske rešitve, preizkusimo njihovo delovanje in izvedemo vsa potrebna izobraževanja za njihovo uporabo. Na koncu ocenimo izvršeno prenovo v smislu ciljev, opredeljenih v fazi načrtovanja prenove. Pri implementaciji oziroma uvedbi ERP rešitve v podjetje je izredno pomemben dejavnik pravilo 80/20, ki ga je potrebno upoštevati. To pravilo pravi, da bo 80 odstotkov koristi pri poslovanju z uvedbo novega sistema bo prineslo 20 odstotkov transakcij v paketu; 80 odstotkov napak sistema se bo pokazalo v 20 odstotkih testnih scenarijev; 80 odstotkov nasprotovanja uvedbi novega sistema bo prišlo s strani 20 odstotkov končnih uporabnikov in managerjev; 80 odstotkov porabljenega časa na projektu bo porabljenega za 20 odstotkov nalog; 80 odstotkov uspeha timskega osebja bo prišlo od 20 odstotkov članov tima. Razmerja so včasih lahko nekoliko drugačna, vendar je bistvo vsega, da bo nekaj elementov v populaciji od spremenljivk projekta prineslo disproporcionalne učinke na aktivnosti in izide projekta (Shields, 2001, 110). 23

24 Kot smo že v začetku tega poglavja povedali obstaja pet različnih pristopov k uvajanju ERP rešitev, in sicer (Bobek, Sternad, 2007c): Pristop velikega poka (angl. Big bang); Fazni pristop (angl. Phased approach); Vzporedni pristop (angl. Parallel approach); Procesno orientiran pristop (angl. Proces line strategy); Hibridni pristop (angl. Hybrid strategy). Slika 3: Pristopi k uvajanju ERP rešitev Vir: Bobek, Sternad, 2007c Za pristop velikega poka je značilno, da na točno določen dan zaključimo delo na obstoječem informacijskem sistemu in začnemo opravljati opravila v uvedeni rešitvi ERP. Če želimo, da bo ta pristop uspešen moramo skrbno načrtovati uvajanje rešitve ERP in dobro testirati uvedeno rešitev ERP pred dnevom zagona v živo. Zraven tega pristopa poznamo tudi metodo malega velikega poka (angl. Mini big bang), kjer gre za pristop, pri katerem proces uvedbe rešitve ERP razdelimo na dva ali več delov. Vsak izmed teh delov pa je sestavljen iz več poveznih modulov. Fazni pristop omogoča uvajanje modulov rešitve ERP, tako da najprej uvedemo en modul in ko je ta uveden, uvedemo naslednji modul. Najprej uvedemo finančne module in šele nato se lotimo uvajanja modulov materialnega toka. Ker pri tem pristopu uvajamo en funkcijski modul naenkrat, potrebujemo manjšo projektno organizacijo, ki se lahko bolje 24

25 posveti uvedbi posameznega modula zraven tega pa potrebujemo tudi manj ostalih kritičnih virov v posamezni fazi uvedbe. Vzporedni pristop uporabljajo predvsem podjetja in organizacije, kjer je pomembno nemoteno poslovanje organizacije. Gre predvsem za podjetja kot so banke in razna farmacevtska podjetja. Za ta pristop je značilno, da oba sistema, tako obstoječi informacijski sistem kot na novo uvedena ERP rešitev delujeta sočasno vsaj nekaj mesecev. Šele ko je delovanje nove ERP rešitve popolnoma urejeno in testirano se uporablja zgolj ta rešitev. Procesni pristop je podoben pristopu malega velikega poka, kjer v procesu priprave uvedbe ERP rešitve razdelimo poslovanje organizacije na vzporedne diagrame poslovnih procesov oziroma proizvodnih linij. V tem pristopu najprej uvedemo rešitev ERP za enostavnejši poslovni proces in šele ko zaključimo uvedbo tega, pričnemo z uvedbo naslednjega, zahtevnejšega poslovnega procesa ter tako naprej. Zaradi manjšega tveganja in večje možnosti uspeha, najprej uvedemo enostavnejšo procesno linijo in nato glede na težavnost še ostale procesne linije. Hibridi pristop je kombinacija procesnega, faznega ter vzporednega pristopa. 25

26 3 PREDSTAVITEV POSAMEZNIH ERP REŠITEV 3.1 Predstavitev rešitve MS Dynamics NAV Predstavitev podjetja Microsoft Podjetje Microsoft je multinacionalna korporacija združenih držav Amerike, ki temelji na računalniški tehnologiji. Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1975 s strani dveh uspešnih ljudi kot sta Bill Gates in Paul Allen v mestu Albuquerque v Mehiki. Sedež korporacije je v mestu Redmond v državi Washington. Glavna dejavnost podjetja je razvoj, proizvodnja ter prodaja licenc za široko paleto izdelkov programske opreme za računalniške naprave. Najbolj prodajana in profitabilna produkta podjetja sta zagotovo Microsoft Windows operacijski sistemi ter programski paket Microsoft Office. Podjetje se je skozi obdobje močno razvijalo in zato danes velja za enega najpomembnejših podjetij za razvoj in proizvodnjo računalniške tehnologije na svetu. Moto in poslanstvo podjetja skozi razvoj je predstavljala zamisel obeh ustanoviteljev:»osebni računalnik na vsako mizo in v vsak dom«(free Encyclopedia, Microsoft, 2009). Prvi pomemben dosežek podjetja je razvoj prvega operacijskega sistema namenjenega širšemu trgu MS DOS v sredini 1980-ih let. Temu operacijskemu sistemu je skozi nadaljnji razvoj sledila cela vrsta Windows operacijskih sistemov, in sicer Windows 95, 98, XP, Vista ter v letu 2009 tudi nova različica Windows operacijskega sistema, Windows 7. Vsi izdelki, ki jih je podjetje razvilo in proizvedlo skozi celotno zgodovino so postali skoraj superiorni na trgu osebnih računalnikov in računalniške tehnologije (Free Encyclopedia, Microsoft, 2009). Poslanstvo podjetja je ljudem in podjetjem po vsem svetu pomagati pri uresničevanju svojega potenciala. Korporacija Microsoft ima številna predstavništva in podružnice po različnih državah sveta, tudi v Sloveniji (Microsoft Slovenija, 2009) Opis in predstavitev rešitve MS Dynamics NAV Slika 4:Logotip družine produktov Microsoft Dynamics Vir: Spletna stran Microsoft Slovenija, 2009 Navision Software A/S je bila velika softverska hiša s sedežem na Danskem. Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1984 kot PC&C ApS oziroma kot družba za osebno računalništvo in svetovanje. V letu 2000 se je podjetje Navision Software A/S združil s konkurenčnim 26

27 danskim podjetjem Damgaard A/S ter se preimenovalo v NavisionDamgaard A/S. Kasneje so to ime skrajšali na Navision A/S. Prva rešitev, ki jo je podjetje Navision A/S razvilo se je imenovala Navision Financials, ki se je osredotočala zgolj na finančna in računovodska področja podjetja, kasneje pa so tej programski opremi začeli dodajati različne funkcionalnosti, ki so pokrivale tudi ostala področja poslovanja oziroma tudi ostale poslovne procese v podjetju. Prva rešitev se je skozi določeno časovno obdobje preimenovala v rešitev Navision Attain. Ta rešitev je bila primerna za srednje velika podjetja ter je bila zgrajena na močnih osnovah prej uveljavljene rešitve Navision Financials. Za rešitev Navision Attain je bila značilna velika prilagodljivost zahtevam uporabnika, enostavna uporaba ter preprostost. V letu 2002 (11. Julij) je podjetje Navision A/S prevzelo podjetje Microsoft ter svojo takratno rešitev Great Plains povezalo s rešitvijo Navision Attain. Novo nastalo ERP rešitev za celovito podporo poslovanja so poimenovali v Microsoft Buisness Solutions Navision ter kasneje v letu 2008 v Microsoft Dynamics NAV kot ga poznamo danes. Nova rešitev je ob prevzemu podjetja Navision s strani Microsofta še dodatno pridobila na atraktivnosti, saj svojim končnim uporabnikom zagotavlja dolgoročnost in s tem manjše tveganje ob investiciji v nov informacijski sistem. Po drugi strani pa predstavlja večjo integriranost v Microsoftovo delovno okolje in s tem hitrejše uvajanje uporabnikov v delo z novo rešitvijo kakor tudi neomejeno število možnosti dodatne uporabe, obdelave, prenosa in prikaza podatkov v ostalih Microsoftovih orodjih (Free Encyclopedia, Microsoft Dynamics NAV, 2009). Microsoft Dynamics NAV je eden izmed petih produktov, ki spadajo v družino Microsoft Dynamics. Zraven Microsoft Dynamics NAV so v tej družini še druge rešitve, in sicer: Axapta (AX), CRM, SCM in Great Plains. Za razvoj rešitve Microsoft Dynamics NAV skrbi veliko število zaposlenih v matični državi ter preko 2000 certificiranih partnerjev v več kot 130 državah sveta. Rezultat razvoja je poslovni program Microsoft Dynamics NAV, ki ga uporablja preko podjetij v svetu in kar več kot 500 podjetij v Sloveniji (Kosi, 2009). Microsoft Dynamics NAV je celovita integrirana rešitev, ki jo razvija in prodaja svetovno znano podjetje Microsoft. Ta ERP rešitev spada v družino več-ih MS Dynamics produktov, ki so namenjeni za pomoč pri financiranju, proizvodnji, za pomoč pri upravljanju odnosov s strankami ter za pomoč pri upravljanju dobavnih verig. Namenjena je tudi pomoči pri analitičnem poslovanju ter elektronskem poslovanju podjetij. Gre za učinkovito poslovno rešitev, ki je namenjena vodenju poslovanja manjših in srednje velikih podjetij. 27

28 Slika 5: Struktura MS Dynamics NAV Vir: Bobek, Sternad, 2007a Microsoft Dynamics NAV je celovita in integrirana poslovna rešitev, ki podjetjem omogoča (Adacta, 2009): upravljanje financ, kontroling in izdelovanje poslovnih analiz, upravljanje sodelovanja vzdolž nabavne in prodajne verige, upravljanje skladišča in materialnih tokov, upravljanje proizvodnje, upravljanje odnosov s strankami (CRM), upravljanje kadrov ter podpira e-poslovanje. Microsoft Dynamics NAV je integrirana, intuitivna poslovna rešitev, ki je objektno zasnovana, povezana in celovita rešitev. Rešitev je sestavljena iz standardnih in različnih dodatnih modulov, ki jih ponujajo posamezni certificirani partnerji Microsofta. Ti moduli so lahko razviti vnaprej in so za vse uporabnike enaki, ali pa so razviti in namenjeni zgolj nekemu določenemu uporabniku. Vsak posamezni modul znotraj rešitve je sestavljen iz manjših funkcionalnih sklopov, imenovanih granule. Vsaka manjša enota granula je sestavljena iz enega ali več objektov. Granule se delijo na tri tipe in sicer: Sistemske granule Granule za funkcionalnost Granule za obseg 28

29 Sistemske granule uporabnikom omogočajo uporabo in preoblikovanje programa, granule za funkcionalnost omogočajo informatizacijo posameznih poslovnih procesov ter granule za obseg, ki določajo število v strežnik sočasno prijavljenih uporabnikov sistema. Za tiste procese, ki jih standardna rešitev pokriva le delno, obstajajo dodatni moduli (Udrih, Zupanc, 2007, 6). Microsoft Dynamics NAV je celovita informacijska rešitev, ki podpira celoten poslovni proces v podjetju. Zgrajena je na relacijski podatkovni bazi, ki omogoča vnos in vzdrževanje glavne knjige, zalog, prodaje in terjatev, nabave in obveznosti, sredstev, projektov in aktivnosti sledenja kampanj na enem mestu in ob istem času. Omogoča, da uporabimo en programski paket za celotno poslovanje v podjetju (Sternad, Interno gradivo: Uvod v Navision, 2007, 1). Microsoft Dynamics NAV je sestavljen iz naslednjih modulov: Vodenje financ (angl. Financial management) Prodaja in trženje (angl. Sales and marketing) Nabava (angl. Purchase) Skladišče (angl. Warehouse) Proizvodnja (angl. Manufacturing) Načrtovanje virov (angl. Resource planning) Servis (angl. Service) Kadrovska evidenca (angl. Human resource) Microsoft Dynamics NAV je celovita informacijska rešitev, ki pokriva vsa področja poslovanja ter hkrati predstavlja integrirano razvojno okolje za izdelavo te celovite rešitve. Razvojno okolje NAV se imenuje C/SIDE (angl. Client/Server Integrated Development Environment). C/SIDE je objektno orientiran programski jezik katerega glavne značilnosti so: vsa programska področja NAV so narejena v C/SIDE; vključuje vsa orodja za izdelavo in prilagajanje aplikacije; vključuje izvršne datoteke v podmapi programa na trdem disku; vključuje kodo za tolmačenje programskih objektov, razvojnih orodij, sistema za upravljanje podatkovne baze in uporabniški vmesnik operacijskega sistema. Razvojno okolje C/SIDE je sestavljeno iz treh osnovnih sistemov, kot so: Razvojni jezik 4 generacije (C/AL programski jezik četrte generacije) Sistema za upravljanje podatkovnih baz (DBMS- database management system) Dodatne funkcije podatkovne zbirke C/AL je programski jezik četrte generacije v katerem je kodirana ERP rešitev Microsoft Dynamics NAV in je del razvojnega okolja C/SIDE. C/AL programski jezik se uporablja za izdelavo funkcij, nadzira kako na delovanje medsebojno vplivajo posamezni podatkovni 29

30 objekti in vključuje standardno funkcionalnost za brisanje, pisanje in spreminjanje podatkov tabele (Sternad, Interno gradivo: Uvod v Navision, 2007, 14-15). ERP rešitev Microsoft Dynamics NAV je zgrajena po konceptu odjemalec/strežnik. Koncept delovanja računalniških sistemov po principu odjemalec/strežnik pomeni porazdelitev procesorske moči in računalniških naprav med več računalniki, ki delujejo kot nek»virtualen računalnik.«strežniki so računalniki, ki imajo vlogo zagotavljanja»storitev«drugim povezanim računalnikom, ki se pojavljajo v vlogi odjemalcev. Poznamo več vrst arhitektur koncepta odjemalec/strežnik, in sicer dvo nivojsko arhitekturo, tri nivojsko arhitekturo ter mešano oziroma dvo in pol nivojsko arhitekturo. ERP rešitev Microsoft Dynamics NAV je zgrajena na tri nivojski arhitekturi, kar pomeni, da je podatkovna zbirka na strežniku podatkovne baze, do katerega dostopajo poslovni programi, katerih večina je na strežnikih programske opreme (aplikativnih strežnikih). Delovne postaje na katerih je del poslovnih programov in del računalniške podpore pa so povezane na strežnike programske opreme (Sternad, Interno gradivo: Uvod v Navision, 2007, 17). Grafični uporabniški vmesnik je po videzu enak kot drugi uporabniški vmesniki v ostalih Microsoftovih izdelkih. Velika prednost tega uporabniškega vmesnika je, da je grafični vmesnik enoten v celotni rešitvi ERP ter omogoča, da je istočasno lahko odprtih več oken. Rešitev Microsoft Dynamics NAV izpolnjuje vse zahteve poslovne rešitve, saj zagotavlja vsa orodja za vnos in urejanje podatkov, ki so skladni s računovodskimi standardi posameznih držav. Zraven teh orodij zagotavlja še (Sternad, Interno gradivo: Uvod v Navision, 2007, 15-16): Neposreden prehod iz ene tabele v drugo; enostaven vnos podatkov; podatke v več dimenzijah; samodejno računanje zneskov in količin ter informacije o tem, kaj je vključeno v izračunan znesek; razvrščanje podatkov po enem ali več kriterijih; grafični prikaz slik artiklov ter logotipov podjetij, ki so prikazani na zaslonu skupaj s povezanimi podatki; povezavo za spajanje, preglednice ter predstavitvene programe. Microsoft Dynamics NAV vsebuje tudi možnost večjezične podpore, ki omogoča, da delamo uspešneje in učinkoviteje, saj lahko med delom preklopimo v drug jezik. Tako lahko vsak zaposlen v podjetju dela v svojem jeziku. Večjezična podpora omogoča tudi skupno delo na isti podatkovni zbirki ter delitev delovne postaje med ljudmi iz različnih jezikovnih področij oziroma med ljudmi iz različnih držav. Kot smo že omenili je možno jezik spremeniti med delovanjem programa oziroma rešitve, saj ni potrebno zapreti programa, da bi spremenili jezik. Takšna funkcionalnost preklopa jezika v realnem času 30

31 nam prihrani čas ter omogoča hiter in enostaven dostop do podatkov, ki jih potrebujemo (Sternad, Interno gradivo: Uvod v Navision, 2007, 18). Za ERP rešitev Microsoft Dynamics NAV je torej značilna velika prožnost in prilagodljivost specifičnim zahtevam uporabnikov, hitra in učinkovita implementacija ter preprosto vzdrževanje. Zraven tega ima odprto arhitekturo, kar omogoča različne prilagoditve glede na želje določenih uporabnikov, spremembe že obstoječe standardne tehnološke platforme v rešitev, ki je popolnoma prilagojena podjetju, ki to rešitev uporablja. Prav tako omogoča postopno investiranje v poslovno informacijski sistem in ga ob tem le postopoma finančno obremenjuje. Microsoft Dynamics NAV je ERP rešitev, ki je cenejša od nekaterih drugih rešitev, njegova implementacija in uvedba v podjetje traja približno eno leto, poteka pa pod budnim očesom uvajalca, ki podjetju pomaga pri začetnih korakih uporabe in mu tako omogoča lažji prehod in zagon na nov način poslovanja. Podjetje Microsoft je za uvajanje ERP rešitve Microsoft Dynamics NAV ter drugih produktov Microsoft Dynamics v podjetje razvilo posebno metodologijo uvedbe imenovano Microsoft Dynamics Sure Step Methodology, ki jo bomo podrobneje predstavili v naslednjem poglavju Metodologija Microsoft Dynamics Sure Step 4 Metodologija Microsoft Dynamics Sure Step je metodologija uvedbe oziroma implementacijska metodologija, ki vključuje v naprej določene smernice, strategije projektnega managementa, orodja in predloge, ki pomagajo Microsoftovim partnerjem pri uvedbi Microsoft Dynamics produktov pri strankah. Microsoft Dynamics Sure Step je orodje, ki se uporablja za implementacijo vseh različic produktov družine Microsoft Dynamics ter je poslovni proces, ki usmerja svoje uporabnike na terenu. Zgrajena je na principu najboljše prakse. Gre za uporabniku prijazno orodje, ki omogoča uvajanje, migracije, konfiguracije, posodobitve in nadgradnje Microsoft Dynamics produktov. Metodologija Sure Step namreč podpira naslednje produkte: Microsoft Dynamics TM CRM Microsoft Dynamics TM AX Microsoft Dynamics TM GP Microsoft Dynamics TM NAV Microsoft Dynamics TM SL 4 Povzeto po (Sternad, Interno gradivo: Metodologija Microsoft Dynamics Sure Step, 2007, 1-6). 31

32 Slika 6: Microsoft Dynamics Sure Step Methodology- prikaz diagrama posameznih faz in opravil Vir: Spletna stran InterDyn Remington Consulting, 2009 Model metodologije uvedbe vključuje smernice uvedbe, vsebino, ki se nanaša na produkt in strategije projektnega managementa. Glavne lastnosti oziroma značilnosti metodologije Sure Step oziroma modela uvedbe so: Celovitost metodologije. Model uvedbe se nanaša na vse faze projekta uvedbe od planiranja in analize, načrtovanja, razvoja, namestitve in delovanja. Vključuje tudi vodila za optimiziranje ali nadgradnjo obstoječe namestitve Microsoft Dynamics. Razširljivost. Metodologijo lahko uporabimo za uvajanje produktov Microsoft Dynamics tako za mala podjetja, srednje velika podjetja kot velika podjetja. Omogoča prilagoditev metodologije za podporo posameznih Microsoftovih produktov in podporo različnim tipom projektne uvedbe kot na primer hitra uvedba (angl. rapid implementation) ali standardna uvedba (angl. full implementation). Sistematičnost. Zagotavlja sistematičen, konsistenten in ponavljajoč pristop uvedbe Microsoft Dynamics produktov. Model je razdeljen na faze, vsaka faza je razdeljena na posamezne aktivnosti in opravila. V večini primerov so rezultati aktivnosti dokumentirani in jih kasneje po navadi uporabimo v naslednji aktivnosti v fazi oziroma v naslednji fazi. Torej je output ene aktivnosti ali faze input v naslednjo aktivnost ali fazo. 32

33 Modularnost. Omogoča modularen pristop uvajanja projekta (fazni pristop). Ta pristop omogoča partnerjem, da se osredotočijo na določene faze, zahteve in rezultate ali discipline projektnega managementa in tako kar najbolje opredelijo posamezne potrebe in zahteve v projektu uvedbe. Osredotočenost na partnerje. Model pomaga partnerjem, da uporabljajo konsistentne in ponavljajoče procese ter sodelujejo s svetovalci v organizaciji. To omogoča partnerjem, da si izračunajo prihodke od uvedbe in prihodke od poslovnega svetovanja. Veliko vsebine, smernice, strategije projektnega managementa, orodja in predloge so narejene na podlagi uspešno uvedenih projektov partnerjev in Microsoftovih svetovalcev. Z uporabo metodologije lahko partnerji sledijo uvedbi in tako znižajo riziko, ki je povezan s projektom uvedbe. Jasno določeni sklopi procesov in rezultatov, vgrajen projektni management procesov, vključujoč management rizika opravil in sistematičen pristop metodologije pomagajo zmanjšati riziko projektov. Zraven tega omogoča model, da lahko več partnerjev dela na istem projektu, saj vsi uporabljajo isto metodologijo. Uspešnost uvedbe. Primarni cilj modela je, da pomaga partnerjem uspešno izvesti projekt uvedbe in tako povečati zadovoljstvo strank ter zadovoljstvo partnerjev ob uspešno končanem projektu uvedbe. Model Metodologije Microsoft Dynamics Sure Step je sestavljen iz šestih faz: Diagnosticiranje (angl. diagnostic) Analiziranje (angl. analysis) Načrtovanje (angl. design) Razvoj (angl. development) Namestitev (angl. deployment) Uporaba (angl. operation) Vključuje tudi dve dodatni fazi, ki jih uporabimo po zagonu v živo v produkcijskem okolju: Optimizacija (angl. optimization) Nadgradnja (angl. upgrade) Vsaka posamezna faza metodologije Microsoft Dynamics Sure Step je sestavljena iz več različnih aktivnosti in opravil, kar nazorno prikazuje diagram posameznih faz in opravil na sliki 6. Vsaka posamezna faza znotraj metodologije Microsoft Dynamics Sure Step, razen faza uporaba (angl. operation), se začne z aktivnostjo planiranja. Ta aktivnost je sestavljena iz opravil in rezultat te aktivnosti je plan za delo v fazi. Načrtovanje opravil vključuje: pregled rezultatov prejšnje faze; 33

34 določitev virov; časovni plan aktivnosti; določitev pooblastil, kdo lahko sprejema odločitve v teku faze. Metodologija določa zahteve, ki morajo biti izpolnjene preden začnemo z delom katerekoli aktivnosti ali opravila. V nadaljevanju bomo na kratko opisali vsako posamezno fazo znotraj Microsoft Dynamics Sure Step metodologije. Faza diagnoze. Na začetku te faze se najprej izvede prehod iz prodajne metodologije v metodologijo uvedbe. Ta faza je sestavljena iz podrobnega planiranja in podrobne analize poslovnih procesov kupca in infrastrukture. Cilj te faze je, da zberemo informacije, ki določajo podroben obseg projekta in so osnova za pripravo ponudbe za izvedbo ostalih faz uvedbe projekta. V podrobni analizi projektni tim določi, ali je potrebna še podrobnejša analiza poslovnih procesov. Ključna aktivnost te faze je izdelava osnutka projektnega plana, ki bo vodilo za preostalo izvedbo projekta uvedbe. Na osnovi rezultatov te faze se kupec odloči ali bo sprejel oziroma zavrnil projektno ponudbo. Aktivnosti, ki sestavljajo fazo diagnoze so: priprava na diagnozo, podrobna analiza poslovnih procesov, podrobna analiza izbranih poslovnih procesov, obseg projekta, analiza infrastrukture, projektno planiranje in priprava predloga ponudbe. Faza analize. Aktivnosti faze analize pomagajo izpostaviti odločitve, ki jih mora sprejeti kupec in bodo v pomoč pri uvedbi. Ta faza je podobna fazi diagnoze in vključuje določitev in dokumentiranje obstoječih poslovnih procesov, opis izboljšav poslovnih procesov ter opis potrebnih modifikacij oziroma sprememb sistema, ki bi podpirale izboljšane poslovne procese. Analiziranje v tej fazi je podrobnejše kot je bilo v fazi diagnoze. V tej fazi lahko zberemo še dodatne informacije za vsa področja v obsegu projekta in tako določimo rešitev, ki bo zadovoljila vse potrebe kupca. Na koncu te faze bo kupec dobro razumel predlagano uvedbo, saj ta faza vključuje podroben finančni plan projekta, rezultate in pomembne mejnike. Ta faza je sestavljena iz naslednjih aktivnosti: načrtovanje, učenje, prenos podatkov, podrobnejše analize poslovnih procesov, dokumentirane in predstavljene funkcijske zahteve in management ponudbe. Faza načrtovanja. Na osnovi rezultatov iz faze analize je ta faza sestavljena iz določitve načrta celotne faze uvedbe projekta in potreb načrtovane rešitve s specifičnimi prilagoditvami, integracijami in migracijo podatkov, da bo zadostila poslovnim zahtevam, ki so bile opredeljene v prejšnji fazi. Ključni rezultat te faze je podroben načrt specifikacij in zahtev ter podroben načrt tehničnih specifikacij. Te zahteve bodo osnova za razvojne aktivnosti v naslednji fazi. Aktivnosti, iz katerih je sestavljena ta faza so: načrtovanje, načrt migracij podatkov, načrt specifikacij, načrt tehničnih specifikacij in management ponudbe. Faza razvoja. Osnovni namen te faze je razvoj prilagoditev, integracije in procesa migracije podatkov, ki so določeni v prejšnji fazi. Osnovni rezultat je končana in dobro 34

35 testirana prilagoditev, poročila, integracija in vsi programi, ki so potrebni za migracijo podatkov in procesov. Vsaka komponenta, ki je razvita v tej fazi, mora biti testirana in verificirana, da deluje tako kot je določeno v funkcijskih zahtevah, specifikacijah načrta in testnih kriterijih. Pomembna lastnost te faze je razvoj aktivnosti, kot so posamezna funkcionalnost, integracija ali migracija podatkov, se lahko izvaja sočasno v tej fazi. To je odvisno pod velikosti in kompleksnosti projekta in števila virov, ki so na voljo za delo na posamezni komponenti. Ta faza je sestavljena iz aktivnosti, kot so: planiranje, nastavitev delovnega okolja, razvoja in testiranja kupca ter njegovo sprejetje. Faza namestitve. Temeljni rezultat te faze je delovanje sistema, kot smo ga opredelili v fazi načrtovanja. Aktivnosti v tej fazi se nanašajo na pripravo infrastrukture, okolja aplikacije in končnih uporabnikov. Aktivnosti te faze so: priprava plana Zagon v živo, priprava plana testiranja sistema in plana učenja končnih uporabnikov, prilagoditev testnega okolja in produkcijskega okolja, testiranje zmogljivosti sistema in testiranje obremenitve s podatki kupca, priprava in izvedba izobraževanja za končne uporabnike, prenos vseh podatkov in vrednotenje ter zaključek vseh aktivnosti za zagon v živo. Faza uporabe. Osnovni namen te faze je tehnična in funkcionalna pomoč oziroma podpora kupcem v začetnem obdobju po zagonu v živo. Na koncu te faze predamo projekt kupcu in mu predlagamo možnost zagotavljanja nadaljnje podpore in vzdrževalne pogodbe. Aktivnosti te faze so: zaključek projekta, podpora po zagonu v živo, podpis prevzemne pogodbe, pregled projekta, nadaljnja podpora produkta, možnost vzdrževalne pogodbe. Faza optimizacije. Ta faza se nanaša na urejanje aktivnosti po zagonu v živo. Ta faza omogoča, da vzdržujemo medsebojni odnos s kupcem pri novih projektih uvedbe ali pri zagotavljanju storitev z novim kupcem. Namen te faze je pregled obstoječe uvedbe produkta in prilagoditev poslovnih procesov in zmogljivosti s dodatnim konfiguriranjem za boljšo učinkovitost uvedene rešitve. Faza optimizacije zrcali celoten proces uvedbe, saj vključuje večino enakih aktivnosti in opravil. Ta faza vključuje naslednje aktivnosti: analiziranje (zbiranje informacij o procesu, konfiguraciji in zmogljivosti), ponudba obsega dela in delo na povečani zmogljivosti in optimizaciji, Faza nadgradnje. Tudi ta faza se nanaša na urejanje aktivnosti po zagonu v živo. Namen te faze je nadgradnja kupca z novo verzijo Microsoft Dynamics produkta. Ta projekt nadgradnje ni mišljen kot namestitev popravkov. Podobno kot faza optimizacije je faza nadgradnje sestavljena iz več podobnih aktivnosti, ki so zajete v celotnem projektu uvedbe. To vključuje analizo, načrtovanje, testiranje in nadgraditev kupčevega produktnega okolja. V analizi te faze ugotovimo kompleksnost potreb nadgradnje. Začne se kot v fazi diagnoze. Aktivnosti faze nadgradnje so: analiza, načrtovanje, nastavitev nadgradnje, testiranje, zagon v živo in delovanje. 35

36 3.2 Predstavitev rešitve SAP ERP Predstavitev podjetja SAP AG 5 Podjetje SAP AG je največje evropsko podjetje, ki ponuja različne programske rešitve za podjetja. Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1972 v majhnem nemškem mestecu Mannheim, kot družba z omejeno odgovornostjo, s strani petih nekdanjih IBM-ovih tehnologov, ki so razvili prvotno zamisel o podjetju ter ga poimenovali kot Systemanalyse und Produktentwicklung ali po angleško System Analysis and Program Development. Kasneje, v letu 1976 so podjetje preimenovali v System Applications and Products in Data Processing s kratico SAP, kot jo poznamo danes. Leta 1977 je podjetje preselilo svoj sedež iz Mannheima v Walldorf. Vizija petih tehnologov, ki so ustanovili podjetje je bila, razviti programski paket, ki bi lahko integriral poslovne rešitve ter zagotavljal boljši in učinkovitejši pretok informacij. Skušali so izdelati programsko rešitev, ki bi v celoti podpirala informacijske potrebe podjetja in s tem zmanjšala redundantnost in izboljšala konsistentnost podatkov, kar bi rešilo enotno podatkovno okolje z modularno zgradbo. Ta rešitev naj bi imela enotno strukturo ter uporabniški vmesnik. Uporabljena naj bi bila za več različnih panog ter podprta v različnih jezikih. Slika 7: Logotip podjetja SAP AG Vir: Spletna stran SAP Slovenija, 2009 Podjetje ima danes več kot 12 milijonov uporabnikov, preko različnih partnerjev ter s več kot 30 odstotnim tržnim deležem predstavlja največjo svetovno korporacijo, ki ponuja celovite informacijske rešitve ter je peti največji ponudnik programske opreme na svetu. Podjetje zaposluje preko ljudi v več kot 50-ih državah sveta v katerih ima podjetje svoje podružnice. Leta 1988 je podjetje postalo delniška družba ter se preimenovalo v podjetje SAP AG. Od takrat delnice podjetja SAP AG kotirajo na različnih svetovnih borzah, pod imenom SAP. Podjetje SAP je najbolj poznano po SAP ERP rešitvah in programski opremi, ki jo razvija in prodaja. Izredno je razširilo obseg svojih aplikacij, na ta način, da je prešlo iz ponujanja ERP aplikacij na rešitve, ki podpirajo širok spekter procesov v podjetju. S tem je podjetje doseglo največji preboj pri razvoju rešitev, ki upravljajo celotna sredstva podjetja. 5 Povzeto po različnih virih: (Badovinac, 2005), (Larocca, 2002), (SAP AG, 2009), (Free Encyclopedia, SAP AG, 2009), (SAP Slovenija, 2009), (Free Encyclopedia, SAP R/3, 2009). 36

37 Podjetje SAP danes ponuja različne rešitve in poslovne aplikacije, ki omogočajo lažje upravljanje procesov znotraj podjetja. Te poslovne aplikacije podpirajo: Management oskrbovalne verige (SCM- Supply Chain Management) Korporacijski performančni management (CPM-Corporate Performance Management) Management odnosov z odjemalci (CRM- Customer Relatoinship Management) Poslovanje z osnovnimi sredstvi (EAM- Enterprise Asset Management) Poslovanje z dobavitelji (SRM- Supplier Relationship Management) Oblikovanje življenjskega cikla proizvoda (PLM- Product Lifecycle Management) Podjetje SAP AG je vodilni evropski in svetovni ponudnik poslovnih informacijskih rešitev. Njihova programska oprema in rešitve so oblikovane tako, da najbolje zadovoljujejo zahteve in potrebe velikih podjetij, vendar razvijajo tudi rešitve, ki bi zadovoljevale zahteve in potrebe srednje velikih in manjših podjetij. SAP ponuja za velika in srednje velika podjetja več različnih specifičnih panožnih rešitev, ki so združene v poslovno aplikacijsko platformo mysap Buisness Suite. Te poslovne aplikacije pokrivajo panožno specifične poslovne procese. Vse rešitve, ki so združene v platformi mysap Buisness Suite potekajo na tehnološki platformi SAPNetWeaver. Podjetje SAP ponuja svoje rešitve tudi manjšim in srednje velikim podjetjem. Pri tem gre predvsem za rešitev SAP All-in-One Solutions, ki podpira različne poslovne procese in specifične panožne potrebe. Podjetje ponuja rešitve v več kot 25 različnih panogah Opis in predstavitev rešitve SAP ERP 6 Podjetje SAP je v letu 1973 na trgu predstavilo svoj prvi izdelek, programski paket, ki je bil namenjen predvsem finančnemu računovodstvu. Prvotni paket so poimenovali z kratico R/1, pri čemer»r«pomeni pretok informacij v realnem času (real-time data processing). Ta paket je predstavljal začetek oziroma osnovo za razvoj podjetja na katerem je le-to nadaljevalo razvoj in gradnjo ostalih paketov in rešitev. Leta 1979 je podjetje razvilo in predstavilo naslednji paket, ki so ga poimenovali z R/2. Ta paket povzame vse dobre lastnosti in funkcionalnosti predhodne rešitve ter vključuje dodatne inovacije in značilnosti. Rešitev R/2 je predstavljala prvo generacijo SAP-ovih ERP rešitev ter je bila ena izmed dveh osnovnih modelov, ki ju je SAP ponujal svojim kupcem. R/2 je paket programskih modulov, ki se je uporabljal predvsem na velikih omrežnih računalnikih in je vseboval možnost izbire različnih jezikov in valut. Zanj so kot razvojno okolje najprej uporabljali jezik druge generacije imenovan Assember, kasneje pa lastno razvito programsko okolje ABAP/4 7. SAP to rešitev počasi opušča. V letu 1992 je podjetje na trgu predstavilo naslednika paketa R/2. Naslednjo različico svoje rešitve je podjetje poimenovalo s kratico R/3. Ta rešitev oziroma programska oprema 6 Povzeto po različnih virih: (SAP AG, 2009), (SAP Slovenija, 2009), (Free Encyclopedia, SAP R/3, 2009). 7 Jezik četrte generacije, ki ga je razvilo podjetje SAP AG (angl. Advanced Business Application Programming). 37

38 temelji na moderni tehnologiji odjemalec/strežnik in je po vsebini popolnoma enaka paketu R/2 z manjšimi spremembami. V letu 2005 so rešitev R/3 preimenovali v SAP ERP. V nadaljevanju se bomo osredotočili predvsem na podroben opis in predstavitev rešitve SAP ERP oziroma predhodno imenovane rešitve R/3. SAP-ova najbolj razširjena rešitev je SAP R/3, ki je primerna predvsem za večja podjetja in sodi med vodilne ERP rešitve na svetu. Gre za celovit informacijski sistem, ki je zasnovan tako, da usklajuje vse vire, informacije in dejavnosti znotraj podjetja, ki so potrebne za uspešno in kakovostno delovanje poslovnih procesov ter omogoča lažje poslovanje podjetja oziroma organizacije. Obstaja več različic rešitve R/3, ki so se razvijale skozi zgodovino ter sledile razvoju in potrebam podjetij v današnjem času. Rešitev SAP ERP spada v družino produktov imenovano»sap Business Suite,«v kateri so zraven te rešitve še (SAP Slovenija, 2009): Rešitev SAP za upravljanje oskrbnih verig (angl. Supply Chain Management) Rešitev SAP za upravljanje odnosov s strankami (angl. Customer Relationship Management) Rešitev SAP za upravljanje življenjskega cikla izdelkov (angl. Product Lifecycle Management) Rešitev SAP za upravljanje odnosov z dobavitelji (angl. Supplier Relationship Management) SAP ERP ponuja zaključeno funkcionalnost za analitiko, finance, upravljanje kadrov, operativo in storitve. Poleg tega zadovoljuje izzive poslovodenja, kot so administracija, upravljanje podatkov, prilagajanje in upravljanje spletnih storitev. Vse je podprto s tehnološko platformo SAP NetWeaver (SAP Slovenija, 2009). Rešitev SAP ERP je nastala iz štirih osnovnih rešitev, ki skupaj predstavljajo močno osnovo ERP-ja (SAP Slovenija, 2009): SAP ERP Financials SAP ERP Human Capital Management SAP ERP Operations SAP ERP Corporate Services SAP R/3 je integrirana, odjemalec/strežnik programska aplikacija. Ima številne posebnosti, ki zagotavljajo centralizirano podatkovno bazo in povezane funkcije poročanja ter planiranja, ki nastanejo iz take integracije (Bancoft, Seip, Sprengel, 2001, 14). Izraz R/3 pomeni Runtime Sistem Three in zagotavlja komplet poslovnih aplikacij, ki so oblikovane za okolje odjemalec/strežnik. R/3 se je razvil iz prvotne SAP R/2 programske opreme. Arhitektura R/3 omogoča porazdelitev delovnega bremena na številne osebne računalnike, ki so medsebojno povezani z omrežjem. SAP R/3 je oblikovan tako, da 38

39 porazdeli uporabniški vmesnik, aplikacijsko programsko opremo in podatkovno bazo na več različnih računalnikov (Zalar, 2006, 25). SAP R/3 je programska rešitev za integriran poslovno-informacijski sistem z bogato funkcionalnostjo, za zagotavljanje urejene preglednosti nad operacijskimi podatki in informacijami o poslovanju celotnega podjetja. Združuje operativne podatke v vodstvene informacije za podporo odločanja pri nadzoru in vodenje kritičnih dejavnikov uspeha na vseh nivojih podjetja. S sistemov R/3 je podjetjem zagotovljen informacijski sistem z možnostjo širitve in povezovanja z drugimi rešitvami. S svojo obsežno funkcionalnostjo in hkrati z možnostjo njenega izbora je SAP R/3 primerna rešitev za velika, srednja in majhna podjetja. Omogoča obvladovanje vseh poslovnih procesov tako v podjetju, kakor tudi na področju njegovega povezovanja z okoljem (Slatinek, 2004, 12). Rešitev SAP ERP je odprt programski sistem, ki deluje v okolju odjemalec/strežnik. Rešitev je osnovana tako, da zagotavlja komplet poslovnih aplikacij in zajema celoten komplet različnih aplikacijskih funkcionalnih modulov. Arhitektura rešitve SAP R/3 je tri nivojska, ki vsebuje aplikacijske strežnike, podatkovne strežnike ter osebne računalnike z grafičnim uporabniškim vmesnikom. Jedro tega sistema predstavlja podatkovni strežnik na katerem so shranjeni vsi podatki, šifranti, programi ter nastavitve, ki omogočajo, da sistem pravilno deluje. Drug nivo predstavljajo aplikativni strežniki, ki so povezani s podatkovnim strežnikom ter imajo neomejen dostop do njegovih funkcionalnosti. Na aplikacijskem strežniku je osnovni sistem rešitve SAP R/3, ki je napisan v podatkovnem jeziku četrte generacije, ki ga je razvilo podjetje SAP in se imenuje ABAP/4. Aplikativni strežnik je odgovoren za administrativne funkcije sistema. Tretji nivo predstavljajo različni osebni računalniki oziroma odjemalci preko katerih različni uporabniki dostopajo do različnih programskih rešitev, ki so nameščene na aplikativnem strežniku ter do podatkov in šifrantov, ki so nameščeni na podatkovnem strežniku. Slika 8: Trinivijska arhitektura odjemalec/strežnik Vir: Bancoft, Seip, Sprengel, 2001, 20 39

40 Značilnosti sistema oziroma ERP rešitve SAP R/3 so naslednje: Sistem je zgrajen kot odprt celovit sistem, kar omogoča povezovanje in integracijo z ostalimi programskimi rešitvami in sistemi. Vsebuje prav tako določene vmesnike, ki omogočajo povezavo preko svetovnega spleta in tako omogoča poslovanje preko spleta ter poslovanje s pomočjo intranet omrežij. Rešitev je zgrajena kot ena podatkovna baza oziroma kot en celovit sistem, ki deluje integrirano, povezano. Takšen sistem omogoča, da so vsi poslovni procesi in funkcije znotraj organizacije medsebojno logično povezane in razporejene znotraj celotnega podjetja. Povezanost med poslovnimi funkcijami v podjetju pa uporabnikom omogoča, da podatke v poslovnem procesu vnesejo zgolj enkrat, kasneje pa jih sistem avtomatsko posodablja in ureja podatke ter različne funkcije. To omogoča lažje in učinkovitejše poslovanje. Sistem temelji na konceptu odjemalec/strežnik, kjer odjemalec zahteva določene informacije od strežnika. Ta zahteva odjemalca potuje po omrežju proti strežniku, katerega naloga je, da se venomer odzove na vse zahteve iz strani odjemalca. Kot odjemalec so mišljeni predvsem določeni terminali oziroma določene aplikacije na namizju osebnih računalnikov, s katerimi upravljajo končni uporabniki. Rešitev temelji na relacijski bazi podatkov, ki ima strukturo zgrajeno iz tabel. Te tabele vsebujejo različne tipe informacij in lahko vzdržujejo podatke ter izvršujejo nadzorne funkcije. Znotraj sistema se izvajajo določene transakcije, ki predstavljajo katerikoli logičen proces znotraj sistema. Rešitev bi lahko iz tega razloga definirali kot neodvisno transakcijsko enoto. Rešitev je zgrajena na ABAP/4 razvojnem delovnem okolju. Gre za jezik četrte generacije, ki ga je podjetje SAP samo razvilo ter za aplikacijsko razvojno orodje, ki zajema odlagališče, urejevalnik, slovar, različna orodja za testiranje, reševanje napak ter optimizacijo delovanja. Rešitev SAP R/3 je modularno zasnovana rešitev, sestavljena iz več različnih funkcijskih modulov, ki zajemajo in urejajo različna mesta znotraj podjetja oziroma organizacije. Različni funkcijski moduli iz katerih je zasnovana ta ERP rešitev so medsebojno ustrezno povezani in se medsebojno dopolnjujejo ter so zasnovani in izdelani po metodi najboljše prakse. Moduli so zasnovani tako, da kar se da najbolje pokrivajo vse funkcije, ki jih podjetje izvaja znotraj organizacije. Posamezni funkcijski moduli iz katerih je zgrajena celovita informacijska rešitev SAP R/3 se delijo na podmodule ter so razdeljeni v štiri večja funkcijska področja, in sicer na bazno, finančno, logistično ter kadrovsko področje, kar je razvidno iz slike 9 na naslednji strani. 40

41 SAP R/3 je modularno sestavljena rešitev, ki jo sestavljajo naslednji moduli (Bobek, Sternad 2007b): Prodaja in trženje (SD- Sales and distribution) Finančno računovodstvo (FI- Financial accounting) Kontroling (CO- Controlling) Kontroling podjetja (EC- Enterprise controlling) Upravljanje investicij (IM- Investment management) Zakladništvo (TR- Treasury) Upravljanje kadrov (HR- Human resources) Materialno poslovanje (MM- Material management) Načrtovanje proizvodnje (PP- Production planning) Upravljanje kakovosti (QM- Quality management) Vzdrževanje (PM- Plamt maintennace) Projektni management (PS- Project system) Slika 9: Grafični prikaz vseh modulov rešitve SAP ERP (R/3) Vir: Hernandez, 2000, 13 Modularnost sistema omogoča, da se podjetje lahko samo odloči ali bo rešitev uvedlo v podjetje postopno, vsak posamezen modul ali pa se bo odločilo za enkratno uvedbo vseh modulov naenkrat. Rešitev SAP R/3 oziroma SAP ERP podjetja uvajajo s pomočjo metodologije ASAP, ki jo je podjetje SAP razvilo kot pomoč uvedbi njegovih produktov in rešitev. Podrobnosti o metodologiji ASAP bomo predstavili v naslednjem poglavju diplomske naloge. 41

42 3.2.3 Metodologija ASAP 8 Implementacija sistema SAP R/3 v podjetje predstavlja izredno velik izziv tako za podjetje kot za njegove zaposlene. Iz tega razloga je podjetje SAP razvilo posebno metodologijo oziroma orodje za implementacijo rešitve imenovano ASAP ali metodologija pospešenega SAP-a, s katerim si lahko zelo olajšamo prehod iz starega sistema na novo rešitev. Gre namreč za orodje, ki je lahko podjetjem v veliko pomoč pri oblikovanju najbolj primernega in učinkovitega načina uvedbe oziroma implementacije ERP rešitve SAP R/3 v organizacijo oziroma podjetje. Cilj te metodologije je učinkovita optimizacija časa, kakovost in učinkovita izraba virov. Podjetja se največkrat odločajo med dvema metodologijama, katerih namen je olajšati proces uvedbe nove rešitve v podjetje. Ti metodologiji sta: standardna metodologija uvedbe rešitve, kjer gre za SAP-ov postopkovni model uvedbe ter metodologija pospešenega SAP-a ali ASAP metodologija. Standardna metodologija je sestavljena iz štirih faz (Bancoft, Seip, Sprengel, 2001, 43): organizacijski in konceptualni dizajn; podoben dizajn in uvajanje; priprava na proizvodnjo; proizvodne operacije. ASAP metodologija je sestavljena iz petih faz (Larocca, 2002, 94): priprava projekta (angl. project preparation); poslovni načrt (angl. business blueprint); realizacija (angl. realization); končna priprava (angl. final preparation); zagon v živo (angl. go-live and support). Standardna metodologija zahteva veliko analiz in časa, saj se skuša sistem v veliki meri prilagoditi dosedanjim poslovnim procesom. Tu se pokažejo slabe strani standardne implementacije. V večini primerov gre za prekoračitev predvidenega časa in stroškov uvajanja. Kot odgovor na to je SAP razvil metodologijo ASAP, ki skuša te slabosti odpraviti (Badovinac, 2005, 33). V nadaljevanju je tabela, s pomočjo katere bomo prikazali primerjavo med standardno metodologijo uvedbe ter metodologijo pospešenega SAP-a ali ASAP metodologijo po določenih kriterijih in dejavnikih, ki so pomembni in potrebni za uvedbo ERP rešitve v podjetje. 8 Angl. Accelerated SAP ali metodologija pospešenega SAP-a. 42

43 Tabela 4: Primerjava med Standardno metodologijo in ASAP metodologijo ASAP METODOLOGIJA Standardna metodologija Časovni okvir Hitra implementacija Počasna implementacija. Prenova poslovnih Temelji na podrobnih Brez podrobnih analiz procesov analizah Implementacija Večja Manjša Konfiguracija Osredotočena in omejena, Obširna, veliko sodelovanja večino opravijo svetovalci zaposlenih Nadgradnja Manj testiranj, saj se izvorna Več testiranj, saj se izvorna koda minimalno spremeni koda bolj spremeni Stroški Nizki Visoki Dokumentacija Minimalna Obširna Stopnja programiranja Minimalna Obširna zaradi prekomernih zahtev Število svetovalcev Relativno malo Velik team strokovnjakov Preobrat zaposlenih Zaradi manj znanja, pridobljenega med uvajanjem, je manjši Zaradi obsežnega znanja, ki lahko vpliva na boljše delo, je večji Prenos znanja na zaposlene Vir: Khan, 2002, 50 Zaradi hitrosti implementacije projekta in pomanjkanja časa svetovalcev je majhen Zaradi postopnega konfiguriranja s sodelovanjem z zaposlenimi je velik Metodologijo ASAP je podjetje SAP razvilo v letu 1996 in je zgrajena tako, da nas pelje skozi proces vpeljave sistema v vsa funkcionalna področja organizacije. ASAP optimizira čas, kakovost in učinkovitost porabe vseh virov pri vpeljavi. Poleg hitre in kakovostne vpeljave R/3 sistema, nam ASAP predstavlja dobro in zdravo osnovo za spremembe in nadaljnje izboljšave sistema v prihodnosti. Metodologija se torej ne ozira le po goli vpeljavi sistema, ampak podpira aktivnosti znotraj celotnega življenjskega cikla sistema. ASAP metodologija je zasnovana na principu zemljevida: faze, aktivnosti in naloge si sledijo po točno določenem zaporedju, katerih izvajanje nas pripelje na cilj, ki ga predstavlja delujoči sistem SAP R/3 (Sternad idr., 2007, 38). Po Khanu (2002, 22) so glavne značilnosti ASAP metodologije naslednje: optimizacija časa, kakovosti in virov; zagotovljena najboljša praksa (angl. best practice); zagotavlja procesno usmerjeni zemljevid (angl. ASAP roadmap); določi stroške uvajanja in načrt dela; vsebuje poslovne procese, orodje, izobraževanje in načrt dela; zagotavlja podrobno pomoč med uvajalnimi fazami; vsebuje kontrolne sezname, vprašalnike in tehnične vidike; 43

44 podpira nadaljnje izboljševanje. ASAP zemljevid je podroben projektni načrt uvajanja SAP R/3 modulov. Gre za načrt korakov s podrobnimi opisi o tem, kaj, zakaj in kako se določene aktivnosti izvajajo in kdo to počne. Ponuja torej opis vseh procesov, orodij, pripomočkov za šolanje, ostalih storitev in dokumentacije, ki je potrebna in uporabna za izvedbo določenih aktivnosti. Projektnemu managerju prav tako nudi podporo pri potrebnih tehničnih odločitvah. Kot smo že zgoraj omenili metodologijo ASAP sestavlja pet faz kar je v nadaljevanju dobro razvidno iz slike, na katerem je prikazan ASAP zemljevid (angl. ASAP roadmap) (Badovinac, 2005, 34). Slika 10: Zemljevid implementacije rešitve po ASAP metodologiji Vir: Spletna stran FAQs Proces uvajanja ERP rešitve SAP ERP po metodi ASAP predstavlja zelo zahteven in težaven projekt, ki ga razdelimo na pet faz. Posamezne faze so nazorno prikazane na zgornji sliki, ki prikazuje zemljevid implementacije rešitve po ASAP metodologiji. Zemljevid ASAP metodologije pomaga pri uvajanju celovite informacijske rešitve ter skrbi za nenehne izboljšave SAP sistema. V nadaljevanju bomo na kratko opisali vsako posamezno fazo iz katerih je ASAP metodologija sestavljena. Priprava projekta (angl. project preparation) - Ta faza uvedbe se začne takoj, ko se organizacija dokončno odloči za uvedbo rešitve v svoje podjetje. Faza se začne z pridobivanjem vseh potrebnih podatkov in virov ter drugih potrebnih komponent za implementacijo oziroma uvedbo sistema v organizacijo. Predpogoj, da do te faze uvedbe sploh pride je potrebna organizacijska pripravljenost in soglasje vseh ključnih članov uprave s prenovo poslovnih procesov v organizaciji. V tej fazi mora projektna skupina, ki jo določi podjetje pripraviti vso potrebno dokumentacijo, ki kaže na nedvomno vpeljavo novega sistema v podjetje, kamor spadajo projektna organizacija, listina projekta, določitev standardov in postopkov delovanja na projektu ter projektni plan. Ta faza je torej namenjena pripravi začetnih pogojev za uspešno organizacijo in uvedbo projekta. Mejniki, ki jih je potrebno doseči in zaključiti v tej fazi so: podpora s strani vodstva, kjer gre za popolno strinjanje in sodelovanje ljudi s projektom, ki v podjetju odločajo; jasno zastavljeni cilji projekta, ki morajo biti jedrnati in povsem razločno določeni in definirani pred začetkom druge faze; učinkovit proces odločanja, saj morajo biti odgovornosti in 44

45 naloge posameznikov pred pričetkom uvedbe jasno določeni, da lahko dovolj hitro in uspešno reagirajo na spremembe; ustrezno okolje za spremembo in prenovo procesov ter predstavnik in usposobljen tim, ki mora zrcaliti podobo organizacije in mora biti sestavljen iz predstavnikov vodstvenih kadrov, informatikov ter končnih uporabnikov rešitve. V tej fazi se izvede tudi začetno izobraževanje za člane projektnega tima, da spoznajo celotno arhitekturo rešitve, njeno terminologijo ter posamezne mejnike uvajanja rešitve v podjetje (Badovinac, 2005, 34). Poslovni načrt (angl. business blueprint) - Z vidika vpeljave SAP/R3 po ASAP metodologiji je ta faza najpomembnejša, saj se skupaj s ključnimi osebami v podjetju (projektna skupina) opredeli obseg poslovanja do najnižjega nivoja oziroma procesa. Projektna skupina skuša s pomočjo vprašalnikov in intervjujev s svetovalci zbrati čim bolj relevantne podatke o poslovanju podjetja. V tej fazi se torej na osnovi analiziranja poslovanja, intervjujev in principov najboljše prakse določijo cilji in obseg dela. Do konca druge faze projektni team pripravi podroben načrt v pisni obliki, tako imenovani blueprint. Gre za vizualno predstavitev podjetja. Dokument prav tako vsebuje obstoječo in bodočo funkcionalnost poslovnih procesov, sam obseg implementacije, organizacijsko strukturo, odločeno funkcionalnost, praznine, morebitna tveganja in drugo (Sternad, 2003, 523). Člani projektnega tima v tej fazi spoznavajo poslovne procese in module rešitve, ki jih bodo tekom uvajanja vpeljali v podjetje. V to fazo poslovnega načrta sodi tudi prilagoditev specifičnih potreb, ki jih ima podjetje. To prilagoditev opravijo SAP-ovi strokovnjaki, ki poskrbijo za funkcionalnost poslovno- informacijskega sistema. Skoraj nemogoče namreč je, da bi osnovni oziroma referenčni model, ki ga ima podjetje SAP v celoti zadovoljeval potrebe podjetja, zato je potrebno obdržati in razviti zunanje računalniške sisteme. Te sisteme opredelimo in dokumentiramo prav tako kot vmesnike, ki bodo služili za povezavo SAP sistema z zunanjimi sistemi (Bakija, 2001, 6). Realizacija (angl. realization) - Ta faza realizacije predstavlja najobsežnejši del vpeljave SAP R/3 sistema. Namen je vpeljava vseh potreb, zahtev in želja (tako s procesnega kot ekonomskega vidika), ki smo jih zapisali in določili v načrtu poslovanja. Cilji so dokončana vpeljava sistema, izvedba potrebnega testiranja sistema in priprava sistema za produkcijsko delovanje. V tej fazi projektna skupina pridobi ključna znanja za upravljanje in administriranje sistema (Bakija, 2001, 7). Gre za oblikovanje sistema skladno z zahtevami podjetja. Vse to se odvija v treh korakih: konfiguriranje, testiranje in analiziranje. V prvem koraku svetovalci prilagodijo osnovni poslovni model, ki se zaključi s prvim integracijskim testom. V drugem koraku se dokonča prilagajanje celotnega poslovnega modela. Najprej prilagodijo izjemne in nepokrite zahteve, ki jih testiramo in analiziramo. Kasneje sledi testiranje enot, ki jih testiramo s pomočjo poslovnih scenarijev. Te korake ponavljamo, dokler je to potrebno. V tej fazi se prenesejo tudi vsi podatki o kupcih in dobaviteljih ter ostali statični podatki. Znotraj te faze poteka tudi izobraževanje tehničnega dela projektne skupine iz razvojnega okolja ABAP kar omogoča nadaljnjo samostojno upravljanje vzpostavljenega sistema. 45

46 Končna priprava (angl. final preparation) - V četrti fazi opravimo končne priprave pred delovanjem v živo. Glavne naloge te faze so v izobraževanju končnih uporabnikov, priprave na upravljanje s sistemom in aktivnosti za prehod v živo. Tu je potrebno odpraviti vsa vprašanja in nejasnosti glede sistema. Prav tako se pripravi podroben načrt za zagon v živo, ki vsebuje glavne aktivnosti in opravila, mejnike, zaporedja nalaganja podatkov, zadolžitve posameznih oseb in relacije med podatki (Sternad, 2003, 525). Znotraj te faze se izvajajo vsa podrobna testiranja rešitve, saj podrobno testirajo obseg rešitve, obremenitev in integracija s pomočjo katere ugotovijo in zagotovijo točnost vnesenih podatkov ter stabilnost nove rešitve. V tej fazi izvedejo prenos vseh podatkov iz starega sistema na novo rešitev ter načrtujejo strategijo pete faze, kako izvesti in speljati prehod v živo. Zagon v živo (angl. go-live and support) - V tej fazi bi moralo biti že popolnoma vse pripravljeno za zagon na novo uvedene rešitve. Gre za najlažjo fazo uvedbe rešitve po metodologiji ASAP ter s tem najlažji del projekta. Preden preklopimo na nov sistem, moramo še zadnjič pregledati zadolžitve: ali so vsi procesi podprti, ali je prenos podatkov končan, ali so vsi vmesniki narejeni, je bil celoten (integracijski) test uspešno izveden, so kritična poslovna poročila in obrazci pripravljeni, itd. Prav tako je treba zagotoviti operativno pomoč ali podporo, ki mora biti na dan zagona v živo dobro organizirana, saj se največ klicev zgodi ob zagonu v živo. Klici se nanašajo predvsem na avtorizacijo. Po zagonu v živo pa je treba načrtno izboljševati sistem prilagoditve, periodične izdaje in popravke programa SAP (Sternad, 2003, 525). 46

47 4 PRIMERJAVA ERP REŠITEV MICROSOFT DYNAMICS NAV IN SAP-A ERP rešitve različnih ponudnikov so si po določenih značilnostih, namenu uporabe ter funkcionalnostih zelo podobne. Glavna značilnost celovitih informacijskih rešitev je, da povezujejo celoten proces poslovanja znotraj organizacije ter na ta način predstavljajo kvalitetno in učinkovito podporo poslovnim procesom. Iz tega torej lahko sklepamo, da ERP rešitve pomembno vplivajo na delovanje in uspešnost podjetij, ki imajo te sisteme uvedene v poslovanje podjetja. Celovite informacijske rešitve predstavljajo temelj poslovanja podjetij v današnjem času, saj omogočajo povezano delovanje med različnimi funkcijami v podjetju in lahek prenos podatkov in informacij med njimi. Vse te funkcionalnosti ERP rešitev omogočajo, da lahko delavci v teh podjetjih lažje, brez težav in veliko kvalitetnejše opravljajo svoje delo, saj veliko lažje dostopajo do informacij in podatkov potrebnih za uspešno in kakovostno poslovanje. Se pa celovite informacijske rešitve različnih proizvajalcev oziroma ponudnikov teh rešitev med seboj tudi razlikujejo po svojih značilnostih, načinu razvoja, postopku uvedbe ter drugih lastnostih, ki jih imajo posamezne rešitve. V tem poglavju bomo podrobneje predstavili kakšne so podobnosti in razlike med dvema največjima in najbolj razširjenima celovitima rešitvama, ki smo ju v prejšnjem sklopu podrobneje predstavili. Kot je mogoče razbrati gre za podrobno primerjavo med celovito informacijsko rešitvijo MS Dynamics NAV in SAP ERP oziroma R/3. Gre za dve zelo razširjeni in kompleksni celoviti informacijski rešitvi dveh največjih ponudnikov teh rešitev in sicer podjetij SAP AG in Microsofta. Najprej bomo primerjali rešitvi glede na posamezne značilnosti, ki jih imata ter predstavili podobnosti in razlike med njima, v nadaljevanju pa bo primerjava temeljila na telefonski raziskavi o poslovni produktivnosti pri končnih uporabnikih ERP rešitev SAP-a in Microsofta, ki ga je v letu 2007 opravilo mednarodno svetovalno podjetje Keystone Strategy. V nadaljevanju tega poglavja prikazujemo tabelo, ki ponazarja primerjavo med izbranima ERP rešitvama SAP ERP in Microsoft Dynamics NAV po posameznih dejavnikih in značilnostih po katerih ju bomo primerjali. Pod tabelo je v posameznih odstavkih podroben opis predstavljenih kriterijev in dejavnikov, ki so ponazorjeni s omenjeno tabelo. 47

48 Tabela 5: Primerjava med ERP rešitvama SAP ERP in Microsoft Dynamics NAV Mesto na trgu Namen Prilagodljivost SAP- rešitev SAP ERP Vodilni ponudnik ERP rešitev Rešitev primerna za velika podjetja Rešitev je neprilagodljiva in nefleksibilna MICROSOFT- rešitev Microsoft Dynamics NAV Izzivalec in zasledovalec na trgu ERP rešitev Rešitev primerna za manjša in srednje velika podjetja Rešitev je prilagodljiva in fleksibilna Cena Izredno draga rešitev Cenovno ugodna rešitev Čas uvedbe Dolgotrajna uvedba (do 5 let) Kratkotrajna uvedba (1-2 leti) Struktura Modularno sestavljena rešitev Modularno sestavljena rešitev Arhitektura Tri nivojska arhitektura odjemalec/strežnik Tri nivojska arhitektura odjemalec/strežnik Metodologija uvedbe ASAP metodologija Metodologija Microsoft Sure Step Dodatna podpora ARIS Toolset Nima nobenega dodatnega pripomočka Vodilni ponudnik ERP rešitev na svetovnem trgu je vsekakor podjetje SAP. Podjetje Microsoft je na področju ponudbe teh rešitev nekoliko v zaostanku, je nekakšen izzivalec na svetovnem trgu, ki se prebuja in ponuja vedno nove in nove rešitve in druge dodatne rešitve, ki jih lahko uspešno povezujemo s rešitvijo Microsoft Dynamics NAV. Za Microsoft velja, da ima veliko različnih poslovnih partnerjev, ki imajo povsem proste roke za spreminjanje in prilagajanje rešitve Microsoft Dynamics NAV ter lahko povsem samostojno razvijajo dodatne rešitve, funkcionalnosti ter module, ki jih lahko uspešno povezujemo z osnovno rešitvijo ter popolnoma dopolnjujejo delovanje osnove rešitve. Za podjetje SAP ne moremo ravno reči, da ima poslovne partnerje, ki bi zanj razvijali in ponujali rešitve ter dodatne module, imajo pa različna podjetja, ki zanje ponujajo njihove osnovne rešitve ERP in jih uvajajo v podjetja. Iz zgoraj napisanega torej lahko sklepamo, da je rešitev MS Dynamics NAV za razliko od rešitve SAP ERP veliko bolj prilagodljiva in fleksibilna, saj jo lahko zlahka povezujemo z drugimi Microsoftovimi programi, ki spadajo v skupino programov Microsoft Office ter jo lahko popolnoma prilagodimo potrebam podjetja v katerega jo želimo uvesti. Povezujemo jo lahko tudi z ostalimi produkti, ki jih podjetje Microsoft ponuja. S tem mislim predvsem na produkte ki so namenjeni lažjemu opravljanju odnosov s strankami (CRM), produkti namenjeni lažjemu opravljanju oskrbnih verig (SCM), produkte poslovne inteligence (BI) ter drugim podobnim produktom. Rešitev SAP ERP za razliko od MS Dynamics NAV ni prilagodljiva in fleksibilna, saj jo je težko prilagodimo potrebam podjetja v katerega jo 48

49 želimo uvesti. Za razliko od Microsoftove rešitve se mora podjetje prilagoditi osnovni rešitvi, ki jo podjetje SAP ponuja. Vendar pa SAP kljub temu ponuja različne produkte, ki jih lahko povežemo z osnovno rešitvijo. Rešitvi se razlikujeta tudi glede na to komu sta namenjeni in za katera podjetja je njihova uporaba najbolj primerna. Rešitev MS Dynamics NAV je rešitev, ki je namenjena podpori poslovnih procesov predvsem v manjših in srednje velikih podjetjih. Primerna je za vse gospodarske panoge saj ponuja širok spekter različnih modulov, ki si jih stranke same glede na svoje želje in glede na potrebe podjetja izberejo ob nakupu celovite informacijske rešitve. Te rešitve kasneje uspešno uvedejo v podjetje s pomočjo metodologije Microsoft Dynamics Sure Step, ki vključuje vnaprej določene smernice, orodja, predloge in strategije, ki pomagajo Microsoftovim partnerjem pri učinkoviti uvedbi Microsoft Dynamics produktov. Ta metodologija je zgrajena po principih najboljše prakse in definira standardni, fazni pristop uvedbe. Rešitev SAP ERP pa je za razliko od MS Dynamics NAV bolj primerna za velika in srednje velika podjetja. Rešitev ni primerna za manjša podjetja, čeprav podjetje SAP AG ponuja in razvija tudi rešitve za manjša podjetja. Prav tako podpira različne gospodarske panoge in je sestavljena iz modulov. Gre za izredno drago rešitev, ki predstavlja velik finančni zalogaj za podjetje in njena uvedba in implementacija v podjetje je izredno dolgotrajna in naporna, saj lahko traja tudi do približno 5 let. Podjetje SAP AG to rešitev uvaja v podjetja s pomočjo lastne metodologije uvedbe, ki se imenuje ASAP ali metodologija pospešenega SAP-a. Ta metodologija vključuje različne metodološke osnove, tehnike in računalniške pripomočke za prilagajanje rešitve SAP in njeno uvajanje v podjetje. SAP vključuje računalniško podporo ARIS Toolset, ki je zbirka pripomočkov, ki podpirajo aktivnosti pri modeliranju. ARIS Toolset dopušča hierarhičen prikaz procesa ter omogoča navigacijo skozi nivoje poslovnih modelov, kar nam pomaga pri uvajanju rešitve v podjetje saj imamo narisan celoten proces poslovanja podjetja. Tega pripomočka rešitev MS Dynamics NAV nima, kar je lahko ena izmed pomanjkljivosti te rešitve. Rešitev MS Dynamics NAV je v primerjavi z rešitvijo SAP ERP veliko cenejša ter ugodnejša za podjetje, saj ne predstavlja tako velikega finančnega zalogaja in napora za podjetje kot ga rešitev podjetja SAP. Tudi proces uvedbe in implementacije rešitve v podjetje je veliko krajši saj traja zgolj 1-2 leti ter ne predstavlja takšnega psihičnega napora za delavce v podjetju v času ko se rešitev uvaja. Podobnost obeh rešitev se kaže v zgrabi in arhitekturi obeh rešitev, saj sta obe rešitvi zgrajeni modularno po tri nivojski arhitekturi odjemalec/strežnik. Obe rešitvi predstavljata nizko stopnjo tveganja in prinašata zadovoljstvo v podjetja, ki jih uporabljajo in zadovoljstvo zaposlenim, ki delajo s temi rešitvami. Prav tako sta obe rešitvi uporabljata jezik četrte generacije, kot razvojno okolje. Rešitev MS Dynamics NAV uporablja jezik četrte generacije imenovan C/AL, rešitev SAP ERP pa ABAP/4. Pomembna je tudi varnost podatkov in informacij. Za to obe rešitvi zelo dobro skrbita na več ravneh, in sicer z nastavitvijo gesel za uporabnike, z nastavitvijo pravic za 49

50 posameznega uporabnika, z možnostjo prilagoditve vnosnih mask z omejenim dostopom ter možnostjo omejitve spreminjanja, vnosa ali brisanja posameznega podatka. Obe rešitvi v podjetja z avtomatizacijo in integracijo različnih funkcionalnosti prinašata večjo učinkovitost ter kvaliteto poslovanja. Primerjava v nadaljevanju bo temeljila na telefonski raziskavi podjetja Keystone Strategy. Raziskava je bila zgrajena iz 85 trditev o programsko-poslovni produktivnosti, ki so bile združene v 6 različnih kategorij. Te kategorije so bile: uporabnost, prepoznavnost, transakcijska učinkovitost, fleksibilnost, poslovni vpogled ter sodelovanje. Telefonsko anketo so opravili pri uporabnikih rešitev MS Dynamics NAV in MS Dynamics GP, kjer so anketirali 66 oseb ter pri uporabnikih rešitev SAP All-in-One ter SAP R/3, kjer so anketirali 33 oseb v treh različnih oddelkih v podjetjih, in sicer na oddelku prodaja in marketing, na oddelku finance ter na oddelku operacije. Anketirance iz različnih oddelkov v podjetju so vprašali o njihovih izkušnjah z zgoraj omenjenimi aplikacijami po različnih kategorijah poslovne produktivnosti. Naslednja tabela prikazuje število anketiranih po oddelkih in aplikaciji. Tabela 6: Oddelčni prerez anketirancev po aplikaciji Vir: Keystone Strategy, 2007, 6 Vsako trditev so anketiranci ocenili po številčni lestvici od 1 do 7, kjer je 1 pomenilo»popolnoma se ne strinjam«ter 7»popolnoma se strinjam«. Število 4 je pomenilo» niti se ne strinjam, niti se strinjam«. Anketirancem je bila dana tudi možnost» ne vem«oziroma» se ne navezuje na situacijo«. Rezultat za vsako posamezno kategorijo trditev so dobili tako, da so izračunali povprečno vrednost vseh odgovorjenih trditev, skupen rezultat pa je predstavljalo tehtano povprečje, ki je bilo izpeljano iz vseh povprečij rezultatov vsake posamezne kategorije. V nadaljevanju bomo predstavili rezultate po posameznih kategorijah ter na koncu kakšen je skupen rezultat opravljene ankete. Uporabnost (angl. Usability) Uporabnost je kategorija, ki meri uporabnikovo zaznavanje lahkotnosti ali težavnosti uporabe aplikacije, koliko nadzora ima uporabnik nad aplikacijo ter koliko nadzora čuti nad aplikacijo, kako lahka in enostavna je navigacija po tem programu oziroma aplikaciji ter kako uporabnik uživa v uporabi in v delovanju z aplikacijo. 50

51 Veliko vprašanj v tej kategoriji temelji na SUMI 9 metodologiji. V tej kategoriji so anketiranci, ki uporabljajo Microsoftove rešitve ocenili njihove aplikacije Microsoft Dynamics kar 17 % višje in boljše kot so anketiranci, ki uporabljajo SAP-ove rešitve ocenili SAP. Slika 11: Rezultat kategorije UPORABNOST Vir: Keystone Strategy, 2007, 8 Visoke ocene kategorije uporabnost in uporabnosti na splošno vodijo uporabnike k večji in pogostejši uporabi ter odsevajo uporabnikove tendence o resnični uporabi aplikacije, kar pomeni, da so pomembne investicije dejansko izvedene in udejanjene ter ne zgolj zamišljene in neizvedene. Z lažjo in enostavnejšo uporabo aplikacije oziroma sistema lahko zelo povečamo vrednost aplikacije, ki jo uporabljamo in ki ogromno prispeva k organizaciji. Vrednost aplikacije ima izredno velik učinek na poslovne procese in poslovanje v organizaciji. visoka ocena uporabnosti, se lahko razvije v večjo uporabnost ter na ta način prikaže uporabnikovo željo in tendenco po raziskovanju aplikacije, odkrivanju ter vpeljavi različnih funkcionalnosti aplikacije katerih uporabnik še ne pozna in v njih še ni izurjen. Aplikacije, ki imajo visoko uporabno vrednost same spodbujajo uporabnike, da jih pogosteje uporabljajo ter tako iz njih pridobijo čim več uporabnih vrednosti, znanja in informacij. Prepoznavnost (angl. Familiarity) Prepoznavnost je kategorija, ki meri uporabnikovo dojemanje intuitivnosti aplikacije, ali se jo je mogoče lahko naučiti, kako hitro lahko postanejo izurjeni uporabniki rešitve ter kako udobna se jim zdi uporaba aplikacije. V tej kategoriji so anketiranci, ki uporabljajo Microsoftove rešitve ocenili njihove aplikacije Microsoft Dynamics kar 24 % višje in boljše kot so anketiranci, ki uporabljajo SAP-ove rešitve ocenili SAP. 9 SUMI (angl. Software Usability Measurement Inventory) je standardna industrijska metodologija, ki jo uporabljajo za merjenje kakovosti programske opreme z vidika končnega uporabnika (Keystone Strategy, 2007, 6). 51

52 Slika 12: Rezultat kategorije PREPOZNAVNOST Vir: Keystone Strategy, 2007, 9 Pri aplikacijah, ki so uporabnikom prepoznavnejše in so zelo podobne ostalim aplikacijam, ki jih v podjetju uporabljajo je uvedba oziroma implementacija v podjetje veliko hitrejša. Tudi čas za urjenje in izobraževanje uporabe teh aplikacij je minimalen, saj te aplikacije ponujajo intuitivne vmesnike, značilnosti in funkcije, ki jih končni uporabniki poznajo. Uporabniki se namreč teh aplikacij lažje in hitreje naučijo ter ne potrebujejo obširnih treningov za dosego visokega nivoja usposobljenosti za opravljanje del na teh aplikacijah. Iz tega razloga postanejo produktivni na individualnem področju, kar veliko prispeva k produktivnosti na oddelčnem in poslovnem nivoju. Aplikacije, ki se uporabnikom zdijo prepoznavne, jih vzpodbujajo, da raziskujejo ter jim omogočijo, da najdejo in vpeljejo funkcionalnosti, ki omogočajo nadaljnje širjenje poslovne produktivnosti. Transakcijska učinkovitost (angl. Transactional Efficiency) Transakcijska učinkovitost je kategorija, ki meri uporabnikovo zaznavanje in dojemanje kako lahko in enostavno je izvesti pogosta in ponavljajoča opravila, kakšna je učinkovitost vmesnika, ki pripada tem pogostim in ponavljajočim opravilom ter kakšna je hitrost in zanesljivost aplikacije na kateri delajo. V tej kategoriji transakcijske učinkovitosti je razlika med zaznavanji in dojemanji Microsoftovih in SAP-ovih uporabnikov najmanjša. V tej kategoriji so anketiranci, ki uporabljajo Microsoftove rešitve ocenili njihove aplikacije Microsoft Dynamics zgolj 8 % višje in boljše kot so anketiranci, ki uporabljajo SAP-ove rešitve ocenili SAP. Slika 13: Rezultat kategorije TRANSAKCIJSKA UČINKOVITOST Vir: Keystone Strategy, 2007, 9 52

53 Transakcijska učinkovitost predstavlja klasičen pristop k aplikacijam oziroma ERP rešitvam, saj je precej usmerjena na ponavljajoče in količinsko usmerjene operacije. Gre za področje katerega poudarek se kaže na metodah v katerih ocenjujemo in primerjamo značilnosti aplikacij oziroma rešitev. Ta kategorija predstavlja za podjetja tradicionalno območje kjer poskušajo čim bolj razlikovati svoje aplikacije od aplikacij drugih ponudnikov. Iz raziskave je mogoče razbrati nizek nivo razlikovanja med Microsoftovimi in SAP-ovimi rešitvami, kar prikazuje, da sta obe ponudnikovi aplikaciji v tem pogledu dovolj dobro razviti. Medtem ko je transakcijska učinkovitost kritična, ta raziskava zagovarja dejstvo, da je končna uporabniška produktivnost znatno večja od individualnega dela ločenih opravil. Fleksibilnost (angl. Flexibility) Fleksibilnost je kategorija, ki meri uporabnikovo zaznavanje kako lahko je izvršiti manj pogosta in nenavadna opravila znotraj aplikacije, ali je možno aplikacijo posodobiti tako, da jo lahko uporabljamo pri različnih specifičnih opravilih in potrebah znotraj procesa ter kako je aplikacija okretna pri ukvarjanju z nepričakovanimi problemi oziroma napakami procesa. V tej kategoriji so anketiranci, ki uporabljajo Microsoftove rešitve ocenili njihove aplikacije Microsoft Dynamics kar 27 % višje in boljše kot so anketiranci, ki uporabljajo SAP-ove rešitve ocenili SAP. Slika 14: Rezultat kategorije FLEKSIBILNOST Vir: Keystone Strategy, 2007, 10 Fleksibilnost se meri tudi v zmožnostih do katerih je program oziroma aplikacija rentabilno oblikovana, ne samo za specifične potrebe industrije temveč tudi za individualne in specifične potrebe posameznega podjetja. Zmožnost programa, da omogoči prilagoditev na podporo nepričakovanih opravil predstavlja kritičnost za poslovno produktivnost. Poslovni vpogled (angl. Business Insight) Poslovni vpogled je kategorija, ki meri uporabnikovo zaznavanje in mnenje o tem, kako dobro aplikacija omogoča lahko in izčrpno poročanje, kakšna je dostopnost do potrebnih informacij v realnem času, kakšna je vidljivost informacij navzkrižnih oddelkov ter kakšna je možnost ocenitve vpliva poslovnih odločitev na aplikacijo. 53

54 V tej kategoriji so anketiranci, ki uporabljajo Microsoftove rešitve ocenili njihove aplikacije Microsoft Dynamics kar 13 % višje in boljše kot so anketiranci, ki uporabljajo SAP-ove rešitve ocenili SAP. Slika 15: Rezultat kategorije POSLOVNI VPOGLED Vir: Keystone Strategy, 2007, 10 Aplikacije, ki vsebujejo možnost poslovnega vpogleda v aplikacijo, omogočajo, da lahko končni uporabniki dostopajo do potrebnih in pomembnih informacij veliko hitreje ter na ta način dostopajo do točnejših in bolj ažuriranih informacij potrebnih za poslovanje. Uporabniki lahko z uporabo teh informacij uporabo aplikacij razširijo preko osnov, lažje ponavljajo določeno opravilo ter veliko hitreje in enostavneje udejanjajo poslovne odločitve. Možnost poslovnega vpogleda omogoča, da več aplikacij dostavi informacije v kontekst procesa za katerega odgovarja uporabnik in na ta način lahko le-ta hitreje in enostavneje izvede pravo odločitev. Sodelovanje (angl. Collaboration) Sodelovanje je kategorija, ki meri uporabnikovo zaznavanje in mnenje o tem kako jim program pomaga pri njihovem delu, komuniciranju s kolegi, kako program deli in pregleduje delo, kako jim pomaga pri komunikaciji s dobavitelji, različnimi partnerji ter kupci. V tej kategoriji so anketiranci, ki uporabljajo Microsoftove rešitve ocenili njihove aplikacije Microsoft Dynamics kar 20 % višje in boljše kot so anketiranci, ki uporabljajo SAP-ove rešitve ocenili SAP. Slika 16: Rezultat kategorije SODELOVANJE Vir: Keystone Strategy, 2007, 11 54

55 Poslovanje podjetja oziroma organizacije ni odvisno zgolj od komunikacije in sodelovanja med zaposlenimi znotraj organizacije ter znotraj posameznih oddelkov temveč je pomembna in zelo koristna tudi komunikacija med različnimi funkcijami v podjetju ter komunikacija, ki sega izven meja organizacije. Pri tem mislimo na komunikacijo podjetja z zunanjim okoljem, ki ga sestavljajo različni dobavitelji, partnerji in kupci. Aplikacije, ki omogočajo sodelovanje med končnimi uporabniki na različnih ravneh organizacije povečujejo učinkovitost, produktivnost ter zdravje podjetij in poslovnih procesov. Kot je mogoče razbrati iz rezultatov posameznih kategorij, so posamezni končni uporabniki v oddelkih prodaje in marketinga, financ in operacij, ki so ocenjevali vpliv ERP aplikacij, ki jih uporabljajo na njihovo poslovno produktivnost, višje ocenili produkte Microsoft Dynamics podjetja Microsoft. Višji rezultat pomeni, da imajo te aplikacije podjetja Microsoft večji vpliv in učinek na njihovo poslovno produktivnost. Uporabniki aplikacij Microsoft Dynamics so namreč le-te v povprečju ocenili kar za 18 % višje kot SAP-ovi uporabniki SAP-ove aplikacije, kar je razvidno iz slike 17. V vseh šestih kategorijah je Microsoft ocenjen višje od SAP-a. Slika 17: Povprečni rezultat poslovne produktivnosti Vir: Keystone Strategy, 2007, 5 55

56 Slika 18: Odstotkovna razlika poslovne produktivnosti po posameznih kategorijah Vir: Keystone Strategy, 2007, 5 Končna ugotovitev te raziskave je ta, da so povprečni rezultati Microsofta in SAP-a različni ter da je Microsoft nedvomno višje ocenjen glede na vse kategorije. Iz tega lahko sklepamo, da so končni uporabniki Microsoftovih rešitev bolj produktivni od SAP-ovih uporabnikov, saj so svoje izkušnje z Microsoftovimi aplikacijami, v povprečju bolje ocenili, kot so SAP-ovi uporabniki ocenili svoje izkušnje s SAP-om. 56