FAKULTETA ZA INFORMACIJSKE ŠTUDIJE V NOVEM MESTU ŠTUDIJSKEGA PROGRAMA DRUGE STOPNJE FRANCI POPIT

Transcription

1 FAKULTETA ZA INFORMACIJSKE ŠTUDIJE V NOVEM MESTU MAGISTRSKA NALOGA ŠTUDIJSKEGA PROGRAMA DRUGE STOPNJE Franci Popit Digitalno podpisal Franci Popit DN: c=si, o=state-institutions, ou=sigen-ca, ou=individuals, cn=franci Popit, serialnumber= Datum: :36:49 +02'00' FRANCI POPIT

2

3 FAKULTETA ZA INFORMACIJSKE ŠTUDIJE V NOVEM MESTU MAGISTRSKA NALOGA VPELJAVA IN PRIMERJAVA ARTIKLA V INFORMACIJSKA SISTEMA BAAN IV IN NAVISION V PROCESU PROIZVODNJE Mentor: doc. dr. Matej Mertik Novo mesto, julij 2014 Franci Popit

4 IZJAVA O AVTORSTVU Podpisani Franci Popit, študent FIŠ Novo mesto, izjavljam: da sem magistrsko nalogo pripravljal samostojno na podlagi virov, ki so navedeni v magistrski nalogi, da dovoljujem objavo magistrske naloge v polnem tekstu, v prostem dostopu, na spletni strani FIŠ oz. v digitalni knjižnici FIŠ, da je magistrska naloga, ki sem jo oddal v elektronski obliki identična tiskani verziji, da je magistrska naloga lektorirana. V Novem mestu, dne Podpis avtorja

5 POVZETEK V magistrski nalogi bom najprej uvodoma predstavil informacijska sistema Baan IV in Navision ter sisteme za upravljanje. V informacijska sistema bom vpeljal artikel»kondenzator«in mu sledil v procesu proizvodnje po vseh šifrah signala. V tretjem poglavju bom predstavil razvoj informacijskega sistema in opisal sisteme ERP. Predstavil in opredelil bom tudi poslovni sistem in poslovni proces. V istem poglavju bom opisal tudi informacijska sistema Baan in Navision. V nadaljevanju bom predstavil proces planiranja razvojno raziskovalnih nalog od vhodnih podatkov preko planiranja in naročil do končne odpreme izdelkov kupcu. V petem, empiričnem delu bom predstavil podjetje, v katerem delam, predstavil proizvodne procese in postopke izdelave kondenzatorjev. Nato bom opisal artikel v obeh informacijskih sistemih, ju primerjal in analiziral. Na koncu magistrske naloge bom predstavil rezultate in podal zaključek. KLJUČNE BESEDE: artikel, informacijski sistem, kondenzator, proces, proizvodnja, ERP sistemi ABSTRACT In this master`s thesis, I will first present THC information system Baan IV and Navision and management systems. The information system I introduce with the item "capacitor" and followe him into the production process across all codes signal. In the third chapter I will present the development of an information system and describe ERP systems. I introduce and define business system and business process. In the same chapter, I will describe an information system Navision and Baan. In the following I will present the planning process research and development functions of the input data through the planning and procurement to final dispatch of products to the customer. In the fifth, the empirical part of the present company in which I work, I will present production processes and manufacturing processes capacitors. Then I will describe the product in both information systems, compare them and analyze. At the end of the master's thesis I will present the results and make a conclusion. KEYWORDS: product, information system, capacitor, process, production, ERP systems

6

7 KAZALO 1 UVOD Oblikovanje in opredelitev raziskovalnega problema Namen in cilj dela Opis teme raziskovanja Raziskovalna hipoteza METODOLOGIJA Metode dela CELOVITI INFORMACIJSKI SISTEMI Informacijski sistem Poslovni sistem Poslovni informacijski sistem Razvoj informacijskega sistema ERP-sistemi Sistemi za upravljanje oskrbovalne verige (SCM) Sistemi za upravljanje s človeškimi viri (HRM) Sistemi za upravljanje odnosov s strankami (CRM) Sistemi za planiranje proizvodnih virov (MRP II) Sistemi za upravljanje s finančnimi viri (FRM) Uvajanje rešitev ERP Poslovni proces Upravljanje poslovnih procesov Notacija BPMN Poslovno informacijski sistem Baan Poslovno informacijski sistem Navision PLANIRANJE IN VODENJE RAZVOJNO RAZISKOVALNIH NALOG Vhodni podatki Pregled vhodnih podatkov Planiranje Realizacija naročila Naročilni list... 36

8

9 4.6 Odprema izdelkov kupcu PREDSTAVITEV PODJETJA Predstavitev proizvodnega procesa Poslovni proces proizvodnje kondenzatorjev Močnostni kondenzatorji tipa KLV Postopek izdelave KLV-kondenzatorjev VPELJAVA ARTIKLA V OBA INFORMACIJSKA SISTEMA Artikel v informacijskem sistemu Baan Kosovnica v informacijskem sistemu Baan Tehnološki postopek v informacijskem sistemu Baan Artikel v informacijskem sistemu Navision Proizvodna kosovnica v informacijskem Navision-sistemu Tehnološki proizvodni postopek v informacijskem sistemu Navision Primerjava in analiza artikla v obeh informacijskih sistemih PREDSTAVITEV REZULTATOV Grafična predstavitev Ugotovitve ZAKLJUČEK LITERATURA IN VIRI... 69

10

11 KAZALO SLIK Slika 3.1: Glavni produkti ERP-sistema Slika 3.2: Zgodovina razvoja ERP-sistema Slika 3.3: Razdelitev elementov ERP-sistema Slika 3.4: Struktura delovanja ERP-sistema Slika 3.5: Struktura procesov v družbi Iskra Sistemi, d. d Slika 3.6: Potek razvojno poslovnega procesa Slika 3.7: Demingov krog aktivnosti Slika 3.8: Porazdelitev modulov v informacijskem sistemu Baan Slika 3.9: Orodja poslovnega procesa v informacijskem sistemu Navision Slika 5.1: Organigram družbe Slika 5.2: Predstavitev poslovnega procesa pri proizvodnji kondenzatorjev Slika 5.3: Kondenzatorji KLV v kompenzacijskem postroju Slika 6.1: Prikaz šifer signala Slika 6.2: Vzdrževanje podatkov artikla po šifrah signala za»formo 1« Slika 6.3: Vzdrževanje podatkov artikla po šifrah signala za»formo 2« Slika 6.4: Vzdrževanje podatkov artikla po šifrah signala za»formo 3« Slika 6.5: Vzdrževanje podatkov artikla po šifrah signala za»formo 5« Slika 6.6: Vzdrževanje proizvodnih kosovnic Slika 6.7: Vzdrževanje proizvodnih kosovnic Slika 6.8: Vzdrževanje podatkov artikla za zvitek Slika 6.9: Proizvodna kosovnica in tehnološki postopek za artikel zvitek Slika 6.10: Lansiranje proizvodnega naloga za zvitek Slika 6.11: Prikaz pripadnosti komponent v proizvodni kosovnici Slika 6.12: Vzdrževanje tehnoloških postopkov Slika 6.13: Moduli v MS Dynamics Navision Slika 6.14: Sestava načrtovanja izdelkov v procesu proizvodnje Slika 6.15: Opis artikla v procesu proizvodnje Slika 6.16: Sledenje artiklu v sistemu Navision Slika 6.17: Izhod polizdelkov Slika 6.18: Ohišje kot polizdelek... 60

12

13 Slika 6.19: Načrtovanje izdelkov za polizdelek zvitek Slika 6.20: Prikaz pripadnosti komponent v proizvodni kosovnici za zvitek Slika 6.21: Tehnološki postopek v Navision-sistemu in pripadajoče operacije Slika 7.1: Prikaz najugodnejše variante s programskim paketom SIDx Slika 7.2: Analiza z grafično metodo»pajkova mreža«-pregled alternativ KAZALO TABEL Tabela 7.1: Tehnične alternative in ocenjevalni parametri Tabela 7.2: Glavne prednosti in slabosti sistemov... 64

14

15 1 UVOD V stalno spreminjajočem se globalnem poslovnem okolju podjetja nimajo druge izbire, kot da nenehno širijo ponudbo produktov in skrbijo za dvig konkurenčnosti na trgu. Za dosego teh ciljev vse večje število podjetij stremi k Enterprise Resource Planning sistemu, ki uporablja različne vrste zmogljivosti za obdelavo informacij in zbira podatke v enotno bazo podatkov. Lahko rečemo, da je sistem ERP bistveni element v organizacijski strukturi, ki skrbi za večjo učinkovitost in prepoznavnost podjetij v svetu. Če želimo uspešno obvladovati proizvodnjo je nujno, da dobro poznamo podatke. Ti nam omogočajo zadovoljivo pripravljanje proizvodnih procesov v tej proizvodnji, poleg tega moramo dobro poznati podatke iz kontrole in analize proizvodnih procesov, da bi se tako lahko omogočilo z vodenjem proizvodnih procesov izboljševanje ali pa vsaj vzdrževanje uspešnosti teh procesov. Proizvodni proces je torej proces proizvajanja (izdelave) proizvodov. Dostop do informacij v proizvodnem procesu pa omogoča sam proizvodni informacijski sistem. Pri tem je smotrno ocenjevanje uspešnosti procesa ob zahtevani količini in kvaliteti izdelkov oziroma storitev. V ta okvir iste proizvodnje je lahko vključenih več različnih proizvodnih procesov, ki so lahko med seboj v interakciji ali pa obratno neodvisni med seboj. Za hitrejše in lažje doseganje ciljev vsaka organizacija uporablja informacijski sistem, ki ji najbolj odgovarja. Uporablja ga za povezovanje ljudi, sredstev, podatkov in procesov. V današnjem času služijo informacijski sistemi kot podpora poslovnemu menedžmentu. Sodoben informacijski sistem, integriran sistem, v nasprotju s klasičnim, deluje povezano in omogoča prenos podatkov znotraj informacijskih podsistemov. Prav tako zagotavlja obdelavo podatkov pri načrtovanju in evidentiranju prihodnjih podatkov tudi različne postopke, ki služijo za nadzor, analizo in podporo odločanju na vseh nivojih. Da bi bili lahko konkurenčni, potrebujejo podjetja v realnem času podatke o naročilih, proizvodne in vhodne materiale, podatke o stroških. Vendar so lahko ti podatki razpršeni v različnih informacijskih sistemih, ki med seboj niso povezani. Da bi povečali učinkovitost informacijskih sistemov v podjetju, je potrebno vključiti več sistemov družbe na tak način, da 1

16 se potrebni podatki v sistem vpišejo samo enkrat. Ta integracija omogoča, da podatke, ki se uporabljajo za različne namene v podjetju. Identifikacijske številke, npr. uporabljamo pri načrtovanju proizvodnje, naročanju materialov, izdajanju računov. Pomembno je, da do napak v sistemu ne more priti. Proizvodni informacijski sistem zahteva tudi mnogo večjo promptnost informacij, saj se v proizvodnji zahtevajo v vsakem trenutku sveže trenutne informacije. Tudi sama zahtevnost s strani informacijske podpore je mnogo večja, saj morajo biti informacije v razumljivi in preglednejši oblik, npr. v obliki drevesne strukture, grafov, gantogramov, raznih diagramov Hkrati je potrebna tudi večja zahtevnost pri povezavi z drugimi sistemi (gre za nadzorni sistem strojev in naprav, raznih skenerjev). Odzivi na spremembe lahko povzročijo mnoge kompleksne konsekvence. Zato je funkcija proizvodnega informacijskega sistema ta, da se mora nanašati na informacije o trenutnem stanju in prihodnosti, ne pa na podatke iz preteklosti. Sodobni informacijski sistemi niso namenjeni samo shranjevanju podatkov, temveč poganjajo ključne poslovne procese. Zaradi tega zavedno vodstvo in poslovodstvo primerno skrbi za informacijski sistem (Center za pravno informatiko in svetovanje, 2012). 1.1 Oblikovanje in opredelitev raziskovalnega problema Oblikovanje raziskovalnega problema je prvi in najpomembnejši korak raziskovalnega procesa. Raziskovalni problem opredeljuje svoj cilj: pove ti, kaj nameravaš raziskovati (Kumar, 2005). Raziskal bom dva informacijska sistema, in sicer Baan IV in Navision pri vpeljavi in izdelavi artikla-kondenzatorja v podjetju Iskra Sistemi, d.d. pri ključnem dejanju procesa proizvodnje. Predstavil bom vpeljavo artikla z identifikacijsko številko, nato sledil temu artiklu po»šifrah«signala ter posledično poizkusil posodobiti in poenostaviti ključno dejanje procesa proizvodnje. Oba sistema sem dodobra spoznal in ju še vedno uporabljam v podjetju pri izvajanju strokovnih del. 2

17 Na tako imenovanih proizvodnih kosovnicah oz. matricah bom sledil izdelkom in polizdelkom od imenovanja artikla, izdelave kosovnice in tehnološkega postopka. Sledil bom povezavam v operacijah od konstrukcije do kalkulacije in do končnega procesa, ko se izdelek uvrsti v sistem logistike. Na kratko bom opisal module, ki so sestavni del informacijskega sistema Baan IV. Osredotočil se bom le na proces»proizvodnje in tehnologije«. V sistemu Navision bom prav tako opisal sestavne module, usmeril se bom le na operacijo»načrtovanje izdelkov«. Vsakega izmed omenjenih procesov bom vodil in zaključil z obema informacijskima sistemoma in po zaključku procesa predstavil rezultate in rešitve vsakega izmed njiju. 1.2 Namen in cilj dela Namen magistrske naloge je proučiti in predstaviti aktivnosti uvedbe artikla v proces proizvodnje, opis in sledenje artiklu skozi vse postopke po šifrah signala v poslovnoinformacijskem sistemu Baan IV in Navisionu v podjetju Iskra Sistemi, d.d. Oba sistema dobro poznam in ju tudi vsakodnevno uporabljam v podjetju, raziskal pa bom, kateri informacijski sistem se bolje obnese pri vpeljavi enakega artikla v procesu proizvodnje in o tem seznanil nadrejene. Raziskava o vpeljavi artikla v oba informacijska sistema in primerjava med njima v Sloveniji še ni bila narejena. Cilj magistrske naloge je prikazati in eksperimentalno analizirati sledenje artiklu v obeh informacijskih sistemih, evidentirati težave pri uvajanju in sledenju artikla skozi proces proizvodnje in predstaviti rezultate. Z vpeljavo artikla v sistem bom prikazal učinkovitost in preglednost med informacijskima sistemoma v podjetju, kjer sem imel možnost oba sistema tudi uporabljati v procesu proizvodnje kondenzatorjev. Proces bo predstavljen s slikami v obeh informacijskih sistemih, podatke, ki jih bom dobil z raziskavo, bom analiziral in s primerjavo dokazal, v katerem sistemu so bolj uporabni. 3

18 1.3 Opis teme raziskovanja Primerjalni pristop predstavlja paradigmatsko obeležje sodobne znanosti, njegov osnovni namen je»razkriti različne vzročne pogoje, ki so povezani z različnimi rezultati vzročnimi obrazci, ki razvrščajo ločene primere v različne podskupine«(ragin, 1994). Organizacijski sistemi predstavljajo temeljne enote poslovanja. To so ljudje, delovni procesi in struktura, ki jim omogoča, da delujejo učinkovito za doseganje poslovnih ciljev. Če podjetje ni v podporo svoji organizacijski shemi, so potrebni večji napori in sredstva za doseg teh ciljev. Poslovne, organizacijske in informacijske strategije so povezane v trikotnik, imenovan strategija informacijskih sistemov (Pearlson in Saunders, 2009). Usklajen BaanERP 1 sistem podpira poslovne funkcije proizvodnje, projektov, distribucije, servisa in financ s ciljem optimizacije in s tem povezanim povečanjem produktivnosti podjetja, kar v podjetju prestavlja centralno bazo poslovanja in je vir informacij za odločanje (Drobnič 2002, str. 56). Enterprise Resource Planning (v nadaljevanju ERP), je poslovna programska oprema za upravljanje, ki omogoča organizaciji, da uporabi sistem integriranih aplikacij za vodenje poslov. Informacije, ki so na voljo prek ERP-sistema, zagotavljajo prepoznavnost ključnih kazalnikov uspešnosti, potrebnih za doseganje poslovnih ciljev. So veliki in kompleksni informacijsko tehnološki paketi, katerih cilj je združiti vidike upravljanja materialov, finančnega upravljanja in upravljanja s človeškimi viri. Izvajanje takih sistemov, ki temeljijo na standardiziranih paketih, zahteva veliko dela v zvezi s poslovnimi procesi in različnimi organizacijami v podjetju. Moduli se v sistemu Navision delijo na proizvodnjo in servis. Proizvodnja se deli na načrtovanje izdelkov, planiranje, stroške in zaloge. Pri modulu Načrtovanje izdelkov bom vpeljal in poizkusil slediti artiklu. V Baan-sistemu bom vpeljal in sledil artikel v modul Proizvodnja. 1 ERP je kratica za angleški izraz Enterprise Resource Planning (Načrtovanje virov podjetij). 4

19 1.4 Raziskovalna hipoteza Preveriti želim hipotezo, ali bom lahko na osnovi dobljenih rezultatov sledil artiklu v informacijskem sistemu Baan IV tako, da bo ta: preglednejši, hitrejši, enostavnejši za uporabo, kot je sistem Navision. 2 METODOLOGIJA Tako kot kvalitativni raziskovalci tudi raziskovalci v primerjalnih metodah poizkušajo ugotoviti, kako se različni, za raziskovanje pomembni elementi posameznega preučevanega primera, med seboj skladajo. To pomeni, da poskušajo smiselno obravnavati vsak posamezni proučevani primer. Potemtakem je poznavanje preučevanih primerov, ne glede na druge cilje, pomemben cilj primerjalnega raziskovanja (Ragin, 1994). 2.1 Metode dela Pri uporabi primerjalne metode, ki se ukvarja z iskanjem raznolikosti in podobnosti preučevanih primerov je bistveno, da čim bolj podrobno poznamo primer, ki ga raziskujemo (Ragin, 2007). Pri pisanju magistrske naloge bom uporabil več različnih metod in tehnik dela. Magistrska naloga je zasnovana na metodi raziskovanja in primerjave. Rezultati raziskave bodo pripomogli k boljšemu razumevanju in obvladovanju obeh informacijskih sistemov. Z uporabo primerjalne metode bom izvedel primerjavo med informacijskima sistemoma z istim artiklom. Primerjava je osnovno orodje za izvedbo analize, ki s poudarjanjem podobnosti in razlik med primeri obogati naše opisne sposobnosti (Collier 1993, str. 105). 5

20 V magistrski nalogi bom uporabil naslednje metode: analizo obstoječih informacijskih sistemov in procesov, raziskovanje informacijskih sistemov pri vpeljavi artikla, primerjalno metodo vpeljanega artikla z obema informacijskima sistemoma, prikaz delovanja in aktivnosti proizvodnje v informacijskem sistemu Baan IV ter analitično oceno rezultatov. Pri delu bom uporabil strokovno literaturo, članke, vire domačih in tujih avtorjev, poslovne priročnike in razpoložljive notranje vire podjetja (interna dokumentacija podjetja, navodila in pravilniki o usposabljanju). Pri grafični upodobitvi bom uporabil program Simple Decision expert (SIDx), ki je orodje za pomoč pri večkriterijskem odločanju, pridobljene rezultate pa predstavil in analiziral z grafično metodo»pajkova mreža«-pregled alternativ. Na podlagi analize bom preveril postavljeno hipotezo, nato pa podal ugotovitve in predloge. Doprinos magistrski nalogi bo tako vpeljan artikel, ki ga je lahko v Baan-sistemu v procesu proizvodnje bolje kontrolirati in spremljati. Skrajša se čas izdelave artikla, kondenzatorja v proizvodnji, od izdelave kosovnice do pakiranja artikla, kar posledično pomeni cenejši izdelek in hitrejšo dobavo izdelka kupcu. Uporabnost, ki naj bi jo magistrska naloga prinesla, bo tako boljši pregled in nadzor vpeljanega artikla v informacijska sistema. 3 CELOVITI INFORMACIJSKI SISTEMI Podjetja, ki se nenehno razvijajo in napredujejo, potrebujejo za nemoteno delovanje nove, izboljšane informacijske sisteme. Takšnemu podjetju priporočajo uvedbo celovite informacijske rešitve, saj ta omogoča upravljanje z vsemi viri in sredstvi in z aktivnostmi v podjetju. Te celovite rešitve so že preverjene in preizkušene v drugih podjetjih, kar predstavlja veliko prednost pri uvajanju in koordiniranju. 6

21 Pogosta uporaba pojma informacijski sistem sovpada s pojavom informacijske družbe, za katero so značilni zelo hitro spreminjajoči se pogoji poslovanja, nastajanje trga informacij in vedno večja razpoložljivost telekomunikacijske infrastrukture (Božnar in Kern 2002, str. 660). 3.1 Informacijski sistem Informacijski sistem je skupek ljudi, postopkov in naprav, zasnovan za zbiranje, obdelavo, shranjevanje in distribucijo podatkov oz. informacij. S tem ta podpira tako temeljne kot tudi odločitvene procese v organizaciji. Predstavlja organizacijsko-tehnološko okolje za upravljanje z informacijami in informacijskimi tokovi obravnavanega poslovnega sistema. Informacijski sistem sestavljajo podatki, pripomočki in metode, s katerimi lahko obdelamo zbrane podatke tako, da posredujemo posamezniku tiste podatke, ki jih potrebuje (Wechterbach in Lockar 2008, str. 18). Za informacijske sisteme lahko rečemo, da jim priznavamo širok pojem pomena in imajo lahko več različnih definicij. Te definicije delimo v dve kategoriji: tisto, ki računalniško tehnologijo uvršča v središče sistema in tisto, pri kateri sistemi niso nujno odvisni od računalniške tehnologije. V prvo kategorijo se običajno uvršča informacijski sistem, ki se ga opisuje kot»vsako organizirano kombinacijo ljudi, strojne opreme, programske opreme, komunikacijskih omrežij in podatkovnih virov, ki zbirajo, transformirajo in objavljajo podatke v organizaciji«(o'brien, 2003), ali pa kot»ljudi, podatke ali informacije, postopke, programske in strojne opreme ter komunikacije«(benson in Standing, 2002). V drugi kategoriji imamo sisteme, ki vsebujejo podobne elemente, vendar brez tehnologije kot sestavne bistvene komponente. Stair in Reynolds (2003), na primer, opredeljujeta informacijski sistem kot»skupek med seboj povezanih komponent, ki zbirajo, manipulirajo in razširjajo podatke in informacije, da zagotovijo mehanizem povratnih informacij za izpolnitev cilja«. Prav tako po Laudon in Laudon (2006) informacijski sistem služi»za podporo odločanja in nadzora v organizaciji«. Večina ostalih pristopov k teoriji informacijskih sistemov kaže nekatere podobne osnovne funkcije, ki so predvsem vhod, obdelava podatkov, izhod in povratne informacije. Faza vhod vključuje»zbiranje in zajemanje neobdelanih podatkov«, uporabni izhod pa vključuje 7

22 »preoblikovane podatke in koristne informacije za proizvodnjo«, ki so rezultat obdelanega vhoda (Stair in Reynolds, 2003). Ne nazadnje, povratne informacije»so rezultat, ki se uporabljajo za spremembe vhodnih ali procesnih dejavnosti«(stair in Reynolds, 2003). Če razmišljamo na ta način, lahko sistem, ki vključuje med seboj povezane sestavne dele ter opravlja in izvaja te naloge, dojemamo kot informacijski sistem. Poznamo naslednje vrste informacijskih sistemov: Transakcijski sistemi (TPS Transaction Processing System; spremljajo poslovne transakcije, vzdržujejo in hranijo podatke o dnevnih operacijah, npr. sistem za računanje plač, sistem za vodenje računov). Upravljalni sistemi (MIS Management Information System; ti so namenjeni vodstvenim delavcem, dopolnjujejo transakcijske sisteme s poročili za upravljavce za planiranje, organiziranje in usmerjanje). Ekspertni sistemi (EIS Expert Information System; sprejemajo znanje eksperta na področju sprejemanja odločitev ali reševanja problemov, vedo obravnavati nepopolne in nezanesljive podatke, svoje predloge in diagnoze znajo razložiti). Sistemi za podporo odločanju (DSS Decision Suport System; omogočajo odločevalcem, da se lažje odločajo v situacijah, ki niso predvidene in formalizirane, služijo tudi za pripravljanje podatkov za podporo odločanju). Vodstveni sistemi. Sistemi za osebno in skupinsko delo (elektronska pošta, faksiranje, delo s preglednicami, organiziranje sestankov). Podatkovna skladišča (služijo za hrambo podatkov, izdelavi poročil in analiz). Sistemi ERP (nadzor vseh informacij/funkcij poslovanja, kakor tudi združujejo procesiranje transakcij z različnih funkcionalnih področij). Upoštevati je potrebno nekaj predpostavk, na katerih je grajena večina razpoložljivih metodologij zasnove in izgradnje informacijskega sistema (Kovačič in Vintar 1994, str. 41): Informacijski sistem je samostojen, zaključen sistem, katerega funkcije lahko vnaprej določimo na osnovi analize konkretnega primera. 8

23 Tudi, če je sistem zelo obsežen, morda decentraliziran, lahko predpostavljamo, da so vsi deli sistema v skladu z neko globalno shemo in konsistentni med seboj v vsakem trenutku- deterministična koncepcija sistema. Sedanje in bodoče informacijske potrebe so znane in vnaprej določene. Osnovne značilnosti sodobno organiziranega IS so: kompleksnost, integriranost, kar pomeni, da je informacijski sistem sestavljen iz več podsistemov, vendar deluje kot celota, dinamičnost, informacijski sistem se je sposoben nenehno prilagajati notranjim in zunanjim spremembam procesov, samoorganiziranost, odprtost in usmerjenost k upravljanju (Bobek in Lesjak 1995, str ). Organizacijski sistem organizacije oziroma podjetja je sistem, ki uporablja informacijsko tehnologijo za zajemanje, prenašanje, shranjevanje, ustvarjanje in izpisovanje informacij in podatkov, potrebnih za izvajanje in upravljanje dejavnosti posameznega dela organizacije ali organizacije kot celote. Vsako podjetje mora imeti izgrajen informacijski sistem za zagotavljanje podatkov in informacij ter povezav med sestavinami v organizaciji in njenem okolju. Osnovne sestavine informacijskega sistema predstavljajo ljudje (upravljavci, vzdrževalci, uporabniki), procesi in informacijska tehnologija (predstavlja nematerialno osnovo IS - software), podatki, metode in načini njihovega usklajevanja in povezovanja. 3.2 Poslovni sistem Poslovni sistem je metodičen postopek, ki se uporablja kot mehanizem za zagotavljanje storitev in izdelkov strankam. Podjetju omogoča, da oblikuje nabor ukrepov, ki bodo dosegli prednost in uporabnost pri oblikovanju strategije. S strateškega vidika je najpomembnejša ocena ta, da ugotovimo, kako na vsakem koraku okrepiti odločitve, povečati vrednost podjetja in s tem ohraniti tudi konkurenčno prednost. 9

24 Če želimo imeti pogled na celoten poslovni sistem, moramo poleg dinamičnih, poslovnih procesov, upoštevati tudi statične vidike. Ti vidiki vključujejo organizacijske strukture, znotraj katerih potekajo poslovni procesi. Prav tako vključuje tudi različne poslovne objekte in informacijske predmete, kot so recimo naročila. Za statične in dinamične vidike skupaj bomo uporabili izraz poslovni sistem. Ta se nanaša na verigo dodanih vrednosti, ki tvorijo kompleksno ali enotno celoto in vodi k doseganju določenih ciljev v skladu z načrti. Podjetja lahko zajamejo enega ali več poslovnih sistemov. Vsak poslovni sistem sam po sebi ustvarja gospodarsko korist. Za analizo in modeliranje poslovnega sistema je pomembno, da se določijo omejitve sistema. Poslovni sistem tako lahko zajame celotno organizacijo. V tem primeru govorimo o modelu organizacije. 3.3 Poslovni informacijski sistem Poslovni informacijski sistem je mogoče opredeliti kot sistem, ki povezuje informacijske tehnologije, ljudi in poslovanje. Poslovni informacijski sistem združuje poslovne funkcije in informacijske module za vzpostavitev učinkovite komunikacijske mreže, ki je pomembna za izdelavo pravočasnih in pravilnih odločitev, posledično pa prispeva k organizacijski produktivnosti in konkurenčnosti. Ta sprememba paradigme vodi do zunanjega globalnega izvajanja strateških zavezništev in partnerstev z namenom biti konkurenčen glede cene, kakovost, prilagodljivost, zanesljivost in odzivnost. Poslovni informacijski sistem uporablja informacijsko tehnologijo v namene zbiranja poslovnih podatkov, njihovega pretvarjanja v informacije, pomnjenja ter procesiranja informacij v namene poslovnih odločitev, analiz sintez in ocen. Prav tako nudi poslovni informacijski sistem popolni inventurni, finančni, poslovni pregled v podjetju. Nudi računovodske, tabelarične, grafične in druge prikaze. Predvsem pa je izjemen pomočnik zaradi izredno hitrega dostopa do hranjenih informacij (Šuhel 2007, str. 74). 3.4 Razvoj informacijskega sistema Pri razvoju informacijskega sistema nas najprej zanima, kako razviti računalniške rešitve, da nam bodo čim bolj podprle delovanje samega sistema. Zato se naprej ukvarjamo tudi s samim 10

25 razvojem računalniške opreme, nabavo ustrezne strojne opreme, namestitvijo sistemske programske opreme, uvajanjem rešitev in vzdrževanjem rešitev. Izhodiščna točka za začetek razvoja novega oz. spremembo obstoječega informacijskega sistema je priprava sistemske zahteve oz. dokumenta, ki predstavlja tudi uradno zahtevo po izgradnji novega informacijskega sistema. Glavni razlogi, ki vplivajo na pripravo sistemske zahteve oz. na sprožitev pobude po izgradnji novega informacijskega sistema, pa so (Shelly in drugi, 1998): zmanjšanje stroškov, izražena potreba po povečani količini informacij, izboljšanje kontrole, izboljšanje ponudbe, izboljšanje storitev. Razvoj informacijskega sistema je nujno potreben za preživetje podjetja, saj je odvisen od vrste sistema. Nekateri sistemi, kot so ekspertni sistemi, sistemi za podporo odločanju in sistemi za podporo delovnim procesom, zahtevajo specifične pristope. Tako razvoj IS zajema opravila, ki so razdeljena v naslednje faze. Te so: analiza, načrtovanje in oblikovanje, implementacija, testiranje, uvedba, vzdrževanje. V fazi analize se izvede celovit pregled poslovnih procesov. V nadaljevanju predstavimo načrtovanje in oblikovanje, načrtovano implementacijo sistema in testiranje posebnih prilagoditev. V fazi uvedbe sistema je sistem v celoti implementiran, usposabljanje pa zaključeno. Celovito vzdrževanje sistema se uredi po pogodbi. Med informacijskimi sistemi so najbolj razviti in celoviti ERP sistemi ali celoviti sistemi za podporo odločanja. Integrirana poslovna aplikacija zagotavlja vnos podatka na strani poslovnega dogodka, avtomatično obdelavo v poslovnem ozadju ter konsistentnost in 11

26 integriteto podatkov, saj se podatki vnašajo na enem mestu, se ne podvajajo in so v trenutku na voljo vsem poslovnim enotam (Vouk 2003, str. 3). 3.5 ERP-sistemi Ker izvajanje sistema ERP kot celovita informacijska rešitev različno vpliva na organizacije, ga je potrebno obravnavati in izvajati iz vidika celotne organizacije. Mnogi raziskovalci so se osredotočili le na preučevanje kritičnih dejavnikov uspeha pri izvajanju ERP, le majhna pozornost je bila namenjena vplivu zunanjih in notranjih dejavnikov. Poleg tega so raziskovalci namenili premajhno pozornost vplivu izvajanja ERP glede zmogljivosti dobaviteljev, organizacijskih sposobnosti in pomena za kupca. ERP sistemi pomagajo zbirati in pravočasno širiti potrebne informacije managerjem in s tem izboljšati njihovo sposobnost za obdelavo in analizo računovodskih podatkov. Omogočajo upravljanje z enotnim pogledom v finančno stanje podjetja v vsakem trenutku. Poleg tega ti sistemi služijo za odpravo ovir med funkcijami, ki omogočajo upravljavcem neprimerljiv dostop do računovodskih informacij. Vendar pa zadnje raziskave kažejo, da lahko pride do zmanjšanja učinkovitosti notranjih kontrol in kakovosti revizije v samih nastavitvah ERP sistema. Ta kombinacija povečanega dostopa in večja diskrecijska pravica nad računovodskimi podatki pri šibkejšemu sistemu nadzora bi lahko pripeljala do večje možnosti za upravljanje zaslužka na načine, ki bi ustrezali ciljem managerjev (Brazel in Dang, 2008). O'Leary (2000) povzema, da je potemtakem pričakovati standardizirani, avtomatizirani in integrirani ERP-sistem za okolje, ki bi služil za učinkovito obdelavo transakcij in zmanjševanje zaostankov poročanja. Torej, če so managerji motivirani, da se informacije hitro širijo na zunanje uporabnike, bi lahko uvedeni ERP znatno pripomogel pri tem procesu. Kljub temu nam je poznano, da ni empiričnih dokazov, da bi lahko uvedba ERP sistema okrepila, učvrstila ali prilagodila sposobnosti za upravljanje časovnega razporeda z datumi pričakovanega zaslužka. ERP-sistem ima naslednje značilnosti (Wallace in Kremzar 2001, str. 5): je orodje za upravljanje celotne organizacije, ki uravnava ponudbo in povpraševanje; vsebuje možnost povezave kupcev in dobaviteljev v celotno oskrbovalno verigo; 12

27 zagotavlja visoko stopnjo navzkrižno-funkcionalne integracije med prodajo, marketingom, proizvodnjo, poslovanjem, logistiko, nabavo, financami, razvojem novih izdelkov ter človeških virov; vodstvu podjetja omogoča, da posluje na visoki ravni, kar posledično zagotavlja najboljše storitve za stranke in visoko produktivnost, hkrati pa nižje stroške in manjše zaloge. Iz slike 3.1 so razvidni največji ponudniki rešitev ERP in hkrati glavni produkti ERP-sistema. Slika 3.1: Glavni produkti ERP-sistema Vir: Freedom lists (5. oktober 2013) ERP-sistem je integrirana zbirka informacijskih sistemov, ki lahko podpirajo skoraj vse segmente organizacije. Običajno temelji na zbirki podatkov in zajema vse poslovne procese v podjetju, na primer, naročanje celostnih materialov, proizvodne in logistične procese. Združuje vse segmente in služi za posebne potrebe vseh oddelkov. ERP pomaga organizacijam izboljšati storitev oskrbe kupcev, skrbi za optimizacijo zalog, povečuje donosnost naložbe in upravlja celotno poslovanje v podjetju. Glavni cilj ERP-sistemov je medsebojno povezati oddelke in enote podjetja, kar je eden izmed pogojev za uspešno poslovanje podjetja. Eržen (2001, str. 46) navaja tri glavne razloge, zakaj se podjetja odločajo za uvedbo ERP- sistemov: 13

28 Integracija finančnih podatkov posamezni oddelki znotraj podjetja lahko iste podatke zbirajo in obdelujejo na različne načine z uporabo programske opreme. ERP v takšnih primerih ustvari eno in edino različico, saj celotno podjetje uporablja isti sistem. Standardizacija proizvodnega procesa posamezne dislocirane proizvodne enote uporabljajo različne programske sisteme, kar zmanjšuje produktivnost in po nepotrebnem troši čas. Poenotenje vodenja človeški virov nepregledni in neenotni sistemi obračunavanja delovnega časa in določanja plač se pojavljajo predvsem v podjetjih z več poslovnimi enotami, vse to pa lahko odpravi ERP-sistem. Prav tako imajo ERP-sistemi pomembno nalogo v racionalizaciji procesov v podjetju organizacije, ki se soočajo s povezanimi izzivi za podporo, nadgradnje, vključevanje, upravljanje sprememb ter nadziranje stroškov. Na sliki 3.2 je prikazan razvoj ERP sistema. Slika 3.2: Zgodovina razvoja ERP-sistema Vir: Rashid in drugi (2002) ERP-sistem povezuje sisteme v podjetju, jim zagotavlja enoten sklop aplikacij iz samostojnega delovanja programske opreme, z enotnim in celotnim obsegom baze podatkov. Cilj sistema je zagotoviti sredstva za integracijo poslovnih oddelkov v celoten sistem z racionalizacijo postopkov in informacij v podjetju in delujejo znotraj ene ali med več organizacijami (McNurlin in Sprague, 2009). Ker je bilo prvotno težko razumeti kompleksnost sistemov in si razložiti njihovo medsebojno povezanost z vsemi elementi, s katerimi smo želeli ustvariti, vzpostaviti ali spremeniti 14

29 zapleteno strukturo delovanja, smo zaradi preglednosti ERP-sisteme razdelili na več elementov. Ta razdelitev nam omogoča, da razumemo zapletenost strukture organizacije tam, kjer se pojavlja več različnih elementov. S tem lahko določimo in izpolnimo cilje pri pojavu morebitnih napak ali odstopanjih. Prav tako lahko z razdelitvijo zagotovimo boljši pregled ERP-sistema, pa tudi sisteme za podjetja in njihova orodja za upravljanje znanja. Primeri sistemov so naslednji: SCM (Supply chain management), HRM (Human resource management), CRM (Customer relationship management), MRP II (Manufacturing resource planning), FRM (Finance resource management). Na sliki 3.3 je razvidna razdelitev posameznih elementov ERP-sistema Slika 3.3: Razdelitev elementov ERP-sistema Vir: Softwebsolutions (2013, str. 19) Sistemi za upravljanje oskrbovalne verige (SCM) Supply Chain Management (SCM) programska oprema upravlja vse podjetja (proizvajalci, trgovci na debelo, ponudniki storitev ), ki sodelujejo pri oblikovanju izdelka od surovine do 15

30 končnega produkta in storitev. SCM je običajno povezan z delom celotnega sistema Enterprise Resource Planninga in se nenehno širi zaradi povečanja globalnih dobaviteljskih verig, trendov e-poslovanja ter brezžične tehnologije. To je povezano z vedno boljšim nadzorom nad zalogami, kapacitetami, logistiko in prevozom, ne nazadnje z delovno silo, vse v konceptu zmanjševanja stroškov ob izboljšanju učinkovitosti in ravni storitev za stranke. Tako SCM olajša sodelovanje med organizacijo, njenimi dobavitelji, proizvajalci, distributerji in partnerji. Glavni namen SCM-sistemov je bolje delovati in tudi bolje poslovno načrtovati. SCM-sistemi uporabljajo algoritme načrtovanja končnih zmogljivosti, ki ne zahtevajo iteracijskih prilagoditev glavnega razporeda in zmožnosti načrtovanja v realnem času. Podjetjem omogočajo, da se hitro odzivajo na ponudbo in zahtevane spremembe (Hendricks in drugi, 2005). SCM tudi povezujejo podjetja z drugimi podjetji glede dobave materialov, ki jih potrebuje za svoje polizdelke in nemoteno delovanje, glede načrtovanja svojih proizvodnih zahtev in avtomatizacijo ponekod kompleksne prevozne logistike Sistemi za upravljanje s človeškimi viri (HRM) Human Resource Management (HRM) je programska oprema, aplikacija, ki združuje številne funkcije človeških virov. So sistemi za upravljanje s človeškimi viri. Upravljanje človeških virov je povezano z vsemi vodstvenimi funkcijami, ki sodelujejo pri načrtovanju za zaposlovanje, razvijanje, izbiranje, nagrajevanje in pri uporabnosti potenciala človeških virov v podjetju ali organizaciji. Lahko obsegajo vse vidike kadrovske administracije: aplikacije za ravnanje z upravo, s kadri, z managerji, delavci, s prejemki (plače), usposabljanje, analiza uspešnosti podjetij. HRM vključuje in povezuje module kot so, npr. prisotnost in odsotnost z dela, plačilne liste zaposlenih, obračun davčnih napovedi, zavarovanja, odškodnine. Kot namen pri uspešnosti in produktivnosti zaposlenih v podjetju se uvajajo razne nagrade in nadomestila, hkrati pa se podjetja na veliko izogibajo vnaprej določenim premijam in obljubam za izboljšanje poslovanja in finančnih tokov. Opazimo tudi, da se edinstveni sistemi za upravljanje s človeškimi viri osredotočajo na interakcijo med spoznavno in upravno organizacijo. Poleg tega (Günsel, 2006) deli prakso na področju človeških virov, ki vpliva na 16

31 poslovanje družbe, na pet skupin, in sicer na selektivno zaposlovanje, uporabnost skupin in decentralizacijo, usposabljanje, uspešnost in izmenjavo informacij Sistemi za upravljanje odnosov s strankami (CRM) Customer relationship management (CRM) je programska oprema, ki upravlja celoten življenjski cikel odnosa s stranko, se pravi, od začetnih marketinških aktivnosti, povpraševanja in ponudbe, do izdelave in prodaje. CRM se predvsem osredotoča na vzpostavitev in izgradnjo odnosov s strankami. Ta vzajemno zadovoljivi odnos s stranko je potrebno tudi obdržati. Tako sodoben pristop k upravljanju odnosov s strankami temelji na zadovoljevanju vseh potreb: strank, sistemov, procesov, delavcev. CRM-sistemi služijo tudi za zmanjšanje podvajanja pri vnosu podatkov in za vzdrževanje, ki ga zagotavlja centralizirana podatkovna baza na ravni podjetja podatkov o strankah. Ta baza podatkov nadomešča posamezne vzdrževane sisteme, institucionalizira odnose s strankami in preprečuje izgubo organizacijskega znanja stranke, ko zapustijo podjetje. Centralizirana baza podatkov strank je prav tako dragocena z namenom, da lahko podjetja upravljajo z več proizvodnimi linijami. V številnih primerih pa se bodo stranke prekrivale skozi različne vrste poslovanja, saj zagotavljajo in nudijo priložnosti za povečanje prihodkov z navzkrižno prodajo (Hendricks in drugi, 2005). Podjetje mora slediti pogojem, ki jih je potrebno upoštevati za preživetje, za rast podjetja, za zmanjševanje stroškov in posledično ustvarjanje dobička, saj želijo kupci kakovosten izdelek in sprejemljivo ceno. Prav tako je pomembno kupca tudi obdržati. Končni cilj CRM-ja pa je povečati dobiček. To se lahko doseže le z zagotavljanjem kakovostnejših storitev za stranke od vedno bolj konkurenčnih tekmecev. Prednosti uvedbe rešitve CRM-sistema so naslednje (SRC, 2014): razumevanje vrednosti posamezne stranke v njenem celotnem življenjskem ciklu, deluje kot posluje podjetje, omogoča širok nabor možnosti za upravljanje odnosov s strankami, celostno upravljanje strank prek vseh komunikacijskih kanalov (telefon, e-pošta, internet, prodajni obiski), načrtovanje strategij navzkrižnega trženja izdelkov, 17

32 optimizacija, avtomatizacija in nadzor trženjskih, prodajnih in servisnih procesov, racionalizacija poslovanja s prihrankom časa in denarja, deluje na vsaki strojni opremi, zato so stroški vzdrževanja manjši. Ker je konkurenca za pridobitev strank velika, so se podjetja z ekonomskega vidika naučila, da je ceneje obdržati stranko, kot najti novo. Glavni razlogi za vpeljavo CRM rešitev so naslednji (Gray in Byun 2001, str. 10): po Paretovem principu 20% strank podjetja ustvarja 80% dobička. CRM nam omogoča identificirati teh 20% strank in z njimi vzpostaviti primeren odnos, raziskave, ki so jih naredili leta 2001 z Boston Consulting Group so pokazale, da je 5 do 10 krat manj stroškov z vzdrževanjem obstoječega kupca ali stranke kot iskati ali dobiti novega, 5 % povečanja poslovanja s stalnimi kupci ali ohranitev le-teh se kaže v 25% povečanju dobička. Tako nam CRM omogoča prilagajanje kupcem, kar vodi k povečanju prodaje Sistemi za planiranje proizvodnih virov (MRP II) Manufacturing resource planning (MRP II) je programska funkcijska metoda za učinkovito načrtovanje vseh virov v proizvodnem procesu. Pred njimi so bili programi, ki so skrbeli za naročanje materiala in ostalih komponent v organizaciji in so se imenovali programi za planiranje zahtev materiala oz. Material Resource Planning-(MRP). Ti sistemi so se nato razvili oz. nadgradili v MRP II. Osnovna ideja rešitev MRP II je, da za proizvodnjo nekega izdelka ne potrebujemo samo materiala, pač pa tudi stroje, ki pretvorijo material v izdelke in ljudi, ki delajo s temi stroji (Van der Hoeven, 2009). MRP II zato ni samo funkcija programske opreme, saj zahteva predanost, natančnost in računalniško znanje posameznika. S to metodo načrtujemo in razporejamo zahteve materialov in izdelkov, skratka vse vire v proizvodnem procesu, ki se pojavljajo v proizvodnih dejavnostih. Prednosti so v boljšem odzivu na zahteve in naročila kupcev, hitrejšem odzivu na spremembe na trgu, boljši izkoriščenosti delovne sile in zmanjšanju zalog. Cilji so povečati produktivnost, nižati stroške in povečati dobiček, hitrejša dostava, usklajevanje načrtovanja proizvodnje, hitro odkrivanje težav, zmanjšanje nadur. 18

33 3.5.5 Sistemi za upravljanje s finančnimi viri (FRM) Finance resource management (FRM) je modul za upravljanje in zbiranje finančnih podatkov iz različnih računovodskih in finančnih oddelkov, saj ustvarja finančna poročila, kot so bilance stanj glavnih knjig, letna računovodska poročila, analize dobičkov, stroški, amortizacija. S tem dobrim finančnim pregledom pomagamo pri boljšem poslovnem odločanju in strateškim načrtovanjem podjetja. 3.6 Uvajanje rešitev ERP Kovačič (2012) je razdelil projekt uvajanja celovite rešitve na štiri projektne faze: načrtovanje in vzpostavitev projekta; analiziranje stanja ter snovanje prenove in informatizacije; priprava prehoda na nov poslovni model; izvedba (uvajanje, prilagajanje in dograjevanje rešitve). V fazi načrtovanja projekta se opredeli samo področje prenove in informatizacije ter se zagotovijo potrebni viri za njihovo izvedbo. Celovita informacijska rešitev je skupek več aplikacij, modulov, ki sestavljajo ogrodje za obdelavo podatkov na področju financ, proizvodnje in distribucije, človeških virov in administrativnih funkcij ter podpirajo poslovanje predvsem na operativni ravni (Kalakota in Robinson, 2001). Ko se podjetje odloči, da sprejme in uvede ERP, ni razlog le v tem, da avtomatizira proizvodnjo in odpravi ročno opravljanje funkcij, saj imajo podjetja kar dolgo časa v večini že delno avtomatizirano proizvodnjo. Eden izmed glavnih razlogov je ta, da se upravljalcem oz. managerjem zagotovi bolj proste roke pri upravljanju v organizaciji in s tem dobijo tudi več možnosti, da te upravljalske funkcije lažje nadzorujejo. Ali kot pravi Kalakota (2001, str. 245), ne moreš upravljati s tistim, česar ne veš in česar ne poznaš. To je seveda ključnega pomena za podjetja, ki ne širijo svojega poslovanja. V primeru globalizacije to pomeni, da 19

34 pridobitne informacije in celoten nadzor v podjetju predstavlja velik problem za managerje, saj zelo težko sledijo in spremljajo dejavnosti, ki se dogajajo v drugih hčerinskih podjetjih na različnih lokacijah in to ne samo zaradi fizične oddaljenosti in časovnega pasu. Tukaj se pojavljajo tudi jezikovne prepreke, različne valute, različni davčni režimi in podobno. Zato predstavlja uvedba ERP-sistema veliko prednost pri uvajanju v podjetja kot del odgovora za zgoraj omenjene težave, saj predstavlja možnost povezovanja»informacijskih otokov«v integrirano celoto informacij. Sistem povezuje podjetja med sabo. Na sliki 3.4 je razviden grafični prikaz strukture delovanja ERP-sistema. Slika 3.4: Struktura delovanja ERP-sistema Vir: Wallace (2001, str. 11) Iz strukture delovanja ERP-sistema je razvidno, kako ERP napoveduje in uravnava procese med ponudbo in povpraševanjem. Pri procesu planiranja v podjetju se načrtuje povezovanje kupcev in dobaviteljev v celotni dobavni verigi, preverjajo in planirajo se postopki odločanja in kar je najbolj pomembno, zahteva medsebojno usklajevanje med nabavo, razvojnim in prodajnim oddelkom, trženjem in pa logistiko. Glavni cilj celovitih rešitev je predvsem tesno povezati vsa funkcijska področja v enoten informacijski sistem, ki bo med oddelki omogočal neoviran pretok informacij in skrbel za vse 20

35 potrebe podjetja. To pomeni, da bodo spremembe na enem področju vidne tudi na ostalih funkcijskih področjih podjetja (Rainer in Cegielski, 2010). Prav tako cilji vključujejo visoko raven produktivnosti, storitve za kupce, stranke in dobavitelje, zmanjševanje stroškov in nekurantnih zalog materiala, proizvodov in blaga, kakor tudi učinkovito upravljanje med dobavno verigo in e-poslovanjem. Ti cilji se zagotovijo z razvojnim načrtom in pa s terminskimi plani, tako da so ustrezni viri, delovna sila in materiali, če je to potrebno, vedno na voljo v pravem številu in količini. Osnovni namen izvajanja ERP je tako za vodenje poslovanja v hitro se spreminjajočem in zelo konkurenčnem okolju izjemno pomembno. O`Leary (2000) povzema bistvene prednosti celovitih rešitev ERP, in sicer: celovite rešitve spodbujajo komunikacijo in sodelovanje med organizacijami predstavljajo informacijsko hrbtenico za komunikacijo in sodelovanje z drugimi organizacijami. Podjetja nadaljujejo projekte uvedbe celovitih rešitev s projekti e-poslovanja in odpirajo svoje baze podatkov partnerjem; celovite rešitve spodbujajo komunikacijo in sodelovanje znotraj organizacije. So integriran sistem kar pomeni, da se procesi ali deli procesov medsebojno izključujejo med posameznimi funkcijami in lokacijami. To sili uporabnike k boljši medsebojni komunikaciji in sodelovanju. Vsak uporabnik natančno ve, katero delo mora opraviti, da se proces lahko nadaljuje: celovite rešitve omogočajo organizacijsko standardizacijo. Podjetja lahko na ta način poenotijo procese na vseh lokacijah ter okolju pokažejo enotno, celovito podobo. Prednosti rešitev ERP niso samo v zagotavljanju informacij v realnem času, pač pa omogočajo, da organizacije izboljšajo svoje poslovne procese. Rešitve ERP so narejene po principu najboljše prakse, kar pomeni, da ponudniki rešitev ERP poiščejo najboljše organizacijske poslovne modele v panogi in posvojijo v poslovnem modelu rešitve ERP (Sternad in Bobek, 2004). Poleg pravočasnega zagotavljanja informacij moramo v procesu izbire ERP zagotoviti tudi pravilno rešitev. Pomembno je, da se rešitev ERP v skladu z zahtevami prilagodi poslovnim procesom v podjetju, ne smemo pa zanemariti niti končnih uporabnikov, katerih zadovoljstvo 21

36 in uporabnost se odraža pri njihovem delu s procesi v podjetju. Zato morajo dati ponudniki sistemov tudi večji poudarek na operativnem usklajevanju procesov skozi celotno integracijo. O`Leary (2000) navaja, da lahko rešitve ERP prepoznamo po naslednjih značilnostih (v Sternad 2011, str. 15): so gotove programske rešitve, izdelane za arhitekturo odjemalec/strežnik, ne glede na to, ali uporabljajo običajne ali spletne odjemalce; v njih je združena večina poslovnih procesov; obdelajo večino transakcij v podjetju; uporabljajo podatkovno bazo na ravni organizacije, v kateri je vsak podatek zapisan samo enkrat; omogočajo dostop do podatkov v realnem času; v nekaterih primerih omogočajo integracijo obdelave transakcij in aktivnosti planiranja (npr. pri planiranju proizvodnje). Kalakota in Robinson (2001) sta kot glavne prednosti uvedbe rešitve ERP v proizvodnjo izpostavila: skrajšan čas načrtovanja (95 %), skrajšan čas dostave (10 % 40 %), skrajšan čas proizvodnje (10 % 50 %), nižja raven zalog (10 % 25 %), zmanjšanje zamud pri dostavi (25 % 50 %), povečanje produktivnosti (2 % 5 %). Odločitev za izvajanje sistema ERP je zagotovo strateški, saj ima velik vpliv na vseh področjih organizacije. Vedno novi pritiski, povpraševanja in zahteve svetovnega trga kakor tudi tehnološke prednosti v zadnjih letih so glavni razlog in gonilna sila za razne združitve, prevzeme, tudi skupno sodelovanje organizacij v dobavni verigi. Razširjena ERP programska oprema je bila na razpolago velikemu številu podjetij s ponudbo zahtevane integracije poslovnih aplikacij. Na splošno je bila dobro sprejeta. ERP programska oprema in sami sistemi so zato vedno bolj kompleksni, saj si prizadevajo zagotavljati vedno boljšo podporo poslovnih funkcij. Razširjena ERP programska oprema tako vključuje aplikacije, kot so optimizacija oskrbovalne verige, upravljanje odnosov s strankami in sistemi 22

37 za podporo odločanja. Zato je potrebno dinamično naravo ERP hitro prepoznati in jo razširiti, ob upoštevanju nekaterih prihodnjih poslovnih praks. ERP-sistemi so bistveno drugačni od tradicionalnih informacijskih sistemov, saj ERP-sistemi oblikujejo poslovne in tehnološke strategije organizacije, medtem ko se tradicionalni informacijski sistemi opirajo na poslovno strategijo. Podjetja, ki uporabljajo in izvajajo ERP sisteme ali pa so v fazi prenove poslovnih procesov, so v želji za boljši zaslužek ugotovila, da se morajo prilagoditi najboljšim poslovnim praksam (Stefanou, 2001). Uvajanje in izvajanje ERP-rešitev ne prinaša vedno samo koristi, ampak ima lahko tudi negativne lastnosti. Pri izvajanju ERP-rešitev je bilo posvečeno premalo pozornosti vplivom zunanjih in notranjih dejavnikov. Iz prakse se lahko naučimo, da izvajanje ERP vedno ne izboljša organizacijske poslovne procese. Izvajalni ERP-sistem je lahko v določenih primerih drag in dolgotrajen, tako da podjetja ne pridobijo prednosti vseh naložb v predvidenem časovnem okviru. Izvajanje ERP je zato potrebno obravnavati z vidika celotne organizacije in okolja. 3.7 Poslovni proces Sistemi za upravljanje poslovnih procesov igrajo osrednjo vlogo pri podpiranju poslovanje srednjih in velikih organizacij. Poslovni proces je skupek sorodnih korakov ali postopkov, namenjenih za proizvodnjo organizacije. Poslovni proces se lahko nahaja v celoti znotraj enega funkcionalnega območja, lahko pa zajame tudi večje funkcionalne površine. Poslovni proces opredeljujemo kot skupek logično povezanih izvajalskih in nadzornih postopkov in aktivnosti, katerih posledica oziroma izid je načrtovani izdelek ali storitev (Jacobson in drugi, 1999). Rambaugh in drugi (1999) navajajo, da se pri definiciji poslovnega procesa prav tako poudarjajo zunanji vidiki stranke, uporabnika oziroma drugih entitet (v Damij 2009, str. 32). Prenova poslovnih procesov in informacijska tehnologija sta povezana že od vsega začetka. Informacijska tehnologija igra pomembno vlogo v projektih prenove poslovnih procesov, uporaba informacijske tehnologije pa sama po sebi še ne prinese vidnejšega uspeha (Črv 2000, str. 165). 23

38 Poslovni proces v družbi Iskra Sistemi, d. d. je sestavljen iz vrste vzporednih in medsebojno povezanih procesov (slika 3.5). Kontrolne točke so predvidene pri izvajanju omenjenih procesov. Slika 3.5: Struktura procesov v družbi Iskra Sistemi, d. d. Vir: Iskra Sistemi, d.d. (2012) K vodstvenim procesom sodijo tri skupine procesov. Vodstveni procesi usmerjajo vse dejavnosti družbe preko strateškega planiranja, programskega portfelja, finančne strategije, razvoja trgov in poslov, razvoja organizacijske kulture in kadrov ter razvoja sistema vodenja. Rezultat vodstvenih procesov so razne strategije in poslovni plan v kratkoročni in dolgoročni izdaji na nivoju kakovosti in ravnanju z okoljem. H ključnim procesom štejemo procese, v katerih poteka realizacija poslov katerekoli oblike. Sem sodi skupina procesov, ki so razvidni iz slike 3.5. Bistvena dejavnost procesov je pridobivanje in izvedba poslov, zagotavljanje ustreznega razvoja proizvodov glede na potrebe trga, proizvodnja proizvodov, prodajna podpora, poprodajna podpora odjemalcem, kreiranje in realizacija poslovnih rešitev. K podpornim procesom sodi šest skupin procesov. To so vse aktivnosti, ki podpirajo dejavnosti 24

39 ključnih ali vodstvenih procesov na vseh nivojih družbe. Izvajalci podpornih procesov so v glavnem locirani v sorodno poimenovanih organizacijskih enotah (Iskra Sistemi, d.d., 2014). S sistematičnim zbiranjem podatkov in njihovim analiziranjem spremljamo uspešnost proizvodnega procesa, posredno pa tudi z njim povezanih drugih procesov. Podatke uporabljamo za določitev kazalnikov uspešnosti, ki izražajo stopnjo izpolnitve postavljenih planov in ciljev ter prikazujejo trende za daljše časovno obdobje. Ko izhajamo iz poslovnega procesa, ki se odvija v vsakem podjetju in ga strokovnjaki členijo na delne procese, katerih nosilce imenujemo poslovne funkcije, pridemo do razdelitve na naslednje funkcije in skladno z njimi informacijske podsisteme (Turk in Melavc 1991, str. 13): nabavna funkcija nabavni podsistem, funkcija proizvajanja ali funkcija ustvarjanja poslovnih učinkov proizvodni podsistem; prodajna funkcija prodajni podsistem; kadrovska funkcija kadrovski podsistem; finančna funkcija finančni in investicijski podsistem. Glavni kriteriji pri izbiri rešitve ERP glede na velikost podjetja so funkcionalnost, skupni stroški lastništva, enostavna in hitra uvedba in enostavnost uporabe. Ob uvajanju ERPsistemov v podjetja se še vedno pojavlja dilema, kako prilagoditi poslovne procese. Ali jih prilagoditi ERP-sistemu ali pa obratno. Pridemo do spoznanja, da rezultat ni najboljša poslovna praksa, ampak utemeljitev ponudnikov ERP-rešitev, da nobeno podjetje ni tako nefleksibilno, da se ne bi moglo prilagoditi v ERP-sistemih ponujenim poslovnim procesom. To pa tudi poenostavi uvajanje rešitev in zniža stroške vzdrževanja ali nadgradnje programskih rešitev. Zato je potrebno uskladiti poslovne procese med kupci, partnerji ali strankami. Potrebno se je dogovoriti le o vsebini poslovanja, saj tehnološke rešitve že obstajajo. Kljub temu, da je ena od glavnih prednosti ERP-rešitev, da ponujajo organizacijam rešitev z najboljšimi poslovnimi praksami, to ni nujno, da je to najboljša izbira za uporabnike ERPrešitve. Posvojena poslovna pravila silijo uporabnike, da dosledno sledijo poslovnim procesom ERP-rešitve in ne kot v prejšnjih informacijskih sistemih, kjer so bile rešitve 25

40 prilagojene uporabnikom in je bilo omogočeno, da so lahko izvedli opravila na različne načine (Shanks in drugi, 2003). Poslovni razvojni proces lahko definiramo tudi kot povezano skupino korakov, ki se izvajajo v poslovnem sistemu. Iz slike 3.6 je razvidno, kako poteka razvoj poslovnega procesa v Iskri Sistemi, d.d. Slika 3.6: Potek razvojno poslovnega procesa Vir: Iskra Sistemi, d.d. (2014) Vhod procesa predstavlja predlog ali idejo za razvoj novega izdelka. Le to predlagatelj (naročnik, kupec) posreduje vodji programa (prodajni ali razvojni) ali produktnemu vodji v listinski ali elektronski obliki. Odgovorni vodja projekta izdela grobo tržno oceno in tehnično oceno izvedljivosti ter stroškov razvoja. Vodja programa (prodajni, razvojni ali produktni) se odloči, ali se predlog izvede ali pa zavrne. V primeru odločitve o nadaljevanju se odpre posel v informacijskem sistemu 26

41 (določitev roka izvedbe in stroškov), če znaša ocenjena vrednost projekta več, kot je dogovorjeno. V fazi izdelave proizvodne dokumentacije in programske opreme se izdela tehnična dokumentacija produkta. Izdelava proizvodne dokumentacije zajema izdelavo tehnološke dokumentacije, standardizacijo komponent, načrtovanje proizvodnje, naprav, avtomatizacije, izdelavo orodij in naprav. Tehnološka dokumentacija predpisuje postopek proizvodnje za konkretni izdelek. Izdelana mora biti tako, da je mogoča nedvoumna ponovitev proizvodnega postopka. Tehnološka dokumentacija mora biti tako vsebinsko usklajena z razvojno dokumentacijo ter navodili za uporabo materialov in delovnih sredstev. Tehnološko dokumentacijo sestavljajo dokumenti za potek izdelave, tehnološko navodilo, tehnološki postopek, kosovnico in risbo. Izdelava programske opreme zajema vse potrebne aktivnosti izdelave programske opreme. Vzporedno potekajo procesi načrtovanja tehnologije izdelave, avtomatizacije, testiranj in dobavljivosti materiala oz. komponent. Rezultat faze je tehnična dokumentacija za prototip. Naročnik (kupec) odloči, ali je predlagana rešitev ustrezna (potrditev ali zavrnitev naročnika oz. kupca). V primeru neustreznosti se mora tehnična dokumentacija ustrezno spremeniti ter se ponovno pošlje naročniku v pregled in potrditev. Izdelava vzorcev se izvede v proizvodnji in pomeni prvo preverjanje proizvodne sposobnosti izdelka. Predhodno mora biti pripravljena vsa proizvodna dokumentacija in tehnologija izdelave. Namen verifikacije (overjanja) je zagotoviti, da izdelek izpolnjuje vhodne zahteve, tehnološko sposobnost proizvodnega procesa in zadovoljuje vse potrebe odjemalca, naročnika oz. kupca. Naročnik (kupec) odloči, ali so vzorci ustrezni. Če vzorci niso ustrezni, je potrebno popraviti tehnično dokumentacijo, ali proizvodno dokumentacijo ali programsko opremo. Po zaključeni RR fazi projekta se za izdelke izvede uvajanje v proizvodnjo, ki služi preverjanju proizvodne, montažne, kontrolne in druge opreme ter dokumentacije, uvajanje in usposabljanje delavcev in za zagotavljanje ustreznosti izdelka za planiran proizvodni proces (Iskra Sistemi, d.d., 2013). 27

42 3.7.1 Upravljanje poslovnih procesov Upravljanje procesov je del celotnega upravljanja. Za lažje doseganje ciljev organizacije po večji produktivnosti uporabljamo pri upravljanju poslovnih procesov Demingov krog stalnih izboljšav. Gre za neskončen proces, v katerem si neprestano prizadevamo za izboljšave. Vsaka ponovitev PDCA dvigne kakovost gre za spiralo, kjer napredujemo vedno višje in višje. Pri tem dosegamo večjo kakovost, manj reklamacij ipd. Faze PDCA kroga so razvidne iz slike 3.7 in so naslednje: Faza planiraj (Plan): določa namen in cilje ter metode za doseganje ciljev. Faza Stori (Do): izobraževanje, izboljšave. Faza Preverjaj (Check): preverjanje. Faza Ukrepaj (Act): ukrepaj. Slika 3.7: Demingov krog aktivnosti Vir: Popit, lastni prikaz (2013) 28

43 3.7.2 Notacija BPMN Neprofitna organizacija BPMI je bila ustanovljena leta 2000 z namenom spodbujanja in razvoja uporabe BPM. To se je izvajalo z uporabo standardov za procesno načrtovanje, namestitev, izvedbo, vzdrževanje in optimizacijo poslovnih procesov. BPMI je v samem postopku razvoja razvil tri standarde, vse z namenom olajšati in pospešiti BPM (Markuš 2009, str. 25) : BPMN Business Process Model and Notation, ki predstavlja standard za modeliranje poslovnih procesov; BPML Business Process Modeling Language, ki predstavlja izvajalni, izvedbeni standardni poslovni jezik; BPQL Business Process Query Language, predstavlja standardni upravljalni vmesnik za postavitev in izvedbo e-poslovnih procesov. Notacija BPMN (Business Process Model and Notation) je nastala leta 2004 pod okriljem skupine BPMI (Business Process Management Initiative), ki se je leta 2006 združila s skupino OMG (Object Management Group). Namen BPMN je zagotoviti standardno notacijo, ki jo bodo razumeli vsi vpleteni v procesu, med katere štejemo poslovne analitike, programske inženirje, upravitelje in izvajalce procesov. BPMN definira grafično notacijo za modeliranje poslovnih procesov oziroma za izdelavo diagramov poslovnih procesov BPD (business process diagram). Ker je glavni namen BPMN priskrbeti preprosto notacijo za modeliranje enostavnih in kompleksnih procesov, je bilo treba grafični vidik notacije oblikovati na podlagi predhodnih notacij in elemente razvrstiti v posamezne kategorije. Tako uporabnik lažje prepozna osnovne elemente BPMN, kar mu omogoča razumevanje diagramov BPMN. Poznamo pet glavnih tipov elementov (Polančič in Jošt 2012, str ): 1.) elementi za opredelitev toka dogodkov (flow objects); 2.) povezovalni elementi (connecting objects); 3.) steze (swim - lanes); 4.) podatki (data); 5.) artefakti (artifacts). 29

44 3.8 Poslovno informacijski sistem Baan Baan Corporation je ustanovil Jan Baan leta 1978 v Barneveldu na Nizozemskem z namenom zagotavljanja storitev tako finančnega kakor upravnega svetovanja. Izhaja iz podjetja Baan Company. Poslovno Informacijski sistem Baan je programska rešitev. Namenjen je planiranju proizvodnega podjetja, tako za vire kakor sredstva. Deluje na vseh operacijskih sistemih, kot so Unix in Windows, lahko pa dela s katerokoli znano zbirko podatkov, vendar je najprimernejši za delo z Oracle, Informix, DB2 in SQL Server. Perreault in Vlasic (1998) navajata, da so glavni paketi, ki sestavljajo poslovno informacijski sistem Baan, določeni z vzorcem delitve organizacije po poslovnih funkcijah (citirano v Drobnič, str. 57): skupni podatki (tc), finance (tf), distribucija (td), diskretna proizvodnja (ti), servis in vzdrževanje (ts), transport (tr), procesna proizvodnja (ps), projekt (tp), orodja aplikacije (tt) in orodja za prenos podatkov (tt). To so tako imenovani moduli. Porazdelitev modulov je razvidna iz slike 3.8. Vsebuje pa tudi možnost evidentiranja delovnega časa ljudi, delovnih ur strojev in naprav, kar je zelo pomembno pri izstavitvi delovnih nalogov pri razmejevanju stroškov. Vsi moduli so medsebojno povezani v celoto s tokom informacij, saj posamezen modul vsebuje poslovne objekte, ki so potrebni za izvajanje glavnih procesov. Slika 3.8: Porazdelitev modulov v informacijskem sistemu Baan Vir: Popit, lastni prikaz (2013) 30

45 Paket, modul Baan proizvodnja oz. služba razvoja in tehnologije skrbi za raziskave na področjih vodenja razvojnih podatkov, obdelave artiklov, poslov in planiranja potrebnih kapacitet, skratka usklajenemu delovanju vseh dejavnosti in procesov, vezanih z razvojem. Predlagajo novitete, prav tako je poskrbljeno za izdelavo in vzdrževanje operativne, razvojne in tehnološke dokumentacije. Izvajajo raziskave na področjih materialov, izdelkov in tehnologije in novitet kot so opisi in izdelava risb in tehnične dokumentacije (Iskra Sistemi, d.d., 2011). V modul»proizvodnja«so implementirani naslednji moduli: vodenje razvojnih podatkov, obdelava artiklov, obdelava kosovnic, tehnologija, kalkulacije, glavni plan proizvodnje, planiranje materialnih potreb, planiranje potrebnih kapacitet, ponavljajoča proizvodnja, operativna proizvodnja, obračun delovnih ur, predračun posla, obdelava poslov, konfiguriranje izdelkov, klasifikacija artiklov, sistem spremljanja kakovosti, evidenca izmeta, tabele, skupni podatki in parametri Baan-proizvodnje. Šifre se v Baan-sistem vpisujejo v skupno bazo pod alternativni sistem šifriranja artiklov po dobavitelju, nazive pa pod dobaviteljevimi nazivi artiklov. Vsak podatek, vpisan kjerkoli v sistemu, je takoj na razpolago vsem uporabnikom. 3.9 Poslovno informacijski sistem Navision Informacijski sistem Microsoft Business Solutions Navision je grafično zasnovan program za celovit poslovni informacijski sistem. Oblikovan je v lastnem razvojnem okolju, C/SIDE. Jedro programa Navision je baza podatkov, ki vsebuje vse podatke o podjetju. Program omogoča oblikovanje več baz podatkov; v vsaki bazi podatkov se lahko oblikuje več podjetij (Iskra MIS d.d., 2009). Podjetje Microsoft Business Solutions Navision kot ga poznamo danes, je bilo ustanovljeno leta 2000 na Danskem. Podjetje Microsoft Business Solutions je imelo na začetku štiri ERP rešitve: Navision, Axapta, Salomon in pa Great Plains. Ko so se kasneje odločili združiti blagovno znamko, so ponudili na trg rešitve za Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics SL in Microsoft Dynamics GP. 31

46 Navision je povezana poslovna rešitev, namenjena za podporo in upravljanje poslovanja za majhna do srednje velika podjetja, ki iščejo takšno rešitev, da bi povečali produktivnost, ne glede na vsakdanje ovire poslovanja. Ponuja nam integrirane funkcionalnosti za rešitve na področjih upravljanja odnosov, vodenju financ, preskrbovalnih verig, proizvodnje, distribucije in e-poslovne aplikacije. Prinaša funkcionalnost za vse vidike poslovnih in finančnih dejavnosti podjetja. Aplikacija je popolnoma integrirana z drugimi Microsoftovimi izdelki, kot so Outlook, Excel in Word. Navision je 32-bitna aplikacija, ki je zelo prilagodljiva in omogoča dostopnost izvorne kode za dokaj nizek znesek. Ta možnost je najbrž poglaviten razlog uspeha Navisiona. Izvorna koda omogoča uvajalcem orodja (pa naj bodo to partnerska svetovalna podjetja Microsofta ali pa sami uporabniki) preprost dostop in adaptacijo orodja za doseganje specifičnih potreb panoge ali konkretnega podjetja (Kepic, 2006). Podatki so v programu Navision lahko prikazani na več načinov oz. v več oknih. Tako imamo lahko na primer pregled nad statistiko kupca, zalogo artiklov in prodajo že takoj po knjiženju prodajnega računa (Bogataj in drugi, 2003). Vsako podjetje je samostojna enota. Vsi osnovni računovodski podatki so zasnovani za vsako podjetje posebej. Vsak baza podatkov vsebuje določene podatke, ki so skupni podjetjem v tej bazi. Znotraj posamezne baze podatkov so informacije zapisane v tabelah. Vsaka tabela vsebuje informacije o določenem področju (npr. artikli, kupci). Tako bo obvladovanje informacij poslovanja predvidljivo zaradi odličnega sledenja in preglednosti v sistemu, kar nam pomaga temeljito načrtovati in organizirati proizvodnjo in izdelke za izpolnjevanje novih in vedno bolj zahtevnih trendov trga. Na sliki 3.9 so razvidna orodja poslovnega procesa v informacijskem sistemu Navision. 32

47 Slika 3.9: Orodja poslovnega procesa v informacijskem sistemu Navision Vir: Popit, lastni prikaz (2013) Najnovejši, zadnji Microsoftov izdelek Dynamics NAV-2013, nam omogoča nadzor in pregled nad dogajanjem v podjetju ter sposobnost sprejemanja pametnih odločitev, ki vplivajo na profitabilnost in izboljšajo denarni tok s tem se spodbuja rast podjetja. Njegove značilnosti so nove zmogljivosti in izboljšave na vseh področjih, ki povečujejo njegovo že tako robustno ERP-funkcionalnost, zmogljivost in preprosto uporabo. Celovit nabor funkcij omogoča preprostejšo uvedbo in povezovanje z rešitvami neodvisnih razvijalcev programske opreme, drugimi poslovnimi programi ter Microsoft rešitvami. Rešitev Microsoft Dynamics NAV je zasnovana tako, da poenostavlja poslovne procese v celotni organizaciji in omogoča boljši nadzor, povečanje marž in spodbujanje dobičkonosne rasti (RCL Int, 16. oktober 2013). 4 PLANIRANJE IN VODENJE RAZVOJNO RAZISKOVALNIH NALOG Projektno vodenje lahko razdelimo na dva vidika vodenja. Prvi je kakovostni vidik vodenja, ki se ukvarja s stvarmi, kot so cilji projekta, projektno okolje, usmerjanje ljudi v okviru projekta, razumevanje za napake. Drugi vidik je način, kako bomo uporabili modele za pomoč pri procesu načrtovanja in nadzora projekta. Ugotovimo, da je kakovostni vidik vodenja bolj pomemben kot sam proces načrtovanja in nadzora projekta, zato pa je za izvedbo potrebno 33

48 imeti toliko več izkušenj. Lahko začnemo s postopnim uvajanjem projekta in projektnega vodenja, šele potem pa preidemo v fazo načrtovanja (Slack in drugi, 2007). Poslovna strategija planiranja razvojno raziskovalnih nalog (v nadaljevanju RRN) vključuje celovit sveženj ukrepov, katerih namen je pomagati podjetjem in jim omogočiti trajnostno prednost pred konkurenti. Pri planiranju in izvajanju posamezne RRN moramo upoštevati različne faktorje (ali gre za raziskovalno ali razvojno nalogo, za nov izdelek ali za spremembo obstoječega, število izvajalcev ). Nekatere faze se lahko izpustijo, če so le te nepotrebne in ne vplivajo na uspešnost RRN. 4.1 Vhodni podatki Osnova za začetek dela na RRN so informacije, zahteve, predlogi ali ideje, ki se lahko pojavijo v različnih oblikah in so posredovane od različnih zainteresiranih strank oziroma predlagateljev, in sicer: zahteve in predlogi kupca: Izhajajo lahko iz kupčevih povpraševanj in so lahko posredovane na s citiranimi predpisi predvidenih obrazcih ali v obliki zapisnikov oziroma zabeležk telefonskih razgovorov; zahteve in predlogi izhajajoči iz preventivno-korektivnih ukrepov in posredovane na v citiranem predpisu, predvidenih dokumentih; zahteve, predlogi, informacije in ideje drugih služb in posameznikov, posredovane v kakršnikoli obliki; ustrezne zakonske zahteve in zahteve regulative; predlogi zaposlenih v SRR ustrezno obrazloženi v pisni obliki. 4.2 Pregled vhodnih podatkov Prejete informacije sektor razvoja in raziskav analizira z namenom, da se: ugotovi, ali so jasni in zadosti opredeljeni cilji, ki izhajajo iz zahtev in predlogov; preveri, ali so na razpolago resursi (kadrovski, materialni) za izvedbo RRN; preveri skladnost ciljev z veljavnimi predpisi in standardi, vključno s predpisi in standardi področja varovanja okolja; 34

49 preveri, ali bi realizacija postavljenih zahtev imela negativne učinke v nekih drugih elementih poslovanja. Ta element je potrebno skupaj s tržnimi področji posebej skrbno preučiti v primeru predlaganih sprememb na obstoječih izdelkih in tehnologijah, da se zagotovi soglasje kupcev s predlaganimi spremembami. Če analiza pokaže, da ni možno realizirati vseh zahtev predlagatelja, se ga mora o tem informirati in po možnosti opraviti usklajevanje in redefinicijo ciljev, kar mora biti vse razvidno iz zapisov. 4.3 Planiranje Ko se ugotovi, da je RRN izvedljiva, se začne planirati. Pri vsebinsko nezahtevnih nalogah ni potrebno izdelovati plana posebej, saj je že razviden iz dokumentov in podatkov iz prejšnje faze. Pri večjih RRN pa se izdela plan iz katerega so razvidni cilji, roki in kontrolne točke. Kadar je v razvoj vključenih več kot 10 izvajalcev, se mora izdelati mrežni plan (gantogram), določiti pa se mora tudi odgovorna oseba. 4.4 Realizacija naročila Zaposleni v prodajnih oddelkih, ki skrbijo predvsem za trženje naročenih izdelkov, so prodajni referenti. Osnova za delo prodajnega referenta je naročilo, ki ga na osnovi ponudbe ali pa iz naslova daljšega poslovnega sodelovanja pošlje kupec. Naročilo mora vsebovati: podatke o kupcu, podatke o naročenih izdelkih, količine želenih izdelkov, dobavni rok za želen izdelke, prehodno dogovorjene cene in načine plačila za naročene izdelke, naslov odpreme naročenih izdelkov. Tako opremljeno naročilo je pogoj za delo prodajnega referenta, saj vse te podatke potrebuje pri realizaciji naročila. Če naročilo ni popolno, ga je treba uskladiti z naročnikom, v primeru popolnosti referent lahko prične z realizacijo naročila. 35

50 4.5 Naročilni list Referent prodaje iz šifranta identičnih številk določi izdelkom identifikacijske številke pod pogojem, da so že odprte v informacijskem sistemu in v računalniški evidenci iz stanja zalog preveri, če so morda želeni izdelki na zalogi. V primeru, da zaloge za naročene izdelke ni, izstavi referent glede na kupčevo naročilo naročilni list v dveh izvodih in ga izroči planu procesa. Glava naročilnega lista vsebuje: identifikacijsko številko naročenega izdelka, naziv in opis naročenega izdelka, količino naročenega izdelka, želeni rok, potrjeni rok vpiše ga planer procesa, izdelano na delovni nalog tu si prodajni referent vpisuje izdelane količine izdelka iz naročilnice. Planer v roku treh delovnih dni potrdi naročilo ali pa določi novi rok za potrditev naročila in en izvod naročilnega lista vrne prodajnemu referentu, drugi izvod pa obdrži za lastno evidenco. Za vsako naročilo želi kupec potrditev naročila, zato referent vpiše na kupčevo naročilo možne izdelave naročenih izdelkov in kupcu pošlje potrditev po faksu. Po vrnitvi izvoda naročilnega lista iz planske službe določi referent po ponudbi ali po ceniku ceno naročenih izdelkov in vnese naročilo v računalnik. Vnesejo se naslednje pozicije: št. naročilnega lista, šifro kupca, št. kupčevega naročila, datum naročila, št. referenta, vrsto naročila, pozicija naročila, identifikacijska številka, naročena količina, status naročila, rabat, potrjeni rok dobave, način naročila, prodajna cena, količina kosov, valuta. 4.6 Odprema izdelkov kupcu Pred predvideno odpremo referent prodaje preveri, če izdelane količine zadoščajo naročenim količinam izdelkov. To preveri iz zalog v računalniški evidenci ali pa iz prejetih izročilnic iz 36

51 planske službe. Če izdelane količine zadoščajo naročenim, izstavi prodajni referent odpremni nalog v treh izvodih (dva izvoda v odpremno skladišče, enega obdrži za lastno evidenco). V skladišču na podlagi odpremnega naloga pripravijo blago, v ekspeditu pa natisnejo odpremnico. Prodajni referent natisne račun, ki ga preda v pregled in podpis vodji tržno prodajnega področja. 5 PREDSTAVITEV PODJETJA Iskra Sistemi, d.d., Ljubljana, je podjetje, ki po združitvi leta 2012 zaposluje delavcev. Sedež družbe je v Ljubljani, navzoči pa so na tržiščih po celem svetu. Poslovne enote se nahajajo v Semiču, Kranju, Otočah, Glinku in Šentvidu pri Stični. Osnovna dejavnost podjetja je proizvodnja. Podjetje se ukvarja z izdelavo kondenzatorjev, stikal, baterij, komunikacijskih in varnostnih sistemov za distribucijo električne energije, projektiranjem signalizacijskih sistemov, z izdelavo analognih in digitalnih inštrumentov, potenciometrov in s storitvami za galvanotehniko. Podjetje je globalni ponudnik industrijskih rešitev in električnih proizvodov, avtomatizacije procesov in avtomatizacije železniškega in cestnega prometa. Delovno področje je razdeljeno na osem strateških poslovnih področij: energetika, komponente za vgradnjo, učinkovite inštalacije, promet, telekomunikacije, informatika in poslovne rešitve, varovanje, oskrba in upravljanje. Organigram družbe je razviden iz slike 5.1. Slika 5.1: Organigram družbe Uprava Poslovne divizije Prodaja Razvoj in raziskave Nabava, logistika za PE Kondenzatorji Tehnologija Proizvodnja Finance, računovodstvo in investicije Kontroling in informatika Splošno kadrovska služba Kakovost Vir: Iskra Sistemi, d.d. (2012) 37

52 Organizacijske enote predstavljajo skupek določenih strokovnih znanj, sredstev za delo in delavcev, ki so potrebni za izvajanje dejavnosti družbe oziroma določene organizacijske enote. 5.1 Predstavitev proizvodnega procesa Proizvodni proces je skupek zaporednih korakov, skozi katere se surovine preoblikujejo v končni proizvod. Proizvodni proces se začne z izbiro materialov, iz katerih je izdelana zasnova. Ti materiali se nato spremenijo s proizvodnimi procesi, ki so njihov sestavni del. Proizvodni postopki lahko vključujejo obdelavo ali pa preoblikovanje materiala. Proizvodni proces vključuje tudi preskuse in preglede za zagotavljanje kakovosti med proizvodnjo ali po njej, načrtovanje proizvodnega procesa pred samo proizvodnjo. Proizvodni proces kot rezultat zagotavlja gotove izdelke, ki jih ni več mogoče vrniti v originalno obliko oz. stanje. Delavci lahko v podjetju kvalitetno in efektivno opravljajo svoje delo le, če dobijo ali so pravočasno seznanjeni z ažurnimi informacijami. Sistem, ki lahko zagotovi takšne informacije, pomaga delavcem povezati poslovne procese, izvaja procese bolj učinkovito in poveže organizacijo z dobavitelji in s kupci. Managerji, ki se zavedajo takšne učinkovitosti, bodo zagotovili kakovost informacijskega sistema. Medtem ko je načrtovanje informacijskih sistemov odvisno od sposobnosti strokovnjakov za informacijske sisteme, jim managerji le redko pustijo upravljanje v celoti, saj je tudi njihova odgovornost, da poskrbijo in uvedejo takšen informacijski sistem, ki služi tako delavcem kakor tudi nemotenemu poslovanju (Boddy in drugi, 2005). Za uspeh podjetja in zaposlenih je zelo pomembna tudi podpora vodstva, saj morajo skrbeti za zavedanje zaposlenih in jih seznaniti s prednostmi, ki jih nov informacijski sistem tudi prinaša. V proizvodnem sistemu teče proizvodni proces, pri katerem se vstopki preoblikujejo v izstopke, nekateri ga imenujejo tudi transformacijski proces. Cilj proizvodnega procesa je storitev ali izdelek, ki mora biti izdelan s čim manjšimi stroški in s čim manjšo porabo časa. Proizvodni proces je organizacijsko reševanje tehnoloških procesov v prostoru. Obsega 38

53 razmestitev delovnih mest in drugih potrebnih površin. Ta proces vsebuje ob delovnih postopkih še kontrolo, transport, zastoje in skladiščenje (Črnčec 2009, str. 8). Proces, ki ga bom predstavil v nadaljevanju magistrske naloge, je proizvodni proces. Zanj je značilno, da se transformacija vložka v izhod izvede v več korakih. Proizvodni proces bi tako lahko definiral kot skupek oziroma zaporedje (sekvenco) med seboj povezanih opravil, v tem primeru delovnih operacij. To zaporedje je proizvodni tok oziroma proizvodna pot. Delovne operacije se opravljajo na mestih obdelave, delovnih mestih (v tem delu delovno mesto interpretiramo kot funkcionalno povezavo delavcev, enega ali več), in delovnih sredstev (prostora, strojev, orodij in naprav) na določeni lokaciji. Prostor proizvodnje je v končni fazi vedno namenski za proizvodnjo določene skupine izdelkov ali artiklov. Prostor in proces proizvodnje vedno opredeljuje tehnologija, proces in organizacija izdelave danega proizvoda na neki lokaciji. V odvisnosti od kompleksnosti proizvoda in organizacije proizvodnje je v proizvodnjo proizvoda lahko vključen zelo različen nabor tehnologij (Šuhel in drugi, 2009). Proizvodni proces je poleg vloženih materialov in energije tudi del informacij, planov in načrtov. Kot vhod procesa v proizvodni proces lahko upoštevamo strateške plane, poslovne načrte, navodila za delo in predloge za razvoj, za izhod procesa pa tržno sposoben izdelek ali rešitev, izdelan po vhodnih zahtevah, dalje razvojna in proizvodna dokumentacija ter dejanska poraba časa in proizvodnega materiala izdelka. Upoštevati moramo tudi zahteve in pričakovanja uporabnikov (razvojna in konstrukcijska dokumentacija, interni standardi), kakor tudi zahteve dobaviteljem (dolgoročne usmeritve in zagotavljanje pogojev za razvoj). Da lahko nenehno izboljšujemo proizvodni proces, tehnologi dnevno preverjajo materiale in normative. Tako lahko sproti odkrivajo in odpravljajo napake, ki se pojavljajo. Prav tako skrbijo za nadzor pri izvajanju del in usklajujejo podatke z razvojnim oddelkom. Obsežen poslovni informacijski sistem koordinira in krmili celotni proizvodni obrat. Sistem za oblikovanje in planiranje pripravi proizvodne dokumente. Informacija o naročilih je vstavljena v najvišji nivo hierarhije sistema, kjer se določijo tudi globalni cilji in dolgoročna strategija. 39

54 Njegove značilnosti so (Šuhel 2007, str. 95): Ukazi: vodijo proizvodnjo, oblikovanje in načrtovanje procesnih aktivnosti. Ukazi za proizvodnjo se prenašajo sekvenčno prek krmilnih nivojev, ki izzovejo zaporedna in vzporedna izvajanja na najnižjih nivojih. Procesni načrt: oblikuje informacijo za nivo celice, nivo delovne postaje in strojnega nivoja. Razvrščanje informacij: vsak delček informacije, ki je namenjen proizvodnji izdelka, proizvede podsistem, ki je lahko izbira materiala, določitev sekvenc in operacij strojev, računanje parametrov stroja, delno razvrščanje in usmerjanje. Statusi: poslovno informacijski sistem pozna vrstni red prioritete, proizvodni status opreme, dobavljivost materiala, tekoč status procesa, proizvodno kakovost. Statusi ne odločajo o tehnologiji izdelave, omogočajo pa skladno in neprotislovno izvajanje procesa. Tipala: Tipala na proizvodnih nivojih zbirajo podatke o stanju proizvodnega procesa in jih pošiljajo navzgor do vseh nivojev. Podatkovna baza: Centralna podatkovna baza vsebuje popoln opis stanja proizvodnje ob vsakem času, zato lahko sistem nemudoma odgovori na spremembe proizvodnje kot tudi na motnje. Hierarhično planiranje in krmilne strukture so pregledne v sodelovanju poslovodnega, načrtovalnega in krmilnega sistema. 5.2 Poslovni proces proizvodnje kondenzatorjev Procesni diagram je grafična predstavitev procesa, ki je sestavljen iz oddelkov, aktivnosti in tokov. Oddelki so Prodaja, Plan proizvodnje, Proizvodnja, Logistika in Skladišče. Z izrisom samega procesa je začetek definiran s simbolom in se nadaljuje z aktivnostjo, ki sproži celoten proces, ko Prodaja prejme in evidentira naročilo. Vsak kvadrant, ki je simbol za posamezno aktivnost, je narisan v pripadajočem oddelku, kjer se aktivnost izvaja. Aktivnosti so povezane s puščicami glede na tok procesa. Puščice, ki vstopajo v aktivnosti, predstavljajo vhode, puščice, ki izstopajo iz aktivnosti, pa predstavljajo izhode iz teh aktivnosti. Iz simbola za odločitev sledita dve puščici, ena za negativno in ena za pozitivno odločitev. Na koncu celotnega procesa se uporabi simbol za konec (Matkovič, 2014). 40

55 Slika 5.2: Predstavitev poslovnega procesa pri proizvodnji kondenzatorjev Vir: Matkovič (2014, str. 58) 41

56 5.2.1 Močnostni kondenzatorji tipa KLV Kondenzatorji tipa KLV so namenjeni za kompenzacijo jalove energije v visokonapetostnih omrežjih. Močnostne kondenzatorje za kompenzacijo jalove energije imenujemo tudi All-film kondenzatorje. Kot dielektrik se uporablja več slojev polipropilenske folije za doseganje višjih prebojnih trdnosti. Kontakti so lahko izvedeni na dva načina: kontaktni lističi, ki jih dodajamo med navijanjem, direktno na aluminijasto folijo (neskladno navijanje). Zvitki so vezani paralelno v serijske kombinacije, s čimer dobimo kondenzatorje potrebne moči in napetosti. Sledi vlaganje v kovinsko ohišje, vakuumsko sušenje pri visoki temperaturi in zalivanje z impregnantom pod vakuumom. Z impregnacijo dosežemo izboljšanje oziroma stabilizacijo električnih lastnosti kondenzatorja. Zvitek je sestavljen iz aluminijaste folije kot elektrode in polipropilenskega filma kot trdega dielektrika (All-film). Impregnacijsko olje je neklorirano (NON PCB), nestrupeno in sprejemljivo za okolje. Zaradi uporabe impregnacijskega olja, ki ima kot tekoči dielektrik v kombinaciji s polipropilenskim filmom zelo visoko kemično obstojnost, visoko zmožnost absorpcije plinov ter visok prag začetnih praznjenj, so kondenzatorji izdelani v All-film tehnologiji. Na sliki 5.3 je razvidna vezava kondenzatorjev tipa KLV v kompenzacijski postroj na odprtem prostoru. Slika 5.3: Kondenzatorji KLV v kompenzacijskem postroju Vir: Iskra Sistemi, d.d. (2012) 42

57 5.2.2 Postopek izdelave KLV-kondenzatorjev Tehnološki postopek izdelave kondenzatorjev je podan s tehnološkim navodilom, ki obsega vse uporabljene materiale, stroje in naprave ter proizvodne operacije. Proizvodne operacije KLV kondenzatorja obsegajo naslednje postopke izdelave (Iskra Sistemi, d.d., 2013): navijanje in meritev na navijalnem stroju, izolacija in vlaganje paketa v ohišje, zlaganje in stiskanje paketov KLV, spajkanje kondenzatorskega paketa, priprava izolatorjev, spajkanje izolatorjev na pokrov, izolacija in vlaganje paketa v ohišje, električne meritve suhega paketa kondenzatorja, varjenje pokrova in spajkanje izvodov, impregnacija kondenzatorja, pranje kondenzatorja, preizkus tesnjenja, električne meritve (merilna kabina), lakiranje, oprema kondenzatorjev (opremljanje kondenzatorjev), pakiranje. 6 VPELJAVA ARTIKLA V OBA INFORMACIJSKA SISTEMA Artikel (ang. item) pripada posameznemu proizvodu glede na pozicijo v prodajnem katalogu. V primeru vpeljave artikla v oba informacijska sistemu, so artikli glavni in prodajni produkti, imenovani tudi material, surovina, polizdelek ali izdelek. Vsak artikel, ki se pojavlja v obeh sistemih in je označen kot proizvodni artikel, je sestavljen iz proizvodne kosovnice in tehnološkega ali proizvodnega postopka. Proizvodna kosovnica (sestavnica, matrica) je sestavni del konstrukcijske dokumentacije. Vsebuje sestavne materiale (BOM bill of material), ki so potrebni za proizvod končnega izdelka in so opredeljeni z neto količino in 43

58 pozicijo operacije, vezane na proces tehnološkega postopka. Tehnološki ali proizvodni postopek določa časovne normative, delovna mesta in opravila v proizvodnji za izdelavo končnega izdelka. V oba informacijska sistema vpeljem isti proizveden artikel in sicer»kondenzator«z identifikacijsko številko , označbe KLV KVAR 11000V 50HZ. Artikel bom spremljal po šifrah signala v Baan-u in po šifrah stroškovnega mesta v sistemu Navision od začetka do konca proizvodnega procesa. 6.1 Artikel v informacijskem sistemu Baan Artikel ima lahko oznako nabavljen, proizveden, generičen, strošek, servis ali kooperacija. V nadaljevanju bom uporabil le oznaki nabavljen in proizveden. Nabavljen artikel že vsebuje podatke o nabavnih cenah, medtem ko je proizveden artikel lahko izdelek ali polizdelek. Za proizvedene artikle je potrebno izdelati tako kosovnico kot tehnološki postopek. Na osnovi kalkulacij proizvedenega artikla mu določimo ceno in izdamo nalog za planiranje, po končanem postopku v proizvodnji ga razpišemo. Ko odprem oziroma vpeljem artikel v sejo vzdrževanje podatkov artikla, so iz seje razvidni podatki, ki določajo vse lastnosti omenjenega artikla za delo v proizvodnji. Iz pozicije»šifra signala«je razvidno, kje se artikel trenutno nahaja. Šifra signala se razlikuje glede na oddelek, ki se spremeni, ko delavec, ki je zadolžen za posamezno operacijo, svoj del naloge zaključi in signalu določi višjo stopnjo. Ločim naslednje šifre signala: 10-konstrukcija 20-tehnologija 30-plan 31-plan spremembe 40-prodaja 50-nabava 60-računovodstvo 70-kalkulacije 90-kontrola 44

59 Iz slike 6.1 so razvidno šifre signalov, ki jih uporabljamo v Baan-sistemu in njihov opis. Slika 6.1: Prikaz šifer signala Vir: Baan (2014) Iz pozicije šifre signala opazimo, kje se artikel trenutno nahaja. Ko razvijalec odpre artikel in naredi kosovnico in tehnolog tehnološki postopek, spremeni šifro signala iz»20«na»30«. To pomeni, da lahko naslednji v procesu, planer, izvede spremembo signala iz»30«na»40«. Postopek se nato nadaljuje do signala»70«, imenovan kalkulacije, ko artikel dobi v sistemu svojo stroškovno ceno. Ko se šifra signala izbriše, lahko planer izstavi delovni nalog, Ob izstavitvi delovnega naloga plan procesa posreduje sistemu podatek o količini naročenih izdelkov za posamezni nalog. Na osnovi tega podatka in podatkov iz tehnološkega postopka sistem izračuna dejanske čase. Ta dokument nato spremlja proizvodnjo in se po končani proizvodnji arhivira. Hkrati se tudi izstavi potrebna dokumentacija za naročilo materiala, ki ni na zalogi. Prav tako lahko pri vzdrževanju podatkov artikla zajamemo in spremljamo več različnih podatkov na eni»formi«. Takih»Form«je pri vzdrževanju podatkov artikla pet. Iz slike 6.2 je razvidno vzdrževanje podatkov artikla po šifrah signala v»formi 1«. V tej formi so podani splošni podatki artikla. Ko določimo artiklu šifro signala, v tem primeru je razvidna šifra signala»20«, pomeni, da ta predstavlja proces tehnologije in je artikel šele v fazi izdelave kosovnice in tehnološkega postopka, ki jo naredita razvijalec in tehnolog. 45

60 Slika 6.2: Vzdrževanje podatkov artikla po šifrah signala za»formo 1«Vir: Baan (2014) V»Formi 1«so razvidni podatki o materialu artikla, ki povedo, kakšno opremo in sestavo ima kondenzator. Artiklu v tej formi, ko ga odpremo, določimo tudi»velikost«oz. identifikacijsko številko, ki nam pove številko risbe, na kateri se omenjeni artikel nahaja. To so tako imenovane skupinske risbe, ki se med sabo razlikujejo glede na tip, naziv in zahteve kondenzatorja oz. artikla. Pri»vrsti artikla«je določeno, ali je le-ta proizveden ali nabavljen. V primeru, da je proizveden, pomeni, da je lasten izdelek in bo moral imeti v nadaljevanju narejeno kosovnico in tehnološki postopek. V primeru, da je nabavljen in se nahaja v kosovnici, pa je njegova razpoložljivost odvisna le od dobavitelja in dobavnega roka. Tak dobavljen artikel nima izdelane niti kosovnice niti tehnološkega postopka. Pri»skupini artiklov«določimo artiklom skupino, kot so polizdelki posamezne linije, skupino izdelkov po družinah in podobno. V tej formi je določena tudi standardna stroškovna cena artikla, ki je sestavljena iz cene materialnih stroškov-kosovnice in cene stroškov operacije-tehnološkega postopka. 46

61 Iz»Forme 2«je razviden podatek o količini zaloge, enoti zaloge, enoti skladiščenja in podatek o skladišču, ki mu določimo pozicijo. Ta pozicija pomeni, da se artikel nahaja na tem skladišču. Ta izdelek ni več polizdelek, ampak je gotovi izdelek, ki se bo vgradil v končni izdelek, kondenzator. V tej seji vidimo tudi razpoložljivost zaloge artikla. Vzdrževanje podatkov za»formo 2«je razvidno iz slike 6.3. Slika 6.3: Vzdrževanje podatkov artikla po šifrah signala za»formo 2«Vir: Baan (2014) V»Formi 3«in»Formi 4«so razvidni podatki nabave, prodaje in podatki naročanja. Artiklu določimo nabavno in prodajno enoto (kos, komplet, liter, par ) ter valuto za nabavo. Nabavno ceno določi oddelek nabave. Ko svoje obveznosti uredita še nabavnik (razvijalec) in planer, se vpišeta z matično številko in postopek je zaključen. Za»Formo 3«lahko podatke nabave in prodaje vidimo na sliki

62 Slika 6.4: Vzdrževanje podatkov artikla po šifrah signala za»formo 3«Vir: Baan (2014) V nadaljevanju na sliki 6.5 vidimo sejo vzdrževanja podatkov artikla pomembnih za proizvodnjo in se nahajajo v»formi 5«. Slika 6.5: Vzdrževanje podatkov artikla po šifrah signala za»formo 5«Vir: Baan (2014) 48

63 Vsak artikel ima poleg splošnih podatkov, podatkov nabave, prodaje in zalog tudi podatke, ki so potrebni za proizvodnjo. Najbolj pomembni podatki so določanje»fantoma«, enote kosovnice, enote tehnološkega postopka, faktor izmeta in ažuriranje materiala. V»Formi 5«lahko tako spreminjamo podatke kot je»fantom«, in sicer, če je»fantom«vključen na»da«, želimo, da se za ta artikel ne razpisuje delovni nalog, ampak se material, ki je v kosovnici tega fantoma razknjiži pri nadrejenem artiklu. Če pa je artikel zaznan kot polizdelek (npr. zvitek) in se pri»fantomu«izbere pozicijo»ne«, se potem za ta polizdelek posebej izda nov delovni nalog in ga izvajamo samostojno. Delovni nalog gre direktno v navijalnico in se navijanje zvitkov izvaja v navijalnici, ločeno od ostale proizvodnje zaradi čistosti prostorov. V nadaljevanju lahko pri enotah kosovnic in tehnološki postopkih določamo enoto kosovnice, kar pomeni, da določimo, za koliko kosov je izračunan normativ. Povratno ažuriranje materiala je vedno vključeno. S tem določimo, kako se nam posamezni materiali na delovni nalog glede na knjiženo količino narejenih kosov na operaciji, ki je za porabo tega materiala opredeljena v kosovnici, razknjižijo oz. odknjižijo po opravljeni operaciji»da«. Material lahko razknjižimo tudi ročno, z izdajnicami. V tem primeru mora biti vključen signal»ne« Kosovnica v informacijskem sistemu Baan Ko določimo proizvodnemu artiklu vse potrebne podatke v sejah in formah, lahko začnemo z izdelavo proizvodne kosovnice. Sama sestavnica kosovnice je odvisna od vrste proizvodnje in vsebuje vse potrebne informacije o vrstah in količinah posameznega materiala, ki so potrebni za izdelavo proizvoda. Ti podatki so: posamezna vrsta materiala-artikla podana z identifikacijsko številko, neto količina materiala, podana z enoto, operacija posamezne vrste materiala, vezana na tehnološki proizvodni postopek. Kosovnico izdela pristojni razvijalec ali tehnolog. Izdela jo na osnovi risbe izdelka in risb njegovih sestavnih delov ter na osnovi razvojne dokumentacije; istočasno naredi tudi tehnološki postopek. 49

64 Funkcije kosovnice so: nedvoumno določa materiale in sestavne dele, ki bodo vgrajeni v izdelek; določa normativ materiala; omogoča predkalkulacijo materiala. Vzdrževanje proizvodne kosovnice, od pozicije v kosovnici, vrstice, ki se doda privzeto s korakom 10, da se lahko kasneje po potrebi vrivajo nove vrstice, je razvidno iz slike 6.6. Slika 6.6: Vzdrževanje proizvodnih kosovnic Vir: Baan (2014) Pri koloni»operacija«določimo številko operacije, kjer se razknjiži material in je vezan na čas tehnološkega postopka. Lahko se pa postavimo na»trikotnik«pri operaciji, npr. 20 in se nam odpre okence, kar je razvidno iz slike

65 Slika 6.7: Vzdrževanje proizvodnih kosovnic Vir: Baan (2014) V tem okencu lahko odpremo tehnološki postopek in izberemo operacijo, kjer se bo zgornji material odpisal. Od tu naprej lahko urejamo tudi tehnološke postopke ali gremo na proces vzdrževanje tehnoloških postopkov. Iz celotne proizvodne sestavnice oziroma kosovnice, vzdrževanja proizvodnih kosovnic je razvidno, da so vsi polizdelki (v tem primeru zvitek), prav tako vpeljani z identifikacijsko številko. Razvidna je tudi pozicija polizdelka, kje se trenutno nahaja v procesu proizvodnje (signal 20) in tudi, kakšen tehnološki postopek mu pripada. Tudi to predstavlja veliko prednost pri delu, saj so polizdelki, ki so sestavni del artikla, prav tako pomembni pri sestavi kosovnice. Ne sme je potrditi, dokler vsi posamezni polizdelki v kosovnici niso opremljeni s pripadajočo šifro signala. Vsakemu posameznemu artiklu lahko v kosovnici določimo tudi datum veljavnosti, faktor izmeta in tudi, ali je artikel»fantom«ali ne. Ko naredimo kosovnico za pripadajoči zvitek, je pripravljen za delo v proizvodnji in mu določimo nalog. Preden nalog pošljemo v proizvodnjo, ga lansiramo in mu spremenimo status v»lansiran«. To naredimo s sejo»lansiranje proizvodnih nalogov«. Obenem lahko izpišemo tudi proizvodno dokumentacijo (vodilni list, kosovnico, tehnološki postopek, spremni karton ). Od tega trenutka naprej lahko v proizvodnji ta nalog uporabljajo, nanj dvigujejo materiale in knjižijo ure. Iz slike 6.8 vidimo podatke za zvitek z identifikacijsko številko , ki ima že določeno standardno stroškovno ceno in je brez šifre signala. To pomeni, da lahko planer izstavi nov delovni nalog in ga lansira v proizvodnjo. 51

66 Slika 6.8: Vzdrževanje podatkov artikla za zvitek Vir: Baan (2014) Slika 6.9 prikazuje proizvodno kosovnico in tehnološki postopek za artikel, zvitek, ki ima svojo identifikacijsko številko ( ) in sestavna materiala, folijo polipropilen in folijo aluminij. Prikazana je tudi neto količina materiala, ki je potrebna za izdelavo enega kosa artikla, torej enega kosa zvitka. V seji vzdrževanje tehnoloških postopkov je izračunan čas, potreben za izdelavo enega kosa, v seji prikaz opravil je razvidno opravilo in njegov opis, to je navijanje na stroju NS - MAG, ki je strojna operacija. 52

67 Slika 6.9: Proizvodna kosovnica in tehnološki postopek za artikel zvitek Vir: Baan (2014) V nadaljevanju lahko iz slike 6.10, ki prikazuje sejo vzdrževanje ocenjenih materialov, vidimo, da se je zvitek lansiral v proizvodnjo, saj ima že določen in odprt delovni nalog (št ) in mu je tudi že izračunana neto količina materiala, ki je potrebna za določeno število naročenih kondenzatorjev. Ta količina naročenih kondenzatorjev je razvidna iz delovnega naloga za lansirani artikel oz. kondenzator. Slika 6.10: Lansiranje proizvodnega naloga za zvitek Vir: Baan (2014) 53

68 Lažje in hitrejše kot v Navision-sistemu lahko tudi ugotovimo pripadnost posameznega artikla. Slika 6.11 prikazuje pripadnost določene komponente v proizvodni kosovnici, kar pomeni, da lahko na osnovi tega ukaza ugotovimo in poiščemo, kje vse je artikel zvitek prisoten ali se kot pripadajoči artikel nahaja v vseh narejenih kosovnicah. Prikaz se izvede po vrsti in zajema proizvedene artikle od najnižje identifikacijske številke do najvišje. V Navision-sistemu moramo to narediti večkrat za posamezni material, ki je sestavni del zvitka. Slika 6.11: Prikaz pripadnosti komponent v proizvodni kosovnici Vir: Baan (2014) Tehnološki postopek v informacijskem sistemu Baan Funkcije tehnološkega postopka kot dokumenta so: natančno predpisuje postopek izdelave konkretnega izdelka (vrstni red operacij, delovna sredstva, organizacijske enote stroškovna mesta, parametri stroja, parametri izdelka); omogoča planiranje kapacitet (časovni normativi); omogoča predkalkulacijo stroškov dela. Dokument je sestavni del eno ali več nivojske proizvodne sestavnice (Iskra sistemi, d.d., 2013, str. 6). Tehnološke postopke in normative za proizvodnjo izdela tehnolog ali pristojni razvijalec in to za vsak konkretni izdelek posebej. Vse postopke izdela na osnovi poteka izdelave, tehnoloških navodil, risbe posameznega izdelka in normativov časa. Podatki so ključni 54

69 element za proizvodnjo, v bazo informacijskega sistema jih vnašata tehnolog in razvijalec. Normative oz. norme določi normirc, ki spremlja in meri čas določene operacije ali izdelka. Na osnovi dobljenih rezultatov izračuna čas trajanja posamezne operacije, ki je potreben za izdelavo enega kosa. Na sliki 6.12 je razvidna seja vzdrževanja tehnoloških postopkov. Slika 6.12: Vzdrževanje tehnoloških postopkov Vir: Baan (2014) V glavi seje so podatki identifikacijska številka (artikel tehnološkega postopka) in naziv izdelka. Poleg je enota kosovnice, za katero veljajo izračuni na seji tehnološki postopkov. Nadalje so v kolonah vzdrževanja tehnoloških postopkov razvidne posamezne operacije (10, 20, 30 ). Te operacije so v povezavi s posameznimi artikli v kosovnici. Posamezna opravila za operacije in delovna mesta se v proizvodnji vežejo na določeni proizvedeni artikel in določajo posamezno delovno mesto. Razvidno je tudi, ali je operacija strojna ali ročna in ne nazadnje tudi čas operacije, potreben za izvajanje posameznega opravila. Če je operacija strojna, v polje vpišemo šifro stroja, kar je razvidno iz pozicije oziroma vrstice»40«. Ta strojna operacija nam pove, da je delovno mesto v povezavi s strojem, zato se določijo tudi tedenske in dnevne kapacitete kakor tudi razmerje delavec-stroj. 55

70 Posamezni operaciji lahko določimo tudi število delavcev, ki jih bo optimalno za pripadajoče delovno mesto. V tej seji vzdrževanje tehnoloških postopkov vpisujemo čas priprave na operacijo oz. pripravljalni čas, to je čas, ki je potreben za pripravo dela na posamezni operaciji. Ta čas lahko prištejemo k času normativa za posamezno serijo, lahko pa tudi informativno preberemo, koliko kosov izdelamo v eni uri. Čas operacije določita normirc in tehnolog. Časovno usklajujeta dela, ki so potrebna za izdelavo v glavi seje določene količine artikla. Podatek datum veljave pomeni, od kdaj naprej velja posamezna vrstica oz. opravilo. Vpišemo ga le v primeru, ko ima nek dokument omejeno veljavnost (za določeno veljavnost, za določen delovni nalog ali za določenega kupca). Podatek za datum preteka pa vpišemo, če ta vrstica (opravilo) ne velja več, zato posledično te vrstice ne dobimo izpisane na delovni nalog od datuma preteka naprej. 6.2 Artikel v informacijskem sistemu Navision Tudi v informacijskem sistemu Navision je lahko artikel predstavljen kot surovina, polizdelek ali izdelek. To pomeni, da lahko vključimo določitev številke artiklu, za katerega se bo odpirala kosovnica (dobavljeni ali narejeni deli) in tehnološki postopek (proizvodni proces v posameznih korakih ). Tako bo v tem primeru izdelek imenovan kondenzator. V Navision-sistemu so na voljo moduli oz. rešitve za: Vodenje financ (Financial management), Prodaja in trženje (Sales and marketing), Nabava (Purchase), Skladišče (Warehouse), Proizvodnja (Manufacturing), Načrtovanje virov (Resource planning), Servis (Service), Kadrovska evidenca (Human resources list), Administracija (Administration). Iz slike 6.13 je razvidno, kako si sledijo moduli v Navision-sistemu 56

71 Slika 6.13: Moduli v MS Dynamics Navision Vir: Navision (2014) Posamezni moduli so sestavljeni iz manjših enot, ki jih imenujemo granule. Število granul, ki jih imamo v Navision podjetju, je odvisno od licenčne pogodbe in od uporabniških pravic. Moduli in granule so sestavljene iz manjših neodvisnih, t.i. objektov. Takšna struktura omogoča, da lahko spremenimo objekte, ne da bi s tem morali popraviti ostale objekte (Sternad in Bobek, 2007). V Navision-sistemu bom uporabljal samo modul proizvodnja. Proizvodnjo delimo na načrtovanje izdelkov, kapacitete, planiranje, izvajanje proizvodnje, stroške in zaloge. Pri modulu Načrtovanje izdelkov bom vpeljal in poizkusil slediti artiklu tako v proizvodni kosovnici kakor tudi v proizvodnem postopku. Iz slike 6.14 vidimo sestavnico proizvodnje pri načrtovanju izdelkov. 57

72 Slika 6.14: Sestava načrtovanja izdelkov v procesu proizvodnje Vir: Navision (2014) Integriran sklop proizvodnih aplikacij omogoča planiranje, upravljanje in izvedbo proizvodnih operacij med različnimi proizvodnimi enotami na različnih lokacijah. Podprti so delovni nalogi, materialni in časovni normativi, planiranje preskrbe ter planiranje potrebnih kapacitet (Oder, 2008). Iz slike 6.15 lahko razberemo funkcije artikla v procesu proizvodnje. Slika 6.15: Opis artikla v procesu proizvodnje Vir: Navision (2014) 58

73 Artiklu v tej fazi določimo šifro kategorije artiklov, ga označimo (»120«), kar pomeni, da gre za izdelek. Prav tako mu dodamo šifro skupine izdelkov, kjer označimo tip artikla, v tem primeru 02_660, kar pomeni, da gre za tip»klv«kondenzatorja. Iz kartice artikla pri načrtovanju izdelkov v formi»sledenje artikla«je iz slike 6.16 razvidno, da sledenje artiklu ni možno, saj ni podana šifra sledenja artikla. Drugih pomembnih podatkov v tej seji ne beležimo. Slika 6.16: Sledenje artiklu v sistemu Navision Vir: Navision (2014) Proizvodna kosovnica v informacijskem Navision-sistemu Proizvodna kosovnica v Navision-sistemu je sestavnica vseh artiklov, ki so lahko ali nabavljeni ali proizvedeni. To pa lahko opazimo šele, ko odpremo določen artikel v kosovnici. Iz slike 6.17 in 6.18 je razvidno, da je npr. ohišje polizdelek, se pravi, da bo šele proizveden. V koloni»sistem dopolnitve zalog«je napisan delovni nalog, kar pomeni, da se mora za ta polizdelek odpreti nov delovni nalog; ko bo izstavljen drugemu oddelku orodjarni, se tam na osnovi tega izstavljenega delovnega naloga naredi ta polizdelek ohišje, ki se ga po končanem postopku dostavi redni proizvodnji. 59

74 Slika 6.17: Izhod polizdelkov Vir: Navision (2014) Slika 6.18: Ohišje kot polizdelek Vir: Navision (2014) V nadaljevanju lahko iz slike 6.19 opazimo, da je zvitek (tudi v tem primeru polizdelek) razdeljen na dva sestavna dela, in sicer aluminij folijo (trak F. AL) in polipropilen (trak F. PP). Zvitek v tem sistemu (v kosovnici) ni definiran z identifikacijsko številko, zato zanj in ostale polizdelke ne moremo ugotoviti, kje se trenutno nahajajo v proizvodnji. To posledično pomeni, da jih ne moremo spremljati ali ugotoviti, kaj se z njimi dogaja, v katerem delu procesa se nahajajo, kje se pojavljajo morebitni zastoji. Ko je bila proizvodna kosovnica narejena, se je pri poziciji stanje določila le potrjeno, kar je pomenilo, da je kosovnica narejena. V tem sistemu ni bilo planiranja. Vsa dela in naročila so se prilagajala le na stroškovno mesto. To pa je v Baan-sistemu možno, saj ima zvitek svojo identifikacijsko številko in je zanj izdan posebni delovni nalog, na katerega se tudi v proizvodnji razknjižuje tako material kot tudi delo, ki je bilo opravljeno. 60

75 Slika 6.19: Načrtovanje izdelkov za polizdelek zvitek Vir: Navision (2014) Slika 6.20 prikazuje pripadnice proizvodne kosovnice. Ker zvitek nima svoje pozicije, identifikacijske številke v kosovnici, ga tudi kot»pripadnico«v proizvodni kosovnici v sistemu ni mogoče najti. Kot»pripadnico«ga lahko najdemo edino po materialu. Slika 6.20: Prikaz pripadnosti komponent v proizvodni kosovnici za zvitek Vir: Navision (2014) Tehnološki proizvodni postopek v informacijskem sistemu Navision V informacijskem sistemu Navision so proizvodnem postopku opisane operacije podobno kot v Baan-sistemu. Tudi šifre povezave s tehnološkim postopkom se izvajajo podobno kot v Baan-sistemu, le številke so drugače zavedene. Iz slike 6.21 je razvidno, da moramo zvitku določiti identifikacijsko številko in to tudi v tehnoloških postopkih navesti, saj lahko samo tako navijalec, ki zvitke navija, najde risbo, na kateri se zvitek nahaja in tako pridobi z risbe vse potrebne navijalne podatke. 61

76 Slika 6.21: Tehnološki postopek v Navision-sistemu in pripadajoče operacije Vir: Navision (2014) 6.3 Primerjava in analiza artikla v obeh informacijskih sistemih Po primerjavi in analizi vpeljanega artikla v oba sistema sem najprej ugotovil, da veliko prednost pri delu predstavlja preglednost sistema. Veliko boljša je preglednost Baan-sistema, saj lahko direktno prehajamo iz ene forme v drugo, pregledujemo potrebne podatke in jih tudi sproti prilagajamo ali popravljamo. Prednost je tudi delo s polizdelki. V Baan-sistemu so določeni artikli (zvitek, ohišje, oprema kondenzatorjev, paket uporov, delilnik varovalk) sestavni del kosovnice kot proizveden artikel in za katerega se v proizvodnjo lansira posebej odprt delovni nalog. Tako je, npr. zvitek-polizdelek, vpeljan s svojo identifikacijsko številko, razvidna je tudi pozicija polizdelka, kje se trenutno nahaja v procesu proizvodnje. Šele, ko dobi zvitek kot proizveden artikel v procesu in beleženju pripadajočo šifro signala, se ga lahko potrdi. Po koncu procesa se zanj tudi odpre delovni nalog. Ta nalog je samostojen in se nanj tudi razknjižuje. V Navision-sistemu zvitek kot artikel ni sestavni del kosovnice, ampak sta v kosovnico vpisana nabavljena artikla. Zanj se posebej ne izda oz. ne odpira delovnega naloga. Velikokrat se je dogajalo, da se je v kosovnico pomotoma vpisala druga identifikacijska številka artikla, 62

77 kar lahko v proizvodnji pripelje do napak in zastojev, saj se je zaradi pomote ali nepreglednosti, recimo z navijalnim strojem, navijalo z napačnim materialom. Prednost uporabe sledenja artiklu, ki je v Baan-sistemu možen in dostopen, je v tem, da lahko vsak trenutek iz pozicije šifre signala opazimo, kje se artikel trenutno nahaja, saj je to pomembno pri celotnemu procesu proizvodnje zaradi hitrejšega odziva delavcev in čimprejšnjega zaključevanja postopka. Pri Navision-sistemu pa lahko opazimo, da je šifra signala oziroma šifra kategorije izdelka enaka pri vseh pozicijah artikla in tudi pri posameznih izdelkih in polizdelkih, saj se je označila samo s signalom»potrjeno«. To šifro sledenja bi moral zabeležiti že informacijski sistem sam, se pa tudi nikoli ni vpisovala po posameznih sektorjih. Zato ni mogoče ugotoviti, v katerem delu ali procesu proizvodnje se artikel trenutno nahaja, kar zelo otežuje delo pri samem procesu. 7 PREDSTAVITEV REZULTATOV Rezultate sem predstavil grafično in tabelarično, upoštevajoč tehnične alternative in ocenjevalne parametre. Analiziral sem jih s pomočjo grafične metode»pajkova mreža«- pregled alternativ. 7.1 Grafična predstavitev Za grafično predstavitev sem uporabil program Simple Decision expert (SIDx), ki je orodje za pomoč pri večkriterijskem odločanju. Z analizo kompromisov oz. variant se ocenjujejo najbolj primerni tehnični pristopi. Iz tabele 7.1 so razvidne tehnične alternative in ocenjevalni parametri, ki vplivajo na pomembnost vpeljave artikla v oba informacijska sistema. 63

78 Tabela 7.1: Tehnične alternative in ocenjevalni parametri Pomembnost Tehnična alternativa Ocenjevalni parametri Pomembnost prve vrste Preglednost sistema Prehodnost, preglednost in prilagajanje podatkov Pomembnost druge vrste Sledljivost Pozicija artikla Pomembnost tretje vrste Hitrost sistema Odziv delavcev in zaključevanje postopka Pomembnost četrte vrste Enostavnost sistema Usposobljenost, znanje Pomembnost pete vrste Celovitost sistema Napačni vnosi in pomote Vir: Popit, lastna raziskava (2014) Največ pozornosti sem namenil preglednosti sistema, nato sledljivosti in hitrosti. Posameznim parametrom sem določil uteži. Uteži oziroma ocene sem ovrednotil od 0 do 100, kjer 100 predstavlja najboljšo možno oceno. Iz tabele 7.2 je razvidno, katere uteži sem določil posameznim parametrom. Tabela 7.2: Glavne prednosti in slabosti sistemov Kriteriji Baan-sistem Navision-sistem Preglednost sistema Sledljivost Hitrost sistema Enostavnost sistema Celovitost sistema Vir: Popit, lastna raziskava (2014) Na podlagi parametrov sem izbral, da je Baan-sistem ugodnejši kot Navision-sistem, saj so njegovi parametri vidno ugodnejši kot pri Navision-sistemu. To je tudi razvidno iz izpisa programa SIDx iz slike 7.1 in iz analize, narejene z grafično metodo»pajkova mreža«-pregled alternativ, prikazano na sliki

79 Slika 7.1: Prikaz najugodnejše variante s programskim paketom SIDx Vir: SIDx (2014) Slika 7.2: Analiza z grafično metodo»pajkova mreža«-pregled alternativ Vir: SIDx (2014) 7.2 Ugotovitve Po vpeljavi artikla v oba informacijska sistema, sem po raziskavi, analizi in primerjalnem postopku preveril hipotezo, postavljeno na začetku magistrske naloge. Tako lahko izhodiščno postavljeno hipotezo, da lahko na osnovi dobljenih rezultatov sledim artiklu v informacijskem 65