Ključne besede: e-poslovanje, celovit informacijski sistem, računalniški program, proces oskrbovanja, proces prodajanja

Transcription

1 Uvajanje računalniških programov SAP in Microsoft Business Solutions - Navision v izobraževalni proces Fakultete za organizacijske vede Univerze v Mariboru: Proces oskrbovanja in prodajanja Kristina Bogataj, univ. dipl. org. Kristina.Bogataj@FOV.Uni-Mb.si Mag. Mateja Podlogar Mateja.Podlogar@FOV.Uni-Mb.si Fakulteta za organizacijske vede, Univerza v Mariboru Kidričeva cesta 55a, 4000 Kranj, Slovenija Uvajanje elektronskega poslovanja in računalniških programov za povezan informacijski sistem je aktualno od začetka devetdesetih let. V podjetjih se uvajajo z namenom povečanja konkurenčnosti, zmanjševanja stroškov in skrajševanja časa izvajanja posla. Omogočajo podporo poslovnim procesom v in med podjetji. Poznavanje tovrstnih računalniških programov je pomembno tudi za študente. V referatu so v uvodu podane osnove preoblikovanja procesov v podjetjih, celovitih poslovnih informacijskih sistemov in e-poslovanja. V nadaljevanju je predstavljeno uvajanje programov SAP in Microsoft Business Solutions - Navision v izobraževalni proces Fakultete za organizacijske vede Univerze v Mariboru. Prikazan je primer uporabe omenjenih programov v procesu oskrbovanja in prodajanja in opis dosežkov študentov fakultete na tem področju. Ključne besede: e-poslovanje, celovit informacijski sistem, računalniški program, proces oskrbovanja, proces prodajanja 1. RAČUNALNIŠKI PROGRAMI ZA CELOVIT POSLOVNI INFORMACIJSKI SISTEM Raven podprtosti poslovanja podjetij z računalniškimi programi se je skozi obdobja spreminjala. V sedemdesetih letih so programi podpirali poslovanje posameznih poslovnih procesov v podjetjih. V nadaljevanju se je razvoj usmeril v podpiranje delovanja posameznih organizacijskih enot, od začetka devetdesetih let pa so aktualni programi za celovit informacijski sistem. Programi za celovit informacijski sistem so se uveljavili zaradi sprememb poslovnih procesov in zahtev po enotnem izvajanju vseh poslovnih procesov. Predstavljajo podporo povezanemu delovanju poslovnih procesov, zagotavljajo obravnavo ter beleženje vsake vstopne transakcije v katerikoli poslovni proces, ne glede na področje vnosa sprememb. Ti programi ne prinašajo sprememb samo na področju informacijske tehnologije, temveč se z njihovim uvajanjem pogosto pojavijo tudi zahteve po spremembi organizacijske strukture in preurejanju poslovnih procesov. V programih so na voljo napotitveni modeli izvajanja procesov, za katere uvajalci svetujejo, da se jih ne spreminja. Seveda pa se podjetje lahko odloči drugače in te napotitvene modele prilagodi dosedanjemu načinu izvajanja procesov. Tega drugega načina pa svetovalci, ki uvajajo tovrstne programe ne priporočajo, ker se takoj pojavi potreba po dodatnem programiranju, težji nadgradnji z novimi različicami programov, nepovezljivosti z ostalimi procesi in podobno. Uvajanje celovitega informacijskega sistema sili podjetja v procesno gledanje poslovanja, ki omogoča zagotavljanje poslovne odličnosti podjetij, nadzorovanje procesov in njihovo neprekinjeno izvajanje. Hkrati zagotavlja dostop zaposlenih do podatkov, ki jih le ti potrebujejo za izvajanje procesov. Za uspešnost podjetja so pomembne povezave med posameznimi procesi, to je med procesi, ki potekajo skozi več enot podjetja, skozi več oddelkov in služb, ki podjetje povezujejo (1). Hammer in Champy opredelita poslovni proces kot zbirko dejavnosti, ki zahteva eno ali več vrst vložkov in ustvarja izložke, ki za prejemnika pomenijo neko vrednost (2). Osnovni pogoj za preurejanje procesov je njihovo razumevanje. Namen preurejanja procesov je oblikovati tak proces, ki v največji meri zadovolji potrebe uporabnika, ugotoviti kateri podprocesi se v procesu izvajajo in zakaj. Vpliv procesov na zunanje uporabnike je osnovni dejavnik, ki vpliva na odločitev o tem, kateri procesi se bodo preuredili. Preurejanje procesov ob uvajanju celovitega informacijskega sistema posega na

2 organizacijsko, informacijsko in kadrovsko področje izvajanja procesov. Informacijska tehnologija omogoča oblikovanje novih, učinkovitih načinov izvajanja procesov. Osnovni namen programov za celovit informacijski sistem je zmanjševanje stroškov poslovanja, povečanje produktivnosti in kakovosti ter posledično tudi konkurenčnosti. Večina velikih podjetij v svetu je že uvedla povezane informacijske sisteme (3). Iz raziskave, izvedene med velikimi podjetji v Sloveniji (4) je razvidno, da 75,2% velikih podjetij že uporablja program za celovit informacijski sistem. Tako velik odstotek lahko pojasnjujemo s tem, da je za velika podjetja značilno, da so bolj opremljena z informacijsko tehnologijo in imajo tesnejše povezave s poslovnimi partnerji. Na drugi strani pa to potrjuje razgovore s strokovnjaki v podjetjih, ki so pokazala, da so v Sloveniji podjetja že v veliki meri računalniško podprla svoje notranje poslovne procese s temi programi. Tako se bodo podjetja v prihodnjih letih lahko usmerila tudi na povezovanje programa za celovit poslovni informacijski sistem svojega podjetja z različnimi programi, ki jih za poslovanje uporabljajo njihovi poslovni partnerji. S takim pristopom imajo podjetja veliko večje možnosti, da z vsemi svojimi poslovnimi partnerji poslujejo elektronsko (5) Med programi, ki jih podjetja najpogosteje uporabljajo so lastne rešitve (18,3%), sledijo pa jim SAP (15,1), Baan (6%) in Navision (6%). Hkrati je raziskava pokazala tudi, da bodo tista podjetja, ki uporabljajo program za celovit poslovni informacijski sistem, imela večje možnosti skrajšanja časa, zmanjšanja stroškov, poenostavljanja procesov in večjega števila elektronskih transakcij v zvezi z obravnavanjem podatkov posla kot tista, ki takega programa ne uporabljajo. Podjetja se torej morajo usmeriti v uporabo programa za celovit poslovni informacijski sistem, saj bodo z njegovo uporabo dosegala večje koristi e-poslovanja v svojih poslovnih procesih (4). Analiza tržišča programov za celovit informacijski sistem za prihodnjih nekaj let predvideva stopnjo rasti uporabe teh programov od 20% do 50% (3). Uspešnost uvajanja celovitega informacijskega sistema je odvisna od strateških in taktičnih dejavnikov. Zakonodajni sistem, strategija uvajanja, podpora vodstva, načrtovanje projekta in razporeditev aktivnosti projekta so strateški dejavniki uspešnosti uvajanja celovitega informacijskega sistema. Najpogostejši vzroki za neuspeh procesa uvajanja celovitega informacijskega sistema so neustrezno načrtovanje procesa in vodenje, spremembe poslovnih ciljev v času izvajanja procesa in pomanjkanje podpore vodstva. V obdobju uvajanja celovitega informacijskega sistema imajo pomembno vlogo tudi taktični dejavniki, med katere prištevamo: odziv uporabnikov na spremembe, spremljanje povratnih podatkov v posameznih delih uvajanja, komuniciranje s ključnimi člani projekta in odpravljanje motenj (6). 2. E-POSLOVANJE Razvoj programov za celovit informacijski sistem je usmerjen v e-poslovanje, kar pomeni v povezovanje celovitega poslovnega informacijskega sistema podjetja s celovitim poslovnim informacijskim sistemom njegovih partnerjev. V splošnem pomeni elektronsko poslovanje, poslovati elektronsko, kjer gre za elektronsko izmenjavanje vseh standardiziranih in nestandardiziranih sporočil med partnerji, ki so pomembni za poslovanje (7). V Sloveniji je stanje trenutno tako, da podjetja s takimi sistemi skušajo preurediti in izboljšati notranje procese podjetja, vendar pa se tudi že ukvarjajo z njihovim povezovanjem z zunanjimi partnerji. Poslovni partnerji danes pričakujejo dostop do podatkov, ki so v mnogih sistemih trenutno še vedno dostopni samo zaposlenim. Zahtevajo enostaven in hiter vpogled v podatke kot npr. o stanju naročila, zalogah in računih. Tovrstni računalniški programi zagotavljajo podatke, ki omogočajo enotno izvajanje notranjih procesov podjetja in tudi medorganizacijskih procesov. Eden izmed ključnih procesov, katere želijo podjetja izvajati na elektronski način je tudi proces oskrbovanja. Proces oskrbovanja je sklenjeno zaporedje podprocesov (zbiranje podatkov o možnih dobaviteljih, pridobivanje ponudbe, izbiranje dobavitelja, sklepanje pogodbe, naročanje izdelka, prevzemanje ter plačevanje izdelka), ki se prične s potrebo kupca in konča s plačilom dobavitelju. V procesu oskrbovanja se izmenjujejo listine in sporočila v notranjem procesu med kupcem ter enim ali več dobavitelji (4). Podjetjem predstavlja proces oskrbovanja visok strošek; mnoga podjetja tako potrošijo od 50% do 60% sredstev pridobljenih s prodajo izdelkov in storitev (8). Eden izmed največjih izzivov s katerimi se srečujejo podjetja v medorganizacijskem povezovanju je učinkovita izmenjava podatkov med različnimi programi. Kot način e-poslovanja med podjetji se je v osemdesetih letih začelo uveljavljati računalniško izmenjavanje podatkov - rip. Pri ripu je elektronsko izmenjavanje sporočil potekalo po standardih kot sta EDIFACT in EANCOM, ki sta sicer prispevala k

3 boljši odzivnosti in večjemu nadzoru nad izvajanjem procesov, vendar se tak način, predvsem zaradi zapletenosti in visokih stroškov povezovanja, predvsem med srednje velikimi in majhnimi podjetji ni množično uveljavil. Nekoliko bolj se je računalniško izmenjavanje podatkov (Electronic Data Interchange - EDI) uveljavilo med velikimi podjetji, ki si medsebojno izmenjujejo večje število poslovnih sporočil. S pojavom svetovnega spleta so nastale nove možnosti uvedbe e-poslovanja med poslovnimi partnerji, ki uporabljajo različne informacijske sisteme. Interes tako malih in srednje velikih podjetij kot tudi velikih podjetij je elektronsko poslovati in s tem skrajšati čas in zmanjšati stroške poslovnih procesov. Iz rezultatov raziskave (9) med majhnimi podjetji v Sloveniji je razvidno, da si le te z večjimi poslovnimi partnerji, najpogosteje elektronsko izmenjujejo naslednja sporočila: ponudbo 65,3%, naročilo 52,7%, potrditev naročila 45,9%. Sporočila si najpogosteje izmenjujejo v nestandardizirani obliki. Rezultati raziskave med velikimi podjetji (10) pa so pokazali, da velika podjetja na standardiziran način najpogosteje (15%) izmenjujejo naročilo, sledi plačilni nalog (13,5%), potrditev naročila (6%) in račun (6%). Nekoliko manj pa velika podjetja na standardiziran način izmenjujejo dobavnico/prevzemnico (4,5%), katalog izdelkov/storitev (3%) in ponudbo (3%). Na nestandardiziran način pa velika podjetja najpogosteje izmenjujejo katalog izdelkov (63,2%) in ponudbo (61,7%). Nato sledita potrditev naročila (49,6%) in naročilo (48,1%). Podoben pa je odstotek podjetij, ki na nestandardiziran način izmenjujejo plačilni nalog (27,1%), dobavnico/prevzemnico (22,6%) in račun (21,8%). Tudi v prihodnosti je za podjetja zelo pomembno, da dosežejo višjo raven e-poslovanja, in sicer preko izmenjavanja standardiziranih sporočil s svojimi poslovnimi partnerji. Podjetja se morajo usmeriti v izmenjevanje standardiziranih sporočil, predvsem zgoraj omenjenih sporočil, saj so to danes najpogostejša sporočila, ki jih podjetja v Sloveniji izmenjujejo na standardiziran način. Programi za celoviti poslovni informacijski sistem omogočajo standardiziran način izmenjavanja sporočil saj so povezljivi z drugimi programi prek standarda XML in so tako dobra osnova za e-poslovanje podjetij. 3. PRIMER UVAJANJA PROGRAMA ZA CELOVIT POSLOVNI INFORMACIJSKI SISTEM V IZOBRAŽEVALNI PROCES FAKULTETE 3.1. SAP proces oskrbovanja Na Fakulteti za organizacijske vede Univerze v Mariboru smo v letu 2000, najprej pričeli z uvajanjem programa SAP. SAP smo vključili v izobraževalni proces ob sodelovanju s podjetjema SAP Slovenija in IDS Scheer Slovenija. S 1. junijem 2000 so bili dogovorjeni načrti uvajanja in uporabe programa SAP v izobraževalnem procesu. Tako so bili postavljeni temelji današnjega uspešnega sodelovanja, ki bodo povezovali fakulteto s podjetjema tudi v prihodnosti. Uvajanje programa SAP je potekalo tako, da je podjetje SAP Slovenija zagotovilo namestitev programa SAP na strežnik Fakultete za organizacijske vede Univerze v Mariboru, ki je namenjen za raziskovanje in razvoj rešitev s programom. Podjetje SAP Slovenija je imelo prvi uradni nastop na fakulteti 12. novembra Organizirana je bila delavnica z več kot dvesto študenti. Na delavnici so sodelovali predstavniki Fakultete za organizacijske vede, podjetja IDS Scheer Slovenija in SAP Slovenija. V prvem delu je bil predstavljen SAP v svetu in v Sloveniji in nato sama predstavitev programa SAP R/3 in njegova povezanost s poslovnimi procesi. V drugem delu delavnice so nastopili predstavniki fakultete, ki so predstavili svoje poglede na uvajanje programa v pedagoški proces. V študijskem letu 2001/2002 smo skupaj s podjetjema SAP Slovenija in IDS Scheer Slovenija uvedli SAP (modul materialnega poslovanja) v izobraževalni proces pri naslednjih predmetih: Projektiranje organizacijskih sistemov, 3. letnik univerzitetnega študija - organizacijska informatika Poslovni informacijski sistem, 4. letnik univerzitetnega študija organizacijska informatika in organizacija dela ter 2. letnik strokovnega študija organizacijska informatika Elektronsko poslovanje, 3. letnik strokovnega študija organizacijska informatika Projekt izgradnje informacijskega sistema (predmet se izvaja 4 mesece kot projektna naloga trojice študentov), 4. letnik univerzitetnega študija organizacijska informatika.

4 Primer oskrbovalnega procesa v programu SAP V nadaljevanju je podan primer oskrbovalnega procesa, s katerim se študentje spoznajo v okviru zgoraj navedenih predmetov. Primer zajema: oblikovanje podatkov o materialu in dobavitelju, povezovanje materiala z dobaviteljem, nabavljanje blaga za zalogo, izbiranje dobavitelja, naročanje, prevzemanje blaga, pregledovanje stanja zalog, nabavljanje blaga za določeno stroškovno mesto in plačevanje dobavitelju (slika 1). V primeru pa niso zajete vse možnosti, ki jih v oskrbovalnem procesu ponuja program SAP v modulu materialno poslovanje. Primer oskrbovalnega procesa v programu SAP temelji na možnem ponovnem naročanju, zagotavlja pravočasne in točne podatke o materialnih potrebah v podjetju. Potrebe po zunanji oskrbi z materialom in storitvami se oblikujejo v različnih oddelkih podjetja. Logistični programi, kot so npr.: Prodaja in distribucija, Vzdrževanje, Načrtovanje proizvodnje in Projektni sistem, neposredno preko naročila kupca, vzdrževalnega naloga, proizvodnega naloga ali projektnega naloga oblikujejo zahteve za naročilo. Program SAP posreduje tako nastale zahteve za naročilo nabavnemu oddelku, kjer jim nabavni referent dodeli najprimernejšega dobavitelja in jih preoblikuje v naročilo. Nabavnemu referentu so na voljo posebni deli programa, kot na primer ocenjevanje dobaviteljev, seznam izvorov z določenimi prioritetnimi dobavitelji, obdelovanje ponudb, okvirni sporazumi ipd. S temi deli lahko primerja cene in pogoje različnih dobaviteljev ali pa razporedi naročila za isti material različnim dobaviteljem naenkrat - v skladu z napotitvenim modelom procesa oskrbovanja v programu SAP. Nabavnim sporočilom je lahko dodan elektronski podpis, kjer nadrejeni v programu potrdi zahtevo za naročilo. Naročilo je lahko poslano dobavitelju v papirnati obliki, preko faksa ali pa v elektronski obliki. Podatki, povezani s prevzemanje blaga, prevzemanjem dobaviteljevega računa, se vpišejo v naročilo, tako da ima nabavni oddelek vedno na voljo točen podatek o stanju naročila. Dobaviteljev račun, ki ga je moč prejeti na papirju ali v elektronski obliki, je v programu avtomatsko kontroliran. Če se pri vnosu računa sklicujemo na naročilo, potem program medsebojno primerja podatke iz naročila, prevzemanja blaga in računa ter ugotovi morebitna količinska in vrednostna nesoglasja med naročenim, prejetim in zaračunanim. Onemogočeno je avtomatično plačilo knjiženega računa, če se pojavijo nedovoljena odstopanja, kot na primer napačen datum dobave, nepravilna količina ali neskladje z dogovorjeno ceno (11). Nabavni Račun nalog dobavitelja? 10 Plačevanje dobavitelju Material Glavni podatki materiala 9 Nabavljanje blaga za določeno stroškovno mesto Dobavitelj Glavni podatki dobavitelja? oskrbovalnega Primer 8 Zaloge Pregledovanje stanja zalog procesa 3 Povezovanje materiala z dobaviteljem 7 Prevzemanje blaga 4 Nabavljanje blaga za zalogo Naročilo 6 Naročanje 5 Izbiranje dobavitelja Slika 1: Prikaz glavnih korakov izdelave prototipne rešitve "Primer oskrbovalnega procesa" Vir: prirejeno po Remic in Gričar (11)

5 Na področju uvajanja programa SAP, je bilo tako v študijskem letu 2001/2002 izvedenih 74 ur vaj in 9 ur predavanj pri omenjenih predmetih. Skupno 740 slušateljev fakultete se je seznanilo in tudi uporabilo program SAP. Na univerzitetnem študiju sta bili izdelani dve diplomi z naslovoma: Projektna rešitev proizvodnega procesa v ASCOM, d.o.o., podprta z informacijskim sistemom SAP R/3 (Tatjana Carl 2002) in SAP R/3 4.6 v podjetju Goodyear Engineered Products Europe (Uroš Matteweber 2002). Na visokošolskem strokovnem študiju je bil izdelan praktikum: Izdelava in upravljanje kosovnic z informacijskim sistemom SAP R/3 (Mitja Bokun) in iz praktikuma izhajajoča diplomska naloga na visokošolskem strokovnem študiju z naslovom: Vodenje in vzdrževanje kosovnic v proizvodnem modulu s programom SAP R/3 (Mitja Bokun). Hkrati so bile izdelane tudi tri seminarske naloge pri predmetu Projekt izgradnje informacijskega sistema in sicer: Uporaba izbranega modula za podporo elektronskemu poslovanju (izdelava prototipne rešitve v programu SAP R/3), Franc Šrok, Uroš Matteweber, Vesna Mašinovič Povezovanje SAP R/3 sistema z Microsoft BizTalk strežnikom, Janez Kvas, Daniel Mole, Florjan Pezdevšek Povezovanje Microsoft BizTalk strežnika z SAP R/3 sistemom Nedič Goran, Rožič Peter, Mohorič David V nadaljevanju je opisana prototipna rešitev za povezovanje programa SAP z ostalimi programi za celovite poslovne informacijske sisteme Prototipna rešitev za povezovanje SAP programa z ostalimi celovitimi poslovnimi informacijskimi sistemi Kot smo že zapisali, pa ni dovolj, da podjetje uvede program za celovit poslovni informacijski sistem za svoje notranje poslovanje. Potrebno je, da tak program nato poveže s programom za informacijski celoviti poslovni sistem ostalih podjetij s katerimi posluje. Problem, kako povezati program SAP program z nekim drugim poslovnim informacijskim sistemom smo začeli reševati tudi na Fakulteti za organizacijske vede Univerze v Mariboru. V ta namen sta dve skupini dodiplomskih študentov (Janez Kvas, David Mohorič, Daniel Mole, Goran Nedič, Florjan Pezdevšek, Peter Rožič) reševali ta problem. Vsaka skupina je predstavljala eno podjetje, ki pa sta med seboj poslovna partnerja in želita poslovati na elektronski način. Skupini sta podrobneje obravnavali proces oskrbovanja na eni strani, in proces dobavljanja na drugi. Stična točka obeh procesov je izmenjava dveh sporočil. Kadar želi naročnik naročiti izdelek, pošlje naročilo dobavitelju. Na drugi strani ga dobavitelj sprejme in pošlje nazaj potrdilo o sprejemu naročila. Izdelavo prototipne rešitve so študentje pripeljali dovolj daleč, da so lahko predstavili idejo povezovanja dveh različnih programov. Naročnik, prvo podjetje, v SAP sistemu v modulu logistike izdela naročilo materiala. Naročilo se shrani in izvozi v datoteko na strežnik dobavitelja, ki ga zastopa drugo podjetje. Tu naročilo prevzame BizTalk strežnik, ki ga v procesu pretvori v XML obliko in ga shrani v bazo podatkov. Na koncu pošlje preko SAP DCOM povezovalnika potrdilo, da je bilo naročilo sprejeto. Po zaključku izdelave prototipne rešitve dodiplomskih študentov, smo nadaljevali z raziskovanjem sodelavci Središča za elektronsko poslovanje. Iz predhodne raziskave je bilo ugotovljeno, da se lahko problem prenosa sporočil iz SAP programa v BizTalk strežnik izvede na dva načina. V prvem primeru dobavitelj preveri v naročnikovem SAP programu, če je bilo izdelano novo naročilo in ga prevzame pobudnik prevzema naročila je dobavitelj. V drugem primeru naročnik izdela naročilo, iz katerega se izdela IDoc dokument, ki se pošlje dobavitelju pobudnik je naročnik.

6 SAP R/3 SAP BC Naročilo IDoc Baza podatkov RFC Sprejem Pretvorba v XML BAPI XML FTP Windows 2000 MS SQL strežnik MS BizTalk strežnik FTP Slika 2: Delovanje prototipne rešitve Sledila je nadgradnja prve prototipne rešitve in preizkus prvega načina prevzema naročila pobudnik je dobavitelj. Za povezovanje obeh programov smo uporabili SAP IS povezovalnik (SAP Business Connector), katerega naloga je, da pretvarja zahteve med SAP programov in BizTalk strežnikom, tako da so te razumljive obema. Delovanje te prototipne rešitve prikazuje slika 2. BizTalk strežnik, ki je na strani dobavitelja, izdela XML zahtevek za pregled naročil. Zahtevek je poslan SAP poslovnemu povezovalniku, ki ga sprejme in spremeni v RFC klic. RFC klic zažene BAPI program v SAP programu za pregled naročil. BAPI program vrne rezultat nazaj SAP poslovnemu povezovalniku, ki ga pretvori v XML datoteko. XML datoteka z naročili se nato preko FTP protokola prenese na strežnik dobavitelja. BizTalk strežnik v procesu prebere podatke iz XML datoteko in jih shrani v bazo podatkov. Na koncu proces pošlje potrdilo o sprejetem naročilu nazaj v SAP program. V Sloveniji na področju povezovanja različnih poslovnih informacijskih sistemov podjetja še nimajo veliko izkušenj in je bila gornja prototipna rešitev ena izmed prvih, ki tako povezovanje omogoča Microsoft Business Solutions - Navision prodajni proces Dobavitelji programov za celovit informacijski sistem se s ponudbo svojih programov v zadnjem času usmerjajo tudi v srednje velika in majhna podjetja. Tovrstni programi so zanimivi tudi za študente Fakultete za organizacijske vede Univerze v Mariboru, ki se v času študija seznanjajo z njimi. Hkrati pa jih spodbujamo k razmišljanju o možnostih nadaljnjega razvoja le teh. V ta namen je bil 10. julija 2002 na strežnik v Središču za e-poslovanje nameščen program Microsoft Business Solutions - Navision. S tem programom lahko podjetja zagotovijo elektronsko izvajanje svojih procesov. Celoten program izhaja iz osnovnega modula programa - glavne knjige, ki omogoča finančno upravljanje. Glavna knjiga je povezana z ostalimi moduli: osnovna sredstva, prodaja in terjatve, upravljanje odnosov, vodenje servisa, nabava in obveznosti, zaloga, vodenje skladišča, proizvodnja, planiranje kapacitet, resursi, projekti in kadrovska evidenca. V okviru vaj predmetov Poslovni informacijski sistem in Projektiranje organizacijskih sistemov se študenti seznanijo z možnostmi uporabe omenjenega programa za celovit informacijski sistem. Cilj vaje je izdelana prototipna rešitev prodajnega procesa s pomočjo programa Microsoft Business Solutions - Navision. Namen vaje je prikazati elektronsko izvajanje procesa prodajanja v navideznem podjetju in kot rezultat vaje izdelati prodajna sporočila, poročilo - konto kartica kupca in prikazati prihodke prodaje izdelkov. Sama naloga zajema naslednje korake: 1. Vnesite podatke o kupcu 2. Ugotovite stanje zalog Vnesite podatke o nakupu artiklov Oblikujte zaznamek nakupa artiklov v temeljnici artikla 3. Izdelajte prodajno ponudbo

7 Določite količinski popust kupcu Določite blagovni popust kupcu 4. Potrdite naročilo in rezervirajte artikle na zalogi 5. Izdelajte dobavnice in računa 6. Sledite podatke o pošiljki po internetu 7. Oblikujte opomin kupcu 8. Zaprite postavke terjatev do kupca in izdelajte karto konta kupca 9. Glede na prodane izdelke preglejte prihodke po stroškovnih mestih in statistiko prodaje Študenti s pomočjo izdelane naloge preučijo možnosti dostopa do kritičnih podatkov in analize le teh s pomočjo različnih modulov programa na posameznih ravneh odločanja. Ob obvladovanju notranjih procesov načrtujemo vključevanje dodatnih modulov za povezovanje programa s programi drugih poslovnih partnerjev in upravljanje medorganizacijskih poslovnih procesov preko spleta v izobraževalni proces. V letošnjem študijskem letu bodo tri skupine študentov pri predmetu Projekt izgradnje informacijskega sistema izdelale prototipne rešitve (Slika 3) s katerimi želimo spodbuditi k preučevanju oskrbovalnega in prodajnega procesa partnerskih organizacij, opredelitvi problema medsebojnega sodelovanja ter predstavitvi problema z uporabo Microsoft Business Solutions - Navision Commerce Portala, ki omogoča podporo izvajanju prodajno oskrbovalnega procesa preko spleta. Uporabnik se na omenjenem spletnem portalu prijavi z uporabniškim imenom in geslom. S predhodno opredelitvijo vlog in pravic kot partner, potrošnik ali zaposleni analizira razpoložljivost zalog in izvaja podprocese v procesu prodajanja ali oskrbovanja. Uporabnik ima na vpogled predhodno vnesene podatke o naročilih, dobropisih, ponudbah, avkcijskih nabavah in finančnem stanju. V uporabo portala sta vključena dva odjemalca. Na eni strani Microsoft Business Solutions - Navision odjemalec, nameščen v podjetju. Na drugi strani je spletni uporabnik, ki izvaja podprocese procesa oskrbovanja ali prodajanja. Commerce Portal je povezan z ostalimi moduli programa Microsoft Business Solutions - Navision. Ob izvedeni aktivnosti s strani spletnega uporabnika, na primer prejetem naročilu preko spletnega portala so podatki o kupcu avtomatično označeni tudi na kartici kupca v samem programu Microsoft Business Solutions - Navision. Podatki, pomembni za uporabo Commerce Portala se ob vsakem posodabljanju sinhronizirajo z Microsoft SQL strežnikom. Slika 3: Commerce Portal / Microsoft Business Solutions - Navision Vir: Prirejeno po Valjavec, 2002 (12) V pripravi pa je tudi izdelava prototipne rešitve izmenjavanja sporočil med različnima programoma za celovit poslovni informacijski sistem: Microsoft Business Solutions - Navision in SAP (Slika 4). Korake te prototipne rešitve lahko opišemo na naslednji način: Referent v nabavni službi prvega podjetja v svojem programu izdela sporočilo "povpraševanje po izdelku", ki se v XML obliki preko spleta pošlje v program prodajalca; v katerem se avtomatično izdela

8 ustrezni prodajni nalog. Referent v prodajnem oddelku po e-pošti dobi obvestilo o prejetem povpraševanju. V svojem sistemu potrdi, da bo omenjeni izdelek lahko dostavil po določeni ceni na določen dan. Sporočilo je ponovno preko spleta poslano kupcu, ki avtomatično po e-pošti prejme sporočilo o prejetem sporočilu. Hkrati tudi dobavitelj dobi povratne podatke o kupčevem prejemu sporočila. Na osnovi ponudbe se v sistemu kupca izdela nalog za nakup, ki v dobaviteljev program prispe kot prodajno naročilo. Dobavitelj kupcu potrdi naročilo. V procesu odpremljanja je v programu prodajalca v nadaljevanju oblikovan račun (za prodajo izdelkov ali storitev), ki je ponovno preko spleta poslan v program kupca, v katerem se avtomatično izdela račun za nakup izdelkov ali storitev. Pred izstavitvijo računa dobavitelj pošlje kupcu obvestilo o poslani pošiljki. S strani tretjega partnerja (banke) dobavitelj pridobi obvestilo o plačilu računa. Za vsako opravljeno elektronsko transakcijo poslovna partnerja prejmeta elektronsko potrditev ali zavrnitev poslanega/sprejetega. Pomembno vlogo pri omenjeni rešitvi predstavlja t.i.»prevajalnik«; v našem primeru Microsoft BizTalk 2000 strežnik. Omogoča izmenjavanje sporočil tako s podjetji, ki so uvedla rip in izmenjujejo sporočila po standardu EDIFACT kot tudi s podjetji, ki za svoje poslovanje uporabljajo program SAP, katerega sporočila se izmenjujejo v IDOC obliki. Vhodni ali izhodni podatki so lahko tudi povsem navadne tekstovne datoteke ali podatki iz podatkovnih strežnikov.pri vsakem prenosu se sporočila vedno pretvorijo v XML obliko, ne glede na to, kaj in kje sta izvir in ponor podatkov. S tem se zagotavlja standardizirano izmenjavanje sporočil. Slika 4: Izmenjavanje sporočil med programoma SAP in Microsoft Business Solutions - Navision Vir: Valjavec, 2002 (12) 4. ZAKLJUČEK Vse večjim zahtevam globalnega trga po hitrem odzivu na kupčeve zahteve, podjetja lahko konkurirajo le z dobro organiziranimi notranjimi poslovnimi procesi in hkrati tudi z dobro organiziranimi poslovnimi procesi s poslovnimi partnerji. Pomembno je, da imamo na eni strani kupce, ki lahko neposredno vnašajo naročila in s tem način proizvodnje spreminjajo v proizvodnjo po naročilu, kot na drugi strani dobavitelje, ki za vneseno naročilo dobavijo izdelke ob pravem času, in zunanjih partnerjev logistike, ki pripeljejo naročene izdelke ob pravem času na pravo mesto (13, 14). Prav zaradi vse večjih potreb uvajanja poslovnih informacijskih sistemov in e-poslovanja v poslovne procese podjetij je nujno potrebno seznanjenje s temi sistemi in e-poslovanjem študentov, ki se bodo prej ali slej zaposlili v teh podjetjih. Študentom mora biti omogočeno tesno sodelovanje s podjetji in hkrati podane vse možnosti, ki jih danes ponuja informacijska tehnologija za e-poslovanje. Vendar pa informacijska tehnologija ni zadosti. Poleg nje morajo študenti pridobiti znanje s področja preoblikovanja procesov, kot osnove za uvedbo tako celovitih poslovnih informacijskih sistemov, kot tudi e-poslovanja. Na fakulteti so zagotovljene vse sestavine, ki so potrebne za uspešno uvajanje in izvajanje predavanj in vaj. S skupnimi prizadevanji bo približana najnovejša različica programa SAP študentom, ki bodo na

9 ta način vzpodbujeni za njegovo uporabo pri študiju, izdelavi seminarskih in raziskovalnih nalog, prototipnih rešitev in diplomskih ter magistrskih nalog, v učilnicah fakultete in od doma ali iz službe. V prihodnjem študijskem letu nameravamo na Fakulteti za organizacijske vede Univerze v Mariboru študentom še bolj približati oba programa za celovit poslovni informacijski sistem in s tem povečati njihovo znanje. LITERATURA: 1. Božnar, M., Kern, T. (2002): "Vpliv informacijske tehnologije na organiziranost podjetja s poudarkom na procesih". Organizacija, Revija za management, informatiko in kadre. Letnik 35, številka 10, Hammer, M., Champy, J. (1995): "Preurejanje podjetja: Manifest revolucije v poslovanju". Gospodarski vestnik, Ljubljana, str Ahčin, T., Zupančič J. (2001): "Uvajanje celovitih informacijskih sistemov". Organizacija, Revija za management, informatiko in kadre. Letnik 34, številka 5, Podlogar, M. (2002): "Model dejavnikov elektronskega poslovanja v procesu oskrbovanja." Doktorska disertacija. Kranj: Univerza v Mariboru, Fakulteta za organizacijske vede. 5. Podlogar, M., (2003): "Izkušnje z e-poslovanjem in pogostnost elektronskih transakcij v procesu oskrbovanja v slovenskih podjetjih." Organizacija, Revija za management, informatiko in kadre. Letnik 56, številka 2, Allen, D., Kern T., Havenhand M. (2002): "ERP Critical Success Factors: An exploration of the Contextual Factors in Public Sector Institutions" 35th Annual Hawaii International Conference on System Sciences (HICSS'02), Volume 8, January 07-10, Big Island, Hawaii. 7. Gričar, J., (1997):" Odprta vprašanja in smernice uvajanja elektronskega poslovanja v malih in srednje velikih podjetjih." Organizacija, letnik 30, številka 5, str Chandrasekar, S., Shaw, J. M. (2002): "A Study of the Value and Impact of B2B E-Commerce: The Case of Web-Based Procurement". International Journal of Electronic Commerce, Vol. 6, No, 4, Zupan, N. (2001): "Elektronsko poslovanje malih podjetij". Organizacija, Revija za management, informatiko in kadre. Letnik 34, številka 3, Pucihar, A. (2002): "Model dejavnikov vključevanja na elektronsko tržnico." Doktorska disertacija. Kranj: Univerza v Mariboru, Fakulteta za organizacijske vede. 11. Remic, B.; Gričar, P. (1999): Spremljanje materialnega poslovanja v informacijskem sistemu SAP R/3. Računovodstvo za notranje potrebe podjetij, zbornik, LMVERITAS, Portorož, oktober, Valjavec, A. (2002): "Delavnica Navision Attain - Business Solutions, E-moduli." Ljubljana, 3. november 13. Poirier, C. C.; Bauer, M. J. (2001): "E-supply Chain: Using the Internet to Revolutionize Your Business." Berrett-Koehler Publishers, Inc. 14. Lesničar, T. (2002): "Vpliv elektronskega poslovanja na oskrbne verige." Magistrsko delo. Ljubljana: Univerza v Ljubljani, Ekonomska fakulteta.