PROCES NABAVE IN SKLADIŠČENJA EMBALAŽE V KRKI, TOVARNI ZDRAVIL, D.D.

Transcription

1 UNIVERZA V MARIBORU EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA MARIBOR DIPLOMSKO DELO PROCES NABAVE IN SKLADIŠČENJA EMBALAŽE V KRKI, TOVARNI ZDRAVIL, D.D. Študent: Tomaž Mikec Naslov: Črmošnjice pri Stopičah 9, Novo mesto Številka indeksa: Študij: izredni Program: visokošolski strokovni Študijska smer: marketing Mentor: dr. Klavdij Logožar, docent Novo mesto, marec 2007

2 PREDGOVOR Živimo v času nenehnih in hitrih sprememb, v turbulentnem okolju, ki se spreminja iz dneva v dan. Živimo v času izredno hitrega tehnološkega napredka, v času, ko je svet postal ena sama globalna vas, saj sodobne informacijske tehnologije, komunikacije, transport in predvsem internet omogočajo povezovanje in sodelovanje subjektov s celega sveta. Za vse poslovne subjekte je življenjskega pomena, da sledijo in se prilagajajo spremembam ter, če je le možno, jih tudi narekujejo. V takšnem poslovnem okolju podjetja vse težje ohranjajo, oziroma izboljšujejo, svoj tržni položaj. Pri tem morajo izkoristiti prav vse svoje potenciale, vse svoje znanje in skrite rezerve, poslovati morajo čim bolj racionalno in učinkovito. Pri racionalizaciji poslovanja igra pomembno vlogo tudi kakovostno organiziranje in upravljanje oskrbne verige ter izvajanje vseh dejavnosti in nalog v njenem okviru. Neločljiv del oskrbne verige sta tudi nabava in skladiščenje. Diplomsko delo je sestavljeno iz teoretičnega in praktičnega dela. V prvem, uvodnem, poglavju je predstavljena opredelitev področja diplomskega dela in opisan problem. Poleg tega je predstavljen namen dela, cilji in trditve, ki smo jih v delu dokazali ter predpostavke in omejitve s katerimi smo se srečali pri delu. Opisane pa so tudi uporabljene metode raziskovanja. V drugem in tretjem poglavju so predstavljena teoretična izhodišča nabave in skladiščenja. Predstavljene so opredelitve različnih avtorjev in teoretični prikaz nabavnega in skladiščnega procesa. V četrtem poglavju je predstavljen nabavni in skladiščni proces na konkretnem primeru. Analizirali smo proces nabave in skladiščenja embalaže v Krki, tovarni zdravil, d.d. V zaključnem poglavju pa so povzete ugotovitve do katerih smo prišli v raziskovalnem procesu. 2

3 PREDGOVOR UVOD Opredelitev področja in opis problema Namen, cilji in osnovne trditve Predpostavke in omejitve raziskave Predvidene metode raziskovanja OPREDELITEV NABAVE Pojem in pomen nabave Naloge in cilji nabave Organiziranost nabave Nabavni proces OPREDELITEV SKLADIŠČENJA Skladiščenje kot del logističnega sistema Skladiščno poslovanje Naloge in cilji skladiščenja Lokacija skladišč in njihova notranja ureditev Skladiščne funkcije in izvajanje skladiščnih funkcij Razvojne smeri skladiščnega poslovanja PROCES NABAVE IN SKLADIŠČENJA EMBALAŽE V KRKI TOVARNI ZDRAVIL D.D Predstavitev Krke, tovarne zdravil, d.d Splošno o podjetju Kratka zgodovina podjetja Poslanstvo in vizija podjetja Strateške usmeritve podjetja Proces nabave embalaže v Krki, tovarni zdravil, d.d Pomen nabavne funkcije v podjetju Organiziranost nabavne službe Proces nabave embalaže v Krki, tovarni zdravil, d.d Proces skladiščenja embalaže v Krki, tovarni zdravil, d.d Služba skladišč in transporta Organiziranost službe skladišč in transporta Dobra skladiščna praksa Proces skladiščenja embalaže v Krki, tovarni zdravil, d.d SKLEP POVZETEK SUMMARY LITERATURA IN VIRI SEZNAM SLIK SEZNAM TABEL PRILOGE

4 1 UVOD 1.1 Opredelitev področja in opis problema V diplomskem delu smo predstavili teoretične podlage nabave in skladiščenja ter proces nabave in skladiščenja embalaže v farmacevtskem podjetju Krka tovarna zdravil d.d. V današnjem času se poslovno okolje tako hitro spreminja, da je včasih skoraj nemogoče slediti vsem spremembam. Poleg hitrih sprememb in delovanja v vse bolj turbulentnem poslovnem okolju, je pomembna značilnost sodobnega podjetja tudi to, da je prisiljeno delovati na svetovnem trgu. Pod vplivom izredno hitrega razvoja informacijske tehnologije, komunikacij, transporta, predvsem pa interneta, se podjetja srečujejo z globalno konkurenco. Tudi če podjetje posluje le na domačem trgu, mora upoštevati, da s pomočjo interneta za istega potencialnega kupca tekmujejo številna podjetja s celega sveta. Posledica globalizacije je, da morajo podjetja delovati kar najbolj racionalno, s čim nižjimi stroški, istočasno pa morajo dosegati visoko kakovost svojih proizvodov, zagotavljati razpoložljivost proizvodov ob pravem času, na pravem mestu, v pravilni količini in primerni kakovosti. Pomembno nalogo pri ohranjanju konkurenčnih prednosti podjetja na globalnem trgu imata tudi nabava in skladiščenje. Nabava lahko pomembno vpliva na znižanje stroškov podjetja in na njegov konkurenčni položaj na trgu. Poleg takojšnjih prihrankov pri nabavnih cenah, lahko nabava pripomore tudi k izboljšanju konkurenčnega položaja podjetja. Nabava lahko sodeluje pri standardizaciji določenih standardnih materialov, ki jih podjetje potrebuje za svojo proizvodnjo in s tem postane neodvisno od posameznih dobaviteljev. Z uvedbo stroge discipline pri dobaviteljih, s pazljivim časovnim načrtovanjem dobav in s posebnimi dogovori z dobavitelji, se lahko pomembno zmanjšajo zaloge, ki predstavljajo velik strošek v poslovanju podjetja. Pri tesnem in intenzivnem sodelovanju med dobavitelji in podjetjem lahko pride do pomembnih inovacij, ki vodijo k izboljšavam materialov, le-te pa vodijo k večji konkurenčnosti podjetja. Nabava si mora za takšno sodelovanje aktivno prizadevati in spodbujati inovativno sodelovanje. S pazljivim izbiranjem zanesljivih in kakovostnih dobaviteljev, ki so sposobni zagotavljati stalno, primerno kakovost, lahko nabava zniža tudi stroške zagotavljanja kakovosti. Poleg tega pa lahko nabava s pazljivo izbiro zanesljivih in kakovostnih dobaviteljev, zagotavlja tudi večjo fleksibilnost podjetja. Skladiščenje omogoča premoščanje prostorskih in časovnih razlik med nabavo in porabo materiala v proizvodnem procesu. Ravno tako je skladiščenje blažilec nihanj, do katerih prihaja zaradi različnih tržnih in tehnoloških dejavnikov. Skladiščenje je zelo pomembno poslovno področje vsakega podjetja, saj mora imeti vsako podjetje določene zaloge materiala, polizdelkov in končnih izdelkov. Zaloge povzročajo velike stroške skladiščenja in vzdrževanja, zato je potrebno te stroške obvladovati in optimizirati skladiščne prostore, opremo in tehnike skladiščenja ter ravnanje z materialom. Že ustrezna lokacija skladišča prispeva k znižanju skladiščnih stroškov. Racionalna notranja ureditev pa preprečuje križanja transportnih poti in odpravlja ozka grla ter s tem zagotavlja kratek odzivni čas in kratke roke za izpolnitev naročil. Ravno tako mora podjetje vse temeljne skladiščne funkcije opravljati tako, da minimizira stroške teh funkcij in sočasno zagotavlja sproten pregled nad stanjem in gibanjem zalog. V sodobnem času je ta naloga bistveno poenostavljena, saj sodobna informacijska tehnologija omogoča praktično popoln nadzor nad materialnim tokom in s tem zagotavlja natančen vpogled v stanje zalog v realnem času. 4

5 1.2 Namen, cilji in osnovne trditve Zaradi globalizacije in vse številnejše konkurence, ki je vse bolj prisotna v poslovnem okolju, so podjetja prisiljena čim bolj racionalizirati svojo dejavnost. Posamezne poslovne funkcije je potrebno čim bolj optimizirati in prilagoditi sodobnemu trgu. Tem trendom sta podvrženi tudi nabava in skladiščenje, ki s svojim optimalnim delovanjem omogočata velike stroškovne prihranke in omogočata tudi številne druge konkurenčne prednosti. Namen diplomskega dela je analizirati proces nabave in skladiščenja v sodobnem poslovnem okolju, njuno medsebojno povezanost in povezanost z ostalimi funkcijami v podjetju. Poleg tega je namen diplomskega dela tudi prikazati celoten sklop aktivnosti in nalog, ki jih je potrebno opraviti v procesu nabave in skladiščenja, da bi dosegli svoj cilj, to je nemoteno oskrbo proizvodnje, oz. končnih kupcev, s potrebnimi materiali. Prikazali smo teoretični potek procesa nabave in skladiščenja ter ju primerjali s praktičnim procesom nabave in skladiščenja. Namen diplomskega dela je tudi predstaviti proces nabave in skladiščenja embalaže v farmacevtskem podjetju Krka tovarna zdravil d.d. Cilji diplomskega dela so naslednji: - opredeliti nabavo in skladiščenje kot del logističnega sistema; - opredeliti pomen nabave in skladiščenja; - analizirati in predstaviti teoretični proces nabave in skladiščenja; - analizirati in predstaviti proces nabave in skladiščenja v farmacevtskem podjetju. Trditve, ki jih smo jih skušali dokazati, so: - nabava ima velik vpliv na nemoten proizvodni proces in uspešnost podjetja; - skladiščno poslovanje je močno povezano z nabavo; - kakovostno opravljanje skladiščnih nalog in primerna lokacija ter smotrna urejenost skladišča omogoča poslovanje z minimalnimi stroški kala, razsutja, uničenja, omogoča kratke odzivne čase in nemoteno oskrbo proizvodnje s potrebnimi materiali; - računalniško vodenje skladišča omogoča večjo natančnost pri opravljanju skladiščnih nalog. 1.3 Predpostavke in omejitve raziskave Pri pisanju diplomskega dela smo se opirali na domačo in tujo literaturo, ki pokriva področje nabave in logistike. Ker sem zaposlen v Krki tovarni zdravil d.d., smo si pomagali z viri in literaturo, ki smo jih dobili v podjetju. Ker sem zaposlen v Skladišču embalaže in dobro poznam skladiščno poslovanje, smo se pri delu naloge, kjer smo se ukvarjali s procesom skladiščenja, v veliki meri oprli na lastne izkušnje. Pri proučevanju procesa nabave pa smo se posvetovali s sodelavci Službe nabave in z njihovo pomočjo zbrali potrebne informacije. Ker je logistika dokaj mlado področje znanosti, je pri teoretičnem delu glavna omejitev dokaj majhna izbira strokovne literature. Podobna omejitev velja tudi za področje nabave, saj je bilo tudi v zvezi z nabavo narejenih le malo poglobljenih študij. Poleg tega je pomembna omejitev tudi le eno proučevano podjetje in zaupnost podatkov zaradi poslovnih skrivnosti. 5

6 1.4 Predvidene metode raziskovanja Naša raziskava je poslovna, saj gre za proučevanje nabavnega in skladiščnega poslovanja farmacevtskega podjetja. Uporabili smo dinamično metodo, kar pomeni, da smo preučili sedanje stanje nabavnih in skladiščnih procesov ter kakšne spremembe se obetajo. V okviru deskriptivnega pristopa smo uporabili naslednje metode: - metoda deskripcije, s pomočjo katere smo opisali teorijo in pojme ter ugotovljena dejstva; - metoda klasifikacije, kjer smo definirali pojme; - metoda kompilacije, kjer smo s povzemanjem stališč drugih avtorjev v zvezi z izbranim raziskovalnim problemom prišli do oblikovanja novih stališč; - metoda komparacije, kjer smo primerjali dela različnih avtorjev. V okviru analitičnega pristopa: - metoda analize (razčlenjevali smo ugotovitve iz prakse in iz teorije na posamezne dele); - metoda sinteze (povezovali smo teoretične poglede in preverjene izide iz prakse v celoto). Podatke smo zbirali s pomočjo interneta, v knjižnici (učbeniki, revije in časopisi) in na delovnem mestu. 6

7 2 OPREDELITEV NABAVE V vsakem proizvodnem podjetju je nabava, poleg proizvodnje in prodaje, najpomembnejša poslovna funkcija. V zadnjih letih se nabava v podjetjih zelo spreminja, kar se kaže tudi v večjem zanimanju managerjev in nabavnega osebja za to dejavnost. Če upoštevamo finančna sredstva, ki so povezana z nabavo potrebnih materialov, je zanimanje za razvoj nabavnega poslovanja še kako upravičeno. Gourdin (2006, 190) povzema po Ballou (1999, 415), da lahko stroški nabavljenega materiala dosegajo 40 do 60 odstotkov stroškov končnega proizvoda. Z naraščanjem kompleksnosti industrijskega designa, proizvodnih procesov in logistične infrastrukture, morajo podjetja posvečati veliko pozornost tudi globalni oskrbi oz. nabavi (Carter, Lee, 2005, 142). Zato postaja nabava eden ključnih faktorjev za uspešen nastop podjetja na tržišču. 2.1 Pojem in pomen nabave V teoriji obstaja kar nekaj opredelitev nabavne funkcije, saj različni avtorji nabavo različno opredeljujejo. Definicije so si dokaj podobne, razlikujejo pa se v določenih podrobnostih. Kaltnekar (1993, 183) definira nabavo kot poslovno dejavnost podjetja, ki je odgovorna za preskrbo vseh potrebnih materialov in zagotovitev potrebnih informacij, kar dosega z opravljanjem številnih nalog znotraj podjetja (oblikovanje nabavne politike, planiranje, analiziranje, evidentiranje in kontroliranje potreb in možnosti) ter z vzpostavljanjem in vzdrževanjem stikov z dobavitelji (nakup in organizacija dobav) s ciljem doseči optimalen učinek Weele (1998, 29) pravi, da nabava pomeni pridobivanje dobrin in storitev, potrebnih za delovanje, vzdrževanje in izvajanje osnovnih in pomožnih dejavnosti, po najugodnejših pogojih pri zunanjih virih. Pri tem mora nabava opredeliti specifikacije (zahtevane količine in kakovosti) za material in storitve, ki jih je treba kupiti, izbrati najprimernejšega dobavitelja, pripraviti pogajanja z dobaviteljem za sklenitev posla in jih izvesti, naročati pri izbranem dobavitelju, spremljati in kontrolirati izpolnitve naročila ter kasneje oceniti opravljene dobave. Iz tega lahko sklepamo, da pojem nabave zajema vse dejavnosti, za katere podjetje prejme račun od določenega zunanjega dobavitelja. Weele (1998, 31) razlikuje med nabavno funkcijo in nabavnim oddelkom. Številne dejavnosti, za katere podjetje prejme račun, lahko uredimo brez nabavnega oddelka, zato pojmujemo obseg nabavne funkcije širše od nabavnega oddelka. Potočnik (2002, 26) pa nabavo pojmuje ožje in širše. Nabava v ožjem pomenu je nakup materiala po dogovorjeni ceni na določenem trgu. V širšem pomenu pa obsega nabava poleg samega nakupa predvsem še naslednje dejavnosti: raziskovanje nabavnega trga, načrtovanje nabave, oblikovanje nabavne politike, sklepanje nabavnih dogovorov, količinski in kakovostni prevzem materiala, skladiščenje, analiziranje in evidentiranje nabavnih poslov. V nadaljevanju Potočnik (prav tam, 28) pravi, da se vsak nabavni oddelek v podjetju praviloma sooča z vprašanji: kaj kupiti, koliko kupiti, kdaj kupiti, kje kupiti, pod kakšnimi pogoji kupiti in koliko plačati. Odgovori na ta vprašanja pa natančneje opredeljujejo pojem nabave. Nabava je tista poslovna funkcija, ki pravočasno, po primerni ceni, s potrebno količino in ustrezno kakovostjo oskrbuje proizvodna podjetja s surovinami, materiali in energijo, zaradi kontinuirane proizvodnje ter trgovska podjetja z blagom zaradi nadaljnje prodaje (prav tam, 28). 7

8 Tavčar (2005, 27) govori o nabavnem trženju, ki obsega vse, kar organizacija nabavlja za lastno delovanje, torej hardware (materiale, sestavne dele, podsestave, proizvode, naprave, sisteme ipd. vključno z energijo) ter software (storitve, znanje in pravice do uporabe znanja, informacije itd.). 2.2 Naloge in cilji nabave Temeljna naloga nabave je preskrba podjetja s surovinami, izdelavnim materialom, storitvami, energijo, pomožnim materialom, pa tudi s stroji, napravami itd. Za poslovni uspeh podjetja ni pomembno le, da razpolaga s primerno količino materiala, ampak tudi to, da je material ustrezne kakovosti, kupljen po primerni ceni in pravočasno na voljo (Potočnik, 2002, 23). Gourdin (2006, 191) pravi, da mora nabava zagotoviti dobavo surovin, materialov in storitev v podjetje, tako da lahko proizvodnja nemoteno poteka. Pri tem mora upoštevati postavljene kakovostne standarde, doseči čim nižjo ceno ob primerni kakovosti in zagotavljati celosten pogled na poslovanje podjetja (kakšen vpliv imajo nabavne odločitve na ostale funkcije v podjetju). Weele (1998, 58) pravi, da opravljanje nabavne naloge vključuje tehnično (specifikacije nabavljenih izdelkov), komercialno (plačilni in dobavnimi pogoji), logistično (časovno razporejanje dobav) in administrativno (administrativna opravila nabavnega oddelka) razsežnost. Naloge nabave pa so (prav tam, 52): - sodelovanje pri razvojnih projektih za nove izdelke in naložbene projekte; - priprava seznama potrjenih dobaviteljev v sodelovanju z notranjim porabnikom, čemur sledi zbiranje ponudb in priprava skupne ocene ter sporazumna izbira dobavitelja; - priprava in izvedba pogajanj o pogodbi, pa tudi določitev in preverjanje plačilnih ter dobavnih pogojev iz pogodbe; - uvedba rutinskega določanja potreb in naročanja, tako da lahko notranji porabniki sami naročajo po plačilnih in dobavnih pogojih, dogovorjenih z dobavitelji; - (ureditev) izpolnitve naročila ali ukrepanje v zvezi z zaostalimi naročili, neporavnanimi finančnimi obveznostmi in samega naročanja; - (ureditev) kasnejšega spremljanja reševanja reklamacij, ocenjevanja dobaviteljeve izpolnitve naročila in vodenja ustrezne dokumentacije o dobaviteljih. Po Potočniku ( 2002, 29) so najpomembnejše naloge nabave naslednje: - določitev potreb po materialu za proizvodnjo oziroma potreb po trgovskem blagu za prodajo; - izbira dobaviteljev na podlagi ugotovitev raziskave nabavnega trga; - načrtovanje nabave; - pripravljalna dela: iskanje ponudb, analiza ponudb, nabavne kalkulacije ipd.; - pogajanje in sklenitev pogodbe za nabavo materiala; - naročanje; - prevzem materiala; - kontrola in reklamacije; - izdaja naloga za plačilo; - evidenca nabave. 8

9 Da bi nabava lahko opravila svoje naloge mora izvrševati številna med sabo povezana opravila. Nabavna opravila lahko razvrstimo v štiri skupine: - pripravljalna opravila (raziskava nabavnega trga, načrtovanje nabave, oblikovanje nabavne politike); - opravila, povezana z izvršitvijo nabave (iskanje ponudb, analiza ponudb, izdelava nabavne kalkulacije in izbira dobaviteljev, pogajanje, sklepanje nabavnih pogodb, naročanje, prevzemanje); - kontrola in plačilo (kontrola materiala, kontrola računov dobaviteljev, reklamacije, plačilo računov); - nabavna evidenca in analiza (evidenca naročil, evidenca dobaviteljev, evidenca nabavnih cen, evidenca material, evidenca reklamacij, analiza nabavnega poslovanja). Navedena nabavna opravila omogočajo izpolnitev temeljnih nabavnih ciljev, ki so zlasti (Potočnik, 2002, 31): - minimiziranje nabavnih stroškov in s tem povečanje dobička; - varnost dobav, kar se odraža v zmanjševanju zalog materiala; - stalnost nabavnih virov na podlagi dolgoročnih poslovnih povezav ali partnerstva z dobavitelji; - sprejem standardov ISO9000 in ISO14000 v nabavno poslovanje; - izbiro materiala, ki zagotavlja okolju neškodljivo proizvodnjo in porabo izdelkov. Kaltnekar (1993, 183) pravi, da definicija določa tudi namen celotne dejavnosti in opredeljuje njene cilje. Pri tem pravi, da lahko za nabavo povzamemo vse cilje, ki veljajo za logistiko v proizvodnem podjetju, saj je nabava njen pomembni del. Iz tega izhaja, da se mora nabava vključiti v celotni poslovni proces podjetja, postaviti smotrno notranjo organizacijo svojega delovanja, zagotoviti strokovnost dela in povezanost službe, zagotoviti preglednost svojega dela, zanesljivost in točnost opravljanja vseh nalog ter ustrezno informiranost same službe in vseh povezanih dejavnosti. Iz vsega tega in same definicije nabave lahko ugotovimo osnovna cilja, ki določata celotno delo nabavne funkcije: - preskrbovati vse porabnike v podjetju z ustreznimi količinami in kakovostmi potrebnega materiala ob planiranih časovnih terminih; - pri tem težiti k čim večji gospodarnosti vse dejavnosti. 2.3 Organiziranost nabave Pri organiziranju nabave skušamo zagotoviti optimalno kombinacijo vseh različnih možnosti in omejitev. Pri tem želimo najti in postaviti tisto alternativo, ki bo zagotavljala optimalno delovanje nabave in omogočila najustreznejše doseganje ciljev. Položaj in struktura nabave v posameznem podjetju sta odvisna od številnih notranjih in zunanjih dejavnikov. V največji meri sta odvisna od poslovnih značilnosti podjetja, vrst materiala, ki ga mora nabavljati in dejavnikov okolja v katerem podjetje deluje. Možnih organizacijskih oblik nabave je zelo veliko, skoraj vsako podjetje pa se sreča z vprašanjem centralizacije ali decentralizacije nabavne funkcije. 9

10 Potočnik ( 2002, 42) pravi, da je organizacijska struktura nabavnega oddelka odvisna predvsem od velikosti podjetja, gospodarske panoge, prostorske lokacije podjetja (geografska razpršenost proizvodnih enot) in načina izdelave (posamična, maloserijska, množična proizvodnja). Poleg tega vplivajo na organizacijske oblike nabave številni notranji (značilnosti materiala, asortiment materiala, tehnološki proces, strokovnost nabavnih referentov, finančna moč podjetja) in zunanji (nabavni viri, nabavne poti, položaj na nabavnem trgu, predpisi, uzance, trgovski običaji, lokacija podjetja) dejavniki. Po Weeleju (1998, 256 in 257) je položaj nabave v veliki meri odvisen od odnosa, ki ga ima vodstvo podjetja do nabavne funkcije. Če ima vodstvo nabavo predvsem za operativno funkcijo, je njen položaj relativno nizko v organizacijski hierarhiji. Če pa vodstvo meni, da predstavlja nabava pomemben konkurenčni dejavnik, ima tudi nabava pomembno mesto v hierarhiji podjetja in s tem tudi veliko odgovornost za svoje delovanje. Odnos vodstva do nabave je povezan z naslednjimi dejavniki: - delež nabave v končni ceni izdelka (večji kot je delež, večji pomen vodstvo pripisuje nabavi); - finančni položaj podjetja (pri večjih finančnih izgubah postaja vodstvo do nabave in z njo povezanih stroškov zahtevnejše, kar se kaže v povečani odgovornosti nabave); - obseg odvisnosti podjetja od dobaviteljev (vodstvo namenja nabavnemu trgu z večjo stopnjo koncentracije praviloma več pozornosti). Glede na navedeno lahko trdimo, da moramo nabavi v okviru podjetja zagotoviti primeren položaj. Kot smo že ugotovili je ena pomembnejših odločitev v zvezi s položajem in organiziranostjo nabave vprašanje centralizacije oziroma decentralizacije nabavne funkcije. To vprašanje zadeva tako zunanjo organizacijo nabave, kot tudi notranjo organizacijo nabave. Kaltnekar (Kaltnekar, 1993, 229) meni, da je vprašanje stopnje centralizacije odvisno od številnih pogojev v posameznem podjetju. Najpomembnejši med njimi so: - organiziranost celotnega podjetja in stopnja njegove centraliziranosti; - oddaljenost med posameznimi enotami podjetja; - organiziranost nabavnega tržišča, število dobaviteljev ter njihova disperzija in oddaljenost; - asortiment in količine materiala, ki jih porabljajo posamezne delovne enote, ter stopnja njegove različnosti; - lahko tudi obstoječa kadrovska struktura in drugi. Potočnik (2002, 46) pravi, da podjetja pri odločanju o obliki organiziranosti nabave upoštevajo predvsem naslednje dejavnike in merila: - povezanost nabavnih potreb; - geografska lokacija; - struktura nabavnega trga; - možnost prihrankov; - potrebno strokovno znanje; - nihanje cen; - zahteve kupcev. Poleg nabavnih dejavnikov na organizacijsko obliko nabave vplivata tudi poslovna miselnost, ki se nanaša na politiko podjetja v zvezi s samostojnostjo njegovih enot in njihovo odgovornostjo za 10

11 dobiček ter politika izdelkov, ki se nanaša na politiko podjetja v zvezi z razvojem izdelkov, standardizacijo, kakovostjo in prilagodljivostjo. Najpogostejša oblika organiziranosti nabavne funkcije je centralizirano nabavno poslovanje. V primeru centralizirane oblike nabave predpostavljamo neko centralno nabavno službo, ki opravlja vse nabavne posle za celotno podjetje. Skupni nabavni oddelek oskrbuje vse proizvodne enote v podjetju s surovinami, materialom, energijo, storitvami Druge enote nimajo nobenih pravic do samostojnega nabavljanja ali dogovarjanja z dobavitelji. Za centralizirano obliko nabave je značilno, da zaposluje strokovnjake, ki sprejemajo nabavne odločitve, vse od odločitev o specifikacijah materiala, izbiri dobaviteljev do priprave pogodb in izvedbe pogajanj. Pogosto sprejemajo odločitve o večletnih sporazumih z izbranimi dobavitelji, s katerimi določajo splošne in posebne nabavne pogoje. Poglavitna prednost centraliziranega nabavnega poslovanja je v tem, da podjetje doseže z usklajevanjem nabave boljše pogoje pri dobaviteljih, druga prednost pa je, da omogoča standardizacijo materiala in dobaviteljevo zagotavljanje kakovosti (Potočnik, 2002, 44). Centralizirano nabavno poslovanje omogoča tudi učinkovitejše uresničevanje nabavne politike podjetja, večjo pogajalsko moč (boljši nabavni pogoji, manjši nabavni stroški, nižji transportni in manipulacijski stroški na enoto), gospodarnejše ravnanje z zalogo materiala, večjo produktivnost in specializacijo zaposlenih (ter s tem boljše poznavanje nabavnih trgov), večji vpliv na standardizacijo materialov, večjo informiranost o dogajanju na nabavnem trgu (tendenca cen, gibanje količin, pojav novih ponudnikov, nadomestkov) in podobno. Ima pa centralizirana organiziranost nabave tudi nekatere pomanjkljivosti. Glavne slabosti so v njeni togosti, v možnosti birokratiziranja odnosov do posameznih enot, daljših komunikacijskih poteh ipd. Slika 1: Primer centralizirane organiziranosti nabave Vir: Weele, 1998, 262 Decentralizacija nabave pomeni razdelitev te dejavnosti po posameznih poslovnih enotah. Več samostojnih nabavnih oddelkov vsak zase opravlja vso nabavno dejavnost, med njimi ni nikakršne hierarhične povezanosti. Z decentralizirano organiziranostjo nabave skušajo podjetja odpraviti pomanjkljivosti centralizirane organiziranosti nabave. Glavne prednosti decentralizirane nabave so: 11

12 - večja elastičnost in krajše komunikacijske poti omogočajo hitrejše reagiranje na morebitne spremembe naročil; - vsaka proizvodna enota najbolje pozna svoje potrebe glede materiala; - zaradi bližine nabavnih oddelkov je mnogo lažje izkoriščati lokalne nabavne vire, kar ima določene prednosti (boljša obveščenost, hitra dostava, manjši stroški prevoza, pospeševanje razvoja lokalnih virov nabave); - nabavlja materiale manjših vrednosti (pomožni material, embalaža, drobni inventar); - v primerih, ko posamezne proizvodne enote uporabljajo specifične materiale, ki zahtevajo posebna prevozna sredstva, posebne skladiščne prostore ipd., je bolj ekonomično, če take materiale naročajo samostojno. Seveda pa ima decentralizirano nabavno poslovanje tudi številne pomanjkljivosti. Če ima vsaka poslovna enota svoj nabavni oddelek, se bistveno povečajo stroški nabavnega poslovanja. Nabavni oddelek posamezne poslovne enote ne pozna potreb drugih proizvodnih enot, zato se pogosto zgodi, da različne poslovne enote kupujejo enak material pri istih dobaviteljih, v manjših količinah, kar običajno povzroči slabše nabavne pogoje in višje cene. Pogosto imajo podjetja, pri taki organiziranosti nabave, slabši pregled nad stanjem zalog v posameznih skladiščih. Dogaja se, da ima ena poslovna enota preveč materiala, druga pa ga po nepotrebnem kupuje. Glavna pomanjkljivost decentralizirane organiziranosti nabave pa je, da si posamezne poslovne enote, če dobaviteljeve zmogljivosti niso zadostne, medsebojno konkurirajo. Pomanjkljivosti decentralizirane nabave se kažejo tudi pri dobaviteljih, ki se morajo dogovarjati z različnimi kupci istega odjemalca, kar jim povzroča višje stroške prodaje. Slika 2: Primer decentralizirane organiziranosti nabave Vir: Weele, 1998, 261 Z namenom odpravljanja pomanjkljivosti centralizirane in decentralizirane oblike organiziranja nabave, se podjetja vse bolj odločajo za kombinirani način organiziranja nabave. Pri kombinirani obliki nabave podjetje upošteva prednosti centralizacije in decentralizacije nabavnega poslovanja, da bi doseglo najugodnejšo organizacijo nabave. Kombinirano organiziranje nabavnega poslovanja temelji na naslednjih načelih (Potočnik, 2002, 45): 12

13 - v proizvodnih podjetjih, ki so prostorsko koncentrirana, je ustreznejše centralizirano nabavno poslovanje; - v podjetjih z več proizvodnimi enotami, ki so geografsko oddaljene, oz. z različnimi proizvodnimi programi in zato tudi različnimi potrebami po materialu, je racionalneje decentralizirati nabavno poslovanje; - v podjetjih, v katerih so proizvodni programi različnih enot podobni oz. uporabljajo istovrstne materiale, je najprimernejša kombinirana oblika organiziranja nabave, v kateri oblikuje centralna nabavna služba skupno nabavno politiko, skupno nabavlja istovrstne materiale, določa enotne postopke in metode dela ter koordinira nabavno poslovanje. Nabavni oddelki v proizvodnih enotah nabavljajo specifični material, material po posebej dogovorjenih potrebah, material lokalnih dobaviteljev ter pomožni material, embalažo in podobno. Kot vidimo ima vsaka oblika organiziranosti nabave svoje prednosti in pomanjkljivosti. Vsako podjetje mora glede na svoje značilnosti in pogoje v katerih posluje, izbrati optimalno obliko organiziranosti nabave, s katero bo minimiziralo nabavne stroške in istočasno zagotovilo optimalno oskrbo proizvodnje s potrebnimi materiali. 2.4 Nabavni proces Nabavni proces izraža medsebojno povezanost različnih nabavnih opravil. Avtorji si glede stopenj v nabavnem procesu niso povsem enotni. Van Weele navaja šest stopenj v nabavnem procesu, Potočnik devet, Završnik pa dvanajst, vendar bistvenih vsebinskih razlik med njimi ni. Med posameznimi stopnjami v nabavnem procesu obstaja tesna povezava. Na vsaki stopnji nabavnega procesa moramo zagotoviti maksimalno kakovost, saj pomanjkljivosti v posamezni stopnji nabave vplivajo na vse naslednje stopnje in povzročijo nepotrebne težave. Po Weeleju (1998, 72 do 94) je nabavni proces sestavljen iz naslednjih stopenj: - specifikacija naročila na tej stopnji podjetje opredeli nabavne potrebe in sestavi specifikacije materialov, ki jih bo nabavilo; - izbira dobavitelja po opredelitvi in opisu nabavnih potreb v specifikacijah, začne nabava raziskovati trg in na osnovi določenih kriterijev izbere najboljšega ponudnika; - pogodba o nabavi izbiri dobavitelja sledi sestavljanje pogodbe v kateri se opredeli: cene in dobavne pogoje, plačilne pogoje, pogodbene kazni in garancijske pogoje ter druge dogovore; - naročanje pogodbi o nabavi sledi naročilo materiala; - pospeševanje izpolnitve naročila vsako naročilo moramo spremljati in v primeru zamude ustrezno reagirati; - ocena nabavnega procesa - nabavni proces se ne konča z dobavo materiala v podjetje. Morebitni zapleti, ki so nastali med naročnikom in dobaviteljem, se rešujejo v tej fazi nabavnega procesa, ravno tako se v tej fazi zabeležijo in ocenijo vse izkušnje, ki smo jih imeli s posameznim dobaviteljem. Avtorji se strinjajo, da gremo skozi vse stopnje nabavnega procesa razmeroma redko. Običajno se to zgodi le pri prvem nakupu izdelka ali storitve, v praksi pa večino nabavnih poslov pomenijo bolj ali manj takojšnji ponovni nakupi. 13

14 Nabavni postopek se začne z najavo potreb po materialu. Potrebo po materialu lahko najavijo različni oddelki v podjetju: proizvodnja, skladišče, prodajni oddelek, lahko pa se najava sproži tudi avtomatično, ko količina materiala na zalogi pade pod signalno količino. Pomemben del nabavnega postopka je opredelitev specifikacije materiala, v kateri so opisane funkcije, ki jih mora imeti material, tehnične značilnosti materiala in način dostave materiala ter zahteve glede vzdrževanja in storitev povezanih z materialom. Preden specifikacijo pošljejo dobavitelju, jo mora potrditi nabavni oddelek. Ravno tako mora nabavni oddelek potrditi vsako spremembo v naročilu, odgovorni nabavni referent pa mora poskrbeti, da dobavitelji izpolnijo naročilo v skladu z zadnjo specifikacijo. Da bi to zagotovili je zaželeno, da dobavitelji pisno potrdijo vsako spremembo. Naslednja stopnja nabavnega procesa je iskanje ponudb. Iskanje ponudb je prvi nabavni postopek v primeru, ko se kupec in dobavitelj ne poznata, kadar gre za nabavo večje količine materiala ali kadar kupec išče nov material. Nabavni oddelek mora narediti raziskavo nabavnega trga in poiskati dobavitelje, ki ponujajo ustrezne materiale. Pri iskanju ponudb mora nabava natančno opredeliti material, ki ga išče (lastnosti in kakovost ter količino) ter dobavne in plačilne pogoje. Iskanje ponudb je lahko različno: obiski pri dobaviteljih na sejmih, pisno iskanje ponudb pri vseh možnih dobaviteljih ali neposredno pri vnaprej izbranem dobavitelju, v današnjem času pa je vse pogostejše iskanje ponudb po elektronski poti (internet in elektronska pošta). Vsaka ponudba, ki jo podjetje prejme, mora vsebovati vse bistvene sestavine bodoče prodajne pogodbe (količina, cena, kakovost, plačilni pogoji, dobavni rok, dobavni pogoji, morebitna garancija) in opcijo do kdaj velja. Po prejemu ponudb mora nabava analizirati ponudbe. Ponudbe mora urediti in ugotoviti ali so med seboj primerljive. Ponudbe primerjamo formalno (skladnost ponudbe z našimi zahtevani, celovitost in razumljivost) in vsebinsko (preračun različnih količinskih podatkov, primerjava kakovosti, dobavnih rokov, zanesljivosti dobave). Cilj primerjave ponudb je ugotoviti prednosti in pomanjkljivosti ponudb posameznih dobaviteljev. S primerjanjem ponudb ne moremo ugotoviti dejanske razlike med ponudbami. To lahko ugotovimo šele z nabavno kalkulacijo, pri kateri upoštevamo vse nabavne stroške, ki nastanejo pri posameznem dobavitelju. Nabavne stroške za celotno količino razdelimo na enoto materiala in tako določimo nabavno ceno za enoto materiala. Poleg nabavne cene moramo upoštevati še: - kakovost materiala (običajno je vezana na ceno materiala, če pa so drugi pogoji enaki, izberemo dobavitelja, ki ponuja boljšo kakovost); - dobavne roke in pogoje (izberemo dobavitelja, ki podjetju zagotavlja ugodnejšo raven zaloge in ekonomično količino naročila); - roke in način plačila (izberemo dobavitelja, ki ponuja plačilne pogoje, ki podjetju najbolj ustrezajo). Ko na osnovi analize ponudb in nabavne kalkulacije izberemo dobavitelja, sledijo pogajanja, ki se nanašajo na posamezne ali vse sestavine ponudbe. Vsebina pogajanj je odvisna od materiala, ki ga podjetje kupuje. Pogajanje in kasneje sklenitev pogodbe sta jedro nabavnega procesa. Cilj pogajanja je soglasje do katerega običajno pride s popuščanjem. Pogajanja so uspešna takrat, ko sta z rezultatom zadovoljna tako prodajalec kot kupec. Pogajanja se nanašajo tako na ceno kot tudi ostale prvine, ki so bistvene za sklenitev pogodbe (kakovost materiala, zanesljivost dobave, poprodajne storitve, ipd.). Pogajanje naj bi omogočilo sklenitev ugodnega posla za obe strani, zato ga 14

15 opredelimo kot proces, katerega cilj je reševanje problemov dveh ali več strani na način, ki bo koristil vsem (Potočnik, 2002, 174). Nabavni posel natančneje opredeljujejo sestavine nabavne pogodbe. Bistvene sestavine pogodbe so: - predmet pogodbe, ki mora biti določen na tržno običajen način; - količina, ki mora biti določena z merskimi enotami (ali na drug primeren način); - cena, ki je lahko natančno določena ali pa določljiva na dan dobave; - kakovost, ki je lahko opredeljena z vzorcem, standardom, blagovno znamko, specifikacijo, kot tržna kakovost, ki je običajna v kraju prodajalca, z oznako takšna kakršna; - dobavni rok, ki je lahko takojšen ali terminski ter ga določamo na več načinov; - kraj in način izpolnitve, ki je običajno določen s trgovsko klavzulo. Sklenjeni pogodbi sledi naročanje in dostava blaga. Sklenjena pogodba praviloma še ne pomeni tudi naročila materiala. S pogodbo določimo celotno količino, delne količine pa kupec naroča s posebno naročilnico, ki mora biti usklajena s pogodbo. Najave potreb ali nabavne zahteve izražajo želje notranjih porabnikov po naročilu določenega materiala. Nabavna služba dopolni nabavne zahteve s podatki o dobavitelju in po potrditvi formira nabavno naročilo, ki je dobavitelju osnova za dobavo materiala. Dobavitelj preveri skladnost naročila in pogodbe ter dostavi material v podjetje. Prevzem materiala poteka v skladišču dobavitelja ali v skladišču odjemalca in ga bomo podrobneje predstavili v poglavju Opredelitev skladiščenja. Zadnja stopnja v nabavnem procesu je obračun nabave. Po opravljenem prevzemu materiala, mora kupec plačati račun v pogodbeno določenem roku. Pred plačilom nabavni oddelek preveri dobaviteljev račun. Postopek obračuna nabave obsega dve fazi: - pripravljalna dela v okviru katerih nabavni oddelek zbere vse dokumente za obračun računa, primerja dokumente, ugotavlja morebitne razlike med naročenim, prevzetim in zaračunanim materialom ter, ko so dokumenti usklajeni, to potrdi; - obračun fakture, ki vsebuje formalni preračun vseh njenih sestavin. 15

16 3 OPREDELITEV SKLADIŠČENJA 3.1. Skladiščenje kot del logističnega sistema Skladišče je v sodobnem poslovanju mnogo več kot le prostor v katerem shranjujemo material, ki ga potrebujemo za proizvodnjo ali prodajo. Skladišče in skladiščne funkcije so pomemben del logističnega sistema vsakega podjetja. Skladiščenje je integrirano v oskrbno verigo podjetja, zato moramo pristopiti k načrtovanju skladišč in upravljanju s skladiščnimi procesi z vso resnostjo, saj lahko s pravilnim načrtovanjem in upravljanjem skladišč močno zmanjšamo stroške skladiščenja in dosežemo pomembne konkurenčne prednosti. V literaturi obstajajo številne definicije logistike. Zelenika (2005, 20 do 21) povzema po Pfohlu (1996, 12-14) naslednje tri skupine definicij: - v središču prve skupine definicij so tok, tokovi in pretoki. Logistika zajema vse tiste dejavnosti s katerimi se planira, upravlja, izvaja in kontrolira prostorsko časovna transformacija dobrin. Logistika je proces planiranja, uresničevanja in kontroliranja učinkovitih, stroškovno efektivnih tokov in skladiščenja surovin, polizdelkov in končnih izdelkov in s tem povezanih informacij od točke odpreme do točke prevzema, v skladu z zahtevami kupcev; - za drugo skupino definicij je značilno, da se v njenem središču nahaja življenjski cikel izdelka ali storitve. Logistika je podporni management, ki v življenjskem ciklu nekega izdelka jamči učinkovitejšo koriščenje servisa in primerno uresničevanje logističnih elementov v vseh fazah življenjskega cikla, tako da se s pravočasnim poseganjem v sistem jamči efektivno upravljanje s porabo resursov; - tretja skupina definicij je usmerjena k uslugam. Temelji na zamisli, da je potrebno koordinirano opraviti vse potrebne aktivnosti, če želimo porabniku ponuditi optimalno storitev. To pomeni, da je logistika proces vseh nematerialnih aktivnosti, ki jih je potrebno opraviti, da bi storitev opravili kar najbolj učinkovito in s čim manjšimi stroški, v skladu s pričakovanji porabnika. Vedo o logistiki lahko definiramo kot vedo, katere predmet je ugotavljanje, načrtovanje, krmiljenje in nadzor nad materialnim in informacijskimi tokovi od dobaviteljev, proizvodnje do končnega porabnika oziroma kupca ter nasprotno in katere namen je zagotoviti ustrezno raven servisiranja odjemalcev ob sprejemljivih stroških (Logožar, 2004, 47). Požar (1985, 11) pravi, da pojem logistika zajema fizični tok materiala ter tok informacij od dobavitelja surovin prek proizvajalca in morebiti trgovca, do končnega potrošnika gotovih izdelkov, prostorske spremembe, poleg tega pa tudi skladiščenje, ki pomeni premagovanje časa. Logistika pomeni premagovanje prostora in časa. Logistika je stalen proces zadovoljevanja potreb porabnikov. Zagotoviti moramo razpoložljivost pravih dobrin pravim uporabnikom, v količini in ob pogojih, ki jih želi porabnik, v času in prostoru, ki ga želi porabnik in za ceno, ki jo je porabnik pripravljen plačati (Gourdin, 2006, 2). Logistične funkcije se nanašajo na transportne, skladiščne in pretovorne procese, ki premoščajo prostorske in/ali časovne disparitete. Operativnim nalogam je treba prišteti še dispozitivne in 16

17 administrativne funkcije. Logistika v funkcijskem smislu je tako seštevek vseh ciljno naravnanih koordinacijskih, administrativnih, dispozitivnih in operativnih ukrepov, povezanih s transportom, skladiščenjem in manipuliranjem z blagom in s pripadajočimi energijskimi ter informacijskimi tokovi v podjetju in med podjetjem ter okoljem (Logožar, 2004, 30 po Lorenzenu, 1998, 22). Kaltnekar (1993, 37) pa je logistiko v proizvodni organizaciji definiral kot dejavnost, ki s strateškim upravljanjem vseh materialnih in z njimi povezanih informacijskih tokov, v organizaciji in njenih povezavah z nabavnim in prodajnim trgom, zagotavlja povezanost in optimizacijo vseh tokov in s tem plansko oskrbo vseh porabnikov. Vsem opredelitvam je skupno, da poslovno logistiko obravnavajo kot proces vodenja vseh aktivnosti, ki služijo za premikanje materialov od dobaviteljev, potem znotraj podjetja samega, pa vse do končnih porabnikov. Pri logistiki lahko govorimo o horizontalnih in vertikalnih strukturah (Logožar, 2004, 28, povzeto po Juenemannu, 1989, 42). Pri vertikalni strukturi razlikujemo raven managementa, raven logistike in raven materialnega toka. Horizontalno strukturo pa razčleni na nabavno, proizvodno, distribucijsko in razbremenilno logistiko. Poleg tega moramo logistiko obravnavati s treh vidikov: kot miselnost, funkcijo in institucijo. Vsi trije vidiki se med sabo dopolnjujejo. Slika 3: Vidiki opazovanja logistike Vir: Lorenzen, 1998, 17, povzeto po Logožar, 2004, 29 V logistični sistem vključimo tiste dejavnosti, ki neposredno vplivajo na izpolnjevanje ciljev logistike. Z vključevanjem takih dejavnosti oblikujemo zaokrožen in smiseln logistični sistem. Elementi logističnega procesa, na osnovi katerih oblikujemo logistični sistem, so (Ogorelc, 1996, 15-18): - predajne točke: dobavitelji, skladišča, proizvodni centri z uskladiščevanjem in manipulacijami; - sprejemne točke: kupci, skladišča, proizvodni centri z uskladiščevanjem in manipulacijami; - transportne poti: vključujejo tudi morebitne točke manipuliranja in uskladiščevanja; 17

18 - oskrbovanje z energijo in informacijami na sprejemnih in predajnih točkah ter na transportnih poteh. Slika 4: Elementi logističnega procesa Vir: Ogorelc, 1996, 19 V sodobnem poslovnem okolju razumemo logistični sistem kot sistem medsebojno, smiselno povezanih podsistemov in elementov, kateri ob pomoči logistične infrastrukture, logistične suprastrukture, logističnega intelektualnega kapitala in drugih potencialov ter resursov, v visoko sofisticirani logistični industriji omogočajo uspešno, učinkovito in racionalno proizvodnjo logističnih izdelkov (Zelenika, 2005, 214). Logistični sistem obsega vse tiste dejavnosti, ki se ukvarjajo z upravljanjem toka energije, materiala in izdelkov. Logistični sistem ima vse lastnosti dinamičnega organizacijskega sistema. Lastnosti logističnega sistema so (Ogorelc, 1996, 20): - da s svojim delovanjem teži k določenim smotrom; - da so komponente sistema ljudje, sredstva za delo in predmeti dela; - da se v sistemu odvija proces, v katerem se aktivirajo komponente sistema, da bi se z njihovo interakcijo dosegli cilji in smotri. Logožar (2004, 65) navaja členitev logističnega sistema, ki se je uveljavila v praksi in jo uporablja večina avtorjev: 18

19 - zunanji transport, ki zajema prevoz surovin, polizdelkov, nedokončanih izdelkov, sestavnih delov in drugih materialov od dobavitelja do proizvodnje ter prevoz od proizvajalca do skladišča odjemalca, oziroma do končnega uporabnika; - notranji transport mora plansko oskrbovati vse oddelke in delovna mesta s potrebnimi materialnimi prvinami in odvažati vse, kar na teh delovnih mestih nastaja (Kaltnekar, 1993, 335); - skladiščenje po Požarju (1985, 201) služi premagovanju časovnih neenakomernosti med raznimi dejavnostmi v podjetju (Citirano v: Logožar, 2004, 79). Osnovna naloga je spremljanje, varovanje in izdajanje surovin, polizdelkov, izdelkov, in drugega blaga (Logožar, 2004, 79); - zaloge so pomemben dejavnik skladiščnega poslovanja, njihova velikost namreč določa potrebni skladiščni prostor, opremljenost in število zaposlenih v skladiščih. Logožar (2004, 81) navaja Ljubičevo (2000, 347) definicijo zaloge, ki pravi, da je zaloga količina blaga, odložena (uskladiščena) na določenem mestu (skladišču) v podjetju; - manipuliranje z blagom, v okviru katerega se opravlja številne manipulativne operacije kot so: pretakanje, iztakanje, merjenje količine, pregledovanje kakovosti, prekladanje blaga, paletizacija in kontejnerizacija, nameščanje blaga v skladišče, komisioniranje ipd., predstavlja vmesni člen med tremi najpomembnejšimi elementi logistike: skladiščenjem, notranjim in zunanjim transportom; - informacije, komunikacija in kontrola so v sodobnem logističnem poslovanju izjemnega pomena. Število informacij se v sodobnem poslovanju izjemno povečuje, povečuje pa se tudi potreba po komunikacijskem povezovanju podjetja z okoljem (z dobavitelji in kupci). Podjetja gradijo strateške informacijske sisteme, ki omogočajo povezovanje na horizontalni in vertikalni ravni ter omogočajo boljši pretok informacij v širšem krogu zainteresiranih subjektov. Pomemben element logističnega sistema je tudi kontrola, s katero, na operativnem nivoju, kontroliramo posamezne procese, na upravljalnem nivoju pa sintetiziramo podatke o posameznih procesih in aktivnostih v določenem obdobju; - kadri so vse pomembnejši element logistike. Tehnologija je tudi v logistiki lahko prednost le do določene stopnje, potem pa prevzame njeno vlogo kakovost zaposlenih, ki podjetju prinaša dolgoročne koristi (Bratkovič, Veselko, 2004, 05, str. 12). Kaltnekar (1993, 89) navaja da mora strokovnjak za logistiko v podjetju poznati metode in principe moderne organizacije dela, imeti zadosti tehničnega znanja, poznati različne metode in tehnike planiranja ter analiziranja, poznati osnove ekonomike poslovanja in proizvodnje, poznati metode in tehnike celotne logistične funkcije oziroma ožjega področja v katerem dela. Poleg teh splošnih znanj pa potrebuje še določena specifična znanja, ki jih mora prilagoditi svojemu področju dela. Vse večje zahteve glede znanja pa se pojavljajo tudi pri delavcih, ki delajo v logističnih sistemih. Obvladati morajo osnovno znanje o materialnem toku in njegovem vključevanju v proizvodni proces, dobro morajo poznati skladiščne in transportne naprave s katerimi delajo, seznaniti se morajo z vsemi lastnostmi in oblikami tovora, načini njegovega zlaganja in osnovami paletizacije, poznati morajo varnostne predpise za delo s transportnimi napravami ter splošne varnostne predpise za delo v obratu in vsaj v osnovnih obrisih morajo poznati celoten proizvodni proces za katerega delajo. 19

20 3.2 Skladiščno poslovanje Skladišče je logistični podsistem podjetja, ki skrbi za namestitev materiala na in med točko izvora ter točko ponora s ciljem neprekinjene proizvodnje oziroma prodaje. Njegova naloga je tudi, da daje managementu informacije o stanju, pogojih in razpoložljivosti uskladiščenega blaga (Požar et al., 2003, 19). Zelenika (2005, 459) govori o skladiščno logističnem sistemu, ki je sistem medsebojno povezanih in soodvisnih podsistemov, specifičnih znanj in logističnih aktivnosti, katere s pomočjo določenih elementov proizvodnje v skladiščni in logistični industriji omogočajo proizvodnjo skladiščno logističnih proizvodov. Skladiščno poslovanje je zelo pomemben del gospodarjenja v vsakem podjetju. Skladiščenje deluje kot neke vrste blažilec v materialnih tokovih in zagotavlja pogoje za njihov normalni potek. S tem omogoča normalno delovanje številnih drugih funkcij, predvsem nabave, proizvodnje in prodaje, saj zagotavlja nemoteno oskrbo ob planiranem času (Kaltnekar, 1993, 245). Skladiščenje vedno predstavlja prekinitev materialnega toka in je namenjeno premostitvi časa. To pomeni, da se s skladiščenjem izravnavajo časovne razlike med proizvodnjo in uporabo različnih dobrin. Potreba po skladiščenju materiala nastaja predvsem zaradi neskladja med časom nabave in časom porabe, oddaljenosti med krajem proizvodnje in krajem porabe, različnih komercialnih in finančnih pogojev poslovanja ter potrebe po varnosti oskrbe. Pomembna postavka v skladiščnem poslovanju so skladiščni stroški. Skladiščni stroški nastajajo s prevzemom, uskladiščenjem, čuvanjem, izdajanjem in notranjim prevozom materiala. Kot skladiščne stroške moramo računati tudi vse stroške, ki nastanejo zaradi mirovanja materiala v poslovnem in proizvodnem procesu. Med skladiščne stroške lahko uvrstimo: stroške uskladiščenega materiala, stroške skladiščnega prostora in stroške delovanja skladišča. Del skladiščnega poslovanja je gospodarjenje z zalogo materiala. Za sprejemanje odločitev, kdaj in koliko naročiti, moramo poznati in razlikovati med več vrstami zalog materiala: - minimalna zaloga je najmanjša zaloga materiala, ki še omogoča proizvodnjo ali prodajo; - varnostna zaloga je namenjena premostitvi nepredvidenih dogodkov in jo lahko porabimo le pod posebnimi pogoji in po posebnem postopku; - signalna zaloga nam pove kdaj moramo sprožiti postopek nove nabave; - maksimalna zaloga je največja zaloga do katere je še racionalno uskladiščiti material, prekoračitev te zaloge bistveno poveča stroške, oteži delo in zmanjša preglednost skladišča; - povprečna zaloga predstavlja ponderirano povprečje med različnimi vrednostmi zaloge v določenem obdobju, uporabimo jo pri kontroli skladiščnih stroškov in za ugotavljanje koeficienta obračanja zalog; - aktivna zaloga je tisti del zaloge, ki se stalno spreminja in je enaka polovici ekonomične količine naročila; - optimalna zaloga ni statična količina in je ne moremo natančno izračunati. Je dinamična količina, ki se giblje med minimalno in maksimalno zalogo, zato lahko govorimo o optimalnem gibanju zaloge, ki zagotavlja smotrno in časovno usklajeno oskrbo porabnikov ob čim nižjih stroških. 20

21 Med navedenimi vrstami zalog obstaja medsebojna povezanost in soodvisnost, ki jo moramo upoštevati pri gospodarjenju z zalogami. Osnovni cilj gospodarjenja z zalogami je zagotoviti optimalno oskrbo proizvodnje oziroma kupcev in pri tem povzročiti kar najmanj skupnih stroškov. V sodobnem poslovnem okolju nam je pri učinkovitem gospodarjenju z zalogo materiala v veliko pomoč računalniško podprt informacijski sistem. 3.3 Naloge in cilji skladiščenja Cilji skladiščenja izhajajo iz osnovnega cilja celotne logistične dejavnosti v podjetju, zagotovitve planske oskrbe vseh uporabnikov s potrebnim materialom ob čim večji racionalnosti te oskrbe. Poraba materiala se neprestano spreminja in je le redko enakomerna v daljšem časovnem obdobju. Osnovna naloga skladiščenja je njegova varovalna funkcija. Iz tega izhaja tudi osnovni cilj skladiščne funkcije v vsakem podjetju (Kaltnekar, 1993, 253), premostiti časovno razliko med časom prispetja materiala, oziroma proizvodnje gotovih izdelkov, in časom uporabe ali odpreme, pri tem pa ohraniti material količinsko in kakovostno neoporečen. Poleg tega mora skladiščna služba predlagati in izvajati skladiščno politiko, skrbeti za red v skladiščih, skrbeti za ekonomičnost skladiščnega poslovanja, urejati tehnične pogoje skladiščnega poslovanja in podobno. Osnovne zahteve ciljev lahko opredeli skladiščna politika, ki postavi okvirje za konkretne akcije v skladiščnem poslovanju. Nekatere delne politike in njihove značilnosti so: - politika organizacije skladiščne službe opredeli osnovna razmerja v dejavnosti: stopnjo centraliziranosti oziroma decentraliziranosti funkcije, razmerja nadrejenosti, podrejenosti in sodelovanja, povezovanja z drugimi funkcijami, kadrovske in tehnične zahteve; - politika skladiščnih zalog zagotavlja vzdrževanje zalog v racionalnem obsegu, opredeli režim gospodarjenja z raznimi vrstami materialov, zagotavlja uporabo normativov zalog (signalna, varnostna, maksimalna, optimalna) za različne skupine materialov; - politika določanja lokacije skladiščnih prostorov opredeli vprašanje izgradnje enega centralnega ali več decentraliziranih skladišč in način razporeditve materialov znotraj posameznega skladišča (togi, elastični, kombinirani razpored); - politika izgradnje in opremljanja skladišč opredeli razmerja za investiranje v nove načine dela in novo tehniko v skladiščnem poslovanju (obnova starih ali gradnja novih skladišč, avtomatizacija in informatizacija skladišč); - politika nekurantnih zalog določa način gospodarjenja z materialom, ki ga ne potrebujemo več (način ugotavljanja nekurantnosti, metode za likvidacijo pri različnih skupinah materialov). Potočnik (2002, 242) šteje med temeljne naloge skladiščenja: - prevzem materiala; - namestitev in uskladiščenje; - čuvanje materiala; - izdajanje materiala; - vodenje evidenc o skladiščnem poslovanju. 21

22 3.4 Lokacija skladišč in njihova notranja ureditev Skladišče na splošno definiramo kot poseben prostor, ograjen ali ne ograjen, zaprt, odprt ali pokrit, ki je namenjen uskladiščenju, namestitvi, shranjevanju, manipuliranju, (pre)pakiranju, oplemenitenju, (pre)signiranju, tehtanju, štetju, merjenju, paletiziranju, varovanju materialnih dobrin (Zelenika, 2005, 445). Ko govorimo o skladišču mislimo na prostor, kjer shranjujemo različne vrste blaga. Za skladišče štejemo prostor z vsemi napravami, ki omogočajo sprejemanje, čuvanje in izdajanje blaga. Vanj vključujemo tudi ves potrebni manipulacijski prostor, prostor za vodstvo, pripravo skladiščnega dela in evidence ter vse skladiščne naprave od navadnih polic do avtomatiziranih naprav (Kaltnekar,1993, 255). V praksi poznamo različne vrste skladišč. Določena vrsta skladišča omogoča specifičen način razvrščanja materiala v skladišče in s tem tudi metode in način dela. Ne glede nato kakšno vrsto skladišča imamo mora le-to omogočati: - ohranitev količine in kakovosti uskladiščenega blaga; - čim nižje stroške shranjevanja in varovanja blaga; - varno delo v skladišču. V literaturi obstajajo različne klasifikacije skladišč. Zelenika (2005, 445) navaja le najpomembnejše vrste skladišč: - odprta skladišča, ki so namenjena za skladiščenje materialnih dobrin, ki niso občutljive na atmosferske vplive, ki ne zahtevajo posebne zaščite in posebne obravnave; - zaprta skladišča so namenjena skladiščenju zelo različnih materialov, ki zahtevajo posebne pogoje hranjenja. Zaprta skladišča so lahko univerzalna ali specializirana, lahko so eno etažna, dvoetažna ali več etažna; - pokrita skladišča so namenjena za skladiščenje materialov, ki so občutljivi na vremenske razmere, za materiale nestandardnih dimenzij in za materiale nadstandardne mase; - regalna skladišča so kombinacija etažnih skladišč in hangarskih skladišč. Namenjena so skladiščenju materialov na paletah; - hangarska skladišča so posebna vrsta zaprtih skladišč, pritlične izvedbe, katerih konstrukcija je namenjena le zaščiti materiala pred vremenskimi in drugimi vplivi. Gre za velik, neoviran, prostor kamor skladiščimo velike količine materiala različnih, tudi nestandardnih, dimenzij in velike mase; - javna skladišča s svojimi kapacitetami nudijo usluge vsem potencialnim uporabnikom, ki ne potrebujejo svojih skladiščnih prostorov in jim takšen način skladiščenja predstavlja racionalno rešitev problema skladiščnih prostorov; - privatna ali lastna skladišča zgradi večina podjetij za lastne potrebe, običajno so to specializirana skladišča, v skladu s potrebami podjetja. Kaltnekar (1993, 256) deli skladišča tudi glede na: - obliko materiala; skladišča sipkega materiala in skladišča kosovnega materiala; - funkcionalnost skladišča; skladišča materiala v katerih je nabavljen material, medfazna skladišča, pripravljalna skladišča, skladišča gotovih izdelkov in posebna skladišča; 22

23 - stopnjo centralizacije; glavna ali centralna skladišča, pomožna skladišča (obratna, priročna, sprejemna..). Ko, glede na potrebe podjetja in vrsto materiala, ki ga bomo skladiščili, izberemo vrsto skladišča je potrebno določiti tudi lokacijo skladišča. Pri izbiri lokacije skladišča moramo upoštevati številne dejavnike kot so: mikro in makro tržne reference, karakteristike in vrste materialnih dobrin, ki jih bomo skladiščili, prometna infrastruktura, stopnja razvitosti sodobnih transportnih tehnologij, razpoložljivi kadrovski potenciali, velikost in konfiguracija terena, aktualni urbanistični in prostorski načrti, razvitost komunalne infrastrukture, cena zemljišč, stroški gradnje ipd. Gradnja novih skladišč je pogosto povezana s širjenjem proizvodnje, zato je izbira optimalne lokacije bolj ali manj stalna naloga s katero vsaj preverjamo prejšnje odločitve. Mnogokrat skladišča ne moremo postaviti na najbolj optimalni lokaciji. Mora pa lokacija skladišča omogočiti predvsem: - nemoten proizvodni proces; - čim krajši notranji transport in odpravo ozkih grl; - smotrnejšo oskrbo vseh porabnikov materiala; - kar največjo prilagodljivost morebitnim spremembam skladiščne tehnologije; - manjša investicijska vlaganja na enoto površine; - boljšo izrabo razpoložljivega prostora; - lažje delo zaposlenih. Vseh zahtev ne moremo zadovoljiti, saj si nekatere celo nasprotujejo. Izbira optimalne lokacije je vedno povezana s številnimi neznankami, vedno pa moramo upoštevati transportne stroške. Poleg tega je od pravilne lokacije odvisna tudi povezava z zunanjimi partnerji in s tem hitrost dovoza in odvoza materiala, zato moramo skladišče ustrezno povezati s komunikacijami, ki vodijo v podjetje in iz njega. Pogosto se pri izbiri lokacije skladišča pojavlja vprašanje ali je bolje zgraditi eno centralno skladišče ali več decentraliziranih skladišč. Odločiti se moramo za tisto vrsto skladišča, ki bo zagotavljalo optimalno razmerje med oskrbovanjem proizvodnih enot in skupnimi stroški skladiščenja. Je pa vse bolj opazen trend gradnje centraliziranih skladišč, predvsem zaradi vse večjega vpliva informatizacije skladišč in sodobne obdelave podatkov. Poleg tega je uporaba moderne skladiščne in transportne tehnologije smotrna le v velikih skladiščih z velikim pretokom blaga. Za smotrno delovanje skladiščne službe je bistvena notranja ureditev skladišča. Z notranjo razporeditvijo razumemo notranji razpored prostorov, določanje prometnic, izdajnih in prevzemnih mest, razmestitev potrebne opreme v teh prostorih, namestitev uskladiščenega materiala in označevanje posameznih delov skladišča (Potočnik, 2002, 244). Če želimo zagotoviti smotrno notranjo ureditev skladišča moramo upoštevati naslednje zahteve: - preglednost uskladiščenega materiala zelo olajša in pospeši skladiščno poslovanje, zagotovi ekspeditivnost in zmanjša stroške skladiščenja; - pravilna prostorska razporeditev omogoča dostopnost do materialov z raznimi skladiščnimi napravami in zagotavlja pogoje za normalno in ekspeditivno poslovanje skladišča. Osnovno pravilo pri prostorski razporeditvi materiala je, da morajo biti najkrajše transportne poti tam, kjer je intenzivnost transporta največja; 23

24 - zavarovanje pred škodami (vlaga, požar, toplota, tatvina) mora biti tako, da ne pride do poškodovanja ali celo uničenja uskladiščenega materiala. Ustrezno zaščito lahko zagotovimo s primernim prezračevanjem, uporabo klimatskih naprav in hladilnih sistemov, ustrezno protipožarno opremo in varovanjem pred vlomi in tatvinami; - smotrno in zadostno označevanje je nujno za zagotavljanje identitete materialov. V zadnjem času se vse bolj uveljavlja označevanje na temelju črtne kode in ustreznih čitalcev. Slika 5: Različne razporeditve opreme v skladišču Vir: Potočnik, 2002, Skladiščne funkcije in izvajanje skladiščnih funkcij V procesu skladiščenja izvajamo naslednje skladiščne funkcije: - prevzem materiala; - uskladiščenje materiala; - čuvanje materiala; - izdajanje materiala; - vodenje skladiščne dokumentacije in evidence; - inventura. 24

25 Proces skladiščenja se vedno začne s prevzemom materiala. Prevzem materiala je lahko poslovni akt med podjetjem in zunanjim partnerjem, lahko pa gre za poslovni akt med dvema različnima oddelkoma v okviru istega podjetja. V vsakem primeru mora biti poslovni dogodek evidentiran. Prevzem materiala vršimo na osnovi spremne dokumentacije. Med spremno dokumentacijo štejemo: dobavnice, povratnice, prevzemnice, komisijske zapisnike ipd. Vsako pošiljko, ki prispe v skladišče, mora spremljati spremna dokumentacija dobavitelja, na osnovi katere se izvrši prejem materiala. Odgovorna oseba skladišča mora najprej preveriti spremno dokumentacijo in ugotoviti skladnost podatkov na dokumentaciji z dejansko dobavljenim materialom ter preveriti ali obstaja naročilo za dobavljeni material. Med postopkom prevzema mora skladiščna služba zagotoviti: - identifikacijo materiala; odgovorna oseba skladišča mora preveriti, da je dobavitelj dejansko dobavil material, ki je bil naročen in je naveden na spremni dokumentaciji; - količinski prevzem materiala; poteka na podlagi merjenja, tehtanja ali preštevanja celotne količine oziroma na podlagi vzorcev, iz katerih je mogoče izračunati dobavljeno količino; - kakovostni prevzem; skladišče lahko vrši kakovostni prevzem le za standardizirane materiale in za kakovost pakiranja dobavljenega materiala; - komisijski prevzem; opravimo takrat, ko skladišče ugotovi količinsko ali kakovostno napako. Po opravljenem prevzemu materiala moramo material uskladiščiti. Uskladiščenje materiala je naslednja pomembna funkcija skladiščenja, saj je od pravilne namestitve odvisno čuvanje materiala in preprečevanje izgub. Nepravilna namestitev materiala lahko povzroči neekonomično izrabo prostora, nepotrebne manipulativne stroške in celo uničenje nepravilno uskladiščenega materiala. Na uskladiščenje materiala vplivajo naslednji dejavniki: - vrsta materiala; vpliva na namestitev, lokacijo, gradnjo in organiziranost skladišča; - tehnološka značilnost materiala; paziti moramo na morebitno pokvarljivost, materiala, njegovo občutljivost na vlago, toploto, vnetljivost ipd.; - prostorska zmogljivost skladišča; skupaj z značilnostmi materiala opredeljuje tehnične rešitve skladiščenja. Vodoravna namestitev omogoča lažjo manipulacijo z materialom, navpična pa bistveno bolj racionalno izrabo skladiščnih površin oziroma prostora; - tehnika skladiščenja; zagotoviti mora hitro in učinkovito kontrolo ter ekonomičnost skladiščnega poslovanja. Pri skladiščenju materiala poznamo dva sistema: - fiksni sistem uskladiščenja, pri katerem določimo stalno skladiščno mesto za posamezno vrsto materiala (dobra preglednost, enostavna kontrola in manipulacija, potrebujemo veliko skladiščnega prostora); - fleksibilni sistem uskladiščenja, pri katerem skladiščimo material na prvo prosto mesto (bistveno zmanjšanje stroškov, manjše potrebe po skladiščnem prostoru, z računalniško podporo zagotovimo tudi izdajo po sistemu FIFO). Uskladiščeni material moramo kar najbolj učinkovito zaščititi in čuvati pred poškodbami in izgubo kakovosti. Posebej problematično je čuvanje vnetljivih in eksplozivnih snovi, zato moramo v 25

26 skladišče uvesti potrebne varnostne ukrepe in vgraditi potrebno opremo (sprinkler sistemi, javljalci požarov, gasilski aparati, stalen nadzor proti požarnih sistemov). Med skladiščenjem prihaja do normalnih izgub pri skladiščenem materialu, na katere skladišče nima praktično nobenega vpliva. Tem izgubam pravimo kalo in nastajajo zaradi temperaturnih sprememb, vpliva vlage in različnih vrst manipulacij. Z urejenim čuvanjem, v skladu z zahtevanimi pogoji skladiščenja (temperatura, vlaga, odsotnost svetlobe) in pazljivim manipuliranjem, lahko kalo zmanjšamo na minimum. Za vsako vrsto materiala moramo določiti dovoljeno stopnjo kala. Da bi izgube in škode odpravili, jih moramo proučevati in analizirati. Z analizo izgub in škod odkrijemo vzroke za njihov nastanek. S primerjanjem rezultatov analiz v različnih časovnih obdobjih, lahko ugotovimo tendenco naraščanja ali upadanja in opredelimo ukrepe s katerimi bi izgube odpravili, oziroma jih zmanjšali na minimum. Zaradi pojavljanja izgub moramo v skladišča uvesti sistem kontrole zaloge, s katerim stalno preverjamo zanesljivost in kakovost delovanja skladiščne službe. Zelo pomembna funkcija skladiščnega poslovanja je tudi izdajanje materiala. Material iz skladišča izdajamo samo na osnovi ustrezne dokumentacije. Dokumenti na osnovi katerih lahko izdamo material so na primer: dobavnica, medskladiščnica ali izdajnica. Če prejemnik pri izdanem materialu ugotovi kakršnokoli napako, mora le-to nemudoma sporočiti v skladišče. Skladišče je dolžno ugotoviti ali je prišlo do napake med skladiščenjem ali pa gre za skrito napako, ki je nastala že pri dobavitelju in ustrezno ukrepati. Pri izdajanju materiala uporabljamo različne metode, paziti pa moramo, da pri pokvarljivem materialu izdamo najprej tisti material, ki smo ga najprej uskladiščili (metoda FIFO 'first in first out', oziroma 'prvi noter prvi ven'). Slika 6: FIFO metoda prevzema in izdaje materiala Vir: Potočnik, 2002, str 261 Vse spremembe morajo biti dokumentirane in evidentirane. Vse spremembe zabeležimo in dokumentiramo s posebnimi listinami. Med skladiščno dokumentacijo prištevamo naslednje dokumente: - prevzemnica je dokument s katerim skladišče potrjuje prevzem materiala. Prevzemnico izstavi skladiščnik na osnovi dejanskega prevzema materiala v skladišče; - izdajnica je dokument, ki ga uporabljamo za izdajo materiala v proizvodne enote. Na izdajnici morajo biti navedeni natančni podatki o materialu, ki ga je potrebno izdati, količina zahtevanega materiala, proizvodna enota, ki zahteva material in podobno; 26

27 - medskladiščnica je dokument, ki se uporablja za prenos materiala med posameznimi skladišči iste proizvodne enote. Skupna zaloga se ne spremeni, ker gre za prenos iz enega skladišča na drugo. Spremeni se le obremenitev skladišč, ki sodelujejo pri prenosu materiala; - povratnica, je dokument s katerim se vrača material iz proizvodne enote v skladišče. Vsebovati mora enake podatke kot izdajnica; - dobavnica je dokument, ki se uporablja pri prodaji končnih izdelkov (tudi pri prodaji materiala, odpadkov ali vračilu reklamiranih materialov dobaviteljem). Vsebovati mora natančne podatke o materialu, količini in seveda kupcu kateremu je končni izdelek namenjen. V sodobnem skladiščnem poslovanju je vse bolj prisotna računalniška podpora skladiščnemu poslovanju, kar omogoča stalno spremljanje stanja zalog, pravočasno ugotavljanje potreb po novem naročilu in zmanjšuje potrebo po papirnati dokumentaciji. Večina dokumentov, ki so namenjeni poslovanju skladišča znotraj podjetja (izdajnice, medskladiščnice, povratnice) je namreč v elektronski obliki in so shranjeni v bazah podatkov podjetja. Zaradi poškodb in izgub, ki nastanejo med procesom skladiščenja, nastajajo razlike med knjižno in dejansko količino materiala. Odmike med dejanskim in knjižnim stanjem ugotavljamo z inventuro, ki je tudi eden izmed inštrumentov kontrole delovanja skladišča. Poleg ugotavljanja razlik med dejansko in knjižno količino, lahko z inventuro odkrijemo tudi nekurantne zaloge materialov in jih predlagamo za odpis. Poznamo naslednje vrste inventur: - redna inventura se opravlja po predpisih o knjigovodstvu redno, enkrat letno, običajno ob koncu leta; - kontinuirana (permanentna, tekoča) inventura se izvaja celo leto. Posamezne vrste materiala se kontrolira naključno ob različnih časih; - izredna inventura je potrebno opraviti zaradi spremembe cen, davka na dodano vrednost, trošarin, na zahtevo sodnih organov, ob predaji poslov med skladiščniki, zaradi suma kraje itd. Inventuro opravi inventurna komisija, ki jo sestavljajo poznavalci materiala, v njej pa ne smejo sodelovati odgovorni skladiščni delavci. Skladiščni delavci morajo inventurni komisiji nuditi vso pomoč, ki je potrebna, da komisija lahko opravi svoje delo. 3.6 Razvojne smeri skladiščnega poslovanja Ob koncu 20. stoletja sta se sodobna tehnika in računalniška tehnologija vse hitreje uveljavljali tudi v skladiščnem poslovanju. Številna podjetja so spoznala njun pomen in možnosti, ki jih ponujata pri racionalizaciji in zanesljivosti skladiščnega poslovanja. Posledica teh spoznanj so velike spremembe v izgradnji in notranji opremljenosti skladišč. Največje spremembe so se zgodile pri skladiščenju kosovnih materialov, ki se kažejo v: - optimizaciji zaloge materiala in razporeditvi v skladiščnih prostorih; 27

28 - prehodu od tradicionalnih, horizontalnih načinov skladiščenja k vertikalnim, torej k izrabi prostora v višino; - povečani izrabi skladiščne površine z oženjem prehodov in novimi načini skladiščenja; - zmanjševanju stroškov za gradnjo skladiščnih prostorov (gradnja v višino), izkoriščanjem regalnih sistemov kot nosilnih elementov ter uporabo lahkih in cenenih materialov; - uvajanju popolne avtomatizacije v skladiščno poslovanje, vključno z računalniškim spremljanjem materialnih tokov. Vsekakor je najbolj opazen in tudi najpomembnejši razvoj visoko regalnih skladišč, se pravi razvoj skladiščenja v višino. Izrabo višine je omogočila šele sodobna skladiščna tehnika. Prednosti skladiščenja v višino so številne, prav vse pa pozitivno vplivajo tudi na ekonomičnost skladiščnega poslovanja. Glavne prednosti visoko regalnih skladišč so predvsem: - potrebne skladiščne površine se močno zmanjšajo in s tem tudi stroški za zemljišče. Prednost majhne skladiščne površine je tudi v tem, da skladišče laže umestimo znotraj podjetja, kjer imamo na razpolago omejen prostor in s tem tudi bližje proizvodnih enot, kar skrajša transportne poti med skladiščem in proizvodnimi enotami; - mehanizacija in avtomatizacija skladiščnega poslovanja omogoča hitrejše, cenejše in bolj zanesljivo skladiščno poslovanje ter bistveno olajša delo; - zaradi majhne skladiščne površine so krajše notranje transportne poti kar racionalizira transporte znotraj skladišča; - zaradi krajših poti je večja ekspeditivnost skladišča, kar omogoča hitrejšo pripravo zahtevanega material in s tem tudi večjo fleksibilnost proizvodnje; - kljub dragi skladiščni opremi se znižujejo stroški na enoto uskladiščenega materiala, ker sodobno opremljeno in avtomatizirano skladišče posluje bistveno bolj učinkovito in racionalno; - možnost uvedbe avtomatizacije in računalniške obdelave podatkov. Slika 7: Primer visoko regalnega skladišča Vir: Otto Group

29 Naslednja možnost za boljši izkoristek skladiščnega prostora je zoževanje širine prehodov in zmanjševanje števila prehodov. Z uporabo sodobne skladiščne opreme so lahko prehodi le malo širši od širine tovora. Število prehodov pa lahko zmanjšamo z uporabo posebnih sistemov premakljivih regalov na posebnih podstavkih, ki jih lahko premikamo po progi in s tem zmanjšamo število prehodov na minimum. S tem sistemom lahko dosežemo tudi do trikrat boljšo izrabo prostora, kot pri sistemu fiksnih polic. Slika 8: Primer premakljivih regalov Vir: Aluminij Oprema 2007 Vse hitrejši je razvoj avtomatiziranih skladišč, ki ga omogoča sodobna skladiščna oprema, računalniško vodenje regalnih naprav, multimodalen transport, paletizacija, informatizacija skladiščnega poslovanja, uvajanje brezžičnih omrežij ipd. Kot primera uvajanja novih tehnologij v skladiščno poslovanje lahko navedemo uporabo radio frekvenčne identifikacije in pogovorno komisioniranje. Označevanje materialov in tovorov z črtnimi kodami je že splošno uveljavljen postopek, ki omogoča boljši nadzor nad stanjem zalog in poveča zanesljivost in natančnost pri komisioniranju. Vse bolj pa se uveljavlja uporaba radio frekvenčne identifikacije (RFID). RFID je sistem, ki ob posebni informacijski tehnologiji omogoča lažje sledenje pošiljkam in zalogam v skladišču. Sestavljajo ga trije osnovni elementi: - čitalnik; - oddajnik/sprejemnik z dekoderjem; - posebne elektronske etikete z vgrajenim čipom. 29

30 Posebnost RFID tehnologije so posebne elektronske etikete, katerih sestavni del je čip v katerega je možno brez električnega toka shraniti informacije za več let. Uporaba tehnologije RFID je smiselna predvsem tam, kjer je treba številne izdelke hitro in natančno identificirati ali je treba slediti njihovemu položaju v logistični verigi. Prednosti RFID so naslednje: - elektronske etikete so čitljive skozi številne materiale, tako da jih lahko preberemo tudi, če so znotraj zabojnika, kar nam omogoča lažje preverjanje skladnosti pošiljke z deklariranimi vrednostmi; - elektronska etiketa lahko vsebuje praktično neomejen obseg informacij; - črtne kode prepoznajo skupino izdelkov, RFID etikete prepoznajo vsako enoto posebej in omogočajo vpogled v gibanje vsake posamezne enote; - RFID omogoča zaradi večje preglednosti lažje načrtovanje, saj je znana natančna količina posameznih enot izdelkov na vsaki lokaciji. Komisioniranje je eden pomembnejših postopkov v skladiščnem poslovanju. Pri komisioniranju je pomembna hitrost in natančnost obdelave naročila. Kakovost komisioniranja lahko izboljšamo z organizacijskimi ukrepi in tehničnimi sredstvi. Ena izmed metod, ki se vse bolj uveljavlja je metoda komisioniranja z glasom (pick-by-voice). Pri tej metodi komisionar dobiva navodila za komisioniranje iz sistema za upravljanje skladišča. Navodila se pri tem spremenijo v govorico, komisionar jih sliši preko slušalk. Opravljeni odvzem blaga potrdi preko mikrofona na slušalkah in tako vodi dialog z nadrejenim skladiščnim sistemom. Prednost pogovornega komisioniranja je predvsem v večji učinkovitosti skladiščnih delavcev in večji varnosti pri delu. Po podatkih nemškega logističnega ponudnika Dachser, se je učinkovitost komisioniranja v prvi podružnici, ki so jo opremili s sistemom pogovornega komisioniranja, povečala za deset odstotkov (Urbanija, 2004, 13). 30

31 4 PROCES NABAVE IN SKLADIŠČENJA EMBALAŽE V KRKI TOVARNI ZDRAVIL D.D. 4.1 Predstavitev Krke, tovarne zdravil, d.d. Slika 9 Krka, tovarna zdravil, d.d. Vir: Krka, Splošno o podjetju Krka, tovarna zdravil, d.d. se uvršča v vrh generičnih farmacevtskih podjetij v Evropi. Njena osnovna dejavnost je proizvodnja in prodaja zdravil na recept, izdelkov za samozdravljenje, kozmetičnih in veterinarskih izdelkov. V okviru hčerinskega podjetja Krka Terme pa izvaja tudi zdraviliško turistične storitve. Sedež podjetja je v Novem mestu, Šmarješka cesta 6, svojo prisotnost na mednarodnem prizorišču pa utrjuje s svojimi podjetji in predstavništvi v tujini. V tujini ima 12 podjetij in 31 predstavništev, na Poljskem, v Ruski federaciji in na Hrvaškem pa ima tudi lastne proizvodno distribucijske centre. Konec leta 2006 je bilo v skupini Krka 5759 zaposlenih, od tega 3646 v Sloveniji in 2113 v tujini. V družbi Krka pa je bilo zaposlenih, od tega v Sloveniji in v predstavništvih v tujini. Delež univerzitetno izobraženih v družbi Krka se je povečal na 46 odstotkov. Kot smo že dejali, je temelj Krkinega delovanja farmacevtsko - kemijska dejavnost, ki poteka v skladu z najstrožjimi mednarodnimi farmacevtskimi in proizvodnimi standardi, standardi na področju vodenja kakovosti, vodenja sistema ravnanja z okoljem, načeli sistema varnosti živil, načeli varnosti in zdravja pri delu in zajema večino poslovanja. Sem sodijo poleg zdravil na recept, izdelkov za 31

32 samozdravljenje in veterinarskih izdelkov še kozmetični izdelki. V letu 2006 je prodaja družbe Krka dosegla 586,1 milijona, skupine Krka pa 667,4 milijona. Prodaja po regijah je bila sledeča: - v Sloveniji je skupina Krka prodala za 104,5 milijona izdelkov, kar je za 4 odstotke več kot leto prej; - v regiji Jugovzhodna Evropa so prodali za 110,8 milijona izdelkov, kar predstavlja 17- odstotno rast. Na ključnem trgu, na Hrvaškem, so prodali za 40,0 milijonov. Eno največjih rasti prodaje v regiji, 47-odstotno, so ponovno dosegli v Romuniji, kjer so prodali za 29,7 milijona izdelkov; - na tržiščih regije Vzhodna Evropa, ki predstavlja 27-odstotni delež v celotni strukturi prodaje skupine, so prodali za 180,6 milijona izdelkov in zabeležili 32-odstotno rast. Poleg najpomembnejšega trga regije, Ruske federacije, kjer se je prodaja povečala za 37 odstotkov, je visoko rast (25 odstotkov) dosegla Ukrajina, ki s prodajo v višini 31,4 milijona predstavlja drugi največji regijski trg; - v regiji Srednja Evropa, so ustvarili 170,8 milijona čistih prihodkov od prodaje, kar predstavlja 22-odstotno rast glede na leto Prodaja na Poljskem je zabeležila 21- odstotno rast in s 56-odstotnim deležem v prodaji regije predstavlja največji trg v regiji, kar je tudi rezultat dobrega poslovanja odvisne družbe Krka Polska. Drugo največje tržišče je Češka, kjer so ustvarili 30,5 milijona prodaje, sledi pa Madžarska, kjer se je prodaja povečala za 64 odstotkov in dosegla 19,9 milijona ; - regija Zahodna Evropa in čezmorska tržišča je dosegla prodajo v višini v višini 100,7 milijona kar predstavlja 15-odstotni delež celotne prodaje skupine in se je glede na leto 2005 povečala za 22 odstotkov. Najpomembnejša tržišča ostajajo Nemčija, Velika Britanija, skandinavske države in Nizozemska. Slika 10: Prodaja po regijah v letu 2006 Jugovzhodna Evropa 16,6 % Vzhodna Evropa 27,0 % Srednja Evropa 25,6 % Zahodna Evropa in čezmorska tržišča 15,1 % Slovenija 15,7 % Vir: Krka, 2007 Če analiziramo prodajo po skupinah izdelkov ugotovimo, da imajo največji delež v njej zdravila na recept 535,5 milijona. Sledijo zdravila za samozdravljenje z 71 milijoni, zdraviliške storitve s 27,9 milijona veterinarski izdelki, z 22,8 milijona in kozmetični izdelki z 9,6 milijona. 32

33 Slika 11: Prodaja po skupinah izdelkov Zdravila na recept 80,3 % Izdelki za samozdravljenje 10,7 % Kozmetični izdelki 1,4 % Veterinarski izdelki 3,4 % Zdraviliško turistične storitve 4,2 % Vir: Krka Kratka zgodovina podjetja Krka deluje od 23. aprila 1954, ko je v Novem mestu, danes že pokojni, mag. farmacije Boris Andrijanič, ustanovil farmacevtski laboratorij, v katerem je delalo devet ljudi. V dobrih petdesetih letih je prehodila pot od majhnega laboratorija do mednarodnega podjetja z najsodobnejšimi tovarnami in raziskovalnimi laboratoriji. V teh letih je Krka zrasla v globalno družbo, ki zaposluje več kot ljudi, prodaja na več kot 70 svetovnih trgih in proizvaja v lastnih tovarnah v Sloveniji, na Poljskem, v Rusiji in na Hrvaškem. Kratka zgodovina, najpomembnejših dogodkov v razvoju in rasti podjetja, predstavljena po desetletjih: ustanovitev farmacevtskega laboratorija Krka; - ustanovitev tovarne zdravil Krka; - prijava prvega patenta; - selitev Krke na novo lokacijo, kjer deluje še danes; - ustanovitev razvojnega inštituta; - proizvodnja prvih kozmetičnih izdelkov; - prvi izvozni poizkusi izgradnja novega obrata za proizvodnjo surovin; - izgradnja novega obrata za proizvodnjo tablet in dražejev; - odprtje novega obrata za izdelavo mazil, sirupov in injekcij; - začetek zbiranja in predelave zdravilnih zelišč; - usmeritev v turistično in zdraviliško dejavnost; - ustanovitev in podelitev prvih Krkinih nagrad za raziskovalno delo mladih. 33

34 pridobitev registracije ameriške Uprave za hrano in zdravila (FDA) za izdelavo antibiotikov; - v Keniji začne delovati obratovati tovarna zdravil Dawa; - zmogljivost fermentacije se poveča za 50 odstotkov; - izgrajen je bil obrat za predelavo farmacevtskih surovin v končna zdravila; - povečuje se vlaganje v ohranjanje čistih voda in okolja; - nova tovarna je bila zgrajena v Ljutomeru; - začnejo se vlaganja v turistično zdraviliški turizem v Bršljinu je zgrajena nova tovarna izolacijskih materialov; - marketinška mreža v tujini se širi, ustanavljajo se podjetja in predstavništva; - pospešeno se razvijajo lastna generična zdravila in nadaljevanje sodelovanja z vodilnimi farmacevtskimi podjetji v svetu; - dosežen je cilj, uvrstitev v vrh slovenskih podjetij in izvoznikov; - posodobitev fermentacijske proizvodnje; - s projektom razvoja kadrov zagotavlja visoko strokovno usposobljene sodelavce; - vse intenzivnejša vlaganja v raziskave in razvoj dosežen je nov mejnik, uvrstitev v vrh farmacevtskih podjetij v srednji in vzhodni Evropi in prodiranje na zahodnoevropska trge; - preoblikovanje v delniško družbo; - izgradnja sodobne tovarne za proizvodnjo trdnih oblik zdravil Notol; - razvojna dejavnost se širi, zgrajen nov razvojno kontrolni center RKC; - novi proizvodno-distribucijski obrati v tujini: Poljska, Ruska federacija, Hrvaška; - pridobitev standarda ISO nova kakovost na področju varovanja okolja; - intenzivno se gradi Sinteza 4, obrat za proizvodnjo farmacevtskih učinkovin; - uvedba novega informacijskega sistema SAP; - v proizvodno-distribucijskem obratu v Jastrebarskem na Hrvaškem je stekla proizvodnja; - Krka je pridobila certifikata sistemov varnosti živil (HACCP) in varnosti in zdravja pri delu (OHSAS 18001); - začne se poizkusna proizvodnja v novi Sintezi Poslanstvo in vizija podjetja Poslanstvo je zajeto v sloganu podjetja: 'Živeti zdravo življenje.' Osnovna naloga Krke, tovarne zdravil, d.d. je omogočati ljudem zdravo in kakovostno življenje. To nalogo Krka izpolnjuje z bogato ponudbo zdravil na recept, z izdelki za samozdravljenje, s kozmetičnimi in veterinarskimi izdelki ter zdraviliškimi storitvami. Poleg tega veliko vlaga v razvoj in izobraževanje zaposlenih, v varstvo okolja in vsesplošni razvoj ožjega in širšega okolja s sponzorstvi in donatorstvom. 34

35 Vizija podjetja je: 'Utrjujemo položaj enega vodilnih farmacevtskih generičnih podjetij na evropskem trgu.' Svojo vizijo podjetje dosega s samostojnostjo, s krepitvijo dolgoročnih poslovnih povezav in partnerskih odnosov na področju razvoja, oskrbe z izdelki in trženja. Ključ za uresničevanje poslanstva in vizije podjetja pa je v vrednotah, po katerih se ravna podjetje in vsi zaposleni v podjetju. V Krki so v veljavi naslednje vrednote: - hitrost in fleksibilnost sta vse pomembnejši vrednoti v sodobnem poslovnem svetu. Znanje, sposobnost, inovativnost, delavnost in iznajdljivost, so atributi, ki Krki omogočajo njeno hitrost in fleksibilnost ter s tem tudi doseganje cilja biti prvi tako v prodaji kot odkrivanju novih potreb na trgu. Vse to se lahko doseže z učinkovitim krajšanjem razvojnega procesa, hitrim pridobivanjem registracijske dokumentacije, usklajeno proizvodnjo in distribucijo; - partnerstvo in zaupanje sta vrednosti, ki omogočata dolgoročno uspešnost in konkurenčnost. Dobri medsebojni odnosi so temelj za spoštljiv odnos do naših partnerjev: kupcev, dobaviteljev, lastnikov in vseh, s katerimi živimo. Zato je ena osnovnih vrednot gradnja dobrih medsebojnih odnosov. Šele z dobrimi in odprtimi medčloveškimi odnosi je mogoče poslovno uspešnost združevati s temeljnim poslanstvom, omogočati ljudem zdravo in kakovostno življenje; - kreativnost in učinkovitost sta nujni pogoj za doseganje vrhunskih rezultatov, zato je v podjetju nujno potrebno ustvariti vzdušje, ki ljudi motivira k inovativnosti in ustvarjalnosti. Delavce se spodbuja, da predstavijo vse svoje ideje za izboljšanje delovnih procesov in jih, če so dobre, tudi udejanjijo. Poleg tega pa je ena osnovnih vrednot v podjetju ta, da se naloge, ki jih narekujejo delovna mesta, opravljajo po najboljših močeh. Stremi se k temu, da se tisto, kar se počne, opravi najbolje, kar se da učinkovito in v čim krajšem času Strateške usmeritve podjetja Ključne strateške usmeritve do leta 2010 so: - prednostna usmerjenost na evropska tržišča in tržišča Srednje Azije ter krepitev farmacevtsko-kemijske dejavnosti; - širjenje ponudbe zdravil na recept in izdelkov za samozdravljenje; - usmerjenost na ključne trge, h ključnim kupcem in na ključne izdelke ter lansiranje novega terapevtskega področja do leta 2008; - povečevanje vertikalne integriranosti; - razvoj generičnih zdravil in priprava registracijske dokumentacije najmanj tri leta pred potekom produktnega patenta originalnega zdravila; - krepitev sinergije v okviru skupine Krka (strokovna in stroškovna sinergija) in maksimalno izkoriščanje konkurenčnih prednosti poslovnih okolij podjetij v tujini; - internacionalizacija vseh poslovnih funkcij; - krepitev ustvarjalnosti in inovativnosti, motivacije ter podjetniške in ciljne naravnanosti; - nadaljnja sistematična skrb za kakovost življenja in dela zaposlenih; - ohranjanje ekonomske, socialne in naravovarstvene odgovornosti do okolja, v katerem poslujemo; 35

36 - krepitev prepoznavnosti in pozitivne javne podobe Krke. Strateški cilji do leta 2010 pa so: - več kot 10-odstotna povprečna letna rast prodaje; - uvajanje novih izdelkov na tržišče; - krepitev marketinško-prodajne mreže; - vertikalna integriranost; - ostati samostojni; - nadaljnje delovanje v dobro družbe, zaposlenih, delničarjev in družbene skupnosti. 4.2 Proces nabave embalaže v Krki, tovarni zdravil, d.d Pomen nabavne funkcije v podjetju Pomen nabavne službe v Krki narašča, sočasno s povečanim obsegom prodaje in hkrati tudi proizvodnje. Vse večji je pomen kakovosti, ki se neprestano izboljšuje. Pri dvigu kakovosti in učinkovitosti v celotnem poslovnem procesu ima izredno pomembno vlogo tudi nabavna služba. Z izbiro kakovostnih in zanesljivih dobaviteljev zagotavlja nemoten proizvodni proces, brez zastojev zaradi nepravočasnih dobav ali dobav nekakovostnega materiala. Ravno tako je eden izmed osnovnih pogojev za kakovosten končni izdelek kakovostna surovina, oziroma vhodni material pri čemer igra nabavna funkcija zelo pomembno vlogo. Nabavna funkcija v podjetju mora odgovoriti na naslednja pomembna vprašanja: - kaj kupiti; - od koga kupiti; - koliko kupiti; - kje kupiti; - koliko plačati in pod kakšnimi pogoji plačati; - s kakšnimi stroški nabaviti. Z odgovori na ta vprašanja Služba nabave zagotavlja pravočasno oskrbo proizvodnje s potrebnimi materiali in minimalnimi nabavnimi stroški. Služba nabave mora pri svojem delovanju sodelovati z ostalimi službami v podjetju. Tesno in čimbolj neposredno mora sodelovati predvsem z Logističnim centrom, ki na osnovi prodajnih naročil in drugih planov načrtuje proizvodnjo. Komunikacija mora potekati vsakodnevno, predvsem zaradi vse bolj nestabilnega poslovnega okolja, ki povzroča pogoste spremembe naročil. Zaradi sprememb v naročilih je potrebno hitro reagirati tudi v Službi nabave in zagotoviti hitro dostavo morebitnih manjkajočih materialov. Ravno tako je pomembno tudi sodelovanje s Službo skladišč in transporta, ki zagotavlja prevozniške in skladiščne storitve. Usklajeno in povezano delovanje Službe nabave in Službe skladišč in transporta omogoča tudi nižji nivo zalog in hitrejše obračanje zalog. Kot smo že omenili ima Nabavna služba velik pomen pri zagotavljanju kakovostnih in zanesljivih dobaviteljev. Pri izbiranju in ocenjevanju dobaviteljev tesno sodeluje s Sektorjem za upravljanje kakovosti. 36

37 4.2.2 Organiziranost nabavne službe Slika 12 Organigram Nabavne službe Vir: Krka, tovarna zdravil, d.d. Organizacijsko je Služba nabave del področja Oskrba z izdelki. Nabavna funkcija je v Krki organizirana centralizirano, kar pomeni, da Služba nabave pokriva celotno družbo Krka, tudi proizvodno distribucijske centre v tujini. Ločeno je organizirana le nabava rezervnih delov in ostalega tehničnega materiala, ki deluje v okviru področja Inženiring in storitve. Služba nabave je razdeljena na pet odsekov, ki pokrivajo določena področja. Odseki so naslednji: - odsek nabave repromaterialov za proizvodnjo surovin; - odsek nabave surovin od kooperantov; - odsek nabave za farmacevtsko proizvodnjo; - odsek nabave za Krko kozmetiko; - odsek nabave embalažnih materialov. V Službi nabave je trenutno zaposlenih 28 sodelavcev Proces nabave embalaže v Krki, tovarni zdravil, d.d. Kot smo že omenili v teoretičnem delu naloge se celoten nabavni proces običajno izvrši le ob prvi nabavi materiala. Ob vseh nadaljnjih nabavah izvršimo le določene dele nabavnega procesa. Zato bomo najprej predstavili tiste elemente nabavnega procesa, ki se izvedejo ob prvem nakupu oziroma po potrebi, nato pa še tiste dele procesa, ki se pojavljajo pri vsaki nabavi materiala. Za uspešno izbiro dobaviteljev moramo dobro poznati razmere na nabavnih trgih in raziskati možne dobavitelje tako na domačih kot tujih trgih. Pri raziskavi dobaviteljev si v Krki pomagajo z raznimi viri informacij kot so npr.: razne evidence o dobaviteljih, publikacije, prodajno osebje, razni sejmi na domačem in tujem trgu V zadnjem času pa se pri raziskavi dobaviteljev poslužujejo tudi interneta, kjer spremljajo trende razvoja za Krko pomembnih materialov in dobaviteljev. Pri raziskavi 37

38 dobaviteljev sodeluje tudi služba za kooperacije in tržne raziskave, ki proučuje potencialne nove dobavitelje. Na podlagi raznih vprašalnikov in drugih metod določijo ožji izbor le-teh. Na osnovi opravljene raziskave dobaviteljev, se izbere primerne dobavitelje, ki so sposobni zagotavljati zahtevano kakovost. V prvi fazi izbire dobavitelja sodelujejo tudi razvojni oddelki, ki na osnovi analitsko-tehnološke ocene vzorca, v sodelovanju z nabavo, izberejo proizvajalca/dobavitelja vhodnega materiala in ga ocenijo. Glede na vso predhodno zbrano dokumentacijo nabava nadaljuje ocenjevanje s komercialnega vidika in sklene s proizvajalcem/ dobaviteljem nabavno pogodbo, katere sestavni del je tudi specifikacija kakovosti. Če nabavna pogodba ni sklenjena, je nabava dolžna na naročila navajati natančen opis vhodnega materiala s kakovostnimi zahtevami (specifikacija). Na naročilu mora biti navedena tudi zahteva, da dobavitelj k spremni dokumentaciji pošiljke priloži tudi ustrezno dokazilo o kakovosti vsake serije (certifikat), s katerim potrjuje skladnost serije z zahtevami, ki so navedene naročilu. Oceno dobavitelja, na osnovi izpolnjenega vprašalnika zaključi odgovorna oseba SUK (Sektor za upravljanje kakovosti), ki tudi poda končno odobritev ali zavrnitev dobavitelja. Služba nabave lahko embalažo nabavlja le pri odobrenih dobaviteljih. Nadaljevanje postopka odobritve je potrditev dobavitelja. Namenjena je dobaviteljem tistih embalažnih materialov, ki se pogosto dobavljajo. Za potrditev dobavitelja je potrebno izpolniti naslednje kriterije: - v nabavi je potrebno spremljati kakovost dobavljenih pošiljk s komercialnega vidika in ekonomske upravičenosti. O nabavi embalažnih materialov je z dobaviteljem podpisana pogodba, ki vsebuje člen o odgovornosti dobavitelja v primeru neustrezne pošiljke; - SUK tekoče spremlja kakovost embalažnih materialov. Rezultate analiz se piše v analitske izvide ter mesečna in letna poročila. Za embalažni material za katerega želimo izvesti potrditev proizvajalca ali dobavitelja, mora biti podana Ocena tekočih dobav materiala in Ustreznost certifikata embalažnega materiala. Na osnovi teh ocen odgovorna oseba v SUK izvede potrditev dobavitelja. Ko dobavitelja izberemo in ga odgovorna oseba SUK-a odobri oziroma potrdi, sledi sklenitev pogodbe z dobaviteljem. Pogodba se običajno sklene le s tistimi dobavitelji, s katerimi namerava podjetje sodelovati dalj časa. Pogodba, sklenjena med podjetjem Krka in njenim dobaviteljem vsebuje: natančno opredelitev predmeta pogodbe, natančno določeno ceno materiala oziroma surovine, ki ga bo dobavljal posamezni dobavitelj ter vse popuste, ki jih dobavitelj nudi Krki, plačilne pogoje, natančno določene standarde kakovosti, ki ustrezajo Krkinim specifikacijam, obnašanje obeh strank v primeru reklamacij, način pakiranja materiala in dostavo materiala ter ostale določbe. V primeru da dobavitelj in Krka določita dodatne zahteve oziroma pogoje naročila materiala (sprememba nabavne cene, sprememba dobavnih pogojev, ), skleneta aneks k osnovni pogodbi. 38

39 Kot pogodba pa se smatra tudi naročilnica, če vsebuje bistvene elemente, kot so naziv materiala, cena, dobavni pogoji, plačilni pogoji in količina. Naročilnico mora podpisati oziroma potrditi tudi dobavitelj. Postopek kakovostne in učinkovite nabave embalaže se začne z natančno in nedvoumno določitvijo kakovostnih zahtev za embalažne materiale. Za opredelitev kakovostnih zahtev je odgovoren Oddelek za razvoj embalaže. V pogodbah in naročilih morajo biti te zahteve opredeljene. Dobavitelju se dostavijo posebej ali pa so del pogodbe oz. naročila kot priloga (npr. specifikacija embalažnih materialov, načrti, risbe). Specifikacija materiala predstavlja natančen opis, ki je ponavadi dopolnjen z načrti ali risbo embalažnega materiala namenjenega proizvodnji. Dobaviteljem predstavljajo informacijo o tem, kaj kupec-podjetje želi nabaviti. V nabavi s sistematičnim pregledom in distribucijo nabavnih dokumentov zagotavljajo, da so vsi vhodni embalažni materiali natančno definirani in dobaviteljem posredovani preverjeni dokumenti, z namenom preprečitve neustrezne nabave. Po prejemu specifikacij embalažnih materialov od odgovornih služb podjetja, nabava pošlje kopije specifikacij s spremnim dopisom dobavitelju. V primeru obvestila o spremembi specifikacij in načrtov, ki ga Služba nabave prejme od Službe razvoja, je Služba nabave dolžna pisno obvestiti dobavitelje glede sprememb ter zahtevati od njih, da neveljavne dokumente zamenjajo z novimi. V nadaljevanju prikaza procesa nabave embalaže v Krki, tovarni zdravil, d.d. bomo predstavili še naloge, ki se izvedejo pri vsaki nabavi embalažnega materiala. Embalaža se naroča na osnovi potreb v proizvodnji, sproži pa jo lahko več dejavnikov: - varnostne ali signalne zaloge embalažnih materialov; - plan proizvodnje; - politika logistike oz nabave same; - interno naročilo uporabnika. V nabavi naročajo embalažne materiale na osnovi plana proizvodnje in varnostnih oziroma signalnih zalog. Za planiranje nabave uporabljajo planske cikle, ki so lahko dnevni, tedenski, mesečni ali celo večmesečni. Ta cikel je odvisen predvsem od hitrosti sprememb v proizvodnji in dolžine rokov dobave. V nabavi naročajo na osnovi manjkov materiala. Manjki nastanejo, ko se ustvarijo bruto potrebe po materialu, ki presegajo zaloge in odprta naročila za posamezno obdobje. To pomeni, da seštejejo vse potrebe po določenem materialu v proizvodnem planu vseh obratov za določeno obdobje. Tako dobijo bruto potrebe po planskih obdobjih. Na osnovi trenutnih zalog in naročenega materiala lahko izračunajo planirano zalogo materiala na koncu planskih obdobij (npr. tednov). Na ta način izračunajo v katerih planskih obdobjih nimajo zadostne količine planirane zaloge. Takšna zaloga predstavlja manjko materiala po planskih obdobjih. Manjki se lahko še povečajo na račun zahtevanih varnostnih ali signalnih zalog, ki jih potrebujejo za kritje negotovosti tako na nabavni kot na prodajni strani. Nabavnim referentom je pri naročanju embalaže v veliko pomoč predlog naročil. To je del informacijske podpore, ki nabavnemu referentu predlaga kdaj in pri katerem dobavitelju naj naroči določen material in kdaj naj ga dobavitelj dobavi. Običajno referent dobi listo materialov, ki jih je 39

40 potrebno naročiti v določenem planskem obdobju. Če ima v informacijskem sistemu zapisane dobavitelje, lahko dobi iz sistema seznam materialov, ki jih je potrebno naročiti pri določenem dobavitelju, potrebne količine in zahtevane datume dobav za vsak material posebej. Predlog naročil nadgrajuje sistem manjkov, olajša delo nabavnih referentov in poveča natančnost ter učinkovitost dela. V informacijskem sistemu pa je potrebno za vsak embalažni material zagotoviti še naslednje podatke: - nabavnega referenta - skrbnika materiala; - nabavni čas oz čas dobave (čas, v katerem nam dobavitelj lahko dobavi material); - čas analize (čas, ki ga potrebuje kontrola, da analizira material in je tako na razpolago za proizvodnjo); - dobavitelja materiala ( če jih je več, jih je potrebno rangirati). Pri naročanju materialov se uporablja tudi naročanje na osnovi internega naročila uporabnika. Interna naročila se uporabljajo predvsem za vse tiste materiale oz. količine, ki jih posamezne službe naročajo izven plana. Tako dodatne količine materiala zaradi večje porabe lahko naročajo proizvodne enote, v Službi nabave repromaterialov ali preko operativne priprave proizvodnje. Za dodatne količine materiala, ki ga potrebuje proizvodnja, gredo naročila preko operativne priprave proizvodnje, le ta pa potrebe po materialu vnese v računalnik. Za potrebe ostalih oddelkov (laboratorijev za raziskave, analize, poizkuse, skladišč - material za embaliranje) pa material naročajo z internimi naročilnicami. Iz internega naročila mora biti razvidno: - datum izdaje internega naročila; - številka naročila; - oznake sektorja na katero breme se material nabavlja; - naziv materiala, oznaka kvalitete in podobno; - enota mere predmetov, ki jih je potrebno nabaviti; - količino, ki jo je potrebno nabaviti; - rok dobave; - podpis pooblaščene osebe v organizacijski enoti. Naslednji korak v procesu nabave embalaže je naročilo materiala. Naročilo mora čim bolj natančno določiti vse pogoje za dobavo zahtevanih materialov, da bi se izognili poznejšim sporom. Izbranim dobaviteljem pošlje nabavni referent pisno naročilo, ki vsebuje naslednje podatke: - naslov podjetja; - tekočo številko naročila; - datum; - ime in naslov dobavitelja; - šifro materiala; - količino; - zahtevo za priložen certifikat; - ceno; - dobavne pogoje; 40

41 - plačilne pogoje; - pariteto. Nabavni referent, ki izda naročilo, s podpisom zagotavlja, da so na njem vsi podatki potrebni za dobavo ustreznega materiala. Vsako naročilo pa je pregledano in podpisano še s strani vodje nabavne službe. Pisno naročilo je sestavljeno v standardizirani računalniški obliki. Izdano je v dveh izvodih (original in kopija). Originalni izvod naročila je običajno poslan dobavitelju, kopijo naročila pa hrani vsak referent v arhivu. Dobavitelj se s potrditvijo naročila zaveže, da bo izpolnil dobavo zahtevanih materialov po pogojih navedenih v naročilu. Potrditve naročila nabavni referenti priložijo h kopiji naročila in arhivirajo. Pomembnejše materiale večjih vrednosti se naroča na podlagi sklenjenih pogodb z dobavitelji. Pogodba mora vsebovati naslednje bistvene elemente: - predmet; - količino in ceno; - kakovost (zahteve po kakovosti so določene s standardi ali s pisno specifikacijo po kakovosti, dopolnjeno s tehnološkim načrtom); - dobavne pogoje; - pariteto. Po oddanem naročilu je dolžnost vsakega nabavnega referenta spremljati naročilo. Nabavni referenti vsak teden izpišejo listo odprtih naročil embalažnih materialov po dobaviteljih, iz katere so razvidne naročene količine in roki dobav embalažnih materialov za določeno obdobje. S spremljanjem prejemov embalažnih materialov preprečujejo morebitno zamudo dobav embalažnih materialov v tekočem tednu. Po potrebi pošljejo odprta naročila posameznih embalažnih materialov v vpogled tudi dobaviteljem po faksu, da ima le-ta natančno informacijo o tem, kaj mora še dobaviti v tekočem tednu. Po posredovanju zgoraj omenjene liste dobaviteljem, po telefonu usklajujejo in preverjajo kako daleč je dobavitelj s proizvodnjo embalažnih materialov ter pridobljene informacije po potrebi sporočajo tudi v pripravo dela, z namenom da organizirajo proizvodnjo glede na razpoložljiv embalažni material. Del nabavnega procesa je tudi prevzem embalaže v skladišče, kar bomo predstavili v naslednjem poglavju o procesu skladiščenja embalaže. Del nabavnega procesa je tudi reševanje reklamacij zaradi količinskih ali kakovostnih napak. Količinske napake ugotovi in zapiše v komisijski zapisnik komisija, ki se jo formira v Skladišču embalaže, kakovostne napake pa ugotavlja Služba za laboratorijsko kontrolo kakovosti, ki opravlja analize dobavljene embalaže. Embalažo, ki ne ustreza zahtevanim karakteristikam, odgovorna oseba Sektorja za upravljanje kakovosti prenese v status 'Blokirano' in o tem izda 'Reklamacijski zapisnik', ki ga posreduje v Službo nabave in Skladišče embalaže. Reklamacijski zapisnik vsebuje tudi predlagan ukrep, ki je lahko: - vrnitev embalaže dobavitelju; - uničenje embalaže v podjetju. Postopek reševanja reklamacij, katerih vzrok je neprimerna kakovost, poteka v več korakih: 41

42 - nabavna služba najprej preveri, če je reklamacijski zapisnik vsebinsko in formalno sestavljen tako, da je možno reklamacijo posredovati dobavitelju; - reklamacijski zapisnik v pisni obliki takoj posreduje dobavitelju; - nato je embalažni material na voljo dobavitelju, Krka pa zahteva nadomestno pošiljko; - material komisijsko uničijo v skladišču. Če je določeno, da se neustrezna embalaža materiala vrne nazaj dobavitelju, odgovorna osebaskrbnik šifre neustreznega materiala v Službi nabave napiše in izda skladišču pisni nalog, to je dobavnica. Dobavnica je dokument, ki ga Služba nabave repromaterialov izda skladišču in vsebuje naslednje podatke o embalažnem materialu: - naziv in šifra materiala; - kontrolna številka; - količina reklamiranega materiala; - naslov dobavitelja. Reklamirano embalažo v Skladišču embalaže izskladiščijo ter jo vrnejo dobavitelju. Zaloga se računalniško razknjiži s potrditvijo dobavnice v Skladišču embalaže. Služba nabave repromaterialov je dolžna spremljati celoten nabavni postopek od izdaje pisnega naročila dobavitelju do plačila računa (fakture). Računovodstvo zbira dokumente za posamezno nabavo (račun, dobavnico, različne prevozne dokumente), vpiše v knjigo faktur in v računalnik ter pošlje v likvidacijo Službi nabave, kjer nabavni referent vsebinsko preveri podatke in sicer količino, ceno, naziv in šifro materiala, plačilne roke, različne bonifikacije in rabate, dobavne pogoje itd. Ko so vsi dokumenti preverjeni in usklajeni, nabavni referent s podpisom jamči, da je obračun izvršen. Nato račun podpiše še vodja nabavne službe in tako podpisan račun pomeni nalog računovodstvu za izplačilo. V Službi nabave vodijo naslednje evidence: - zaključena in odprta naročila po dobaviteljih; - reklamacije in opozorila po dobaviteljih; - pogodbe z dobavitelji; - dolgoročne in kratkoročne izjave o poreklu blaga, itd. Običajno se zgoraj omenjeni dokumenti arhivirani najmanj 3 leta. 42

43 4.3 Proces skladiščenja embalaže v Krki, tovarni zdravil, d.d Služba skladišč in transporta Služba skladišč in transporta deluje v okviru področja Oskrba z izdelki. Naloga Službe skladišč in transporta je skladiščenje, komisioniranje in odprema vhodnih materialov ter končnih izdelkov, organiziranje in izvajanje transporta ter špedicije, carinsko posredovanje, vzdrževanje skladišč in transportnih sredstev. Pomen Službe skladišč in transporta je v današnjem poslovanju Krke, tovarne zdravil, d.d. vse večji. Z naraščanjem prodaje in proizvodnje, se vse bolj povečuje tudi materialni pretok skozi skladišča, ki ga je potrebno obvladovati. Poleg tega so vse večje tudi zahteve glede kakovosti in učinkovitosti dela. Skladiščno poslovanje je v okviru Službe skladišč in transporta organizirano v skladišču surovin, skladišču embalaže, skladišču končnih izdelkov in skladišču nevarnih snovi. Vsa skladišča so organizirana podobno, podoben je tudi skladiščni proces, z določenimi razlikami med posameznimi skladišči, ki so posledica specifičnih materialov in izdelkov, ki se skladiščijo v posameznem skladišču. V nadaljevanju bomo podrobneje opisali Skladišče embalaže. Skladišče embalaže je popolnoma avtomatizirano, računalniško vodeno, visoko regalno skladišče. WMS (Warehouse Management System) informacijski sistem (v Skladišču embalaže uporabljamo sistem PAS-X, modul WMS) s pomočjo skladiščnega podsistema PIK (procesno informacijski koordinator), omogoča, ob uporabi mobilnih radio frekvenčnih terminalov in črtne kode, označevanje in avtomatsko identifikacijo materiala, lokacijsko vodenje skladišča, FEFO (first expired first out) obvladovanje zalog, sledljivost skozi logistične procese skladiščenja in distribucije, brez papirno komisioniranje, povezavo s poslovnim informacijskim sistemom SAP, povezovanje avtomatskih skladiščnih transportov in dvigal v enoten skladiščni sistem, hitro in natančno inventuro in podobno. WMS sistem za vodenje skladišča zagotavlja hitrejše, bolj natančno in bolj učinkovito delo, manj napak v logističnih procesih, časovni in lokacijski nadzor nad zalogami, optimalno izrabo in pregled nad prostorom v skladišču, optimiziranje voženj dvigal pri uskladiščenju in izskladiščenju materiala, avtomatsko knjiženje materialnih operacij na podlagi branja črtnih kod povezljivo z ustreznimi poslovnimi dogodki v ostalih delih podjetja (npr. nabavi, proizvodnji ipd.). Ker je sistem PAS-X preko vmesnika povezan s poslovnim sistemom, se vsi dogodki ažurno prenesejo tudi v poslovni sistem, kjer se knjižijo na ustreznih dokumentih Skladišče sestavljajo naslednji deli: - manipulativna cona; - visoko regalno skladišče; - komisionirnica; - ročna lokacija. Manipulativna cona je vhodni del skladišča v katerem poteka prevzem in odprema, v komisionirnici pripravljenega, materiala. Na razpolago imamo dve vhodno-izhodni rampi za razkladanje/nakladanje tovornih vozil. Pri razkladanju/nakladanju kombiniranih vozil uporabljamo diesel viličar. Notranji transport v manipulativni coni se izvaja z električnimi viličarji, paletnimi vozički in valjčnim transporterjem. Vsi viličarji in paletni vozički so znamke Jungheinrich. 43

44 Visoko regalni del skladišča je namenjen skladiščenju materiala na standardnih evro paletah, dimenzije 800 x 1200 mm. V visoko regalnem delu skladišča imamo na razpolago paletnih mest razporejenih v osem hodnikov. Vsak hodnik sestavljata dve 'ulici'. Vsaka 'ulica' je razdeljena na deset 'višin', na vsaki 'višini' pa se nahaja 72 paletnih mest. V visoko regalnem dela skladišča vozita dve krivinski dvigali, ki pokrivata vsako po štiri hodnike. V primeru težje okvare enega izmed dvigal, lahko preostalo dvigalo vozi po celem skladišču. Dvigali sta popolnoma avtomatizirani, nadzoruje in krmili ju PIK (Procesno Informacijski Koordinator), ki je del celovitega informacijskega sistema za nadzor in vodenje visoko regalnega skladišča embalaže v Krki. PIK je interni, skladiščni informacijski podsistem, ki omogoča in zagotavlja usklajeno delovanje transportnih segmentov in krivinskih, visoko regalnih dvigal za optimalno izkoriščanje skladiščnih kapacitet in uravnavanje vhodnih in izhodnih materialnih tokov. Naloga PIK je nadzor in upravljanje krivinskih dvigal, optimiziranje voženj krivinskih dvigal, poleg tega pa vodi natančno informacijsko sliko visoko regalnega dela skladišča. V svoji bazi podatkov ima zabeležena vsa razpoložljiva paletna mesta v skladišču, z natančnimi koordinatami, podatke o zasedenosti paletnih mest in kode tovorov, ki se nahajajo na posameznih paletnih mestih. V svoji bazi podatkov beleži tudi vse premike, ki se dogajajo v visoko regalnem delu skladišča. Slika 13: Povezava med sistemoma PAS-X in PIK ter dvigali PASX LAN PIK RF RF RF DVG DVG Čitalnik črtne kode Radijski modem Vir: Uporabniški priročnik sistema PIK PIK nadrejen informacijski sistem je PAS-X, modul PAS-WMS, ki je del proizvodnega procesnega informacijskega sistema v Krki. PAS-WMS modul je namenjen vodenju oziroma upravljanju skladišča. PAS-WMS omogoča definiranje posameznih delov skladišča con, v katerih se material trenutno nahaja (npr. manipulativna cona v kateri se material nahaja pri prevzemu, visoko regalna cona v kateri je material uskladiščen, komisionirna cona v kateri se material komisionira ipd.) in natančno definiranje posameznih paletnih mest, kjer se material skladišči (slika skladišča je enaka sliki skladišča, ki jo vzdržuje tudi PIK s to razliko, da PIK hrani edino podatek o kodi tovora, ki se nahaja na posameznem paletnem mestu, PAS-WMS pa hrani tudi podatke o materialu, ki se nahaja na tovoru). PAS-WMS omogoča, v povezavi z ostalimi moduli PAS-X, tudi računalniško podprto komisioniranje. Na osnovi elektronskih dokumentov, ki jih skladišče prejme iz proizvodnih obratov, PAS-WMS popolnoma avtonomno, na osnovi FEFO metode, določi tovore, ki jih je potrebno komisionirati, pošlje zahteve za izskladiščenje v sistem PIK, ki krmili dvigala in s pomočjo radijskih terminalov vodi komisionarje skozi postopek komisioniranja. PAS-X je preko vmesnika povezan tudi s poslovnim (ERP) sistemom (SAP), kjer se ažurno knjižijo vse materialne spremembe opravljene v skladiščnem sistemu. Le-te se knjižijo kot spremembe zalog ter ustrezno zapirajo ustrezne poslovne dokumente, ki so osnova za delo v skladišču. 44

45 Slika 14: Sistem PAS-WMS in povezava z ERP sistemom Vir: Werum Software & Sistem AG, 2007 Komisionirnica je namenjena pripravi materiala za odpremo. V komisionirnici se nahaja osem komisionirnih mest na katera dvigali odlagata palete. Komisioniranje je računalniško vodeno in ga opravljamo s pomočjo ročnih radijskih terminalov, preko katerih komisionarji dobivajo navodila za pripravo materiala. Ročna lokacija je poseben del Skladišča embalaže v katerem skladiščimo samolepilne etikete in signature, ki so namenjene neposrednemu označevanju zdravil, zato morajo biti skladiščene ločeno od ostalih materialov. V ta del skladišča je dostop omejen. Dostop imajo le zaposleni, ki so pooblaščeni za delo v tem delu skladišča. Tudi ročni del skladišča je računalniško voden, delovni proces poteka po enakem postopku kot v visoko regalnem delu skladišča. Sam proces dela bomo predstavili v nadaljevanju. Kot vidimo iz tabele št.1 in slike št.15, se zasedenost Skladišča embalaže bistveno ne spreminja. Izjema je leto 2005, ko so se, zaradi uvajanja poslovnega sistema SAP, precej povečale zaloge in hkrati tudi zasedenost skladišča, vendar se je že konec leta zasedenost približala dolgotrajnemu povprečju. V obdobju je bila minimalna zasedenost skladišča 9100 palet (79-odstotna zasedenost), maksimalna palet (99,4-odstotna zasedenost), v povprečju pa je bilo skladišče zasedeno 89,2-odstotno (10280 palet). 45

46 Tabela 1: Zasedenost Skladišča embalaže po mesecih v letih leto jan feb mar apr maj jun jul avg sept okt nov dec Vir: Interni podatki Krke, tovarne zdravil, d.d. Slika 15: Zasedenost Skladišča embalaže v letih januar Vir: Interni podatki Krke, tovarne zdravil, d.d. februar marec april maj junij julij avgust september oktober november december Glede na konstantno rast prodaje in s tem tudi proizvodnje, se povečuje tudi pretok materiala skozi Skladišče embalaže. Tabela št.2 in slika št.16 prikazujeta mesečni pretok materiala v Skladišču embalaže za obdobje september 2006 februar 2007, tabela št. 3 in slika št. 17 pa prikazujeta povprečni dnevni pretok materiala za isto obdobje po posameznih mesecih. Iz priloženih podatkov vidimo, da povprečna dnevna obremenitev narašča in je v februarju dosegla 823 uskladiščnih in izskladiščnih operacij na dan, kar predstavlja približno 80 odstotno zmogljivost skladiščnega sistema. Pri tem moramo opozoriti, da je pod operacijo mišljena vožnja posameznega dvigala v, oziroma iz visoko regalnega skladišča. Najvišja dnevna obremenitev skladišča v tem obdobju je bila 1031 operacij, kar predstavlja skoraj 100 odstotno zmogljivost skladišča, najmanjša pa 405 operacij, kar predstavlja slabih 40 odstotkov zmogljivosti skladišča. Skupno smo v tem obdobju opravili operacij (711 operacij dnevno) od tega: uskladiščnih operacij (29180 je bilo novih tovorov dobavljenih materialov in komisioniranih tovorov); izskladiščnih operacij (28641 tovorov smo izdali celih so zapustili skladišče, pa je bilo komisioniranih, ostanek je bil ponovno uskladiščen. 46

47 Tabela 2: Pretok materiala v Skladišču embalaže za obdobje september 2006 februar 2007 uskladiščne operacije izskladiščne operacije skupno novi tovori komisionirani komisionirani operacij celi tovori tovori tovori sep okt nov dec jan feb Vir: : Interni podatki Krke, tovarne zdravil, d.d. Slika 16: Pretok materiala v Skladišču embalaže za obdobje september 2006 februar uskladiščne operacije novi tovori uskladiščne operacije komisionirani tovori izskladiščne operacije celi tovori izskladiščne operacije komisionirani tovori skupno operacij 0 sep okt nov dec jan feb Vir: : Interni podatki Krke, tovarne zdravil, d.d. Tabela 3 : Povprečni dnevni pretok materiala v Skladišču embalaže september 2006 februar 2007 uskladiščne operacije izskladiščne operacije skupno operacij novi komisionirani komisionirani celi tovori tovori tovori tovori sep okt nov dec jan feb Vir: : Interni podatki Krke, tovarne zdravil, d.d. 47

48 Slika 17: Povprečni dnevni pretok materiala v Skladišču embalaže september 2006 februar uskladiščne operacije novi tovori uskladiščne operacije komisionirani tovori izskladiščne operacije celi tovori izskladiščne operacije komisionirani tovori skupno operacij 0 sep okt nov dec jan feb Vir: : Interni podatki Krke, tovarne zdravil, d.d. V istem obdobju (september 2006 februar 2007) smo v Skladišču embalaže opravili prevzemov materiala (97 prevzemov na dan) in sočasno odpremili material za 7489 izdajnih dokumentov (62 dokumentov dnevno). Tabela 4 Število prevzemnih in izdajnih dokumentov september 2006 februar 2007 število prejemov - skupno število dokumentov za izdajo - skupno število prejemov - povprečno število dokumentov za izdajo - povprečno sep okt nov dec jan feb Vir: Interni podatki Krke, tovarne zdravil,d.d. 48

49 4.3.2 Organiziranost službe skladišč in transporta Slika 18: Organigram Službe skladišč in transporta Vir: Krka, 2007 Organizacijsko je Služba skladišč in transporta del področja Oskrba z izdelki. Skladiščenje je v Krki centralizirano v okviru Službe skladišč in transporta. Kot smo že omenili je skladiščna funkcija organizirana v štirih centralnih skladiščih, glede na material, ki ga skladiščijo. Ves material, ki je dobavljen v podjetje se prevzame, skladišči in nato komisionira v enem izmed treh vhodnih skladišč (Skladišče embalaže, Skladišče nevarnih snovi in Skladišče surovin). Ravno tako se vsi končni izdelki skladiščijo in dobavljajo kupcem iz centralnega izhodnega skladišča (Skladišče končnih izdelkov). V okviru Službe skladišč in transporta delujeta tudi Skladišče propagandnih materialov in osebne varovalne opreme (v katerem se skladišči propagandni material, ki ga uporabljajo zaposleni v podjetju pri svojem delu ter zaščitna oprema potrebna za varno delo) in Carinsko skladišče, ki je namenjeno skladiščenju materiala, ki še ni bil ocarinjen. Zaradi posebnih zahtev pri komisioniranju in izdajanju surovin, je posebej organiziran oddelek Centralna raztehtalnica, ki komisionira in izdaja surovine iz Skladišča surovin v proizvodnjo. Poleg že omenjenih oddelkov delujejo v okviru Službe skladišč in transporta še: tehnični oddelek, transport in carinsko posredovanje. V Službi skladišč in transporta je bilo konec leta 2006 zaposlenih 190 delavcev. Sedem zaposlenih ima univerzitetno ali visoko strokovno izobrazbo, eden ima višjo šolo, zaposlenih s srednješolsko izobrazbo je 72, ostali zaposleni imajo poklicno izobrazbo ali manj. 49

50 4.3.3 Dobra skladiščna praksa Kot del procesa proizvodnje in trženja zdravil se mora tudi v Skladišču embalaže upoštevati pravila dobre skladiščne prakse. Skladišča morajo biti organizirana po takšnem sistemu kakovosti poslovanja, da so zdravila in vsi materiali, ki se vgrajujejo v zdravila, pod stalnim nadzorom. Priporočila dobre skladiščne prakse svetujejo, kako doseči njene cilje, ter opredeljujejo ustrezne osebe, prostore, opremo, procese in dokumentacijo pri prevzemu, skladiščenju, izdajanju in distribuciji zdravil in materialov, ki se vgrajujejo v zdravila. Najpomembnejši element je osebje. V skladišču mora biti zaposleno optimalno število ljudi z ustreznimi strokovnimi znanji in izkušnjami. Vodja skladišča je zadolžen za kakovostno in učinkovito delo, skrbeti mora za vzdrževanje sistema kakovosti, zagotavljati, da so izdelki skladiščeni skladno z ustreznimi predpisi in postopki ter stalno preverjati kakovost opravljenih del. Vse osebje mora poznati načela dobre skladiščne prakse, si pridobiti začetno znanje in se stalno izpopolnjevati. Organizirati je potrebno izobraževanja in občasno preveriti znanje ter voditi evidenco o izobraževanju in preverjanju znanja. V skladu z načeli dobre skladiščne prakse imajo dostop do izdelkov in dokumentacije le pooblaščene osebe. Skladiščni prostori morajo imeti takšno zmogljivost, da omogočajo urejeno in pregledno shranjevanje različnih vrst izdelkov. Biti morajo čisti, suhi ter stalno zaščiteni pred vstopom insektov, mrčesa in drugih živali. Skladišče mora imeti možnost prezračevanja ali klimatiziranja. Skladišče mora biti zasnovano in locirano tako, da je omogočen nemoten promet transportnih sredstev v skladišče ter okoli njega. Področji prevzema in odpreme morata biti fizično ločeni. Izdelke, ki zahtevajo posebne skladiščne pogoje, moramo skladiščiti ločeno v tako zgrajenih in opremljenih prostorih, v katerih ves čas zagotavljamo in vzdržujemo zahtevane pogoje. Skladišče mora biti zaščiteno pred vstopom nepooblaščenih oseb. Dostop imajo lahko le zaposleni delavci in obiskovalci v spremstvu odgovorne osebe. Ob vhodu se morajo vsi evidentirati. Vsa električno ali ročno vodena oprema, ki se uporablja v zaprtih prostorih, ne sme povzročati nobene kontaminacije. Vso opremo moramo občasno kontrolirati. Opremo, ki jo uporabljamo za merjenje ali kontrolo pogojev shranjevanja, pregledujemo v točno določenih intervalih. Rezultate kontrol zabeležimo in shranimo. V določenih časovnih intervalih merilne instrumente umerimo pri pooblaščenem zavodu, ki jih ustrezno označi. Vse aktivnosti ustrezno dokumentiramo. Vsako pošiljko, ki pride v prevzemni oddelek skladišča preverimo, če ustreza spremni dokumentaciji in vsak prevzem ustrezno dokumentiramo. Izdelke, ki jih je potrebno skladiščiti pod posebnimi pogoji, takoj identificiramo in uskladiščimo v skladu s predpisanimi navodili ter zakonskimi predpisi. Če je možno, neustrezne izdelke zavrnemo že ob dostavi, sicer pa obvestimo prodajalca oziroma dobavitelje. V obeh primer ukrep dokumentiramo s komisijskim zapisnikom. Vse izdelke skladiščimo v ovojnini, ki ne vpliva na njihovo kakovost in jih ustrezno ščiti pred zunanjimi vplivi. Vsako transportno enoto moramo jasno in neizbrisno označiti. Vzorčenje je pomemben poseg, pri katerem se odvzame del izdelka iz serije. Vzorce sme jemati le za to usposobljeno in kvalificirano osebje. Pošiljko se vzorči po predpisanih in odobrenih postopkih. Pri vzorčenju je potrebno označiti vsebnik iz katerega je bil vzorec odvzet. Karantena je stanje vseh izdelkov, ki so fizično ločeni ali kako drugače zaščiteni, ko čakajo na odobritev ali zavrnitev. Po prevzemu mora skladišče zagotoviti fizično ali organizacijsko karanteno. 50

51 Fizično karanteno dosežemo z uporabo ločenih skladiščnih prostorov, organizacijsko pa z računalniškim sistemom obdelave podatkov. Pri fizični karanteni moramo izdelke jasno označiti ter jih skladiščiti ločeno od drugih izdelkov, pri organizacijski pa je ločena le dokumentacija, s spremembo statusa spremenimo tudi dokumentacijo. Organizacija skladiščenja mora temeljiti na imenu, obliki, jakosti ter serijski številki kot osnovnih identifikacijskih podatkih. Če niso določeni posebni pogoji, skladiščimo izdelke pri sobni temperaturi, ki jo navaja veljavna evropska farmakopeja 1. Tabela 5: Farmakopejske zahteve farmakopeja globoko sobna mrzel prostor hladen prostor zamrznjeno temperatura Ph. Eur. II DAB 10 Pod -15 C 2 do 8 C 8 do 15 C 15 do 25 C USP XXII -20 do -10 C 2 do 8 C 8 do 15 C 15 do 30 C Izdelke, ki morajo biti zaščiteni pred vlago, moramo skladiščiti v suhem prostoru (40 do 60% relativne vlažnosti). Temperaturo in relativno vlažnost moramo nenehno meriti in meritve zapisati. Meritve izvajamo na več mestih. Če pride do odklonov od zahtevanih pogojev, ukrepamo po navodilih odgovornih oseb in ukrepe zapišemo. Celotno poslovanje skladišča mora biti v skladu s smernicami dobre skladiščne prakse. Da bi bila zagotovljena, so potrebne stalne kontrole s katerimi nadziramo izvajanje in upoštevanje načel dobre skladiščne prakse in ob neupoštevanju ustrezno ukrepamo. Notranjo kontrolo izvajajo odgovorni delavci v skladišču, nadzor sistema pa opravljajo odgovorne osebe za kontrolo kakovosti, ki o tem vodijo dokumentirane zapise z ugotovitvami kontrol. 1 Farmakopeja je knjiga, ki vsebuje zbir farmacevtskih predpisov o izdelavi, kakovosti, istovetnosti, preskušanju, shranjevanju, izdaji in označevanju zdravil oziroma farmacevtskih substanc, ki se uporabljajo pri pripravi končnega farmacevtskega izdelka. Vsaka farmacevtska snov ima svoj članek, ki se imenuje monografija. Zadnja, peta izdaja Evropske farmakopeje vsebuje okoli 1800 monografij. V Sloveniji se od 1. januarja 1993 uradno uporablja Evropska farmakopeja (European Pharmacopoeia, okrajšano: PhEur), prej pa je bila v uporabi Jugoslovanska farmakopeja. Znotraj Evropske unije je Evropska farmakopeja splošno predpisana, nekateri narodi pa imajo še lastne nacionalne farmakopeje, na primer Nemčija, ki uporablja poleg evropske še nemško (Deutsches Arzneibuch) (Wikipedija, 2007, Farmakopeja). 51

52 4.3.4 Proces skladiščenja embalaže v Krki, tovarni zdravil, d.d. Proces skladiščenja embalaže se začne s prevzemom materiala v Skladišču embalaže. Vsako pošiljko, ki prispe v skladišče mora spremljati dobaviteljeva dokumentacija, na osnovi katere skladišče opravi pregled in prevzem dobavljenega blaga. Ta dokument je običajno dobavnica. Dobavnica mora vsebovati podatke, ki so potrebni za prevzem blaga. Najpomembnejša podatka sta vrsta in količina materiala. Pri prevzemu moramo ugotoviti ali dobavljeno blago ustreza navedbam na spremnem dokumentu. Posebno pozornost moramo posvetiti identifikaciji blaga (ali je dobavljeno blago, ki je navedeno na dokumentu), količinskemu in kakovostnemu prevzemu. Odgovorna oseba skladišča najprej pregleda dokumentacijo, ki mu jo dostavi voznik, ki je pripeljal material. Preveriti mora, če je material dejansko namenjen Skladišču embalaže, če je bil dejansko naročen (ali je v informacijskem sistemu formirano naročilo, ki je osnova za evidentiranje prejema), če je dobavljen pravočasno in ali je dobavitelj priložil vso potrebno dokumentacijo (dobavnica, certifikat, ki dokazuje ustrezno kakovost materiala, pri dobavah iz uvoza tudi faktura, specifikacija dobave, obvestilo o dovoljenem razkladanju, mednarodni tovorni list ipd.). Ko ugotovi, da so izpolnjeni vsi pogoji za razkladanje kamiona, ga usmeri na ustrezno razkladalno nakladalno rampo in da skladiščnim delavcem nalogo razložiti kamion. Material se v Skladišče embalaže praviloma dobavlja na paletah, po načelu ena vrsta materiala na eno paleto. Zaradi boljšega izkoristka transportnih sredstev, dobavitelji pogosto naložijo na eno paleto več različnih vrst materiala, kar morajo vidno označiti. V takem primeru morajo skladiščni delavci material preložiti na palete, tako da je na eni paleti samo ena vrsta materiala, ene dobaviteljeve serije. Po končanem razkladanju in morebitnem prelaganju na palete, odgovorna oseba skladišča opravi prevzem materiala. Proces prevzema se prične z identifikacijo materiala. Odgovorna oseba preveri ali je bil dejansko dobavljen material, ki je naveden na spremni dokumentaciji. To opravi tako, da preveri ali se ujemajo podatki na embalažnih enotah in na spremni dokumentaciji. Vsaka embalažna enota mora biti označena z najmanj naslednjimi podatki: naziv materiala, šifra materiala, serijska številka materiala, oziroma delovni nalog po katerem je bil material izdelan, količina v posamezni embalažni enoti, proizvajalec. Ko ugotovi identiteto materiala, preveri še kakovost embaliranja, morebitno poškodovanost pošiljke in opravi količinski prevzem. Količinski prevzem se opravi s tehtanjem ali štetjem. Če ugotovimo, da prevzeta količina ne ustreza količini navedeni na spremni dokumentaciji, če ugotovimo poškodovanost pošiljke, neprimerno pakiranje in podobno, moramo sestaviti posebno komisijo, ki ponovno preveri dobavljeni material. Če komisija ugotovi, da dejansko obstaja razlika med dobavljeno količino in količino navedeno na spremni dokumentaciji ali kakšno drugo neskladnost oziroma poškodovanost pošiljke, mora sestaviti komisijski zapisnik v katerem zapiše ugotovljena dejstva. Tako sestavljen in podpisan zapisnik je osnova za reklamacijo nepravilnosti dobavitelju in zahtevo za odpravo pomanjkljivosti. Ko odgovorni delavec identificira material, ugotovi nepoškodovanost pošiljke, ustreznost embaliranja in količine, evidentira prevzem materiala v poslovnem informacijskem sistemu podjetja. Prevzem materiala se evidentira na osnovi naročila, ki ga v informacijski sistem vnese nabavna služba. 52

53 Pri evidentiranju prevzema materiala v poslovni informacijski sistem je potrebno vnesti samo podatke o dejanski količini, številu osnovnih embalažnih enot in številu palet. Vsi ostali podatki (npr. dobavitelj, naziv materiala ) se prenesejo iz naročila materiala. Po opravljenem evidentiranju materiala je potrebno natisniti identifikacijske etikete na katerih se nahajajo podatki o materialu (šifra materiala, naziv materiala, kontrolna številka, serijska številka dobavitelja, količina v osnovni embalažni enoti, odgovorni delavec, ki je opravil prevzem materiala, odgovorni kontrolor, ki je opravil vzorčenje materiala). Vsaka etiketa je oštevilčena. Z identifikacijskimi etiketami je potrebno označiti vsako osnovno embalažno enoto, ker s tem preprečimo ali vsaj močno zmanjšamo, možnost zamenjave materiala. Podatki o prevzemu materiala se po potrditvi prejema v poslovnem informacijskem sistemu avtomatsko prenesejo v procesni sistem, kjer opravimo še informacijsko paletizacijo z uporabo ročnih radijskih terminalov, ki so preko radijske povezave povezani s procesnim informacijskim sistemom. Paletizacija se opravi tako, da odgovorna oseba skladišča na paleto z materialom nalepi predhodno natisnjeno etiketo za identifikacijo palete (tovora) kot celote, ki vsebuje unikatno in neponovljivo devetmestno številko, ter njen ekvivalent, zapisan v obliki črtne kode. Nato z optičnim čitalcem črtne kode, vgrajenim v ročni terminal, prečita najprej kodo palete, nato kodo osnovne embalažne enote, vnese število teh embalažnih enot na paleti ter nazadnje še kodo embalažne enote z ostankom. S tem je formiranje palete (tovora) zaključeno, podatki o tovoru (devetmestna unikatna koda tovora, šifra materiala, naziv materiala, serijska številka materiala, količina materiala na paleti ) se zapišejo v bazo podatkov procesnega informacijskega sistema. Ta postopek ponovi še za preostale palete. Po zaključeni identifikaciji celotne pošiljke, se mora količina dobljena s formiranjem palet materiala ujemati s količino vneseno v računalnik ob prejemu in z dokumentacijo proizvajalca. Po potrditvi prejema v poslovnem informacijskem sistemu, se v SUK (Sektor za upravljanje kakovosti) - enoti za vzorčenje vhodnih materialov, izpiše naročilnica za analizo, ki je skupaj z dobaviteljevim certifikatom, ki ga v enoto za vzorčenje vhodnih materialov dostavijo delavci skladišča, delavcem enote nalog za vzorčenje prejetega materiala. Vzorčenje poteka po standardu MIL-STD-105E. Poleg vzorčenja kontrolor še vizualno pregleda kakovost embaliranja, preveri identiteto materiala in označevanje s primerjavo podatkov na originalnih in skladiščnih etiketah ter podatkov na certifikatih in naročilnicah za analizo. Vse vzorčene embalažne enote kontrolor označi z etiketo 'vzorčeno'. Vzorce embalaže, skupaj z naročilnico za analizo, dostavi v Oddelek za kontrolo embalaže, kjer opravijo vsa potrebna testiranja. Po zaključenem formiranju tovorov in opravljenem vzorčenju je material pripravljen za uskladiščenje. Paleto (tovor) z materialom pripravljenim za uskladiščenje, viličarist postavi na transportni trak, ki je pod nadzorom skladiščnega informacijskega sistema. Vsaka paleta potuje mimo identifikacijske točke, ki avtomatično preveri identiteto vsake palete in prepušča samo predhodno identificirane (formirane) palete. Skladiščni informacijski sistem, na osnovi prostih paletnih mest in predvidenih izskladiščnih operacij, določi kam naj se paleta z materialom uskladišči in na osnovi tega določi vhodna skladiščna vrata na katera naj transportni trak prepelje paleto. Na vhodnih skladiščnih vratih prevzame paleto avtomatsko, visokoregalno dvigalo, ki ponovno preveri identiteto palete in jo prepelje na določeno mesto v visokoregalnem skladišču. Po 53

54 opravljenem uskladiščenju skladiščni informacijski sistem zapiše v svojo bazo podatkov natančno lokacijo na kateri je uskladiščena posamezna paleta. Informacijo o zaključenem uskladiščenju in o skladiščni lokaciji pošlje skladiščni informacijski sistem v procesni informacijski sistem PAS-X, kjer se informacija o uskladiščenju in lokaciji tovora zapiše v bazo podatkov. Pogoje in način skladiščenja materialov, v Skladišču embalaže, smo že opisali v uvodnem poglavju zato bomo v naslednjem delu definirali proces izdajanja materialov. Priprava in izdaja materiala poteka v Skladišču embalaže na osnovi zahtev, ki jih dobimo po elektronski poti. Običajno se srečujemo s štirimi vrstami izdaje materiala: - izdaja materiala za proizvodnjo (naročilo za izdajo materiala); - izdaja materiala za stroškovna mesta (rezervacija); - izdaja materiala za kooperante in podjetja v tujini (dobavnica); - vračilo reklamiranega materiala dobaviteljem (dobavnica). Naročilo za izdajo materiala posredujejo v skladišče iz proizvodnje, na osnovi dokumentov, ki jih lansira Logistični center. Naročila za izdajo materiala za delovne naloge, ki jih posredujejo iz proizvodnje, se prenesejo na procesni sistem skladišča, kjer jih obdelamo v dialogu: 'Komisioniranje'. Iz Naročila za izdajo materiala je razvidno: - končna lokacija (organizacijska enota) za katero je posredovano naročilo za izdajo materiala; - datum zapisa naročila; - datum dostave; - zahtevani material (šifra in količina materiala). Na osnovi datuma dostave in prioritet, ki jih sporočajo iz organizacijskih enot, oseba odgovorna za izdajo materiala v dialogu 'Komisioniranje' izbere naročilo, določi prioriteto ter prenese naročilo v izvajanje. Procesni informacijski sistem s svojim algoritmom določi za vsak material tovore, ki jih je potrebno izskladiščiti. Algoritem za določanje posameznih tovorov deluje po načelu FEFO, kar pomeni, da za vsak material določi najprej tiste tovore na katerih se nahaja material, ki ima najkrajši rok trajanja. Ko sistem določi vse tovore za izskladiščenje, kreira izskladiščne zahteve (operacije) in jih preko računalniške povezave posreduje v skladiščni informacijski podsistem, kjer operacije čakajo na izvršitev. Skladiščni informacijski podsistem skrbi za posredovanje operacij regalnim dvigalom, beleženje podatkov v svoji baz, ter koordinacijo med transportnimi sistemi, regalnimi dvigali in komisionirnimi mesti. Na osnovi zahtev za izskladiščenje materiala, skladiščni informacijski sistem pošlje dvigalom ukaz za izskladiščenje zahtevanih palet. Istočasno posreduje dvigalu tudi natančno lokacijo kje se zahtevane palete nahajajo. Dvigala pripeljejo zahtevane palete na eno izmed komisionirnih mest v komisionirnici, kjer pooblaščeni delavci opravijo pripravo materiala. Vsa komisionirna mesta so opremljena z računalnikom, ročnim radijskim terminalom za branje črtne kode in tiskalnikom za tiskanje etiket. 54

55 Ko paleta prispe na komisionirno mesto, preberemo kodo tovora z ročnim terminalom. Na ročnem terminalu se izpiše koda tovora, podatki o materialu (šifra, šarža, količina), številka naročila za katerega je potrebno pripraviti material, količina materiala, ki ga je potrebno pripraviti in cilj (lokacija, organizacijska enota) za katerega je material namenjen. Na ročnem terminalu se izpiše število celih embalažnih enot, ki jih je potrebno odpremiti in ostanek, ki ga je treba pripraviti iz embalažne enote. Po končanem komisioniranju in potrditvi komisioniranja na ročnem terminalu (potrditev komisioniranja je hkrati tudi elektronski podpis komisionarja), se avtomatično izpišeta identifikacijski etiketi s črtno kodo za obe načeti embalažni enoti (ena za embalažno enoto, ki je pripravljena za proizvodnjo, druga za embalažno enoto, ki je pripravljena za uskladiščenje). Istočasno se izpišeta tudi etiketi za označitev ciljnega tovora, ki ga odpremimo na ciljno lokacijo. Na eni etiketi je izpisana šifra materiala, serija materiala in številka tovora (tudi v obliki črtne kode), na drugi etiketi pa so izpisani podatki o materialu (šifra, serija, naziv), količina, izvorna lokacija, ciljna lokacija in številka tovora (brez črtne kode). Paleto z embalažo se odloži na določeno mesto v manipulativnem prostoru, kjer se zbira embalažo za določeno organizacijsko enoto. Vsako potrjeno komisioniranje se prenese v dialog 'Komisioniranje', kjer se pripravljena količina zabeleži pri ustreznem naročilu. Ko je končano komisioniranje vseh materialov za posamezno naročilo, odgovorna oseba pregleda pripravljene materiale (količino, primernost pakiranja, predvsem pa identiteto in pravilno označitev materiala) in primerja dejansko stanje s podatki zabeleženimi v informacijskem sistemu. Ko ugotovi, da se dejansko stanje in podatki v informacijskem sistemu ujemajo, v dialogu 'Komisioniranje' zaključi pripravo in izdajo materiala za določeno naročilo. Z zaključitvijo komisioniranja materialov za naročilo potrdi (in elektronsko podpiše), da je material pravilno izdan in pripravljen za transport v priročno skladišče proizvodnega obrata. Ko odgovorna oseba v Skladišču embalaže potrdi 'Naročilo za izdajo materiala', se podatki o pripravljenih tovorih, prenesejo po elektronski poti v priročno skladišče proizvodnega obrata za katerega je material namenjen. Skladišče embalaže materiale dostavi v priročno skladišče s kamionom. V priročnem skladišču s skeniranjem prevzamejo material in potrdijo prejem Vsa evidenca o izdanem materialu in potrditev prevzema materialov s strani proizvodnih obratov, se vodi elektronsko in je evidentirana v bazi podatkov informacijskega sistema. Opisali smo postopek izdaje materiala v proizvodne obrate na osnovi naročila za izdajo. Postopek za izdajo materiala za stroškovna mesta, za kooperante, podjetja v tujini in vračila dobaviteljem je enak postopku za izdajo material v proizvodne obrate. V Skladišču embalaže opravljamo letno inventuro in kontinuirano inventuro. Kontinuirana inventura se opravlja vsakodnevno, pri izdaji materiala. Vsak material, ki ga izskladiščimo z namenom izdaje, preverimo ali dejansko stanje ustreza knjižnemu stanju. Če dejansko stanje ne ustreza knjižnemu, se takoj ugotavlja vzrok za razliko in ustrezno ukrepa. Letno inventuro se izvaja enkrat letno, v skladu s sklepom o izvedbi rednega letnega popisa, ki ga izda Odbor za ekonomiko in finance in v katerem določi: - dan na katerega se bo ugotavljalo stanje; - vrste in število popisnih komisij; - imenuje člane popisnih komisij; - obdobje popisovanja (začetek in konec popisa); 55

56 - datum do katerega morajo popisne komisije dostaviti zapisnik o popisu v Sektor za ekonomiko in informiranje (SEI); - ostale zadeve, ki so pomembne za izvedbo popisa. Letno inventuro se opravlja v času kolektivnega dopusta, ker je za izvedbo inventure potrebno zagotoviti popolno mirovanje zalog materiala. Inventurna komisija je sestavljena iz članov, ki se spoznajo na embalažo, niso pa zaposleni v skladišču. Delavci skladišča inventurni komisiji nudijo vso potrebno podporo za nemoten potek dela. Proces inventure poteka na sledeči način: - najprej se izvede primerjava zalog med poslovnim in procesnim sistemom in izpiše listo razlik; - za morebitne razlike je potrebno ugotoviti vzroke za nastanek in izvesti uskladitev zalog ( o razlikah, razlogih za razlike in načinu uskladitve je potrebno sestaviti zapisnik); - po uskladitvi razlik se, pred začetkom popisa, izpiše popisne liste in jih izroči predsedniku popisne komisije; - popisna komisija s fizičnim preštevanjem ugotovi dejansko stanje in ga zabeleži na popisnih listih; - dejansko stanje primerja s knjižnim in ugotovi morebitne presežke oziroma primanjkljaje; - za razlike med dejanskim in knjižnim stanjem razišče vzroke. Po končanem popisu skladiščnik ob prisotnosti vodje skladišča, predsednika popisne komisije in predstavnika SEI vnese popisne razlike (ki jih je ugotovila komisija). Inventurna komisija mora o opravljenem popisu sestaviti zapisnik in ga posredovati v SEI. V zapisniku mora med ostalim navesti tudi: - pomanjkljivosti v zvezi z ravnanjem z zalogami, ki so jih opazili pri popisu; - navesti glavne razloge nastanka popisnih razlik; - ugotovitve o oblikovanju popravka vrednosti zalog; - opozoriti na zaloge slabe kakovosti, ki so primerne za odpis. 56

57 5 SKLEP V sodobnem poslovnem svetu se podjetja srečujejo z globalnimi konkurenti na prav vseh tržiščih, tako domačih kot tujih. Konkurenca je vse številnejša, vse bolj agresivna, posluje z vse nižjimi stroški in ponuja svoje proizvode po izredno konkurenčnih cenah. Posledica takih dogajanj je ta, da morajo tudi slovenska podjetja maksimalno izkoriščati vse svoje potenciale, notranje rezerve in poslovati čim bolj racionalno in učinkovito. Pomemben delež pri racionalizaciji poslovanja lahko prispeva kakovostno upravljanje celotne oskrbne verige podjetja, katere del sta tudi nabava in skladiščenje materiala, ki smo ju predstavili v diplomskem delu. Diplomsko delo je sestavljeno iz dveh delov. V prvem delu smo opredelili pojma nabave in skladiščenja ter predstavili njune naloge in pomen za poslovanje podjetja. V drugem delu diplomskega dela smo predstavili podjetje Krka, tovarna zdravil, d.d. in prikazali proces nabave in skladiščenja embalaže v tem podjetju. Ugotovili smo, da obstaja v teoriji več različnih opredelitev nabave, ki se med sabo razlikujejo v določenih podrobnostih. Na osnovi opredelitev različnih avtorjev, lahko nabavo opredelimo kot tisto poslovno funkcijo podjetja, ki je odgovorna za priskrbo vseh dobrin in storitev nujnih za nemoteno delovanje podjetja in vseh njegovih funkcij. Priskrbeti jih mora pri zunanjih virih, po najugodnejših pogojih, v primerni kakovosti in ob pravem času,kar doseže z opravljanjem številnih nalog znotraj in izven podjetja. Nabava mora v okviru svojega delovanja opravljati številne naloge s katerimi priskrbi podjetju potrebne dobrine in storitve. V nabavnem procesu se določene naloge opravlja pri vsaki nabavi, nekatere pa le ob prvem nakupu ali večjih nabavah. Z analizo nabavnega procesa v Krki in s primerjavo s teoretičnim nabavnim procesom, smo ugotovili, da se teoretični nabavni proces in nabavni proces v Krki, tovarni zdravil, d.d. ne razlikujeta. Za učinkovito in racionalno izvedbo nabavnega procesa mora nabavna funkcija opraviti vse naloge, ki jih opredeljujejo številni avtorji in so zapisani tudi v diagramu procesa nabave Krke, tovarne zdravil, d.d. Tudi za skladiščenje, oziroma skladiščno poslovanje, obstajajo številne opredelitve. Na osnovi definicij različnih avtorjev lahko skladiščenje opredelimo kot del logističnega sistema, katerega osnovna naloga je premoščanje časovnih razlik med nabavo in porabo materiala, oziroma med proizvodnjo in prodajo izdelka. Pri tem moramo v okviru skladiščnega poslovanja opraviti številne naloge katerih namen je prejemanje, hranjenje, spremljanje, varovanje in izdajanje materiala ter vodenje evidenc o skladiščnem poslovanju. V diplomskem delu smo analizirali proces skladiščenja embalaže v Krki, tovarni zdravil, d.d. Z analizo procesa smo ugotovili, da poteka v skladu s teoretičnimi izhodišči, da v okviru skladiščnega poslovanja opravljajo vse naloge, ki so opredeljene v teoretičnih opredelitvah skladiščnega poslovanja. Pri procesu skladiščenja ima zelo pomembno vlogo tudi informacijska podpora skladiščnemu poslovanju. Nabavna služba ima velik vpliv na nemoten proizvodni proces in na uspešnost podjetja. Z uspešnim opravljanjem svojih nalog in doseganjem ciljev, nabava zagotavlja podjetju preskrbo s surovinami, izdelavnim materialom, storitvami in drugimi dobrinami, ki jih podjetje potrebuje za nemoteno delovanje. Ravno tako je naloga nabave, da zagotovi kakovostne dobavitelje, ki dobavljajo materiale 57

58 zahtevane kakovosti, ob dogovorjenem času. Nabava s svojim delovanjem vpliva tudi na uspešnost podjetja. Z raziskovanjem nabavnih trgov, izbiranjem zanesljivih dobaviteljev in uspešnimi pogajanji z njimi, z ustvarjanjem dolgoročnih partnerskih odnosov z dobavitelji, z minimiziranjem nabavnih stroškov ter stroškov zalog in podobno, lahko nabava pomembno vpliva na racionalizacijo poslovanja podjetja in s tem posredno in neposredno vpliva na poslovni izid podjetja. Velik pomen pri nabavnem procesu ima tudi sodelovanje z drugimi službami v podjetju. Za učinkovito poslovanje podjetja mora biti zagotovljeno dobro sodelovanje in komuniciranje med različnimi službami. Za učinkovito in čim hitrejšo izvedbo nabavnega procesa mora nabava sodelovati s: prodajno službo, logističnim centrom, proizvodnimi obrati, razvojnim oddelkom, sektorjem za upravljanje kakovosti, sektorjem za ekonomiko in informatiko, skladiščno službo in drugimi. Še posebej močno je povezano skladiščno in nabavno poslovanje. Vsaka dobava materiala v skladišče se izvrši na osnovi nabavnega naročila. Učinkovito in racionalno skladiščno poslovanje je v veliki meri odvisno od nabavne službe. Zasedenost skladiščnega prostora je odvisna od učinkovitega upravljanja z zalogami, ki je ena izmed nalog nabavnega poslovanja. Ravno tako lahko nabavna služba z učinkovitim planiranjem nabave materiala omogoči racionalno in enakomerno poslovanje skladišča. Na osnovi izkušenj lahko ugotovimo, da prihaja pri dobavah materiala do velikih nihanj, ki povzročajo zelo neenakomerno obremenitev skladišča. Iz podatkov o pretoku materiala v Skladišču embalaže za zadnjih šest mesecev, smo ugotovili, da je bilo povprečno uskladiščeno 243 novih tovorov na dan, najmanj je bilo uskladiščenih 115 tovorov, največ pa kar 409. Skladišče pa z ažurnim in kakovostnim opravljanjem prevzema materialov zagotovi pravočasno razpoložljivost materialov in zaključek nabavnega posla. Za uspešno opravljanje skladiščnih nalog ima velik pomen tudi lokacija in smotrna urejenost skladišča. Ugotovili smo, da se v praksi vse pogosteje uporabljajo centralizirana skladišča, ki zagotavljajo optimalno razmerje med oskrbovanjem proizvodnih enot in skupnimi stroški skladiščenja. Eden izmed glavnih vzrokov za uvajanje centraliziranih skladišč je vse večja uporaba sodobne informacijske podpore procesom skladiščenja in uporaba moderne skladiščne in transportne tehnologije, ki je smotrna predvsem v velikih skladiščih, z velikim pretokom blaga. V velikih, centraliziranih skladiščih, z velikim pretokom blaga, lahko izkoristimo prednosti visoko regalnih skladišč, ki ob informacijski podpori, omogočajo optimalno izrabo prostora, zagotavljajo optimalne (pogosto računalniško nadzorovane in upravljane) pogoje hranjenja materialov in s tem minimalne stroške kala, razsutja ali uničenja materiala. Ravno tako lahko v centraliziranih skladiščih, upravljanih s sodobno informacijsko tehnologijo, zagotovimo izredno kratke odzivne čase na vsako spremembo v proizvodnih planih in s tem omogočimo nemoteno oskrbo proizvodnje s potrebnimi materiali in posledično pravočasno oskrbo kupcev z želenimi izdelki. Z analizo procesa smo ugotovili, da računalniško vodenje skladišča v veliki meri olajša opravljanje skladiščnih nalog, predvsem pa zagotovi bistveno večjo natančnost pri delu. Računalniška podpora skladiščnemu poslovanju omogoča večjo kontrolo nad vsemi skladiščnimi operacijami, omogoča brez papirno poslovanje, zagotavlja dosledno uporabo FEFO metode pri izdaji materialov v proizvodnjo, preprečuje izdajo neustreznih materialov, vodi komisionarje skozi celoten postopek komisioniranja, beleži vse premike materialov znotraj in izven skladišča (vse do porabe materiala v proizvodnji), z vgrajenimi kontrolami preprečuje napake tako pri prevzemu, kot izdaji materialov. Poleg tega računalniško vodenje skladišča omogoča tudi vpogled v zaloge in spremembe zalog v realnem času, kar pomeni, da je informacija o vsaki spremembi zalog takoj na razpolago vsem zainteresiranim uporabnikom, ki lahko ustrezno reagirajo. 58

59 V diplomskem delu smo ugotovili, da v Krki, tovarni zdravil, d.d. potekata procesa nabave in skladiščenja embalaže v skladu s teoretičnimi izhodišči. V podjetju se zavedajo pomena nabave in skladiščenja za uspešnost podjetja, zato obema dejavnostma posvečajo ustrezno pozornost. V skladu s celovitim upravljanjem kakovosti tudi v Službi nabave in Službi skladišč in transporta neprestano težijo k izboljševanju procesa nabave in skladiščenja, uvajajo nove tehnologije in skrbijo za stalno izobraževanje zaposlenih. 59

60 POVZETEK V prvem delu diplomskega dela smo opredelili pojma nabave in skladiščenja ter predstavili njune naloge in pomen za poslovanje podjetja. Prikazali smo tudi proces nabave in skladiščenja s teoretičnega vidika. V drugem delu diplomskega dela pa smo analizirali proces nabave in skladiščenja embalaže v Krki, tovarni zdravil, d.d. Nabava in skladiščenje sta zelo pomembni funkciji v poslovanju podjetja. Nabava mora v nabavnem procesu opraviti številne naloge. S kakovostnim opravljanjem nabavnih nalog lahko nabava pomembno vpliva na znižanje stroškov poslovanja podjetja, na njegov konkurenčni položaj, zagotavlja nemoten potek proizvodnega procesa in omogoča večjo fleksibilnost podjetja. V tesni povezavi z nabavo deluje skladišče, kjer opravijo prevzem materialov, jih skladiščijo in izdajajo v proizvodne obrate. Tudi v okviru skladiščnega procesa je potrebno opraviti številne naloge, katerih namen je zagotoviti nemoteno oskrbo vseh porabnikov s potrebnim materialom in med skladiščenjem ohraniti material količinsko in kakovostno neoporečen. Tudi kakovostno izvajanje skladiščnega procesa prispeva pomemben delež k nižjim stroškom poslovanja podjetja, omogoča nemoten potek proizvodnega procesa in fleksibilno poslovanje. Ključne besede: nabava, nabavni proces, skladišče, skladiščenje, zaloga, logistika, embalaža SUMMARY In the theoretical part we have defined conception of purchasing and warehousing and introduced its tasks and importance for the firm operation. We have also introduced theoretical point of view of purchasing and warehousing process. In the practical part we have analysed purchasing and warehousing process in the company Krka, tovarna zdravil, d.d. Purchasing and warehousing are very important business functions in a company. Purchasing has to perform a lot of different tasks in a purchasing process. The qualitative and efficient purchasing department can help the company to reduce costs, improve its marketing position and assure undisturbed production and flexibility of the company. There is a close connection between purchasing department and a warehouse. Warehousing also has to perform a lot of different tasks in a warehousing process. Its purpose is to assure undisturbed supply of all consumers with required materials and to keep materials irreproachable. The qualitative and efficient warehousing also enable reduction of costs, assure undisturbed production and flexibility of the company. Key words: purchasing, purchasing process, warehouse, warehousing, stock, logistics, packaging 60

61 LITERATURA IN VIRI 1. Aluminij oprema, 2007, Skladiščna oprema, [online], dostopno na: [ ] 2. Bratkovič, Elsa, Veselko, Gregor, 2004, Kakšne zaposlene potrebujemo v logistiki, Logistika & transport, 05, Gourdin, Kent N., 2006, Global Logistics Management: A Competitive Advantage for the 21st Century, Oxford, Blackwell Publishing 4. Jakomin, Igor, Veselko Gregor, 2004, Uporaba radio frekvenčne identifikacije (RFID) v oskrbovalnih verigah, 08, Kaltnekar, Zdravko, 1993, Logistika v proizvodnem podjetju, Kranj, Moderna organizacija 6. Krka, tovarna zdravil, 2007, Kratka zgodovina, [online], dostopno na: [ ] 7. Krka, tovarna zdravil, 2007, Strateške usmeritve, [online], dostopno na: [ ] 8. Krka, tovarna zdravil, 2007, Trajnostno poročilo 2004 [online], dostopno na: [ ] 9. Krka, tovarna zdravil, 2007, Poslanstvo in vizija, [online], dostopno na: [ ] 10. Krka, tovarna zdravil, 2007, Poslovanje Krke v letu 2006, [online], dostopno na: [ ] 11. Lee, Kiefer, Carter, Steve, 2005, Global Marketing Management, Oxford, Oxford University Press 12. Logožar, Klavdij, 2004, Poslovna logistika elementi in podsistemi, Ljubljana, GV Izobraževanje 13. Ogorelc, Anton, 1996, Logistika organiziranje in upravljanje logističnih procesov, Maribor, Ekonomsko poslovna fakulteta 14. Otto Group, 2007, [online],dostopno na: /la _hdl_1_1.jpg [ ] 15. Potočnik, Vekoslav, 2002, Nabavno poslovanje s primeri iz prakse, Ljubljana, Ekonomska fakulteta 16. Požar, Danilo, 1985, Teorija in praksa (transporta in logistike), Maribor, Založba Obzorja 17. Slovensko farmacevtsko društvo, 1996, Dobra skladiščna praksa 18. Univerza v Mariboru, Ekonomsko-poslovna fakulteta Maribor, Inštitut za transport in logistiko, 2003, Partnerstvo v logistični dobavni verigi 19. Urbanija, Anamarija, 2004, Učinkovito pogovorno vodenje komisioniranja, Logistika & transport, 08, Weele, Arjan J., 1998, Nabavni management, Analiza, planiranje, praksa, Ljubljana, Gospodarski vestnik 21. Vouk, Tomaž, 2004, IT in logistični procesi čedalje bolj povezani in soodvisni, Logistika & transport, 06, Werum Software & Systems, 2007, Warehouse Management Systems, [online], dostopno na: [ ] 23. Wikipedija, 2007, Farmakopeja, [online],dostopno na [ ] 24. Zelenika, Ratko, 2005, Logistički sustavi, Rijeka, Ekonomski fakultet 61

62 SEZNAM SLIK SLIKA 1: PRIMER CENTRALIZIRANE ORGANIZIRANOSTI NABAVE SLIKA 2: PRIMER DECENTRALIZIRANE ORGANIZIRANOSTI NABAVE SLIKA 3: VIDIKI OPAZOVANJA LOGISTIKE SLIKA 4: ELEMENTI LOGISTIČNEGA PROCESA SLIKA 5: RAZLIČNE RAZPOREDITVE OPREME V SKLADIŠČU SLIKA 6: FIFO METODA PREVZEMA IN IZDAJE MATERIALA SLIKA 7: PRIMER VISOKO REGALNEGA SKLADIŠČA SLIKA 8: PRIMER PREMAKLJIVIH REGALOV SLIKA 9 KRKA, TOVARNA ZDRAVIL, D.D SLIKA 10: PRODAJA PO REGIJAH V LETU SLIKA 11: PRODAJA PO SKUPINAH IZDELKOV SLIKA 12 ORGANIGRAM NABAVNE SLUŽBE SLIKA 13: POVEZAVA MED SISTEMOMA PAS-X IN PIK TER DVIGALI SLIKA 14: SISTEM PAS-WMS IN POVEZAVA Z ERP SISTEMOM SLIKA 15: ZASEDENOST SKLADIŠČA EMBALAŽE V LETIH SLIKA 16: PRETOK MATERIALA V SKLADIŠČU EMBALAŽE ZA OBDOBJE SEPTEMBER 2006 FEBRUAR SLIKA 17: POVPREČNI DNEVNI PRETOK MATERIALA V SKLADIŠČU EMBALAŽE SEPTEMBER 2006 FEBRUAR SLIKA 18: ORGANIGRAM SLUŽBE SKLADIŠČ IN TRANSPORTA SEZNAM TABEL TABELA 1: ZASEDENOST SKLADIŠČA EMBALAŽE PO MESECIH V LETIH TABELA 2: PRETOK MATERIALA V SKLADIŠČU EMBALAŽE ZA OBDOBJE SEPTEMBER 2006 FEBRUAR TABELA 3 : POVPREČNI DNEVNI PRETOK MATERIALA V SKLADIŠČU EMBALAŽE SEPTEMBER 2006 FEBRUAR TABELA 4 ŠTEVILO PREVZEMNIH IN IZDAJNIH DOKUMENTOV SEPTEMBER 2006 FEBRUAR TABELA 5: FARMAKOPEJSKE ZAHTEVE

63 PRILOGE Priloga 1: Proces nabave 63

64 Priloga 2: Pretok materiala Skladišča embalaže 64

65 65

66 66

67 Priloga 3: Etiketa za označevanje materialov - vhodna Priloga 4: Etiketa za označevanje materialov - izhodna 67