SAP B1 - COST ACCOUNTING

Transcription

1 1 Giới thiệu SAP B1 - COST ACCOUNTING Cost Accounting nhằm mục đích ghi nhận doanh thu, chi phí theo nhiều chiều để có cơ sở lập các báo cáo phân tích lãi lỗ thao các chiều tương ứng như: Location, Division hay Product Line. SAP Business One có 02 phương án để thực hiện việc này, đó là sử dụng Project và Distribution Rules 2 Các thiết lập 2.1 Dimension Dimension được thiết lập trên hệ thống nhằm cung cấp nhiều chiều ghi nhận doanh thu/chi phí và phân tích lãi lỗ: ví dụ theo chiều Location, Division, Product Line Truy cập form khai báo Dimension từ menu Financials Cost Accounting Dimension Menu này chỉ hiển thị khi lựa chọn Use Multi Dimension được chọn ở Tab Cost Accounting trong phần Administration System Initialization General Setting Hệ thống cho phép thiết lập tối đa 05 Dimension tùy thuộc nhu cầu phân tích theo các chiều. Ví dụ ở trên hình sử dụng cho 3 chiều là Location, Product Line và Sales Segments 2.2 Cost Center Một Cost Center được xác định là một đơn vị, bộ phận, phòng ban của doanh nghiệp mà trong đó thực hiện một chức năng nghiệp vụ xác định. Trên cơ sở đó, doanh thu và chi phí có thể được ghi nhận trực tiếp vào cost center. Truy cập form định nghĩa Cost Center từ menu Financials Cost Accounting Cost Center Một Cost Center được xác định thuộc 1 Dimension xác định TELECOMMUNICATION SOLUTIONS JSC 1

2 Ví dụ trong Dimension là Location có các Cost Center là HN Hà Nôi, HCM Hồ Chí Minh đại diện cho hoạt động của doanh nghiệp theo Location, phục vụ việc ghi nhận doanh thu/chi phí, phân tích lãi lỗ theo Location 2.3 Distribution rule Một Distribution Rule là một quy tắc hay phương pháp (cost accounting method) để phân bổ doanh thu, chi phí trực tiếp hoặc gián tiếp cho một hoặc nhiều Cost Center. Việc phân bổ gián tiếp phụ thuộc vào tỷ lệ phần trăm định nghĩa cho từng Cost Center Distribution rule - Direct Allocation Mặc định khi tạo ra một Cost Center, hệ thống tự động tạo ra một Distribution Rule với quy tắc phân bổ trực tiếp với tỷ lệ 100% vào Cost Center đó, nghĩa là bất cứ giá trị doanh thu/chi phí nào ghi nhận theo Distribution Rule này sẽ được phân bổ trực tiếp toàn bộ vào Cost Center tương ứng TELECOMMUNICATION SOLUTIONS JSC 2

3 2.3.2 Distribution rule Indirect Allocation Định nghĩa Distribution Rule phân bổ gián tiếp cho các Cost Center. Ví dụ: quy tắc RULE01 Phân bổ gián tiếp doanh thu/chi phí theo Location theo tỷ lệ % xác định như hình dưới đây: Theo đó, bất cứ giá trị doanh thu, chi phí nào được ghi nhận theo quy tắc RULE01 thì hệ thống sẽ tự động phân bổ theo tỷ lệ 60/40 cho 2 Cost Center HN và HCM. Các giá trị đi vào Cost Center trường hợp này được xác định là gián tiếp. TELECOMMUNICATION SOLUTIONS JSC 3

4 Trường hợp trên hệ thống đã thiết lập các Distribution Rule phân bổ gián tiếp vào các Cost Center thì vẫn có thể ghi nhận trực tiếp đồng thời vào các Cost Center. 3 Ghi nhận doanh thu/chi phí theo Distribution rule Trên tất cả các màn hình nhập liệu có hạch toán của hệ thống (AR, AP, Payment, Inventory Transaction) đều cho phép nhập liệu Distribution Rule. 3.1 Ghi nhận doanh thu Trên màn hình nhập liệu hóa đơn bán hàng (AR Invoice) có thể xác định các Distribution Rule cụ thể cho từng Dimension đã thiết lập. Hình dưới đây mô tả việc ghi nhận doanh thu theo Dimension Location, Distribution Rule trực tiếp ghi nhận vào Cost Center HCM Thực hiện tương tự cho các Dimension còn lại là Product Line và Segments: TELECOMMUNICATION SOLUTIONS JSC 4

5 3.2 Ghi nhận chi phí Tương tự như việc ghi nhận doanh thu, việc ghi nhận chi phí ngoài việc xác định trực tiếp cho các Cost Center còn có thể ghi nhận gián tiếp. Ví dụ: TELECOMMUNICATION SOLUTIONS JSC 5

6 4 Hệ thống báo cáo phân tích 4.1 Profit & Loss Khi thực hiện chạy báo cáo phân tích Profit & Loss, hệ thống cho phép lựa chọn phân tích theo một hoặc nhiều Dimension đã thiết lập, trong mỗi Dimension lựa chọn còn có thể chỉ rõ phân tích theo các Cost Center nào: TELECOMMUNICATION SOLUTIONS JSC 6

7 4.2 Cost Center report Sử dụng báo cáo này cho phép thống kê doanh thu/chi phí đã ghi nhận theo từng Dimension, có thể chi tiết đến từng Cost Center cụ thể: Kết quả báo cáo vừa dưới dạng tổng hợp vừa chi tiết, phân tách rõ ràng Direct và Indirect TELECOMMUNICATION SOLUTIONS JSC 7

8 4.3 Distribution rules report Sử dụng báo cáo này để theo dõi việc ghi nhận doanh thu/chi phí theo từng distribution rule, nhóm theo các dimension cụ thể, đặc biệt có so sánh với budget: TELECOMMUNICATION SOLUTIONS JSC 8

9 4.4 Cost Accounting Summary Report Sử dụng báo cáo này để theo dõi, phân tích một cách tổng hợp doanh thu/chi phí theo các Dimension, Cost Center, theo năm, tháng, quý: TELECOMMUNICATION SOLUTIONS JSC 9

10 4.5 Budget verse Cost Accounting Sử dụng báo cáo này để theo dõi doanh thu/chi phí theo Dimension, Cost Center trong việc so sánh, đối chiếu với Budget đã lập: TELECOMMUNICATION SOLUTIONS JSC 10