UNIVERZA V MARIBORU EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA DIPLOMSKO DELO

Transcription

1 UNIVERZA V MARIBORU EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA DIPLOMSKO DELO Tanja Kukec-Karanovič Ljubljana, junij 2007

2 UNIVERZA V MARIBORU EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA MARIBOR DIPLOMSKO DELO ČEZMEJNO POSLOVANJE IN POSLOVANJE S TUJINO V UPRAVI REPUBLIKE SLOVENIJE ZA JAVNA PLAČILA Kandidatka: Tanja Kukec-Karanovič Študentka izrednega študija Številka indeksa: Program: visokošolski strokovni Študijska smer: Finance in bančništvo Mentor: dr., Dušan Zbašnik Ljubljana, junij 2007

3 2 PREDGOVOR Motiv za začetek pisanja diplomske naloge je bila želja po tem, da bi predstavila Upravo Republike Slovenije za javna plačila (v nadaljevanju UJP), ki je razmeroma nova organizacija, njene naloge in podroben prikaz ene izmed nalog, to je čezmejno poslovanje in poslovanje s tujino, v UJP, kjer sem tudi zaposlena. Moja zaposlitvena pot se je začela v Službi družbenega knjigovodstva (v nadaljevanju SDK), potem pa so sledile njene reorganizacije Agencija za plačilni promet, nadziranje in informiranje, APP in po njeni ukinitvi, leta 2002, UJP. Na začetku diplomske naloge, sem na podlagi svojih izkušenj, domače in tuje literature predstavila UJP, njene naloge, v nadaljevanju pa tudi obrazce, ki se uporabljajo pri čezmejnih plačilih in plačilih s tujino, sestavo SWIFT kode, sestavo računa IBAN in vizijo UJP. Manjši del proračunskih uporabnikov, ki se vsakodnevno srečujejo z izpolnjevanjem obrazcev običajno nimajo težav. Tisti proračunski uporabniki, ki se s tem ukvarjajo manj pogosto (recimo enkrat mesečno) pa imajo težave pri iskanju obrazcev, šifer, podatkov in pri njihovem izpolnjevanju. Proračunski uporabniki, ki imajo mlajši kader v računovodstvu, obrazce in navodila za izpolnjevanje obrazcev najdejo na internetu, starejši kader pa pokliče po telefonu na UJP, kjer dobi vse potrebne informacije od svojega vodje računov. Prav tako se mlajši kader bolj navdušuje nad možnostjo elektronskega pošiljanja obrazcev TPNO 70 na UJP, v prihodnosti. Zaradi rednih izobraževanj, sestankov, izpopolnjevanj, učenja od drugih in učenja na podlagi izkušenj, je strokovna usposobljenost zaposlenih na UJP na visokem nivoju. Vizija UJP je zagotavljanje nemotene obdelave evrskega plačilnega prometa in čezmejnega poslovanja in poslovanja s tujino, ki mora biti vsak dan pravočasno in pravilno zaključena, notranji nadzor nad kakovostjo opravljenih storitev in v prihodnosti pridobitev ISO standarda za kakovost Na koncu diplomske naloge so predstavljeni rezultati anonimne ankete, ki je bila izvedena med proračunskimi uporabniki, oz. med zaposlenimi v računovodstvu, ki so v stalnem stiku z zaposlenimi na UJP, v okviru Območne enote Ljubljana. Z raziskavo je bilo ugotovljeno, da se večji del anketirancev poslužuje osebnega stika z zaposlenimi na UJP in da se mlajši anketiranci, poslužujejo pridobivanja informacij in obrazcev iz interneta. Rezultati raziskave so pokazali, da je smiselno v prihodnosti uvesti elektronsko poslovanje za čezmejna plačila in plačila v tujino. Zelo malo proračunskih uporabnikov se dnevno srečuje s čezmejnimi plačili in plačili v tujino, več tedensko, največ pa mesečno, kar posledično privede do problemov pri izpolnjevanju obrazcev in iskanju ustreznih šifer. Proračunski uporabniki poznajo obrazec Financial Identification in nekateri ga tudi uporabljajo. Zahtevajo lahko potrdilo o plačilu, kar pa ne pomeni, da je to potrdilo, s katerim se potrjuje, da je upnik nakazilo dobil, temveč je to samo potrdilo, da je

4 3 Banka Slovenije (v nadaljevanju BS) izvršila plačilo. Rezultati raziskave so pokazali smiselnost avtomatskega pošiljanja potrdil o plačilu, pri vsakem nakazilu. Anketiranci so zelo zadovoljni z odnosom zaposlenih do njih, s hitrostjo opravljenega dela in s kakovostjo opravljenega dela, kar je za UJP še posebej pomembno, ker bi v prihodnosti radi pridobili ISO standard kakovosti Analiza rezultatov je pokazala, da je potrebno čimprej uvesti elektronsko poslovanje, posodobiti in sproti dopolnjevati internetno stran. Predlagam tudi vzpostavitev virtualnega pomočnika. Čeprav bi bili stroški vzpostavitve zelo visoki, bi na dolgi rok zato lahko potrebovali manj zaposlenih. Omejitve pri nastajanju diplomskega dela so bile omejena literatura, ker kot pripomočke uporabljamo interna navodila, pravilnike, poročila, odredbe, navodila za delo vodij računov, zakonske podlage, okrožnice, intranetno in internetno gradivo ter uradne liste. Zato sem se opirala na svoje lastno znanje in dolgoletne izkušnje.

5 4 KAZALO 1 UVOD Opredelitev problema Opredelitev namena Opredelitev metode dela Opredelitev omejitev dela 7 2 PREDSTAVITEV UPRAVE RS ZA JAVNA PLAČILA Zgodovinski razvoj Mreža organizacijskih enot Naloge UJP 11 3 IBAN IN SWIFT 13 4 FINANCIAL IDENTIFICATION Izpolnjevanje obrazca Potrjevanje obrazca 16 5 ČEZMEJNO POSLOVANJE IN POSLOVANJE S TUJINO Plačilo v tujino Plačilno navodilo za odliv Izvršitev plačilnega navodila Plačilo iz tujine Plačilno navodilo za priliv Potrdilo o nakazilu v tujino 21 6 GOTOVINSKO POSLOVANJE PREKO BANKE SLOVENIJE Polog tuje gotovine pri Banki Slovenije Dvig tuje gotovine pri Banki Slovenije 22 7 GOTOVINSKO POSLOVANJE PREKO POSLOVNIH BANK Dvig tuje gotovine pri poslovni banki Polog tuje gotovine pri poslovni banki 23 8 PRIHODNOST UJP Prihodnost obdelave podatkov plačilnega prometa Notranje nadziranje v UJP 24 9 RAZISKAVA Namen in cilji raziskave Postopek raziskave in izvedbe dela Analiza rezultatov in ugotovitev Predlogi za izboljšanje SKLEP POVZETEK 35

6 5 1 UVOD Z ekonomskega vidika, se državna uprava razlikuje od gospodarskega podjetja. Tvori monopol, saj je edina na trgu. Državna uprava kot monopolist ima zagotovljene stranke ne glede na njeno poslovanje. Njena produktivnost ne vpliva na sredstva, potrebna za delovanje dobi jih iz proračuna. Izdeluje tudi neugodne ali celo nezaželene produkte (kazni). V teh razlikah pa tiči tudi razlog za počasnejše uvajanje sprememb, novosti, ki so v gospodarskih podjetjih že dolgo prisotne in so postale že nekakšen standard (Nemec 1999, 1). Diplomska naloga predstavlja zgodovinski razvoj UJP, od leta 1959, ko je bila z zakonom ustanovljena SDK, ki je na začetku delovala v okviru Narodne banke Jugoslavije, leta 1962 pa se je izločila kot samostojna organizacija. Leta 1994 je pravno nasledstvo prevzela Agencije Republike Slovenije za plačilni promet, nadziranje in informiranje do leta Takrat je Agencija za plačilni promet, nadziranje in informiranje, izgubila funkcije nadziranja in informiranja in nastala je APP. Delovala je do , ko je APP prenehala poslovati, pa je nastala Agencija za javnopravne evidence in storitve in UJP. Gotovinsko poslovanje imajo lahko proračunski uporabniki urejeno preko izbrane poslovne banke ali pa gotovino polagajo in dvigujejo pri BS. Predstavila bom mrežo organizacijskih enot in naloge, ki jih opravlja UJP. UJP omogoča negotovinski evrski in negotovinski ter gotovinski plačilni promet za neposredne in posredne proračunske uporabnike, na podlagi sprejetih plačilnih navodil. Proračunski uporabniki lahko prek svojega podračuna poslujejo z naslednjimi tujimi valutami: evro, dolar, angleški funt in švicarski frank, oziroma na podlagi dogovora z Banko Slovenije tudi z drugimi tujimi valutami (npr. hrvaška kuna, japonski jen). Kot plačilno navodilo se za čezmejna plačila in plačila v tujino, uporablja obrazec (TPNO 70), za prilive pa obrazec (TPNP 60). Obrazec TPNO 70 izda proračunski uporabnik za plačilo, medtem ko sporočilo o prilivu iz tujine, Banka Slovenije pošlje UJP, ki izdela obrazec DPNP 60 in ga posreduje proračunskemu uporabniku. Razvoj elektronskega poslovanja se je začel z razvojem računalniških omrežij in interneta, združevanjem informacijske in telekomunikacijske tehnologije ter standardom za računalniško izmenjavo podatkov, katerega začetki segajo v leto Tako je računalniška tehnologija, ki je bila v začetku namenjena le računalniškim strokovnjakom in znanstvenikom, z leti postala veliko bolj uporabna in prijazna (Jerman Blažič 2001, 13). Čas, ki ga živimo, zaznamuje številne hitre spremembe na vseh področjih, zato je prihodnost UJP v elektronski obdelavi evrskega čezmejnega plačila in plačila v tujino, ki mora biti vsak dan pravočasno zaključen. Trenutno plačilna navodila proračunski uporabniki pošiljajo po pošti ali po kurirjih na obrazcih TPNO 70, v bodoče pa naj bi jih po elektronski pošti.

7 6 1.1 Opredelitev problema Diplomsko delo predstavlja organiziranje UJP, dela in nalog v okviru UJP in podroben opis čezmejnega poslovanja in poslovanja s tujino ter rezultate ankete. Za obravnavo tega področja sem se odločila, ker sem v organizacijski enoti UJP Ljubljana zaposlena od ustanovitve leta 2002, zato to področje dobro poznam in ne bo težav pri podrobnejši predstavitvi. V diplomski nalogi bom predstavila organiziranje čezmejnega poslovanja in poslovanja s tujino v UJP. Gre za predstavitev UJP; njene naloge, čezmejno poslovanje in poslovanje s tujino, predstavitev obrazcev TPNO 70 in TPNP 60 ter Financial Idnetification. Predstavila bom gotovinsko poslovanje preko poslovnih bank in preko BS, na koncu pa bom predstavila prihodnost, ki se obeta UJP. Vsaka organizacija se zaveda, da lahko svoje poslovanje s strankami (s proračunskimi uporabniki) usmeri v kakovostno komunikacijo, kar lahko dosežemo z ocenjevanjem obstoječega stanja kakovosti in s predlogi za izboljšanje obstoječega stanja. Ključnega pomena je vprašanje, kako zaposleni in njihovi vodilni delavci razumejo kakovost in kakšen odnos imajo do nje. Problem, ki ga obravnava naloga je organiziranje kvalitetnega in učinkovitega čezmejnega poslovanja in poslovanja s tujino. UJP želi ponuditi proračunskim uporabnikom prijazno in čim bolj pregledno poslovanje. Potrebno je učinkovito in odprto vodstvo, z znanjem organizacije, primerna komunikacija, prilagajanje spremembam in odprtost vodstva za spremembe, prilagajanje spremenjenim zakonskim podlagam in nenehno učenje. 1.2 Opredelitev namena Namen diplomske naloge je predstaviti UJP, njene temeljne naloge in čezmejno poslovanje in poslovanje s tujino kot eno izmed osnovnih nalog na izvedbeni ravni, ki jih opravlja UJP. Raziskovalno delo zajema zaposlene v računovodstvu med proračunskimi uporabniki v okviru Območne enote UJP Ljubljana. Anketa zajema tudi vprašanja v zvezi z načinom pridobivanja informacij in podatkov za izpolnjevanje obrazcev, smiselnost elektronskega poslovanja v prihodnosti in zadovoljstvom strank z zaposlenimi na UJP. Cilj naloge je ugotoviti dejansko stanje in usmerjenost zaposlenih k določenim virom informacij. Osnovne trditve izkazane z rezultati ankete so, da se starejši zaposleni v računovodstvu med proračunskimi uporabniki obračajo na zaposlene na UJP, medtem ko mlajši zaupajo in se znajdejo na internetu. Starejši tudi niso naklonjeni pošiljanju obrazcev po internetu, medtem, ko se mlajšim zdi to edino sprejemljivo v prihodnosti.

8 7 1.3 Opredelitev metode dela Teoretični del vsebuje preučevanje primarnih in sekundarnih virov podatkov. V empiričnem delu je predstavljena raziskava, ki je potekala med proračunskimi uporabniki, oz. med zaposlenimi v računovodstvu, ki so v stalnem stiku z UJP. Izvedena je bila z anonimnim anketnim vprašalnikom in poslana po elektronski pošti. Anonimna raziskava je bila izvedena med proračunskimi uporabniki v okviru Ministrstva za finance, UJP, OE Ljubljana. Izvedena je bila z anketnim vprašalnikom, rezultati pa so predstavljeni v tabelaričnem prikazu in s pomočjo grafa, kjer so predstavljene ugotovitve dejanskega stanja. Poslano je bilo 230 vprašalnikov, od tega je bilo 229 pravilno izpolnjenih in vrnjenih, zato sem vzela vzorec 229-tih proračunskih uporabnikov oz. zaposlenih v njihovem računovodstvu. Kot instrument raziskovanja je uporabljen anketni vprašalnik, preko katerega sem zbirala vse, po mojem mnenju najpomembnejše podatke. Vprašalnik je sestavljen iz štirih delov. Prvi del se nanaša na splošne podatke, kot so spol, starost in stopnjo izobrazbe, drugi del na poznavanje in izpolnjevanje obrazca TPNO 70, tretji del na poznavanje in izpolnjevanje obrazca Financial Identification, zadnji del pa na zadovoljstvo proračunskih uporabnikov z zaposlenimi ter njihovim znanjem in prijaznostjo. Prvi trije sklopi so sestavljeni v obliki zaprtih vprašanj, kjer so podani vsi možni odgovori in anketiranec obkroži eno izmed možnosti. Zadnji del vprašalnika je sestavljen s pomočjo ocenjevalne lestvice od 1 do 5, pri čemer pomeni: 5 - odlično, 4 - dobro, 3 - povprečno, 2 - slabo, 1 - zelo slabo. 1.4 Opredelitev omejitev dela Predpostavljam, da je UJP ustanovljena kot podpora za poslovanje s proračunskimi uporabniki in se bo po mojem mnenju dolgoročno pridružila pod okrilje davčne službe. UJP je nastal po ukinitvi APP, ker je država potrebovala nadzor nad proračunskimi sredstvi. Velika večina zaposlenih na UJP je bila prej zaposlena na APP, zato so se obdržale določene navade zaposlenih. Svojo raziskavo sem omejila na proračunske uporabnike, ki imajo podračune odprte v Območni enoti UJP Ljubljana, in v anketo zajela po mojem mnenju najpomembnejša vprašanja glede poznavanja, zadovoljstva proračunskih uporabnikov glede zaposlenih in glede obrazcev TPNO 70 in Financial Identification.

9 8 Omejitev pri nastanku diplomskega dela je omejena literatura, ker kot pripomočke uporabljamo interna navodila, pravilnike, poročila, odredbe, navodila za delo vodij računov, zakonske podlage, okrožnice, intranetno in internetno gradivo ter uradne liste. Svojo raziskavo sem omejila na proračunske uporabnike v Območni enoti UJP Ljubljana in zajela, po mojem mnenju le najpomembnejša vprašanja v zvezi s seznanjenostjo, načinom pridobivanja obrazcev in informacij, pomen elektronskega poslovanja v prihodnosti in raziskala obstoj potrebe po avtomatskem pošiljanju potrdila o plačilu MT 103.

10 9 2 PREDSTAVITEV UPRAVE RS ZA JAVNA PLAČILA Temeljni skupni cilj proračunskih uporabnikov, Ministrstva za finance in celotnega javnega sektorja je vzpostaviti racionalen in učinkovit sistem finančnega upravljanja, ki bo omogočal optimalno izvajanje njihovih temeljnih nalog s čim manjšimi finančnimi sredstvi (Last 2001, 2). To je bil razlog, da so po zaprtju APP, ustanovili UJP, ki deluje v okviru Ministrstva za finance in ima nadzor nad delovanjem proračunskih uporabnikov in porabo proračunskega denarja. 2.1 Zgodovinski razvoj Leta 1959 je bila z zakonom ustanovljena SDK, ki je najprej delovala v okviru Narodne banke Jugoslavije, a se je kot samostojna organizacija izločila leta Njene bistvene naloge so se ohranile vse do osamosvojitve Slovenije, leta 1991 (Lampret 2005, 8). Po osamosvojitvi, je naloge SDK Jugoslavije, v celoti, v RS, prevzela SDK Slovenije. V letu 1994 pa je njeno pravno nasledstvo prevzela Agencija Republike Slovenije za plačilni promet, nadziranje in informiranje. Tega leta je bil izdan zakon o računskem sodišču. Računsko sodišče RS je začelo delovati 1. januarja Dobilo je pooblastilo za nadziranje celotnega poslovanja javnega sektorja v delu, ki se nanaša na rabo sredstev javnih financ, pa tudi zasebnega sektorja. Računsko sodišče je prevzelo določen del nalog SDK. Prvi korak preobrazbe nekdanje SDK je zaznamoval sprejem Zakona o računskem sodišču, njena reorganizacija pa se je formalno začela julija Leta 1996 je Agencija Republike Slovenije za plačilni promet, nadziranje in informiranje izgubila svojo nadzorno funkcijo, saj je bila tega leta ustanovljena enotna davčna služba, Davčna uprava Republike Slovenije. Naloge nekdanje SDK so se prenesle na nove institucije, in sicer: v enotno davčno službo, APP in Agencijo Republike Slovenije za revidiranje. Določen del plačilnega prometa v državi so opravljale tudi Centralna banka, banke in pošte (Lampret 2005, 7). S 30. junijem leta 2002 je APP prenehala opravljati plačilni promet, poslovala pa je do 31. decembra V tem obdobju je opravljala nekatere druge naloge, med katerimi sta najpomembnejši zagotovitev ustreznih pogojev za nemoteno delovanje Agencije za javnopravne evidence in storitve ter UJP, ki sta v prostorih in z opremo bivše APP, s svojim delovanjem pričeli 1. julija 2002.

11 Mreža organizacijskih enot V mesecu juniju 2002 so bili ustanovljeni Glavni urad v Ljubljani in enajst Uradov UJP po posameznih statističnih regijah. V oktobru 2002 je prišlo do spremembe sklepa o določitvi uradov UJP in njihovih sedežih. Vlada Republike Slovenije je sprejela odločitev, da se Urad UJP ustanovi tudi v zasavski statistični regiji (Ur. l. RS 87/02). Danes je poslovanje UJP urejeno preko Urada UJP s sedežem v Ljubljani in preko dvanajstih Območnih enot UJP, s sedeži v Kopru, Kranju, Krškem, Ljubljani, Murski Soboti, Novi Gorici, Novem mestu, Postojni, Radljah ob Dravi, Slovenski Bistrici, Trbovljah in Žalcu. TABELA 1: URADI UJP PO STATISTIČNIH REGIJAH Urad Uprave RS za javna plačila statistična regija Koper Obalnokraška Kranj Gorenjska Krško Spodnjeposavska Ljubljana Osrednjeslovenska Murska Sobota Pomurska Nova Gorica Goriška Novo mesto Jugovzhodna Postojna Notranjskokraška Radlje ob Dravi Koroška Slovenska Bistrica Podravska Trbovlje Zasavska Žalec Savinjska Vir : Letno poročilo UJP, 2006

12 11 SLIKA 1: MREŽA ORGANIZACIJSKIH ENOT UJP Vir: Letno poročilo UJP, 2006 Tako zasnovana mreža Območnih enot in Urada UJP, ki je formirana glede na statistične regije, zagotavlja optimalno hiter pretok denarnih in informacijskih podatkov. 2.3 Naloge UJP 1 Na podlagi 74. člena Zakona o plačilnem prometu, UJP opravlja naslednje naloge za potrebe evidentiranja in izvajanja javnofinančnih tokov v okviru enotnega zakladniškega sistema (v nadaljevanju EZS): vodi register neposrednih in posrednih uporabnikov državnega oziroma občinskih proračunov, vodi račune neposrednih in posrednih uporabnikov državnega in občinskih proračunov, ki so vključeni v sistem enotnega zakladniškega računa (v nadaljevanju EZR), kot ga določa zakon o javnih financah, sprejema plačilna navodila neposrednih oziroma posrednih uporabnikov državnega oziroma občinskih proračunov in drugih oseb, ki sodelujejo v okviru EZS, 1 Povzeto po

13 12 izdaja naloge za plačilo v breme računov neposrednih in posrednih proračunskih uporabnikov, ki poslujejo v okviru EZS, pripravlja in pošilja obvestila o prometu na podračunih vsem neposrednim in posrednim proračunskim uporabnikom, ki so vključeni v sistem EZR, kot ga določa Zakon o javnih financah, zbira in pošilja podatke o plačilnem prometu za statistične in davčne namene za vse neposredne in posredne uporabnike državnega in občinskih proračunov, ki so vključeni v sistem EZR, kot ga določa Zakon o javnih financah, po posebni pogodbi z BS lahko za BS izvaja storitve plačilnega prometa po določbah ZPlaP, zbira podatke o plačilnem prometu za statistične in davčne namene, vodi ustrezne evidence teh podatkov in na njihovi podlagi zagotavlja ustrezne informacije, zagotavlja podatke in informacije o javnofinančnih vplačilih in izplačilih iz proračuna Republike Slovenije, ZZZS; ZPIS in drugih oseb, ki morajo po predpisih o EZS poslovati prek UJP v rokih, ki jih predpiše minister, pristojen za finance, zagotavlja podatke o plačilih davkov, prispevkov, carin in drugih dajatev, ki jih davčna oziroma carinska uprava pobira oziroma izterjuje, opravlja druge naloge določene z zakonom oziroma drugimi predpisi. Iz nalog UJP je razvidno, da UJP za vse proračunske uporabnike opravlja naloge vezane na evrski plačilni promet. Na podlagi sprejetih plačilnih navodil, UJP pripravlja plačilne naloge in jih pošilja v bančni sistem, iz bančnega sistema pa prejema povratne informacije o izvršenih plačilih in z izpiski seznanja proračunske uporabnike o prometu na njihovih podračunih. Poleg tega zbira podatke o plačilnem prometu za statistične in davčne namene in na tej podlagi izdeluje informacije za nadzornike.

14 13 3 IBAN in SWIFT 2 IBAN je enotni standard za zapis transakcijskega računa in je predpisan v okviru držav članic EU. IBAN poleg banke in stranke identificira tudi državo in vsebuje kontrole pravilnosti celotne številke računa. Banka Slovenija je UJP obvestila o zahtevi po obveščanju strank o uporabi IBAN in BIC kod bank ter zaračunavanje dodatnih stroškov, če plačilo v tujino ne vsebuje pravilne strukture teh podatkov. Običajno se številka IBAN upravičenca plačila nahaja na računu za plačilo blaga ali storitev, ki ga pošlje upravičenec plačila svojemu dolžniku. Če IBAN-a dolžnik ni prejel, ga lahko zahteva naknadno. Pravilnost zapisa podatkov računa v IBAN strukturi lahko preveri na spletni strani IBAN je sestavljen tako, da se pred nacionalno strukturo transakcijskega računa (v nadaljevanju BBAN) postavijo štirje znaki: - dva črkovna znaka oznaka za državo po ISO standardu (d) in - dva numerična kontrolna znaka izračun na podlagi ISO standarda (e). Celotni račun v strukturi IBAN je sestavljen takole: IBAN= d + e BBAN BBAN so v EU strukturirani različno, glede na nacionalne standarde imajo različno dolžino znakov, ki so lahko črkovni in numerični in uporabljajo različne kontrole. IBAN za transakcijske račune v RS se zapiše tako, da se pred transakcijski račun (BBAN, ki ima v Republiki Sloveniji 15 mest) dodajo štirje znaki: - SI (oznaka za Republiko Slovenijo konstanta (d)), - 56 (kontrolna številka za Republiko Slovenijo konstanta (e)). Zapis v strukturi IBAN proračunskega uporabnika v RS, ki ima številko podračuna je: SI (brez presledkov oz. ločilnih znakov). BIC koda ali SWIFT koda je bančna identifikacijska koda je univerzalna metoda identifikacije finančnih inštitucij in služi olajšanju avtomatizacije procesiranja telekomunikacijsko izmenjanih bančnih in finančnih inštitucij. SWIFT je kratica za Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunications, kar je računalniški sistem za prenos finančnih sporočil med bankami in drugimi finančnimi organizacijami. BIC je sestavljen iz 8 ali 11 znakov in ima naslednjo strukturo: - koda banke (štirje črkovni znaki), - koda države (dva črkovna znaka oznaka države po ISO standardu), - lokacijska koda (dva črkovno numerična znaka, ki identificirata lokacijo institucije v določeni državi) in - koda podružnice (trije črkovno numerični znaki le ta je opcijska). 2 Povzeto po

15 14 Primer BIC kode Banke Slovenije je: BSLJSI2X. BIC koda banke, pri kateri ima upravičenec plačila odprt račun, se običajno nahaja na računu za plačilo blaga ali storitev, ki ga upravičenec plačila pošlje dolžniku.

16 15 4 FINANCIAL IDENTIFICATION 3 Obrazec»Financial Identification 4 «se uporablja pri komunikacijah s tujimi partnerji. Z obrazcem proračunski uporabnik sporoči tujemu partnerju podatke, ki so potrebni za nakazilo priliva iz tujine. Posamezna polja, njihovo zaporedje in izgled obrazca, niso predpisani. Obrazec je dosegljiv na internetni strani BS in UJP. 4.1 Izpolnjevanje obrazca Proračunski uporabnik izpolni obrazec Financial Identification tako, da: 1. v polja, ki se nanašajo na podatke o prejemniku sredstev»account HOLDER«, vpiše naslednje podatke: - polje»name«: naziv imetnika podračuna ali posebnega namenskega transakcijskega računa, - polje «ADDRESS«: naslov imetnika podračuna ali posebnega namenskega transakcijskega računa, - polje»town/city«: kraj, - polje»postcode«: poštna številka kraja, - če je na obrazcu polje»country«se navede državo, oziroma izpiše»slovenia«, - polje»contact PERSON«: kontaktna oseba proračunskega uporabnika, - polje»telephone«: telefonska številka kontaktne osebe proračunskega uporabnika, - polje»fax«: fax številka proračunskega uporabnika, - polje» «: elektronski naslov proračunskega uporabnika, - polje»vat NUMBER«: davčna št. 2. v polja, ki se nanašajo na podatke o banki prejemnika plačila»bank«, proračunski uporabnik vpiše naslednje podatke: - polje»bank NAME«: izpiše»bank OF SLOVENIA«, - polje»branch ADDRESS«: izpiše»slovenska 35«, - polje»town/city«: izpiše»ljubljana«, - polje»postcode«: izpiše»1505«, - če je na obrazcu polje»sort CODE«se pusti prazno, - polje»account NUMBER«: številka podračuna, ali posebnega namenskega transakcijskega računa (namenski račun), - polje»iban (optional)«: podračun v IBAN obliki, in sicer:»si56xxxxxxxxxxxxxxx«, pri čemer x pomeni št. podračuna, ali posebnega namenskega transakcijskega računa (na primer: če je št. podračuna: , je IBAN številka:»si «) - polje»swift CODE«: izpiše»bsljsi2x«(opomba: v kolikor tega polja vsebuje, ga mora proračunski uporabnik sam dodati na obrazec) 3. v polje»remarks«navede se sklic, 3 4 Povzeto po V prilogi 2 je primer obrazca Financial Identification.

17 16 2. polje»bank STAMP + SIGNATURE of BANK REPRESENTATIVE (Both Obligatory)«izpolni in opremi Banka Slovenije, 3. polje»date + SIGNATURE of ACCOUNT HOLDER (Obligatory)«imetnik podračuna ali posebnega namenskega transakcijskega računa opremi z datumom (izpiše:»date:«in navede datum), žigom in podpisom. 4.2 Potrjevanje obrazca Proračunski uporabnik najprej predloži obrazec v potrditev pristojni območni enoti UJP, ki obrazec na hrbtni strani opremi z datumom in potrdi z žigom in podpisom. Ko je obrazec potrjen s strani UJP, proračunski uporabnik obrazec posreduje v potrditev BS, in sicer: - Osebno: obrazec predloži v vložišču BS, Slovenska c. 35, Ljubljana, ki sprejema obrazce v potrditev vsak dan med 9. in 12. uro in med 14. in 15. uro. Proračunski uporabnik potrjen obrazec, predložen pred 12. uro, dvigne v vložišču BS med 14. in 15. uro, predložene med 14. in 15. uro, pa naslednji delovni dan. - Po pošti: obrazec pošlje na naslov: BS, Vodenje računov in poravnava poslov, Slovenska c. 35, 1000 Ljubljana. V tem primeru bo BS potrjen obrazec proračunskemu uporabniku posredovala po pošti na njegov naslov. - Po faksu: nekaterim proračunskim uporabnikom zadostuje tudi potrjen obrazec, prejet po faksu. V tem primeru lahko pošlje obrazec v potrditev BS na faks številka:

18 17 5 ČEZMEJNO POSLOVANJE IN POSLOVANJE S TUJINO UJP omogoča proračunskim uporabnikom negotovinsko opravljanje plačilnega prometa prek podračunov, medtem ko gotovinsko poslovanje teče prek poslovnih bank, pri katerih lahko proračunski uporabniki odprejo račune z ničelnim stanjem za dvig gotovine (Lampret 2005, 15). Tuja plačilna navodila predlagajo proračunski uporabniki, ki so plačilni promet s tujino že pred vzpostavitvijo UJP opravljali prek BS. S Pravilnikom o prenosu denarnih sredstev v valuti evro s transakcijskih računov posrednih uporabnikov državnega in občinskih proračunov (Uradni list RS, št. 138/06) so posredni proračunski uporabniki pri poslovni banki zaprli transakcijske račune tipa "D", tako da izvajajo domači in čezmejni plačilni promet ter plačilni promet s tujino v valuti evro prek UJP. (Uporabniški priročnik 2007, 38). Novi proračunski uporabniki in proračunski uporabniki, ki še niso imeli čezmejnega in poslovanja s tujino lahko opravljajo čezmejno in tuje poslovanje prek svojega evrskega podračuna v UJP ali pa odprejo v okviru podračuna valuto na podračunu (Uporabniški priročnik 2007, 38). V UJP se v tujih valutah vodijo naslednje vrste podračunov proračunskih uporabnikov: - zakladniški podračun, kjer so evidentirana prosta denarna sredstva, namenjena za zagotavljanje likvidnosti v sistemu enotnega zakladniškega računa, za nalaganje sredstev izven sistema enotnega zakladniškega računa ter za razporejanje obresti, - podračun proračunskega uporabnika, na katerem so evidentirana sredstva za opravljanje njegove dejavnosti. Prek enega podračuna lahko posluje več proračunskih uporabnikov, - posebni transakcijski račun, ki je namenjen ločenemu vodenju sredstev tujega donatorja, pridobljenih in porabljenih za izvedbo dogovorjenega prometa ali projekta. Vodi ga BS, UJP pa ga vodi v registru kot podračun za potrebe opravljanja plačilnega prometa. UJP tujo valuto (ali več tujih valut) na podračunu odpre na podlagi prejete zahteve. Posredni proračunski uporabnik predloži UJP pisni zahtevek za določitev valute na podračunu za devizno poslovanje. V zahtevku navede, v kateri valuti se bo podračun vodil. Za neposredne proračunske uporabnike predloži UJP pisni zahtevek za določitev nove valute na podračunu ministrstva za finance oziroma županu občine (Lampret 2005, 14) Po prejemu zahtevka za določanje valute na podračunu za neposredne ali posredne proračunske uporabnike, UJP preveri, ali se EZR vodi v valuti, ki je navedena na zahtevku. V kolikor se EZR ne vodi v zahtevani valuti, UJP o tem obvesti BS. Po prejemu obvestila od BS, da se EZR vodi tudi v zahtevani valuti, devizni oddelek posreduje. zahtevek za določitev valute na podračunu za devizno poslovanje, oddelku za vodenje registra proračunskih uporabnikov. Posebni transakcijski računi, ki jih vodi BS, se v UJP odprejo po prejemu obvestila Banke Slovenije o odprtju posebnega deviznega transakcijskega računa.

19 18 Proračunski uporabniki (odredbodajalci) opravljajo plačila s plačilnimi navodili. Plačilna navodila podpisujejo osebe, pooblaščene za podpisovanje, katerih podpisi morajo biti deponirani pri UJP na Seznamu deponiranih podpisov. Proračunski uporabniki izdajajo plačilna navodila na predpisanih obrazcih, katerih obliko, vsebino in uporabo za opravljanje plačilnega prometa prek UJP predpiše minister, pristojen za finance. Proračunski uporabniki morajo v nekaterih primerih UJP predložiti tudi predpisano dokumentacijo, ki se nanaša na izvršitev plačilnih navodil (internetna stran UJP, 2007). Proračunski uporabniki predložijo obrazec TPNO 70 na UJP le v papirni obliki, predložitev na disketi ali po elektronski pošti v UJP zaenkrat še ni programsko podprta (podprta je le za evrski plačilna navodila). UJP v projektu posodobitve programske opreme, ki pravkar poteka, izredno veliko pozornost namenja področju elektronskega posredovanja čezmejnih plačil in plačil v tujino. Kot plačilna navodila za čezmejno poslovanje in poslovanje s tujino se v UJP uporabljajo: - tuje plačilno navodilo za odliv obrazec TPNO 70 in - tuje plačilno navodilo za priliv obrazec TPNP Plačilo v tujino Za plačilo v tujino, proračunski uporabnik UJP predloži obrazec TPNO Obrazec mora predložiti vodji računa v izvirniku do 10. ure na dan obremenitve in največ 60 dni pred datumom obremenitve. Pri sprejemu tujih plačilnih navodil, vodja računov na hrbtni strani odtisne štampiljko "prejeto" in datum prejema, nato preveri formalno pravilnost izpolnjenih podatkov na plačilnih navodilih in sicer: - če se podpis na obrazcu TPNO 70 ujema s podpisom na Seznamu deponiranih podpisov, - če je podpisovanje na Seznamu deponiranih podpisov označeno kot individualno ali kolektivno in to primerja s podpisi na obrazcu TPNO 70, - če se žig na obrazcu TPNO 70 ujema z žigom na Seznamu deponiranih podpisov, - ali so navedeni vsi "obvezni" podatki, - ali je na podračunu proračunskega uporabnika zagotovljeno kritje in - ali so podatki na tujem plačilnem navodilu čitljivo izpisani. 5 V prilogi 3 je obrazec TPNO 70.

20 19 Manjkajočih, nepopolnih in nepravilnih podatkov vodja računov ne sme vstavljati oziroma popravljati, razen na podlagi prejetega pooblastila s strani proračunskega uporabnika. Vodja računov tudi na podlagi pooblastila ne sme popraviti zneska, valute, podračuna in transakcijskega računa (Uporabniški priročnik 2007, 39) Če vodja računov pri preveritvi podatkov ugotovi nepravilnosti, tuje plačilno navodilo izloči in ga proračunskemu uporabniku osebno ali pisno zavrne z obrazložitvijo. Opravljeno splošno preveritev pravilnosti plačilnih navodil vodja računov potrdi s štampiljko P, podpisom in žigom UJP. Vnos opravi vodja računov, kontrolni vnos pa drug vodja računov zaradi boljše kontrole. V nadaljevanju so prikazani procesi in postopki dela plačilnega prometa iz naslova deviznega poslovanja v Območni enoti UJP in uradu UJP: SLIKA 2: POTEK POTI OBRAZCA TPNO 70 V OBMOČNI ENOTI UJP ZAČETEK Sprejem obrazca TPNO 70 Pooblastilo PU za dopolnitev DPNO70 VR kontrola pravilnosti Obrazec TPNO 70 popoln? ne VR pisna zavrnitev obrazca TPNO 70 da Vnos in kontrolni vnos obrazca TPNO 70 Obrazec TPNO 70 popoln? ne da VR kontrola obremenitve podračuna Evidenca Arhiviranje KONEC Vir: Prirejeno po Lampret 2005.

21 Plačilno navodilo za odliv Z obrazcem TPNO 70 proračunski uporabnik: - negotovinsko poravna svoje obveznosti, - nakaže sredstva za dvig gotovine. V primeru nakazil upravičencem po seznamu, proračunski uporabnik priloži plačilnemu navodilu za odliv obrazec Seznam nakazil upravičencem Izvršitev tujega plačilnega navodila Obrazec TPNO 70 se v UJP obdela na dan obremenitve podračuna. Podatki za transakcijo obremenitve podračuna se generirajo iz statističnih vrstic. To pomeni: če je na obrazcu TPNO 70 izpolnjenih več statistični vrstic, se obdela toliko transakcij (zneskov obremenitve podračuna), kolikor je statističnih vrstic. Informacijo o obdelanih transakcijah prejme proračunski uporabnik v izpisku (internetna stran UJP 2007). Po obdelavi obrazca TPNO 70, UJP BS posreduje plačilni nalog. Po prejemu plačilnega naloga, BS izvede plačilo obveznosti v tujino, in sicer v roku tri delovne dni od obremenitve računa. To pomeni, da je tuji plačilni nalog izvršen, ko ga BS posreduje v tujino, ne pa takrat, ko je obremenjen podračun proračunskega uporabnika. 5.2 Plačilo iz tujine Sporočilo o prilivih iz tujine, BS pošlje UJP, kjer se z devizno aplikacijo pripravijo obrazci TPNP 60 6 in izvedejo odobritve podračunov proračunskih uporabnikov (internetna stran UJP 2007). Devizni referent obrazec TPNP 60 podpiše in opremi s pečatom ter ga kot obvestilo o prilivu iz tujine posreduje proračunskemu uporabniku. UJP dnevno pošilja BS podatke za statistiko v skladu s predpisi o čezmejnemu poslovanju in poslovanju s tujino za vse prilive, za katere so že bili odobreni podračuni proračunskih uporabnikov. Kot plačilo v tujino in iz tujine se pojmuje vsako plačilo med rezidentom in nerezidentom, ne glede na valuto plačila (v EUR ali v drugi valuti). 6 V prilogi 4 je obrazec TPNP 60.

22 Plačilno navodilo za priliv Z obrazcem TPNP 60, izstavi UJP za vse odobritve računov proračunskih uporabnikov, ki prejmejo: - prilive v tuji valuti, - prilive iz tujine v domači ali tuji valuti, - prilive s strani nerezidentov v katerikoli valuti. Obrazec TPNP 60 posreduje UJP proračunskemu uporabniku na podlagi obvestila o prilivu iz tujine, ki ga UJP prejme od BS. Proračunski uporabnik je dolžan po prejemu obrazca TPNP 60 preveriti pravilnost podatkov in jih po potrebi popraviti in dopolniti s podatki za statistiko ter s podatki, potrebnimi za spremljanje izvrševanja proračunov. V primeru popravka ali dopolnitve je dolžan obrazec vrniti UJP. 5.3 Potrdilo o nakazilu v tujino Proračunski uporabnik obremenitev podračuna za znesek nakazila preveri v izpisku. Kadar proračunski uporabnik potrebuje potrdilo o izvedbi plačila v tujino, predloži UJP pisni zahtevek za izdajo potrdila o dejanski izvršitvi nakazila v tujino. Zahtevek se predloži na obrazcu Zahtevek za reklamacijo oz. poizvedbo, ki se nahaja na spletni strani UJP (internetna stran UJP 2007). Območna enota UJP s strani proračunskega uporabnika prejme zahtevek za Potrdilo o izvedbi plačila, vodja računov ga posreduje deviznemu oddelku na Urad UJP, ki zanj zaprosi BS, ta pa potrdilo proračunskemu uporabniku pošlje po pošti ali po faksu.

23 22 6 GOTOVINSKO POSLOVANJE PREKO BS Polog tuje gotovine na BS Proračunski uporabnik lahko polaga tujo gotovino na BS, ki je odprta v času od 9.00 do ure. Proračunski uporabnik pri pologu tuje gotovine v BS, predloži obrazec TPNP 60. Za razliko od izpolnjevanja obrazca TPNP 60 v primeru negotovinskega plačila, v primeru zagotovitve kritja za dvig tuje valute proračunski uporabnik v polju instrument plačila navede oznako 8, v polju šifra države navede državo potovanja če je teh več, navede šifro zadnje države. V primeru, da proračunski uporabnik želi, položeno gotovino konvertirati v katerokoli drugo valuto (podračun mora biti v tej valuti tudi odprt), v polju valuta odobritve, navede oznako te valute (Uporabniški priročnik 2007, 36). 6.2 Dvig tuje gotovine na BS Za dvig tuje gotovine pri BS, proračunski uporabnik izpolni obrazec TPNO 70. Obrazec TPNO 70, ki je bil predložen UJP najpozneje do 10. ure, UJP še isti dan posreduje BS. Pri tem se tuja gotovina na blagajni BS izplača v roku dveh delovnih dni (T+2) od obremenitve podračuna proračunskega uporabnika. 7 Povzeto po

24 23 7 GOTOVINSKO POSLOVANJE PREKO POSLOVNIH BANK Proračunski uporabniki imajo lahko gotovinski račun odprt pri poslovni banki, ki ima z Ministrstvom za finance sklenjeno Pogodbo za vodenje gotovinskih računov za neposredne in posredne uporabnike državnega in občinskih proračunov (Lampret 2005, 52). 7.1 Dvig tuje gotovine pri poslovni banki Proračunski uporabnik, ki v poslovni banki nima odrtega računa za potrebe tujega poslovanja, lahko v tej banki dviga tujo gotovino, če je pri njej za potrebe dvigov gotovine odprl gotovinski račun ali drugače imenovani račun z ničelnim stanjem. Pri tem mora proračunski uporabnik ravnati skladno s Pravilnikom o dvigih domače in tuje gotovine neposrednih in posrednih proračunskih uporabnikov državnega in občinskih proračunov, Zavoda za zdravstveno zavarovanje Slovenije in Zavoda za pokojninsko in invalidsko zavarovanje Slovenije (internetna stran UJP 2007). Pri realizaciji dvigov tuje gotovine preko gotovinskega računa, ki ga ima proračunski uporabnik odprtega pri poslovni banki, je v skladu z zgoraj navedenimi predpisi proračunski uporabnik dolžan upoštevati naslednje: - predhodno najaviti dvig tuje gotovine pri banki, pri kateri ima odprt gotovinski račun, - pravočasno predložiti plačilno navodilo UJP obrazec, ki je bil UJP predložen najpozneje do 10. ure, UJP še isti dan posreduje BS, - zagotoviti sredstva za izvršitev plačilnega navodila, - dvigniti tujo gotovino pri poslovni banki gotovina se izplača v roku dveh delovnih dni od obremenitve podračuna proračunskega uporabnika. 7.2 Polog tuje gotovine v poslovnih bankah Polog tuje gotovine proračunski uporabniki običajno opravljajo v poslovni banki, pri kateri imajo odprt račun za potrebe tujega poslovanja. Če proračunski uporabniki pri poslovni banki nimajo odprtega računa za tuje poslovanje, lahko položijo tujo gotovino pri vsaki poslovni banki, s katero je BS za ta namen podpisala posebno pogodbo. Seznam poslovnih bank, ki so z BS sklenile posebno pogodbo je objavljen na internetni strani Ministrstva za finance.

25 24 8 PRIHODNOST UJP UJP bo tudi v prihodnje skrbel za zagotovitev nemotene obdelave evrskega plačilnega prometa, čezmejnega poslovanja in poslovanja s tujino, ki mora biti vsak dan pravočasno in pravilno zaključena. Nadziral bo delovanje računalniških sistemov in jih v določeni meri nadgrajeval, izvajal varnostne ukrepe za računalniške sisteme, vzdrževal obstoječe in uvajal nove aplikativne programske rešitve. 8.1 Prihodnost obdelava podatkov plačilnega prometa V okviru obdelave podatkov plačilnega prometa, bo UJP izvajal dnevno obdelavo podatkov z negotovinskih evrskih navodil in čezmejnega poslovanja in poslovanja s tujino ter obdelavo podatkov o razporejanju javnofinančnih prihodkov. Vsakodnevno bo usklajeval stanja na računih z BS in zagotavljal podatke za Analitični center države. Poleg tega bo izdeloval tudi poročila o opravljenem negotovinskem in gotovinskem (o opravljenem prometu prek ničelnih računov, ki jih imajo proračunski uporabniki odprte pri poslovnih bankah) plačilnem prometu za imetnike podračunov proračunske uporabnike, nadzornike in BS. Izvajal bo mesečne obdelave podatkov, ki so zajeti v Letnem programu statističnih raziskovanj in jih posredoval na AJPES ter Statističnemu uradu Republike Slovenije. V okviru obdelave podatkov plačilnega prometa, bo UJP izvedel tudi vsa testiranja nadgrajenih in prenovljenih starih ter novo razvitih računalniških aplikacij. Elektronsko poslovanje lahko opredelimo kot poslovanje brez papirjev ali s čim manj papirja. Ta način poslovanja vključuje uporabo vseh oblik informacijske in komunikacijske tehnologije v poslovnih procesih med trgovinskimi, proizvodnimi in storitvenimi organizacijami, ponudniki podatkov, državno upravo in potrošniki (Toplišek 1998, 4). 8.2 Notranje nadziranje v UJP 8 V letu 2005 je UJP pričel s spremembami uveljavljanja in uresničevanja notranjega nadzora, kar se je pozitivno odrazilo z vidika tistih učinkov in razsežnosti, ki so v preteklosti ostajale neizrabljene, oz. prezrte. Notranje nadziranje kot proces ne predstavlja le odpravljanje pomanjkljivosti in nepravilnosti, temveč je to tudi proces organizacijskega učenja, pri čemer ugotovljene napake pomenijo priložnost za izboljšavo, poglobljeno razumevanje procesov, postopkov, medsebojnih odvisnosti, izmenjavo izkušenj ter proaktivno delovanje, kar prispeva k učinkovitosti in uspešnosti organizacije, prednostno pa tudi k rasti in razvoju posameznika. 8 Povzeto po Skoku 2007.

26 25 Doseganje kvalitete poslovanja je proces, ki ni nikoli končan. To kvaliteto morajo priznati drugi in to eksplicitno izraziti. Turbulentne razmere, ki smo jim izpostavljeni, tako kot člani organizacije, kot posamezniki ali kot državljani, terjajo prilagajanje spremembam. Delovanje v javni državni upravi vzpostavlja bistveno ožji krog prilagajanja, kot to velja za npr. privatni sektor, vendar pa obstaja možnost prilagajanja tudi v državni upravi. Kljub umeščenosti UJP v državno upravo je mogoče z rabo določenih instrumentov, še posebej notranjega revidiranja v proaktivni zasnovi, pomembno vplivati ne le na raven doseganja izidov v organizaciji, temveč tudi na priznavanje doseženih rezultatov s strani okolja. Ciljno usmerjeno delovanje za doseganje kvalitete in v prihodnosti ISO standarda, zahteva uveljavitev sodobno zasnovane revizije.

27 26 9 RAZISKAVA 9.1 Namen in cilji raziskave Namen diplomskega dela je s pomočjo domače in tuje znanstvene literature in s pomočjo izkušenj iz prakse celovito proučiti čezmejno poslovanje in poslovanje s tujino v UJP in način pridobivanja informacij za izpolnjevanje obrazcev TPNO 70, Financial Identification in nakazati smer poslovanja in pridobivanja informacij v prihodnosti. Cilji raziskave so izhajali iz namena diplomske naloge. Ključni cilji raziskave so bili: - pridobiti demografske podatke o zaposlenih v računovodskih službah, - proučiti način izpolnjevanja obrazcev TPNO 70, - proučiti način izpolnjevanja in pridobivanja informacij za izpolnjevanje obrazcev Financial Identification, - smotrnost uvedbe avtomatskega pošiljanja potrdil MT 103, - smotrnost uvedbe elektronskega pošiljanja obrazcev TPNO 70 v prihodnosti, - ugotoviti zadovoljstvo s strokovno usposobljenostjo zaposlenih na UJP. 9.2 Postopek raziskave in izvedbe dela Anonimna raziskava je bila izvedena med proračunskimi uporabniki v okviru Ministrstva za finance, Območne enote UJP Ljubljana z anketnim vprašalnikom 9, rezultati pa so predstavljeni v tabelaričnem prikazu in s pomočjo grafa, kjer so predstavljene ugotovitve dejanskega stanja. Anketni vprašalnik je sestavljen iz štirih delov. Prvi del se nanaša na splošne podatke, kot so spol, starost in izobrazba, drugi del na poznavanje in izpolnjevanje obrazca TPNO 70, tretji del na poznavanje in izpolnjevanje obrazca Financial Identification, zadnji del pa na zadovoljstvo proračunskih uporabnikov z zaposlenimi ter njihovim znanjem in prijaznostjo. Prvi trije sklopi so sestavljeni v obliki zaprtih vprašanj, kjer so podani vsi možni odgovori in anketiranec obkroži eno izmed možnosti. Zadnji del vprašalnika je sestavljen s pomočjo ocenjevalne lestvice od 1 do 5, pri čemer pomeni 1, da se proračunski uporabnik ne strinja z navedeno trditvijo, oz. je nezadovoljen, 5 pa pomeni, da se popolnoma strinja z navedeno trditvijo, oz. je zelo zadovoljen. 9 V prilogi 1 je podan anketni vprašalnik, ki je bil uporabljan za raziskavo.

28 Analiza rezultatov in ugotovitev Pri prvem vprašanju je bilo potrebno obkrožiti spol anketirancev. Od 229 vrnjenih in pravilno izpolnjenih vprašalnikov, struktura spola zajema: je 56 moških in 173 žensk, kar predstavlja 24 % moških in 76 % žensk. SLIKA 3: STRUKTURA ANKETIRANCEV PO SPOLU 56; 24% moški ženska 173; 76% Vir: lastna raziskava Drugo vprašanje se nanaša na starostno strukturo, ki sem jo razdelila na pet obdobij. Odgovori so zbrani v spodnji razpredelnici, iz katere je razvidno, da je največ anketirancev starih od 46 do 55 let, najmanj anketirancev pa je starih do 25 let. TABELA 2: STRUKTURA ANKETIRANCEV PO STAROSTI leta število % do 25 let 2 1 od 26 let do 35 let od 36 let do 45 let od 46 let do 55 let nad 56 let SKUPAJ Vir: lastna raziskava Anketirance sem spraševala po trenutni stopnji izobrazbe. S pomočjo tabele so predstavljene stopnje izobrazbe (srednja, višja in visoka), glede na starosto strukturo, ki je razvrščena v pet kategorij. Razvidno je, da ima največ zaposlenih višjo izobrazbo, najmanj pa je takih s srednjo izobrazbo. Izobrazbena struktura in starost anketirancev kažeta, da so se izobraževali ob delu in da so njihovi delodajalci, ki so proračunski uporabniki, veliko sredstev namenili za izobraževanjem ob delu. Motivacija za izobraževanje pa je bila prav gotovo ohranitev ali pridobitev boljšega delovnega mesta.

29 28 TABELA 3: IZOBRAZBENA STRUKTURA GLEDE NA STAROST Izobrazba Starost srednja višja visoka SKUPAJ do od od od nad SKUPAJ Vir: lastna raziskava Kako pogosto anketiranci izdajajo obrazec TPNO 70, je poglavitnega pomena, ker imajo tisti, ki jih izdajajo dnevno (takih je 7 %) manj napak in se ne obračajo po telefonu na UJP. Tisti, ki se mesečno srečujejo z omenjenimi obrazci (takih je 46 %), pa imajo več težav in vsakič pokličejo UJP za pomoč pri izpolnjevanju. 13 % je takih anketirancev, ki nikoli ne poslujejo z obrazci TPNO 70 in 34 % je takih, ki tedensko pišejo obrazce. SLIKA 4: POGOSTOST IZDAJANJA OBRAZCEV TPNO % dnevno tedensko me sečno nikoli Vir: lastna raziskava Navodila za izpolnjevanje obrazcev dobijo anketiranci, glede na starost iz različnih virov. Mlajši običajno poiščejo navodila po internetu, starejši anketiranci pa pokličejo na UJP, kjer dobijo informacijo iz "prve roke". Iz spodnje tabele je razviden vir pridobivanja navodil za izpolnjevanje obrazcev tistih anketirancev, ki uporabljajo obrazce TPNO 70, glede na starostno strukturo anketirancev. Od skupnega števila anketirancev, to je 229, sem odštela tistih 31, ki so pri četrtem vprašanju obkrožili, da nikoli ne poslujejo z obrazci TPNO 70. Tako je skupno število anketirancev 198, ki sem jih v spodnji tabeli razporedila glede na starostno strukturo in na vir pridobivanja informacij in obrazcev.

30 29 74 anketirancev pridobiva navodila na spletni strani UJP, 122 pokliče na UJP, dva sta napisala, da pokličeta prijatelja, ki je prav tako zaposlen v računovodstvu neke druge firme, eden pa je napisal da pokliče sošolca s fakultete, iz česar lahko sklepamo, da je ta sošolec verjetno prav tako računovodja. TABELA 4: VIR PRIDOBIVANJA NAVODIL ZA IZPOLNJEVANJE OBRAZCA TPNO 70 GLEDE NA STAROSTNO STRUKTURO Starost Vir internet UJP drugje SKUPAJ do od od od nad SKUPAJ Vir: lastna raziskava Na vprašanje, če bi se odločili za elektronsko poslovanje je 203 anketirancev odgovorilo z»da«, 18 z»ne«, ostalih 8 pa se ni opredelilo, oziroma so obkrožili»ne vem«. SLIKA 5: ŽELJA ANKETIRANCEV PO ELEKTRONSKEM POSLOVANJU ne ne vem % 8% da ne ne vem Vir: lastna raziskava da % Proračunski uporabniki lahko zaprosijo za potrdilo o plačilu MT 103, s katerim jim BS ne potrdi, da je upnik plačilo dobil temveč, da je BS posredovala plačilo naprej na upnikovo banko. 11 anketirancev vedno zaprosi za potrdilo MT 103, 105 jih za potrdilo zaprosi občasno, (kadar upnik tako zahteva), 31 pa je takih, ki za potrdilo do sedaj še nikoli niso zaprosili, ker to ni bilo potrebno.

31 30 SLIKA 6: ZAHTEVA ANKETIRANCEV PO POTRDILU O PLAČILU MT ; 14% 11; 5% vedno 82; 36% nikoli občasno 105; 45% ne poslujemo s TPNO 70 Vir: lastna raziskava Od 198 uporabnikov obrazcev TPNO 70, jih je 107 izrazilo željo po avtomatskem potrdilu o plačilu, 66 je takih, ki potrdila ne potrebujejo, 25 pa je vseeno. SLIKA 7: ŽELJA ANKETIRANCEV PO AVTOMATSKEM POTRDILU O PLAČILU MT 103 ne 66 33% vseeno 25 13% da % da ne vseeno Vir: lastna raziskava Iz spodnje slike je razvidno, da je 152 anketirancev obkrožilo, da poznajo obrazec Financial Identification, 77 anketirancev pa tega obrazca ne pozna.

32 31 SLIKA 8: POZNAVANJE OBRAZCA FINANCIAL IDENTIFICATION ne 77 34% da da ne % Vir: lastna raziskava Na vprašanje glede uporabe obrazcev Financial Identification, je 97 anketirancev odgovorilo pritrdilno, 132 anketirancev pa negativno. SLIKA 9: UPORABA OBRAZCA FINANCIAL IDENTIFICATION ne 97 42% da da ne % Vir: lastna raziskava V naslednji razpredelnici so prikazani viri pridobivanja obrazcev Financial Indentification, iz česar je razvidno, da mlajši anketiranci informacije dobijo na internetu, starejši pa pokličejo na UJP. 54 je takih, ki dobijo informacije na internet, 40 jih pokliče na UJP, 3 pa dobijo informacije drugje. To je razlog, da je potrebno več pozornosti v bodoče posvetiti urejanju internetnih strani.

33 32 TABELA 5: VIR PRIDOBIVANJA OBRAZCEV FINANCIAL IDENTIFICATION GLEDE NA STAROSTNO STRUKTURO Starost Vir internet UJP drugje SKUPAJ do od od od nad SKUPAJ Vir: lastna raziskava Z grafičnimi ocenjevalnimi lestvicami je mogoče oceniti zaposlene na podlagi različnih razsežnosti dela, kot so kakovost, obseg, vodenje, iniciativnost, tekmovalnost in zanesljivost (Treven 1998, 251). Strokovna usposobljenost zaposlenih se je ocenjevala z ocenami od ena do pet. Odnos zaposlenih je bil ocenjen s povprečno oceno 4,9, hitrost opravljenega dela je bila ocenjena z nekoliko nižjo povprečno oceno, to je 4,01, kakovost ocenjenega dela pa je bila ocenjena s povprečno oceno 4,60. SLIKA 10: STROKOVNA USPOSOBLJENOST ZAPOSLENIH V UJP kakovost hitrost Series1 odnos Vir: lastna raziskava