UPORABA ORODIJ ARIS IN ULTIMUS PRI PRENOVI IN INFORMACIJSKI PODPORI PROCESOV

Transcription

1 UNIVERZA V MARIBORU FAKULTETA ZA ORGANIZACIJSKE VEDE Smer študija: Organizacija in management delovnih sistemov UPORABA ORODIJ ARIS IN ULTIMUS PRI PRENOVI IN INFORMACIJSKI PODPORI PROCESOV Mentor: izred. prof. dr. Tomaž Kern Kandidatka: Špela Kokalj Kranj, september 2006

2 ZAHVALA Zahvaljujem se mentorju, izred. prof. dr. Tomažu Kernu, za strokovno vodenje in pomo, ter asistentu, mag. Benjaminu Urhu, za vse nasvete in potrpežljivost pri izdelavi diplomskega dela. Zahvala velja tudi Martinu Robiu, ki je lektoriral mojo diplomsko nalogo. Še posebej se zahvaljujem svoji družini in fantu, ki so me vsa leta študija podpirali in spodbujali.

3 POVZETEK Diplomsko delo je osredotoeno na prenovo poslovnih procesov in informacijsko podporo le-teh. Predmet prenove je proces "Izvajanje internih projektov na FOV", za katerega je bilo ugotovljeno, da ni dovolj uinkovit, transparenten in zadostno informacijsko podprt. V teoretinem delu so predstavljena izhodiša, na katerih temelji uspešna prenova in izvedba informacijske podpore procesov. Podrobneje je predstavljeno orodje za modeliranje procesov Aris Toolset, orodje za upravljanje procesov Ultimus BPM Suite in poseben vmesnik Aris Ultimus, ki povezuje funkcionalnost obeh predhodno omenjenih orodij. Poudarek je na izvedbi postopka prenosa delotoka s pomojo vmesnika iz orodja Aris v orodje Ultimus. Rezultat diplomskega dela je s pomojo orodja Aris izdelan podroben model procesa in definiran delotok procesa. Le-ta je s pomojo posebnega vmesnika prenesen v orodje Ultimus BPM Suite. S tem pristopom omogoimo udeležencem v poslovnih procesih, da na enostaven nain opišejo potek njihovega dela, hkrati pa omogoimo hiter prenos opisanih procesov v delujoo informacijsko rešitev. V diplomskem delu so opisane prednosti in pomanjkljivosti tega pristopa. KLJUNE BESEDE prenova poslovnih procesov informacijska podpora procesov Aris Toolset Ultimus BPM Suite

4 ABSTRACT The focus of the dissertation is the renewal of business processes and the accompanying information support. The object of renewal is the process "Execution of internal projects on the Faculty of Organizational Sciences", which has proven to be insufficiently effective, transparent and has insufficient information support. The theoretical part postulates basic premises that serve as foundation for successful renewal and implementation of information support for processes. Described in detail are two tools: Aris Toolset for process modelling and Ultimus BPM Suite for process management, as well as the Aris - Ultimus interface, which links the functionality of both previously mentioned tools. The emphasis lies on the implementation of workflow transfer procedure from Aris to Ultimus via the interface. The results of this dissertation are a detailed process model and a defined process workflow, both made with the help of Aris. The workflow is transferred to the Ultimus BPM Suite via the interface. In this way, the participants of business processes are able to describe the course of their work, while at the same time the system takes care of a quick transfer of the described processes into a working information solution. The dissertation describes the strengths and weaknesses of this approach. KEYWORDS renewal of information processes information support for processes Aris Toolset Ultimus BPM Suite

5 KAZALO VSEBINE 1. UVOD IN OPIS PROBLEMA NAMEN IN CILJI DIPLOMSKE NALOGE TEORETINA IN METODOLOŠKA IZHODIŠA PRENOVA POSLOVNIH PROCESOV Reinženiring (BPR) pot do sprememb Projektni pristop Faze prenove poslovnih procesov INFORMACIJSKA PODPORA PROCESOV Celovite programske rešitve ERP ORODJA ZA MODELIRANJE POSLOVNIH PROCESOV Aris ULTIMUS - ORODJE ZA INFORMACIJSKO PODPORO PROCESOV Moduli Koraki obvladovanja poslovnih procesov z orodjem Ultimus POVEZAVE MED METODOLOGIJAMI IN ORODJI (PRIMER: ARIS-ULTIMUS) Povezava med poslovnim procesom in njegovim delotokom Proces prenosa med Aris Ultimus - Aris APLIKATIVNI DEL OPIS USTANOVE FAKULTETA ZA ORGANIZACIJSKE VEDE OPIS PROJEKTNE PISARNE OPIS PROBLEMSKEGA STANJA ANALIZA PROBLEMSKEGA STANJA OPIS IN PRIKAZ PRENOVLJENEGA PROCESA ZA IZVAJANJE... INTERNIH PROJEKTOV NA FOV Inicializaliziranje in koncipiranje Planiranje Izvajanje Zakljuevanje PREDLOG INFORMACIJSKE PODPORE Rono izdelovanje delotoka procesa v Ultimusu Uporaba vmesnika za prenos delotoka procesa v Ultimus ZAKLJUEK LITERATURA IN VIRI...60

6 1. Uvod in opis problema V vse hitreje razvijajoem se svetu že dolgo ni ve dovolj, da podjetje trgu ponudi nek izdelek ali storitev. Le-ta mora biti tudi privlaen za kupca oziroma odjemalca storitve, ki ga lahko ocenjuje po zelo razlinih kriterijih. Tega ni mogoe dosei samo s teženjem k im višji kvaliteti in im nižji ceni za konnega uporabnika. Podjetje lahko uspe le, e ima ustrezno urejeno tudi svoje poslovanje. V tekmi za pridobivanje in ohranjanje konkurenne prednosti morajo organizacije svoje poslovne procese nenehno izboljševati in prilagajati razmeram v globalnem okolju. To spoznanje je dozorelo v devetdesetih letih prejšnjega tisoletja, vendar imajo organizacije z obvladovanjem poslovnih procesov še vedno veliko težav. Poslovni procesi v podjetjih so najvekrat nepregledni, neprilagodljivi in s tem obremenjujoi, tako v poslovnem kot tudi v informacijskem pogledu. Procesi potekajo skozi razline organizacijske oziroma funkcionalne celote in so obremenjeni z vsemi problemi, ki tradicionalno nastajajo ob prehodu iz ene organizacijske enote v drugo. Splošne pomanjkljivosti izvajanja poslovnih procesov v veini organizacij so neenotnost, nepoznavanje celotnega procesa s strani izvajalcev, podvajanje dela ter razmeroma dolgo akanje na podpise, odobritve, pošto, itd. Razvoj informacijske podpore za procese, kjer lahko identificiramo opisane težave, je lahko zelo zapleten in dolgotrajen proces, zato je treba poslovne procese najprej poenostaviti, na novo opredeliti, oziroma jih radikalno spremeniti, kar imenujemo prenova poslovnih procesov. Šele potem je smiseln razvoj ustrezne informacijske podpre procesov. Še pred dobrim desetletjem so si mnoge organizacije na trgu izbrale (po njihovem mnenju najprimernejši) raunovodski program sprejemljivega ponudnika in ustreznega cenovnega razreda. Širitev informacijske podpore na vse poslovne funkcije, predvsem prodajo in proizvodnjo, je bistveno poveala kompleksnost informacijskega sistema in ta je naenkrat postal neobvladljiv. Zato mnoga podjetja utijo potrebo po izvedbi prenove svojih poslovnih procesov ter razvoju oziroma nakupu ustrezne informacijske podpore za le-te. Na trgu najdemo mnogo programskih rešitev, imenovanih celovite programske rešitve (ERP). Organizacije se pri odloanju glede nakupa le-teh pogosto ne zavedajo v dovoljšnji meri s tem povezanih tveganj, stroškov, asa, ki je potreben za uvedbo, vložkov v izobraževanje, itd. Sodobna orodja, ki omogoajo informacijsko podporo, so pogosto prezahtevna, oziroma zahteva njihova vzpostavitev v organizaciji veliko informacijskega znanja. Zato jih oseba, ki se neposredno ne ukvarja z uvajanjem paketa, ne zna in ne more uporabiti. Orodje Ultimus BPM Suite nam omogoa enostavno izvedbo celotnega cikla obvladovanja poslovnih procesov, od nartovanja in avtomatizacije do uporabe in optimizacije. Orodje Ultimus omogoa tudi informacijsko podporo prenovljenih poslovnih procesov, kar je odlina dopolnitev obstojeim orodjem. V okviru diplomske naloge so na primeru prenove procesa prijave internega na FOV preizkušene prednosti in slabosti povezave orodij Aris Toolset in Ultimus BPM Suite. Procesni model, oblikovan v orodju Aris, je s pomojo posebnega vmesnika neposredno prenesen v Ultimus BPM Suite, program za podporo in obvladovanje poslovnih procesov. in informacijski podpori procesov stran 6 od 62

7 1.1. Namen in cilji diplomske naloge Tema diplomske naloge posega na podroje prenove poslovnih procesov, ki je izvedena s pomojo orodja Aris in informacijske podpore procesov, za kar je uporabljeno orodje Ultimus. Osredotoa se na povezavo med metodologijami in orodji. Teoretini temelji so predstavljeni v prvem delu in so v nadaljevanju diplomske naloge uporabljeni na praktinem primeru "Vzpostavitev projektne pisarne na FOV", ki je predstavljen v drugem, aplikativnem delu. Cilji diplomske naloge so: predstaviti metodologijo prenove poslovnih procesov in znailnosti prenovljenih procesov, predstaviti uporabo orodja Aris za modeliranje in prenovo procesov, predstaviti uporabo orodja Ultimus za informacijsko podporo procesov, spoznati možnosti povezave med metodologijama in orodjema s pomojo obstojeega vmesnika, povezati teoretina znanja, pridobljena med študijem, s praktinim delom. in informacijski podpori procesov stran 7 od 62

8 2. Teoretina in metodološka izhodiša Za uinkovito reševanje problema, ki je predstavljen v prejšnjem poglavju, je potrebno najprej prouiti teoretina izhodiša, ki se nanj nanašajo. Pri tem bo uporabljena literatura, ki opisuje prenovo poslovnih procesov in informacijsko podporo le-teh. Predstavljeno bo eno izmed orodij za modeliranje procesov in orodje za informacijsko podporo procesov, pri emer bo posebna pozornost namenjena povezavi med metodologijami in orodji. Dogajanje na trgu dandanes vodijo in usmerjajo tri glavne sile posamino in v kombinaciji. To so [3]: Kupci so tisti, ki diktirajo pogoje prodaje. Kupec lahko zahteva ve, ker ve, da je ve mogoe dobiti zaradi presežne ponudbe in mednarodne konkurence ter dobrih informacij o tistem, kar je na voljo. Konkurenca se vedno bolj zaostruje in tako ne velja ve pravilo, da bo tisti, ki bo prvi prišel na trg s sprejemljivim izdelkom po najbolj ugodni ceni, tudi dobil posel. Ne samo, da je sedaj konkurence ve, temve je tudi zelo raznolika. Razlini proizvajalci zasedajo majhne tržne niše in uveljavljajo svoje prednosti na razlinih osnovah. Tisto, kar ponekod prodajajo zaradi ugodne cene, skušajo drugod prodati zaradi hitre dobave itd. To pomeni, da mora biti podjetje, e želi biti konkurenno, najboljše vsaj na enem podroju (as dobave, cena, garancija, itd.). Prednost imajo zaetniki, ki kapital in znanje prenesejo s kakšnega drugega podroja, niso pa obremenjeni s starimi pravili. Preboj nekega podjetja na kateremkoli podroju lahko pomeni konec za druga podjetja. Velike spremembe postajajo nekaj vsakdanjega, dinamika sprememb se poveuje. Življenjski cikli proizvodov se iz let spreminjajo v mesece. Spremembe so vasih zelo hitre in dramatine tudi na podrojih, kjer tega ne priakujemo. Ti trije faktorji, ki jih velikokrat v literaturi imenujejo kar 3xC (Customer, Competition, Changes) so tisti, ki najpogosteje povzroajo težave današnjim podjetjem. Nekateri mislijo, da so dobri izdelki tisti, ki zagotavljajo uspeh, vendar so ti ponavadi dragi in imajo omejeno življenjsko dobo. Zato je treba gledati na te stvari bolj široko in ne pozabiti na ase dobave, odnos do kupca, stroške, itd. Vse to je odvisno od procesa. Kakšna je torej rešitev? Ideja je preprosta, njena izvedba pa zapletena. Treba je namre delati tisto, kar prinaša vrednost, opustiti pa vse tisto, kar je namenjeno le zadovoljevanju potreb obstojee organizacije. Funkcijska delitev dela tega ne omogoa, ker je narobe zasnovana. Delo je treba zasnovati procesno. Popravljanje posameznih opravil v npr. "nabavi" nima nobenega smisla, ker še vedno ne bo nihe skrbel za proces kot celoto. Tako imamo v podjetjih poslovne funkcije nabave, prodaje, logistike, financ, itd., nihe pa ne skrbi za dobavljanje blaga kupcu od naroila do dostave. Posamezne funkcije se obremenjujejo le s svojimi problemi, probleme drugih funkcij pa jih ne zanimajo. Kakršnakoli ideja za izboljšanje procesa tako potuje med in informacijski podpori procesov stran 8 od 62

9 funkcijami, kjer se vsi borijo za uveljavitev lastnega interesa. e se samo ena izmed funkcij ne strinja, je ideja zavrnjena. Funkcijska organiziranost zahteva veliko število ljudi in hierarhinih nivojev, zato je ta struktura zelo toga [8] Prenova poslovnih procesov Prenova poslovanja organizacij je najpogosteje vezana na prenovo poslovnih procesov, ki obsega podroja racionalizacije, standardizacije in poenostavitve postopkov ter uvajanja nujnih organizacijskih sprememb in razmer za uvedbo sodobnih konceptov skupinskega dela in sodobne informacijske tehnologije [12]. Razvilo se je kar nekaj pristopov za prenovo poslovnih procesov. Nekaj pristopov je v nadaljevanju okvirno opredeljenih, vendar poleg opisanih obstaja še ve podobnih pristopov oziroma metodologij in standardov. Celovito obvladovanje kakovosti TQM (Total Quality Management) ima med procesno usmerjenimi pristopi prenove najdaljšo tradicijo. Proces uvajanja celovitega obvladovanja kakovosti traja dlje asa, saj naj bi se le tako pokazali pravi in resnini rezultati. Cilj tega pristopa je popolna odprava izmeta, poleg tega pa so temeljne zahteve pristopa še odprava izgub materiala, asa in denarja pri izvajanju dela ter zmanjšanje asovne rezerve in materialnih zalog med fazami dela. Temelji na stalnem izobraževanju vseh, ki sodelujejo v procesu, in na dvigovanju kakovosti, kar je možno dosei s stalnim izboljševanjem procesov. Stalno izboljševanje procesov CPI (ang. Continious Process Improvement) temelji na naelu postopnega pristopa. Cilj le-tega so postopne majhne izboljšave na nivoju opravil, ki v rezultatu dajo velike izboljšave na nivoju sistema. Osnova za nov in boljši proces je vedno obstojei proces. Prednost pristopa je v majhnem tveganju za sistem. KAIZEN je nain razmišljanja oziroma filozofija, ki vzpodbuja in vkljuuje vsakogar, da prispeva svoje predloge, ki bi lahko izboljšali poslovni proces. KAIZEN temelji na spoštovanju standardov, uvajanju reda in posledino na dvigovanju standardov. Reinženiring poslovnih procesov BPR (ang. Business Process Reengineering) se je v zaetku devetdesetih let pojavil kot ena izmed kljunih rešitev za težave, ki so v prehodu v informacijsko družbo pestile veino organizacij [11]. Kako je prišlo do ideje o reinženiringu oziroma prenovi poslovnih procesov? [8] Pred nekaj leti so nekatere ameriške firme, ki so bile v težavah, kar naenkrat uspele dramatino izboljšati svoje poslovanje. Skušale so ugotoviti vzroke za izboljšanje in poiskati skupne znailnosti podjetij. Ugotovile so, da jedro leži v radikalni spremembi naina izvajanja dela glavnih procesov, ki teejo skozi funkcijske enote posameznega podjetja. Jedro je bil torej proces 1. Ugotovili so, da je skupnih znailnosti veliko. Najpomembnejša ugotovitev je bila, da so si te organizacije 1 Proces je niz opravil, ki eno ali ve vrst vložkov pretvori v izložke, ki imajo za uporabnika neko vrednost. in informacijski podpori procesov stran 9 od 62

10 postavile drugano temeljno vprašanje, ki ni bilo: "Kako naj delamo bolje, hitreje, ceneje...?", ampak "Zakaj sploh delamo to, kar delamo?" Odgovori so bili presenetljivi. Ugotovili so, da je bilo mnogo opravil odve. Ta opravila za stranko, kupca, uporabnika nimajo nobenega pomena, oziroma nikakršne vrednosti. Obstajajo le, da zadovoljijo notranje potrebe organizacije. Poasi so se izoblikovala pravila in tehnike, kako obstojee stanje radikalno spremeniti Reinženiring (BPR) pot do sprememb Metoda BPR je zelo radikalna in temeljita metoda prenove procesov. Nanaša se na vpeljavo vejih inovacij v strukturo organizacije, v vzpostavitev informacijskega sistema, tehnologije in nain poslovanja. To je izredno kompleksno delo z mnogimi vidiki in problemi. Reševati je potrebno organizacijske, tehnine, ekonomske, kadrovske, sociološke in druge probleme, ki so med seboj prepleteni in soodvisni. Ker se zahteve okolja do poslovnega sistema in odnosi v sistemu s asom spreminjajo, je doseženo stanje treba stalno popravljati in dopolnjevati [7]. Podjetje mora imeti dober razlog, da se loti prenove procesov s to metodo, saj je tveganje pri tem zelo veliko. Stopnjo tveganja kaže že najkrajša definicija reinženiringa, ki je: "Zaeti znova!". Prenove procesov se po tej metodi lotimo tako, da skušamo odpraviti jedro problema in ne posledic. Vprašati se je potrebno: "Kakšna bi bila organizacija, e bi jo postavili zdaj, z znanjem in informacijsko tehnologijo, ki je na voljo danes?" [8]. Formalna definicija reinžiniringa Reinženiring je temeljito premišljeno in radikalno preoblikovanje poslovnih procesov, da bi dosegli dramatien napredek na kritinih podrojih delovanja, kot so: stroški, kvaliteta, storitev in hitrost [3]. Kljune besede: Temeljito: Pri preurejanju si morajo vodilni zastaviti dve temeljni vprašanji: "Zakaj delamo, kar delamo?" in "Zakaj delamo tako, kot delamo?". Odgovor na ti dve vprašanji pogosto pokaže, da je podjetje zastarelo, slabo in neprimerno. Pri odgovorih je potrebno pozabiti na predsodke in navade, ki jih imamo (npr: kredit mora odobriti šef, blago mora pregledati skladišnik, itd.). Radikalno: Radikalno oziroma korenito preoblikovanje pomeni priti stvarem do korenin in ne le nekaj površno spremeniti. Potrebno je poiskati jedro problema in spremeniti poslovanje v osnovi. Pri reinženiringu gre za postavitev na novo in ne za popravljanje obstojeega. Dramatino: Pri reinženiringu ne gre za obrobna ali postopna izboljšanja poslovanja, temve za doseganje velikanskih sprememb. Prenova podjetja je na mestu le tam, kjer se kaže potreba po temeljitem preobratu. Do majhnih izboljšav lahko pridemo z drobnimi, natanko odmerjenimi koraki, za izrazit napredek je treba staro zamenjati s im popolnoma novim. Dramatine spremembe so potrebne v treh primerih: 1. podjetje je v velikih težavah 2. težave so na obzorju, strmi negativni trendi 3. podjetje je na vrhuncu in želi tam ostati in informacijski podpori procesov stran 10 od 62

11 Proces: Poslovni proces lahko definiramo kot zbirko opravil, ki eno ali ve vrst vložkov pretvori v izložke, ki imajo za uporabnika neko vrednost. Sama beseda proces je kljunega pomena. Navadno pa le-ta ljudem, ki sodelujejo v poslovnih procesih, dela velike težave, saj so osredotoeni na naloge, opravila, ljudi in strukturo, na procese kot celoto pa zaradi razdrobljenosti leteh na posamezna opravila in oddelke pozabljajo. Vse preve se uporabljajo mišljenje zasnovano na opravilih, namesto da bi uporabljali procesno razmišljanje. Ker je prenova procesov zelo radikalna in se spuša v prenovo temeljev organizacije, se priakuje tudi primerne rezultate. Priakovani rezultati so prav tako radikalni kot metoda sama. Zato se upravieno priakuje, da se poslovanje v organizaciji izboljša za nekajkrat in ne le za nekaj odstotkov. Skupne znailnosti v podjetjih, ki so se lotila preurejanja procesov, nas ne bi smele preseneati, ker imata tako oblika preurejanja podjetja kot tudi oblika tradicionalne organizacije nekaj skupnih temeljnih predpostavk. Industrijski model temelji na predpostavki, da imajo delavci le malo znanj in malo asa ali sposobnosti za dodatno izobraževanje. Zato morajo biti naloge, ki jih ti delavci opravljajo, v kolikor je to le mogoe, enostavne. Po drugi strani pa enostavne naloge zahtevajo kompleksne povezovalne procese, ki podjetjem povzroajo visoke stroške [3]. Znailnosti procesov po konani prenovi: Ve nalog je združenih v eno samo Delavci sprejemajo odloitve Koraki v procesu se izvajajo v naravnem zaporedju Procesi imajo ve razliic Delo se opravi tam, kjer je najbolj smiselno Kontrola in preverjanja so minimizirana Potrebe po usklajevanju so zmanjšane "Case manager" (pooblašenec) skrbi za stik s kupcem Uinkovita kombinacija centralizacije in decentralizacije Projektni pristop Prenovo poslovnih procesov lahko izvedemo s projektnim pristopom, saj je prenova zaradi kompleksnosti sistemov v podjetju zelo vsestransko in celovito delo. Projekt bi lahko definirali kot enkraten proces, ki zajema skupek nartov, opisov, dokumentacije in opravil z doloenimi zaporedji dejavnosti, s podatki o zaetku in koncu le-teh ter usmeritvijo v dosego cilja, ki je skladen s specifinimi zahtevami. Pri tem pa upošteva asovne omejitve, stroške in vire. Proces prenove poslovnih procesov lahko razumemo kot projekt, ki vkljuuje doloene dejavnosti, ki nam omogoijo dosei zastavljen cilj v tono doloenem asovnem obdobju. Lahko bi rekli, da je prenova poslovnega procesa doloen proces urejanja poslovnega sistema, ki ga obravnavamo kot projekt, pri emer sodeluje veliko število ljudi. Kadar se dejavnosti vodijo kot projekt, se zaželeni rezultati dosežejo lažje in z vejim uspehom. in informacijski podpori procesov stran 11 od 62

12 Za vsak projekt prenove poslovnih procesov je potrebno opredeliti cilje in naloge, ki jih je potrebno opraviti, definirati postopke in odgovornosti ter predvideti stroške in asovne omejitve. Projekt prenove v posamezni organizaciji se lahko v celoti izvede v okviru sprememb na doloenem procesu ali pa na ve soodvisnih procesih, ki v nekem poslovnem sistemu uporabljajo iste poslovne objekte. Izvedbo sprememb je mogoe izvesti tudi le na posameznih opravilih v okviru procesa [23]. Prenova kot projekt (oziroma posamezen ciklus prenove) ima definiran zaetek, ki je opredeljen z odloitvijo o prenovi, in zakljuek, ki je opredeljen z doseganjem postavljenih objektnih ciljev ter eksploatacijo objektov, ki so rezultat, in s tem doseganje namenskega cilja. Pri prenovi poslovnih sistemov s procesnega vidika se procesi in posledine strukture v sistemu spreminjajo [6]. Projekti prenove poslovnih procesov se dotikajo treh kljunih in soodvisnih podroij [8]: organizacijskega podroja podroja informatike in kadrovskega podroja Faze prenove poslovnih procesov Glede na metodološki pristop pri prenovi procesov je lahko projekt prenove poslovnih procesov deljen na razline faze, aktivnosti in naloge, kar je odvisno od izbranega pristopa. Najbolj primerna delitev projektov prenove poslovnih procesov je na naslednje kljune faze prenavljanja, ki so opisane v nadaljevanju [9]: faza priprave faza posnetka obstojeega stanja faza analize stanja z upoštevanjem kljunih vplivnih faktorjev faza prenove kljunih procesov faza oblikovanja struktur faza implementacije Faza priprave V pripravljalni fazi je potrebno dosei konsenz odloujoih udeležencev o problemih, ki bodo v sami prenovi zajeti. Pomembno je, da je že v zaetku definirana ustrezna metodologija prenove poslovnih procesov in da se na nivoju kot celote izberejo tehnike ter orodja, s katerim se bo prenova podprla. Potrebno je definirati obseg in omejitve glede na priakovani as trajanja, predvidene stroške in uporabo resursov. Koraki faze priprave : definicija problemskega stanja definicija obsega in omejitev definicija namenskega in objektnih ciljev priprava plana organizacija in informacijski podpori procesov stran 12 od 62

13 Faza posnetka stanja Ta faza je pri projektih prenove poslovnih procesov sestavljena iz dejavnosti posnetka obstojee organizacijske strukture, obstojeega informacijskega sistema in obstojeega kadrovskega sistema. Najpomembnejša dejavnost v tej fazi je posnetek obstojeih procesov. Tehnike za izvedbo posnetka stanja poslovnega sistema izhajajo iz razlinih izhodiš, kar je posledica razlinih potreb tistih, ki jih pripravljajo. Ustrezni podatki morajo biti zbrani v repozitoriju, da jih je mogoe kasneje analitino in grafino predstaviti. Faza analize stanja Vhodni podatki za fazo analize izhajajo iz repozitorija obstojeega poslovnega sistema, ki je rezultat posnetka stanja. Poleg tega je potrebno upoštevati tudi strateške usmeritve, sprejete s strani vodstva sistema, ki se ga prenavlja. Nujno je identificirati in upoštevati kljune vplivne faktorje iz okolja poslovnega sistema, ki lahko nanj vplivajo, le-ta pa nanje nima pomembnejšega vpliva. V fazi analize je potrebno pripraviti primerjalne študije s sorodnimi poslovnimi sistemi (npr. benchmarking) in jih upoštevati pri pripravi predlogov ciljnega stanja. Faza prenove kljunih procesov Bistvo te faze je poveati kakovost izvajanja, izboljšati stabilnost procesa, zmanjšati as izvajanja procesa, zmanjšati obremenitve resursov, posledino zmanjšati stroške procesa in s tem poveati njegovo uinkovitost. Prenove kljunih procesov se je potrebno lotiti postopoma po posameznih nivojih: Prenova na prvem nivoju Prvi nivo zajema spremembe kljunega procesa, ki vplivajo tudi na ostale procese v obravnavanem poslovnem sistemu. Prenova na drugem nivoju Drugi nivo izhaja iz prvega nivoja in zajema spremembe kljunega procesa, ki ne vplivajo na druge procese v poslovnem sistemu. Prenova na tretjem nivoju Tretji nivo zajema spremembe opravil in skupine opravil, ki izhajajo iz spremembe procesa. Zajema predvsem združevanje, optimizacijo opravil in spremembo dokumentov. Faza oblikovanja struktur Preoblikovanje struktur poslovnega sistema je dejansko oblikovanje struktur poslovnih objektov na podlagi prenovljenih procesov. Potrebam prenovljenih procesov je potrebno prilagoditi razpoložljivost resursov, zmanjšati omejitve sistema, poveati fleksibilnost in prilagodljivost sistema ter s tem poveati samo uinkovitost sistema. Faza implementacije Faza implementacije je dejansko izvedbena faza prenove poslovnih procesov in kot taka ponavadi tudi najbolj rizina faza prenove. Uspešnost te faze je odvisna predvsem od predhodno pripravljene dokumentacije, samega vodenja in od specifinosti posameznega poslovnega sistema. in informacijski podpori procesov stran 13 od 62

14 2.2. Informacijska podpora procesov Raunalništvo je na zaetku veljalo za orodje ali pripomoek pri izvajanju vsakodnevnih opravil, s pojavom informatizacije pa se je njegova vloga spremenila. "Pod izrazom informacijska podpora poslovnega sistema bomo zato razumeli naslednje medsebojne povezave in prepletene procese: uvajanje informatike v postopke oblikovanja, shranjevanja, obdelave in iskanja informacij; prilagoditev informacijskih tokov in informacijskih povezav novim tehnološkim možnostim; spreminjanje organizacije dela in organizacijskih struktur; prenova poslovnih procesov in postopkov pod vplivom uvajanja informacijske podpore; razvoj podroja upravljanja z informacijami in informacijskimi viri kot enim od kljunih podroij managementa" [18]. Prenova poslovnih sistemov, informacijske tehnologije in programskih rešitev, ki podjetju zagotavljajo poslovno uinkovitost in konkurennost, lahko poteka v razlinih smereh, z razlino intenzivnostjo, z razlinimi stroški ter v konni fazi z razlinimi uinki oziroma stopnjo izpolnjevanja informacijskih potreb. Pri zagotavljanju informacijskih rešitev podjetja uporabljajo razline strategije oziroma usmeritve razvoja. Vsekakor morajo biti le-te ocenjene z vidika glavnih kriterijev: tehnološkega, ekonomskega in vsebinskega. Podjetja se lahko odloijo za lasten razvoj programskih rešitev, ki temelji na uporabi sodobnih celovitih informacijskih orodij. Predpogoj za izvedbo lastnega razvoja je predhodna standardizacija poslovnega modela podjetja, ki zajema poslovne procese, ki so tehnološko pogojeni s poslovanjem podjetja kot celoto. Zavedati se moramo, da ta nain zahteva dodatno izobraževanje informatikov in hkrati samih uporabnikov. Z ekonomskega stališa je prehod na nova orodja, gledano le s stališa informacijske podpore, težko opraviljiv. Vsa investicija, ki je bila potrebna za razvoj, se povrne s poenostavitvijo, racionalizacijo in standardizacijo poslovanja ter s samo programsko rešitvijo [11]. Nekatera podjetja se odloijo za nadaljevanje lastnega razvoja programskih rešitev oziroma dogradijo že obstojee. Takšno razmišljanje je prisotno v veini podjetji, izvedba pa je, dolgorono gledano, vprašljiva in pogojena z nizom aktivnosti, ki so bile pri samem pristopu obiajno zanemarjene ali odsotne. Ta nain je ustrezen le v primeru, e podjetje ne prenavlja poslovnega modela oziroma e ocenjuje trenutno stanje poslovnih procesov kot ustrezno [11]. Slabosti takega pristopa so zahtevno, drago in problematino vzdrževanje, nizka kakovost in neustreznost uporabniške programske rešitve, problematika zagotavljanja varnosti podatkov, problematika zagotavljanja potrebne ažurnosti podatkov, itd. Podjetja se danes veinoma odloajo za nakup ali najem že izdelanih programskih rešitev, ki so hkrati standardizirane in celovite. Z nakupom, pogojno tudi z najemom, pridobimo tuje znanje in referenne modele izvajanja poslovnih aktivnosti na obravnavnem podroju, ki jih kakovostne sodobne celovite programske rešitve že in informacijski podpori procesov stran 14 od 62

15 vsebujejo. Slabosti nakupa se, poleg razmeroma visoke cene programskih rešitev in stroškov lastništva, kažejo predvsem v problematiki uvajanja, oziroma prilagajanja informacijskim potrebam uporabnikov in prenosu vsega znanja, potrebnega za vzdrževanje in nadaljnji razvoj, na informatike v podjetju. Podjetje se lahko izogne stroškom lastništva, tako da rešitve s potrebno raunalniško opremo najame pri ponudniku Celovite programske rešitve ERP ERP (ang. Enterprise Resource Planing) je integriran informacijski sistem, ki je nastal kot nadgradnja sistemov, usmerjenih v nartovanje materialnih potreb proizvodnje in pozneje celovitega obvladovanja vseh virov procesa proizvodnje v podjetju. Koncept ERP izhaja iz potrebe po celovitem upravljanju z vsemi viri in njihove uporabe v celotni organizaciji. Glavni cilj ERP je povezati vse oddelke in enote podjetja oziroma njegove poslovne procese z enim samim raunalniškim sistemom in centralno bazo podatkov [25]. Le-ta naj bi na enem mestu omogoala integracijo vseh podatkov in pripravo informacij, ki so potrebne za uspešno odloanje. Z uvedbo integriranega poslovno-informacijskega sistema se standardi v podjetju poenotijo, v sistemu pa se podatki ne podvajajo. Vse to omogoa veje prihranke in hkrati boljši nadzor nad poslovanjem. ERP obenem pospešuje in razvija odnose med poslovnim sistemom in kupci, ter omogoa uinkovitejše povezovanje med dobavitelji in prodajalci. Uvajanje celovitih programskih rešitev (ERP) predstavlja pomemben vzrok za pristop k prenovi poslovnih procesov in informacijske podpore, ki vodi k uinkovitejšemu nadzoru nad podatki in k lažjemu odloanju. Vendar tuja in domaa praksa na tem podroju kažeta, da gre za projekte z visoko stopnjo tveganja in relativno nizko uspešnostjo. V svetu je le od 9 do 17 odstotkov projektov uvajanja ERP sistemov uspešnih, preostali pa so neuspešni ali predasno prekinjeni [24]. Zato je zelo pomembno, da še preden se management podjetja odloa o razvoju ali nakupu celovite programske rešitve in uvajanju le-te podjetje najprej ugotovi svoje obstojee stanje in bodoe izvajanje poslovnih procesov. Izkušnje mnogih podjetij kažejo, da predstavlja prilagajanje ERP rešitev izredno zahtevno in tvegano opravilo, pri katerem se pogosto pojavijo prekoraitve rokov in stroškov. Prilagajanje obstojeim procesom mono zavira proces uvajanja rešitve, s prilagajanjem programov pa se ustvarja potencialna nevarnost dodatnih programskih napak in necelovitosti rešitve, ki se pojavi ob prehodih na nove verzije. Strokovnjaki opozarjajo, da se mora pred odloitvijo o nakupu rešitve ugotoviti primernost le-te, oziroma skladnost informacijske podpore rešitve s poslovnimi procesi, ki se izvajajo v njihovi organizaciji [11]. Navedeni primeri kažejo, da enostavnih rešitev pri uvajanju informacijske podpore v kompleksne in dinamine poslovne sisteme ni. Vedno je potrebno najti ustrezen in obravnavanemu podjetju primeren kompromis med prilagoditvijo informacijske rešitve specifikam poslovnih procesov in prilagoditvami poslovnih procesov možnostim informacijske podpore. Za iskanje takšnega kompromisa pa so nujne prave metode, tehnike in orodja. in informacijski podpori procesov stran 15 od 62

16 2.3. Orodja za modeliranje poslovnih procesov Model opisuje neko stvar, ki obstaja, je že v razvoju, ali je šele planirana. Cilj posameznega modela je zajeti tiste vidike sistema, ki so pomembni za doloen namen, ter skriti oziroma zanemariti ostale. Ponavadi so modeli opisani v nazorni obliki. To pomeni, da je veina informacij v modelu izražena z grafinimi simboli in povezavami. Takšna predstavitev olajša tudi samo modeliranje. Ker vse informacije niso primerne za grafino predstavitev, so v modelih nekatere prikazane tudi opisno z besedilom. Uporabni modeli morajo biti natanni, konsistentni, primerni za komuniciranje, enostavni za spreminjanje in razumljivi [2]. V preteklosti sta na tem podroju prevladovali metodologija modeliranja podatkov in metodologija modeliranja procesov. Najnovejše metodologije [22] omogoajo združitev obeh vidikov, poleg tega pa vpeljujejo koncepte za opis organizacijskih in poslovnih struktur. Modeliranje poslovnih procesov zajema modeliranje dinaminih lastnosti sistema in organizacije same, saj z modeliranjem opredeljujemo poslovna pravila sistema. Razlikujemo dva pristopa k modeliranju poslovnih procesov [11]: tehnološki kaže se predvsem v poveanju uinkovitosti obstojeih procesov, strateški osredotoa se na preoblikovanje ali popolno prenovo obstojeih procesov. Dejstvo je, da mora biti reinženiring hiter da ne traja "veno" [18]. Za hiter reinženiring so nam v pomo razlina programska orodja, kot so na primer: Visio, Income Process Designer, Mega Suite, Xlang, Aris, LiveModel, Aion, itd. Po neodvisni analizi ocenjevalcev Gartner Group iz leta 2002 je vodilno podjetje IDS Scheer in njihova programska rešitev oziroma orodje Aris [26]. V nadaljevanju si bomo podrobneje pogledali orodje Aris, s pomojo katerega je v aplikativnem delu diplomske naloge narejena prenova poslovnega procesa Aris Aris (ang. Architecture of Integrated Information Systems) je družina profesionalnih orodij za obvladovanje procesov, ki ga je razvilo nemško podjetje IDS Scheer AG. Aris Toolset je del procesne platforme Aris in je najbolje prodajano orodje za procesno modeliranje na svetu. Uporablja ga 90 odstotkov podjetij, ki so med prvimi 30 po lestvici DAX [20]. Aris Toolset nam kot orodje za modeliranje omogoa celovit prikaz procesov in organizacijske strukture podjetja oziroma njegove organizacije. IDS Scheer AG je svetovalno in razvojno podjetje, katerega glavni cilj je nenehna izboljšava procesov, kar dosegajo s celovitim pristopom k nartovanju, implementaciji in upravljanju oziroma obvladovanju procesov. To postavlja IDS Scheer med vodilna podjetja s podroja optimizacije delovnih procesov in podpore le-teh z najustreznejšo informacijsko tehnologijo. Aris temelji na preizkušeni metodologiji, ki podpira opredelitev kljunih razvojnih faz ter njihovega sosledja, opis aktivnosti, opredelitev zahtevanih rezultatov posameznih faz in izbor kriterijev za njihovo ocenitev. in informacijski podpori procesov stran 16 od 62

17 Aris nam kot orodje za modeliranje poslovnih procesov omogoa celovit prikaz procesov, analizo uinkovitosti poslovanja, usklajevanje projektov s strateškimi poslovnimi cilji, vpeljavo procesno usmerjenih organizacijskih struktur in uinkovito izbiro, ter implementacijo in integracijo informacijske tehnologije. Modeli omogoajo enoumen, celovit in naraven opis (vizualizacijo) poslovnih procesov z visoko stopnjo preglednosti ter predstavljajo standardno komunikacijsko orodje, ki omogoa izražanje in razumevanje vsem, ki so udeleženi v procesu izgradnje, upravljanja ali uporabe modelov [http1]. Razlogi za vodilno pozicijo orodja Aris na trgu [26]: uporablja metodologijo EPC (Event Driven Process Chain), osredotoen je na modeliranje kompleksnih poslovnih relacij, uporablja se na osebnem raunalniku in je veuporabniško orodje za nartovanje procesov, je stabilno in zanesljivo programsko orodje, ima bogat nabor funkcionalnosti in ga je možno konfigurirati po zahtevah uporabnika, združljiv je z MS Windows in enostaven za uporabo, ima dobra orodja za navigacijo med modeli, ima generator modelov za izdelavo novih modelov, podpira razliice, podpira simulacijo in animacijo procesov. V samo orodje je implementirana tudi metodologija ARIS, ki združuje poslovno orientiran pogled na skoraj vse pomembne sestavine poslovanja podjetij: delovni tok dokumentov, projektno vodenje, programski inženiring in opredeljevanje stroškov aktivnosti. Osnova za uporabo metodologije je opredelitev izhodišnega problema v poslovanju podjetja na nivoju top-down. Sledi opis delovanja podjetja in poslovnih procesov v smislu organizacijske strukture, podatkov, virov, procesne kontrole ter funkcijske aktivnosti. Metodologija Aris združuje štiri temelje vidike, glede na poslovne procese, ki so podrobneje predstavljeni na sliki 1: organizacijski pogled podatkovni pogled kontrolni procesni pogled funkcijski pogled produktno/storitveni pogled in informacijski podpori procesov stran 17 od 62

18 Definicija zahtev Organizacijski pogled Oblikovanje posebosti Opis implementacije Podatkovni pogled Kontrolni procesni pogled Funkcijski pogled Definicija zahtev Oblikovanje posebnosti Opis implementacije Definicija zahtev Oblikovanje posebnosti Opis implementacije Definicija zahtev Oblikovanje posebnosti Opis implementacije Definicija zahtev Oblikovanje posebnosti Opis implementacije Proizvodno/storitveni pogled Slika 1: "ARIS-ova hiša" V modelih poslovnih procesov so prikazani razlini vidiki. Opredelitev vidikov, ki jih predlaga ARIS so: Funkcijski vidik nam pove, kaj se v posameznem procesu naredi. Je statini model procesnih nalog. Vsebuje funkcijsko hierarhijo, poslovne cilje, podporni sistem in programske aplikacije Organizacijski vidik nam pove, kdo sodeluje v procesu. Je statini model organizacijske strukture, ki vkljuuje loveške vire ali tehnine vire, povezane v organizacijsko strukturo in komunikacijska omrežja. Podatkovni vidik pove, katere informacije se producirajo oziroma so potrebne. Je statini model poslovnih informacij. Vsebuje podatkovne modele, strukture znanja, nosilce informacij in tehnine pogoje. Kontrolno procesni vidik nam pove, kako so ostali trije vidiki medsebojno povezani, kdo dela na kateri funkciji in katere podatke ter katero operativno logiko uporablja. Je dinamien model, ki prikazuje obnašanje procesov in njihovo povezanost z viri, podatki in funkcijami, informacijske tokove, materialne tokove, komunikacijske diagrame, produktne definicije, diagrame in informacijski podpori procesov stran 18 od 62

19 potekov in diagrame dodane vrednosti, ki jih lahko prikazujemo z modelom eepc. Proizvodno/storitveni vidik je integriran v kontrolno procesni vidik. Z njim zapišemo vse pomembne materialne in nematerialne vhode ter izhode, ki so predmet obdelave v poslovnih procesih. Na proizvode / storitve lahko gledamo z razlinih abstrakcijskih stopenj. Zato je dobro, e te povezave vkljuimo v model, v katerem so zastopani deli proizvoda / storitve, ki sestavljajo celoten proizvod / storitev. Diagramske tehnike oziroma modeli, ki se uporabljajo v ARISu, so: Diagram dodane vrednosti (ang. Value Added Diagram) Z njim opisujemo aktivnosti podjetja, ki neposredno prinašajo dodano vrednost. Iz tega diagrama ni razvidna organizacijska struktura podjetja; Funkcijsko drevo (ang. Functional Tree) Z njim odgovarjamo na vprašanje "zakaj" izvajamo doloeno aktivnost. S funkcijskim diagramom modeliramo hierarhijo procesov in procesnih korakov. Vrstni red procesov in procesnih korakov ni pomemben, pomembna je pripadnost procesa ali procesne naloge hierarhino višjim procesom ali procesnim nalogam. eepc diagram (ang. extended Event-driven Process Chain) S procesnim diagramom modeliramo potek ali logiko procesa. V njem se uporabljajo: funkcija, dogodek, logini operator, organizacijska enota, skupina, lokacija, pozicija, nosilec informacij in tip aplikacije. Model eepc vsebuje verigo funkcij, ki jih prožijo posamezni dogodki. V nasprotju s funkcijo, ki lahko traja nekaj asa, je dogodek omejen na doloen trenutek. Iz modela je razvidno zaporedje izvajanja funkcij. S kombinacijo dogodkov in funkcij, ki so združeni v zaporedje, je torej poslovni proces opisan kot logina veriga dogodkov. Pri tem je pomembno zaporedje in pravilno doloanje procesnih nalog in dogodkov. Organizacijski diagram (ang. Organizational Chart) Z organizacijskim diagramom modeliramo organizacijsko strukturo poslovnega sistema. V organigramu nastopajo: organizacijske enote (ang. organizational unit), vloga delovno mesto zaposlenega (ang. position), oseba, ki to delovno mesto zaseda (ang. internal person), itd. Model pisarniških procesov (ang. Office Processes) Z modelom pisarniških procesov prikazujemo posebnosti, ki se pojavljajo v pisarniškem poslovanju, poseben poudarek je na razlinih nosilcih informacij. Diagram dodelitve funkcij (ang. Function Allocation Diagram) Diagram dodelitve funkcij služi za bolj kompleksne povezave pravil ali funkcij. e se pojavlja situacija, ki bi zahtevala kompleksno kombinacijo loginih operatorjev, jih lahko združimo v diagramu dodelitve funkcije in jim dodelimo poseben simbol. Osnovni model, ki bi sicer deloval precej kompleksno, postane tako lažje razumljiv [http5]. Omenjeni diagrami omogoajo oblikovanje modela podjetja na treh nivojih abstrakcije (slika 2). in informacijski podpori procesov stran 19 od 62

20 Diagram dodane vrednosti 1. nivo model podjetja 2. nivo grob model Funkcijsko drevo 3. nivo podroben model eepc Slika 2: Nivoji abstrakcije poslovnih procesov podjetja, [http5] Uporabljeni objekti pri izdelavi modela z orodjem Aris Za prikaz procesa so bili uporabljeni standardni objekti, ki jih ponuja orodje Aris. V spodnji tabeli so prikazani vsi objekti, ki so uporabljeni pri izdelavi modela procesa v tej diplomski nalogi. OBJEKT Dogodek Funkcija OPIS Dogodek je doloeno stanje ali pojav, ki je posledica neke dejavnosti (funkcije). Vedno obstaja vzrok ali pogoj za izvajanje funkcije, ta pa ima posledico vedno nek rezultat (dogodek). Funkcija je lahko neka dejavnost, naloga, opravilo, procesni korak. Organizacijska enota Delovno mesto Dokument Organizacijska enota je organizacijsko opredeljena skupina ljudi, ki je odgovorna za izvajanje doloene dejavnosti poslovna enota, stroškovna enota, sektor, oddelek, služba. Delovno mesto oziroma pozicija je najmanjša enota v delovni organizaciji, v kateri je zaposlena ena oseba (profil zaposlenega). Dokument je papirnati nosilec sporoil, ki je potreben za izvedbo funkcije ali je produkt funkcije. Aplikativno programsko orodje Konektor Aplikativno programsko orodje se uporablja pri izvrševanju funkcije. Konektor povezuje en model z drugim. in informacijski podpori procesov stran 20 od 62

21 Logini operator IN: proces nadaljujemo obvezno po vseh možnih poteh Logini operator ALI: proces nadaljujemo po katerikoli možni poti, lahko tudi po vseh. Logini operator X-ALI: proces nadaljujemo izkljuno po eni poti Tok procesa se uporablja za medsebojne povezave med dogodki, funkcijami, operatorji, dokumenti, enotami, itd. Tabela 1: Seznam objektov, ki so bili uporabljeni za popis procesa in informacijski podpori procesov stran 21 od 62

22 2.4. Ultimus - orodje za informacijsko podporo procesov Kot novo podjetje na podroju poslovnega upravljanja s procesi in avtomatizacijo delotoka 2 je Ultimus uspešna mednarodna organizacija, ki omogoa podjetjem po svetu, da poveajo svoj dobiek z modeliranjem, avtomatizacijo, upravljanjem in optimizacijo vsakega poslovnega procesa. [http3] Ultimus BPM (ang. Business Process Management) Suite 6.0 je sistem za upravljanje s poslovnimi procesi, ki podjetju pomaga pri dvigovanju uinkovitosti in storilnosti, zmanjševanju izvedbenega asa, zniževanju stroškov, dvigovanju prepoznavnosti in poveevanju zadovoljstva v organizaciji. Ultimus podpira celoten življenjski ciklus poslovnih procesov z moduli in sposobnostmi, ki jih odlikuje enostavna uporaba. Je kategorija programske opreme in tehnologija, ki se uporablja za avtomatizacijo poslovnih procesov [http4]. Omogoa prenesti papirno zasnovan poslovni proces v elektronsko voden proces. Vsebuje nadzorne funkcionalnosti, ki zagotavljajo celovitost procesov in odstranjujejo možnost loveških ali sistemskih napak. Zmanjšuje odzivni as in zmanjšuje t.i. mrtvi as poslovnih procesov. Omogoa povratne informacije o statusu procesa v realnem asu. Meri porabo asa in stroške, povezane s poslovnim procesom, tako da jih lahko optimiziramo. Ultimus je orodje, ki omogoa razvijanje najbolj zapletenih procesov, njihovo testiranje še pred namestitvijo, upravljanje z namestitvami in uporabo avtomatiziranih procesov. Poleg tega omogoa tudi upravljanje s spremembami in razliicami, ko že avtomatizirane procese pregledamo in nadgradimo [4]. Ultimus je najbolj izpopolnjen izdelek na tržišu, katerega izboljšave rpajo iz izkušenj ob uporabi izdelka v realnem okolju. Ultimus BPM Suite temelji na množici nepogrešljivih znailnosti "iz škatle" in odprtih vmesnikih, ki omogoajo razširitev in povezovanje izdelka s poljubno raunalniško infrastrukturo v podjetju. Od vseh platform za BPM omogoa najnižje stroške lastništva s pomojo [http4]: okolja, ki omogoa kolaborativno modeliranje in nartovanje poslovnih procesov brez programiranja, pri emer je poudarjen predvsem informacijski vidik procesa, prožnega povezovanja in podpore delotokov, monih orodij za upravljanje in enostavnih spletnih vmesnikov, namenjenih udeležencem v procesu. Ultimus pokriva celotni življenjski cikel upravljanja poslovnih procesov: modeliranje in razvoj procesov, avtomatizacijo, integracijo in uporabo, nenehno upravljanje in nadzor, analizo in optimizacijo. 2 ang. workflow v nadaljevanju diplomske naloge je uporabljen slovenski prevod te besede, delotok, v literaturi zasledimo tudi uporabo besedne zveze delovni tok. in informacijski podpori procesov stran 22 od 62

23 Ultimus BPM Suite omogoa podjetju razline oblike napredka [http4]: Postane lahko "procesno podjetje", podjetje, ki nadzira svoje poslovne procese, s imer prihrani as in denar. Ultimus BPM Studio se lahko uporablja kot okolje za kolaborativno modeliranje in razvoj poslovnih procesov, s katerim se tudi najbolj zapletene procese avtomatizira hitreje in lažje, kot s katerimkoli drugim programskim izdelkom na tržišu. Na enostaven nain se lahko obravnava tudi najbolj zapletena pravila izvedbe procesov in usmerjanja nalog brez obsežnega programiranja ali pisanja skript 3. Spletne storitve in okolje.net se lahko izkoristi za povezovanje z drugimi okolji. Izvedbo procesov se lahko nadzira in analizira v realnem asu Moduli Ultimus BPM Suite z uporabo tesno povezanih modulov omogoa modeliranje, avtomatizacijo, upravljanje in optimizacijo poslovnih procesov [http3]. Ultimus BPM Server je razširljivo orodje za BPM, ki v podjetju poskrbi za usklajevanje in nadzor izvajanja poslovnih procesov. Ultimus Process Designer omogoa lastnikom poslovnih procesov in analitikom, da samostojno nartujejo, modelirajo, dokumentirajo in optimizirajo poslovne procese brez pomoi strokovnjakov s podroja informatike. Ultimus BPM Studio je skupno nartovalno okolje, ki nartovalcem IT v organizaciji omogoa skupinsko spreminjanje poslovnih procesov v konne rešitve, povezane s podatkovnimi bazami, elektronskimi obrazci, poslovnimi pravili in drugimi procesi ter sistemi. Ultimus Flobots so avtomatizirani roboti delovnih tokov, ki izvajajo posamezne naloge v poslovnem procesu brez lovekovega posredovanja. Ultimus Client/Thin Client je fleksibilen in nastavljiv uporabniški vmesnik, ki razlino usposobljenim konnim uporabnikom omogoa udeležbo v poslovnih procesih ter administracijo svojega delovne obremenitve in delovnega obremenitve podrejenih. Odjemalcem omogoa delo z elektronskimi obrazci, s pomojo katerih lahko pridejo do natannih informacij. Izbiramo lahko med odjemalcem Thin Forms ter obrazci ASP.NET, Adobe PDF in Microsoft InfoPath. Ultimus Organization Chart je orodje za izdelavo grafine predstavitve loveških virov v organizaciji, kar omogoa boljši pregled nad uporabniki, njihovimi odnosi v smislu podrejenosti in nadrejenosti, ter pripadnosti skupinam. Poznavanje organizacijske strukture omogoa lažje usmerjanje nalog v asu izvajanja poslovnega procesa. Ultimus Administrator je orodje za administracijo poslovnih procesov ter obvladovanje izjem in posebnih okolišin. 3 skript (ang. script) vrsta programa, ki ga sestavlja množica ukazov ali makrov drugemu programu. V skriptu so navadno ukazi, usklajeni s pravili in skladnjo programa, skupaj s preprostimi krmilnimi sestavinami [16]. in informacijski podpori procesov stran 23 od 62

24 Ultimus Reports omogoajo zajem razlinih opazovanih parametrov v asu izvajanja procesov in njihovo predstavitev v prirejenih poroilih, ki lastnikom procesov olajšajo upravljanje z viri in optimizirajo poslovni proces. Ultimus Enterprise Integration Kit (EIK) ponuja razvojno orodje in dokumentacijo za izvajanje zahtevnejših povezav z zalednim okoljem in ostalimi aplikacijami v podjetju s pomojo sodobnih tehnologij, kot so npr. spletne storitve in objekti.net Koraki obvladovanja poslovnih procesov z orodjem Ultimus Ultimus z moduli in zmožnostmi, ki jih odlikuje enostavna uporaba, podpira celoten življenjski ciklus poslovnih procesov. V nadaljevanju bodo predstavljeni tipini koraki upravljanja poslovnih procesov in vloga, ki jo ima Ultimus BPM Suite v posameznem koraku. Modeliranje poslovnega procesa Prvi korak za izboljšavo poslovnega procesa je razumevanje le-tega, esar ni mogoe v celoti opraviti interaktivno. Ultimus omogoa modeliranje v orodjih Ultimus Process Designer in Ultimus BPM Studio, s katerima lahko tudi poslovni uporabniki brez tehninega predznanja grafino modelirajo potek poslovnega procesa in pripravijo pisno dokumentacijo o procesu, ki je predmet optimizacije. Doloanje uporabnikov in vlog Nekatere poslovne procese je mogoe popolnoma avtomatizirati, veina pa zahteva doloeno stopnjo vpletenosti loveka. V teh primerih je pomembno, da se delo dodeli pravim ljudem. Zaradi tega je potrebno vzpostaviti neko obliko upravljanja z uporabniki sistema BPM in njihovimi vlogami. Ultimus Org Chart je grafino, spletno zasnovano okolje za upravljanje z uporabniki in uporabniškimi vlogami. Uporablja se ga lahko kot samostojni uporabniški direktorij za BPM. Organizacijsko hierarhijo je mogoe preprosto oblikovati s pomojo Ultimus Org Chart, ki nam v svoji orodni vrstici ponuja razline oblake, s pomojo katerih sestavimo želeno organizacijsko strukturo. Doloanje prejemnikov nalog in asovnih omejitev Ko je model procesa oblikovan, oziroma ko je izdelana groba skica delotoka procesa in so znane zahteve uporabnikov, se lahko doloi, kateri posameznik ali katera aplikacija bo doloeni korak dejansko izvedla. Opredeliti je potrebno tudi vse asovne omejitve, s katerimi zagotovimo pravoasno izvedbo korakov procesa. Pri doloanju prejemnikov nalog nam Ultimus omogoa razline možnosti, s imer zagotavlja, da lahko delo pravoasno dodelimo pravi osebi na pravem mestu. Izdelava in povezovanje obrazcev Pri korakih, ki vkljuujejo uporabnike, elektronski obrazec predstavlja idealen uporabniški vmesnik. Ultimus vsebuje orodje za izgradnjo dinaminih spletnih obrazcev, povezuje pa se tudi z obstojeimi tehnologijami za obrazce, kot sta npr. Microsoft InfoPath ali Adobe Acrobat. Nartovanje in povezovanje obrazcev je grafino. Medtem ko se obrazci uporabljajo za zajem ali predstavitev podatkov, Ultimus dejansko upravlja s podatki izven obrazcev, kar omogoa združljivost z drugimi aplikacijami ali uporabo razlinih tehnologij obrazcev v razlinih korakih in informacijski podpori procesov stran 24 od 62

25 poslovnega procesa. Ultimus nam omogoa upravljanje s podatki skoraj brez programiranja ali nartovanja podatkovne baze. Avtomatiziran robot V avtomatiziranih poslovnih procesih bi se morale številne naloge izvajati samodejno, s pomojo aplikacij, kar pomeni brez loveškega posredovanja. Avtomatizirane robote (Ultimus Flobots) z uporabo grafinega orodja zlahka usposobimo za samodejno izvedbo nalog. Ultimus ponuja 11 razlinih robotov, ki podpirajo spletne storitve, to so: elektronska pošta, podatkovne baze, XML 4, Word, Excel, Exchange, koda.net, Adobe Acrobat in tekstovne datoteke. Roboti lahko dramatino zmanjšajo stroške in as izvedbe poslovnih procesov. Opredelitev pravil za obravnavanje izjem eprav si želimo, da bi poslovanje vedno potekalo, kot je bilo nartovano, pa se to dogaja le redko, saj se v poslovnih procesih vsak dan pojavljajo izjeme in posebni primeri. Zato mora rešitev za avtomatizacijo procesov ponujati naine za obvladovanje izjem, sicer bo rešitev odpovedala, uporabniki pa bodo naine za izvedbo poiskali izven nje same. Ultimus vsebuje številne zmožnosti obvladovanja izjem v poslovnih procesih s katerimi se opredeljuje pravila, ki se jih testira ob proženju razlinih dogodkov, ki se primerijo v izjemnih okolišinah ob izvajanju procesa (npr. zamujen ali zavrnjen korak). e se izjema izkaže za pravilo, se lahko opredeli celo vrsto dejanj vkljuno z aktiviranjem novih korakov, odpravo vzroka ali klicem spletne storitve ki jih bo Ultimus izvedel. Nadvse pozitivno in hkrati prirono pa je, da se lahko pravila doloijo brez programiranja ali pisanja skript. Testiranje in vpeljava Preden se avtomatizirane procese vpelje pri konnih uporabnikih, jih je potrebno temeljito preizkusiti. Ultimus omogoa veliko nainov testiranja procesov tako v asu razvoja, kot tudi po njem. V BPM Studiu lahko testiramo obrazce že v razvojni fazi, tako da preverimo, ali povezave s podatkovno bazo delujejo in ali se dinamina dejanja odvijajo v skladu s priakovanji. BPM Studio prav tako omogoa simulacijski nain dela, v katerem se lahko sprehajamo skozi posamezne korake v procesu na enak nain, kot bo to poel konni uporabnik. Poleg tega ponuja še razline informacije za ovrednotenje poslovne logike in uporabniške izkušnje. Po uspešno zakljuenem testiranju se lahko proces z enim klikom preprosto objavi neposredno na produkcijskem strežniku. Ker odjemalska tehnologija temelji na spletnem brskalniku, se na ta nain v istem trenutku omogoi dostop in delo vsem uporabnikom, ne da bi bilo potrebno odjemalcem namešati dodatno programsko opremo. Uporaba Ob razmišljanju o avtomatiziranih procesih se uporabniki pogosto osredotoajo zgolj na obvešanje o nalogah in upravljanju z njimi. To omogoa tudi Ultimus, poleg teh pa vsebuje še številne druge znailnosti, ki naredijo uporabniško izkušnjo bolj celovito. Uporabnik lahko z Ultimusovim odjemalcem ne le pregleduje in izvaja naloge, ki so mu bile dodeljene, temve tudi prienja nove poslovne dogodke, pregleda status vseh poslovnih dogodkov, v katerih sodeluje, dodeljuje naloge drugim udeležencem (npr. v asu dopustov ali ob drugih izjemnih dogodkih) ali pa 4 XML extensible Markup Language (razširljivi oznaevalni jezik), je univerzalna oblika zapisa za strukturirane dokumente, ki se uporabljajo za izmenjavo podatkov [16]. in informacijski podpori procesov stran 25 od 62

26 popolnoma prilagodi svoje okolje. Nadzorni imajo poleg tega tudi vpogled v obremenitev svojih zaposlenih. Upravljanje v realnem asu eprav lahko dobro nartovan poslovni proces zajame veino izjem, pa je nadzorovanje procesov v realnem asu še vedno pomembno. Ultimus omogoa administratorjem grafino spremljanje vseh poslovnih procesov. Na enostaven nain si lahko pripravijo npr. prirejene filtre, s katerimi se osredotoijo na doloene aktivnosti. Administratorji lahko tudi spremljajo in analizirajo delovno obremenitev in prerazporedijo delo. Kot je bilo že omenjeno, Ultimus ponuja nekatere možnosti skrbništva nad poslovnimi procesi tudi konnim uporabnikom, s imer omogoa porazdeljeno upravljanje in skrbništvo. Analiza rezultatov eprav je mo že po dobro opravljenem modeliranju opaziti doloene možnosti za izboljšave poslovnega procesa, šele prava optimizacija poslovnega procesa prinese dejanske rezultate. Ultimus pridobiva podatke iz aktivnosti, ki se odvijajo v sistemu in omogoa analizo zbranih podatkov v spletno zasnovanem orodju za poroanje. Uporabnik lahko za potrebe nadaljnje analize prenese te podatke tudi v druge sisteme. Ultimus Reports ponuja široko paleto nainov za analizo uinkovitosti avtomatiziranih procesov. Informacije se lahko pregleduje tako tabelarino kot tudi grafino. S pregledovanjem teh informacij je možno dobiti dober vpogled v as, stroške in delovno breme v poslovnih procesih. Izboljšave Zašitni znak uspešno izvedenih pobud BPM je nenehno izpopolnjevanje. Ne glede na to, ali se pojavi želja po spremembi vnosnega obrazca, dodajanju ali brisanju korakov ali spremembi poslovnega pravila, je izvedba sprememb in vpeljava le-teh pri konnih uporabnikih preprosta. Ko je enkrat vpeljana strežniška infrastruktura in je v uporabi odjemalsko okolje, je mo sistem na enostaven nain izboljšati tudi z uvedbo novih procesov [http4]. in informacijski podpori procesov stran 26 od 62

27 2.5. Povezave med metodologijami in orodji (primer: Aris-Ultimus) Gre za postavljanje novih standardov za celostno integracijo med modeliranjem poslovnih procesov, izvajanjem procesov in upravljanjem. Ta napredna rešitev omogoa skupno rabo procesnih modelov Aris z Ultimus BPM Suite, kar zagotavlja, da vsi procesi prinašajo maksimalno poslovno vrednost, uinkovitost in agilnost. Mednarodne organizacije znotraj svojih podjetij aktivno razvijajo in analizirajo kompleksne procese ter z njimi tudi upravljajo. Raziskava podjetja Delphi Group je pokazala, da podjetja, ki uporabljajo rešitve tako za procesno modeliranje kot tudi za upravljanje s poslovnimi procesi, priakujejo celostno integracijo obeh rešitev. Organizacije, ki za modeliranje in analizo uporabljajo Aris 6.XX, lahko zdaj neposredno izvažajo svoje procesne modele v Ultimus BPM Suite, kjer se izvrši upravljanje s procesi in njihovo izvrševanje. Platforma Aris podpira modeliranje kompleksnih poslovnih procesov in organizacijskih ter izvršilnih arhitektur. Modeliranje, analiziranje, simuliranje in preoblikovanje poslovnih procesov ustvari ciljne strukture in tokove. Naloge, namenjene avtomatizaciji z Ultimusom, so vgrajene v procesne mape Arisa skupaj z ronimi in avtomatiziranimi nalogami. Procesne mape izkorišajo napredne modelirne znailnosti Arisa za dokumentne in materialne tokove, kot tudi organizacijske modele in logiko, ki dovoljuje nalogam, ki ciljajo na avtomatizacijo procesov in integracijo aplikacij, da so definirane znotraj celotnega poslovnega konteksta. Vmesnik Arisultimus izvaža procesne mape v obliki podatkov XML. Vmesnik preiše procesne mape za nalogami delotoka, ki so oznaene za izvoz v Ultimus, hkrati pa izkljuuje naloge, ki niso oznaene za avtomatizacijo. Ta unikaten in uinkovit dostop razlikuje vmesnik Arisultimus od drugih vmesnikov, saj ni nobene potrebe po nastavljanju procesne mape v Arisu pred izvozom podatkov. Vmesnik poleg strukture delotoka prav tako izvozi lastnosti korakov z objektnimi atributi Arisa. Datoteko XML se nato uvozi v Ultimus BPM Studio, kjer se izvrši razširitev procesnih specifikacij. Dodatna prednost vmesnika je tudi zmožnost, da osveži procesne specifikacije v Ultimusu z novimi strukturami, ki so bile dodane v Arisu. Spremembe na originalni procesni mapi v Arisu se zlahka ponovno izvozijo v Ultimus. Podrobne zmožnosti procesnih specifikacij v okolju Ultimus BPM Studio zakljuujejo povzetek. Edinstvena arhitektura vmesnika ARISUltimus popolnoma podpira celoten življenjski krog inženiringa poslovnih procesov. Aris omogoa vsestransko analizo in optimizacijo poslovnih procesov, Ultimus pa usmerja izvrševanje in upravljanje s loveškimi nalogami, kar zagotavlja avtomatizacijo konnih procesov od zaetka do konca in maksimalno poslovno agilnost [http3]. in informacijski podpori procesov stran 27 od 62

28 Povezava med poslovnim procesom in njegovim delotokom Veina podobnih vmesnikov je osnovana na enostavnem mehanizmu, kar pomeni, da mora biti model delotoka procesa pripravljen neposredno v programu za modeliranje poslovnih procesov, nato pa ga je mo prenesti v delotok sistema. Vmesnik Arisultimus pa je osnovan na metodi, ki omogoa polno funkcionalnost obeh sistemov, tako poslovnega programa za modeliranje, kot tudi njegovega delotoka. Delotok procesa je obiajno del poslovnega procesa, ki je izvršen znotraj delotoka sistema, ostale naloge pa so izvršene rono oziroma v drugih sistemih. Vmesnik poiše naloge, ki so dodeljene delotoku in jih prenese v delotok sistema. Spodnja slika prikazuje standardni postopek za uporabo vmesnika. Slika 3: Standardni postopek za uporabo vmesnika 1. korak V Arisu se z dodajanjem funkcij delotoka pripravi poslovni proces. Nato se funkcije delotoka definira, in sicer se njihovim atributom doloi ustrezne vrednosti. Po doloitvi ustreznih atributov funkcijam delotoka s skripto vmesnika ARIS ustvarimo izmenjevalno datoteko XML. 2. korak Ultimusov pretvornik pretvori datoteko XML v datoteko WFL, ki jo zna brati Ultimus. V Ultimusu se nato odpre to datoteko WFL in se ji doda dodatne informacije za procese in naloge, npr. obrazce, podatke, pogoje, lahko pa se tudi spremeni funkcijske parametre, ki so bili že predhodno definirani v Arisu. Vse spremembe se shrani v datoteko WFL, nato pa se jo pretvori v izmenjevalno datoteko XML. 3. korak V Arisu se datoteko XML odpre in spremeni v proces. Proces sedaj vsebuje dodatne informacije, ki so bile vnesene v Ultimusu. V Arisu se te informacije ohranijo v obliki funkcijskih atributov formata XML. in informacijski podpori procesov stran 28 od 62

29 Takšna rešitev omogoa uporabnikom: - ustvarjanje procesov v Arisu - vstavljanje osnovnih informacij - prenos procesov v Ultimus - vstavljanje dodatnih informacij - povratne informacije v Arisu Procese, natanneje delotok procesa, ki se ga opiše z Arisom, se lahko s pomojo posebnega vmesnika prenese v Ultimus. Prenesen delotok procesa v Ultimusu vsebuje vse osnovne informacije, ki so bile doloene v Arisu. V Ultimusu se lahko spremeni osnovne informacije ali vstavi dodatne informacije, ki so potrebne v doloenem procesu. Nato je možno proces, ki je zapisan v Arisu, posodobiti, ne da bi se izgubile dodatne informacije, ki so bile pred tem dodane [14] Proces prenosa med Aris Ultimus - Aris Oblikovanje modela procesa v Arisu Prvi korak je priprava procesnega modela v Arisu. Procesni model mora biti pripravljen v skladu z Arisovimi smernicami za modeliranje in delotoka funkcij, saj bo le tako ustvarjen smiseln delotok. En poslovni model lahko vsebuje le en delotok procesa. e se pojavi potreba po veih delotokih v enem poslovnem procesu, se mora ta poslovni proces razcepiti na ve delnih procesov; ali pa združiti ve delotokov v enega. Na sliki 5 (na naslednji strani) je primer poslovnega procesa, ki vkljuuje delotok procesa. Rone funkcije, ki so zunaj delotoka, so na sivem ozadju, delotok funkcij pa ima svoje ozadje in ima v zgornjem levem kotu tipsko rko, ki se jo doloi rono. Obstajata dva tipina tipa delotoka nalog: Uporabniška naloga - oznaena s simbolom "U" Avtomatizirana naloga, (ang. Flobot action) - oznaena s simbolom "F" Oznaiti je potrebno zaetne in konne funkcije delotoka procesa. Zaetne funkcije imajo predpono "S", konne naloge pa "E". Ob upoštevanju teh pravil je enostavno ustvariti kratice za opise delotoka funkcij, npr. SU, U, F, EU, EF. Kratice SF ni dovoljeno uporabiti, saj avtomatizirane naloge ne morejo zaeti procesa. in informacijski podpori procesov stran 29 od 62

30 Ustvarjanje izmenjevalne datoteke XML Potreba po materialu Baza materiala Iskanje želenega materiala Delavec ROCNO U - NALOGA UPORABNIKA F - AVTOMATIZIRANA NALOGA (predpona) S - START SU (predpona) E - KONEC Priprava zahtevanega materiala Delavec DELOTOK Zahteva pripravljena U Pregledovanje zahteve Manager Zahteva sprejeta Zahtevo potrebno popraviti F U Sestavljanje narocila Popravljanje zahteve Delavec Arhiviranje narocilnice Delavec Zahteva popravljena Narocilnica U Pripravljanje narocil MM Delavec EU Posiljanje narocila MM Delavec Vpisovanje narocila v seznam narocil MM Delavec Seznam narocil Baza dobaviteljev Posodobitev seznama dobaviteljev MM Analitik Proces zakljucen Slika 4: Prikaz delotoka procesa v Arisu in informacijski podpori procesov stran 30 od 62

31 Organizacijske enote je treba vnesti v model in jih dodeliti delotoku funkcij. V tabeli (tabela 2) so predstavljeni ustrezni tipi organizacijskih elementov: v ARISu v ULTIMUSu Organizacijska enota Organizacijska enota Oddelek Skupina Skupina Skupina Mesto Mesto Delovna funkcija Notranja oseba Notranja oseba Uporabnik Tabela 2: Organizacijski elementi v orodju Aris in Ultimus [14] Ti organizacijski elementi bodo preneseni v ULTIMUSov delotok, nato pa se lahko posameznim funkcijam dodeli še dodatne atribute. Ustvarjanje datoteke XML za izmenjavo Ko je zakljueno modeliranje procesa in so pridobljeni vsi potrebni podatki znotraj procesnega modela, se lahko z ustrezno ARISovo skripto ustvari izmenjevalno datoteko XML. Konvertiranje XML v WFL Nato je potrebno pripraviti WFL datoteko (Ultimusova datoteka), za kar mora biti uporabljen poseben vmesnik Ultimus XML pretvornik. Proces v Ultimusu Izdelano datoteko WFL je potrebno uvoziti v Ultimus. Za elemente delotoka procesa v Ultimusu se uporablja enaka postavitev kot v Arisu, le da je postavitev preoblikovana iz navpine v vodoravno lego (slika 5). Slika 5: Delotok procesa v Ultimusu in informacijski podpori procesov stran 31 od 62

32 Baza dobaviteljev Baza materiala F U EU Zahteva sprejeta Sestavljanje narocila Arhiviranje narocilnice Pripravljanje narocil Posiljanje narocila Vpisovanje narocila v SU seznam narocil Posodobitev seznama dobaviteljev Proces zakljucen U Potreba po materialu Iskanje želenega materiala Priprava zahtevanega materiala Zahteva pripravljena Pregledovanje zahteve Delavec Narocilnica MM Delavec MM Delavec MM Delavec Seznam narocil MM Analitik Delavec Delavec Manager U Zahtevo potrebno popraviti Popravljanje zahteve Zahteva popravljena ROCNO DELOTOK Delavec U - NALOGA UPORABNIKA F - AVTOMATIZIRANA NALOGA (predpona) S - START (predpona) E - KONEC Univerza v Mariboru - Fakulteta za organizacijske vede Elementi in procesi po uvozu v Ultimus vsebujejo osnovne informacije, ki so bile dodeljene v Arisu, in ustrezne povezave med opravili. V Ultimusu se doda še ostale potrebne dodatne informacije. e uporabnik spremeni potek funkcij v Arisu, lahko nato uporabi funkcionalnost posodobitve, ki jo nudi Ultimusov XML pretvornik. Reorganiziran oziroma posodobljen proces je mo izvoziti v Ultimus brez izgube dodatnih informacij, ki so bile predhodno že dodane v Ultimusu. Pretvarjanje WFL v XML Datoteko WFL je mogoe pretvoriti nazaj v datoteko XML, ki jo zna brati Aris. To pomeni, da se posodobljen procesni model z vsemi dodatnimi informacijami iz Ultimusa uvozi v Aris. S tem je proces v Arisu dopolnjen in ima delotok procesa v obeh orodjih enake podatke, (slika 6), [14]. Aris Ultimus - struktura procesa - dodeljeni elementi organizacijske strukture - lastnosti korakov - podatkovne tabele - forme za korake uporabnikov - treniranje robotov - pogoji za vse korake - pravilna postavitev za vse korake - struktura procesa - dodeljeni elementi organizacijske strukture - lastnosti korakov - podatkovne tabele - forme za korake uporabnikov - treniranje robotov - pogoji za vse korake - pravilna postavitev za vse korake Slika 6: Primerjava podatkov delotoka procesa v orodju Aris in Ultimus in informacijski podpori procesov stran 32 od 62

33 3. Aplikativni del V aplikativnem delu diplomske naloge je na konkretnem problemu preizkušena metodologija, ki je predstavljena v prvem delu naloge. Diplomska naloga že v uvodnem delu opredeljuje temeljni problem in kako je bil le-ta definiran. V diplomski nalogi je obravnavan konkreten problem v konkretni organizaciji na Fakulteti za organizacijske vede Kranj, ki je v nadaljevanju na kratko predstavljena Opis ustanove Fakulteta za organizacijske vede Fakulteta za organizacijske vede Univerze v Mariboru ima sedež v Kranju, Kidrieva ulica 55a. Ponaša se z ve kot 40-letno tradicijo s podroja izobraževanja in raziskovanja organizacijskih in informacijskih znanosti. Izobraževanje: Univerzitetni študijski program Visokošolski strokovni program Magistrski študij Specialistini študij Doktorski študij Raziskovanje: Inštitut za organizacijo in management Raziskovalni center Središe za študij elektronskega poslovanja 12 laboratorijev 3.2. Opis projektne pisarne deluje na FOV že od spomladi Ustanovljena je bila v okviru Raziskovalnega centra. Služi kot podporna služba v smislu spremljanja javnih razpisov, sodelovanja pri pripravi predlogov projektov in sodelovanja pri prijavi in nadaljnjem spremljanju projektov. Do sedaj je projektna uspešno sodelovala pri prijavi in zakljuitvi kar nekaj domaih in evropskih projektov [15]. in informacijski podpori procesov stran 33 od 62

34 3.3. Opis problemskega stanja na FOV že deluje, vendar ne dovolj uinkovito. Glavni problem projektne pisarne je to, da procesi, ki v njej potekajo, niso jasno doloeni in posledino še niso informacijsko podprti. ni ustrezno organizirana, nima zadostnega pregleda nad obrazci in dokumenti, ki so nujno potrebni za nemoten potek izvajanja projektov, in ne more voditi primerne evidence oziroma statistike [15]. Le-ta naj bi zajemala podatke o tem, kako pogosto se raziskovalci prijavljajo na razpisane projekte. Prav tako nima možnosti uinkovitega spremljanja poteka izvajanja od samega razpisa do konnega rezultata oziroma predstavitve in nima pregledne evidence o uspešnosti opravljenih projektov Analiza problemskega stanja Podatki, potrebni za reševanje problema, so bili pridobljeni v fazi aktivnega zbiranja podatkov in s pregledom ter s pripravo posnetka stanja. Z analizo trenutnega stanja je bila bolj natanno definirana trenutna vloga projektne pisarne in potek procesa, ki podpira izvajanje internih projektov na FOV. Uvodoma je bilo pregledano delovanje projektne pisarne in potek procesa od inicializacije do zakljuka. V posnetku trenutnega stanja so bile identificirane vse naloge koraki, ki so potrebni za uspešno realizacijo celotnega procesa, t.j. izvajanje internih projektov na FOV. Sam proces je zelo kompleksen, zato so se pri sami identifikaciji le-tega pojavile nekatere težave. Težko je bilo doloiti natanen potek nalog v celotnem procesu, definirati odgovorne osebe za izvedbo posamezne funkcije procesa, ugotoviti kateri dokumenti in obrazci v procesu nastopajo, kdo mora le-te pripraviti, preveriti, podpisati ter katere od obrazcev je potrebno arhivirati. Z analizo trenutnega stanja je bilo ugotovljeno, da se veina postopkov v obstojeem procesu izvaja rono, zaradi esar prihaja do zamud, veja je tudi možnost napak (loveški faktor). Pogosto se izvaja preverjanje pravilnosti, kar pomeni podvajanje dela. Sam proces ni popolnoma transparenten. Ne ve se tono, kdo je odgovoren za posamezno funkcijo, kateri dokumenti so povezani z izvajanjem posamezne funkcije in kako si funkcije v procesu sledijo. Vse navedeno ima negativen vpliv na celoten proces izvajanja internih projektov na FOV. Posledice se kažejo predvsem v dodatnih usklajevanjih, podvajanju dela, predolgih asih in posledino višjih stroških. Posnetek trenutnega stanja je bil izdelan s pomojo Arisa, orodja za modeliranje in obvladovanje procesov. Zaradi obsežnosti modela, ki predstavlja posnetek stanja celotnega procesa "Izvajanje internih projektov na FOV", smo se odloili, da le-ta zaradi prostorskih omejitev ne bo prikazan. in informacijski podpori procesov stran 34 od 62

35 3.5. Opis in prikaz prenovljenega procesa za izvajanje internih projektov na FOV Pri prenovi procesov je bila uporabljena dokumentacija, izdana s strani dekana Fakultete za organizacijske vede, Organizacijsko navodilo, Izvajanja projektov programa "Odprto jedro FOV". Program je namenjen razvoju Fakultete za organizacijske vede v smislu dvigovanja kakovosti izobraževalnega procesa, krepitve razvojno-raziskovalnega potenciala in poveanja uinkovitosti poslovnih procesov. S pomojo šeste toke Organizacijskih navodil, Izvajanja projektov programa, kjer je opisan proces za izvajanje internih projektov in lastnih idej za izboljšanje le-tega, je bil z orodjem Aris pripravljen grafien zapis modela procesa. Na spodnji sliki je zgolj za prikaz kompleksnosti prikazan celoten proces "Izvajanje internih projektov na FOV" z vsemi štirimi delnimi procesi. Celoten model procesa zaradi svoje obsežnosti ni dovolj pregleden, vendar lepo prikazuje kompleksnost procesa. Na spodnji sliki je zgolj za prikaz kompleksnosti prikazan celoten proces z vsemi štirimi delnimi procesi. in informacijski podpori procesov stran 35 od 62

36 potrditvi Zapisnik seje PO zavrnitvi in obrazložitev Podjemna pogodba Zapisnik seje PO potrditvi spremembah Avtorska pogodba sprejetju poroila zavrnitvi in obrazložitev Dokumenti za arhiv Arhiviranje dokumentov Ultimus Arhivirani dokumenti Pogodba o delu Dokumenti za arhiv Arhiviranje dokumentov Arhivirani dokumenti potrditvi in poziv za... Potreba po pripravi podatkov za Ultimus Priprava podatkov za Ultimus Podatki so pripravljeni Podpisane pogodbe Arhiviranje pogodb Arhivirani dokumenti Sprotni zapisnik Zapisnik seje PO potrditvi e-pošta Zapisnik seje PO sprejetju poroila prioritetnih temah Dokumeti za arhiv Arhiviranje dokumentov Arhivirani dokumenti Podjemna pogodba Fazno Nalog za izplailo Podjemna pogodba Podjemna pogodba Podjemna pogodba Rezultat e-pošta Fazno Sprotni zapisnik spremembah e-pošta Avtorska pogodba Fazno Periodino Avtorska pogodba Avtorska pogodba Avtorska pogodba Fazno Periodino Sprotni zapisnik sprejetju poroila Sprejeto o projektu Izdajanje naloga za izplailo skladno s sklepom Nalog izdan potrditvi Razpis prioritetnih tem Pozivanje potencialnih predlagateljev k pripravi projektne definicije Pogodba o delu Periodino zavrnitvi in obrazložitev Pogodba o delu Pogodba o delu Pogodba o delu Rezultat Periodino Ustrezna poroila Posredovanje poroil PO Posredovana poroila Obravnavanje prejetih poroil, sprejemanje sklepa o morebitnih spremembah Podajanje obrazložitve Obrvnavano in podane obrazložitve Priprava zapisnika in sklepov Sprotni zapisnik e-pošta e-pošta definicija Sprejet sklep o potrditvi in imenovanje vodja ter lanov skupine Priprava in pošiljanje pogodb prijavitelju Podpisane pogodbe Izvajanje definicija Sprotni zapisnik Zapisnik seje PO Poslane pogodbe Podpisovanje pogodb Podpisane pogodbe s strani vodja... Pošiljanje podpisanih pogodb Poslane podpisane pogodbe Prejemanje in podpisovanje pogodb Rezultat še ni dosežen Vmesno poroanje Pošiljanje vmesnih poroil Sprejemanje in pregledovanje periodinih in faznih... Poslovodni odbor Sprejet sklep o spremebah Poslovodni odbor Poslovodni odbor zavrnitvi in obrazložitev potrditvi in poziv za... morebitnih spremembah definicija definicija definicija Posredovanje proj.def. PO Posredovana proj. definicija Obravnavanje projektne def. in izbor najugodnejše Podajanje obrazložitve Vodja in lani skupine Poroila za dopolnitev Ustreza potrditvi in poziv za... PD obravnavana, podane obrazložitve Priprava zapisnika in sklepov Vodja in lani skupine Vodja in lani skupine Dekan Vodja in lani skupine Koncept Koncept Sprejet sklep o potrditvi Pozivanje predlagatelja k pripravi projektne definicije dokonni zavrnitvi Predlagatelj je pozvan Pripravljanje projektne definicije na elektronskem obrazcu Pripravljena proj. definicija Pošiljanje proj. definicije projektni pisarni Poslana projektna definicija Prejemanje in pregledovanje proj.def Koncept Koncept Sprotni zapisnik Zapisnik seje PO Poslovodni odbor Poslovodni odbor zavrnitvi in obrazložitev Dokonna zavrnitev Zapisnik seje PO Potrebna dopolnitev Koncept e-pošta e-pošta Obravnavanje koncepta Podajanje obrazložitev PD obravnavana, podane obrazložitve Prijavitelj Prijavitelj Koncept ustreza Posredovanje koncepta PO Koncept posredovan PO Priprava zapisnika in sklepov Sprejet sklep o zavrnitvi Pošiljanje sklepa z obrazložitvijo zakljuku Ni razpisa za teme Pripravljanje koncepta Pripravljen koncept Pošiljanje koncepta Koncept poslan Pregledovanje koncepta Možnost dopolnitve oz. popravka e-pošta Sprotni zapisnik Dokumenti za arhiv Arhiviranje dokumentov Arhivirani dokumenti Poslovodni odbor Poslovodni odbor zavrnitvi in obrazložitev Dokonna zavrnitev Zakljuno Zakljuno Prijavitelj Prijavitelj Potrebna dopolnitev morebitnih spremembah Sprejet sklep o zavrnitvi Pošiljanje sklepa z obrazložitvijo Fazno Fazno dokonni zavrnitvi zakljuku Možnost popravka oz. dopolnitve Rezultat e-pošta Periodino Periodino Mnenje Zapisnik seje PO Nalog za zakljuno izplailo Arhiv Zakljuno Zakljuno Mnenje Mnenje Zakljuno Sprotni zapisnik zakljuku Sprejeto zakjuno Izdajanje naloga za zakljuno izplailo vodji in lanom... Nalog za izplailo izdan Zakljuevanje Projekt zakljuen Rezultat je dosežen Zakljuevanje in oblikovanje zakljunega poroila Zakljueno oblikovano Posredovanje zakljunega poroila projektni pisarni Zakljuno posredovano Pregledovanje poroil in priprava mnenja Pregledano in pripravljeno mnenje Posredovanje poroil in mnenja PO Prejeto zakljuno in mnenje Obravnavanje zakljunega poroila na podlagi mnenja Podajanje obrazložitve Obrvnavano in podane obrazložitve Priprava zapisnika in sklepov Vodja in lani skupine Vodja Poslovodni odbor Poslovodni odbor morebitnih spremembah dokonni zavrnitvi Dokonna zavrnitev Zakljuno ni sprejeto Pošiljanje sklepa z obrazložitvijo Sprejet sklep o spremembah Univerza v Mariboru - Fakulteta za organizacijske vede Slika 7: eepc diagram, celoten proces za izvajanje internih projektov na FOV in informacijski podpori procesov stran 36 od 62

37 Za lažjo predstavo celotnega procesa so modeli organizirani hierarhino. Proces je razgrajen na štiri podprocese: "Inicializiranje in koncipiranje ", "Planiranje ", "Izvajanje " in "Zakljuevanje ". Razpis prioritetnih tem Ni razpisa za teme Inicializiranje in koncipiranje Predlagatelj je pozvan Planiranje Podpisane pogodbe Izvajanje Rezultat je dosežen Zakljuevanje Zakljuen projekt Slika 8: Model procesa na najvišjem nivoju (podprocesi celotnega procesa v nadaljevanju) in informacijski podpori procesov stran 37 od 62

38 Inicializaliziranje in koncipiranje Razpis prioritetnih tem Ni razpisa za teme prioritetnih temah e-pošta Pozivanje potencialnih predlagateljev k pripravi projektne definicije Poslovodni odbor Koncept Pripravljanje koncepta Prijavitelj Pripravljen koncept Koncept e-pošta Pošiljanje koncepta Prijavitelj Koncept poslan Koncept e-pošta Pregledovanje koncepta Koncept ustreza Potrebna dopolnitev Koncept Posredovanje koncepta PO Koncept posredovan PO Koncept Obravnavanje koncepta Poslovodni odbor Sprotni zapisnik Podajanje obrazložitev Poslovodni odbor PD obravnavana, podane obrazložitve Sprotni zapisnik zavrnitvi in obrazložitev potrditvi in poziv za... Zapisnik seje PO Priprava zapisnika in sklepov Dokumeti za arhiv zavrnitvi in obrazložitev potrditvi in poziv za... Zapisnik seje PO Arhiviranje dokumentov Sprejet sklep o potrditvi Sprejet sklep o zavrnitvi Arhivirani dokumenti potrditvi in poziv za... Pozivanje predlagatelja k pripravi projektne... zavrnitvi in obrazložitev Pošiljanje sklepa z obrazložitvijo Dokonna zavrnitev Možnost popravka oz. dopolnitve Predlagatelj je pozvan Planiranje Slika 9: eepc diagram, podproces inicializiranje in koncipiranje in informacijski podpori procesov stran 38 od 62

39 Prijavitelj na elektronskem obrazcu odda koncept, ki ga pregleda projektna in preveri ustreznost. V primeru, da so potrebne dopolnitve le-tega, se ga vrne prijavitelju v dopolnitev. Ustrezen koncept nato projektna posreduje v obravnavo poslovodnemu odboru, ki nato poda obrazložitev. pripravi zapisnik obravnave in sklepe. Vsi nastali dokumenti, natanneje Zapisnik seje PO, potrditvi in poziv za pripravo projektne definicije ali zavrnitvi in obrazložitev, se shranijo v arhiv. V primeru zavrnitve koncepta se prijavitelja obvesti s Sklepom o zavrnitvi in z obrazložitvijo, v kateri se prijavitelju pove, ali ima možnost popravka oziroma dopolnitve koncepta ali je le-ta dokonno zavrnjen. e se na poslovodnem odboru sprejme sklep o potrditvi, sledi pozivanje prijavitelja k pripravi projektne definicije. Poslovodni odbor lahko tudi periodino ali po potrebi poda izhodiša za prioritetne teme internih projektov. Opredeli namen in omejitve ter potencialne predlagatelje oz. prijavitelje pozove k pripravi projektne definicije[15]. in informacijski podpori procesov stran 39 od 62

40 Planiranje Inicializacija in koncept Predlagatelj je pozvan definicija Pripravljanje projektne definicije na elektronskem obrazcu Prijavitelj Pripravljena proj. definicija e-pošta definicija Pošiljanje proj. definicije projektni pisarni Prijavitelj Poslana projektna definicija e-pošta definicija Prejemanje in pregledovanje proj.def Ustreza Potrebna dopolnitev definicija Posredovanje proj.def. PO Posredovana proj. definicija definicija Obravnavanje projektne def. in izbor... Poslovodni odbor Sprotni zapisnik Podajanje obrazložitve Poslovodni odbor PD obravnavana, podane obrazložitve Sprotni zapisnik potrditvi zavrnitvi in obrazložitev Zapisnik seje PO Priprava zapisnika in sklepov Dokumenti za arhiv potrditvi zavrnitvi in obrazložitev Zapisnik seje PO Arhiviranje dokumentov Sprejet sklep o potrditvi in imenovanje vodja... Sprejet sklep o zavrnitvi Arhivirani dokumenti potrditvi Podjemna pogodba Avtorska pogodba Pogodba o delu Priprava in pošiljanje pogodb prijavitelju zavrnitvi in obrazložitev Pošiljanje sklepa z obrazložitvijo Potreba po pripravi podatkov za Ultimus Poslane pogodbe Dokonna zavrnitev Možnost dopolnitve oz. popravka potrditvi Ultimus Priprava podatkov za Ultimus Podjemna pogodba Avtorska pogodba Pogodba o delu Podpisovanje pogodb Vodja in lani skupine Podatki so pripravljeni Podpisane pogodbe s strani vodja... Podjemna pogodba Avtorska pogodba Pogodba o delu Pošiljanje podpisanih pogodb Vodja in lani skupine Poslane podpisane pogodbe Podjemna pogodba Avtorska pogodba Pogodba o delu Prejemanje in podpisovanje pogodb Dekan Podpisane pogodbe Podpisane pogodbe Podjemna pogodba Avtorska pogodba Pogodba o delu Arhiviranje pogodb Izvajanje Arhivirani dokumenti Slika 10: eepc diagram, podproces planiranje in informacijski podpori procesov stran 40 od 62

41 Ko je predlagatelj oziroma prijavitelj pozvan, le-ta pripravi projektno definicijo in jo na elektronskem obrazcu pošlje projektni pisarni v pregled. e definicija potrebuje dopolnitev, se jo pošlje nazaj prijavitelju v popravek. V primeru ustreznosti projektna posreduje definicijo poslovodnemu odboru v obravnavanje, v izbor najugodnejše ponudbe in podajanje obrazložitev. nato pripravi zapisnik in sklepe, natanneje potrditvi ali zavrnitvi ter obrazložitev in Zapisnik seje PO. Vsi nastali dokumenti se arhivirajo. Ob sprejetju sklepa o zavrnitvi projektne definicije se pošlje zavrnitvi in obrazložitev prijavitelju z možnostjo dopolnitve, projektna definicija pa je v tem koraku lahko tudi dokonno zavrnjena. e je projektna definicija ustrezna in se sprejme sklep o potrditvi, se imenuje vodjo ter lane skupine. nato vsem lanom projektne skupine pošlje predlog pogodbe o delu ali avtorsko pogodbo ali podjemno pogodbo. Ob imenovanju vodje in lanov projektne skupine projektna prilagodi organizacijsko strukturo, ki se uporablja pri modeliranju s programom Ultimus. Vodja projektne skupine in lani skupine podpišejo prejeto pogodbo, ki jo kasneje podpiše še dekan FOV. Vse pogodbe se arhivirajo v arhivu [15]. in informacijski podpori procesov stran 41 od 62

42 Izvajanje Planiranje Podpisane pogodbe Rezultat Izvajanje Vodja in lani skupine Rezultat še ni dosežen e-pošta Rezultat Fazno Periodino Vmesno poroanje Vodja in lani skupine Pošiljanje vmesnih poroil e-pošta Fazno Periodino Sprejemanje in pregledovanje periodinih in faznih... Ustrezna poroila Poroila za dopolnitev Fazno Periodino Posredovanje poroil PO Posredovana poroila Fazno Periodino Obravnavanje prejetih poroil, sprejemanje sklepa o morebitnih... Poslovodni odbor Sprotni zapisnik Podajanje obrazložitve Poslovodni odbor Obrvnavano in podane obrazložitve Sprotni zapisnik Zapisnik seje PO spremembah sprejetju poroila Priprava zapisnika in sklepov Dokumenti za arhiv Zapisnik seje PO spremembah sprejetju poroila Arhiviranje dokumentov Sprejeto o projektu Sprejet sklep o spremebah Arhivirani dokumenti sprejetju poroila Nalog za izplailo Izdajanje naloga za izplailo skladno s sklepom Nalog izdan Zakljuevanje Slika 11: eepc diagram, podproces izvajanje in informacijski podpori procesov stran 42 od 62

43 Vodja in lani projektne skupine izvajajo projekt ter vmes v skladu s pogodbo s faznimi in periodinimi poroili preko elektronske pošte poroajo o doseženih rezultatih. Vsa ta poroila sprejme in pregleda projektna. Poroila, ki niso ustrezna oziroma jih je potrebno dopolniti, se vrnejo na zaetek faze izvajanja. Ustrezna poroila projektna posreduje v obravnavanje poslovodnemu odboru, kjer se sprejme sklep o morebitnih spremembah. na podlagi sprotnega zapisnika pripravi Zapisnik seje PO in spremembah ali sprejetju poroila. Vsi sklepi in zapisniki se arhivirajo. V primeru, da poslovodni odbor sprejme sklep o spremembah, se projekt ponovno vrne na zaetek faze izvajanja. Za sprejeta poroila s strani poslovodnega odbora se izda nalog za izplailo skladno s sklepom, za kar poskrbi tajnik [15]. in informacijski podpori procesov stran 43 od 62

44 Zakljuevanje Izvajanje Rezultat je dosežen Rezultat Zakljuno Zakljuevanje in oblikovanje zakljunega poroila Vodja in lani skupine Zakljueno oblikovano e-pošta Zakljuno Posredovanje zakljunega poroila projektni pisarni Vodja e-pošta Zakljuno Fazno Periodino Mnenje Zakljuno posredovano Pregledovanje poroil in priprava mnenja Pregledano in pripravljeno mnenje Zakljuno Fazno Periodino Mnenje Posredovanje poroil in mnenja PO Prejeto zakljuno in mnenje Mnenje Zakljuno Obravnavanje zakljunega poroila na... Poslovodni odbor Sprotni zapisnik Podajanje obrazložitve Poslovodni odbor Obrvnavano in podane obrazložitve Sprotni zapisnik morebitnih spremembah dokonni zavrnitvi Zapisnik seje PO zakljuku Priprava zapisnika in sklepov Dokumenti za arhiv morebitnih spremembah dokonni zavrnitvi Zapisnik seje PO zakljuku Arhiviranje dokumentov Sprejeto zakjuno Zakljuno ni sprejeto Arhivirani dokumenti zakljuku Nalog za zakljuno izplailo Izdajanje naloga za zakljuno izplailo vodji in lanom... morebitnih spremembah dokonni zavrnitvi Pošiljanje sklepa z obrazložitvijo Nalog za izplailo izdan Dokonna zavrnitev Sprejet sklep o spremembah Arhiv Zakljuevanje Projekt zakljuen Slika 12: eepc diagram, podproces zakljuevanje in informacijski podpori procesov stran 44 od 62

45 Po doseženem rezultatu vodja in lani skupine pripravijo zakljuno, ki ga posredujejo projektni pisarni. Le-ta zakljuno pregleda in poda svoje mnenje ter vse skupaj preda v obravnavo poslovodnemu odboru, ki poda tudi obrazložitve. na podlagi sprotnega zapisnika pripravi Zapisnik seje PO, zakljuku, morebitnih spremembah ali dokonni zavrnitvi. Vsi ti dokumenti se nato arhivirajo. e je zakljuno neustrezno, se predlagatelja obvesti ali gre za dokonno zavrnitev ali se projekt vrne v fazo planiranja oziroma v pripravo nove projektne definicije. V primeru, da je zakljuno sprejeto, tajnik izda nalog za zakljuno izplailo vodji in lanom skupine. Na tej stopnji projektna zakljui projekt [15]. in informacijski podpori procesov stran 45 od 62

46 3.6. Predlog informacijske podpore Za informacijsko podporo je v okviru diplomske naloge izbrano orodje Ultimus BPM Suite, in sicer zaradi izjemne prilagodljivosti rešitve, ki ustreza vsem zahtevam, ki se pojavljajo v opisanem procesu. Z uporabo rešitve Ultimus, ki zmore obdelati izjemno število obsežnih dokumentov, avtomatiziranih in uporabniških nalog, se bo ustvaril sistem za uinkovitejše in hitrejše obdelovanje procesa internih projektov na FOV. Poleg tega Ultimus zagotavlja hitro namestitev rešitve, kar je za as hitrih tehnoloških sprememb in vedno veje konkurence za organizacije izjemnega pomena. Ultimus BPM Suite je popoln sistem za upravljanje s poslovnimi procesi. Omogoa modeliranje v izdelkih Ultimus BPM Studio ali Ultimus Process Designer. V Ultimus BPM Studio se lahko s pomojo orodne vrstice s klikom na posamezno funkcijo v delovno okno prenese uporabniške in avtomatizirane korake ter povezave med njimi. Na ta nain se rono izdela grobo skico delotoka procesa. Druga možnost je, da s posebnim vmesnikom prenesemo delotok procesa iz Arisa v Ultimus, natanneje v modul Ultimus BPM Studio Rono izdelovanje delotoka procesa v Ultimusu Namen našega dela je preizkusiti tako prvi roni nain izdelave delotoka procesa v Ultimusu, kot tudi drugi nain prenos modela s pomojo posebnega vmesnika iz Arisa v Ultimus. V nadaljevanju je podrobno prikazan roni nain izdelovanja delotoka procesa. Le-ta je izdelan za podproces "Inicializiranje in koncipiranje " in ne za celoten proces, saj je smoter naloge primerjava obeh pristopov in ocenitev prednosti ter slabosti, tako prvega kot drugega naina. Modeliranje poslovnega procesa S pomojo Ultimus BPM Studio je bil rono izdelan delotok procesa, natanneje grafini model delotoka poslovnega procesa. Osnova za izdelavo modela delotoka procesa v Ultimusu je bil model procesa izdelan v Arisu, (slika 9), delni proces poimenovan "Inicializiranje in koncipiranje ". V tem delnem procesu je bilo izbrano, katere funkcije se bodo izvajale avtomatizirano in katere s pomojo uporabnika. Na tej podlagi se je izdelala groba skica delotoka procesa v Ultimusu, (slika 13). in informacijski podpori procesov stran 46 od 62

47 Slika 13: Model delotoka delnega procesa "Inicializiranje in koncipiranje " v orodju Ultimus Na sliki 13 je prikazan model delotoka delnega procesa "Inicializiranje in koncipiranje ". V koraku poimenovanem "Koncept Projekta" prijavitelj zane delni proces. prejme koncept in ostale dokumente, ki jih posreduje prijavitelj. V koraku imenovanem "Pregled koncepta" projektna pregleda prejete prijave in nepravilno izpolnjene oziroma pomanjkljive prijave koncepta vrne prijavitelju, pravilno izpolnjene se posredujejo v obravnavanje Poslovodnemu odboru, ki se v fazi "Obravnava koncepta" odloi o ustreznosti koncepta. e koncept ne ustreza pogojem, se zavrne in gre v popravo k prijavitelju, ali pa se ga dokonno zavrne in o tem preko e-pošte obvesti prijavitelja. V primeru ustreznosti koncepta se prijavitelja preko e-pošte pozove k pripravi projektne definicije. in informacijski podpori procesov stran 47 od 62

48 Organizacijska struktura Pred izdelavo delotoka procesa je priporoljivo izdelati organizacijsko strukturo, ki bo podpirala izvajanje procesov organizacije. Taka struktura omogoa izdelavo delotoka procesa, ki upošteva zaposlene, njihove zadolžitve (delovna mesta) in odgovornosti. S pomojo enega od Ultimusovih modulov, natanneje z Ultimus Organizaton Chart, je bila izdelana organizacijska struktura, ki omogoa boljši in lažji pregled nad uporabniki ter njihovimi odnosi v smislu podrejenosti in nadrejenosti. Ultimus Organization Chart je grafino, spletno zasnovano okolje za upravljanje z uporabniki, povezuje se ga lahko z razlinimi direktorijskimi sistemi, lahko pa se ga uporabi tudi kot samostojni uporabniški direktorij za BPM. Slika 14: Organizacijska struktura [15] Organizacijsko strukturo v našem primeru sestavlja dekan, podrejeni oziroma odgovorni so mu poslovodni odbor, tajnik in projektna. Le-ta se nahaja nad projektnimi timi, natanneje nad vodjami in lani projektov. Organizacijsko strukturo je v našem primeru potrebno za vsak projekt prirediti, saj se posledino z vsakim novim projektom spremeni vodja in njegovi lani. in informacijski podpori procesov stran 48 od 62

49 Obrazec (forma) za korake uporabnikov Za korake, ki vkljuujejo uporabnike, se izdela poseben obrazec oziroma forma. Le-ta se prenaša in dopolnjuje od uporabnika do uporabnika. Ultimus omogoa upravljanje s podatki skoraj brez programiranja ali nartovanja podatkovne baze. Slika 15: Forma v fazi "Obravnave koncepta" Predstavljen obrazec na sliki 15 je vzet iz faze imenovane "Obravnava koncepta". Ta obrazec se zane oblikovati v prvi fazi "Prijava Koncepta" in se skozi faze le dopolnjuje. V zadnji fazi je njegova podoba takšna. Prijavitelj v obrazec vnese vse zahtevane podatke in priloži potrebne dokumente (prijavitelj, e-poštni naslov, naziv, priloge, opombe). Izpolnjen obrazec s strani prijavitelja nato pregleda projektna, ki v obrazcu lahko s kljukico potrdi "Prijava koncepta ustrezna", nato pa gre prijava naprej v fazo "Obravnava koncepta". V primeru zavrnitve se celoten obrazec avtomatsko vrne v popravek prijavitelju. V zadnji fazi se doloi še tako imenovan "Status koncepta", kar pomeni, da je lahko v tej fazi koncept sprejet, dokonno zavrnjen ali pa je potrebna dopolnitev le-tega. in informacijski podpori procesov stran 49 od 62

50 Treniranje robotov V poslovnih procesih se lahko doloene naloge izvajajo brez posredovanja loveka in jih imenujemo avtomatizirane naloge. "Ultimus Flobots" so roboti, ki jih usposobimo za samodejno izvajanje nalog. Slika 16: Treniranje robota Doloene funkcije lahko v procesu avtomatiziramo, za kar je potrebno ustrezno definirati posameznega robota. V primeru, da se v fazi imenovani "Obravnava koncepta" doloi, da se bo koncept dokonno zavrnilo in je želja, da se o tem avtomatsko preko e-pošte obvesti prijavitelja, se mora v tem primeru robota ustrezno definirati, kar je prikazano na sliki 16. in informacijski podpori procesov stran 50 od 62

51 Pri roni izdelavi se delotok procesa izdela na podlagi že izdelanega modela procesa v Arisu. V modelu procesa se doloi delotok procesa in ta delotok je osnova pri izdelavi delotoka procesa v Ultimusu. V Ultimusu s pomojo orodne vrstice izdelamo enak delotok procesa, kot je bil doloen v Arisu. Gre za delo, ki je že narejeno in bi ga bilo potrebno le prenesti iz enega v drugo orodje, s tem bi se zmanjšala tudi verjetnost morebitnih napak, katere lahko nastanejo pri roni izdelavi delotoka procesa. Zato je bil razvit poseben vmesnik [14], ki nam omogoa pretvarjanje datotek in s tem prenos podatkov med orodji. V nadaljevanju bo omenjen vmesnik preizkušen na podprocesu imenovanem "Izvajanje " Uporaba vmesnika za prenos delotoka procesa v Ultimus Vmesnik Aris-Ultimus omogoa povezavo v Arisu izdelanih procesnih modelov z orodjem za upravljanje procesov, Ultimus BPM Suite. Vmesnik za prenos delotoka procesa smo preizkusili na podprocesu izvajanje, katerega model je zasnovan z Arisom (slika 11). V tem primeru nismo izbrali podprocesa, ki je izbran pri prvem nainu, saj ima ta ve zaetnih in konnih dogodkov. To pa ne ustreza zahtevam skripte, ki nam omogoa izvoz XML datoteke. Ve o tem v nadaljevanju. Modelu podprocesa v Arisu je potrebno definirati funkcije delotoka, kar pomeni, da je potrebno njihovim atributom, natanneje v polju "Description/Definition" ("opis/definicija") doloiti ustrezne vrednosti funkcije. Definirati je potrebno, s katero funkcijo se delotok procesa zane (predpona "S"), katere funkcije se izvajajo kot uporabniške ("U") in katere naloge so avtomatizirane ("F"), ter katera funkcija predstavlja zakljuek delotoka procesa (predpona "E"). Funkcije delotoka procesa (slika 17) so na sivem ozadju in imajo v zgornjem levem kotu tipsko rko, ki ponazarja opis funkcije. Vse to je narejeno rono z vstavljanjem sivih zaobljenih pravokotnikov v ozadje funkcije in teksta ter služi le za boljšo in lažjo predstavo. Ostale funkcije, ki nimajo posebnega ozadja, so rone in jih v delotok procesa, ki bo raunalniško podprt, ni mogoe zajeti. in informacijski podpori procesov stran 51 od 62

52 Planiranje Podpisane pogodbe Rezultat Izvajanje Vodja in clani skupine Rezultat se ni dosezen e-posta Rezultat Fazno porocilo Periodicno SU porocilo Vmesno porocanje Vodja in clani skupine Poslana vmesna porocila e-posta Fazno porocilo Periodicno porocilo U Sprejemanje in pregled Ustrezna porocila Porocila za dopolnitev Fazno porocilo Periodicno F porocilo Posredovanje porocil PO Posredovana poroila Fazno porocilo Periodicno porocilo Obravnavanje prejetih porocil, sprejemanj... Poslovodni odbor Sprotni zapisnik U Podajanje obrazlozitve Poslovodni odbor Obrvnavano porocilo in podan... Sprotni zapisnik Zapisnik seje PO spremembah sprejetju porocila Priprava zapisnika in sklepov Dokumeti za arhiv Zapisnik seje PO spremembah sprejetju porocila Arhiviranje dokumentov Sprejeto porocilo o projektu Sprejet sklep o spremebah Arhivirani dokumenti sprejetju porocila Nalog za izplacilo EU Izdajanje naloga Nalog izdan Zakljucevanje Slika 17: Delotok delnega procesa Izvajanje v Arisu Ko so funkcije delotoka procesa definirane, oziroma imajo njihovi atributi doloene ustrezne vrednosti, se s skripto vmesnika Aris ustvari izmenjevalno datoteko XML. Za prvo uporabo skripte je potrebno pridobiti licenco. Orodje se licencira za vsak posamezen raunalnik, na katerem se bo le-to uporabljalo. Za potrebe testnega primera je bil preko e-pošte vzpostavljen kontakt s podjetjem IDS Scheer Poljska, ki je še isti dan poslalo ustrezno registrsko številko za uporabo skripte. S prejeto licenco je bilo omogoenih le trideset uporab skripte. Pri poskusu izvoza datoteke je prišlo do nekaterih težav. V takem primeru se pri uporabi vmesnika prikažejo opozorila, ki jih ustvari skripta in tako uporabnika opozori na napake v procesu. Kljub natannemu branju opozoril vzroki za težave niso bili takoj odkriti. Z nekaj truda je bilo nato ugotovljeno, da je problem v modelu procesa, ki bi moral vsebovati samo en zaeten in konen dogodek. Delni proces, "Izvajanje ", je bilo potrebno prirediti zahtevam, kar smatramo za pomanjkljivost skripte, saj je model v Arisu posnetek dejanskega stanja v organizaciji (FOV) in naj ga tako ne bi bilo potrebno prilagajati informacijski podpori. Razumljiva je omejitev Ultimusa, ki informacijsko podpira le delotok procesa z enim vhodom in izhodom (to je v dokumentaciji navedeno). Vendar pa bi skripta morala omogoiti prenos modela in informacijski podpori procesov stran 52 od 62

53 procesa v izvorni obliki, kar bi omogoilo, da se v Ultimusu dodatne vhodne in izhodne procesne poti izvaja rono. Planiranje Planiranje Podpisane pogodbe Podpisane pogodbe Rezultat Izvajanje Vodja in clani skupine Rezultat Izvajanje Vodja in clani skupine Rezultat se ni dosezen Rezultat se ni dosezen e-posta Rezultat Fazno porocilo Periodicno SU porocilo Vmesno porocanje Vodja in clani skupine e-posta Rezultat Fazno porocilo Periodicno SU porocilo Vmesno porocanje Vodja in clani skupine Poslana vmesna porocila Poslana vmesna porocila e-posta Fazno porocilo Periodicno U porocilo Sprejemanje in pregled e-posta Fazno porocilo Periodicno U porocilo Sprejemanje in pregled Ustrezna porocila Porocila za dopolnitev Ustrezna porocila Porocila za dopolnitev Fazno porocilo Periodicno F porocilo Posredovanje porocil PO Fazno porocilo Periodicno F porocilo Posredovanje porocil PO Posredovana poroila Posredovana poroila Fazno porocilo Periodicno porocilo Obravnavanje prejetih porocil, sprejemanj... Poslovodni odbor Fazno porocilo Periodicno porocilo Obravnavanje prejetih porocil, sprejemanj... Poslovodni odbor Sprotni U zapisnik Podajanje obrazlozitve Poslovodni odbor Sprotni U zapisnik Podajanje obrazlozitve Poslovodni odbor Obrvnavano porocilo in podan... Obrvnavano porocilo in podan... Sprotni zapisnik Zapisnik seje PO spremembah sprejetju porocila Priprava zapisnika in sklepov Sprotni zapisnik Zapisnik seje PO spremembah sprejetju porocila Priprava zapisnika in sklepov Dokumeti za arhiv Zapisnik seje PO spremembah sprejetju porocila Arhiviranje dokumentov Zapisnik seje PO spremembah sprejetju porocila Arhiviranje dokumentov Arhivirani dokumenti sprejetju porocila Nalog za izplacilo EU Sprejeto porocilo o projektu Izdajanje naloga Sprejet sklep o spremebah sprejetju porocila Nalog za izplacilo EU Sprejeto porocilo o projektu Izdajanje naloga Sprejet sklep o spremebah Nalog izdan Nalog izdan Zakljucevanje Zakljucevanje Slika 18; Ponazoritev prilagoditev v modelu delnega procesa "Izvajanje " Po prilagoditvah v modelu delnega procesa (slika 18) je bila uspešno ustvarjena izmenjevalna datoteka XML. Ob koncu njene obdelave se vedno ustvari tudi v obliki Word dokumenta, ki prikazuje as zaetka in konca obdelave (slika 19). Slika 19: Poroilo v Wordovem dokumentu in informacijski podpori procesov stran 53 od 62

54 Slika 20: Izpis del XML datoteke Pretvarjanje datoteke XML v datoteko WFL Z Ultimusovim XML pretvornikom se izdela datoteko procesne mape WFL. Pretvorniku je potrebno pokazati, kje se nahaja datoteka XML, ki je bila izdelana po zgoraj navedenih korakih, ter kam naj po konani pretvorbi shrani datoteko WFL. Slika 21: Del Ultimus XML pretvornika za ustvarjanje datoteke WFL Ob pretvarjanju datoteke XML v datoteko WFL so se ponovno pojavile težave. Vzrok težav je bila uporaba šumnikov v modelu delnega procesa v Arisu in zapis predolge definicije v eni izmed funkcij. Za definiranje funkcij se lahko uporabi najve trideset znakov. Predvidevamo, da bo omenjene omejitve mogoe razmeroma hitro odpraviti v eni od naslednjih verzij pretvornika. V našem primeru je bilo potrebno vse zgoraj omenjeno popraviti in datoteko XML smo uspešno pretvorili v datoteko WFL, ki jo zna brati Ultimus. in informacijski podpori procesov stran 54 od 62

55 Sprotni zapisnik e-posta Zapisnik seje PO Zapisnik seje PO sprejetju porocila Fazno porocilo Nalog za izplacilo Rezultat e-posta Fazno porocilo spremembah spremembah EU Fazno porocilo Periodicno porocilo Fazno porocilo Periodicno porocilo Sprotni zapisnik sprejetju porocila sprejetju porocila Sprejeto porocilo o projektu Izdajanje naloga Nalog izdan Zakljucevanje F U Rezultat Periodicno porocilo Periodicno porocilo Ustrezna porocila Posredovanje porocil PO Posredovana poroila Obravnavanje prejetih porocil, sprejemanj... Podajanje obrazlozitve Priprava zapisnika in s klepov Arhiviranje dok umentov U Obrvnavano porocilo in podan... SU Planiranje Podpisane pogodbe Izvajanje Rezultat se ni dosezen Vmesno porocanje Poslana vmesna porocila Sprejemanje in pregled Sprejet sklep o spremebah Poslovodni odbor Poslovodni odbor Vodja in clani skupine Vodja in clani skupine Porocila za dopolnitev Univerza v Mariboru - Fakulteta za organizacijske vede Uvoz WFL datoteke v Ultimus Datoteko WFL se nato uvozi v Ultimus BPM Studio, kjer se za elemente delotoka procesa uporablja enaka postavitev kot v Arisu, le da je postavitev preoblikovana iz navpine v vodoravno lego (slika 21). Slika 22: Delotok delnega procesa Izvajanje v Ultimusu Elementi in procesi vsebujejo osnovne informacije, ki so bile izpolnjene v Arisu in ustrezne povezave med opravili. ARIS ULTIMUS -struktura procesa -elementi organizacijske strukture -struktura procesa -elementi organizacijske strukture Slika 23: Primerjava delotoka procesa v obeh orodjih Aris in Ultimus Podatki so v obeh orodjih enaki, vendar je potrebno v delotok v orodju Ultimus vnesti dodatne informacije. Potrebno je dodati podatke in obrazce korakom za uporabnika, dodati podatke in izobraževanja za avtomatizirane naloge, preveriti in izpolniti dejanske lastnosti za vse korake, ter vsem korakom doloiti pogoje. Vsi koraki na tem mestu niso prikazani, saj je podroben prikaz izveden že v poglavju z naslovom "Izdelovanje delotoka procesa v Ultimusu". in informacijski podpori procesov stran 55 od 62

56 Po izpolnitvi vseh potrebnih podatkovnih polj proces v Ultimusu vsebuje ve informacij kot proces v Arisu. e po spremembi poteka funkcij oziroma po reorganizaciji procesa v Arisu želimo proces ponovno prenesti v Ultimus, izgubimo vse dodatne podatke, ki so bili v proces vneseni v Ultimusu. Tako je potrebno v tem orodju podatke ponovno vnesti, emur pa se lahko izognemo z uporabo pretvornika in njegove funkcionalnosti. Z njim se posodobljen proces lahko uvozi v Ultimus, ne da bi se izgubili dodatni podatki. Postopek je v nadaljevanju tudi podrobneje opisan (slika 20). 1. Izberemo datoteko WFL, ki smo jo posodobili. 2. Izberemo datoteko XML, za katero želimo, da uporabi posodobitve, narejene v datoteki WFL. 3. Kliknemo "Update file" oziroma posodobitev datoteke. 4. Datoteko WFL odpremo v Ultimusu Slika 24: Postopek posodobitve s pomojo "Ultimus XML pretvornika" Pretvarjanje datoteke WFL v datoteko XML V praksi se pokaže, da lahko pri izvedbi informacijske podpore procesa ugotovimo, da je tega potrebno prilagoditi. Da se izognemo ponovnemu popravljanju najprej v Arisu, nato pa še z vnosom dodatnih podatkov v Ultimus, lahko proces prenesemo nazaj v Aris, kjer izvedemo popravke. V Ultimusu se delotoku procesa doloi lastnosti korakov, doda obrazce za korake uporabnikov, doloi pogoje za vse korake in definira avtomatizirane naloge. Brez pretvorbe modela v Arisu in Ultimusu nista usklajena, zadnja verzija je uporabniku na voljo le v Ultimusu. S pomojo pretvorbe v obratno smer (Ultimus -> Aris) poskrbimo za ažurnost modela v obeh orodjih. Za prenos posodobljenega procesa z vsemi dodanimi podatki iz Ultimusa v Aris je potrebno v Ultimusu shraniti proces v datoteko WFL. Nato je mogoe WFL pretvoriti nazaj v XML, kar se izvede v pretvorniku, kjer se ustvari WFL datoteka. To ponovno izberemo v pretvorniku, kjer se datoteka WLF pretvori v datoteko XML. Nato je potrebno za dopolnitev procesa v Arisu zagnati skripto, ki podatke iz datoteke XML uvozi v procesni model v Arisu. Ta skripta ni enaka skripti, s pomojo katere se ustvari izmenjevalno datoteko XML. Pomembno je, da se pri definiranju postopka dela izbere "branje datoteke XML " in ne "ustvarjanje datoteke XML ". Nato se izbere datoteko XML, ki je bila ustvarjena v prejšnjih korakih pretvorbe. Ponovno se na ekranu pojavi v Word dokumetu, z navedenim asom zaetka in konca pretvorbe. Po opravljenih zgoraj opisanih korakih se s pomojo skripte posodobi procesni model z dodatnimi informacijami, ki so bile dodane v Ultimusu. S tem je proces v Arisu dopolnjen. Stanje v Arisu in Ultimusu je po spremembi usklajeno. in informacijski podpori procesov stran 56 od 62