Diplomsko delo univerzitetnega študija Organizacija in management informacijskih sistemov PREGLED REŠITEV ZA UVEDBO E-POSLOVANJA V MALIH PODJETJIH

Transcription

1 Organizacija in management informacijskih sistemov PREGLED REŠITEV ZA UVEDBO E-POSLOVANJA V MALIH PODJETJIH Mentorica: doc. dr. Andreja Pucihar Kandidat: Milan Radaković Kranj, avgust 2012

2 ZAHVALA Zahvaljujem se mentorici doc. dr. Andreji Pucihar, ki mi je s svojimi nasveti in koordinacijo pomagala pri izdelavi diplomskega dela. Zahvalil bi se tudi lektorici Anji Miklavčič, prof. slovenščine, in vsem, ki so me tako ali drugače spodbujali in mi pomagali pri izdelavi mojega diplomskega dela.

3 POVZETEK V sodobnem času se zavedamo pomembnosti informacijskih tehnologij in njihovega vpliva na kakovost dela v podjetjih, učinkovitost, organiziranost in inovativnost. Ponudba sodobnih informacijskih tehnologij in programov je na današnji dan zelo široka. Za pravilno izbiro potrebne tehnologije sta potrebna predhodni pregled in analiza obstoječe ponudbe. V diplomskem delu smo želeli narediti delni pregled aktualnih ponudb za mikro in mala podjetja s poudarkom na prednostih in slabostih posameznih rešitev za uporabo v slovenskih mikro in malih podjetjih. Želimo, da bi bila analiza koristna in uporabna za podjetnike in podjetja. Ponudba rešitev je zelo široka, zato smo se osredotočili predvsem na rešitve, za katere menimo, da lahko mikro in malim podjetjem omogočijo največ prihrankov oziroma minimizacijo stroškov poslovanja. V sklopu diplomskega dela smo delno pregledali: tipe licenc in licenčne pogoje, računalništvo v oblaku, arhiviranje podatkov v oblaku, IP-telefonijo, operacijske sisteme, virtualizacijo, CRM sisteme, odprtokodne pakete za pisarniško poslovanje in odprtokodne rešitve za spletno trgovino. Vsekakor pa je končna odločitev stvar vsakega posameznika. Pomembno je, da pri svoji odločitvi upošteva specifiko svoje dejavnosti in potrebe. KLJUČNE BESEDE: računalništvo v oblaku, arhiviranje podatkov v oblaku, odprtokodni CRM za mala podjetja, odprtokodni pisarniški programski paketi, sodobne informacijsko-komunikacijske tehnologije in rešitve.

4 ABSTRACT Nowadays we know how important is the impact of information technologies on the quality of work, efficiency, organization and inovation. We have a lot of different modern information technologies and programs. For the correct choice of the necessary technology is important to make review and analyzed existing offers. I want to do a partial review of current offers for micro and small enterprises, focusing on advantages and disadvantages of various solutions for use in Slovenian micro and small enterprises. So the review and analysis would be helpful and useful for enterpreneurs and companies. It is impossible to make review of all the solution because of number of solutions, so we focused on solutions, which I believe can help to minimize the costs of companies and optimize their work. This work contains: types of licenses and license terms, cloud computing, cloud data archiving, IP telephony, operating systems, virtualization, CRM systems, open source packages for office work and open source solutions for e-commerce. But however final decison is individual thing, because it is important to consider specific needs of company. KEYWORDS: cloud computing, cloud data archiving, Open Source CRM for small Business, Open Source Office software packages, modern information and communication technologies and solutions.

5 KAZALO 1 Uvod Predstavitev problema Predpostavke in omejitve Metode dela Računalništvo v oblaku Programska oprema kot storitev v praksi Arhiviranje podatkov v oblaku Skype kot zmogljiva Programska oprema za spletno komuniciranje Tipi Licenc za programsko opremo Izbira operacijskega sistema Virtualizacija Vmware Player Oracle Vm VirtualBox Windows Virtual PC Sistemi za upravljanje odnosov s kupci Insightly CRM Programski paketi Za pisarniško poslovanje MS Office OpenOffice.org LibreOffice KOffice Prednosti in slabosti posameznih pisarniških paketov Odprtokodne rešitve za prodajo na spletu Zaključek Literatura in viri... 56

6 1 UVOD 1.1 PREDSTAVITEV PROBLEMA Elektronsko poslovanje je preoblikovanje tradicionalnega poslovanja. Gre za tranzicijo iz ročnega poslovanja na digitalno, avtomatizirano in povezano poslovanje. Elektronsko poslovanje izboljšuje učinkovitost dela, povezuje pretok podatkov, zagotavlja boljše storitve za stranke in omogoča višjo rast prihodkov (Carbone in Stoddard 2001, 2). V sodobnem času je razvoj informacijsko-komunikacijske tehnologije zelo napredoval. To prednost precej dobro izkoriščajo v večjih podjetjih, kjer imajo tudi strokovno usposobljene ljudi s področja informatike in sredstva za komercialne rešitve, ki so pogosto relativno drage. Kako pa se s sodobno tehnologijo soočajo mikro in mala podjetja, ki jih je največ v Sloveniji? Po podatkih Statističnega urada Republike Slovenije je bilo v Sloveniji v letu 2010 skupaj podjetij, od tega je bilo mikro podjetij (94,18 %), malih (4,33 %), srednjih (1,28 %) in velikih 344 (0,21 %). Pri pregledu statističnih podatkov od leta 2008 do leta 2010 ugotavljamo, da se je v tem obdobju povečalo samo število mikro podjetij (za ). Število malih podjetij se je zmanjšalo za 480, število srednjih za 83 in število velikih za 41 (Statistični urad Republike Slovenije, 2011a). Pomembno se je tudi zavedati, da je v času krize izjemnega pomena varčevanje v podjetjih. Skozi diplomsko delo bomo poskušali mikro in malim podjetjem prikazati priložnosti, ki jih ponuja sodobna informacijsko-komunikacijska tehnologija in možnosti za zmanjšanje stroškov z uporabo le-te. Opažamo, da je kljub izjemnemu razvoju in napredku na področju informacijsko-komunikacijske tehnologije relativno slabo poznavanje rešitev, ki niso monopolistično-komercialne narave, saj v mikro in malih podjetjih pogosto nimajo zaposlenega ustreznega strokovnjaka, ki bi bil usposobljen ali imel znanje z omenjenega področja. Zato bi želeli v diplomskem delu predstaviti nekatere posamezne rešitve, ki ne spadajo med komercialne rešitve na svojem področju in obenem predstaviti okvirni izračun, koliko podjetja prihranijo s posamezno rešitvijo. V diplomskem delu se bomo osredotočili predvsem na odprtokodne 1, brezplačne in cenovno ugodne rešitve, namenjene mikro in malim podjetjem za podporo elektronskemu poslovanju (operacijski sistemi, pisarniški programi, sistemi za upravljanje odnosov s strankami, računalništvo v oblaku, shranjevanje podatkov v oblaku, Skype telefonija za klice prek spleta in drugo). Po 55. členu Zakona o gospodarskih družbah (ZGD-1 65/2009) delimo družbe na mikro, male, srednje in velike. Za kriterije se morajo uporabljati podatki iz dveh zaporednih poslovnih let na bilančni presečni dan letne bilance stanja. Izpolnjena morata biti vsaj dva kriterija od kriterijev, ki so navedeni v spodnji tabeli (Tabela 1). 1 Odprtokodne rešitve: gre za programsko opremo, ki dovoljuje vsakršno uporabo in spreminjanje. Milan Radaković: Pregled rešitev za uvedbo e-poslovanja v malih podjetjih stran 1

7 Kriteriji Velikost družbe Povprečno število delavcev v poslovnem letu Čisti prihodki v zadnjem poslovnem letu Vrednost aktive ob koncu poslovnega leta MIKRO 0 9 do 2 mio do 2 mio MALA do 8,8 mio do 4,4 mio SREDNJA do 35 mio do 17,5 mio VELIKA nad 250 nad 35 mio nad 17,5 mio Tabela 1: Kriteriji za delitev gospodarskih družb Vir: Uradni list RS, Zakon o gospodarskih družbah (ZGD-1 65/2009) 1.2 PREDPOSTAVKE IN OMEJITVE V diplomskem delu se bomo omejili na programske rešitve, ki so namenjene mikro in malim podjetjem. V okviru diplomskega dela smo naredili delni pregled rešitve za podporo mikro in malim podjetjem s poudarkom na e-poslovanju, saj je ponudba programskih rešitev zelo obširna in je praktično nemogoče zajeti vse rešitve. Omejili se bomo na odprtokodne, brezplačne in cenovno ugodne rešitve za mikro in mala podjetja. 1.3 METODE DELA V diplomski nalogi bomo preštudirali strokovno literaturo, primerjali različne programske rešitve in tehnologije, namenjene podpori poslovanju mikro in malih podjetij, povzeli različne vire, opazovali delovanje posameznih programskih rešitev in pregledali statistične podatke, ki kažejo na trenutne trende na posameznih področjih. Milan Radaković: Pregled rešitev za uvedbo e-poslovanja v malih podjetjih stran 2

8 2 RAČUNALNIŠTVO V OBLAKU Računalništvo v oblaku je nov pristop k optimalni, efektivni in cenovno ugodni izrabi računalniških virov in rešitev prek spleta, ki se v zadnjem času zelo hitro razvija. Takšen pristop je zelo primeren za nova podjetja ter mikro in malo podjetja, saj le-ta po navadi nimajo svoje lastne računalniške infrastrukture, postavitev le-te pa je povezana z visokimi stroški in znanji. Pri uporabi računalništva v oblaku lahko uporabniki le-to uporabljajo brezplačno oziroma plačujejo le toliko, kot jo koristijo (podobno kot pri vožnji s taksijem, kjer plačamo za prevoženo razdaljo, ki jo taksist odčita s pomočjo taksimetra). Arhitekturo računalništva v oblaku lahko v grobem delimo na tri plasti (Pohorec, 2011): programska oprema kot storitev (Software as a service SAAS), platforma kot storitev (Platform as a service PAAS) in infrastruktura kot storitev (Infrastructure as a service IAAS). Programska oprema kot storitev (Software as a service SAAS) je najvišja plast, ki omogoča dostop do aplikacij, ki so že nameščene v oblaku. Do aplikacij dostopamo prek enostavnega uporabniškega vmesnika, kjer se prijavimo in imamo dostop do naših datotek in aplikacij. Prednost te plasti je v tem, da je zelo enostavna za uporabo, ni treba nameščati programske opreme, dostopanje je hitro in enostavno tudi prek mobilnih naprav. Aplikacije so brezplačne ali pa se plačujejo glede na uporabo. Primer takšne aplikacije so Googlove aplikacije: Google Docs, Gmail, MS Office Web Apps in drugo. Problem teh aplikacij je za podjetja v tem, da se šablonske aplikacije za podjetja lahko uporabljajo zgolj do neke mere. Platforma kot storitev (Platform as a service PAAS) je druga plast računalniškega oblaka. Uporabniku omogoča, da uporablja infrastrukturo oblaka in dodaja aplikacije s pomočjo orodij, ki so za to namenjena, ali s pomočjo programskih jezikov, ki jih platforma podpira. Tipična primera sta Google App Engine in Microsoft Azure Service Platform. Infrastruktura kot storitev (Infrastructure as a service IAAS) je najnižja plast računalništva v oblaku. Uporabniku omogoča uporabo virtualiziranih računalniških virov (procesorski čas, pomnilni, diskovni prostor...). Uporabnik je prepuščen lastni izbiri, katere aplikacije bo uporabljal in v kakšnem programskem jeziku bodo le-te napisane. Tipičen primer ponudnika je Amazon: Elastic Compute Cloud. Slika 1 prikazuje delitev plasti računalništva v oblaku na osnovne tri: programska oprema kot storitev, platforma kot storitev in infrastruktura kot storitev. Na sliki je nazorno prikazano, da je za končnega uporabnika vidna uporabnostna vrednost bolj, ko gremo proti zgornji plasti. Spodnje plasti pa so bolj zanimive za omrežne stratege in razvijalce aplikacij. Milan Radaković: Pregled rešitev za uvedbo e-poslovanja v malih podjetjih stran 3

9 Slika 1: Plasti računalništva v oblaku Vir: Prednosti računalništva v oblaku so naslednje (Božič 2011, 9 10): ni potrebno skrbeti za strojno in programsko opremo; ni potrebno skrbeti za posodobitve; plačamo toliko, kot koristimo (podobno kot račun za elektriko); lahko dostopamo iz poljubne mobilne naprave; nismo vezani na fiksni računalnik; ni stroškov vzdrževanja; ne izgubljamo časa za nepotrebne stvari, ampak se bolj ukvarjamo z vsebino; ni potrebno skrbeti za izvajanje arhiviranja. Med slabosti računalništva v oblaku lahko navedemo predvsem (Božič 2011, 9 10): ne vemo, kje so naši podatki; vprašljiva je zasebnost (marsikdo lahko pogleduje v podatke); vprašljiva je varnost; problem enostavne avtentifikacije (potrebujemo samo uporabniško ime in geslo); gre za relativno novo tehnologijo; ne obstajajo še standardi za storitve računalništva v oblaku; problem kompleksnosti migracije od enega ponudnika k drugemu; ne vemo, koliko časa bo ponudnik računalništva v oblaku le-to ponujal. Pomembno je poudariti, da se še vedno kljub vsem varnostnim mehanizmom pojavlja vprašanje varnosti oziroma zasebnosti podatkov, ki je v poslovnem svetu pogosto na prvem mestu. Prvi problem nastopi že ob tem, da se v oblak lahko z identifikacijo prijavi vsak (prav tako tudi računalniški heker), drugi večji problem pa je vprašanje varnosti oziroma zasebnosti, saj določeni ponudniki računalništva v Milan Radaković: Pregled rešitev za uvedbo e-poslovanja v malih podjetjih stran 4

10 oblaku navajajo, da zaradi preprečevanja kršenja avtorskih pravic opravljajo vpogled v meta podatke, prav tako pa občasno vpogled v same podatke v primeru, da gre za»sumljive podatke«. Zato je izjemnega pomena, da izbiramo ponudnika računalništva v oblaku, ki je vreden zaupanja in razmislimo, kakšne podatke bomo dali v oblak in kaj bomo zadržali lokalno. Zavedati se moramo, da je še danes močno prisotno tradicionalno prepričanje ljudi, da je varen računalnik, ki ga imajo»fizično na očeh«, pa naj gre za prenosni ali osebni računalnik. Zato je na mestu vprašanje, ali je povprečen uporabnik, ki ne zna niti dobro nastaviti požarnega zidu, sposoben zagotoviti varnost svojemu računalniku, saj je pri sodobnih komunikacijskih povezavah, ko je računalnik konstantno priklopljen na internet, možno uhajanje podatkov iz računalnika, kljub temu da imamo računalnik»na očeh«. Tega pa se veliko ljudi ne zaveda. Podjetja, ki se resno ukvarjajo s ponujanjem storitev računalništva v oblaku, imajo za sabo tudi resno skupino strokovnjakov, ki je zadolžena za varnost podatkov in lahko s tem zagotovijo bistveno višjo stopnjo varnosti kot povprečni uporabnik računalnika. Problem fizičnih računalnikov ni samo podvrženost virusom, ampak se postavlja tudi vprašanje, na kakšen način je zagotovljeno arhiviranje podatkov. Pogosto se ljudje v malih podjetjih odločajo za še en dodatni disk za arhiviranje podatkov (notranji ali zunanji), vendar tudi s tem podatki niso bistveno bolj varni, če imamo računalnik in arhivski disk na istem mestu, saj lahko pride do poplave, požara ali kakšne druge katastrofe, ki lahko povzroči trajno izgubo podatkov. Resni ponudniki storitev računalništva v oblaku zagotavljajo arhiviranje podatkov na več mestih, s čimer zagotavljajo tudi manjšo verjetnost za izgubo podatkov. Vsak ponudnik izdelka ali storitve mora paziti na svoj ugled, saj negativna podoba, negativno vpliva na poslovanje. Pomembno je tudi dejstvo, da je poslovanje med podjetji zakonsko urejeno. Podjetje lahko zahteva odškodnino oziroma toži podjetje, ki ponuja storitve računalništva v oblaku v primeru, da pride do izgube ali zlorabe podatkov. Poleg tega so strežniki pri računalništvu v oblaku razpršeni po vsem svetu in se postavlja vprašanje, kaj lahko naredi nekdo iz Amerike, tudi če pride do podatkov o nekem slovenskem podjetju oziroma kakšna je za nekoga uporabna vrednost teh podatkov. Varnost podatkov je relativen in izjemno širok pojem. Varen računalnik je ta, ki je odklopljen od interneta in spravljen v nekakšen varen in nadzorovan sef. Če ima kdo namen, lahko nekomu tudi fizično ukrade računalnik in tega enostavno ne moremo preprečiti. Vendar je takšen računalnik v času sodobne komunikacije za uporabnika neuporaben in nefunkcionalen, zato je potrebno, da se uporabniki zavedajo, da absolutne varnosti ni. Obstajajo pa določene stopnje varnosti, na katere mora biti uporabnik pozoren pri varovanju svojih podatkov, pa naj se odloči za podprtje poslovanja podjetja z računalništvom v oblaku ali s klasičnim računalništvom. Po besedah Vidmarja (2011, 227) se je v praksi izkazalo, da je uporabnik sistema najšibkejši element varnostnega sistema. Varovanje tehnoloških virov sistema je veliko lažji in cenejši posel kot pa nadzor»iznajdljivih uporabnikov«. Milan Radaković: Pregled rešitev za uvedbo e-poslovanja v malih podjetjih stran 5

11 2.1 PROGRAMSKA OPREMA KOT STORITEV V PRAKSI Programska oprema kot storitev (SAAS) se v praksi pojavlja najpogosteje, saj gre za enostaven in hiter način uporabe, ki od uporabnika ne zahteva pretiranih informacijskih znanj. Uporabnik se prek uporabniškega vmesnika prijavi v oblak in že lahko uporablja aplikacije, ki so prednameščene v oblaku. V nadaljevanju bomo opisali nekaj najpogostejših aplikacij, ki tečejo po tem načelu. Google Apps: je skupina Googlovih aplikacij (Slika 3), ki temelji na tehnologiji računalništva v oblaku kot storitve. Skupino v osnovi sestavljajo: Gmail, Koledar, Google Docs, Google Sites, Google Talk in Video. Poleg osnovnega nabora je možno dodajanje tudi aplikacij iz Google Apps Marketplace, kjer lahko aplikacije integriramo z Google Apps. Številne od teh aplikacij so tudi brezplačne. Med drugim lahko v Google Apps Marketplace najdemo aplikacije za ERP 2, CRM 3, vodenje projektov, Help desk aplikacije, aplikacije za računovodstvo, koledarje, urnike, aplikacije za podporo marketingu in še več sto drugih, ki pokrivajo različne segmente elektronskega poslovanja. Slika 2: Sestava skupine Google Apps Vir: Sama namestitev Google Apps je enostavna, hitra in varna (Slika 2). Za varnost je poskrbljeno tako, da Google preveri, če je podjetje dejanski lastnik domene, ki jo želi uporabljati za Google Apps. Preverjanje poteka tako, da mora podjetje naložiti na strežnik, na katerem je domena, posebno html datoteko, na podlagi katere se 2 Enterprise resource planning system ERP sistem: sistem za podporo celovitemu poslovanju. 3 Customer relationship management system CRM sistem: sistem za upravljanje odnosov s strankami. Milan Radaković: Pregled rešitev za uvedbo e-poslovanja v malih podjetjih stran 6

12 verificira, da je oseba, ki je dala zahtevo za uporabo e-pošte na neki domeni, dejanski lastnik te domene. Ta datoteka mora ostati na strežniku ves čas rabe Google Apps. Slika 3: Uporabniški vmesnik za namestitev Google Apps Vir: enterprise/apps/business/products.html#gmail, Osnovni model Google Apps je brezplačen, vendar je omejen na 10 GB prostora, maksimalno 10 uporabnikov, imamo Gmail oglase... Nekoliko bolj resna različica za podjetja pa znaša 4 /mesec/uporabnika (ni Gmail oglasov, 25 GB prostora, število uporabnikov je neomejeno, zagotovljena je 24/7 podpora), kar je zelo primerno za manjša podjetja in podjetja, ki so začetniki in si težko privoščijo investicijo v lastno infrastrukturo. S plačilom 4 /mesec/uporabnik podjetje dobi dostop do Gmaila, kjer se pošta pošilja prek domene podjetja in ne prek domene gmail.com. V našem primeru smo testirali delovanje Google Apps na domeni vildisi.net. Vsak uporabnik ima v Gmailu na voljo prostor v velikosti 25 GB, kar omogoča shranjevanje ogromne količine elektronske pošte brez potrebe po brisanju. Prav tako je pomembno poudariti, da je pri Googlu izjemno dobro rešen problem preprečevanja nezaželene pošte. Vsi imamo pogosto preveč nezaželene pošte, pogosto pa se dogaja, da nam spam filter označi kakšno pomembno pošto kot nezaželeno sporočilo. Google ima močno in inovativno tehnologijo, ki zelo učinkovito filtrira pošto. Pri tem velja izpostaviti dejstvo, da je Gmailova skupnost zelo velika in že, ko eden od uporabnikov prijavi neko pismo kot nezaželeno sporočilo, Google označi to pismo tudi drugim uporabnikom kot nezaželeno sporočilo (če ugotovi, da gre dejansko za nezaželeno sporočilo). Za odkrivanje nezaželene pošte se uporablja tudi Googlov mehanizem optičnega prepoznavanja znakov in verifikacija pošiljatelja. Omenili bi še izjemno hitre iskalne mehanizme Googla, ki sami grupirajo sporočila, ki so med seboj povezana in omogočajo iskanje tudi po sporočilih, ki se pošiljajo prek Googlovega Instant Messaginga 4. Zelo enostavno je uporabljati tudi videokonference. 4 Instant Messaging: takojšnje sporočanje. Milan Radaković: Pregled rešitev za uvedbo e-poslovanja v malih podjetjih stran 7

13 Druga zelo pomembna aplikacija je Googlov koledar. Ta aplikacija je prav tako že v osnovi integrirana v Google Apps. Aplikacija je po svoji funkcionalnosti zelo funkcionalna in uporabna za mikro in mala podjetja. Uporabnikom omogoča enostavno in hitro kreiranje dogodkov, urnikov, razporedov, evidentiranje delovnega časa in drugo. Prednost te aplikacije je v tem, da ne gre le za klasični urnik, ampak ima številne napredne funkcije, kot so: opomnik, ki ga lahko nastavimo, kdaj naj udeležence nekega dogodka opomni na dogodek, osebam lahko pošljemo avtomatsko vabilo na elektronsko pošto, v katerem lahko potrdijo svojo udeležbo na nekem dogodku ali jo zavrnejo ter v primeru potrditve napišejo še, koliko oseb bo prišlo z njimi. To je zelo funkcionalno pri organizaciji različnih dogodkov, prireditev, proslav in podobno. Prav tako lahko vsakemu dogodku v priponki pripnemo karkoli (sliko, oblikovano vabilo, tekstovno datoteko ), aplikacija je dobro povezana tudi z Google Maps, kjer uporabnik lahko hitro vidi, kje se bo nek dogodek odvijal in mu ni potrebno posebej iskati lokacijo dogodka. V Googlovem koledarju lahko ustvarimo več različnih koledarjev, koledarje lahko izvozimo ali uvozimo v obliki ical ali CSV. Zanimiva funkcija je tudi pošiljanje prošnje za vpogled v koledar sodelavca. Če nam sodelavec prek elektronske pošte odobri vpogled v njegov koledar, lahko pregledujemo koledar sodelavca oziroma več sodelavcev, kar pride prav podjetjem pri usklajevanju urnikov zaposlenih in koordinaciji le-teh (Google Apps Calendar, 2012). Google Docs je tretja brezplačna aplikacija v skupini integriranih Google Apps. Gre za pisarniški paket, ki omogoča arhiviranje, urejanje in izdelavo dokumentov, e- preglednic, predstavitev in podatkovnih zbirk. Na spletu lahko najdemo številne brezplačne predloge za izdelavo različnih dokumentov, preglednic, predstavitev in drugo. Uporabniki imajo možnost določiti, kdo lahko dostopa do dokumentov in na kašen način (samo vpogled, vpogled in urejanje). Zelo dobra je podpora za hkratno urejanje dokumentov, kjer imamo natančen pregled nad tem, kaj se dogaja. Do dokumentov lahko dostopamo s poljubnega računalnika ali mobilne naprave, ki ima dostop do interneta, saj so podatki shranjeni na strežniku. Podprti so praktično vsi formati dokumentov, ki so v širši rabi (Google Apps Docs, 2012). Google Sites je Googlov produkt, ki nam omogoča enostavno in hitro ustvarjanje spletne strani s prilagodljivim videzom in z vsebino brez potrebe po poznavanju spletnega programiranja. Spletno stran lahko naredimo vidno določeni skupni ljudi ali pa javno. Vsebino urejamo podobno kot dokumente. Za zahtevnejše urejanje lahko uporabimo tudi nekatere HTML elemente. Slabost Google Sites je v tem, da je trenutno relativno malo izdelanih predlog za spletne strani (Google Apps Sites, 2012). Google Talk je Googlova namizna aplikacija, ki omogoča: takojšnje sporočanje z uporabniki gmaila, določanje statusa, prenos datotek, avdio- in videoklice (računalnik-računalnik) in obveščanje o novih elektronskih pismih (Google Talk, 2012). Milan Radaković: Pregled rešitev za uvedbo e-poslovanja v malih podjetjih stran 8

14 2.1.1 Arhiviranje podatkov v oblaku Zakonodaja natančno določa roke za arhiviranje podatkov za podjetja in dokumente, ki morajo biti arhivirani ter po potrebi dostopni strokovnjaku na vpogled za poznejše preverjanje, način arhiviranja in drugo. Podrobnejše specifike arhiviranja podatkov so določene v zakonu o varstvu dokumentnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS, št 30/2006). Za podjetje je pomembno ne samo zakonsko določeno arhiviranje podatkov, ampak tudi arhiviranje različne tehnične dokumentacije, statističnih podatkov in analiz ter intelektualne lastnine. V skladu s tem je potreben sistematičen in dosleden celovit pristop k arhiviranju podatkov, ki bi zagotovil trajnost, varnost in dostopnost podatkov. Kaj pa lahko malim podjetjem ponudi sodobna tehnologija, ki je v zadnjem času naredila velik korak naprej tudi na tem področju? Na tržišču imamo ogromno različnih produktov, ki ponujajo različne možnosti arhiviranja podatkov. V diplomskem delu bi želeli predstaviti nekaj bolj zanimivih načinov arhiviranja in njihove možnosti arhiviranja v povezavi z računalništvom v oblaku. Dropbox: je programska rešitev, ki je v zadnjem času postala zelo priljubljena med uporabniki pod sloganom»vse na enem mestu«. Program omogoča uporabnikom sistematsko organizacijo, arhiviranje in ažuriranje podatkov na vseh elektronskih napravah, ki jih uporabljajo, ne glede na to ali gre za prenosni računalnik, klasični računalnik ali mobilno prenosno napravo in sodelovanje z drugimi uporabniki. Načelo delovanja je takšno, da si uporabnik namesti namizno aplikacijo na računalniške naprave, ki jih uporablja in se s tem na disku generira mapa, ki je namenjena avtomatski sinhronizaciji podatkov. Če uporabnik potrebuje dostop do podatkov iz računalnika ali druge pametne naprave, na kateri ni nameščena Dropbox namizna aplikacija, lahko na podlagi tehnologije računalništva v oblaku kot storitve dostopa do svojih podatkov, saj so le-ti shranjeni tudi na strežniku. Ob zaključku dela s podatki se avtomatsko izvede sinhronizacija podatkov na vseh napravah, na katerih je uporabnik namestil Dropbox namizno aplikacijo in na strežniku (Dropbox, 2012). Dropbox omogoča uporabniku, da omogoči drugim uporabnikom (tudi uporabnikom, ki nimajo nameščenega Dropboxa), dostop do posameznih map znotraj lastnega Dropboxa (posameznim prijavljenim uporabnikom in uporabnikom, ki imajo zgolj URL naslov za dostop do mape). Tipi map v Dropboxu (Dropbox, 2012): klasična mapa: nad njo lahko izvajamo vse funkcije (tako kot nad klasično mapo na trdem disku). Ni javnega dostopa do mape, lahko pa mapo oziroma posamezno podmapo delimo s preostalimi (do mape lahko dostopajo uporabniki, ki so prijavljeni v Dropbox). javna mapa: vsi podatki, ki so v javni mapi, imajo svoj javni URL naslov, s pomočjo katerega lahko dostopamo do podatkov, ne da bi bili prijavljeni v Dropbox. Za to tudi uporabniki ne potrebujejo registracijo v Dropboxu (dovolj je, da imajo zgolj URL naslov, na katerem se nahajajo podatki). Podatke, ki so v javni mapi, lahko uporabnik tudi premakne v zasebno mapo ali pa jih po potrebi pobriše. Milan Radaković: Pregled rešitev za uvedbo e-poslovanja v malih podjetjih stran 9

15 foto mapa: je mapa, namenjena shranjevanju slik. Ob dodajanju slik v to mapo se avtomatsko generira online galerija, v kateri lahko pregledujemo naložene slike prek Dropboxove spletne strani. mapa v skupni rabi: je mapa, do katere ima dostop več uporabnikov. Uporabnike povabimo v mapo tako, da vpišemo njihove e-poštne naslove. Pomembno je tudi poudariti, da Dropbox podpira večino najpogosteje uporabljenih operacijskih sistemov: Microsoft Windows, Linux, Mac OS in številne mobilne operacijske sisteme: Android, Windows Phone 7, iphone, ipad, WebOS in BlackBerry. V diplomskem delu smo testirali Dropbox na operacijskih sistemih Microsoft Windows XP, Microsoft Windows 7, Linux Ubuntu in na mobilnem operacijskem sistemu Android 2.1. Med testiranjem nismo imeli težav, delovanje je bilo brezhibno na Windows, Linux in Android platformi. Uporabniški vmesnik je preprost in enostaven za uporabo tako na samem računalniku (Slika 4) kot tudi prek spleta (Slika 5). Ob istočasni sinhronizaciji iste datoteke z dveh različnih računalnikov nam je program zaradi konflikta kreiral dve datoteki (da ne bi prišlo do zmede pri podatkih). Vsekakor pa ni vse tako črno na belem, kot je videti na prvi pogled, saj smo opazili, da v pogojih uporabe piše, da si lastnik pridružuje pravico do pregledovanja meta podatkov zaradi preprečevanja kršitve avtorskih pravic, pri»sumljivih«podatkih pa tudi vpogled v same podatke. Zato je na mestu vprašanje, kakšna je zasebnost naših podatkov. Prav tako si ponudnik pridružuje pravico do tega, da v primeru 90-dnevne neaktivnosti računa izbriše brezplačen uporabniški račun brez opozorila. Vseeno pa gre za aplikacijo, ki ponuja že v brezplačni različici ogromno funkcionalnosti uporabnikom, ki jo lahko s pridom izkoristijo tudi mikro in mala podjetja za svoje delo, saj imajo uporabniki ažurirane podatke na poljubni lokaciji, pa naj bo uporabnik na službenem potovanju daleč od svoje pisarne in dostopa do podatkov s pametnim telefonom ali pa v svoji pisarni in dostopa do podatkov z osebnim računalnikom. Prav tako je pomembno poudariti, da ima že brezplačen paket 30-dnevno zgodovino sprememb in brisanja podatkov, kar omogoča uporabniku pregledovanje vseh aktivnosti, ki so se izvajale nad podatki. Milan Radaković: Pregled rešitev za uvedbo e-poslovanja v malih podjetjih stran 10

16 Slika 4: Dostop do Dropboxa na disku Slika 5: Dostop do Dropboxa na spletu Vir: Milan Radaković: Pregled rešitev za uvedbo e-poslovanja v malih podjetjih stran 11

17 Po potrebi lahko prostor, ki ga ponuja Dropbox, brezplačno razširimo na 8 GB. To naredimo tako, da povabimo druge osebe v Dropbox (vsaka oseba nam prinese dodatnih 250 MB prostora). Trenutni paketi so podrobneje predstavljeni v tabeli 2. Prostor na strežniku Neomejena zgodovina Podpora Basic Pro50 Pro100 Teams 2 GB 50 GB 100 GB Neomejeno 40 $/leto 40 $/leto 40 $/leto Brezplačno Cena Brezplačno 9,99 $/mesec 19,99 $/mesec Tabela 2: Dropbox paketi Vir: $/leto/5 uporabnikov 2.2 SKYPE KOT ZMOGLJIVA PROGRAMSKA OPREMA ZA SPLETNO KOMUNICIRANJE Skype je storitev v oblaku, ki omogoča medsebojno komunikacijo tako med uporabniki Skypa kot med uporabniki Skypa in drugimi uporabniki telefonije. V letu 2010 je Skype zabležil že 660 milijonov uporabnikov (Wikipedija, 2012). Kakšne prednosti pa ponuja Skype za mikro in mala podjetja ter kako jih lahko le-ta izkoristijo in ob tem ogromno prihranijo? Velik prispevek k razvoju in višjim potencialnim možnostim za izkoristek storitev, ki jih ponuja Skype, sta nam prinesla razvoj in široka uporaba pametnih telefonov, ki so odpravili problem lokalne omejenosti, ki smo jo imeli prej, ko smo bili vezani na klasični računalnik in prostor okrog njega. Podjetja lahko veliko prihranijo že z uporabo brezplačne različice Skypa, saj s tem bistveno zmanjšajo stroške, ki nastajajo v povezavi s klici v tujino pri mednarodnem poslovanju in lokalnimi klici, saj se lahko uporabniki Skypa med seboj pogovarjajo brezplačno, si pošiljajo sporočila, izmenjujejo datoteke in imajo videopogovore. Ob dodatnem plačilu, ki se lahko izvaja mesečno ali letno, pa lahko podjetja izvajajo tudi mednarodne klice po bistveno nižji tarifi, imajo svojo navidezno pisarno v tujini in drugo. Storitve, ki jih ponuja Skype (Skype, 2012): video in glasovni pogovori med uporabniki Skypa: uporabniki Skypa se lahko med seboj brezplačno pogovarjajo. Pogoji za to so: dostop do interneta, nameščen Skype, slušalke ali zvočniki in mikrofon. mednarodni klici: Skype nam omogoča, da si zakupimo določeno minutažo za klice v tuja omrežja (omrežje posamezne države ali vsa omrežja) oziroma za določeno plačilo lahko kličemo tudi neomejeno v posamezno državo. V okviru diplomskega dela smo naredili preizkus na mikro podjetju, ki je veliko poslovalo z Rusijo in je opravljalo veliko službenih klicev prek mobilnega operaterja Simobil v ruska mobilna in stacionarna omrežja. Rusija spada pri Simobilu v tretji Milan Radaković: Pregled rešitev za uvedbo e-poslovanja v malih podjetjih stran 12

18 tarifni razred zaradi tega, ker je podjetje opravljalo klice v delovnem času, le-ti pa so se obračunali po višji tarifi, ki je znašala 0,75 evra na minuto (Simobil, 2012). Podjetje je na mesec opravilo med 200 in 300 minut klicev v Rusijo in je tako plačevalo med 150 in 225 evrov na mesec za klice v Rusijo. V podjetju smo testirali Skypov paket, ki ponuja 400 minut klicev v vsa mobilna in stacionarna omrežja za 11,49 evra z DDV-jem. Prihranki so bili v podjetju očitni. Prav tako pa smo bili izjemno presenečeni nad kakovostjo pogovorov, ki jih ponuja Skype pri mednarodnih klicih, saj je bila le-ta popolnoma enakovredna klicem iz mobilnega telefona. Med testiranjem pa tudi ni prišlo do tehničnih težav pri delovanju. spletna številka: je prav tako zelo zanimiva in uporabna storitev, ki smo jo testirali v okviru našega diplomskega dela. Gre za to, da imamo lahko za 50 evrov + DDV na leto lokalno telefonsko številko v drugi državi, na katero nas ljudje iz te države kličejo, mi pa se oglašamo s pomočjo Skypa. Storitev smo testirali v malem podjetju, ki se je odločalo za ustanovitev svojega predstavništva v Nemčiji. Vse skupaj smo organizirali tako, da smo kupili lokalno spletno številko, določili zadolženo osebo za komunikacijo s potencialnimi strankami v nemščini in oglaševali storitve podjetja v Nemčiji. S tem si je podjetje odprlo pot na nemški trg in za plačilo 50 evrov na leto ustvarjalo pozitiven ugled podjetja, saj je dajalo videz, da ima svoje predstavništvo ali poslovno enoto v Nemčiji. Prav tako pa si je možno cenovno zelo ugodno odpreti pot tudi na druge trge, saj imamo trenutno Skype spletno številko lahko v naslednjih državah: Avstralija, Čile, Danska, Estonija, Finska, Francija, Nemčija, Hong Kong, Madžarska, Irska, Japonska, Malta, Mehika, Nizozemska, Nova Zelandija, Poljska, Romunija, Južna Afrika, Južna Koreja, Švedska, Švica, Velika Britanija in Združene države Amerike. skype to go številka: je številka, ki jo lahko nastavimo za odhodne klice v tujino po lokalni tarifi. Storitev deluje tako, da vpišemo, koga želimo klicati v tujini (telefonsko številko) in dobimo lokalno številko, ki jo plačujemo po naši lokalni tarifi. Storitev je podprta v Avstraliji, Kanadi, Čilu, Danski, Estoniji, Finski, Grčiji, Madžarski, Irski, Latviji, Litvi, Luksemburgu, Mehiki, Novi Zelandiji, Poljski, Portugalski, Romuniji, Singapurju, Sloveniji in Južni Afriki. konferenčni klic: Skype nam omogoča, da opravljamo video- in govorne klice z več osebami, kar pride zelo prav tudi za podjetja pri sestankih s poslovnimi partnerji iz tujine. S tem lahko podjetje ogromno prihrani tudi na potnih stroških, saj se za račun tega zmanjša število službenih poslovanj. delitev zaslona: Skype nam že v brezplačni verziji ponuja možnost, ki je podobna oddaljenemu namizju. Vendar je omejitev pri brezplačni verziji na enega sogovornika. takojšnje sporočanje: nam omogoča pošiljanje kratkih sporočil med osebami, ki so uporabniki Skypa. pošiljanje datotek: uporabniki Skypa si lahko med seboj izmenjujejo tudi datoteke (dokumente, pregledncie, prezentacije, slike, zvočne datoteke in drugo). pošiljanje SMS-ov: prek Skypa lahko pošiljamo SMS-e po ugodni ceni. Skype omogoča mikro in malim podjetjem pospešitev internacionalizacije in poenostavitev sodelovanja s poslovnimi partnerji iz tujine. Prav tako imamo veliko možnosti za izkoristek storitev, ki nam jih ponuja Skype (tako brezplačnih kot plačljivih, ki podjetjem omogočajo ogromno prihrankov). Ena od možnosti je, da Milan Radaković: Pregled rešitev za uvedbo e-poslovanja v malih podjetjih stran 13

19 prek posebnega vmesnika priklopimo na računalnik klasični ali posebni namenski telefon in ga uporabljamo za klice (Slika 6). S tem uporabnik niti ne opazi, da se opravljajo njegovi klici prek Skypa in ne prek navadnega telefona, saj gre za izjemno kakovostne storitve, kar potrjuje tudi strmo naraščanje uporabnikov Skypa v zadnjih letih. Prednost Skypa je tudi ta, da deluje na Windows, Mac in Linux operacijskem sistemu ter na Android, Windows Phone, iphone, Symbia in ipad mobilnih aplikacijah. Slika 6: Skype telefon Vir: BE/articles/964/Netgear_SkypeWifi_Phone_SPH101review, Milan Radaković: Pregled rešitev za uvedbo e-poslovanja v malih podjetjih stran 14

20 3 TIPI LICENC ZA PROGRAMSKO OPREMO Pogosto se pri programski opremi srečujemo z različnimi licenčnimi pogoji in tipi licenc. Za podjetja in posameznike je pomembno, da so seznanjeni z licenčnimi pogoji in s pogoji uporabe programske opreme, saj pogosto prihaja do kršenja licenčnih pogojev tudi zaradi nevednosti oziroma neznanja uporabnikov, s tem pa tudi do kazni, ki so za podjetja precej visoke. Kako pa delimo programsko opremo? Groba delitev programske opreme je delitev na prosto programje in neprosto oziroma lastniško programje. Prosto programje delimo glede na stopnjo prostosti na (Kategorije prostega in neprostega programja, 2012): prostost 0: pomeni, da lahko programsko opremo prosto poganjamo za poljubne namene. prostost 1: nam omogoča, da proučujemo delovanje programske opreme in jo po potrebi prilagajamo svojim potrebam. Programska oprema nam omogoča dostop do izvorne kode. prostost 2: programsko opremo lahko prosto (brezplačno ali proti plačilu) razširjamo naprej. Prostost 3: programsko opremo lahko poljubno spreminjamo in dopolnjujemo ter novo verzijo po lastni presoji tudi prosto objavimo. Prosta programska oprema (angl. free software) spada v programsko opremo, ki ni zakonsko zaščitena, kar v praksi pomeni, da lahko oseba nadgradi ali dodela programsko opremo in jo naprej trži kot lastniško programsko opremo. Kako se torej zaščiti prosta programska oprema, da se ne trži naprej kot lastniška programska oprema? Rešitev je v načelu»copyleft«. Copyleft je načelo, ki uporabnikom ne dovoljuje ponujati nadgradnjo proste programske opreme kot lastniško programsko opremo. Najpogosteje so takšni porgrami izdani pod licenco GNU General Public License. Osnovne značilnosti GNU General Public License so naslednje (GNU General Public License, 2012): prosta uporaba programa za kakršnekoli namene; prosto proučevanje delovanja programske opreme in modificiranje le-te (pogoj za to je dostop do izvorne kode); prosta distribucija modifikacij s pogojem, da mora biti modifikacija prav tako pod licenco GNU General Public License; ko je programska oprema enkrat zaščitena po načelu copyleft, ostane prosta za vedno. Odprtokodne programske rešitve (angl. open source) pogosto zamenjujemo s prostimi programskimi rešitvami (angl. free software), saj gre na prvi pogled za relativno podoben pojem, ker omogoča tako proste programske rešitve uporabnikom, da prosto spreminjajo in popravljajo programske rešitve, vendar ne zahtevajo Milan Radaković: Pregled rešitev za uvedbo e-poslovanja v malih podjetjih stran 15

21 distribucijo modificiranih rešitev pod isto licenco, kot to zahtevajo proste programske rešitve. Napol prosta programska oprema (angl. semi-free software) je programska oprema, ki dovoljuje prosto uporabo v nekomercialne namene. Lastniška programska oprema (angl. proprietary software) je programska oprema, ki omejuje uporabo, spreminjanje in razširjanje programske opreme. Pomembno je poudariti, da lastniška programska oprema ni enak pojem kot komercialna programska oprema (angl. commercial software), katere primarni cilj je zaslužek. Komercialna programska oprema je lahko prosta in neprosta ter določa, na kakšen način lahko program uporabljamo in distribuiramo. Prav tako določa število uporabnikov, število računalnikov, način plačila in drugo. Preizkusna programska oprema (angl. shareware) je programska oprema, ki dovoljuje uporabnikom, da jo javno razširjajo in preizkušajo. Preizkusna programska oprema je navadno omejena časovno (angl. trial version) ali po okornem naboru funkcij, ki jih vsebuje (angl. demo version). Brezplačna programska oprema (angl. freeware) dovoljuje uporabnikom prosto uporabo, vendar je uporabniki ne morejo spreminjati, saj nimajo dostopa do izvorne kode. Programska oprema, ki prikazujejo reklamna sporočila (angl. adware), je brezplačna programska oprema, ki dovoljuje poljubno rabo, vendar naključno prikazuje različna oglasna sporočila med delom. Oglasna sporočila se navadno prikazujejo v pop-up oknih ali pa v samem uporabniškem vmesniku. Kot je razvidno iz tabele 3, ima tako prosta programska oprema kot licenčna programska oprema svoje prednosti in slabosti (Lah, 2010). Pri poslovanju podjetij pogosto prihaja do težav pri uporabi odprtokodnih platform, saj pogosto nekateri programi, ki so potrebni za poslovanje, ne delujejo na odprtokodnih platformah. Se pa občutno pozna uporaba odprtokodnih rešitev pri prihrankih v podjetjih. V letu 2011 je po podatkih Statističnega urada Republike Slovenije v mikro podjetjih uporabljalo 18 % uporabnikov odprtokodne operacijske sisteme, 37 % odprtokodne pisarniške pakete, 64 % odprtokodne internetne brskalnike, 11 % odprtokodno programsko opremo za spletne strežnike in 21 % drugo odprtokodno programsko opremo. V malih podjetjih je bila prav tako podobna situacija: 14 % odprtokodne operacijske sisteme, 64 % odprtokodne internetne brskalnike, 37 % odprtokodne pisarniške pakete, 8 % odprtokodno programsko opremo za spletne strežnike, 20 % drugo odprtokodno programsko opremo (Statistični urad RS, 2011b). Milan Radaković: Pregled rešitev za uvedbo e-poslovanja v malih podjetjih stran 16

22 Lastnost/ Programska oprema Uporaba Prosta programska oprema Prosta uporaba, modifikacija in tudi distribucija modificirane verzije, ki jo lahko tudi distribuiramo pod licenčno programsko opremo. Licenčna programska oprema Pogoji uporabe so natančno določeni, dostop do izvorne kode ni mogoč. Lastništvo Javno Podjetje Varnost Hitrejše odkrivanje napak zaradi možnosti vpogleda v izvorno kodo manjša podvrženost občutljivosti na virusne napade. podjetja. Razvoj Prednosti Slabosti Razvoj ni skoncentriran na podjetje, ki ima v lasti programsko opremo. Nižji stroški uporabe, programsko opremo lahko po potrebi sami modificiramo, manjša izpostavljenost napadom, vpogled v izvorno kodo. Slabša prepoznavnost med uporabniki, pogosto gre za manj prijazen uporabniški vmesnik, podpora uporabnikom je pogosto šibka ali pa je sploh ni, velikokrat gre za nekakšne polizdelke, pogosto so produkti nekompatibilni z licenčno programsko opremo. Manjše možnosti odkrivanja varnostnih napak, saj imajo vpogled v kodo le programerji Razvoj je pogosto usmerjen bolj na doseganje dobička in komercialno uspešnost kot na funkcionalnost Razširjenost in splošno poznavanje programske opreme (primer: Microsoftove rešitve). Nimamo vpogleda v izvorno kodo, kar omogoča vdor v zasebnost, saj ne vemo, kakšna koda je dejansko zadaj, kompleksnost uporabniških licenc, pogosto se zgodi, da podjetja po določenem času opustijo podporo za določene produkte, drage licence. Tabela 3: Prednosti in slabosti proste programske opreme in komercialne programkse opreme Na drugi strani pa je lahko velika težava tudi uporaba licenčne programske opreme, kjer nimamo vpogleda v izvorno kodo, saj dejansko ne vemo, kaj ta program počne in koliko smo sploh varni z uporabo tega, saj ne vidimo, kaj v ozadju počne programska koda. Omeniti velja tudi težave, do katerih prihaja pri uporabi napol proste programske opreme, saj se pogosto dogaja, predvsem v mikro in malih podjetjih, da uporabniki pogosto spregledajo, da je program mogoče prosto uporabljati zgolj za nekomercialne namene in ga pogosto nevede uporabljajo v komercialne namene. Velik pomen ima tudi podpora, ki jo pogosto nudijo ponudniki komercialnih rešitev za svoje produkte (primer Microsoft), vendar je problem mikro in malih podjetij v Milan Radaković: Pregled rešitev za uvedbo e-poslovanja v malih podjetjih stran 17

23 tem, da uporabljajo starejšo informacijsko tehnologijo, za katero velikokrat komercialni ponudniki ne nudijo več tehnične podpore. Pomembna razlika med komercialnimi in nekomercialnimi programskimi rešitvami je tudi prepoznavnost med uporabniki. Uporabniki navadno precej dobro poznajo in so navajeni na delo z uporabniškimi vmesniki najbolj razširjenih programskih rešitev ter potrebujejo določen čas za prehod na druge programske rešitve. Za preprečevanje piratstva v Sloveniji imamo dva zakona, ki urejata to področje: kazenski zakonik RS (Uradni list RS, št. 95/2004) in o avtorskih in sorodnih pravicah (Uradni list RS, št. 16/2007). Za izvajanje pregledov pa je zadolžen tržni inšpektorat. Po podatkih za leto 2011 je imelo v Sloveniji skoraj 40 % slovenskih podjetij nameščen vsaj en piratski program. Tako na tem področju opažamo 11-odstotni upad v primerjavi z letom 2010, ko je bilo med naključnimi pregledi ugotovljeno, da je imelo skoraj 51 % podjetij nameščen vsaj en nelegalni program (Dnevnik, 2012). Milan Radaković: Pregled rešitev za uvedbo e-poslovanja v malih podjetjih stran 18

24 4 IZBIRA OPERACIJSKEGA SISTEMA V času gospodarske krize se postavlja vprašanje, kje lahko podjetja zmanjšajo stroške poslovanja. Eno od takih področij je tudi odločitev za izbiro operacijskega sistema. Med operacijskimi sistemi ima še vedno močan monopol Microsoft Windows. Vseeno pa je zelo uporaben z razvojem grafičnega operacijskega vmesnika (Slika 7) postal tudi Linux, ki ga imamo v številnih različnih distribucijah (nekaterih brezplačnih in plačljivih). V letu 2011 je po podatkih Statističnega urada Republike Slovenije med mikro podjetji uporabljalo odprtokodne operacijske sisteme 18 % podjetij, med malimi pa 14 % (Statistični urad RS, 2011b). Iz tega je razvidno, da ima Microsoft Windows še vedno močan monopol med operacijskimi sistemi, ne samo v domači, ampak tudi v poslovni rabi. Med brezplačnimi distribucijami Linuxa je ena od vodilnih distribucij Ubuntu Linux. V okviru našega diplomskega dela smo se odločili za testiranje Ubuntu Linux desktop Slika 7: Uporabniški vmesnik Ubuntu Linux desktop Pri testiranju smo ugotovili, da ima Ubuntu Linux desktop prijazen uporabniški vmesnik, ki je v slovenščini, prednameščen je odprtokodni programski paket LibreOffice v slovenščini, odjemalec elektronske pošte Mozilla Thunderbird... Na spletu je veliko različnih programskih rešitev, namenjenih Linux platformi. Pri odprtokodnih rešitvah je prednost v tem, da imamo vpogled v izvorno kodo in s tem Milan Radaković: Pregled rešitev za uvedbo e-poslovanja v malih podjetjih stran 19

25 natančno vemo, kaj program v ozadju počne. Z uporabo odprtokodnih rešitev smo tudi manj izpostavljeni virusnim napadom. Kot je razvidno iz tabele 4, je cena trenutno najcenejše različice Windows 7 119,99 $. V podjetju lahko uporabljamo vse licenčne verzije Microsoft Windows, prav tako tudi Home Edition, ki je precej omejena po svoji funkcionalnosti. Lastnost/Različica Home Premium Professional Ultimate Cena 119,99 $ 199,99 $ 219,99 $ Tabela 4: Cene Microsoftovih različic operacijskega sistema Windows 7 Vir: Pogosto so mikro in mala podjetja postavljena pred dejstvo, ko enostavno nimajo izbire, saj številne poslovne aplikacije tako komercialne kot nekomercialne ne podpirajo niti Mac OS operacijskega sistema, kaj šele Linux. Vendar pa je v takšni situaciji na mestu vprašanje, za kaj se bo računalnik sploh uporabljal? Gre zgolj za opravljanje rutinskih pisarniških opravil? Je potrebno na računalniku izvajati kompleksne programe s specifičnega področja ali programe za celovito poslovanje, ki nimajo podpore za Linux? Šele ko natančno definiramo, za kakšne namene bo računalnik služil v podjetju, lahko razmišljamo ali se bomo odločili za operacijski sistem Windows ali Linux. V takšnih situacijah se je mikro in malim podjetjem pametno posvetovati z neodvisnim strokovnjakom za informatiko, saj je vsak primer precej specifičen in je nesmiselno posploševati zadeve. Informacijske rešitve, ki so danes optimalne in ugodne za uporabnika, so glede na hiter razvoj na področju informatike lahko jutri že neoptimalne in neprimerne za uporabnika. Milan Radaković: Pregled rešitev za uvedbo e-poslovanja v malih podjetjih stran 20

26 5 VIRTUALIZACIJA Sodobna tehnologija hitro napreduje, prav tako se spreminjajo potrebe po novi strojni in programski opremi. Velik problem, s katerim se sooča veliko mikro in malih podjetij, ki ne poslujejo ravno na področju informacijskih tehnologij, je, da so številni zaposleni navajeni delati s starimi aplikacijami in so izjemno konservativni pri prehodu iz starih aplikacij na nove, saj za to potrebujejo znanje, sredstva in čas. To je za mikro in mala podjetja pogosto prava nočna mora, saj je danes še vedno prisoten velik del starejše generacije, ki imajo relativno slaba informacijska znanja, vseeno pa je nemogoče danes poslovati zgolj s svinčnikom in papirjem. S tem se pogosto podjetja postavijo pred problem, do katerega pridejo pri posodobitvi ali nakupu novega računalnika, ko stare aplikacije, ki so nekatere pisane celo za DOS, ne tečejo več v novem okolju. Kako torej vleči vzporednice med sodobno tehnologijo in zakoreninjeno konservativnostjo? Menimo, da je pomembno, da zaposleni posvečajo čim več svojega delovnega časa efektivnemu delu in ne ukvarjanju s tehničnimi detajli, kako izvesti kakšno funkcijo ali narediti neko poizvedbo zaradi posodobitve informacijske tehnologije. Ena od rešitev tega problema je dvozagonski oziroma večzagonski sistem (angle. dual boot ali multi boot). Na računalnik lahko načeloma namestimo toliko operacijskih sistemov, kot imamo particij. Vsak operacijski sistem namreč zahteva svojo particijo. Vendar se problem pojavi zelo hitro, saj načeloma tudi, če imamo več particij ali morda celo več diskov, pride do tega, da so zasedene. To se sicer dá rešiti s posebnimi namenskimi programi, ki so namenjeni razdeljevanju praznega prostora obstoječih particij na več particij. Vendar obstaja tudi precej bolj enostavna rešitev, ki nam omogoča enostavno in hitro poganjanje več operacijskih sistemov s pomočjo emulatorja, ki nam omogoča, da ob ustreznih zmogljivostih računalnika poganjamo istočasno več operacijskih sistemov (vsakega v svojem oknu). S tem se izognemo nepotrebnemu resetiranju računalnika med prehodom iz enega operacijskega sistema v drugi in povečamo izkoristek računalniških komponent. V našem diplomskem delu smo testirali tri programske rešitve za virtualizacijo. Ena od teh je bila VMware Player 4.0.0, druga Oracle VM VirtualBox in tretja Windows Virtual PC Za testiranje omenjenih rešitev smo se odločili, ker smo se z VMware Player-jem srečali že med študijem in ugotovili, da gre za zanesljivo brezplačno programsko opremo za virtualizacijo. Druga izbira je bila Oracle VM VirtualBox , saj gre prav tako za zanesljiv programski produkt, namenjen virtualizaciji, ki je edini izdan pod licenco GNU General Public License, ki omogoča neomejeno rabo tako v komercialne kot nekomercialne namene. Tretja izbira je bila še Windows Virtual PC 2007, saj gre za brezplačen produkt za Microsoftove uporabnike, ki je precej enostaven za uporabo in integracijo z Microsoft Windows. Milan Radaković: Pregled rešitev za uvedbo e-poslovanja v malih podjetjih stran 21

27 5.1 VMWARE PLAYER VMware Player spada pod brezplačno programsko opremo (angl. freeware) za nekomercialno uporabo. Za komercialno uporabo emulatorja moramo poslati prošnjo za uporabo v komercialne namene. Na tem emulatorju smo testirali delovanje dveh operacijskih sistemov (Microsoft Windows XP SP3 in Ubuntu Linux desktop 11.10). Namestitev emulatorja in operacijskega sistema, ki ga želimo poganjati, je precej enostavna, saj ima emulator enostaven in pregleden uporabniški vmesnik (Slika 8). Za namestitev operacijskega sistema potrebujemo zgolj zagonski disk oziroma ISO 5 datoteko z operacijskim sistemom. Slika 8: Uporabniški vmesnik VMware Player Emulator omogoča nekaj načinov komunikacije med operacijskim sistemom, ki je gostitelj, in gostujočim operacijskim sistemom za prenos datotek in teksta. Osnovni načini so (VMware Player, 2012): kopiraj/prilepi: kopiramo lahko tekst (tudi oblikovan tekst), slike in druge datoteke. Pogoj za kopiranje teksta je, da je zapisan v jeziku, ki je podprt z 5 ISO datoteka: je datoteka, ki je dejansko fizična slika optičnega medija in omogoča izdelavo zagonskega diska. Milan Radaković: Pregled rešitev za uvedbo e-poslovanja v malih podjetjih stran 22

28 Unicode znaki. Ne da se uporabljati kopiraj/prilepi med gostujočimi (virtualnimi) operacijskimi sistemi. povleci in spusti: med gostiteljevim in gostujočim operacijskim sistemom lahko prenašamo datoteke tudi tako, da jih enostavno z miško iz enega okna povlečemo v drugega. mape v skupni rabi: podatke lahko prenašamo med gostiteljevim in gostujočim operacijskim sistemom tako, da damo na gostiteljevem operacijskem sistemu mapo v skupno rabo in ji določimo pravice ter na VMware Playerju nastavimo mapo (od map, ki so v skupni rabi), do katere želimo dostopati, saj ob zagonu operacijskega sistema na emulatorju ne vidimo gostiteljevih map. uporaba pogonske preslikave: je alternativa mapam v skupni rabi. uporaba Dropboxa in podobnih aplikacij: z aplikacijo, kot je Dropbox, lahko enostavno sinhroniziramo podatke med vsemi gostujočimi in gostiteljevim operacijskim sistemom, saj program lahko sinhronizira podatke med različnimi tipi operacijskih sistemov. VMware Player nam omogoča poganjanje 32-bitnih in 64-bitnih operacijskih sistemov. Med temi operacijskimi sistemi so operacijski sistemi: Microsoft (Windows 7, Windows Vista,Windows XP,Windows 2000, Windows NT, Windows Server 2008, Windows Server 2003, Windows 2000 Server, Windows ME, Windows 98, Windows 95 in Windows 3.1), MS-DOS, Sun Solaris (Solaris 10, Solaris 9, Solaris 8), Novell NetWare (NetWare 6, NetWare 5) in Linux (Asianux Server 3, CentOS, Debian 6, Debian 5, Fedora, Mandrake Linux, Mandriva Linux, Novell Linux desktop 9, OpenSUSE, Oracle Enterprise Linux, Red Hat Enterprise Linux 6, Red Hat Enterprise Linux 5, Red Hat Enterprise Linux 4, Red Hat Enterprise Linux 3, Red Hat Enterprise Linux 2, Red Hat Enterprise Linux, Sun Java Desktop System, SUSE Linux Enterprise 11, SUSE Linux Enterprise 10, SUSE Linux Enterprise 9, SUSE Linux Enterprise 8, SUSE Linux Enterprise 7, SUSE Linux Enterprise, Turbolinux, Ubuntu, Linux 2.6.x kernel, Linux 2.4.x kernel in Linux 2.2.x kernel). 5.2 ORACLE VM VIRTUALBOX Oracle VM VirtualBox je edini od testiranih emulatorjev, ki je izdan pod GNU General Public License (VM Virtual Box, 2012), ki omogoča neomejeno uporabo tako v nekomercialne kot v komercialne namene. Na tem emulatorju smo testirali Microsoft Windows XP SP3 in Ubuntu Linux desktop Emulator ima prijazen in pregleden uporabniški vmesnik (Slika 9), ki nas skozi čarovnik vodi po korakih za ustanovitev gostujočega operacijskega sistema. Operacijski sistem lahko naložimo iz zagonskega diska oziroma ISO datoteke z operacijskim sistemom. Pri prenosu datotek in teksta smo opazili nekaj pomanjkljivosti v primerjavi z VMware Player Za razliko od Oracle VM VirtualBox omogoča VMware Player enostaven prenos datotek in teksta med gostiteljevim in gostujočim operacijskim sistemom po metodi kopiraj/prilepi in povleci z miško in spusti. Vendar lahko namesto tega uporabimo mape v skupni rabi ali pa kakšen program, kot je Dropbox, ki nam sproti avtomatsko sinhronizira podatke in lahko deluje na različnih platformah. Milan Radaković: Pregled rešitev za uvedbo e-poslovanja v malih podjetjih stran 23

29 Slika 9: Uporabniški vmesnik VM VirtualBox Tudi Oracle VM VirtualBox nam omogoča poganjanje 32-bitnih in 64-bitnih operacijskih sistemov. Med operacijskimi sistemi so: Microsoft (Windows 8, Windows 7, Windows 2008, Windows Vista, Windows 2003, Windows Xp, Windows 2000, Windows NT 4, Windows Me, Windows 98, Windows 95 in Windows 3.1), Linux (Linux 2.2, Linux 2.4, Linux 2.6, Arch Linux, Debian, OpenSUSE, Fedora, Gentoo, Mandriva, Red Hat, Turbolinux, Ubuntu, Xandros in Oracle), Solaris (Oracle Solaris 10 5/09 in zgodnejše verzije, Oracle Solaris 10 10/09 in kasnejše verzije), BSD (FreeBSD, OpenBSD, NetBSD), IBM OS/2 (OS/2 Wrap 3, OS/2 Wrap 4, OS/2 Wrap 4.5, ecomstation in ostali OS/2), Mac OS X (Mac OS X Server), DOS, Netware, L4, QNX in JrockitVE. 5.3 WINDOWS VIRTUAL PC 2007 Windows Virtual PC 2007 je Microsoftov emulator (Slika 10), ki kot gostitelja podpira vse verzije Windows 7, od Home Basic naprej (Virtual PC, 2012). Z njegovo pomočjo lahko kot gostujoče operacijske sisteme poganjamo Windows XP Professional SP3, Windows Vista Enterprise SP1 in novejše različice, Windows Vista Ultimate SP1 in novejše različice, Windows Vista Business SP1 in novejše različice, Windows 7 Enterprise in Windows 7 Ultimate. Uporabniki lahko poganjajo 32- in 64-bitne Windows različice kot gostujoči operacijski sistem. Zanimiva novost je tudi ta, da ob uporabi dveh monitorjev lahko na enem delamo z gostiteljevim, na drugem pa z gostujočim operacijskim sistemom. Programski paket lahko Milan Radaković: Pregled rešitev za uvedbo e-poslovanja v malih podjetjih stran 24

30 Microsoftovi uporabniki namestijo na svoj računalnik brezplačno. Emulator ni potrebno najprej naložiti in nato pognati program, ampak lahko poženemo program v modulu za posamezen operacijski sistem, ne da bi predhodno nalagali emulator. Slika 10: Uporabniški vmesnik za Windows Virtual PC 2007 Odločitev za izbiro emulatorja je stvar uporabnika. Uporabnikom, ki uporabljajo Microsoft Windows 7, bi priporočali, če potrebujejo starejše verzije Windowsa, od vključno XP, da uporabljajo Windows Virtual PC Če pa uporabniki potrebujejo starejše verzije Windowsa ali pa kakšne druge verzije operacijskih sistemov (Linux, Mac OS), bi jim priporočali, da se odločijo za VMware Player ali Oracle VM VirtualBox , saj lahko tukaj že v osnovi kot gostiteljev operacijski sistem uporabljamo tudi druge operacijske sisteme (Linux in Mac OS). Obe rešitvi imata prednosti in slabosti. Glavna prednost Oracle VM VirtualBox je, da je pod GNU General Public License, ki omogoča uporabo v nekomercialne in komercialne namene. Pri VMware Player pa moramo poslati prošnjo, da nam odobrijo uporabo v komercialne namene. VMWare Player je hitrejši za interakcijo med gostiteljevim in gostujočim operacijskim sistemom, saj lahko datoteke povlečemo z miško iz enega v drugo okno, kopiramo datoteke in tekst (tudi oblikovani tekst) in drugo. Milan Radaković: Pregled rešitev za uvedbo e-poslovanja v malih podjetjih stran 25

31 6 SISTEMI ZA UPRAVLJANJE ODNOSOV S KUPCI V sodobnih tržnih razmerah je, ne glede na to, s kakšno dejavnostjo se podjetja ukvarjajo (proizvodnja, prodaja, storitve...), za vsa podjetja izjemnega pomena odnos s poslovnimi partnerji in s kupci, saj danes podjetja, ne glede na velikost podjetja, težko presenetijo kupca samo z novimi izdelki ali s storitvami, z novo tehnologijo ali s kakovostjo, saj so stranke danes zaradi hitrega dostopa do podatkov postale vse bolj zahtevne in informirane. Sodobni komunikacijski načini omogočajo strankam, da izdelke in storitve med seboj hitro in enostavno primerjajo in preverjajo (Bauman, 2012). Kakovost poslovnih odnosov moramo vzdrževati, graditi in krepiti za zadovoljstvo, zaupanje in lojalnost strank podjetjem. Raziskave kažejo, da se 96 odstotkov nezadovoljnih strank ne pritoži, ampak svoje nezadovoljstvo izrazijo na dva načina: 82 odstotkov se jih ne vrne več in o svojem nezadovoljstvu obvestijo v povprečju 9 oseb, 13 odstotkov pa obvesti dvajset ali več oseb. Pogosto je tudi razlog za odhod stranke h konkurenci nezadovoljstvo z odnosom podjetja do stranke in ne nezadovoljstvo z izdelkom (Ladič, 2006). Sistemi za upravljanje odnosov s kupci (angl. Customer Relationship Management v nadaljevanju CRM sistemi) so programske rešitve za podporo vsem poslovnim procesom, ki vplivajo na odnose s strankami v celotnem življenjskem ciklu stranke. Uporaba teh orodij omogoča boljšo organizacijo, olajša delo, omogoča preglednost podatkov in drugo. Namen CRM sistemov je upravljanje odnosov s strankami in obenem podpora trženju, prodaji, poprodajnim aktivnostim ter aktivnostim za ohranjanje zaupanja in zadovoljstva strank. Sistem omogoča analizo rezultatov, načrtovanje dodatnih aktivnosti in pristopov za ohranjanje obstoječih strank, pridobivanje novih strank ter povečanje prodaje in izboljšanje poslovnih odnosov s strankami. Omogoča nam zbiranje pomembnih podatkov o vsaki posamezni stranki in skupinah strank, daje možnosti zaznati posebne in specifične zahteve strank, sistematizirati standardno naročilo ali potrebe strank ter prepoznati navade in želje strank. CRM sistemi dajejo možnost brezhibno načrtovati vse aktivnosti vnaprej in obenem uskladiti aktivnosti med drugimi zaposlenimi. Pravočasno lahko tudi vzpostavimo stike s strankami in zabeležimo pomembne podatke o interakciji z letemi. Zaradi preglednosti sistema in možnosti kontrole opravljenega dela lahko sodelavci brez večjih težav nadomestijo odsotnega delavca. CRM sistemi omogočajo shranjevanje in sistematizacijo predlog, arhiviranje poslanih in prejetih sporočil oziroma omogočajo transparentno in kakovostno delo s strankami. Sisteme je mogoče integrirati z različnimi komunikacijskimi kanali (IP-telefonija, e-pošta, družbena omrežja...). Dolgo je veljalo prepričanje, da so CRM sistemi primerni samo za velika podjetja, saj so bili veliki, robustni in neprilagodljivi za specifične potrebe strank. Vendar je pomembno poudariti, da je za rast in razvoj malih podjetij ključnega pomena tudi upravljanje odnosov s strankami, saj pogosto poslovanje malih podjetij temelji na Milan Radaković: Pregled rešitev za uvedbo e-poslovanja v malih podjetjih stran 26

32 bolj pristnem odnosu med zaposlenimi in strankami, saj se nemalokrat dogaja, da zaposleni poznajo svoje stranke. Prav tako se je ponudba CRM sistemov bistveno razširila z razvojem tehnologije računalništva v oblaku, saj je to bistveno poenostavilo in pocenilo delo s temi rešitvami. V grobem lahko CRM sisteme razdelimo na naslednje segmente (Djurdjič, 2010): korporativni CRM sistemi: so sistemi, ki so namenjeni velikim podjetjem, ki poslujejo v mednarodnem okolju. Prednost teh sistemov je, da se zelo dobro povezujejo s celovitimi programskimi rešitvami (ERP) in s tem omogočajo avtomatizacijo določenih procesov. Korporativni CRM sistemi so najpogosteje nameščeni v podatkovnih centrih velikih podjetij. CRM sistemi za srednja in mala podjetja: gre za bistveno širši spekter CRM sistemov. Pogosto posnemajo najboljše prakse iz poslovanja, nabor funkcij je bistveno ožji. V zadnjem času se pogosto prakticira uporaba računalništva v oblaku kot tehnologija za nameščanje teh sistemov. specifični CRM sistemi: ne zajemajo celovite podpore, ampak so namenjeni specifičnim segmentom podpore strankam (primer: klicni centri, podpora strankam...). Tukaj se v praksi še vedno najpogosteje uporabljajo kot samostojni izdelki. 6.1 INSIGHTLY CRM V okviru diplomskega dela smo se odločili za testiranje brezplačnega CRM sistema Insightly CRM, ki je namenjen malim podjetjem. Za testiranje omenjene različice smo se odločili, ker je Insightly CRM povezljiv z Google Apps (deluje v oblaku), različica je enostavna za uporabo, a vseeno ponuja funkcionalnosti, ki jih potrebujejo mikro in mala podjetja že v svoji brezplačni različici, dostop je mogoč tudi prek mobilne aplikacije... Podrobnejše lastnosti posameznih paketov omenjene rešitve so navedene v tabeli 5. Lastnosti/Različica Pro Advanced Starter Gratis Število uporabnikov do 40 do 15 do 6 do 3 Prostor do 50 GB do 25 GB do 6 GB do 200 MB Število stikov neomejeno neomejeno Organizacije neomejeno neomejeno neomejeno neomejeno Priložnosti neomejeno neomejeno neomejeno neomejeno Projekti neomejeno neomejeno neomejeno neomejeno Cena 99 $/mesec 49 $/mesec 29 $/mesec brezplačno Tabela 5: Različice Insightly CRM Vir: Insightly CRM je CRM programska rešitev, ki je namenjena malim podjetjem za upravljanje odnosov s strankami in projektno vodenje, lahko jo uporabljamo v oblaku, kar omogoča velike prihranke malim podjetjem, saj za dostop do aplikacije potrebujejo samo računalnik oziroma mobilno napravo, ki ima dostop do interneta. Milan Radaković: Pregled rešitev za uvedbo e-poslovanja v malih podjetjih stran 27

33 Programska rešitev ima pregleden uporabniški vmesnik, ki je sicer v angleščini, a je vseeno precej enostaven za uporabo. Funkcionalnosti tega CRM sistema sestavljajo naslednji sklopi: nadzorna plošča (Slika 11): na njej lahko pregledujemo celotno dogajanje (kdo je dodal kakšen stik oziroma organizacijo, kakšne so naloge, kakšni so bili dodani dokumenti, kakšni so dodani projekti...). Slika 11: Nadzorna plošča (primer) Milan Radaković: Pregled rešitev za uvedbo e-poslovanja v malih podjetjih stran 28

34 naloge (Slika 12): programska rešitev nam omogoča, da lahko pregledujemo, dodajamo in določamo izvajalce za posamezne naloge. Definiramo lahko roke, do kdaj mora biti naloga narejena, nastavimo opomnik, definiramo prioriteto naloge, komentiramo nalogo, spreminjamo status naloge (končana, v teku, odložena, na čakanju) in drugo. Slika 12: Primer naloge Milan Radaković: Pregled rešitev za uvedbo e-poslovanja v malih podjetjih stran 29

35 stiki (Slika 13): lahko jih dodajamo ročno ali jih uvozimo iz (Gmaila, CSV datoteke, XLS datoteke, XLSX datoteke, Outlooka...). Pri uvažanju datoteke imamo prijazen uporabniški vmesnik, ki nas v primeru, da ne more sam ugotoviti atributa podatkov, vpraša za atribut podatkov in nam ponudi možnosti atributov. Pri uvažanju datotek iz CSV formata se pojavijo težave s šumniki. Prav tako lahko tudi izvozimo stike v standardne formate. Slika 13: Primer stiki Milan Radaković: Pregled rešitev za uvedbo e-poslovanja v malih podjetjih stran 30

36 organizacije (Slika 14): tako kot stike lahko tudi organizacije uvozimo in izvozimo. Beležimo lahko pomembne datume, pri katerih si lahko nastavimo tudi opomnik, ki nas opomni na to. Slika 14: Primer organizacije Milan Radaković: Pregled rešitev za uvedbo e-poslovanja v malih podjetjih stran 31

37 poslovne priložnosti (Slika 15): nam omogočajo, da spremljamo posle oziroma potencialne posle. Določimo lahko verjetnost, da posel dobimo, datume, do kdaj naj bi se posel zgodil, stike, ki so povezani s poslovno priložnostjo, določimo naloge, vezane na posel, in mejnike, dodamo dokumente, ki so povezani s poslom (s tem imamo pregled nad zgodovino poslovne priložnosti), in drugo. Slika 15: Primer poslovne priložnosti Milan Radaković: Pregled rešitev za uvedbo e-poslovanja v malih podjetjih stran 32

38 projekti (Slika 16): programska rešitev nudi tudi podporo vodenju projektov. Omogoča sistematičen pregled dokumentacije, vezane na projektno vodenje, postavljanje mejnikov, določanje prioritet in drugo. Slika 16: Primer vodenja projektov Programska rešitev je enostavna za uporabo in ponuja osnovne stvari, ki jih potrebuje malo podjetje za upravljanje odnosov s strankami in vodenje projektov. Prednost te rešitve je tudi ta, da se jo dá enostavno povezati z Google Apps. Na trgu imamo kar nekaj rešitev brezplačnih CRM sistemov, ki so namenjene različnim velikostim podjetij, vendar mislim, da je za mala podjetja zelo zaželeno, da CRM sistem temelji na tehnologiji računalništva v oblaku, saj so v malih podjetjih pogosto omejeni s finančnimi viri in ustreznimi kadri. Še posebej za mala podjetja pa velja, da je usoda podjetja odvisna od potrošnikov, njihovega vedenja in navad (Musek Lešnik, 2008, 13). Milan Radaković: Pregled rešitev za uvedbo e-poslovanja v malih podjetjih stran 33

39 7 PROGRAMSKI PAKETI ZA PISARNIŠKO POSLOVANJE V sodobnem času je postala uporaba sodobnih pisarniških paketov nuja tako za posameznike kot za podjetnike in podjetja. Danes je uporaba sodobnih pisarniških paketov prisotna že pri osnovnošolcih in se nadaljuje skozi vsa generacijska obdobja. Z znanji in uporabo sodobnih pisarniških paketov prihranimo ogromno časa, pridobimo preglednost, sistematiziramo svoje delo in si ustvarimo ugled, saj je sodobna družba že prišla do točke, ko je praktično nerazumljivo, zakaj nekdo ne uporablja programskih paketov za pisarniško poslovanje. 7.1 MS OFFICE Večina izobraževanj in usposabljanj, ki se pogosto začnejo že v osnovni šoli, je še danes osredotočenih na uporabo Microsoftovega pisarniškega paketa MS Office, kar kaže na monopolni položaj, ki ga ima Microsoft na tržišču. Vendar se je pomembno zavedati, da je tudi MS Office, tako kot preostali Microsoftovi produkti, zelo drag za uporabo v poslovne namene. Že paket MS Office Home and Student 2010, ki je namenjen domači (nekomercialni) rabi, stane 119,00 evrov za en računalnik in 139,00 evrov za največ tri računalnike v enem gospodinjstvu (Tabela 6). Vsebina posameznih paketov je navedena v tabeli 7. Produkt/Licenca 1 uporabnik, 1 1 uporabnik, 2 računalnik računalnika MS Office Home and Business 249,00 379, MS Office Professional ,00 699,00 Tabela 6: Microsoft Office 2010 programski paketi Vir: *1 uporabnik, 2 računalnika: ta licenca omogoča uporabniku, da namesti MS Office v svoj primarni in prenosni računalnik. Licenco je mogoče prenesti v drug računalnik. Milan Radaković: Pregled rešitev za uvedbo e-poslovanja v malih podjetjih stran 34

40 Produkt/paket Home and Business 2010 Professional 2010 Word 2010 Excel 2010 PowerPoint 2010 OneNote 2010 Outlook 2010 Access 2010 Publisher 2010 Tabela 7: Primerjava različic Home and Business 2010 in Professional 2010 Vir: V grobem lahko razdelim splošno namensko programsko opremo na naslednje segmente: programski paketi: gre za zbirko namenskih programov, ki so namenjeni opravljanju določenih opravil. Dobri primeri za to so programski paket MS Office (komercialni), OpenOffice.org in LibreOffice (nekomercialni pod licenco GPL), ki je namenjen pisarniškemu poslovanju in vsebuje specifične programe, ki so namenjeni pisarniškemu delu. Med te programe spadajo: urejevalnik besedila (Word Writer), urejevalnik preglednic (Excel Calc), program za izdelavo predstavitev (PowerPoint Impress), program za delo s podatkovnimi zbirkami (Access Base) in drugo. spletni programski paketi: gre za programske pakete, ki so podobni klasičnim, vendar je bistvena razlika v tem, da so osnovani na tehnologiji računalništva v oblaku. Dobra primera za to sta Google Docs (ki je v brezplačni rabi za vse uporabnike) in Microsoft Office 365 (ki je komercialni produkt Microsofta). Namenski programi MS Office (Microsoft 2012): Word: je zmogljiv Microsoftov urejevalnik besedila, ki je namenjen urejanju in grafičnemu oblikovanju, popravljanju, shranjevanju in ponovnemu priklicu dokumentov. Gre za najbolj prepoznaven in razširjen urejevalnik besedila. Excel: je Microsoftov program za delo z elektronskimi preglednicami. Preglednice sestavljajo vrstice in celice, nad katerimi lahko izvajamo različne aritmetične operacije, izdelujemo grafe iz podatkov v preglednicah in drugo. PowerPoint: je Microsoftov program, ki je namenjen izdelovanju, urejanju, pregledovanju in oblikovanju elektronskih predstavitev. Milan Radaković: Pregled rešitev za uvedbo e-poslovanja v malih podjetjih stran 35

41 OneNote: je Microsoftov digitalni zvezek, ki omogoča, da na enem mestu zberemo vse svoje zapiske in informacije ter jih enostavno in hitro delimo tudi z drugimi. Access: je Microsoftov program za delo s podatkovnimi zbirkami. Publisher: je namenski Microsoftov program, ki je namenjen ustvarjanju, prilagajanju in skupni rabi številnih različnih profesionalnih publikacij in trženjskega gradiva (brošure, voščilnice, glasila...). Prednosti Microsoftovih produktov so predvsem naslednje: Microsoftovi produkti imajo številne prednosti pred odprtokodnimi produkti. Ena glavnih prednosti je znanje in usposobljenost ljudi za delo z MS Office in podpora Microsofta, ki jo nudi svojim produktom. Na spletu imamo ogromno video vodičev (številne brezplačne tudi na Microsoftovi spletni strani), v katerih je podrobno razloženo, kako naj naredimo kakšno stvar (oblikovanje dokumenta, izdelava grafa, animacija prezentacij...). Na Microsoftovi spletni strani je pomoč uporabnikom sistematično organizirana in v slovenščini. Zelo zanimiva in uporabna je tudi Microsoftova avtomatizirana rešitev za odpravljanje težav Fix it. Odpravljanje težav je s tem rešeno na zelo enostaven način, saj na Microsoftovi spletni strani zgolj poiščemo, za kakšno težavo gre oziroma kje prihaja do težave in iz seznama izberemo ustrezno rešitev, jo prenesemo na naš računalnik in jo zgolj poženemo. Vendar tudi tukaj pogosto ni avtomatiziranih rešitev za probleme, do katerih pride. Tako kot pri vseh Microsoftovih produktih je tudi pri MS Officeu prijazen in grafično izjemno dodelan uporabniški vmesnik, ki je v slovenščini. Dodana vrednost, predvsem za mikro podjetja, je v tem, da Microsoft ponuja ogromno brezplačnih izdelanih predlog za svoje produkte, saj številna mikro podjetja pogosto nimajo ERP sistemov za celovito podporo poslovanju in vodijo celotno ali delno poslovanje še vedno»ročno«. Te predloge omogočajo podjetjem, katerih zaposleni niso pretirano informacijsko izobraženi, možnost, da si na precej enostaven način olajšajo vodenje poslovanja s pomočjo predlog (račun, predračun, dobavnica, urnik, evidenca delovnega časa, prodajno poročilo... ). Seznam predlog je mogoče videti v posameznem programu ali na Microsoftovi, spletni strani, kjer so izdelane predloge kategorizirane po posameznih produktih. 7.2 OPENOFFICE.ORG OpenOffice.org je odprtokodni pisarniški programski paket, ki je alternativa MS Officeu. Za testiranje omenjenega programskega paketa smo se odločili, ker gre po naši oceni za odprtokodno alternativo MS Officeu, na katero se uporabniki poleg LibreOffice.org najlažje navadijo. Paket je sestavljen iz urejevalnika besedila, urejevalnika elektronskih preglednic, urejevalnika elektronskih predstavitev, urejevalnika vektorskih slik, urejevalnika matematičnih enačb in urejevalnika podatkovnih zbirk. OpenOffice.org podpira OpenDocument File standard (ODF), ki ga v novi verziji Officea (MS Office 2010) podpira tudi Microsoft. OpenOffice.org poskuša čim bolj posnemati Microsoft Office in biti z njim čim bolj združljiv (Tabela 8), saj je še vedno večina uporabnikov MS Officea. Z razvojem projekta OpenOffice.org se je ukvarjalo podjetje Sun Microsystems, ki ga je leta 2010 prevzelo podjetje Oracle. Zaradi strahu pred ukinitvijo OpenOffic.org se je projekt Milan Radaković: Pregled rešitev za uvedbo e-poslovanja v malih podjetjih stran 36

42 po prevzemu razcepil na dva dela. Določen del razvijalcev se je odcepil in ustvaril Document Fundation, ki se je ukvarjala z razvojem LibreOffice, Oracle pa je nadaljeval projekt na Apache Software Fundation, kjer so tudi OpenOffice.org preimenovali v Apache OpenOffice (OpenOffice.org, 2012). MS Office OppenOffice.org Word 2010 Writer Excel 2010 Calc PowerPoint 2010 Impress OneNote 2010 Outlook 2010 Access 2010 Base Publisher 2010 Tabela 8: Primerjava MS Office 2010 in OppenOffice.org Vir: V diplomskem delu smo testirali OpenOffice.org na operacijskih sistemih Microsoft Windows 7 in Linux Ubuntu desktop Programski paket OpenOffice.org je sestavljen iz: OpenOffice.org Write: je odprtokodni urejevalnik besedila, ki je po videzu in funkcionalnosti precej podoben MS Wordu. Prav tako imamo tako kot za MS Word na spletu kar precej izdelanih različnih predlog (življenjepis, motivacijsko pismo, vizitke...). Slabost je v tem, da je večina predlog napisanih v angleščini. Dokumente se dá zelo enostavno izvoziti v PDF format. Prav tako je omogočeno shranjevanje v Microsoftov.doc format. OpenOffice.org Calc: je odprtokodni urejevalnik elektronskih preglednic, ki je tako kot MS Excel sestavljen iz celic, ki so v stolpcih in vrsticah. Po funkcionalnosti prav tako precej posnema MS Excel, saj so tudi imena funkcij podobna (ABS, SUM, MAX...), zato se je tudi na to aplikacijo precej enostavno navaditi, če imamo predznanja iz uporabe MS Excela. Prav tako kot za OpenOffice.org Write je tudi za OpenOffice.org Calc na spletu veliko izdelanih predlog (račun, predračun, dobavnica, koledar...), ki so v pomoč uporabnikom pri delu, vendar je tudi tukaj slabost predvsem to, da je večina teh predlog prav tako v angleščini. Omogočeno je tudi shranjevanje v Microsoftov format.xls. Enostavno lahko vsebino izvozimo v PDF format. Milan Radaković: Pregled rešitev za uvedbo e-poslovanja v malih podjetjih stran 37

43 OpenOffice.org Impress: je odprtokodni program, ki je namenjen izdelovanju, oblikovanju in pregledovanju elektronskih prezentacij. Program omogoča večino funkcionalnosti, ki jih potrebuje uporabnik za izdelavo predstavitve (dodajanje slik, grafov, avdio- in videovsebin, animiranje...). Na spletu imamo izdelanih nekaj predlog za prezentacije. Uporabniški vmesnik je tako kot pri drugih programih iz paketa OpenOffice.org precej podoben MS Officeu. Prav tako je omogočeno shranjevanje v Microsoftov format.ppt, s čimer se izognemo težavam pri odpiranju s PowerPointom. Enostaven je tudi način za izvoz v PDF format. OpenOffice.org Base: je odprtokodni program za delo s podatkovnimi zbirkami. Po funkcionalnosti je precej podoben MS Accessu (omogoča ročno in s čarovnikom generiranje poizvedb, obrazcev, poročil, poizvedbe lahko pišemo z uporabo SQL-a). Prav tako med delom z OpenOffice.org Base niso opazili večjih težav, ne glede na to ali smo uporabili podatkovno zbirko, ki smo jo generirali v MS Accessu 2010 ali pa podatkovno zbirko, ki smo jo generirali najprej v OpenOffice.org Base in jo nato uporabili v MS Accessu OpenOffice.org Draw: je odprtokodno orodje, ki omogoča grafično oblikovanje na različnih formatih do velikosti 300 cm x 300 cm. Prav tako je omogočeno kreiranje tudi Flash animacij. Podpira večino standardnih grafičnih formatov (BMP, GIF, JPEG, TIF...). S tem je Draw nekakšna alternativa MS Visio. OpenOffice.org Math: je odprtokodno orodje, ki je namenjeno urejanju matematičnih in statističnih formul in izrazov. Gre za zmogljivo orodje, ki ima prijazen uporabniški vmesnik in omogoča zapis tudi izjemno kompleksnih matematičnih izrazov. Gre za alternativo Microsoft Equation Editorju, ki je del MS Officea. Ena od prednosti OpenOffice.org je prijazen uporabniški vmesnik, ki je v slovenščini. Prav tako je za slovenščino narejen slovar za preverjanje pravopisa. Na spletu je kar nekaj video vodičev, kjer je prikazan postopek dela v OpenOfficeu. Pester je tudi izbor izdelanih predlog, ki so brezplačno dostopne na spletu za vse OpenOfficeove programe. Prav tako je pomembno poudariti, da gre za precej podoben uporabniški vmesnik, ki je prisoten v sorodnih programih iz MS Officea, kar omogoča uporabnikom, ki poznajo Microsoft okolje, da se hitro prilagodijo na delo z OpenOffice.org aplikacijami. Obstaja tudi prenosna (portable) verzija, ki nam omogoča, da uporabljamo programski paket OpenOffice.org na različnih računalnikih s pomočjo prenosnega medija, ne da bi namestili OpenOffice.org na računalnik. Slabosti ODF standarda Pomembno je poudariti, da prihaja do manjših razhajanj pri oblikovanju dokumenta, ki je shranjen v standardu ODF. Razlike se poznajo že, če shranimo Wordov dokument v.odt format in ga ponovno odpremo. Do razlik prihaja, ker se nekatere funkcije razlikujejo med Microsoftom in ponudniki odprtokodnih rešitev. Vendar med pregledom in uporabo programskega paketa OpenOffice.org večjih težav nismo imeli, opazili smo, da v Writerju verzije niso podprti funkcija vodni žig, makri in možnosti 3D-slik. V novih verzijah OpenOffice.org je zelo dobro podprt izvoz dokumentov v PDF format. Milan Radaković: Pregled rešitev za uvedbo e-poslovanja v malih podjetjih stran 38

44 V diplomskem delu smo testirali LibreOffice na operacijskem sistemu Microsoft Windows 7 in Linux Ubuntu desktop LIBREOFFICE LibreOffice je odprtokodni pisarniški programski paket, ki je nastal , s tem ko se je skupina strokovnjakov odcepila od projekta OpenOffice.org, ko je podjetje Oracle prevzelo podjetje Sun Microsystems in ustanovilo neprofitno skupino The Document Fundation. Kot osnova je bil uporabljen pisarniški paket OpenOffice.org. Prav tako kot OpenOffice.org uporablja ODF (OpenDocument Format) zapis, ki je ISO standardiziran. Programski paket vsebuje šest funkcionalnih programov (LibreOffice.org, 2012), ki so opredeljeni v nadaljevanju. Writer: je odprtokodni LibreOffice urejevalnik besedila, ki je v slovenščini. Po svoji funkcionalnosti in videzu je precej podoben MS Wordu. Pri uporabi smo za razliko od OpenOffice.org Write opazili pri LibreOffice Write , da omogoča shranjevanje dokumentov tudi v Microsoftov.docx format, trenutna verzija OpenOffice.org Write pa omogoča od Microsoftovih formatov samo shranjevanje v.doc format. Na zelo enostaven način lahko dokument izvozimo tudi v PDF format. Pri testiranju nismo opazili posebnih težav z delom, nekaj težav je bilo samo pri grafični postavitvi pri odpiranju Microsoftovih dokumentov v formatu.docx, medtem ko teh težav ni bilo pri odpiranju dokumentov v formatu.doc. Na spletu je nekaj brezplačnih predlog izdelanih prav za Writer. Calc: je odprtokodni LibreOffice urejevalnik preglednic. Uporabniški vmesnik je precej vizualno in funkcionalno podoben MS Excelu in je v slovenščini. Pri uporabi programa smo opazili, da LibreOffice za razliko od OpenOfficea Calc 3.3.0, ki je trenutna verzija, podpira novi Microsoftov format.xlsx. Prav tako je omogočeno enostavno izvažanje elektronskih preglednic in grafov v PDF format. Na spletu je nekaj oblikovanih predlog. Pri uporabi Microsoftovih preglednic smo ugotovili, da so težave pri grafični postavitvi pri bolj kompleksnih preglednicah v.xlsx formatu in pri izvedbi nekaterih funkcij, medtem ko teh težav ni bilo pri odpiranju elektronskih preglednic v formatu.xls. Prav tako nismo opazili težav pri grafih, ki so bili narejeni v MS Excelu. Impress: je odprtokodni program iz pisarniškega programskega paketa LibreOffice, namenjen urejanju, pregledovanju in izdelovanju elektronskih preglednic. Uporabniški vmesnik je precej podoben MS PowerPointu in je v slovenščini. Program zajema večino glavnih funkcionalnosti, ki jih podpira MS PowerPoint in so potrebne uporabniku za izdelovanje kakovostne prezentacije (vstavljanje slike, zvoka, videa, animiranje vsebine...). Za razliko od OpenOffice.org Impress podpira LibreOffice Impress pptx format, ki je trenutno najnovejši format pri MS PowerPointu. Na spletu je nekaj predlog za LibreOffice Impress. Pri uporabi prezentacij, izdelanih v MS PowerPoint, smo opazili naslednje težave: večina težav je povezanih s formatom.pptx, gre za to, da prihaja do grafičnega neskladja, počasnega nalaganja slik in nepravilnega oziroma popačenega delovanja animacij. Milan Radaković: Pregled rešitev za uvedbo e-poslovanja v malih podjetjih stran 39

45 Pri uporabi Microsoftovih prezentacij v formatu.ppt do večjih težav ni prihajalo, občasno so bile le težave z animiranjem vsebine. Draw: je odprtokodni program iz pisarniškega programskega paketa LibreOffice, namenjen je grafičnemu oblikovanju in je odprtokodna alternativa MS Visio. Uporabniški vmesnik se precej razlikuje od MS Visio, vendar je v slovenščini. Pri testiranju smo uporabljali datoteke, ki so bile narejene v MS Visio in so bile shranjene v.vst formatu. Med testiranjem smo opazili nekaj težav pri postavitvi elementov, sicer pa Draw prepozna večino elementov iz MS Visia in jih tudi pravilno postavi. Prav tako nismo opazili težav pri odpiranju datotek, ki smo jih oblikovali z uporabo Drawja in jih odprli v MS Visio. Base: je odprtokodni program iz pisarniškega programskega paketa LibreOffice, ki je namenjen urejanju in delu s podatkovnimi zbirkami. Po svoji vsebini in funkcionalnosti je precej podoben MS Accessu. Omogoča izdelavo poročil, poizvedb, obrazcev in drugo. Uporabniški vmesnik je v slovenščini. Pri odpiranju MS Access podatkovnih baz z LibreOffice Base v formatu.mdb nismo opazili posebnih težav. Math: je odprtokodni program iz programskega paketa LibreOffice, ki je namenjen urejanju kompleksnih matematičnih in statističnih zapisov. Uporabniški vmesnik je v slovenščini in je precej enostaven za uporabo. LibreOffice Math je alternativa Microsoftovemu Equation Editorju, ki je del MS Officea. Uporabniški vmesnik je tako pri OpenOffice.org in LibreOffice precej podoben uporabniškem vmesniku pri MS Office. V obeh primerih je uporabniški vmesnik v slovenščini. Na spletu imamo navodila za delo, ki so v večini v angleščini. Prav tako je na spletu nekaj izdelanih predlog, nekaj predlog pa lahko uporabimo tudi za MS Office (načeloma delujejo popolnoma pravilno do vključno verzije MS Office 2003). Zelo enostavno je izvažanje datotek v PDF format. Podprto je tudi shranjevanje datotek v nove MS formate (.docx, xlsx,.pptx...), niso pa podprte vse funkcije, ki jih podpira MS Office, čeprav menimo, da to za povprečnega uporabnika v mikro in malem podjetju niti ni preveč moteče. Na spletu je precej video vodičev za delo z LibreOffice. V splošnem menimo, da gre za zmogljiv odprtokodni programski pisarniški paket, ki je zelo dobra brezplačna alternativa MS Office. Programski paket ima za večino osnovnih MS Office programov ustrezno alternativo (Tabela 9). Prav tako obstaja odprtokodna prenosna (portable) verzija, ki nam omogoča, da imamo LibreOffice povsod s seboj na nekem prenosnem mediju in ga poganjamo brez potrebe po namestitvi na računalnik. Milan Radaković: Pregled rešitev za uvedbo e-poslovanja v malih podjetjih stran 40

46 MS Office LibreOffice 7.4 KOFFICE Word 2010 Writer Excel 2010 Calc PowerPoint 2010 Impress OneNote 2010 Outlook 2010 Access 2010 Base Publisher 2010 Tabela 9: Primerjava MS Office 2010 in LibreOffice Vir: KOffice je širok odprtokodni pisarniški programski paket, ki je namenjen namiznemu okolju KDE 6, kar je bil tudi razlog za to, da smo se odločili za testiranje omenjenega programskega paketa. Kot datotečni format uporablja tako kot OpenOffice.org in LibreOffice OpenDocument format. Podpira pa tudi datoteke MS Office. Na spletu najdemo kar precej izdelanih predlog, ki so v angleščini. Pomembno je tudi poudariti, da je pri namenskih programih iz programskega paketa KOffice uporabniški vmesnik v angleščini (KOffice, 2012). V diplomskem delu smo testirali KOffice na operacijskem sistemu Linux Ubuntu desktop Programski paket je sestavljeni iz enajstih funkcionalnih programov, ki so opredeljeni v nadaljevanju. KWord: gre za zmogljiv odprtokodni urejevalnik besedila, ki omogoča številne funkcije, ki jih omogoča njegov glavni konkurent MS Word. Pomanjkljivost samega programa je v tem, da gre za specifičen grafični vmesnik, ki ima relativno malo podobnosti z MS Wordom, kar zahteva od uporabnika, ki je navajen na MS Word, kar precej truda, da se navadi na delo s KWordom. Pri odpiranju enostavnih datotek v.doc in.docx formatu (oblikovani tekst, brez pretiranih grafičnih dodatkov) nismo imeli težav. Do teh pride pri dokumentih, v katerih je veliko grafičnega oblikovanja, saj se grafike pogosto prekrivajo med seboj, postavitev ni pravilna in drugo. KWord omogoča shranjevanje datotek v.odt in.html formatu. Enostaven je tudi izvoz dokumenta v PDF format. Ni podpore za preverjanje slovenskega pravopisa. 6 KDE je zmogljivo namizno okolje, ki je najbolj razžirjeno v operacijskem sistemu Linux Milan Radaković: Pregled rešitev za uvedbo e-poslovanja v malih podjetjih stran 41

47 KSpread: je zmogljivi odprtokodni urejevalnik elektronskih preglednic, ki je sestavljen iz celic, ki so razporejene v vrstice in stolpce. Uporabniški vmesnik je v angleščini, vendar je na prvi pogled precej podoben MS Excelu. Program ima številna poimenovanja funkcij, identična, kot so v MS Excelu (sum, abs, and, min, max...), in ima ob vsaki funkciji natančen opis, kako se funkcija uporabi in kaj naredi. Ni podpore za preverjanje slovenskega pravopisa. Pri testiranju nismo opazili večjih težav pri delu z elektronskimi preglednicami, ki so bile narejene v MS Officeu, OpenOfficeu.org in LibreOfficeu. Shranjevanje ni omogočeno v MS formatu.doc in.docx. Osnovni format za shranjevanje je.ods. Enostavno je tudi izvažanje v PDF format. KPresenter: je zmogljiv odprtokodni program, namenjen urejanju, pregledovanju in oblikovanju elektronskih prezentacij. Uporabniški vmesnik ima nekatere vizualne podobnosti z MS PowerPointom. Slabost uporabniškega vmesnika je, da je v angleščini. Pri testiranju programa smo potrebovali nekaj časa, da smo se navadili na razpored posameznih funkcij. Med testiranjem z datotekami, ki so bile izdelane v MS PowerPointu, OpenOfficeu.org in LibreOfficeu, večjih težav nismo opazili, izjema je bila le hitrost, saj KPresenter relativno počasi odpira datoteke v formatih.ppt in.pptx. Ob zagonu je mogoče izbrati nekaj že narejenih predlog. Osnovni format za shranjevanje datotek je.odp. Na enostaven način je tudi omogočeno shranjevanje v PDF in HTML formatu. Kivio: je odprtokodna alternativa MS Visio, ki omogoča urejanje diagramov v grafičnem SVG formatu. Pri uporabniškem vmesniku ne opazimo vidnih podobnosti z MS Visio. Prav tako pogrešamo številne izdelane predloge, ki jih ponuja MS Visio. Uporabniški vmesnik je v angleščini. Na spletu je težko najti video vodiče za delo s Kivio. Karbon14: je odprtokodni urejevalnik vektorske grafike. Urejevalnik omogoča delo z različnimi plastmi (layers) ter podpira številne standardne formate (.odg,.svg,.png,.jpeg,.tiff...). Krita: je zmogljivi odprtokodni grafični urejevalnik, ki omogoča urejanje bitnih in vektorskih slik. Grafični vmesnik je precej podoben Photoshopu. Urejevalnik omogoča delo s plastmi, uporabo različnih čopičev, prelivov in številne funkcije, ki jih ponuja komercialni Photoshop. Kugar: je odprtokodni program, ki omogoča izdelavo poročil o kakovosti. KThesaurus: je odprtokodni program, ki na podlagi podane besede poišče sopomenke in jih izpiše. Slabost programa je v tem, da podpira samo angleški jezik. KFormula: je zmogljiv odprtokodni urejevalnik kompleksnih matematičnih izrazov in formul. Kexi: je odprtokodni program za urejanje in delo z bazami podatkov. Uporabniški vmesnik ima določene podobnosti z MS Accessom, vendar bistveno manj podobnosti kot z OpenOfficeom.org Base in LibreOfficeom Base. Slabost uporabniškega vmesnika je ta, da je v angleščini. Program omogoča številne funkcionalnosti, kot jih Milan Radaković: Pregled rešitev za uvedbo e-poslovanja v malih podjetjih stran 42

48 omogočajo preostali programi za delo s podatkovnimi bazami, vendar smo pri odpiranju podatkovnih baz, ki so bile narejene v MS Accessu, naleteli na večjo težavo, ki je bila povezana s tem, da program ni znal uvoziti oblikovane formule za vnos in oblikovanega poročila. Na spletu je zelo malo predlog za zbirko podatkov. Izdelava podatkovnih zbirk je mogoča samo v.kexi formatu. KPlato: je odprtokodni program, ki omogoča podporo projektnemu menedžmentu. Po svoji vsebini je podoben MS Projectu. Program nam omogoča: izdelavo gantogramov, organizacijo in razporejanje resursov, organizacijo izvedbe posameznih nalog (določitev nalog, rokov, izvajalcev...), izdelavo urnika in drugo. Programski uporabniški vmesnik je v angleščini. KOffice je kompleksen odprtokodni pisarniški paket, ki vsebuje širok nabor programov, ki so namenjeni različnim nalogam. Programski paket vsebuje ustrezne alternative osnovnemu programskemu paketu MS Office (Tabela 10). Določeni programi znotraj programskega paketa imajo podoben uporabniški vmesnik kot njihovi konkurenčni komercialni programi, določeni pa imajo bistveno drugačen uporabniški vmesnik, kar zahteva dodatne napore za povprečnega uporabnika, da se navadi na delo s temi programi. Vsi uporabniški vmesniki znotraj programskega vmesnika so v angleščini. Prav tako v omenjenih programih manjka črkovalnik za slovenski jezik. Pri odpiranju datotek v najbolj razširjenih datotečnih formatih navadno ne prihaja do težav. Do težav prihaja zgolj pri odpiranju datotek, ki so bolj kompleksno grafično oblikovane. Za razliko od OpenOfficea.org in LibreOfficea manjka možnost shranjevanja v Microsoft Officeove formate. Dobro je podprta možnost izvažanja datotek v PDF in HTML format. MS Office KOffice Word 2010 KWriter Excel 2010 KSpread PowerPoint 2010 KPresenter OneNote 2010 Outlook 2010 Access 2010 Kexi Publisher 2010 Tabela 10: Primerjava MS Office 2010 in KOffice Vir: Milan Radaković: Pregled rešitev za uvedbo e-poslovanja v malih podjetjih stran 43

49 7.5 PREDNOSTI IN SLABOSTI POSAMEZNIH PISARNIŠKIH PAKETOV Na podlagi izdelane analize in izvedenih testiranj posameznih odprtokodnih pisarniških paketov je potrebno povedati, da so vsi trije vodilni odprtokodni pisarniški paketi zelo dobro in strokovno narejeni. Sklepamo, da do težav prihaja predvsem zaradi tega, ker je že samo število uporabnikov bistveno manjše kot pri vodilnemu ponudniku pisarniških paketov (Microsoftu), saj je odkrivanje napake zaradi manjšega števila uporabnikov bistveno počasnejše. Prav tako pa se je potrebno zavedati, da so tudi tehnični resursi za odpravljanje napak bistveno manjši kot pri Microsoftu. Microsoft si monopol zagotavlja že s tem, da je komercialni ponudnik in njihova izvorna koda ni dostopna tako kot izvorna koda od odprtokodnih ponudnikov programskih rešitev, zato tudi v praksi prihaja do tega, da je večina težav v primeru odpiranja Microsoftovih datotek v odprtokodnih programskih paketih in ne obratno, saj imajo tudi strokovnjaki, ki razvijajo Microsoftove produkte, dostop do izvorne kode ponudnikov odprtokodnih programskih rešitev, obratno pa ne. Prav tako menimo, da ni v interesu Microsofta, da omogoča uporabnikom odprtokodnih pisarniških programskih rešitev brezhibno odpiranje njihovih datotek, saj s tem izgubljajo potencialne uporabnike in dodatno spodbujajo razvoj odprtokodnih rešitev. Pomembno je poudariti, da so ponudniki odprtokodnih rešitev kljub izjemno močnemu konkurentu, ki ima globalni monopol, ponudili strokovne in kakovostne programske rešitve, ki pri usmerjenem usposabljanju uporabnikov omogočajo, kakovostno delo in ima relativno podoben uporabniški vmesnik kot konkurenčni produkti iz programskega paketa Microsoft Office ter niti ni pretirano zahtevno, saj večina namenskih programov omogoča podobne stvari (Tabela 11). Lastnost MS Office OpenOffice.org LibreOffice KOffice Deluje na Linux in Windows operacijskem sistemu. Namestitev na Linux je še vedno relativno kompleksna. Uporabniški vmesnik je v slovenščini. Prijazen uporabniški vmesnik Črkovalnik za slovenski jezik Pester izbor izdelanih predlog na spletu Se nadaljuje Milan Radaković: Pregled rešitev za uvedbo e-poslovanja v malih podjetjih stran 44

50 Nadaljevanje Enostavno razpoznavne ikone Dobra podpora z navodili za delo Tehnična podpora Omogočen izvoz v PDF format Omogočeno shranjevanje v najpogostejše formate Ni težave pri odpiranju dokumentov iz drugih formatov. Omogočeno je shranjevanje v najpogostejše formate. Obstaja prenosna (portable) verzija. Nekoliko slabše razpoznavne ikone Slabša podpora Slaba Slaba Slaba Težave se pojavljajo pri kompleksnejših grafično oblikovanih dokumentih. Trenutna verzija ne omogoča shranjevane v najnovejše Microsoftove formate. Težave se pojavljajo pri kompleksnejših grafično oblikovanih dokumentih. Težave se pojavljajo pri kompleksnejši h grafično oblikovanih dokumentih. Tabela 11: Prednosti in slabosti posameznih pisarniških paketov V odprtokodnih rešitvah vidimo ogromno manevrskega prostora za vsa podjetja tako mikro, mala kot srednja in velika, saj je tukaj mogočih ogromno prihrankov za podjetja, s katerimi se lahko investira v razvoj podjetja. Pisarniški paketi dajejo podporo v večini primerov vsakodnevnim rutinskim poslom. Za zahtevne tehnične stvari so že tako specializirane aplikacije. Na podlagi analize lahko sklepamo, da je najlažje preučiti uporabnike, ki so usposobljeni za delo z Microsoft Office programi na delo z OpenOffice.org in LibreOffice, saj gre za odprtokodna programska paketa, ki sta po funkcionalnosti in Milan Radaković: Pregled rešitev za uvedbo e-poslovanja v malih podjetjih stran 45

51 uporabniškem vmesniku, ki je vizualno precej podoben Microsoft Officeovemu in je v slovenščini. Vsekakor pa je potrebno priznati tudi dejstvo, da se je potrebno skoraj z vsako novo verzijo Officea uporabnikom prilagoditi in naučiti dela z njim, saj gre skoraj pri vsaki novi verziji za posege v uporabniški vmesnik (sprememba nekaterih ikon, drugačna razporeditev ikon in drugo). Zato se nam zdi najbolj primeren čas za prehod na odprtokodni programski paket obdobje, ko podjetje razmišlja o kakšni večji posodobitvi računalnikov ali pa ob prehodu na novejšo verzijo Microsoft Officea. V času krize, ko se odpira ogromno mikro podjetij, bi bilo smiselno, da se naredi nekakšen premik naprej tudi pri usposabljanju za odprtokodne programske rešitve že na zavodu za zaposlovanje, vsaj za pisarniško poslovanje ljudi, ki se odločijo za ustanovitev mikro podjetja, saj nakup licenc predstavlja večini podjetij velik strošek. Tukaj pa je možen velik prihranek tudi v javni upravi in velikih podjetjih, ki so pripravljena, da gredo po poti uporabe odprtokodnih programskih paketov za pisarniško poslovanje. Premik naprej pa je potreben tudi v šolstvu, saj menimo, da ni prav, da že šolski sistem dodatno spodbuja Microsoftov monopol. Potrebno bi bilo dati enakopravno možnost tudi odprtokodnim programskim rešitvam. Milan Radaković: Pregled rešitev za uvedbo e-poslovanja v malih podjetjih stran 46

52 8 ODPRTOKODNE REŠITVE ZA PRODAJO NA SPLETU Nakupi prek spleta so tako pri nas kot v tujini ustaljena praksa. Kupci, ki nakupujejo prek spleta, imajo pri nas dobro urejene in zaščitene pravice po Zakonu o varstvu potrošnikov (Uradni list št. 98/2004). Prav tako pa že samo spletno nakupovanje zagotavlja kupcem posebne ugodnosti. Navadno so cene izdelkov v spletni trgovini nižje kot v klasični trgovini, saj ima prodajalec manj stroškov s spletno trgovino kot s klasično (najemnina, operativni stroški, stroški delavcev...). Kupec lahko pregleduje in nakupuje 24 ur na dan in 7 dni v tednu. Trgovec dostavi izdelke kupcu na želeni naslov (ob nakupu nad določenim zneskom je pogosto dostava brezplačna). Spletna prodaja je prodajalcu zanimiva tudi za to, ker mu ni potrebno imeti izdelkov na zalogi, a jih lahko vseeno prodaja in naroči pri dobavitelju samo izdelke, za katere že ima kupce. Omeniti velja tudi dejstvo, da je spletna trgovina minimalna investicija za podjetje, zelo enostavno je tudi prestrukturiranje obstoječe spletne trgovine. Spletna trgovina je prodajno mesto kakršnegakoli blaga ali storitev, ki obstaja v elektronski, sprogramirani obliki prek spleta. Poznamo več stopenj spletnih trgovin (Štancar 2001, 10 11): predstavitvena spletna stran: navadno enostavna predstavitvena spletna stran, kjer po navadi naročamo izdelke ali storitve prek telefona ali elektronske pošte. predstavitvena spletna stran s katalogom in z jasno definiranimi pogoji naročanja, dostave in plačila: gre za predstavitveno spletno stran, kjer imamo elektronski katalog in natančno definirane pogoje naročanja, dostave in plačila, vendar naročanje še vedno poteka prek elektronskega obrazca, elektronske pošte ali telefona. prava e-trgovina: namesto elektronskega kataloga imamo bazo izdelkov. Izdelke avtomatizirano naročamo prek elektronske košarice. Postopek naročanja je avtomatiziran. Brezplačne odprtokodne rešitve za organiziranje spletne prodaje so lahko odlična izbira za mlada start-up podjetja, kjer so finančni viri pogosto še omejeni, saj ima večji del najbolj priljubljenih odprtokodnih spletnih trgovin trenutno že vse bolj pomembne segmente in mehanizme, ki jih zahteva sodoben način spletne prodaje, hkrati pa so te rešitve po kakovosti že zelo blizu tovrstnim komercialnim (plačljivim) rešitvam. Ti mehanizmi so: preprosto oblikovanje (uporaba predlog in CSS), večjezična podpora, pester nabor plačilnih in dostavnih metod, možnost modularne nadgradnje, ločen administrativni del, podpora za SEO 7 optimizacijo, 7 Search Engine Optimization: je proces izboljšave vidnosti spletne strani v iskalnikih. Milan Radaković: Pregled rešitev za uvedbo e-poslovanja v malih podjetjih stran 47

53 možnost organiziranja več trgovin (angl. multi-store), možnost B2B 8 poslovanja, spletna pomoč in podpora skupnosti. Pri odločitvi za odprtokodno programsko rešitev za spletno trgovino velja najprej preveriti kakovost tehnične podpore skupnosti, saj bo skoraj zagotovo potrebno programsko kodo najprej modificirati lastnim specifikam in potrebam. Velika in živa skupnost je na nek način tudi jamstvo, da nam bo izbrana programska rešitev služila bolje in varneje. Upoštevati je treba tudi dejstvo, da so precej različni tudi pristopi posameznih odprtokodnih skupnosti pri zagotavljanju dodatnih modulov ali razširitev ter pri grafičnih oziroma oblikovnih podlagah, kjer pri nekaterih rešitvah praktično nič ni na voljo brezplačno. Pri izbiri je smiselno že v začetku izbrati spletno trgovino, ki že v svoji osnovni izvedbi kar najbolj uspešno rešuje naše zastavljene cilje, saj lahko s tem precej prihranimo pri kasnejših prilagoditvah, ki jih bomo morali izvesti sami ali pa ob plačljivi pomoči zunanjih izvajalcev. V skladu z licenco lahko odprtokodne programske rešitve modificiramo, v določenih primerih pa lahko vzamemo odprtokodno različico za osnovo našega lastnega produkta in ga modificiranega razširjamo pod lastno licenco, ki je v nekaterih primerih lahko tudi komercialna. V nadaljevanju navajamo nekaj trenutno najbolj priljubljenih odprtokodnih rešitev za spletno prodajo. Magento Community Edition platforma: PHP/MySQL, licenca OSL (Open Software License) v 3.0 [ precej zahtevna namestitev, kompleksna koda (over engineered), za spodbudno hitrost je priporočljiva raba VPS-a (virtualni privatni strežnik), omejena in rigidna podpora skupnosti, integracija z Google Analytics, živih spletnih trgovin, od leta 2011 v lasti Ebaya/Paypala. oscommerce v platforma: PHP/MySQL; licenca: GNU (GPL General Public License) [ zastarela oblika, ki ne temelji na CSS, kar predstavlja težavo pri oblikovanju; precej zahtevna namestitev; 8 B2B: Business to Business: poslovanje med podjetji. Milan Radaković: Pregled rešitev za uvedbo e-poslovanja v malih podjetjih stran 48

54 preprosto spreminjanje funkcionalnosti; zelo obsežna podpora skupnosti; zelo obsežna zbirka brezplačnih dodatkov in razširitev (okrog 6.000!); prek živih spletnih trgovin. oscommerce v platforma: PHP 5.3/MySQL, licenca: BSD (3-Clause BSD Licence) [ 3-Clause], objektno orientiran framework, še v razvojni fazi. PrestaShop platforma: PHP/MySQL; licenca: OSL (Open Software License) v 3.0 [ preprosta namestitev; smarty template engine (ob posodobitvah nam omogoča, da naše prilagoditve ostanejo takšne, kot so); zahtevno editiranje kode; počasen administracijski del (backend); pretežno plačljivi moduli; slaba podpora skupnosti. OpenCart platforma: PHP/MySQL, licenca: GNU General Public License (GPL) [ relativno nov izdelek in skromna skupnost, preprosta in hitra namestitev, čista in organizirana arhitektura kode, hitro nalaganje/izvajanje (s privzeto uporabo cachinga), zelo obetavna napovedana nova različica, MVC. ZenCart platforma: PHP/MySQL, licenca: GNU General Public License (GPL) [ izpeljano iz oscommerce v2 (ohranjenih precej podobnosti), frontend je sodobnejši od oscommerce v2 (XHTML 1.0 Translational), Milan Radaković: Pregled rešitev za uvedbo e-poslovanja v malih podjetjih stran 49

55 precej zahtevnejše nameščanje, skromen nabor plačilnih modulov. Spree Commerce platforma: Ruby on Rails/MySQL, licenca: BSD (3-Clause BSD Licence) [ 3-Clause], zelo fleksibilna zasnova, preprosto za urejanje, integracija z Google Analytics. nopcommerce platforma: ASP.NET 4.0/MS SQL 2005+, licenca: MPL (Mozilla Public License) 1.1 [ MVC, zahtevnejše za urejanje. VirtueMart (Joomla! modul) platforma: PHP/MySQL, licenca: GNU General Public License [ 2.0], spletna prodaja je integrirana v najbolj popularen odprtokodni CMS Joomla. Razširjenost spletnih distribucij Po meritvah iz aprila 2012 so med najbolj priljubljenimi spletnimi trgovinami med prvimi desetimi distribucijami spletnih trgovin kar štiri brezplačne odprtokodne distribucije, med katerimi Magento (14,81 %) zaseda prvo mesto (Slika 17). Milan Radaković: Pregled rešitev za uvedbo e-poslovanja v malih podjetjih stran 50

56 Slika 17: Prvih deset distribucij spletnih prodajnih rešitev med milijon najbolj priljubljenimi spletnimi trgovinami Vir: Pri širšem pregledu pa vidimo, da so kar prve štiri programske rešitve za spletno trgovino odprtokodne (Tabela 12). Iz tega lahko sklepamo, da so odprtokodne rešitve po svoji kakovosti in efektivnosti zelo zrele za uporabo tudi na tem področju in se tudi uporabljajo pogosto v praksi. Milan Radaković: Pregled rešitev za uvedbo e-poslovanja v malih podjetjih stran 51