Kako voditi upravno poslovanje, likvidacijo računov, odsotnosti... V enem sistemu?

Transcription

1 Dare KORAČ PIA informacijski sistemi in storitve d.o.o. Efenkova 61, 3320 Velenje Kako voditi upravno poslovanje, likvidacijo računov, odsotnosti... V enem sistemu? Povzetek Sodobno elektronsko poslovanje omogoča organizacijam vodenje dokumentacije in številnih elektronskih evidenc v različnih informacijskih rešitvah. Tako je upravno poslovanje urejeno v eni informacijski rešitvi, finančno poslovanje v drugi, evidenca za vodenje prisotnosti v tretji, geodetsko poslovanje spet v četrti in tako naprej. Vse je lepo in prav, dokler ne želimo prenašati podatka iz ene od teh rešitev v drugo. Z medsebojnim povezovanjem informacijskih rešitev in izločanjem informacijskih otočkov dosežemo višjo stopnjo poslovanja, saj povečamo tako preglednost in uporabnost rešitev, na drugi strani pa tudi zmanjšamo stroške poslovanja. Tega si želijo vse organizacije, vendar kako se lotiti izvedbe medsebojnega povezovanja obstoječih rešitev? V praksi se načeloma pojavljata dva pristopa za izvedbo medsebojnih povezav, vsak od teh pa ima svoje prednosti in slabosti. Prvi pristop predvideva izdelavo povezav ene informacijske rešitve z vsemi drugimi rešitvami, ki potrebujejo dostop do podatkov iz te rešitve. Tako se preučijo potrebe po izmenjavi podatkov, nato se pa se postopoma izvajajo povezave. Obsežnost medsebojnega povezovanja je tako časovno kot finančno precej zahtevna, dodajanje nove (ali spremembe delovanja v eni od obstoječih) rešitev, pa predstavlja zahteven poseg. Drugi pristop, ki ima številne prednosti in se v praksi vedno bolj uveljavlja, pa se nanaša na opredelitev osrednjega sistema, s katerim komunicirajo vsi preostali sistemi. Dodajanje novih ali spreminjanje obstoječih povezav je enostavnejše, saj se vse rešitve povezujejo le z osrednjim sistemom. Delo vseh zaposlenih v centralnem sistemu predstavlja za marsikatero organizacijo zgolj želje, saj vsem uporabnikom omogoča vpogled v pooblaščeno vsebino. Predstavljen bo eden bo eden od takšnih sistemov. Abstract HOW TO MANAGE THE ADMINISTRATIVE OPERATION, INVOICE LIQUIDATION, ABSENCES ETC. IN ONE SINGLE SYSTEM? The modern electronic operation provides the organisations with the possibility to manage the documents and numerous electronic records in various information solutions. Thus, the administrative operation is managed in one information solution, the financial operation in the other, the record of absence in the third, the land surveying and mapping operations in the fourth, and so on. All is fine and well, until we would like to transfer the data from one of these solutions to another. With the interconnection of information solutions and the elimination of isolated information systems, we achieve a higher level of operation, since, in this manner, we increase the transparency and applicability of the solutions, while reducing the costs of operation in the other hand. This is something that all organisations want, but how to undertake the implementation of the interconnection of existing solutions? In practice, there are generally two approaches for the implementation of interconnections, each of them having its advantages and weaknesses. The first approach envisages the implementation of the connections of one information solution with all other solutions, which require access to the data from the first solution. Thus, the needs for data exchange are first studied, and then the connections are implemented gradually. The extent of interconnection is quite demanding both in terms of time and money, while the addition of a new solution (or a change of operation in one of the existing solutions) represents a demanding intervention. The second approach, which has many advantages and is increasingly more common in practice, applies to the definition of a central system, with which all the other systems communicate. The addition of new connections or the change of existing connections is easier, since all the solutions only connect to the central system.

2 The work of all employees within a central system is just a wish for many organisations, since it enables all the users to access the authorised content. And one of such systems will be presented. Ključne besede Upravno poslovanje, finančno poslovanje, poslovanje, integracija, povezovanje, informacijski otok, izmenjava podatkov, osrednji sistem, centralna točka 1 UVOD Key words administrative operation, financial operation, operation, integration, connection, isolated information system, data exchange, central system, central point Uporaba enega sistema za različna področja poslovanja predstavlja številne prednosti, med katerimi je potrebno izpostaviti predvsem to, da vsi zaposleni (ne glede na vsebino dela), opravljajo svoje delo v enem sistemu. Vsebina sistema je osredotočena na dokumentno poslovanje (v javnem sektorju upravno poslovanje), finančno poslovanje (računi, pogodbe, naročilnice, javno naročanje), upravljanje odsotnosti in koledarjev (dopusti, bolniške, potni nalogi), delovni nalogi, vodenje projektov, vodenje izobraževanj... Vse to pa je potrebno voditi skladno z zakonskimi določili. Zakaj pa ne? O tem, da se je treba izogibati informacijskim otočkom, je bilo napisanega in povedanega že veliko. Lepo je poslušati prednosti, vendar pa je potrebno zadevo implementirati v prakso, se pojavijo številne težave. Osnovno težavo predstavlja sistematična izvedba povezav med obstoječimi aplikacijami, ki natančneje obsega dostopa do informacijskih sistemov skozi različne vmesnike, izmenjava in ažurnost podatkov, zagotavljanje varnosti... Pa vendar, kako imeti v eni informacijski rešitvi: - elektronske obrazce za vse temeljne in ključne podporne procese (pogodbe, javno naročanje, izdajanje računov, potni nalogi, plan dopustov, redni dopust, izredne odsotnosti, plan izobraževanj, predlog za izobraževanje, predlog proračuna...) - vse zadeve in dokumentacijo, ki jo ima organizacija v elektronski obliki (upravno poslovanje, finančna dokumentacija z naročilnicami in pogodbami, specifična dokumentacija, zapisniki) - omogočeno možnost prenosa celotne dokumentacije iz sistema v e-hrambo (izločitev fizičnega vodenja arhiva v organizaciji) - z eni samim klikom dostop do povezanih zadev in revizijsko sled (ob odprtju računa pregled nabavne potrebe, vseh ponudb, naročilnice ali pogodbe, morebitne dokumentacije javnega naročanja, podpisnike) - ažurne koledarje zaposlenih v organizaciji na nivoju celotne organizacije ali posamezne enote (koledar prisotnih, dopustov, potnih nalogov, dogodkov, skupen koledar, analize prisotnosti...) - projektno vodenje z možnostjo vodenja zapisnikov sestankov (predajanje zahtevkov, spremljanje realizacije, generiranje opomnikov...) Zahteve organizacij so na prvi pogled zelo visoke in na prvi pogled mogoče nerealne, vendar bomo v nadaljevanju prikazali, da je bil ob pravilnem pristopu in fleksibilnem sistemu cilj v praksi že večkrat dosežen. 2 TEŽAVE PRI POSLOVANJU Sodobno elektronsko poslovanje omogoča organizacijam vodenje dokumentacije in številnih elektronskih evidenc v različnih informacijskih rešitvah. Tako je upravno poslovanje urejeno v eni informacijski rešitvi, finančno poslovanje v drugi, evidenca za vodenje prisotnosti v tretji, geodetsko poslovanje spet v četrti in tako naprej. Vse je lepo in prav, dokler ne želimo imeti podatka na mestu, kjer ga najbolj potrebujemo, ali pa podatek vnašati samo enkrat (ne glede na to kje ga potrebujemo). Tako je po izkušnjah iz prakse velikokrat potrebno:

3 - za delo poiskati podatek ali dokument v eni aplikaciji in ga ročno pretipkati ali prenesti v drugo aplikacijo - tiskati poročilo iz ene aplikacije in pretipkati iskane podatke iz poročila v drugo aplikacijo - prepisati podatke iz ene aplikacije v urejevalnik tabel in ureditev podatkov v želeno strukturo (pregled dnevnic in drugih stroškov po enotah, povprečna poraba goriva na vozilu...) Obstoječe informacijske rešitve so vsebinsko sicer lahko odlične in podpirajo vse potrebne funkcionalnosti na svojem področju poslovanja. vendar se je potrebno zavedati, da prenašanje podatkov med aplikacijami zahteva čas in energijo, s tem pa seveda tudi strošek. Ob samem prenašanju podatkov je potrebno vzeti v zakup tudi možnost nastajanja napak. Z medsebojnim povezovanjem obstoječih informacijskih rešitev in izločanjem informacijskih otočkov lahko dosežemo izmenjavo obstoječih podatkov. Tako bomo dosegli višjo stopnjo poslovanja, saj bomo povečali preglednost, uporabniki pa bodo vse svoje aktivnosti opravljali v enem sistemu. V praksi se dogaja tudi to, da je za delo v vsaki od nekaj informacijskih rešitvah (ki jih uporablja organizacija) odgovoren določen krog zaposlenih. Tako zaposleni primarno opravljajo delo v "svoji" aplikaciji in vsak od zaposlenih odlično pozna delovno okolje "lastne" informacijske rešitve. Zaradi neuporabe drugih informacijskih rešitvah in jim je delo v teh rešitvah relativno neznano oziroma celo tuje. Tako se nemalokrat zgodi, da ob odsotnosti določene osebe, organizacija na določenem področju skoraj "onemi", saj so podatki zbrani, vendar do njih zna dostopati le odsotna oseba. 3 POSLOVANJE V ENEM SISTEMU Vodenje celotnega elektronskega poslovanja v enem sistemu je za organizacije vsekakor velika prednost, saj je delovno okolje za vse zaposlene enako. Tako se v centralnem sistemu nahaja celotna dokumentacija, do katere lahko dostopajo pooblaščene osebe, različne potrebne evidence in potrebna poročila, centralni koledar prisotnih zaposlenih in planiranih odsotnosti... V kolikor želi organizacija voditi celoten postopek poslovanja v enem sistemu, mora ta sistem prevzeti centralno vlogo v organizaciji. Tak sistem mora izpolnjevati tri temeljne zahteve: - upoštevanje zakonskih določil in pregled sistema s strani pooblaščenih oseb (pozitivno mnenje ministrstva za javno upravo in akreditacija s strani Arhiva Republike Slovenije) - izredno visoka stopnja prilagodljivosti (tudi jedra sistema, kar praviloma lahko zagotavlja samo razvijalec sistema) - vodenje procesov v organizaciji z delotoki (worflow) - visoka stopnja povezljivosti in izmenjave podatkov Kot primer vzemimo slovensko podjetje (ali občino) s približno tridesetimi zaposlenimi. Poslovanje je zagotovo razdeljeno v najmanj tri sklope poslovanja, ki se izvajajo v različnih aplikacijah: dokumentno (za občine upravno) poslovanje, finančno poslovanje in podporne procese. V te sklope je vključeno potrjevanje različnih tipov dokumentov oziroma obrazcev, med katerimi so zagotovo računi, pogodbe, redni dopusti, potni nalogi... Vsi ti procesi naj bi potekali v elektronski obliki, razlika med njimi pa bi bilo samo mesto izvora (obrazec znotraj sistema ali prejeti dokument). Proces prejetega dokumenta (recimo računa) mora opredeljevati delotok za račune, ki samodejno posreduje račun po vnaprej določenem delotoku. Ob tem mora biti omogočena možnost avtomatičnega predajanja (npr. za račun do EUR ni potreben podpis direktorja ampak le vodje enote), elektronskega podpisovanja z digitalnim potrdilom, avtomatična vezava na obstoječe dokumente (naročilnico in od tod na ponudbo in nabavno potrebo). Podoben postopek poteka tudi z elektronskimi obrazci (recimo dopust ali potni nalog), ki jih zaposleni izpolnijo neposredno v sistemu in ki po potrebi zapisujejo podatke v elektronsko evidenco prisotnosti (za potrebe kontrole in mesečnega poročila). Upravno poslovanje zahteva še precej drugih dodatnih zahtev, ki pa so obsežnejše, zato jih ne bom navajal v tem predavanju. Kaj pa zakonske zahteve? Kako naj sistem lahko zagotavlja, da ustreza zakonskim predpisom? Vsekakor je najboljše zagotovilo za javni sektor pozitivno mnenje s strani Ministrstva za javno

4 upravo, ki se pridobi po zelo podrobnem pregledu sistema. Tu v praksi rešitve največkrat ne ustrezajo zahtevam, ki opredeljujejo kot osnovni element sistema zadevo, znotraj katere se nahajajo oštevilčeni dokumenti. Tako se v fazi reševanja obdeluje zadeva in ne dokument. Drugi kredibilen pregled sistema je pregled s strani Arhiva Republike Slovenije, ki pa se poleg pregleda poslovanja osredotoča na možnost izvajanje e-hrambe. 4 INTEGRACIJA OBSTOJEČIH APLIKACIJ Kot je že bilo navedeno v predhodnem poglavju, mora biti organizacije pri zagotavljanju višje stopnje elektronskega poslovanja osredotočene na izmenjavo podatkov med obstoječimi aplikacijami in zunanjimi viri podatkov. V praksi se načeloma pojavljata dva pristopa za izvedbo medsebojnih povezav, oba pa imata svoje prednosti in slabosti: - izdelavo povezav informacijske rešitve z vsemi drugimi rešitvami, ki potrebujejo dostop do podatkov iz te rešitve - opredelitev osrednjega sistema, s katerim komunicirajo vsi preostali sistemi Zelo priporočljivo je, da se že pred prvo izvedbo integracije opredeli način medsebojnega povezovanja. V kolikor bo izvajanje integracij narejeno sistematično, bodo vse integracije grajene po vnaprej določenem konceptu. Neposredno medsebojno povezovanje aplikacij Načeloma je v praksi ta pristop pogostejši, saj ga organizacije uporabljajo, preden se ga sploh zavedejo. Medsebojna povezava dveh obstoječih aplikacij že predstavlja naveden pristop, do težav pa lahko pride, ko je potrebno narediti popolno integracijo tudi z drugimi aplikacijami. Osrednja točka sistematičnega izvajanja predstavlja natančna preučitev potrebe po izmenjavi podatkov med obstoječimi aplikacijami. Načeloma se nato postopoma izvajajo potrebne povezave. Obsežnost medsebojnega povezovanja je tako časovno kot finančno precej zahtevna, dodajanje nove (ali spremembe delovanja v eni od obstoječih) rešitev, pa predstavlja zahteven poseg. Naveden način pristopa je upravičen le pri organizacijah, ki imajo do deset zaposlenih in imajo ozko področje poslovanja, pri katerem uporabljajo le dve do tri aplikacije. Povezovanje med temi aplikacijami niso potrebne in ni smiselno dolgoročno razmišljati o povezljivosti z drugimi viri podatkov. Takih organizacij je v praksi zelo malo, saj načeloma vse organizacije uporabljajo več aplikacij. Izvedba povezav preko centralnega sistema Drugi pristop, ki ima številne prednosti in se v praksi vedno bolj uveljavlja, pa se nanaša na opredelitev osrednjega sistema, s katerim komunicirajo vsi preostali sistemi. Dodajanje novih ali spreminjanje obstoječih povezav je enostavno, saj se vse rešitve povezujejo le z osrednjim sistemom. Dodajanje novega vira podatka ali aplikacije, je tako dostopen za vse za vse obstoječe aplikacije, omogočeno pa je delo s celotno dokumentacijo v enem sistemu. Pristop je primeren za organizacje z več kot deset zaposlenih, še posebej pa pri organizacijah z več deset zaposlenih. Osnova za delo v enem sistemu predstavljajo povezave z obstoječimi aplikacijami. 5 ZAKLJUČEK Delo vseh zaposlenih v centralnem sistemu predstavlja za marsikatero organizacijo zgolj želje, saj vsem uporabnikom omogoča vpogled v pooblaščeno vsebino. Organizacije se vedno bolj zavedajo prednosti enotnega delovnega okolja za vse zaposlene. Izdelava potnega naloga ali rednega dopusta v

5 sistemu, kjer se zaposlen že vodi upravno poslovanje ni zahtevno, prenos mesečnega poročila prisotnosti in obračuna potnih stroškov neposredno v sistem za plače, pa omogoča avtomatično poslovanje. Osnova za naveden primer je povezava osrednjega sistema za upravno poslovanje s finančno aplikacijo in aplikacijo za plače. Predavanje bo osredotočeno v shematično grajenje strukture poslovnih procesov in pri tem potrebnih povezav. Prikazan bo primer sistema ODOS iz prakse, ki je sposoben prevzeti centralno vlogo v organizaciji.