MODEL UVAJANJA SAP/R3 V PODJETJE TERMO D.D.

Transcription

1 UNIVERZA V MARIBORU FAKULTETA ZA ORGANIZACIJSKE VEDE Smer: Organizacija dela MODEL UVAJANJA SAP/R3 V PODJETJE TERMO D.D. Mentor: red. prof. dr. Vladislav Rajkovič Kandidat: Igor Jelenc Kranj, april 2007

2 ZAHVALA Zahvaljujem se mentorju prof. dr. Vladislavu Rajkoviču za usmeritve, kooperativno sodelovanje, navodila in strokovno pomoč pri izdelavi diplomske naloge. Gospodu Albinu Nedižavcu iz podjetja Termo d.d. Škofja Loka se zahvaljujem za vsestransko pripravljenost za svetovanje ter omogočanje dostopa do vseh podatkov, ki sem jih potreboval pri izdelavi diplomskega dela. Zahvala lektorici Katji Pečaver, ki je lektorirala mojo diplomsko nalogo. Iskrena hvala tudi moji mami, ki je ves čas šolanja skrbela zame, me podpirala in vzpodbujala.

3 POVZETEK Diplomsko delo povzema uvajanje informacijskega sistema SAP R/3 v podjetje Termo d.d., Škofja Loka. Predstavljena so naslednja poglavja: 1. Poslovni informacijski sistem 2. Prenova poslovnih procesov 3. Celovite programske rešitve (erp) 4. Informacijski sistem SAP R/3 5. Uvedba informacijskega sistema SAP R/3 v podjetje Termo d.d., Škofja Loka Temeljno je četrto poglavje, v katerem je predstavljen konkreten postopek uvajanja novega informacijskega sistema v podjetje Termo d.d. in so opredeljeni vzroki za menjavo obstoječega informacijskega sistema. V nadaljevanju so podrobno opisane faze uvajanja, izzivi in problemi, s katerimi so se v podjetju soočali. Zadnji del pa temelji na oceni prednosti in slabosti, ki jih nov informacijski sistem prinaša podjetju. KLJUČNE BESEDE - integrirani informacijski sistem - prenova poslovnih sistemov - projektni management - projektne skupine

4 ABSTRACT The thesis is a concise description of SAP R/3 information system implementation at Termo, d.d., Škofja Loka, comprising the following sections: 1. Business Information System 2. Business Process Reengineering 3. ERP Software Solutions 4. SAP R/3 Information System 5. Implementation of SAP R/3 at Termo d.d., Škofja Loka. Section 4 - SAP/R3 Information System - is the key section, presenting individual stages of project implementation at Termo, d.d. and stating principal reasons for the migration to the new information system. In addition, a detailed description of the project is given and challenges and problems presented, which the employees were facing during the progression of the project. The last section is basically a review of advantages and disadvantages of the new information system for the company. KEYWORDS - integrated information system - reorganisation and restructuring of business systems - project management - project teams

5 KAZALO 1. Uvod Predstavitev problema Namen in cilj Metode dela Teoretične osnove Poslovni-informacijski sistem Analiza obstoječega stanja Opredelitev nalog novega sistema Oblikovanje novega sistema Razvoj novega sistema Uvedba novega sistema Ocena uspešnosti novega sistema Prenova poslovnih procesov Celovite programske rešitve (erp) Informacijski sistem SAP R/ Predstavitev podjetja SAP AG Arhitektura sistema R/ Implementacija sistema SAP Vsebinska arhitektura SAP R/ Finančno poslovanje (FI, AA, TR, CO) Prodaja in distribucija Materialno poslovanje Načrtovanje in vodenje proizvodnje Kadrovsko-informacijski sistem Investicije in projekti Rešitve za posamezne panoge Model uvajanja informacijskega sistema SAP R/3 v podjetje Termo d.d Predstavitev podjetja Uvajanje sistema SAP R/3 v Termo Mobilizacija Nadzorni svet Vodstvo projekta Vodje projektnih skupin Ključni uporabniki Predstavniki podjetja Heraklith Svetovalci podjetja IBM Analiza ujemanj in odstopanj Tolerance dimenzij in modul management kakovosti Vmesnik za MePIS Povezava med SAP-om in e-trans-om Realizacija Zaporedje procesov v sistemu SAP za modul proizvodnje Uvajanje Stabilizacija Zaključki.40 Literatura in viri..42

6 1 UVOD 1.1 PREDSTAVITEV PROBLEMA Živimo v času, v katerem smo priča neprestanim in hitrim spremembam tako v sami organizaciji kot tudi v okolju, v katerem se organizacija nahaja in te spremembe so vse bolj nepredvidljive. Po drugi strani pa dinamika sprememb okolja dviguje raven potreb po medsebojni konkurenčnosti organizacij, pa tudi po pospešitvi pretoka podatkov in informacij znotraj organizacije in njenim okoljem (Kovačič, Vintar, 1994). Glavni vir konkurenčnih prednosti v sodobni družbi predstavljajo prav podatki in informacije in njihovo učinkovito obvladovanje in upravljanje. Zato igra danes informatika pomembno vlogo v sodobnih organizacijah in predstavlja enega od glavnih dejavnikov zagotavljanja konkurenčnih prednosti organizacije oziroma podjetja. Da bi podjetje doseglo želene poslovne rezultate in čim bolje izkoristilo razpoložljivo informacijsko tehnologijo, se mora načrtno lotiti zasnove in gradnje informacijskega sistema. Tehnike snovanja in gradnje informacijskih sistemov so se izpopolnjevale vzporedno z napredkom informacijske tehnologije. Če so bili do devetdesetih let dvajsetega stoletja informacijski sistemi razdrobljeni, slabo povezani in podatkovne zbirke neenotne, so se konec devetdesetih let začele pojavljati zamisli o povezljivosti posameznih podsistemov znotraj organizacije. Nastali so t. i. celoviti (integrirani) informacijski sistemi, ki so temeljili na upravljanju in koordinaciji vseh razpoložljivih virov, sredstev in aktivnosti v določeni organizaciji ali podjetju in so temeljili na enoviti zbirki podatkov, odražanju sprememb v sistemu v realnem času in večji zanesljivosti delovanja. Celoviti informacijski sistemi vsebujejo standardne rešitve za posamezna poslovna področja. Na tržišču se je pojavilo mnogo ponudnikov celovitih informacijskih sistemov, od katerih že vse od začetka vodilno mesto zaseda podjetje SAP AG. Nemško podjetje SAP AG je pred več kot tridesetimi leti prvo začelo razvijati in tržiti celovit informacijski sistem SAP R/2, ki je zaradi svoje izpopolnjenosti kmalu pridobil vodilno mesto v Nemčiji, kasneje pa po celem svetu. Danes novejši sistem SAP R/3, ki deluje v okolju odjemalec/strežnik, predstavlja celovito programsko rešitev za številne poslovne funkcije številnih poslovnih področij. Sistem SAP R/3 je danes najbolje prodajani standardni celoviti informacijski sistem po vsem svetu. Sprememba lastninske strukture, rast podjetja, sprememba tržišča in širjenje področja poslovanja je mnogo slovenskih podjetij soočilo z neprimernostjo dotedanjih klasičnih informacijskih sistemov. Podjetja, ki so se zavedala pomembnosti informatike, so začela s prenovo poslovnih procesov in vpeljavo novega oziroma s posodobitvijo obstoječega informacijskega sistema. V podjetju Termo d.d. je bila odločitev o vpeljavi informacijskega sistema SAP povezana z novimi lastniki. Podjetje je namreč avgusta 2005 prevzela avstrijska družba Heraklith. Na njihovo zahtevo so v začetku leta 2006 začeli z uvajanjem novega informacijskega sistema. Igor Jelenc: Model uvajanja SAP/R3 v podjetje Termo d.d. stran 2 od 46

7 Stroški so eden ključnih problemov preživetja in uspešnosti sodobnih podjetij. Podjetja, ki ponujajo sodobne in konkurenčne produkte, postajajo zaradi prevelikih stroškov nekonkurenčna. Trg danes zahteva kakovostne proizvode po čim nižji ceni. Podjetja se zato sistematično lotevajo obvladovanja stroškov s ciljem njihovega zmanjševanja na minimalno raven. Prav stroški so bili glavni razlog za odločitev o uvedbi SAP a v Termo, saj lastnikom podjetju Heraklith omogoča natančen vpogled v stroške in njihov popolni nadzor. 1.2 NAMEN IN CILJ V diplomski nalogi bomo skušali čim bolje predstaviti SAP, opisati njegovo delovanje in module, s katerimi pokriva področja poslovanja podjetja. Informacijski sistem se uporablja na vseh področjih človekovega življenja in dela. Ob današnjem hitrem razvoju na vseh področjih morajo podjetja hitro reagirati na spremembe v okolju, kar pa lahko storijo le, če ob pravem času razpolagajo s kakovostnimi informacijami, na osnovi katerih sprejmejo pravo odločitev. Informacijski sistem mora zagotavljati informacije, ključnega pomena pa je tudi varnost podatkov, ki jo moramo zagotoviti z različnimi mehanizmi. Omejili se bomo na to, na kaj moramo biti pozorni pri uvajanju sistema ERP (enterprise resource planing) v podjetje. ERP je programska oprema, ki povezuje oddelke in funkcije podjetja v en računalniški sistem. Upravljamo ga iz ene same baze podatkov, ki omogoča izmenjevanje podatkov med oddelki in njihovo medsebojno komuniciranje. Prav skupna baza podatkov zmanjšuje možnost napak, povečuje hitrost in učinkovitost pri dostopu do celovitih informacij. 1.3 METODE DELA V prvem delu bomo uvajanje sodobnega informacijskega sistema v podjetje obravnavali teoretično. Uporabili bomo novejšo domačo in tujo literaturo in informacije s svetovnega spleta, kar bomo kombinirali s praktičnimi izkušnjami. Sledil bo praktični del diplomske naloge, v katerem bomo opisali projekt vpeljave informacijskega sistema SAP v podjetje Termo d.d.. Uporabili bomo aktualne podatke, ki jih bomo dobili znotraj podjetja. Projekt je razdeljen v pet faz vpeljave in opisali bomo vsako fazo posebej. Diplomsko delo bomo zaključili s svojimi ugotovitvami, pripombami in predlogi, do katerih bomo prišli med uvajanjem SAP a v Termo. Igor Jelenc: Model uvajanja SAP/R3 v podjetje Termo d.d. stran 3 od 46

8 2 TEORETIČNE OSNOVE Prenova poslovanja, informacijske tehnologije in arhitekture uporabniških programskih rešitev, ki podjetju zagotavljajo poslovno učinkovitost in uspešnost ter konkurenčnost, lahko poteka v različnih smereh, z različno intenzivnostjo, z različnimi stroški in v končni fazi z različnimi učinki oziroma stopnjo zagotavljanja informacijskih potreb. Uporaba informacijske tehnologije zajema v stroškovnem smislu v večini naših in tudi tujih podjetij vsako leto večji delež. Ta se kljub skokovitemu zniževanju cen računalniške opreme in dvigu njenih zmogljivosti v absolutnem znesku povečuje. Kako naprej? Nekatera podjetja razmišljajo o zaprtju računalniških centrov, druga so to že storila in prenesla»obdelavo podatkov«na medsebojno bolj ali manj povezane osebne računalnike ali pa gostujejo na skupnih računalniških centrih (angl. Outsourcing). Podjetja, ki se zavedajo svoje primerjalne prednosti, ki jo nudi ustrezno urejena informatika, so našla izhod v preobrazbi računalniških centrov in njihovih»obdelav«s pomočjo novih organizacijskih, metodoloških in tehnoloških možnosti, ki so se že uveljavile ali se še uveljavljajo na tem področju (Kovačič, 2005). Pri zagotavljanju rešitev podjetja uporabljajo različne strategije oziroma usmeritve razvoja. Alternativne usmeritve morajo biti ocenjene z vsebinskega, s tehnološkega in z ekonomskega vidika. Ob pogojih izvedbe morajo biti izpostavljene prednosti in slabosti posamezne odločitve ter primernost izvedbe. Alternativne usmeritve zagotavljanja programskih rešitev so: dogradnja obstoječih rešitev V večini podjetij je takšno razmišljanje prisotno, izvedba pa je, gledana dolgoročno, vprašljiva in pogojena z nizom aktivnosti, ki so bile pri takšnem pristopu običajno zanemarjene ali odsotne. Usmeritev je ustrezna le v primeru, če podjetje ne prenavlja poslovnega modela oziroma če ocenjuje trenutno stanje poslovnih procesov kot ustrezno. lasten razvoj rešitev Z vsebinsko-poslovnega vidika je prvi pogoj za izvedbo te različice usmeritve razvoja predhodna standardizacija poslovnega modela podjetja, to je poslovnih procesov oziroma postopkov, ki so tehnološko pogojeni s poslovanjem podjetja kot celote. Ta rešitev zahteva nakup ustreznega celovitega informacijskega orodja in dodatno izobraževanje informatikov ter uporabnikov v podjetju, kar je ekonomsko težko upravičljivo na kratki rok. Vložek pa se povrne s poenostavitvijo, racionalizacijo in standardizacijo poslovanja in na tej osnovi razvito objektno usmerjeno podatkovno bazo ter programskimi rešitvami. nakup ali najem rešitev S tem močno skrajšamo čas razvoja in znižamo tveganje o ustreznosti končnega rezultata, ki smo mu priča pri lastnem razvoju. Z nakupom, pogojno tudi z najemom, Igor Jelenc: Model uvajanja SAP/R3 v podjetje Termo d.d. stran 4 od 46

9 pridobimo morebitno tuje znanje in referenčne modele izvajanja poslovnih aktivnosti na obravnavanem področju (imenovane tudi»najboljša praksa«), ki jih vsebujejo kakovostne sodobne celovite programske rešitve. Slabosti nakupa pa se, ob razmeroma visoki ceni programskih rešitev in stroških lastništva, kažejo predvsem v problematiki uvajanja oziroma prilagajanja informacijskim potrebam uporabnikov in prenosu vsega znanja, potrebnega za vzdrževanje in nadaljnji razvoj, na informatike podjetja. Podjetje se izogne stroškom lastništva tako, da rešitve s potrebno računalniško opremo najame od ponudnika aplikacijskih strežnikov oziroma storitev ASP (angl. Application Service Provider). 2.1 POSLOVNI-INFORMACIJSKI SISTEM Poslovanje sestoji iz številnih funkcij, tako ročnih kot avtomatiziranih. Nekatere med njimi so zelo enostavne, na primer obdelava naročila od trenutka prejema kupčevega telefonskega naloga do zagotovitve, da se zahtevano blago odpremi na njegov naslov. Nekatere druge pa so lahko zelo kompleksne, kot na primer obdelava osebnih dohodkov v velikem podjetju, ki zajema številne podsisteme, s katerimi pristojni spremljajo število na delu opravljenih ur, število nadur, spremembe v vrednosti točk, spremembe različnih stopenj davkov in prispevkov, zavarovanja, boleznine in podobno. Poslovni informacijski sistem je sestavljen iz določenega števila takšnih, računalniško podprtih informacij in procesov, ki jih imenujemo podsistemi. Večji del funkcij postane sčasoma računalniško podprt in šele tedaj lahko govorimo o celovitem informacijskem sistemu (Srića, 1995). Pri projektiranju in gradnji poslovnih informacijskih sistemov nakazuje praksa dva metodološka pristopa: metoda improvizacije gradnja sistema po načelu ena funkcija za drugo, proces za procesom, aplikacija za aplikacijo, in to brez načrta celovitega informacijskega sistema; sistemski pristop gradnja sistema po načelu korak za korakom, funkcija za funkcijo v skladu z njihovo pomembnostjo in po vnaprej določeni sliki celote. Zato da bi se naučili, kako se je treba lotiti gradnje informacijskih sistemov, lahko koristno uporabimo spoznanja o tem, kako in zakaj so grešili tisti, ki so se že ukvarjali s tem. Glavnih vzrokov za neuspeh pri gradnji poslovnih informacijskih sistemov je pet: uporabnik ni aktivno sodeloval in ni bil odgovoren pri realizaciji projekta, dva ali več delov novega informacijskega sistema ni medsebojno usklajenih, projekt ni končan pravočasno, v podjetju niso dobro proučili informacijske potrebe računalniško podprtih poslovnih funkcij, zato so nabavili nepotrebno ali nezadostno opremo, programska oprema, ki se uporablja v neki proceduri, ne ustreza. Igor Jelenc: Model uvajanja SAP/R3 v podjetje Termo d.d. stran 5 od 46

10 Da bi se izognili omenjenim napakam in težavam, proučujemo razvoj poslovnega informacijskega sistema z uporabo sistemske analize, zatem pa ga organiziramo v okviru»življenjskega ciklusa«, ki ima šest faz, opisanih v nadaljevanju (Srića, 1995) Analiza obstoječega stanja Cilj analize obstoječega stanja je zagotoviti si čim boljši vpogled v težave in spoznati posamezni poslovni proces, za katerega se predlaga razvoj novega sistema. To fazo običajno skupaj izpeljeta uporabnik in informatik. Prvi najbolje obvlada obstoječi način dela, pozna težave, zahteve in potrebe. Drugi lahko obstoječe stanje prouči glede na možnosti, rešitve in razpoložljivost tehnologij za novi pristop. Predmet analize obstoječega sistema so najpogosteje transakcije, ki se v njem opravljajo, potrebne izhodne sestavine, datoteke, uporabljeni postopki in metode dela, način hranjenja podatkov, postopki kontrole in obstoječa računalniška programska in strojna oprema. Rezultat prve faze je poročilo, ki ga pristojni pokažejo vodstvu podjetja, to pa se na podlagi tega prikaza odloči, ali gradnjo novega sistema nadaljevati ali ustaviti Opredelitev nalog novega sistema V tej fazi moramo podrobno in natančno opredeliti naloge novega sistema, za katere želimo, da jih izpolnjuje. Tako lahko uporabnik in sistemski analitik dobita natančen vpogled v postopke, ki jih bo opravljal novi sistem, kot tudi v način opravljanja teh postopkov. Za natančno opredeljevanje zahtev moramo dobro razumeti probleme ter poznati potrebe uporabnikov. Treba je vedeti, ali uporabnik potrebuje posamezno informacijo pogosteje ali hitreje, ali mora biti bolj ali manj podrobna, kako in v kolikšni meri je mogoče posamezne postopke opraviti hitreje, enostavneje ali bolj povezano. Odgovori na ta vprašanja omogočajo boljši vpogled v razumevanje potreb in zahtev uporabnikov informacijskega sistema. Ko opredelimo zahteve glede novega sistema, lahko izdelamo več različnih rešitev, zatem pa jih ocenimo in izberemo najboljšo. Opredelitev zahtev je za sistemskega analitika podlaga, s pomočjo katere lahko ugotovi, kaj naročniki pričakujejo od novega sistema. Glede na omenjene zahteve nato določimo potrebno strojno in programsko opremo, s katero bomo vzpostavili nov sistem. Običajno bodo analitiki ob koncu te faze izdelali posebno poročilo o sistemskih zahtevah. Oblikovano bo tako, da bo vodstvo lahko izbiralo med določenim številom predlaganih rešitev Oblikovanje novega sistema Ko smo izbrali eno izmed rešitev, pridemo do faze oblikovanja novega sistema. Izvajalci v tej fazi so programerji oziroma osebe, ki izdelujejo programsko opremo (softver). Ta faza ima tri glavne cilje: izdelati nov sistem, vzpostaviti razpon kontrole, v okviru katerega bo deloval novi sistem, Igor Jelenc: Model uvajanja SAP/R3 v podjetje Termo d.d. stran 6 od 46

11 zagotoviti ustrezno dokumentacijo o razvoju novega sistema. Pri oblikovanju novega sistema je treba upoštevati pravila in nadzorne postopke, v okviru katerih bo sistem deloval. Ločimo splošni nadzor in nadzor aplikacij. Splošni nadzor zajema niz organizacijskih pravil, ki omogočajo nemoteno in zanesljivo delovanje novega sistema. Pri tem se rešujejo vprašanja, kako zagotoviti strojno in programsko opremo, kako zavarovati dokumentacijo, kontrolirati pooblastila za dostop do podatkov ali programske opreme tistih ljudi, ki jih želijo uporabljati ali spreminjati. Nadzor aplikacij pa zagotavlja natančnost, zanesljivost in popolnost vhodnih podatkov ter njihove obdelave. Na koncu tretje faze ugotovimo, ali oblikovani sistem odgovarja zahtevam in specifikacijam iz prejšnje faze. Če je ustrezen, v podjetju nabavijo potrebno novo strojno opremo Razvoj novega sistema V tej fazi izdelamo programsko opremo, na kateri bo temeljil novi sistem. Med glavne dejavnosti v fazi razvoja programske opreme sistema štejemo naslednje: analiza zahtev programa glede na vhodne sestavine, obdelavo in izhodne sestavine, ugotavljanje logične sestave programa, analiza programov z vidika njihovega ustroja, kodiranje programov v izbranem programskem jeziku, analiza kodiranih programov, testiranje programov in odpravljanje napak, dokumentiranje programov. Rezultat te faze je izdelan nov sistem, ki je pripravljen za uporabo Uvedba novega sistema Glavna naloga v tej fazi je uporabniku razložiti možnosti novega sistema in ga naučiti, kako bo ta sistem vsak dan uporabljal. Zato je ta faza namenjena izobraževanju in učenju. V praksi je navadno sestavljena iz naslednjih korakov: oblikovanje operativne dokumentacije in postopkov, izobraževanje uporabnikov o novih postopkih in možnostih pri uporabi nove opreme, konvertiranje starih datotek v novem sistemu, testiranje novega sistema, predaja novega sistema v dnevno uporabo Ocena uspešnosti novega sistema V zadnji fazi v podjetju ocenijo uspešnost novega sistema. Cilja sta: preveriti, ali novi sistem izpolnjuje postavljene zahteve in Igor Jelenc: Model uvajanja SAP/R3 v podjetje Termo d.d. stran 7 od 46

12 omogočiti vzdrževanje novega sistema. Poročilo o uspešnosti novega sistema poleg ugotovitev o kakovosti novega sistema zajema tudi priporočila za morebitne izboljšave, ki jih dobimo na podlagi kritične analize. 2.2 PRENOVA POSLOVNIH PROCESOV Prenova poslovnih procesov (v angleščini Business Process Reengineering BPR) je pristop k izboljševanju delovanja podjetij in drugih organizacij (zavodi, državni organi), pomeni pa analiziranje in spreminjanje celotnega poslovnega procesa v podjetjih. Glede na to, da ta zasnova zahteva korenite spremembe v poslovanju podjetij, morajo biti pred njenim pričetkom izpolnjeni nekateri pogoji. Vodstvo podjetja mora v prvi vrsti zavreči neuporabna (uveljavljena) pravila in postopke, ki se jih je držalo pri dosedanjem poslovanju. Po drugi strani je potrebno opustiti tudi neprimerna sedanja organizacijska in izvedbena načela. Šele tedaj je mogoče pričeti s ponovnim načrtovanjem organizacije družbe. Vprašanja prenove poslovanja organizacij so vezana predvsem na prenovo poslovnih procesov in zajemajo področja racionalizacije in standardizacije ter poenostavitve postopkov, uvajanja nujnih organizacijskih sprememb ter pogojev za uvedbo sodobnih konceptov skupinskega dela in sodobne informacijske tehnologije. Najprej moramo opredeliti cilje prenove, ki temeljijo na težnji po učinkovitosti in uspešnosti poslovanja oziroma delovanja prenovljenih procesov. Pri njihovem uresničevanju poskuša prenova poslovanja iskati optimum treh omejujočih, medsebojno odvisnih, vendar običajno nasprotujočih si temeljnih ciljev oziroma kriterijev: časa, stroškov in kakovosti. Kriterij časa predstavlja sposobnost podjetja, da proizvede zahtevani proizvod v dogovorjenem, vnaprej opredeljenem roku. Stroškovni kriterij vidimo v prilagajanju stroškov proizvoda cenovnim razmerjem, ki jih vsiljujeta na primer dogovorjeni obseg stroškov (proračun) projekta ali pa prodajna cena proizvoda na trgu. Čas in stroški predstavljajo omejitve, ki lahko vplivajo na kakovost rezultata poslovnega procesa. Trikotnik na sliki 1 prikazuje razmerje med časom, stroški in kakovostjo. Vsak krak trikotnika predstavlja enega od možnih ciljev, tako v nekem primeru zelo kakovosten izdelek lahko proizvedemo hitro, običajni izdelek lahko proizvedemo hitro in poceni, ne moremo pa proizvesti zelo kakovostnega izdelka hitro in poceni. V tem primeru so stroški omejitveni kriterij. Igor Jelenc: Model uvajanja SAP/R3 v podjetje Termo d.d. stran 8 od 46

13 (krajši) časi Uspešnost prenove (višja) kakovost Slika 1: Vpliv temeljnih ciljev na uspešnost prenove poslovanja (nižji) stroški Prenova poslovnih procesov zajema in vključuje naslednja osnovna izhodišča in globalne cilje: poenostavitev poslovnih postopkov z odstranitvijo nepotrebnih odobritev izvedbe, dokumentacije in ostalih organizacijskih aktivnosti, skrajševanje poslovnega cikla oziroma vseh poslovnih procesov v podjetju, dvig odgovornosti in posledično znižanje stroškov poslovanja, dvigovanje dodane vrednosti v vseh poslovnih postopkih ter ob tem postopno dvigovanje kakovosti proizvodov in storitev podjetja, zniževanje stroškov izvajanja postopkov ob ohranjanju ustreznega razmerja do kakovosti in dobavnih rokov, dvigovanje zanesljivosti in doslednosti izvajanja postopkov in s tem kakovosti proizvodov in storitev, prenovo poslovnih procesov v smeri tesnejšega in neposrednejšega povezovanja z dobavitelji, usmerjanje v lastne ključne zmožnosti in prenos izvajanja ostalih procesov, ki niso ključni ali kjer nismo konkurenčni, izven podjetja (outsourcing). Poslovni proces je v podjetjih največkrat nepregleden in neprilagodljiv ter s tem obremenjujoč v poslovnem in informacijskem pogledu. Prične se s klasičnim načrtovanjem prodaje, nabave in proizvodnje, pogojen je z velikimi serijami izdelkov, ter relativno velikimi čakalnimi roki na poti od materiala do izdelka. Poteka skozi različne organizacijske enote oziroma funkcionalne celote in je obremenjen z vsemi problemi, ki tradicionalno nastopajo ob prehodu iz enega funkcionalnega dela organizacije v drugega. V podjetjih gre predvsem za potrebo po bistvenem skrajšanju proizvodnega cikla in zagotovitvi preglednosti celotnega poslovnega procesa, vse od zahtevka kupca po Igor Jelenc: Model uvajanja SAP/R3 v podjetje Termo d.d. stran 9 od 46

14 proizvodu, do njegove pravočasne dobave. Pogosto pa ugotavljamo, da avtomatiziramo in informatiziramo brez predhodne analize in delovnih postopkov, ki niso ključni v smislu dodane vrednosti procesu. Na področju izvajanja poslovnega procesa, ki poteka v podjetju, se bo prilagodljivost in preglednost nedvomno zrcalila v mnogo večjem številu manjših serij proizvodov. Novo stanje bo zahtevalo informacijsko podporo, ki bo s programskega stališča vsebinsko bistveno drugačna od obstoječih programskih rešitev s tega področja in bo zahtevala bistveno drugačen, bolj poglobljen pristop uporabnikov k razvoju in uporabi novih rešitev. Ker smo tradicionalno obremenjeni s funkcionalnostjo, oddelčno sliko delovanja in organiziranosti podjetja, moramo najprej preseči takšno razmišljanje. To delovanje, ki je v preteklosti zahodnemu svetu prineslo prednost pred ostalimi, temelji na specializaciji opravil. Delovanje podjetja vidi kot zbirko opravil oziroma skozi posamezne gibe in aktivnosti delavca pri izvajanju natančno opredeljenih postopkov. Ugotavljamo, da moramo najprej preseči tradicionalno, v izvajanje poslovnih funkcij usmerjeno in s»privatnimi kotički«obremenjeno razmišljanje o poslovanju podjetja. Skozi tako imenovane funkcijske silose podjetja potekajo namreč poslovni procesi, v katerih se vzpostavljajo in zaključujejo vse poslovne aktivnosti. Potekati morajo kar se da neobremenjeno. Ključni problem tekočega zaporednega izvajanja poslovnih aktivnosti pri klasični, funkcionalni organiziranosti podjetja predstavljajo prehodi med posameznimi organizacijskimi tvorbami (poslovnimi funkcijami, oddelki ). Zato moramo poskrbeti za ustrezno organizacijsko prenovo in informacijsko podporo, ki bosta zagotovili optimalen in kar se da nemoten potek izvajanja poslovnih procesov v podjetju. 2.3 CELOVITE PROGRAMSKE REŠITVE (ERP) Kratica ERP (angl. Enterprise Resource Planning) se je prvič pojavila po letu 1990, ko je predstavljala predvsem povezan (integriran), poslovno usmerjen informacijski sistem, ki je že uporabljal nove tehnologije, kot so grafični vmesnik, relacijske baze podatkov, jeziki četrte generacije, arhitektura odjemalec/strežnik ter različna orodja za pomoč. Integriran informacijski sistem je nastal kot nadaljevanje sistemov, usmerjenih najprej v načrtovanje materialnih potreb proizvodnje (MRP Material Requirements Planning), in pozneje v celovito obvladovanje vseh virov procesa proizvajanja v podjetju (MRP II Manufacturing Resource Planning). ERP je torej nadgradnja sistemov MRP II in predstavlja celovito (uporabniško) programsko rešitev informatizacije poslovanja podjetja. Koncept ERP izhaja iz potrebe po celovitem upravljanju z vsemi viri in njihove uporabe v celotni organizaciji. Glavni cilj ERP je povezati vse oddelke in enote (tudi če so med njimi velike geografske razdalje) podjetja oziroma njegove poslovne procese z enim samim računalniškim sistemom, s centralno bazo podatkov. Slednja naj na enem mestu omogoča integracijo vseh podatkov in pripravo informacij, ki so potrebne za uspešno odločanje. ERP zagotavlja enoten uporabniški vmesnik za izvajanje in upravljanje temeljnih aktivnosti znotraj podjetja. Olajša sodelovanje in Igor Jelenc: Model uvajanja SAP/R3 v podjetje Termo d.d. stran 10 od 46

15 povezovanje s kupci ter njihovo vplivanje na samo proizvodnjo podjetja, vključuje pa tudi koncepta upravljanja odnosov s strankami (CRM) in upravljanja oskrbovalne verige (SCM). Glavne sestavine ERP so: planiranje, nabava, proizvodnja, upravljanje z zalogami, vzdrževanje, finance, prodaja, distribucija in upravljanje s kadri. prodajne in distribucijske aplikacije managerji, delničarji Izdelava različnih poročil finančne aplikacije Oskrbovalna veriga kupci CRM, e-trženje Centralna baza podatkov proizvodne aplikacije dobavitelji storitvene aplikacije aplikacije upravljanja s človeškimi viri, zaposleni zaloge, nabavne aplikacije Slika 1: Celovita programska rešitev (ERP) Prednost celovitih informacijskih sistemov pred klasičnimi je v tem, da prvi integrirajo poslovne funkcije organizacije in omogočajo integracijo poslovnih procesov preko celotne organizacije. Taki informacijski sistemi izhajajo namesto iz funkcionalno, oddelčno usmerjenih programskih rešitev, iz procesno usmerjenih uporabniških programskih rešitev. Ugotovitev, da skozi tako imenovani funkcijski silos podjetja potekajo trije temeljni poslovni procesi preko posameznih funkcijskih področij, prikazuje slika 2. Trije temeljni poslovni procesi so proces nabavljanja, proces proizvajanja ter proces prodajanja. Rešitev na področju posameznega poslovnega procesa mora podpirati vse skupine aktivnosti, ki se izvajajo v procesu. Takšen pogled na informatizacijo predstavlja osnovo za povezovanje poslovnih funkcij znotraj podjetja in tudi za povezovanje med podjetji (Kovačič, 1997). Igor Jelenc: Model uvajanja SAP/R3 v podjetje Termo d.d. stran 11 od 46

16 Slika 2: Funkcijski silos in temeljni poslovni procesi Z uvedbo integriranega poslovno-informacijskega sistema se poenotijo standardi v podjetju, v sistemu se ne podvajajo podatki, to pa poleg večjih prihrankov omogoča boljši nadzor nad poslovanjem podjetja in uvajanje novih storitev. ERP tudi pospešuje in razvija odnose med poslovnim sistemom in kupci ter omogoča učinkovitejše povezovanje z dobavitelji in prodajalci v oskrbovalni verigi. Uvajanje celovitih programskih rešitev predstavlja enega pomembnejših pristopov k poslovni prenovi in informatizaciji poslovanja, ki vodi zlasti k učinkovitejšemu obvladovanju podatkov ter natančnejšemu napovedovanju poslovnih dogodkov in odločanju. Uvajanje ERP temelji na konceptu prenove poslovanja, temelječim na procesu najboljše prakse, zajete v teh rešitvah, v posamezno organizacijo in njeno neposredno okolje. Gre torej za strateško pomemben, pogosto tudi nujen projekt, z dolgoročnimi, lahko pozitivnimi ali pa pogubnimi posledicami za organizacijo. Tuja in domača praksa kažeta, da gre za projekte z visoko stopnjo tveganja in relativno nizko uspešnostjo. V svetu je le med 9 in 17 odstotkov projektov uvajanja sistemov ERP uspešnih, preostali so neuspešni ali pa so bili predčasno ukinjeni. Pri slednjih analitiki ponavadi izpostavljajo nekajkratno prekoračitev rokov in stroškov uvajanja in nedoseganje začrtanih ciljev oziroma funkcionalnosti. Slika 2 kaže povprečen potek uspešne uvedbe celovite rešitve in skupne stroške lastništva v ožjem smislu, ki so vezani na samo programsko rešitev. Igor Jelenc: Model uvajanja SAP/R3 v podjetje Termo d.d. stran 12 od 46

17 mio SIT 200 dejanski stroški skupni stroški lastništva pričakovani stroški rešitev uvajanje vzdrževanje dograjevanje Slika 3: Potek uvedbe celovite programske rešitve Celotni skupni stroški lastništva celovite programske rešitve so sestavljeni iz: stroškov programske opreme, ki predstavljajo 23 odstotkov celotnih stroškov, stroškov strojne opreme, ki predstavljajo 21 odstotkov celotnih stroškov, stroškov internega tima, ki predstavljajo 11 odstotkov celotnih stroškov, stroškov zunanjega dizajna in uvedbe, ki predstavljajo 21 odstotkov celotnih stroškov, stroškov zunanjega svetovanja, ki predstavljajo 23 odstotkov celotnih stroškov in ostalih stroškov, ki predstavljajo en odstotek celotnih stroškov. Razlog za tako velik odstotek neuspeha je predvsem v miselnosti zaposlenih. Da bi v največji meri izkoristili celovito programsko rešitev, moramo vključiti zaposlene na vseh področjih v podjetju, med katerimi pa se nekateri ne strinjajo, da bo nova programska rešitev boljša od obstoječe. Zato se upirajo uvedbi nove programske opreme, ali pa od oddelka informatike zahtevajo, da se jo spremeni do take mere, da se bo ujemala z obstoječo. Začnejo se prepiri na višji ravni o tem, kako ali če sploh bo nova programska oprema nameščena. Informatiki v podjetju se posvetijo napornemu, dolgotrajnemu in dragemu postopku modifikacije programa, da bi ustrezal željam vplivnih oseb v podjetju. Modifikacije naredijo program na koncu manj stabilen in zahtevnejši za vzdrževanje. Ker pa ERP pokriva večji del poslov v podjetju, lahko njegov propad povzroči celo propad celega podjetja. Igor Jelenc: Model uvajanja SAP/R3 v podjetje Termo d.d. stran 13 od 46

18 3 INFORMACIJSKI SISTEM SAP R/3 3.1 PREDSTAVITEV PODJETJA SAP AG Podjetje SAP (Systems, Applications and Products), ustanovljeno leta 1972, je svetovno znano na trgu, ki ponuja informacijske poslovne rešitve za vse vrste in velikosti podjetij in organizacij. Z več kot 12 milijoni uporabnikov, namestitvami in partnerji je SAP največja svetovna korporacija, ki ponuja poslovne rešitve, in tretji največji neodvisni ponudnik programske opreme na svetu. Imajo bogato zgodovino inovacij in neprestano rast poslovanja, zaradi česar so resnično vodilni v svoji panogi. Danes SAP zaposluje skoraj ljudi v več kot 50 državah. Naši strokovnjaki zagotavljajo podporo in storitve strankam na najvišji ravni. SAP je s pomočjo izkušenj razvil mysap Business Suite, celovito družino poslovnih rešitev za današnje gospodarstvo. MySAP Business Suite omogoča zaposlenim, strankam in poslovnim partnerjem, da delujejo skupaj uspešneje kjerkoli in kadarkoli. MySAP Business Suite je odprta in prilagodljiva družina rešitev za podporo bazam podatkov, aplikacijam in strojni opremi za vsako večje podjetje. S pomočjo najboljše tehnologije, storitev in razvoja prinaša SAP poslovno platformo, ki odpre nove vrednosti informacijskih virov, izboljšuje oskrbovalno verigo in gradi trdne odnose s strankami. SAP strankam svetuje in nudi tehnično pomoč pri uvajanju svojih proizvodov, jih izobražuje in uri ter nudi 24 urno pomoč preko mreže, hkrati pa tudi nadgrajuje svoje programske rešitve. Podjetje je tesno povezano s svojimi poslovnimi partnerji, ki so Deloitte & Touche, Plaut, KPMG, Ernst & Young, Sapphire idr., ter tako tudi preko njih nudi svojim strankam možnost posvetovanja in izvedbo storitev. Našteta podjetja so svetovalne družbe, ki svoje zaposlene usposabljajo za svetovanje pri uvajanju programskih rešitev SAP drugim strankam v različnih dejavnostih. SAP danes ponuja celo paleto programskih rešitev. Svojo ponudbo razširja in prilagaja trenutnim potrebam na trgu celovitih integriranih programskih rešitev. SAP v sklopu tako imenovanih industrijskih rešitev (angl. Industry Solutions) ponuja preko 20 rešitev, ki pokrivajo specifične potrebe različnih industrij in panog, kot so: farmacevtska, naftna, avtomobilska in kemična industrija, zavarovalništvo, proizvodnja potrošniškega blaga, javni sektor, bančništvo, zdravstvo, telekomunikacije itn. Na drugi strani ponuja SAP tudi posebej razvite rešitve za mala in srednje velika podjetja. Glavno družino produktov podjetja SAP predstavljajo rešitve, združene v»mysap Business Suite«- platformi za prilagodljivo poslovanje. V tej skupini so med drugimi naštete naslednje rešitve (SAP, 2004): my SAP za upravljanje oskrbnih verig (angl. Supply Chain Management), my SAP za upravljanje odnosov s kupci (angl. Customer Relationship Management), Igor Jelenc: Model uvajanja SAP/R3 v podjetje Termo d.d. stran 14 od 46

19 my SAP za upravljanje odnosov z dobavitelji (angl. Supplier Relationship Management), my SAP podjetniški portal (angl. Enterprise Portal), my SAP za poslovno obveščanje (angl. Business Intelligence), my SAP za upravljanje življenjskega cikla izdelkov (angl. Product Lifecycle Management) in my SAP tržnica (angl. Marketplace). 3.2 ARHITEKTURA SISTEMA R/3 Izraz R/3 pomeni runtime system three in zagotavlja komplet poslovnih aplikacij, ki so oblikovane za okolje odjemalec/strežnik. R/3 se je razvil iz prvotnega sistema SAP R/2, ki temelji na glavnem računalniku. Arhitektura R/3 omogoča porazdelitev delovnega bremena na številne osebne računalnike, ki so medsebojno povezani z omrežjem. Sistem SAP R/3 je oblikovan tako, da porazdeli predstavitev, aplikacijsko logiko in obdelavo podatkov na več različnih računalnikov (Larocca, 1999). Okolje odjemalec/strežnik je tisto okolje, kjer odjemalec (posamezni osebni računalnik ali delovna postaja) zahteva informacije (preko povezave) od strežnika. Komunikacije in izmenjava podatkov med tema dvema napravama je poznana kot relacija odjemalec/strežnik. Arhitektura sistema R/3 je zgrajena kot triravenska hierarhija, v kateri so programski sistemi strukturirani v treh ravneh: raven uporabniškega vmesnika, raven poslovne logike, raven podatkovne baze. Centralni računalnik gosti podatkovno bazo, ki ji pravimo strežnik podatkovne baze, kjer so shranjeni podatki. Aplikacijski strežnik je odgovoren za administrativne funkcije sistema. To obsega obdelavo v ozadju, tiskanje in obvladovanje zahtev procesa. V designu R/3 lahko obstajajo številni aplikacijski strežniki. Dodatni računalniki se uporabljajo kot predstavitveni sistemi. Ti računalniki ali odjemalci, kakor jim pravimo, prikazujejo programsko opremo in zaslone, ki jih bomo uporabljali pri delu s sistemom SAP. In to je to, čemur pravimo grafični uporabniški vmesnik (GUI). 3.3 IMPLEMENTACIJA SISTEMA SAP Implementacija sistema SAP je zelo zahteven podvig, ki je navadno posledica dolgotrajnih analiz potreb in procesa primerjave dobaviteljev. Prav tako pomemben kot je SAP-ov izdelek je tudi SAP-ov tim, ki ga vključimo, da uvede in upravlja sistem SAP. Načrtovanje in sestava projektnega tima mora zajemati vsa področja podjetja, kakor tudi podporo vodstva z višje ravni. Pri določevanju strukture tima upoštevamo: ocenitev poslovnih področij, na katera bo instalacija SAP/R3 vplivala (finančni oddelek, računovodski oddelek, nabavni oddelek ); Igor Jelenc: Model uvajanja SAP/R3 v podjetje Termo d.d. stran 15 od 46

20 Ocenitev potrebnih strokovnih in tehničnih znanj, ki jih člani tima potrebujejo. Ko določimo, na katera področja bo implementacija vplivala in kakšna znanja zahtevamo od članov projektnega tima, moramo poiskati tudi posameznike, ki imajo potrebno vizijo, ki jo zahteva implementacija R/3. Natančneje, vizija spremembe in reinženiringa tekočih procesov je bistvena za implementacijo. Projektni tim mora biti sestavljen iz posameznikov z vseh ravni podjetja, na katere bo implementacija vplivala. Še bolj pomembno za učinkovito sprejemanje odločitev in usmerjanje projekta je potrebna podpora s strani vodstva. Idealni projektni tim sestavljajo: vodja projekta, izvršno upravni odbor, SAP-ova strokovna pomoč, o vodje funkcijskih timov, o funkcijski analitik, SAP-ovi pridruženi partnerji, o vodje tehničnega tima, o tehnični analitik, o sistemski administratorji. Pet ključnih značilnosti, ki naj bi jih imel idealno strukturiran projektni tim, je: sposobnost ocenitve, kako bo nov sistem omogočal ali vplival na posamezne ali skupne poslovne procese; sposobnost ugotovitve vpliva na tekoče procese; Sposobnost vključitve zahtev za reinženiring določenih poslovnih procesov z sistemom R/3; posamezniki, ki imajo skupno znanje oblikovanja integracije SAP R/3 strukture, hierarhij in konfiguracije po celotnem podjetju; posamezniki, ki bodo učinkovito prenašali znanje med trajanjem in vzdrževanjem implementacije SAP-a. Vodja projektnega tima razvije strategijo usposabljanja vseh različnih ravni projektnega tima. SAP je določil tri stopnje usposabljanja. Prva stopnja je osredotočena na kupčevo zavest. Usposabljanje prve stopnje je v glavnem osredotočeno na predstavitev značilnosti in funkcij okolja SAP in njegove terminologije, obsega pa pregled osnov sistema SAP R/3. Usposabljanje druge stopnje je poznano tudi kot faza pripravljenosti. Na tej stopnji se osredotočimo na bistven poslovni proces, kjer pridobimo znanja za prilagajanje sistema SAP načinom poslovanja določenega podjetja. Usposabljanje druge stopnje obsega uvod v kadrovske sisteme in uvod v finančno računovodstvo. Usposabljanje tretje stopnje obsega naprednejše teme, ki nam pomagajo pridobiti specifično znanje iz določenega področja SAP-a. Obsega napredno prilagajanje in konfiguriranje, skupno tvegano računovodstvo: obdelava in konfiguracija in napreden obračun plač. Igor Jelenc: Model uvajanja SAP/R3 v podjetje Termo d.d. stran 16 od 46

21 Integracija sistema SAP R/3 v podjetje je zelo velik izziv, zato je SAP razvil orodje, imenovano Pospešen SAP (ASAP), s katerim si olajšamo ta prehod. Gre za orodje, ki nam bo v pomoč pri oblikovanju najbolj učinkovitega načina implementacije sistema SAP R/3. Njegov cilj je učinkovita optimizacija časa, kakovost in učinkovita izraba virov. ASAP je osredotočen na orodja in usposabljanje, sestavljen je iz petih faz: prva faza: priprava projekta druga faza: poslovni načrt tretja faza: realizacija četrta faza: končne priprave peta faza: preklop v živo in podpora. Prva faza se začne s pridobivanjem podatkov in virov. Gre za pomembno obdobje zbiranja potrebnih komponent za implementacijo. Nekateri pomembni mejniki, ki jih je potrebno zaključiti v tej fazi so: podpora s strani vodstva, jasno zastavljeni cilji projekta, učinkovit proces odločanja, ustrezno okolje za spremembo in reinženiring, predstavnik in usposobljen tim. SAP je definiral poslovne načrte za pomoč pri pridobivanju ustreznih informacij o določenem podjetju, ki so potrebne za implementacijo. Gre za poslovne načrte v obliki vprašalnikov, ki so namenjeni pridobivanju informacij o poslovanju podjetja. Ti načrti pa so tudi pomembno orodje dokumentiranja, saj služijo podjetju kot globalen vir informacij o implementaciji. R/3 referenčni model je vizualno orodje, ki je v pomoč projektnemu timu pri videnju»velike slike«v smislu načrtov implementacije. Do referenčnega modela je mogoče dostopiti iz sistema SAP s pomočjo orodja poslovni navigator. To orodje povezuje procesne modele z dejanskimi procesi v R/3 sistemu, da zagotavlja doslednost in podporo projektom SAP. Ko v drugi fazi končamo z osnutkom poslovnega načrta, smo pripravljeni na začetek konfiguriranja svojega sistema SAP R/3. Faza realizacije je razdeljena na dva dela: SAP-ov svetovalec nam bo pomagal pri konfiguraciji osnovnega sistema, ki ga bomo imenovali osnovna konfiguracija; projektni tim bo ta sistem podrobno prilagodil, da bo kot del podrobne konfiguracijske nastavitve zadovoljeval vse poslovne in procesne zahteve. Začetna konfiguracija, ki jo zaključimo med osnovno konfiguracijo, temelji na informacijah, ki smo jih predstavili v poslovnem načrtu. Preostali del konfiguracije, ki se ga med osnovno konfiguracijo ne dotaknemo, zaključimo med podrobno konfiguracijo. Podrobna nastavitev navadno zadeva izjeme, ki jih osnovna konfiguracija ne zajema. Tu gre za fino nastavitev sistema, da zadovoljuje vse naše potrebe. S približevanjem konca faze konfiguracije bi moral projektni tim že imeti osvojeno zadostno znanje o konfiguraciji sistema SAP. Prenos znanja SAP-ovih svetovalcev na tim za konfiguracijo mora biti v tem času že zaključen. Sedaj nastopi čas za Igor Jelenc: Model uvajanja SAP/R3 v podjetje Termo d.d. stran 17 od 46

22 usposabljanje končnih uporabnikov. To so ljudje, ki bodo vsakodnevno uporabljali sistem. V četrti fazi se projektni tim in končni uporabniki udeležijo SAP-ovega usposabljanja. Na tej točki se natančno testira sistem, osredotočimo se na podrobno konfiguracijo pred priklopom sistema v živo in na prenos podatkov iz starega sistema v nov sistem. Testiramo obseg, obremenitev in integracijo, s tem pa zagotovimo točnost svojih podatkov in stabilnost novega sistema. Izvajamo preventivne vzdrževalne posege, s katerimi zagotovimo optimalno delovanje sistema R/3. Ob zaključku četrte faze že načrtujemo strategijo preklopa v živo. To pomeni, da se pripravimo na vprašana, ki jih bodo zastavljali končni uporabniki, ko bodo začeli aktivno delati na novem sistemu R/3. Peta faza predstavlja preklop v živo in podporo, predstavlja pa najlažji del projekta, saj se na to pripravljamo kar nekaj časa. 3.4 VSEBINSKA ARHITEKTURA SAP R/3 Poslovno-informacijski sistem SAP je proizvod z zelo velikim funkcionalnim obsegom. Pokriva praktično vse panoge in vse poslovne funkcije v podjetju. Pri uvajanju se vključijo samo tiste funkcije, ki jih potrebujemo, ostale funkcije pa lahko aktiviramo kasneje. Slika 4: SAP/R3 sistem Igor Jelenc: Model uvajanja SAP/R3 v podjetje Termo d.d. stran 18 od 46

23 Slika 4 prikazuje integracijski model R/3. Ogledali si bomo, iz katerih modulov je sestavljen in nekatere izmed najpomembnejših v nadaljevanju opisali: Finance: FI finančno poslovanje (Financial Accounting), AM investicijsko knjigovodstvo (Assets Management), CO kontroling (Controlling), TR zakladništvo, CM denarno poslovanje, EC (EIS), IM investicijsko poslovanje. Logistika: PS projekti (Project System), IS rešitve za posamezne panoge, SD prodaja in distribucija (Sales and Distribution), MM materialno poslovanje (Material Management), PP načrtovanje in vodenje proizvodnje (Production Planning), QM management kakovosti (Quality Management), PM vzdrževalno in servisno poslovanje (Plant Maintenance). Kadrovska: HR kadrovska (Human Resources). Splošni sistem in posebna orodja: BC osnovni modul (Basic Components), CCMC vodilo sistema (Computer Center Management System), IS industrijske rešitve (Industry Solutions), WF Workflow, servis in podpora. Ena izmed ključnih SAP-ovih prednosti je dejanska povezanost številnih poslovnih okolij, od financ, proizvodnje do komerciale in kadrovskega sistema. Ta povezanost pomeni, da se sprememba na enem področju podjetja izraža tudi na drugem področju podjetja Finančno poslovanje (FI, AA, TR, CO) Paket finančno poslovanje omogoča načrtovanje, evidentiranje, nadzor in analizo računovodskih podatkov ter vključuje glavno knjigo, saldakonte dobaviteljev in kupcev, osnovna sredstva, zakladništvo ter medsebojno konsolidacijo. MySAP Financials podjetjem omogoča: izdelavo izvedenih knjigovodskih dokumentov ker se podatki vnašajo samo enkrat, se zmanjša obseg ročnega dela in napak, Igor Jelenc: Model uvajanja SAP/R3 v podjetje Termo d.d. stran 19 od 46

24 izdelavo periodičnih poročil, vrednotenje kupcev in dobaviteljev, zbiranje in vrednotenje podatkov za več podjetij skupaj, zagotavljanje kratkoročne dobičkonosnosti poslovanja, vzpostavljanje dolgoročnega upravljanja na osnovi dodane vrednosti, integracijo vseh finančnih in poslovnih informacij ter upravljavskih procesov, s tem pa možnost sprejemanja učinkovitih strateških odločitev, izboljšanje komunikacije z investitorji, vzpostavljanje finančne oskrbne verige, sodelovanje s kupci in dobavitelji pri aktivnostih plačevanja in poravnav, zmanjšanje stroškov transakcij, povečanje operativne učinkovitosti, pretvorbo vseh transakcij v transakcije e-poslovanja. Glavni podatki, ki se obdelujejo v financah, so izdani in prejeti računi, podatki o kreditih, podatki o plačilih in seveda matični podatki o kupcih in dobaviteljih. Modul FI je tesno povezan z materialnim poslovanjem, kjer se delajo prevzemi, ki vplivajo na saldakonte dobaviteljev, ter prodajo in distribucijo, kjer se izdajajo fakture, ki vplivajo na saldakonte kupcev. Omogoča obdelavo podatkov za več podjetij, v več valutah, v več jezikih in z več davčnimi funkcijami za podjetja vseh velikosti. Moduli financ in računovodstva so povezani z ostalimi moduli podjetja in omogočajo stalen vpogled v finančno sliko podjetja. Značilnost teh modulov je velika fleksibilnost in kratek čas uvajanja. Uporabnik sam določi začetek in konec poslovnega leta, na voljo pa ima množico poročil in povpraševanj Prodaja in distribucija Paket prodaja in distribucija pomaga pri poslovnih procesih prodaje in dostave prodanega blaga in storitev našim kupcem. Tesno je povezan s šifrantom artiklov, partnerjev in z materialnim poslovanjem, kamor sporoča podatke o rezerviranih in prodanih artiklih, ter finančnim poslovanjem, kamor pošilja račune in preverja zapadle obveznosti. V sistemu, kot je R/3, je možno obvladati več prodajnih mest tako, da se prodajo razdeli na več prodajnih kanalov oz. na več prodajnih pisarn. Prednosti: dopušča različne načine prodaje (veleprodaja, maloprodaja ), cene, rabati in roki plačil se lahko določijo, ko se delajo dokumenti, lahko pa so vnaprej določeni po pogodbah, predvideva potrjevanje naročil, vračila in tudi brezplačne dostave, omogoča hiter in varen dostop do podatkov, kar igra v komerciali pri stiku z ljudmi veliko vlogo. Igor Jelenc: Model uvajanja SAP/R3 v podjetje Termo d.d. stran 20 od 46

25 Modul prodaje in distribucije spremlja zaloge in omogoča vnos nakupnih in prodajnih aktivnosti. Omogoča upravljanje, analiziranje, načrtovanje in kontrolo aktivnosti, ki zadevajo nabavo surovin ali delov ter distribucijo gotovih izdelkov. Omogoča nadzor stroškov v celotni preskrbovalni verigi, prav tako pa upravljanje nabave in povpraševanja med distribuiranimi podjetji ali lokacijami Materialno poslovanje K materialnemu poslovanju štejemo vse procese v zvezi z nabavo, kontrolo kvalitete, prodajo, skladiščenjem materiala, vključno s plačilom dobaviteljem. Močno je povezano s prodajo in distribucijo v našem podjetju, pa tudi s prodajo in distribucijo drugih podjetij, od katerih nabavljamo blago. Vsebuje tudi MRP - Materials Requirement Planning, ki omogoča generiranje naročil dobaviteljem na osnovi pretekle prodaje ali na osnovi rezerviranega blaga. Vsebuje vse potrebne funkcije za avtomatizacijo procesov v zvezi z načrtovanjem potreb, nabavo, vodenjem zalog in skladiščnim poslovanjem. Poleg načrtovanja potreb lahko sestavimo tudi naročila dobaviteljem ali delovne naloge za proizvodnjo. Na začetku nabavnega procesa moramo izbrati pravega dobavitelja, to nam podpira sistem za samodejno ocenjevanje dobaviteljev Načrtovanje in vodenje proizvodnje Modul proizvodnja regulira vse proizvodne aktivnosti v različnih tipih proizvodnje, od določanja manjkajočih delov do delovnih izkazov. Odziva se na razne dogodke in zahteve v proizvodnji, kot so odmiki, spremljanje po šaržah in serijskih številkah ter upravljanje kakovosti. Daje nam takojšnjo povratno informacijo o stanju proizvodnje, manjkajočih delih ali materialih, težavah s kakovostjo ali drugih vprašanjih. Prednosti: spremljanje zasedenosti proizvodnih virov, podpora serijske in naročniške proizvodnje, spremljanje dela pri kooperantih Kadrovsko-informacijski sistem Glavne funkcije kadrovsko-informacijskega sistema so: izračun plač, spremljanje potnih stroškov, spremljanje prihodov in odhodov na delo, vodenje šifranta zaposlenih. Modul HR zajema dva podmodula: PA (administriranje kadrov in plače) o upravljanje zaposlenih, Igor Jelenc: Model uvajanja SAP/R3 v podjetje Termo d.d. stran 21 od 46

26 o ugodnosti, o upravljanje kandidatov, o upravljanje delovnega časa, o stimulacije, o potni stroški, o plače. PD (načrtovanje in razvoj kadrov). Pri zasnovi kadrovskega informacijskega sistema je temeljnega pomena povezava organizacijske baze podatkov in kadrovske baze podatkov. Osnovni predmet organizacijskih podatkov je delovno mesto in posamezna opravila, osnovni predmet kadrovskih podatkov pa je delavec. Pomembni so predvsem podatki, ki vključujejo podroben opis posameznega delovnega mesta. Te podatke lahko v grobem razdelimo na podatke o delu in na podatke o delavcu (glede na zahteve delovnega mesta in glede na pogoje sklenitve delovnega razmerja oz. napredovanja). Poleg podatkov o zaposlenih delavcih je smotrno, da kadrovsko-informacijski sistem vsebuje tudi podatke o pripravnikih, štipendistih in kandidatih, ki so vložili prošnjo za sklenitev delovnega razmerja. Ne hranimo pa samo podatkov o aktivnih kadrih. Pogosto zbiramo oziroma hranimo tudi podatke o zunanjih članih upravnih odborov in drugih organov upravljanja organizacije, o družinskih članih oziroma članih gospodinjstva delavca, o upokojenih delavcih in o delavcih, ki so zapustili organizacijo Investicije in projekti S tem modulom je omogočeno sistemsko spremljanje investicij, strukture projektov, načrtovanje projektov, proračun projektov, izvajanje in integracija. Namenjen je predvsem podjetjem, ki imajo veliko projektnega dela. Zajema vse funkcije za uspešno izpeljavo določenega projekta. Prednosti tega modula so predvsem v nadzoru in spremljanju projektov. Prednosti: na voljo je projektni informacijski sistem za sprotno spremljanje poteka projekta; omogočena je uporaba SAP R/3 Documentation Management System za spremljanje projektne dokumentacije, možno je načrtovanje kapacitet in stroškov, za materiale in druge proizvodne vire se lahko določi zasebnost, spremljati je možno tudi delo, ki ga za nas opravljajo kooperanti, omogoča nam izdelavo raznih analiz, omogoča izmenjevanje podatkov z Microsoft projectom Rešitve za posamezne panoge Različne industrije potrebujejo različne poslovne rešitve. Zato je SAP v več kot 30- letnem poslovanju in v sodelovanju s svojimi partnerji in strankami, podjetji v različnih panogah oblikoval 28 panožno specifičnih rešitev. Gre za rešitve, ki so Igor Jelenc: Model uvajanja SAP/R3 v podjetje Termo d.d. stran 22 od 46

27 popolnoma prilagojene specifičnim potrebam poslovanja in združujejo različne funkcionalnosti splošnih SAP-ovih rešitev, ko so mysap SCM, mysap CRM, mysap Financials, mysap SRM. Ne gre za nove rešitve, ampak za izpopolnjene rešitve in novo imenovanje. Nazive omenjenih rešitev je SAP v zadnjem času spremenil. Prej je SAP na trgu ponujal npr. rešitev za javno upravo, imenovano mysap Public Sector, danes pa se rešitev imenuje SAP for Public Sector. Novo imenovanje enostavneje pove, da gre za rešitev oziroma za portfelj rešitev, aplikacij, tehnologij in storitev, ki podpirajo poslovanje javne uprave. Večina majhnih in srednjih podjetij nima časa, denarja ali virov, da bi sama iz nič lahko razvila specializiran informacijski sistem in ga istočasno oblikovala po svojih potrebah poslovanja. Zato je SAP združil svoja strokovna znanja in izkušnje o poslovanju različnih panog ter skupaj s partnerji oblikoval specializirane rešitve za taka podjetja, imenovana SAP Best Practices, za hitro in varno vpeljavo. SAP in njegovi poslovni partnerji so identificirali možne nevarnosti delovanja poslovnih rešitev, zato se lahko napakam sistema izognemo vnaprej. Vpeljava s pomočjo novega načina lahko zniža stroške vpeljave tudi do 50 odstotkov glede na klasičen način vpeljave. Igor Jelenc: Model uvajanja SAP/R3 v podjetje Termo d.d. stran 23 od 46

28 4. MODEL UVAJANJA INFORMACIJSKEGA SISTEMA SAP R/3 V PODJETJE TERMO D.D. 4.1 PREDSTAVITEV PODJETJA Delniška družba Termo d.d., industrija termičnih izolacij, ima približno 500 zaposlenih. Vrednost osnovnega kapitala je SIT. Tradicija, ki jo ima Termo d.d. na področju izdelovanja izolacijskih materialov iz kamene volne, je ena od njihovih značilnosti, saj že preko 40 let proizvajajo izolacijski material Tervol. Podjetje je raslo in se razvilo v največjega slovenskega proizvajalca izolacijskih materialov in s svojo blagovno znamko Tervol dobilo tudi opazno mesto na evropskem trgu. Preko 70 odstotkov prodaje predstavlja izvoz, ostalo pa predstavlja prodaja na domačem trgu. Že leta 1998 so kot potrditev kakovosti njihovih postopkov prejeli certifikat ISO 9001, v letu 2000 pa so mu dodali še ekološki certifikat Proizvodnja je v stalnem naraščanju, trgi pa se nenehno spreminjajo. Letni količinski porast je med 5 in 10 odstotkov. Vzrok za porast je treba pripisati večji produktivnosti, organiziranosti in ofenzivni obdelavi tako domačih kot tujih trgov, delno pa je čutiti tudi še vedno dokaj ugodne panožne trende v Evropi in Sloveniji. Podjetje je tudi aktiven član evropskega združenja proizvajalcev mineralnih vlaken Eurima, s sedežem v Bruslju. Slika 5: Organizacijska struktura podjetja Igor Jelenc: Model uvajanja SAP/R3 v podjetje Termo d.d. stran 24 od 46