UNIVERZA V MARIBORU EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA DIPLOMSKO DELO. Laure Mateja

Transcription

1 UNIVERZA V MARIBORU EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA DIPLOMSKO DELO Laure Mateja Maribor, marec 2007

2 UNIVERZA V MARIBORU EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA DIPLOMSKO DELO POSLOVNO INFORMACIJSKI SISTEM PANTHEON TM TER ANALIZA UPORABE MODULA FINANCE V JAVNEM MEDOBČINSKEM STANOVANJSKEM SKLADU MARIBOR Kandidat(ka): Mateja Laure Študent(ka) izrednega študija Številka indeksa: Program: visokošolski strokovni Študijska smer: Finance in bančništvo Mentor: dr. Samo Bobek Maribor, marec

3 PREDGOVOR Informacijska tehnologija in na osnovi nje zgrajeni informacijski sistemi in metodologija reinženiringa bistveno vplivajo na povečanje poslovne uspešnosti. V dobi v kateri živimo se bolj kot kdajkoli od podjetij zahteva, da poslujejo pravilno, ter v čim krajšem času izdelajo finančna poročila in plane brez napak za lastnike in analitike. To zahteva veliko sredstev ter od podjetij vedno večjo finančno transparentnost, kar je za podjetja težka naloga. Da bi bilo podjetje fleksibilno potrebuje sodoben informacijski sistem, ki omogoča preoblikovanje podatkov v kakovostne informacije ter hranjenje in posredovanje teh podatkov do tistih, ki sprejemajo odločitve v podjetju. V podjetju DataLab verjamejo v evolucijski razvoj programske opreme. Njihovo razvojno filozofijo najboljše zajame japonski pojem Kaizen - nenehne izboljšave. Ta koncept je zelo razširjen v odprtokodni skupnosti, saj evolucijski razvoj dopušča hitre nadgradnje ob nizkih stroških. Vsebino nadgradenj določajo povratne informacije uporabnikov, javno testiranje in uporabniške skupine. Predloge ocenijo in uporabijo kot osnovo za specifikacijo sprememb. Specifikaciji sprememb sledi razvoj, testiranje in lokalizacija. Tako je vse pripravljeno za objavo nove nadgradnje. Uporabniki se lahko sami odločajo, če bodo nadgradnjo namestili. Na ta način so uporabniki tudi razvojniki. DataLab je razvil PANTHEON ki je sodoben informacijski sistem za vodenje in upravljanje podjetja. Je poslovna programska oprema za e-stoletje, ki uporabnikom omogoča pridobivanje in ohranjanje konkurenčne prednosti. Pri analizi modula Finance zaradi varovanja internih podatkov ni prikazan realni kupec ali dobavitelj, zato sem uporabila izmišljena podjetja,kot je to uporabljeno na Pantheonovi TM spletni strani. Zahvaljujem se podjetju DataLab Tehnologije, d.d., za interna gradiva. 3

4 KAZALO 1. UVOD Opredelitev področja in opis problema Namen ter cilji diplomskega dela Omejitve raziskave Metode dela 6 2. POSLOVNO INFORMACIJSKI SISTEMI Opredelitev poslovno informacijskih sistemov Razvoj poslovno informacijskih sistemov ERP danes Vloga poslovno informacijskih sistemov v organizaciji Varnost in zaščita poslovno informacijskih sistemov POSLOVNO-INFORMACIJSKI SISTEM DATALAB PANTHEON TM Predstavitev podjetja Datalab Tehnologije d.d Vizija Strategija Razvojna filozofija Omrežje, strežniki, delovne postaje Predstavitev sistema Pantheon TM Izpeljanke Pomoč uporabnikom Dostop do interneta Osveževanja in vzdrževanje Uspešnost podružnic v tujini Pregled modulov v sistemu Pantheon TM PRIMER UPORABE MODULA FINANCE V PODJETJU JAVNI MEDOBČINSKI STANOVANJSKI SKLAD MARIBOR Predstavitev podjetja Javni medobčinski stanovanjski sklad Maribor Zgodovina podjetja Poslanstvo Vizija Naloge sklada Dejavnost sklada Analiza uporabe modula finance v podjetju JMSSM Prednosti in slabosti Datalab Pantheona TM v poslovanju Obresti Izračun TOM Blagajna Blagajniški prejemek 41 4

5 5. SKLEP POVZETEK 47 LITERATURA 48 VIRI 49 SLOVARČEK UPORABLJENIH KRATIC 49 5

6 1. UVOD 1.1. Opredelitev področja in opis problema Informacijska tehnologija in na osnovi nje zgrajeni informacijski sistemi in metodologija reinženiringa bistveno vplivajo na povečanje poslovne uspešnosti. V dobi v kateri živimo se bolj kot kdajkoli od podjetij zahteva, da poslujejo pravilno, ter v čim krajšem času izdelajo finančna poročila in plane brez napak za lastnike in analitike. To zahteva veliko sredstev ter od podjetij vedno večjo finančno transparentnost, kar je za podjetja težka naloga. Da bi bilo podjetje fleksibilno potrebuje sodoben informacijski sistem, ki omogoča preoblikovanje podatkov v kakovostne informacije ter hranjenje in posredovanje teh podatkov do tistih, ki sprejemajo odločitve v podjetju. V razvijajočih se družbah sveta v zadnjih letih vedno bolj izstopa naraščajoči se pomen s sodobno informacijsko tehnologijo podprtih informacijskih sistemov. Poslovnega okolja brez informacijske tehnologije si ni mogoče več predstavljati oziroma to ne more več uspešno delovati. Podjetja, ki znajo izrabiti prednosti informacijske tehnologije s pomočjo zunanjega partnerja, so namreč tista, ki so v dobrem položaju glede doseganja konkurenčne prednosti, tudi v nadaljnjih razmerah. Podjetja, katerih podatki se uporabljajo 24 ur na dan, si ne morejo privoščiti nedostopnosti svojih podatkov. Potrebne podatke lahko nudi le informacijski sistem, ki temelji na sodobni informacijski tehnologiji. Ključno prednost in poslovni smisel informacijskih tehnologij v celoti in s tem tudi celovitih rešitev moramo iskati v večji produktivnosti, to je zmanjševanju fizičnega in-ali rutinskega dela, v učinkoviti izrabi materialov in infrastrukture, hitrejšem izvajanju poslovnih dejavnosti, večji dodani vrednosti posameznika na enoto dela in izboljšanem poslovanju. Podjetja, ki uvajajo novo celovito rešitev morajo uporabiti nove tehnološke zmogljivosti, da bi izboljšale to kar delajo, to pomeni, da morajo opustiti tradicionalna pravila in postopke ter ustvariti nekaj novega, saj lahko v nasprotnem primeru izgubijo konkurenčne prednosti, ki jih morda imajo. Nova informacijska rešitev pomeni nov način dela. Informacije in informacijske vire ogrožajo nesreče in razne oblike računalniškega kriminala. Ker je informacija sredstvo, ki ima v organizaciji določeno vrednost jo je potrebno zaradi tega ustrezno zaščititi. V ta namen mora imeti vsak informacijski program ustrezno varnostno zaščito, da se podatki ne zbrišejo ter da se ne uniči njihova uporabnost. Primer takšnega informacijskega sistema je Datalab Pantheon TM, ki vse to zagotavlja, ter omogoča neprekinjeno poslovanje. Pantheon TM ponuja slovensko podjetje DataLab Tehnologije d.d. iz Ljubljane. Ta sistem je primeren za vsako poslovno dejavnost in se stalno dopolnjuje z novimi funkcijami in podporami poslovnih procesov. Je poslovna programska oprema za e-stoletje, ki uporabnikom omogoča pridobivanje in ohranjanje konkurenčne prednosti. 6

7 Pomembno je, da se podjetja zavedajo hitrega toka življenja in sprememb na tem področju. Dejstvo je, da kar je danes čisto novo, je namreč jutri lahko zastarelo. Tega se zavedajo tudi v podjetju DataLab Tehnologije d.d., ki zaradi tega osvežujejo svojo programsko opremo najmanj enkrat mesečno Namen ter cilji dela Namen diplomskega dela je najprej na podlagi proučevanja domače ter tuje strokovne literature predstaviti poslovno informacijske sisteme. V naslednjem koraku je moj namen predstaviti primer poslovno informacijskega sistema in sicer Datalab Pantheon TM ter njegovih modulov. Z diplomskim delom želim prikazati uporabo enega izmed modulov, in sicer modula finance v podjetju Javni medobčinski stanovanjski sklad Maribor,ter kakšna je pomembnost poslovno informacijskih sistemov v današnjem času. Cilje, ki jih želim doseči z diplomskim delom lahko povzamem v naslednjih alinejah: na podlagi domače in tuje strokovne literature predstaviti teoretske osnove poslovno informacijskih sistemov, njihovih lastnosti in razvoja; opredeliti primer poslovno informacijskega sistema kot je Datalab Pantheon TM ; praktično preskusiti uporabo v podjetju na področju finančnega poslovanja; cilj je prikazati, da je uvajanje tovrstne rešitve potrebno in koristno za podjetje, ker omogoča tako hitrejšo obdelavo podatkov kot tudi večji pretok informacij Omejitve raziskave Kot edino omejitev raziskave bi navedla skop izbor literature o sistemu Pantheon TM, zaradi katerega bo predstavitev le-tega temeljila samo na internih gradivih podjetja Datalab Tehnologije d.d Metode dela Diplomsko delo bo temeljilo predvsem na proučevanju domače ter tuje strokovne literature, člankov v strokovnih revijah in informacijah svetovnega spleta s področja poslovne informatike kot teoretična analiza na eni strani, ter analiza uporabe poslovno informacijskega sistema na drugi strani. Analiza bo podprta s primerom uporabe iz prakse, kjer bom uporabila gradivo, ki so mi ga zaupali v podjetju Datalab Tehnologije d.d.. Delo bom pričela z opredelitvijo poslovno informacijskih sistemov, nakar bom predstavila njihov razvoj ter vlogo v organizaciji. Predstavila bom zaščito in varnost teh sistemov ter za konec poglavja njihovo trenutno stanje razvoja. V drugem delu bom predstavila primer takšnega poslovno informacijskega sistema in sicer sistem Pantheon TM. Začela bom z predstavitvijo podjetja Datalab Tehnologije d.d., nakar bom predstavila sistem Pantheon TM, njegove izpeljanke, vzdrževanje, pomoč uporabnikom, dostop do interneta ter uspešnost podružnic v tujini. V zadnjem delu drugega poglavja bom opisala module sistema Pantheon TM. 7

8 V zadnjem poglavju diplomske naloge bom prikazala praktični primer uporabe enega izmed modulov Pantheona TM in sicer modula finance v povezavi z podjetjem Javni medobčinski stanovanjski sklad Maribor. Iz tega bo razvidno delovanje Pantheona TM. V sklepnem delu diplomskega dela bom ocenila primernost vpeljave poslovno informacijskega sistema v podjetje ter njegovo uporabo za podporo v finančni funkciji podjetja za uspešno poslovanje. 8

9 2. POSLOVNO INFORMACIJSKI SISTEM Mednarodna podjetja v svetu reorganizirajo svoje upravljanje in poslovanje na osnovi informacijskih tehnologij in sistemov. Informacijska tehnologija in na osnovi nje zgrajeni informacijski sistemi in metodologija reinženiringa bistveno vplivajo na povečanje poslovne uspešnosti. Za uspešno vodenje uvedbe informacijskih sistemov v podjetja ter hkrati tudi za celotno uspešno poslovanje podjetja je bistvenega pomena poglobljeno poznavanje dosedanjega razvoja in prihodnjih usmeritev poslovnih informacijskih sistemov Opredelitev poslovno informacijskega sistema Poslovno informacijski sistem je celota sestavin, ki zagotavljajo podatke in informacije ter povezave med temi sestavinami v organizaciji in njenem okolju(možina et.al. 2002, 625). Ljudje z uporabo informacijske tehnologije pridobivajo in prenašajo podatke, da si z njimi oblikujejo informacije v zvezi s procesi. V ta namen uporabljajo informacijsko tehnologijo kot sredstvo za obvladovanje podatkov, prek katerih obvladujejo procese. Podatki nastajajo v procesih. Na njihovi podlagi si ljudje lahko ustvarjajo informacije o problemih v zvezi s stanjem in delovanjem procesov ter se ustrezno odločajo. Nastajajo podatki o sprejetih odločitvah, ki prehajajo v procese kot informacije za sprožanje in krmiljenje procesov. Informacijska tehnologija je posrednica med ljudmi in procesi. Omogoča, da so uporabni podatki pri ljudeh in v procesih pravočasno in v taki obliki, da jih je mogoče uporabiti s čim manj dodatnega dela (Alter 1992, 7). SLIKA 1: MODEL POSLOVNO-INFORMACIJSKEGA SISTEMA Vir: Alter 1992, 8 9

10 2.2. Razvoj poslovno informacijskih sistemov Informacijski sistemi v poslovnem okolju so se v 60. letih 20. stoletja začeli razvijati na proizvodnem funkcijskem področju. Tam se je z vzpostavitvijo MRP-sistemov (Material Requirements Planning system) pojavil skupek tehnik, ki z uporabo sestavnic, skladiščnih lokacij in načrta proizvodnje odgovarjajo na vprašanja : Kaj je treba proizvesti? Kaj potrebujemo, da lahko to proizvedemo? Kaj od tega že imamo? Kaj moramo še pridobiti? Navedeno imenujemo tudi univerzalna proizvodna enačba, ki je veljavna ne glede na tip proizvodnje in vrsto proizvoda in nam omogoča simulacijo potrebnih materialov ali polproizvodov za doseganje načrta proizvodnje (Wallace 2001, 7). SLIKA 2: ZGODOVINA CELOVITIH INFORMACIJSKIH REŠITEV Vir: Anderegg 2000, 2 MRP-sistem se je hitro razvil v Closed-Loop MRP sistem (MRP z zaprto zanko), ki omogoča več, kot samo izračunavanje potrebnih»donaročil«manjkajočega materiala. Uporaba tako dograjenega sistema je namreč omogočala ohranjanje veljavnih rokov naročanja tudi potem, ko so bila naročila proizvodnji in dobaviteljem že izdana. S tem se je vpeljal mehanizem ohranjanja veljavnosti prednostnih nalog v stalno spreminjajočem se okolju, kar je izredno pomembno, saj v proizvodnem okolju spremembe niso možne ali verjetne, temveč gotove. Nadaljnji korak je bil razvoj MRP II-sistema v 80.letih. MRP II(Manufactoring Resource Planning) sistem, ki je neposredna nadgradnja predhodnega sistema in vpeljuje predvsem tri nove elemente: Planiranje prodaje in proizvodnje, ki predstavlja učinkovito orodje za uskladitev povpraševanja in ponudbe na količinski ravni in s tem vodstvu omogoča veliko večji nadzor nad operativnimi področji poslovanja. 10

11 Finančni vmesnik, ki predstavlja možnost prevajanja operativnih planov ( v enotah količine, volumna, teže ) v finančne količine (denarne enote). Simulacijo, ki omogoča odgovore na vprašanja»kaj če?«in ponuja aktivne odgovore, v količinah in denarnih enotah. Sistem MRP II je že metoda učinkovitega planiranja vseh virov proizvodnega podjetja, ki omogoča optimiziranje zalog, proizvodnih procesov in izdelavo finančnih poročil. Končni korak v razvoju poslovnih informacijskih sistemov se je zgodil v 90. letih z nastankom ERP-sistemov (Enterprise Resource Planning). S tem označujemo visoko integrirane programske rešitve, ki so namenjene spremljanju poslovanja podjetja na vseh področjih, za evidentiranje in spremljanje vseh poslovnih dogodkov in upravljanje z vsemi viri podjetja, od finančno-administrativnih, proizvodnih do človeških in materialnih virov. Sistem ERP na tehnološki ravni spremlja vire, procese in kapital in ponuja vse nujne elemente za njihovo upravljanje(elfsson 1999, 6). Temeljna značilnost sistemov ERP je, da so nastali kot rezultat večmilijonskega (dolarskega) vložka v razvoj, da je razvoj opravila ekipa strokovnjakov z multidisciplinarnim znanjem, da imajo več kot instalacij, kar jamči, da so se pokazale vse napake in so bile tudi odpravljene, da so prevedeni v več kot 20 tujih jezikov in da so za nekatere trge tudi posebej prilagojeni zaradi posebne zakonodaje (Uvajanje ERP sistema, ). SLIKA 3: GRAFIČNI PRIKAZ EVOLUCIJE ERP-SISTEMOV Vir: Gunson 2002, 16 11

12 Namen ERP-sistemov je doseganje visoke stopnje kakovosti storitev za kupca, produktivnost, stroškovna optimizacija, visok obrat zalog ter omogočanje osnove za upravljanje učinkovite dobavne verige in elektronskega poslovanja. Navedeno omogoča, da so pravi viri(kadri, materiali, oprema, denar) razpoložljivi v potrebni (pravi) količini in v trenutku, ko so potrebni ERP danes V današnjem času poslovni informacijski sistemi (IS) niso več orodje za avtomatiziranje obnašanja neke organizacije, temveč nabor koordinacijskih mehanizmov, ki zagotavljajo, da so vsi procesi in aktivnosti v podjetju medsebojno koordinirani in izvajani skladno s strateškim načrtom in cilji organizacije ter namenom vodstva podjetja. Proces, ki združuje integriran IS z dnevnimi funkcionalnimi aktivnostmi poslovanja, je znan kot upravljanje virov podjetja, oziroma ERM. Medtem ko pojem ERM predstavlja nabor orodij in tehnik, akronim ERP predstavlja zgolj orodje, ki upravljajo vse vire in aktivnosti v organizaciji. ERM tvorijo programska rešitev z vsemi funkcionalnostmi, združena s procesom integracije ter različnimi dejavniki(npr. odločitvami, dokumenti, ljudmi, izobraževanjem, vodenjem, merjenjem ipd.). ERM torej predstavlja proces integracije in sinhronizacije poslovnih funkcij organizacije. Na splošno se definicije ERP rešitev oziroma sistemov, glede na avtorja definicije zelo razlikujejo, zato sem iz množice dosegljivih definicij izbrala in navedla samo nekatere: ERP se definira kot zbirka poslovnih programskih rešitev, ki vključuje finančno in kadrovsko programsko rešitev, poleg tega pa še eno izmed sledečih programskih rešitev; proizvodno, SCM (Supply Chain Management) ali CRM (Customer Relationship Management) programsko rešitev. ERP rešitve naj bi bile sposobne zadovoljevati vsaj 75% celotnih poslovnih zahtev (Spies 2003, 2). ERP rešitev je integriran nabor programskih rešitev, ki skrbi za podporo kritičnih organizacijskih aktivnosti, kot so proizvodnja in logistika, finance in računovodstvo, prodaja in marketing ter kadri. ERP rešitev povezuje različne dele organizacije tako, da omogoča uporabo skupnih podatkov in znanja, nadzor stroškov na ravni organizacije ter upravljanja in optimizacijo poslovnih procesov (Aladwani 2001, 266). ERP sistem je skupina programskih rešitev, ki omogoča celovito opravljanje s poslovnim sistemom. Vse funkcije uporabljajo skupno podatkovno bazo in poslovna orodja za analizo. Aktualna generacija ERP rešitev zagotavlja tudi referenčne modele in šablone procesov, ki naj bi vključevale in predstavljale najboljše praktične poslovne primere (Zastrocky 2002, 2). Celovito rešitev lahko opredelimo kot celovito povezano in na poslovnem modelu organizacije temelječo sestavo uporabniških programov,ki ob uporabi sodobne informacijske tehnologije zagotavlja vsem poslovnim procesom tako organizacije kot tudi z njo povezanih poslovnih partnerjev optimalne možnosti načrtovanja, razporejanja virov in ustvarjanja dodane vrednosti (Kovačič 2002, 1). 12

13 Integrirani IS oziroma ERP sistemi so komercialni programski paketi, ki omogočajo integracijo transakcijsko usmerjenih podatkov in poslovnih postopkov preko celotne organizacije, pa tudi vzdolž celotne oskrbovalne verige, ki sega skozi več organizacij. Te sisteme tvorijo moduli kot so materialno poslovanje, prodaja, trženje, kontroling in drugi, ki jih je mogoče kupiti in uvesti neodvisno glede na potrebe konkretne organizacije (Ahlin, Zupančič 2001, 283). SLIKA 4: CELOVIT INFORMACIJSKI SISTEM OZIROMA ERP SISTEM Vir: Dahlen, Elfsson 1999, 14 Če združimo definicije, lahko ERP pojmujemo kot skupen termin za širok nabor aktivnosti, podprtih s programsko rešitvijo, sestavljeno iz večih integriranih aplikacijskih modulov, ki upravitelju proizvodnega ali storitvenega podjetja omogoča celovito upravljanje s poslovnim sistemom kot celoto ter posameznimi deli tega sistema, na vseh organizacijskih nivojih. ERP rešitve uporabljajo skupno bazo podatkov in vključujejo poslovna orodja za analizo in obdelavo transakcijskih podatkov. Termin se torej nanaša na širok spekter funkcionalnosti, ki tvorijo IS, ta pa se razteza čez celo organizacijo in povezuje operacije celega podjetja. Splošno rečeno, ERP usmerja nabor aplikacij, ki omogočajo podjetjem upravljanje s poslovnimi funkcijami. Ključno prednost in poslovni smisel informacijskih tehnologij v celoti in s tem tudi celovitih rešitev moramo iskati v večji produktivnosti, to je zmanjševanju fizičnega in-ali rutinskega dela, v učinkoviti izrabi materialov in infrastrukture, hitrejšem izvajanju poslovnih dejavnosti, večji dodani vrednosti posameznika na enoto dela in izboljšanem poslovanju. Večja produktivnost zagotavlja večjo stopnjo prispevka, večja stopnja prispevka pa ustvarja pogoje za rast, povečuje naložbeno sposobnost, omogoča večji iztržek na enoto vloženega kapitala in bolje plačana delovna mesta. 13

14 Informacijske tehnologije so torej orodje za zagotavljanje naprednih poslovnih procesov (ERP), večanje poslovnega poslovanja(scm), večji tržni delež(crm, in podobno). Organizacije z uspešno uvedbo ERP rešitve in integracijo posameznih delov podjetja povečajo nadzor nad operacijami znotraj organizacije in sodelovanje le-te z okoljem. Uspešno uvedena ERP rešitev poveča časovno učinkovitost, s povečano dostopnostjo informacij pa se zmanjša čas in potrebni viri za generiranje poročil potrebnih za odločanje na taktični, operativni in strateški ravni. Istočasno so za projekte uvedbe ERP rešitev značilna tveganja previsokih stroškov uvedbe, saj se podjetja ne zavedajo obsežnosti uvedbe in podcenjujejo predvidene stroške uvedbe. Poleg visokih stroškov uvedbe se pojavi tudi vprašanje časa, ki ga bo organizacija porabila za uvedbo in virov, ki bodo za to uporabljeni. Neredko se namreč zgodi, da uvedba zaradi zasedenosti virov upočasni rutinske operacije znotraj podjetja. Zaradi avtomatizacije se spremeni kadrovska struktura, navadno pa je potrebno tudi daljše usposabljanje zaposlenih. Naslednja slabost ERP rešitev, ki se kaže predvsem v času, ko se zaradi vse večje uporabe in integracije internetnih tehnologij v IS pojavila nevarnost zunanjih vdorov v sistem, je zasebnost in varnost. Ob nepravilni izbiri in zadostni uporabi varnostnih tehnologij, obstaja nevarnost, da informacije pridejo v neprave roke, kar povzroči kaos in poslovno škodo Varnost in zaščita informacijskih sistemov Informacija je sredstvo, ki ima v organizaciji,podobno kot druga pomembna poslovna sredstva, določeno vrednost in jo je zaradi tega potrebno ustrezno zaščititi. Primerno varovanje informacij le-te ščiti pred raznimi vrstami nevarnosti. Vse z namenom, da zagotovimo neprekinjeno poslovanje, zmanjšamo možno poslovno škodo ter dosežemo kar največji dohodek iz naložb in poslovnih možnosti. Informacije obstajajo v različnih oblikah. Lahko so natisnjene ali napisane na papir, shranjene v elektronski obliki, poslane po pošti ali prek elektronskih sredstev, prikazane na filmu ali izgovorjene v pogovoru. Ne glede na obliko ali na sredstvo, prek katerega se informacija prenaša, jo je potrebno primerno zaščititi. Varovanje informacij je označeno kot ohranjanje: zaupnosti: zagotavlja, da so informacije dostopne samo pooblaščenim osebam; celovitosti: varovanje pravilnosti in celovitosti informacij ter procesnih metod; razpoložljivosti: zagotavlja, da so informacije in sorodna sredstva dostopna pooblaščenim uporabnikom, kadar jih potrebujejo. Informacije in informacijske vire ogrožajo nesreče in razne oblike računalniškega kriminala. Obstaja sedem najpogostejših vzrokov za nesreče v zvezi z informacijskimi viri. To so napačno ravnanje človeka, strojne okvare, napake v programih, napake v podatkih, poškodbe računalniške opreme, neprimerne tehnične karakteristike in neodgovornost. Pod računalniški kriminal pa spadajo kraja, sabotaža in vandalizem (Gradišar 2001, 449). 14

15 2.5. Vloga poslovno-informacijskega sistema v organizaciji Informacijska tehnologija je dandanes prisotna v podjetju praktično na vseh področjih (Walton 1989, 13): v proizvodnji kot orodje:robotika,avtomatična testiranja, v materialnem poslovanju: računalniško vodena avtomatizirana skladišča, pri oblikovanju in razvoju: računalniško podprto konstruiranje (CAD), pri planiranju in nadzoru poslovnih procesov: proizvodnje, nabave,zalog ter planiranju virov podjetja, pri upravljanju podjetij različni sistemi podpore za odločanje. Vloga in pomembnost informatike za posamezno poslovno funkcijo ter povezanost posameznih poslovnih funkcij med seboj z informacijami sta zelo različna:od samostojnih, ločenih ter popolnoma avtomatiziranih tehnoloških otokov, do kompleksnih integriranih informacijskih sistemov,ki povezujejo med seboj razvoj, materialno in finančno poslovanje ter planiranje, izvajanje in nadzor proizvodnje. Pri uresničevanju ciljev učinkovitosti, inovativnosti in prilagodljivosti zahtevam trga je za podjetje nujno,da svoje poslovanje vodi kot odprt, hitro odziven sistem. To pomeni sposobnost sledenja poslovnim ciljem s stalnim spremljanjem ključnih rezultatov poslovanja ter zaznavanje dogodkov v okolju podjetja, na primer spremenjena razmerja med konkurenti na trgu, spremembe na področju znanj in tehnologije (Williams 1996). Vizija podjetja naj bi zato zajemala tudi strategijo razvoja informacijske tehnologije. Zelo pomembno je prepoznavanje razlik med formalno organizacijo in informacijsko tehnologijo. Z uvajanjem informacijske tehnologije v podjetju ne moremo mimo prisotnega ustaljenega vzorca obnašanja zaposlenih. Spreminjanje poslovnih procesov zaradi uvajanja integrirane informacijske tehnologije zahteva tudi spreminjanje organizacije. Večji obseg poslovanja informacijski sistem pokriva, globlji je poseg v organizacijo. Zahteve po komplementarnih znanjih so večje, spreminjajo se vloge posameznikov v poslovnih procesih, informacije nastajajo popolnoma decentralizirano in med poslovnimi funkcijami prehajajo sočasno z nastankom dogodka. Informacijska tehnologija ima ključno vlogo pri prenovi poslovanja podjetja, saj omogoča nov način dela. Pa vendar je to tudi problem, saj se v večini podjetij uporablja na principu starih procesov. V podjetju si torej zastavljajo vprašanja, kot na primer:»kako lahko uporabimo te nove tehnološke zmogljivosti, da bi izboljšali to, kar delamo?«. Ključnega pomena je torej beseda izboljšati. Namesto tega pa bi se moralo podjetje spraševati:»kako lahko uporabimo tehnologijo za stvari, ki jih še ne delamo?«(hammer 1995, 93). Rečemo lahko, da prava moč tehnologije ni v tem, da podjetja izboljšajo svoje procese in načine dela, pač pa predvsem v tem, da lahko podjetja z ustrezno tehnologijo opustijo tradicionalna pravila in postopke ter ustvarijo nekaj novega. Pri tem je pomembno omeniti, da lahko vsa ta nova pravila, ki jih podjetje sprejme, kaj hitro (ponovno) postanejo stara. Zato je pomembno, da se podjetja zavedajo hitrega toka življenja in sprememb na tem področju. Kar je danes čisto novo, je namreč jutri lahko zastarelo. Dejstvo je, da morajo podjetja nenehno spremljati tehnološke spremembe in se učiti, kako te dosežke vključiti v organizacijo, saj lahko v nasprotnem primeru izgubijo konkurenčne prednosti, ki jih morda imajo. 15

16 3. POSLOVNO-INFORMACIJSKI SISTEM DATALAB PANTHEON TM 3.1. Predstavitev podjetja DataLab Tehnologije, d.d. Podjetje DataLab Tehnologije, d.d., se ukvarja z razvojem poslovne programske opreme ter svetovanjem. Osredotočeni so na razvoj poslovnih aplikacij. Z njimi omogočajo majhnim, srednjim in pa tudi velikim podjetjem, občinam, društvom, šolam, vrtcem in ostalim organizacijam v javnem sektorju, da se osredotočijo na svojo osnovno dejavnost ter da v miru izvršujejo svoje poslanstvo. Podjetje DataLab, d.o.o., je bilo ustanovljeno z namenom razvoja integralnih poslovno informacijskih sistemov za mala in srednja podjetja. Slogan»Spremenite podatke v dobiček«, oblikovan ob nastanku podjetja, jasno kaže njihovo poslanstvo:pomagati podjetjem z uporabo sodobnih informacijskih tehnologij spreminjati podatke, ki nastajajo v poslovanju, v večji dobiček. Iz tega pa sledi njihovo trdno prepričanje, da je informacijska tehnologija le nujen gradnik, ki naj pomaga podjetju pri oprijemljivih rezultatih (večanju dobička), ne pa da je sama sebi namen (DataLab 2007). Začetna ekipa treh zaposlenih strokovnjakov je postavila osnove transakcijskemu programskemu paketu DataLab HERMES, ki je osnova, na kateri so zgradili integralni poslovno informacijski sistem DataLab PANTHEON. Po letih začetne rasti z običajnim razvojem in podporo programske opreme so v letu 2000 doumeli, da bodo lahko svoj cilj izvedli le s široko bazo uporabnikov. Implementacija in podpora sta postali zaviralna dejavnika, podjetje je potrebovalo usmerjenost. Premislek je rodil partnerski kanal DataLab, ki je omogočil delitev dela med DataLabom (razvoj, koordinacija) ter partnerji (prodaja, implementacija in vzdrževanje). Njihove podporne centre v Ljubljani, Mariboru in Kopru so pretvorili v samostojna podjetja v lasti takratnih zaposlenih. Po precej turbulentnem letu, v katerem so zaradi preurejanja občutili precejšen padec prihodkov, se je nova organizacija prijela in danes predstavlja enega najhitreje rastočih podjetniških grozdov v jugovzhodni Evropi. Reorganizacija jim je pomagala pri vzpostavljanju fokusa in transparentnih poslovnih procesov v njihovem podjetju in vedno bolj razširjeni partnerski mreži. DataLab so želeli oblikovati v značilno softversko podjetje, ki se iz garaže dvigne do borzne kotacije in ki bi izpolnjevalo svoje funkcije, hkrati pa bilo odgovorno do družbe in okolja. Želijo dokazati, da se tudi v Evropi lahko uresniči vizija visokotehnološkega podjetja. Zato je bilo na ustanovni skupščini ustanovljeno podjetje DataLab Tehnologije, d. d., ki je s prevzelo poslovanje DataLab, d. o. o. Nova delniška družba, v kateri ima delež večina zaposlenih, je primerno ogrodje za njihove cilje. DataLab je danes vodilno slovensko podjetje za razvoj poslovne informatike, o čemer priča tako referenčna lista kot tudi štirikrat zapored osvojen naziv Najboljši na Infosu Finalist v letih 1999, 2000, 2001 in

17 Platformo DataLab PANTHEON uporabljajo številna podjetja iz vseh branž gospodarstva. O platformi govorijo iz preprostega razloga, saj je njihova programska oprema popolnoma odprta in omogoča enostaven razvoj posameznih uporabniških segmentov, ukrojenih po meri uporabnika. Zavedajo se, da je uspešno in skrbno vodenje podjetja mogoče le ob podpori kakovostnega in zanesljivega informacijskega sistema. Njihova organizacija je strukturirana. Podjetje DataLab je odgovorno za razvoj osnovnega produkta ter izobraževanje in podporo sistemskih partnerjev, ki so jim prepustili prodajo, podporo, izobraževanje in vzdrževanje programske opreme DataLab PANTHEON. Njihova programska oprema je že bila odprta in nadgradljiva. Do zdaj je bilo to dostopno le njim kot skrbnikom platforme. Zdaj so njihove podatkovne strukture javne, dostop do njih pa brezplačen. Datalab d.d. razvija uporabniku prijazen poslovno informacijski sistem PANTHEON, ki omogoča enostavno zbiranje, analiziranje, planiranje in kontroliranje podatkov, transakcij in procesov v srednjih in malih podjetjih. Njihovo poslanstvo je omogočiti uporabo stroškovno učinkovite podjetniške informatike na svetovnem nivoju tudi najmanjšim podjetjem ter s tem olajšati njihovo delo, jim pomagati biti bolj konkurenčni, povečati verjetnost preživetja ter spremeniti njihove podatke v dobiček (DataLab 2007) Vizija Verjamejo, da je poslovna informatika potrebna vsakemu podjetju tudi najmanjši prodajalni, frizerskemu salonu ali obrtniku. Da v dobi interneta svetovno gospodarstvo postaja vedno bolj povezano in temelječe na informacijski tehnologiji, čemur se ne bo mogel izogniti noben gospodarski subjekt. Vemo, da se lestvica neprestano dviga in da informacijska izključenost pomeni v najboljšem primeru životarjenje. Zato je njihova vizija, da vsako mikro, malo in srednje podjetje ter njihov računovodski servis uporablja PANTHEON kot osnovo za izgradnjo svojega informacijskega sistema. Da se na osnovi njihovega»business operating system-a«povezuje in elektronsko trguje. Da kroti in zmanjšuje stroške naraščajoče zaradi vedno zahtevnejše regulative. Da podjetja podatke, ki jih zbirajo zaradi zakonskih predpisov začnejo analizirati in jih spreminjati v dobiček (DataLab 2007). Zamišljajo si podjetniško okolje, kjer informacijska tehnologija resnično pomaga gospodarstvu, ne pa da je ovira, glavobol in stroškovno mesto Strategija V DataLab-u ne marajo razlikovanja glede na spol, starost ali versko pripadnost. Verjamejo v meritokracijo. Zaradi tega tudi ne želijo zapirati njihovih uporabnikov v tehnološke okvire. 17

18 Razvijajo poslovno informacijski sistem, ki bo odprt, prilagodljiv in zmogljiv. Ki bo deloval na večini platform (Windows, Linux) ter bo omogočal izbiro strežniške infrastrukture (MS SQL ali Oracle). Kjer bodo uporabniki lahko gradili svoje rešitve na osnovi jasne ponudbe vrednosti in ne omejitev ponudnikov. Na podlagi znanja in izkušenj tako sodelavcev kot uporabnikov in partnerjev neprestano razvijajo in dopolnjujejo svoj poslovno-informacijski sistem. Danes je najboljši v svojem segmentu v regiji, njihova želja pa je, da bi razvili najboljši ERP na svetu. Uporabnikom bodo pomagali prepoznati zrno uporabnosti med marketinškim plevelom. Svoje delo bodo vrednotili primerno, stroškovno zmerno in ga presojali glede na povrat investicije (DataLab 2007) Razvojna filozofija V DataLabu verjamejo v evolucijski razvoj programske opreme. Njihovo razvojno filozofijo najboljše zajame japonski pojem Kaizen - nenehne izboljšave. Ta koncept je zelo razširjen v odprtokodni skupnosti, saj evolucijski razvoj dopušča hitre nadgradnje ob nizkih stroških. Vsebino nadgradenj določajo povratne informacije uporabnikov, javno testiranje in uporabniške skupine. Predloge ocenijo in uporabijo kot osnovo za specifikacijo sprememb. Specifikaciji sprememb sledi razvoj, testiranje in lokalizacija. Tako je vse pripravljeno za objavo nove nadgradnje. Uporabniki se lahko sami odločajo, če bodo nadgradnjo namestili. Na ta način so uporabniki tudi razvojniki. V minulih osmih letih so to metodologijo razvili do potankosti. Imajo posebna orodja, ki samodejno sestavijo potrebno lokalizacijo programa. Mehanizem za spremljanje uporabniških zahtev je tesno povezan s pomočjo uporabnikom (Help Desk), kar jim omogoča načrtovanje, razporejanje sredstev in obveščanje uporabnikov. Namenski spletni strežniki omogočajo izdelavo in objavo videonavodil. Razvili so lastno orodje za pisanje navodil DataLab documentor, ki jim omogoča urejanje in usklajevanje obsežnih večjezičnih navodil. Kaizen je japonski koncept upravljanja, ki si prizadeva za nenehne postopne izboljšave. V bistvu gre za življenjsko filozofijo, ki pravi, da bi vsak vidik življenja morali nenehno izboljševati. Ključni elementi so kakovost, trud, udeležba vseh zaposlenih, pripravljenost na spremembe in sporazumevanje( Koletnik 1996) Omrežje, strežniki, delovne postaje Njihovo omrežje je precej razprostranjeno, saj poleg centrale v Ljubljani obsega tudi razvojni center v Tržiču, dostopne točke za razvijalce ki delajo od doma ter stalne povezave s hčerinskimi podjetji v tujini. Hrbtenico sestavljajo Network Defender routerji in požarni zidovi, ki skrbijo za fiksne povezave in dostopne točke. Omrežje temelji na Windows 2003 domeni v katero so vključena tudi hčerinska podjetja (trusted domains). S tem ima vsak zaposleni v DataLab-u dostop do podatkov ne glede na geografsko lokacijo, dostopne pravice pa so centralizirane. DataLab v Ljubljani je povezan preko AMIS-a s povezavo kapacitete 100Mb/s v Slovenijo in 6Mb/s v tujino. Oddaljene lokacije povezujejo z ADSL-om. 18

19 Vsako delovno mesto v DataLab-u je opremljeno z najmodernejšim računalnikom (dobavitelj JAE). Ugotovili so, da je produktivnost bistveno večja (ocena min 10%), če sodelavec uporablja dva monitorja, tako da so standardizirali 19'' LCD monitorje (Neovo, dobavitelj ANNI). Računalniško opremo menjajo na 9-12 mesecev, saj so človeški resursi v primerjavi s ceno strojne opreme predragi, da bi čakali na izvedbo opravila. Varnostne kopije podatkov shranjujejo strežniku. Datalab d.d. razvija uporabniku prijazen poslovno informacijski sistem PANTHEON, ki omogoča enostavno zbiranje, analiziranje, planiranje in kontroliranje podatkov, transakcij in procesov v srednjih in malih podjetjih Predstavitev sistema Pantheon TM PANTHEON je primeren za vsako poslovno dejavnost. Z zadovoljstvom ga uporabljajo tako proizvodna, storitvena in trgovinska podjetja kot javna podjetja in agencije. Ustreza vsaki velikosti podjetja mikro, srednjim in velikim podjetjem. Kljub širokemu spektru pa so nekatere vrste podjetij med njihovimi uporabniki izraziteje zastopane. To so predvsem gazele, hitrorastoča ter proizvodna podjetja. Tam, kjer so potrebe po zmogljivi in dostopni poslovni informatiki največje. PANTHEON uporablja podjetij (8.567 uporabnikov) v 8 državah (Pantheon TM 2007). Programski paket Datalab PANTHEON se tako stalno dopolnjuje z novimi funkcijami in podporami poslovnih procesov. Tudi kritične ali uporabno zahtevne funkcije sproti identificirajo in jih preoblikujejo v prijaznejše. PANTHEON je sodoben informacijski sistem za vodenje in upravljanje podjetja, razvit v DataLabu. Je poslovna programska oprema za e-stoletje, ki uporabnikom omogoča pridobivanje in ohranjanje konkurenčne prednosti. 19

20 Izpeljanke Vsaka višja izpeljanka vsebuje vso funkcionalnost nižjih izpeljank. Tako npr. PANTHEON ME vsebuje vse, kar vsebujeta PANTHEON RT in SE ter zanj dodatno navedeno funkcionalnost (Pantheon TM 2007). TABELA 1: IZPELJANKE PANTHEONA TM RT RE LT SE GE ME MF izdaja računov blagajniško poslovanje sprejem blaga medskladiščni prenosi potni nalogi kadrovska evidenca DDV proizvodnja servis računovodstvo in finance osnovna sredstva plače zdravje in varstvo pri delu analitika OLAP direktorski informacijski sistem budgetiranje planiranje proizvodnje terminiranje Vir: DataLab 2007 DataLab PANTHEON RT (retail) Programski paket DataLab PANTHEON Retail (RT) je najenostavnejša licenca, ki vsebuje podporo izključno spremljanju POS mestom. Licenca je namenjena podjetjem ki bi želela spremljati izdane račune ter pripraviti podatke za zaključek blagajne. Licenco Pantheon RT moramo kombinirati z enim od ostalih. DataLab PANTHEON RE (retail management) Programski paket DataLab PANTHEON Retail management (RE) je namenjen večjim maloprodajnim enotam. PANTHEON RE je zamišljen kot centralna točka v maloprodajnih enotah z več blagajnami, ki morajo sprejemati blago in izdajati račune davčnim 20

21 zavezancem. RE omogoča tudi spremljanje naročil kupcem, izdajanje predračunov in neposredno naročanje pri dobaviteljih. Naročila se povezujejo z računi, kar zagotavlja preglednost. Poleg razdeljene funkcionalnosti pa PANTHEON RE prinaša še novost v družini PANTHEON, saj omogoča delovanje POS-blagajn tudi v primeru padca mreže in izgube povezave s podatkovno bazo. Vnosna maska omogoča enostavno uporabo tudi samo s tipkovnico, hitrejše vnašanje računov ter podporo produktnim različicam (npr. v tekstilni in obutveni industriji). Cenovno je licenca RE umeščena med licenci RT in SE. Mogoče jo je kombinirati z izpeljankami SE/ME/MF. Tako lahko podjetja, ki na primer uporabljajo licenčno shemo MF v centrali in so do zdaj morala kupovati tudi za maloprodajne enote licence MF, le-te nadomestijo s stroškovno ugodnejšo izpeljanko PANTHEON RE. V licenci DataLab PANTHEON RE je vključen tudi DataLab OTOS produkt za samodejno izmenjavo podatkov med poslovnimi enotami, ki se uporablja za sinhronizacijo podatkov med različnimi lokacijami, ki niso stalno povezane v omrežje. DataLab PANTHEON LT (light = micro enterprise) Programski paket DataLab PANTHEON Light (LT) je licenca namenjena mikro podjetjem - s.p.jem in majhnim d.o.o.-jem. LT je najmlajša izpeljanka družine PANTHEON ki je izšla DataLab PANTHEON LT je rešitev za mikro podjetja z 1-3 uporabniki, za katere računovodstvo vodi servis. Tako lahko podjetje z minimalnim stroškom začne z vzpostavitvijo modernega informacijskega sistema, če in ko pa le-tega prerase, le doplača za uporabo SE/ME/MF izpeljanko. Podatki se ohranijo, prav tako način dela. PANTHEON LT ne podpira več poslovnih enot ali proizvodnje, zato je namenjen trgovskim in storitvenim podjetjem. Instalacija in priprava je prednastavljena, tako da lahko podjetje začne z uporabo takoj po nakupu, brez stroškov prilagajanja. Dokumentacija je prilagojena in enostavno razumljiva, saj vsebuje primere najpogostejših opravil. DataLab PANTHEON SE (small enterprise) Programski paket DataLab PANTHEON small enterprise (SE) je licenca, namenjena manjšim podjetjem. DataLab PANTHEON small enterprise (SE) je rešitev za manjša podjetja, ki so sposobna ugoditi posebnim poslovnim zahtevam in potrebi po prilagojeni rešitvi. Podjetju ponujajo potrebno funkcionalnost brez stroškov razvoja in daljših uvajalnih časov, ki so navadno povezani z lastno programsko opremo podjetja ali programsko opremo, ki je pisana podjetjem na kožo. Z licenco DataLab PANTHEON small enterprise (SE) ponujajo celovito rešitev, ki zajema vsa področja poslovanja podjetja: Spremljanje naročil kupcev in dobaviteljev, fakturiranje, komisije, materialno poslovanje, obdelovanje servisnih zahtevkov, delovni nalogi, carinsko skladišče in deklariranje, 21

22 saldakonti z glavno knjigo, tolarska in devizna likvidatura, kompenzacije, potni nalogi, plače, osnovna sredstva, kadrovska evidenca zaposlenim, spremljanje vseh prisotnosti in odsotnosti z dela, evidenca delovnih mest, varstvo pri delu, popolna podpora za spletno trgovino oz. internetno poslovanje. e-tailing (prodaja končnim kupcem) business to business partnerske mreže vpogled v zalogo, naročila, finančno stanje nadzor nad internet trgovino iz transakcijskega sistema DataLab PANTHEON ME (medium enterprise) Programski paket DataLab PANTHEON medium enterprise (ME) je licenca, namenjena srednjim in velikim podjetjem. DataLab PANTHEON medium enterprise (ME) je rešitev za srednja in velika podjetja, ki so sposobna ugoditi posebnim poslovnim zahtevam in potrebi po prilagojeni rešitvi. Paket DataLab PANTHEON medium enterprise (ME) vsebuje orodje, ki z uporabo OLAP strežnika omogoča hitro»drill down«analitiko še tako obsežnih podatkov in avtomatizira preglede nad stanjem podjetja. Izredno močen dodatek omogoča: spremljanje kazalcev v prodaji, nabavi, proizvodnji, financah, analizo prodaje po artiklih in skupinah analizo prodaje po kupcih in skupinah gibanje zaloge, negibajoče artikle finančne obremenitve in pokrivanja analizo nabave, zanesljivost dobaviteljev, trende. DataLab PANTHEON MF (manufacturing) Programski paket DataLab PANTHEON manifacturing (MF) je licenca, namenjena proizvodnim podjetjem. DataLab PANTHEON manufacturing (MF) je rešitev za proizvodna podjetja, ki so sposobna ugoditi posebnim poslovnim zahtevam in potrebi po prilagojeni rešitvi. 22

23 Paket DataLab PANTHEON manifacturing (MF) vsebuje še funkcionalnosti, ki pomagajo sprejemati odločitve, ki pripomorejo k dobičkonosnosti posla, izboljšanju kakovosti storitev in učinkovitosti za naročniško, malo- in velikoserijsko proizvodnjo. Ne glede na to, kako kompleksna je proizvodnja, programski paket DataLab PANTHEON manufacturing (MF) omogoča sledenje, optimizacijo in s tem informacije, ki so potrebne za vsakodnevne kritične odločitve. Slabo časovno načrtovanje proizvodnje povzroča neuravnotežen tok polizdelkov in ozka grla v proizvodnji, kar vpliva na končen rezultat in povečanje zalog. Za preprečevanje slabega časovnega načrtovanja proizvodnje programski paket DataLab PANTHEON manufacturing (MF) ponuja še: materialno in časovno planiranje (MRP), kosovnice z alternativami, tehnološke postopke, spremljanje delovne dokumentacije, pripravljalne in časovne plane, pripravljalne in pretočne čase, spremljanje dela in integracijo s plačami, terminiranje, kalkulacije. Datalab PANTHEON GE (government) Programski paket DataLab PANTHEON government (GE) je licenca, namenjena organizacijam in podjetjem iz javnega sektorja. Po osnovnih funkcionalnostih je enaka DataLab PANTHEON small enterprise (SE) programskemu paketu s pomembno razliko v kadrovskem delu in posebnih evidencah. Omogoča torej tudi: izpis posebne plačilne liste za javno upravo (navadni zaposleni, direktorji, zaposleni v tujini); nastavitev vrste zaslužka s šiframi,vrste izplačil, kar se pozna na plačilni listi; obračunavanje delavcu več delovnih mest na enem obračunu; evidenčno knjiženje - Prihodki in odhodki po načelu denarnega toka (za pravne osebe javnega prava) Pomoč uporabnikom Posebna odlika njihovega informacijskega sistema je skrb za uporabnika. Začne se že v procesu dizajniranja, ko razmišljajo, kako olajšati vsakodnevno delo svojim uporabnikom. PANTHEON se ponaša z več kot 4200 poglavji jasnih navodil, primerov in napotkov. Pomoč je uporabniku na voljo na vsakem obrazcu na posebnem meniju. Preberemo lahko kontekstualna navodila za obrazec in preko interneta pogledamo videonavodila za posamezne operacije. Novost v dokumentaciji so primeri, v katerih pojasnjujejo značilna opravila (npr. lastna poraba) ter najboljše metode uporabe na podlagi izkušenj (best-practices). Običajna okenska pomoč Kaj je to? je nadgrajena z uporabniškimi komentarji, s katerimi lahko 23

24 podjetje objavi vedno dostopna interna pravila. Preko menija Pomoč lahko pregledamo tudi seznam izboljšav, prejetih z novo različico, ter seznam morebitnih neodpravljenih napak na tem obrazcu. Nazorna videonavodila si pogledamo preko interneta. Tudi Forumi (vprašanja in odgovori uporabnikov) so dostopni iz vsakega obrazca in omogočajo medsebojno samopomoč. Podpora na daljavo omogoča podporniku, da preko interneta dostopa do namizja uporabnika in mu pomaga hitro, učinkovito in ugodno. Interna navodila so namenjena povezavi internega pravilnika podjetja (npr. ISO-standardi, računovodski pravilnik ) s poslovno informacijskim sistemom. IRIS (inteligentno reševanje in svetovanje) namesto kratkih in kriptičnih okenskih obvestil opiše razlog za napako in ponudi več možnosti reševanja. Podobno kot pisarniški pomočnik odpre potrebne obrazce in pokaže na mesto popravka. Vsako sporočilo ima povezavo na ustrezna poglavja v navodilih. Programska inteligenca, ki pri reševanju uporabnika vodi in mu pomaga z nasveti, je dobrodošel pripomoček pri zniževanju stroškov in izboljševanju storilnosti (DataLab 2007) Dostop do interneta Dostop do interneta je za vsako podjetje danes nujen. Na internet se seli večina poslovne komunikacije (elektronska pošta), vedno bolj pa so razširjene tudi razne metode elektronskega poslovanja. Zagotovo lahko trdimo, da bo v bližnji prihodnosti tudi precejšen del poslovanja z državo potekal preko tega medija (oddaja DDV evidenc, bilanc,...). Vsak uporabnik DataLab PANTHEON programske opreme je dolžan urediti dostop do interneta. Dostop je lahko preko navadnega modema, ISDN, kabla ali stalne povezave. Brez interneta ni mogoče aktivirati in nadgrajevati programske opreme Osveževanja in vzdrževanje Poslovno informacijski je živ organizem, ki se mora spreminjati in prilagajati. Že zunanje zahteve (npr. spremembe zakonodaje) zahtevajo nove verzije programske opreme. Še več sprememb in izboljšav je lastnih razvoju in napredku informacijskega sistema, ki ga dela vedno bolj uporabnega, stabilnega in hitrega. Hkrati pa se spreminja tudi tehnologija, ki je podlaga informacijskem sistemu. Zaradi vsega omenjenega je potrebno nadomeščati programe z novimi verzijami le-teh. Enako kot pri ostalih sredstvih je tudi pri informacijski opremi po nakupu nujno vzdrževanje. Vzdrževanje delimo v dve kategoriji: vzdrževanje aplikacije (osveževanje), kjer nadomeščamo obstoječe verzije programov z novimi, popravljenimi in vzdrževanje podatkov (vzdrževanje), kjer popravljamo/spreminjamo/analiziramo podatke, ki jih programi kreirajo. 24

25 Koncept, kateremu sledi DataLab PANTHEON je, da osveževanje vrši DataLab, vzdrževanje pa pooblaščeni partnerji podjetja DataLab. DataLab PANTHEON se osvežuje najmanj enkrat mesečno, ko so na voljo nove verzije programske opreme s popravki, spremembami in izboljšavami. Ob osveževanju je potrebno popraviti strukturo podatkovne baze (strukture tabel, dodati nove oblike dokumentov,...) in na vseh računalnikih zamenjati verzije programov (exe in povezane datoteke). Da bi bilo osveževanje za uporabnika čim manj delovno intenzivno opravilo, je celoten postopek osveževanja avtomatiziran in poteka preko interneta. Cena za osveževanje programske opreme DataLab Panhteon je odvisna od števila in tipa licenc, ki jih ima uporabnik in se računa kot določen procent vrednosti pridobljenih licenc Uspešnost podružnic v tujini Poslovna informatika bistveno pomaga pri zniževanju tveganja, še posebej na trgih Zahodnega Balkana, kjer je poslovanje tvegano. V Datalabu so zato pripravili lokalnim trgom prilagojene rešitve. Vsaka od Pantheon -ovih izpeljank je na voljo v različnih zakonodajnih in jezikovnih lokalizacijah. Zakonodajna lokalizacija pomeni, da je Pantheon pripravljen za delo v skladu z zakoni države, jezikovna lokalizacija pa, da so uporabniški vmesnik in vsa sporočila v programu prevedeni v nek jezik. Zakonodajne in jezikovne različice lahko premešajo in tako prilagodijo informacijsko delovno okolje zahtevam, ki jih imajo posamezna podjetja (npr. hčerinsko podjetje na Hrvaškem ali nemško govoreči direktor slovenskega podjetja). Z uporabo navideznega omrežja, terminalskih strežnikov ali Datalab OTOS-a podatke iz vseh držav konsolidirajo na enem mestu in imajo vanje dnevni ali trenutni vpogled. TABELA 2: JEZIKOVNE LOKALIZACIJE PANTHEONA TM Zakonodaja / Jezik Slovenija Hrvaška Srbija Črna Gora BiH Makedonija Kosovo Italija Slovenski Hrvaški Srbski Bosanski Makedonski Albanski Italijanski Nemški Angleški Legenda: - na voljo - pred izidom - v pripravi Vir: DataLab

26 3.3. Pregled modulov v sistemu Pantheon TM TABELA 3: MODULI PANTHEONA TM : Naročila Blago DDV Carina Servis Proizvodnja Računovodstvo Finance Osnovna sredstva Kadri Plače Potni nalogi Poslovna inteligenca DataLab PANTHEON - Finance Vir: Interna gradiva Datalab Tehnologije d.d. V modulu finance spremljamo plačilni promet v domači in tuji valuti. Plačilne naloge v domači valuti oblikujemo iz posameznega dokumenta prevzema iz menija»blago«ali iz menija»izbira pogojev za plačevanje računov«, ki istočasno oblikuje več plačilnih nalogov pod poljubno izbranimi merili. Pripravljene in zakodirane plačilne naloge lahko prenesemo po elektronski pošti na banko. Program omogoča tudi uvoz tolarskih bančnih izpiskov, ki ga lahko izvozimo iz Proklika v obliki tekstovne datoteke. Uvožen bančni izpisek knjižimo samodejno po predhodnih nastavljenih nastavitvah v glavno knjigo. Meni»Zapiranje«omogoča ročno zapiranje dokumentov, samodejno oblikovanje temeljnice zapiranja tečajnih razlik, parskih razlik, cassascontov in avansov, tako da dodatno ročno knjiženje ni potrebno. Pantheon podpira meni»kompenzacije«, s katerimi je mogoče pripraviti medsebojne ali verižne predloge kompenzacij. Omogoča tudi pripravo predloga bianco kompenzacije, ki se uporablja v primeru, ko terjatev ali obveznost še ni knjižena v času priprave predloga kompenzacije. Program evidentira tekoče terjatve in obveznosti, tako da se ista terjatev ali obveznost ne more dvakrat pojaviti v predlogu kompenzacije. Obenem se ažurirajo tudi plačilni nalogi, tako da ne prihaja do podvojevanja plačil. Obračune kompenzacij je mogoče pregledovati in izpisovati pod poljubno izbranimi merili. Meni»Izterjava«je namenjen pregledu odprtih postavk kupcev ter evidentiranju števila in trajanja poskusov izterjave dolžnih zneskov. Podatke za izterjavo dobimo tako, da vnesemo merila za izterjavo, pregledamo stanje dolžnikov in opravljene klice, lahko pa tudi zaračunamo stroške izterjave. Meni»Izterjava«je tako tesno povezan z menijem»odprtih postavk«. V meniju»odprtih postavk«izpisujemo bodisi odprte postavke bodisi zaprte postavke. Tako lahko izdelamo pregled odprtih postavk, izpisujemo opomine za nepravočasna plačila kupcev, izpišemo pregled zapadlih terjatev in obveznosti ter izdelamo pregled postavk, ki bodo zapadle v nekem časovnem obdobju. 26

27 Za nepravočasna plačila računov lahko kupcem obračunamo obresti v meniju»obresti«. Program omogoča obračun obresti od plačanih ali neplačanih ali vseh računov pod izbranimi merili. Pripravljene obračune obresti potrdimo in samodejno oblikujemo račune oz. bremenopise za obresti, le-te pa tudi samodejno knjižimo v glavno knjigo. V program je vgrajen nadzor podvojenega obračuna obresti. Enako lahko tudi pregledujemo prejete obračune obresti dobaviteljev. Primer uporabe tega modula bomo predstavili v poglavju DataLab PANTHEON Naročila V modulu Naročila spremljamo prejeta naročila, ponudbe ali predračune kupcem ter dana naročila, povpraševanja ali prejete predračune dobaviteljev. Naročila so opremljena s statusi, tako da jih lahko spremljamo skozi celoten življenjski cikel. Odpremna lista zelo poenostavi delo v večjih skladiščih, hkrati pa prinaša tudi možnost»trde rezervacije«določitev blaga točno določenemu kupcu. CRM-mehanizmi omogočajo takojšen dostop do vse dokumentacije, povezane s kupcem. Naročila so lahko, ni pa nujno, tudi podlaga za fakturiranje in izdajo blaga ter za delovne naloge za proizvodnjo. S priročnimi in preprostimi funkcijami lahko tako iz naročil kupcev ali dobaviteljem preprosto in brez ponovnega vnašanja podatkov izdelamo fakturo za prevzem ali fakturo za izdajo blaga, iz naročil kupcev pa lahko izdelamo tudi delovni nalog za proizvodnjo. Na podlagi signalne (minimalne ali optimalne) zaloge ali naročil kupcev program, upoštevajoč dobavni rok, samodejno generira ustrezna naročila dobaviteljem. Skoraj samoumevno je, da so izkazana neodpremljena naročila. Zelo uporaben je tudi pregled izdaj, kjer za vsako pozicijo naročila vidimo dinamiko njenih dobav. Spremljanje naročil omogoča sledeče funkcije: naročila kupcev naročila dobaviteljev obračun naročil DataLab PANTHEON - Proizvodnja V DataLab Pantheon -u ločimo dva tipa proizvodnje: enostavno proizvodnjo kjer razpisujemo delovne naloge in vršimo njihove potrditve z izdajami materiala in prevzemom izdelkov, in kompleksno proizvodnjo kjer načrtujemo, upoštevamo časovne termine in zasedenosti resursov ter spremljamo povratne zanke (MRP II) Enostavno proizvodnjo omogočajo izpeljanke DataLab PANTHEON SE, DataLab PANTHEON GE in DataLab PANTHEON ME, kompleksno proizvodnjo pa le izpeljanka DataLab PANTHEON MF. Vodenje proizvodnje omogoča sledečo funkcionalnost (oznake v oklepajih označujejo izpeljanko): Materialno in časovno planiranje (MF) Kosovnice z alternativami in tehnološkimi postopki (MF) Obdelava delovnih nalogov (SE,GE,MF) Obdelava delovnih nalogov (MF) 27

28 Spremljanje opravljenega dela in integracija s plačami (MF) Terminiranje (MF) Predkalkulacije(MF), Pokalkulacije ter Analize DN(SE,GE,ME,MF) Datalab PANTHEON -Kadri Ta modul vsebuje: Evidenca zaposlenega (EMŠO, DŠ, rojstni podatki, prebivališče...) Spremljanje podatkov delovne knjižice (izračun delovne dobe, jubileja...) Spremljanje podatkov o družinskih članih, tujcih, delovnih dovoljenjih, različnih izkaznicah, sindikalnih članarinah Evidenca izobraževanja zaposlenega tako pri uradnih institucijah kot tudi interno Parametri za izračun plače (poljubna polja, uporabna v formulah za izračun plače) Spremljanje kariere zaposlenega in premikov v podjetju Evidenca nagrad in disciplinskih ukrepov Prostovoljno dodatno pokojninsko zavarovanje in obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje- ODPZ Modul za sistemizacijo delovnih mest Spremljanje dopusta (izračun, izpisi, zgodovina) po formulah za izračun dopusta ali z vnosom (raven podjetja, delovnega mesta, delavca) ter izpis potrebnih odločb Spremljanje različnih odsotnosti z dela, npr. bolniške, študijski dopust... (koledar, tabela, izpis) Spremljanje delovnega časa in integracija z registratorji časa (Špica, 4pot) Podatki o zdravstvenem stanju zaposlenega VZD (spremljanje izpitov, koriščenja zaščitnih sredstev, arhiva dokumentacije zaposl.) Zadolžitve za osnovna sredstva Izračun dopustov in izdelava izpisov o dopustih Zakonski šifranti (standardna klasifikacija poklicev, stopnja izobrazbe...) Opozarjanje na dogodke (npr. roj. dan zaposlenega, iztek pogodbe, zdravniški pregled) Obrazci M1, M2, M3, MDČ, PD-1 Izpisi (standardni izpisi, oblikov. lastnih izpisov) Izvoz podatkov za pripravo verižnih pisem (MS Word in OpenOffice Write) Modul zaposlovanje omogoča razpisovanje potreb za delovno mesto,tvorjenje seznamov kandidatov in spremljanje razgovorov ter njihovo ocenjevanje. DataLab PANTHEON - Blago DataLab Pantheon v meniju Blago združuje prevzem in izdajo računov, medskladiščne prenose, materialno knjigovodstvo in spremljanje zalog. Za potrebe maloprodaje pa je v program vključen tudi modul POS. Informacije o blagovnih pretokih lahko spremljamo celo do posamezne enote. Popolnoma prilagodljiv mehanizem spremljanja posameznega kosa ter možnost šifriranja s serijskimi številkami podpira tudi najstrožje standarde sledljivosti. 28

29 V programu je tudi mogoče oblikovati dokumente spremembe cen. Le-ti se lahko oblikujejo ročno za posamezne izdelke, skupinsko ali pa neposredno iz samih dokumentov prevzemov in izdaj. Pri materialnem knjigovodstvu moramo omeniti možnost spremljanja komisijskega poslovanja, za samodejni zajem pa so pripravljeni tudi inventurni popisi, ki jih lahko zaradi enostavnosti vršimo pogosteje. DataLab Pantheon omogoča tudi periodično fakturiranje; v programu nastavimo, kaj in komu želimo zaračunati v rednih časovnih intervalih (npr. najemnino ali naročnino), program pa poskrbi za generiranje računov. Spremljanju stroškovnih nosilcev je namenjen istoimenski modul. Omogoča povezovanje prejetih in izdanih računov, potnih nalogov, plač, neposrednih stroškov... V modulu Blago samodejno spremljamo tudi evidence DDV. V programu je omogočen tudi celovit pregled nad dokumentom, kar bistveno pripomore k produktivnosti uporabnikov pri delu s programskim paketom. V vsakem dokumentu vidimo vse dokumente in druge zapise, ki se navezujejo na izbranega. Številni obračuni izdanih in prejetih računov, materialnih prometov, poročil za SLOPAK in pregledi zalog pa nam omogočajo raznovrstne primerjave podatkov in analize, ki so nujno potrebne pri vsakdanjem poslovanju. DataLab PANTHEON - Plače Obračun plač v sistemu Pantheon odlikuje izjemna prilagodljivost, kar omogoča obračun za različne tipe podjetij, delovnih razmerij, osnovnih in dodatnih izplačil ter dajatev za njih. Kot drugo odliko bi izpostavili enostavno obračunavanje plač in enkraten vnos podatkov, potem ko smo pripravili nastavitve za prvi obračun. Podatke za plače črpa program iz personalne mape zaposlenega in šifranta delovnih mest ter iz drugih pripadajočih šifrantov. Program pa nam samodejno prenese tudi podatke o odsotnosti z dela in prisotnosti na delu, plačilu prevoza, kreditih, plačilu članarin sindikatom, premijah PDPZ/ODPZ... z ustreznimi vrstami zaslužkov. V sklopu obračuna plač imamo na voljo vse zakonsko predpisane obrazce (REK, Davek na izplačane plače, Obrazec 1 ZAP/M, 3, ZAP, ZPIZ-KID-SDČ...) ter veliko število drugih izpisov, ki nam pomagajo izpisati rekapitulacije prispevkov, zaslužkov, obračunov, kredite, šifre virmanov za izplačilo, letni karton zaposlenega, karton delavca z zavarovalno dobo s povečanjem... Program nam omogoča izdelavo plačil neposredno iz forme, kjer smo pripravili in obračunali plače. Enako je s knjiženjem, ki nam plače samodejno knjiži v glavno knjigo. Za varovanje osebnih podatkov je poskrbljeno, saj lahko dostop do zaupnih podatkov zaprete z avtorizacijskim mehanizmom. 29

30 DataLab PANTHEON - DDV PANTHEON omogoča tudi spremljanje davčnih evidenc v skladu z veljavno zakonodajo. Davčne knjige se v programu oblikujejo samodejno glede na podatke, ki smo jih predhodno vnesli v modul Blago. Podatki se v davčne evidence ustrezno uvrščajo glede na izbrano davčno stopnjo in način nabave oz. prodaje, s tem mislimo na domačo oz. tujo nabavo ali na prodajo končnim kupcem... V knjige računov spadajo: knjige izdanih računov in prejetih avansov za domače izdaje in EU ter knjige prejetih računov in danih avansov za domače nabave, EU in uvoz. Tu pa je tudi posebna evidenca 56. a-člena oz. obrazcev PE-7 in PE-17, ki se prav tako oblikujeta samodejno glede na predhodno vnesene podatke v modulu Blago. Davčne knjige lahko za potrebe različnih analiz in kontrol izpisujemo tudi za obdobje, ki je različno od davčnega, npr. za en teden, za posameznega partnerja, oddelek... Tudi obračun DDV (DDV-O) se v programu oblikuje samodejno. Lahko ga izpišemo neposredno iz programa ali pa izvozimo v sistem e-davki. V programu je omogočeno tudi samodejno oblikovanje Priloge DDV-O. Ko obračun DDV pošljemo na davčni urad, v programu zaklenemo davčno obdobje, kar pomeni, da za to obdobje popravki v programu niso več mogoči. Tako oblikovan DDV-O se v programu poknjiži samodejno. Davčni zavezanec, ki dobavlja blago drugemu davčnemu zavezancu ali pravni osebi, ki je identificirana za namene DDV v drugi državi članici Unije, mora dobave blaga v Uniji izkazati v kvartalnem poročilu oz. na obrazcu KP-O, ki se v programu prav tako oblikuje samodejno. Za popravljanje podatkov iz predhodnih obdobij je na voljo vnosna tabela, kamor vnesemo podatke neposredno. DataLab PANTHEON - Potni nalogi Potni nalogi nam omogočajo spremljanje (tudi krožnih) potovanj, na katerih so nastali stroški v več valutah, izplačujemo pa jih lahko neposredno iz potnega naloga na različne načine (blagajniški izdatek, plačilni nalog, plače...). Seveda imamo tudi tukaj na voljo izpise, od samega potnega naloga do obračuna (ne)izplačanih potnih nalogov. Kakor pri plačah imamo tudi pri potnih nalogih omogočeno samodejno knjiženje. Datalab PANTHEON - Carina PANTHEON omogoča tudi celotno carinsko poslovanje. Enako kot drugi moduli tudi modul carinskih skladišč deluje na način vrst dokumentov. S tem imamo enotno podporo za več carinskih skladišč in za poljubno število različnih zakonsko dovoljenih prometov na njih. Osnovni princip modula carinskega skladišča je zagotavljanje evidence prejemov in izdaj po spremnih dokumentih. Uporabljamo lahko poenostavljen ali razširjen model, pač glede na potrebe, ki jih ima podjetje. 30

31 Pri poenostavljenem modelu spremljamo samo prevzeme in izdaje po ECL-ih. Zanj velja načelo, da za vsako izdajo iz carinskega skladišča naredimo ustrezno carinsko prijavo, tako da lahko blago iz carinskega skladišča bodisi sprostimo v prost promet ali prodamo zunaj meja države. Razširjeni model pa predstavlja podporo carinskim dovoljenjem za tedensko ali mesečno carinjenje. V tem primeru torej na eno dopolnilno carinsko prijavo uvrstimo več izdaj oziroma knjigovodskih vpisov. Poleg tega pa program vsebuje tudi podporo za hišno carinjenje in lastno deklariranje, vključno z oblikovanjem in izpisom ECL. Podprti sta tudi funkciji uvoznega deklariranja in ECL ter poenostavljeno deklariranje uvoza in izvoza. Poleg omenjenega najdemo tudi tu vrsto analiz in obračunov, s katerimi spremljamo blago v carinskih skladiščih. DataLab PANTHEON - Osnovna sredstva Modul Osnovna sredstva, ki je vključen v DataLab Pantheon, omogoča evidentiranje poslovnih dogodkov v zvezi s pridobivanjem, rabo in odtujevanjem osnovnih sredstev. Register osnovnih sredstev vzdržuje podatke o posameznem osnovnem sredstvu, njegovem aktiviranju ter vseh spremembah do odtujitve. Zgodovina sprememb je vedno dosegljiva. Pomembna je evidenca vrednostnih sprememb osnovnega sredstva, ki lahko poleg obračunov amortizacije vsebuje tudi spremembe zaradi oslabitve ali okrepitve osnovnega sredstva. Na osnovnem sredstvu lahko vzdržujemo spremembe nahajališč (lokacij) v povezavi s podatki o poslovnih subjektih ter spremembe zadolžitev v povezavi s podatki o zaposlencih. Za osnovna sredstva, ki so hkrati tudi delovne naprave, lahko vodimo evidenco posegov in občasnih pregledov. Obračun amortizacije izvedemo za izbrana osnovna sredstva ali za vsa, s potrditvijo obračuna pa se podatki zavedejo tudi v register. Program obračuna amortizacijo z upoštevanjem sprememb zaradi oslabitve ali okrepitve. Knjiženje vseh dogodkov (sprememb in obračunov amortizacije) v glavno knjigo poteka samodejno, po kontih, prednastavljenih v šifrantu amortizacijskih skupin oz. registru osnovnih sredstev in drobnega inventarja. Knjižimo lahko z upoštevanjem ali brez upoštevanja oddelkov in stroškovnih nosilcev. DataLab PANTHEON - Servis Modul Servis je namenjen podjetjem, ki v okviru svojega poslovanja opravljajo tudi servisno dejavnost ali dajejo za prodane izdelke garancijo. Značilno za servis je, da morajo biti prometi prevzemov in izdaj izravnani. Kolikor kosov smo prejeli, moramo tudi izdati, zamenjati z drugimi ali zapreti z izdanimi oz. prejetimi dobropisi in obratno. Zato je za servisno dejavnost preddefinirano Skladišče reklamacij, na katerem vodimo zalogo količinsko in vrednostno. Za spremljanje reklamacij kupcev imamo v programu na voljo tudi Servisni nalog, kjer na enem mestu v servis prevzamemo reklamirano blago, ga po popravilu izdamo nazaj, 31

32 zamenjamo z drugim izdelkom ali zapremo z dobropisom. Program ob prevzemu reklamiranih izdelkov v servis tudi preverja, ali je kupec res kupil neki izdelek pri nas, s katerim dokumentom in ali je izdelek še v garanciji. Ob tem imamo glede na to, ali so artikli še v garanciji ali ne, v programu možnost zaračunljivega ali nezaračunljivega vračila reklamiranih izdelkov kupcu. Spremljanje reklamacij dobaviteljem, torej izdelkov, ki jih pošljemo dobaviteljem nazaj v reklamacijo, pa poteka preko dokumentov izdaje reklamiranih izdelkov dobavitelju, ki jih nato prejmemo nazaj s prevzemom oz. v primeru prejetega dobropisa s strani dobavitelja reklamacijo zapremo. Pregled odprtih oz. zaprtih reklamacijskih zahtevkov tako kupcev kot dobaviteljev in njihovo vsebino pa najdemo v obračunu modula Servis. DataLab PANTHEON - Računovodstvo Pantheon podpira glavno knjigo s saldakonti ter omogoča samodejno in ročno knjiženje poslovnih dogodkov. Večina vknjižb se oblikuje samodejno po prednastavljenih predlogah. Pomožne knjige so popolnoma integrirane v glavno knjigo, brez podvojenega vnosa podatkov. Knjiženje pa dodatno olajša uporaba delilnih ključev po predhodno nastavljenih predlogah. V program je že vključen osnovni kontni plan, seveda pa ga je mogoče dopolnjevati in spreminjati, prav tako tudi prednastavljene predloge samodejnih knjiženj. V meniju»bilance«lahko s prednastavljenimi predlogami in formulami pripravimo različne vrste izpisov Bilance stanja in Izkaza poslovnega izida po različnih obdobjih, oddelkih in stroškovnih nosilcih ter s primerjavo predhodnih obdobij, v domači in tuji valuti. Zelo uporaben je meni»kontrolni izpisi«samodejnih knjiženj in neizravnanih temeljnic, iz katerih so razvidne neusklajene vknjižbe. Prav tako program podpira tudi zapiranje razredov po oddelkih in stroškovnih nosilcih ter samodejno pripravo temeljnice za knjiženje v glavno knjigo. V meniju»zaključek leta«se prav tako samodejno oblikujeta zaključna in otvoritvena temeljnica. Program podpira tudi»poročilo Banki Slovenije«o kratkoročnih terjatvah in obveznostih iz poslovanja z nerezidenti. DataLab PANTHEON ZEUS - sistem poslovne inteligence V Pantheon je integriran modularni sistem poslovne inteligence ZEUS, ki obsega poročanje, analitiko in načrtovanje za posamezne poslovne funkcije. ZEUS, ki temelji na tehnologiji OLAP, je zasnovan tako, da s pridom izrablja napredna orodja in tehnologije ter tako zagotavlja res enostavno uporabo. Prav enostavno uporabo so imeli v mislih pri razvoju»zeus Poročil v štirih korakih«. Kot kaže samo ime, je s pomočjo ZEUS Poročil mogoče iz predpripravljenih oblik poročil in nekaj dodatnih nastavitev izdelati poljubno poročilo v štirih preprostih korakih. Seveda je vsako tako izdelano poročilo mogoče tudi natisniti, shraniti, izvoziti v Excel ipd. Poročila so lahko tako tabelarična kot grafična. 32

33 Čeprav so tudi ZEUS Analize s»povleci in spusti«načinom dela zelo primerne za nezahtevne uporabnike, jih odlikuje predvsem uspešna podpora za zahtevnejše uporabnike. Analitične sposobnosti ZEUS Analiz so zagotovljene z uporabo vrtilne tabele in vrtilnega grafa, ki nudita funkcije, kot so vrtanje v globino, vrtenje dimenzij in filtriranje, ter z uporabo dodatnih funkcionalnosti, kot so vrtanje skozi (povezava na izhodiščne dokumente in šifrante), indeksi, izvoz v Excel, shranjevanje itd. Pri vsakodnevnem sprejemanju odločitev je potrebno oblikovati informacije, ki so agregati različnih podatkov z različnih področij. ZEUS, ki praktično v vsakem trenutku nudi tovrstne informacije, lahko bistveno pripomore k lažjemu in kvalitetnejšemu upravljanju. ZEUS nenehno izboljšujejo in dograjujejo. Zaenkrat ga tako sestavljajo moduli Prodaja, Nabava, Finance in Zaloga, kmalu pa se jim bodo pridružili novi moduli. Z uporabo ZEUS-a pridobijo managerji možnost enostavne izdelave najrazličnejših poročil in analiz, ki jih potrebujejo pri svojem vsakodnevnem delu. Poslovni analitiki in planerji pa v ZEUS-u najdejo orodje, s katerim lahko na hiter in pregleden način izdelujejo najrazličnejše analize, ali izdelajo poljubno podroben poslovni načrt. Tudi informatiki bodo zadovoljni z ZEUS-om, saj je zaradi svoje integriranosti v PANTHEON čas tako implementacije kot administracije minimalen (DataLab 2007). Prednosti ZEUS-a so: vodstvo lahko samo izvaja analize, s čimer razbremeni podrejene, hitrejše in enostavnejše dostopanje do podatkov, večja kontrola in pregled nad poslovanjem, kvalitetnejša poročila in analize, varnost podatkov, lažje približevanje ciljem poslovanja ZEUS je modularno analitično orodje, integrirano v DataLab PANTHEON. Posamezni moduli, ki so integrirani na mesta ustrezna obravnavanemu poslovnemu področju, so: ZEUS prodaja ZEUS nabava ZEUS finance ZEUS zaloga 33

34 4. ANALIZA UPORABE MODULA FINANCE V PODJETJU JAVNI MEDOBČINSKI STANOVANJSKI SKLAD MARIBOR (JMSSM) 4.1. Predstavitev podjetja Javni medobčinski stanovanjski sklad Maribor (JMSSM) Zgodovina podjetja V letu 2004 je Stanovanjski sklad beležil 10 obletnico svojega obstoja. V letih delovanja je na področju stanovanjskega gospodarstva skrbel za kontinuirano oskrbo z najemnimi stanovanji, vzdrževanjem stanovanj, kreditiranjem občanov in uvedbo novih programov, kot so: izgradnja oskrbovanih stanovanj, pridobitev profitnih stanovanj, obnova mestnega jedra in drugo. Stanovanjski sklad občine Maribor je bil ustanovljen z Odlokom o stanovanjskem skladu občine Maribor (MUV,št. 19/92 s spremembami št. 4/93 in 2/94) in dne vpisan v sodni register in kot tak pričel nastopati v pravnem prometu. Leta 1995 se je SO Maribor razdelila na Mestno občino Maribor in na občine Duplek, Starše in Rače-Fram in leta 1997 še na občino Miklavž na dravskem polju in občino Hoče - Slivnica občine podpišejo Dogovor o delitvi skupnega premoženja. Stanovanja ostanejo v solastnini vseh občin. Za gospodarjenje s stanovanji se ustanovi skupni sklad. Pravna podlaga za ustanovitev Javnega medobčinskega stanovanjskega sklada je bila dana s sprejemom Zakona o javnih skladih (ZJS) (Ur. list RS št. 22/00). Ustanoviteljice: Mestna občina Maribor, občina Rače Fram, občina Duplek, občina starše, občina Hoče Slivnica in občina Miklavž na dravskem polju ustanovijo Javni medobčinski stanovanjski sklad Maribor (Javni medobčinski stanovanjski sklad Maribor 2007) Poslanstvo Osnovno poslanstvo JMSS Maribor je kontinuirana oskrba z najemnimi stanovanji za vse kategorije prosilcev, izboljšanje kvalitete bivanje v že obstoječih najemnih stanovanjih na osnovi načrtovanega dolgoročnega plana vzdrževanja stanovanj, kreditiranje občanov za gradnjo lastnih stanovanj in sodelovanje oziroma načrtovanje razvojnih programov za razvoj stanovanjskega gospodarstva v občinah. V skladu z poslanstvom so odgovorni za najustreznejšo preskrbljenost s stanovanji Mestne občine Maribor, Občine Duplek, Občine Rače-Fram, Občine Hoče-Slivnica, Občine Miklavž na Dravskem polju in Občine Starše Vizija Vizija razvoja sklada je usmerjena v iskanje ustreznih arhitekturnih rešitev pri gradnji najemnih stanovanj, ki bodo ob primerni ceni zagotavljale funkcionalne rešitve z zagotovitvijo kvalitete bivanja najemnikov in tehnološke rešitve, ki bodo nudile enostavni način vzdrževanja stanovanj, novih tehnoloških postopkov pri vzdrževanju stanovanj, novih finančnih povezav - zasebno/javno partnerstvo, finančnih virov za gradnjo stanovanj 34

35 na državni oz. evropski ravni, rešitev, povezanih s skladno oskrbo s stanovanji za vse kategorije prosilcev za vse občine Naloge sklada JMSS Maribor je v skladu z Odlokom o ustanovitvi Javnega medobčinskega stanovanjskega sklada Maribor registriran za opravljanje naslednjih dejavnosti: dajanje lastnih nepremičnin v najem, upravljanje z nepremičninami za plačilo ali po pogodbi, trgovanje z lastnimi nepremičninami, organizacija izvedbe nepremičninskih projektov za trg, drugo kreditno posredništvo, drugo finančno posredništvo, finančni zakup (lizing), dejavnost javnih ustanov, ki zagotavljajo storitve na področju zdravstva, izobraževanja, kulture in druge Dejavnost sklada upravljanje in razpolaganje s stanovanji in stanovanjskimi hišami ter drugim premoženjem, zagotavljanje javnega interesa na področju stanovanjske oskrbe, gospodarjenje s stanovanji, stanovanjskimi hišami ter funkcionalnimi zemljišči, gradnja stanovanj in stanovanjskih hiš, nakup stanovanj in stanovanjskih hiš, prenova ter vzdrževanje neprofitnih in profitnih stanovanj, zagotavljanje posojil z ugodno obrestno mero za nakup, izgradnjo ter prenovo stanovanj in stanovanjskih hiš, zagotavljanje enakopravnega položaja občanom pri pridobivanju neprofitnih in profitnih stanovanj, zagotavljanje razvoja stanovanjske infrastrukture, razvojne, finančne, organizacijske in druge aktivnosti s področja stanovanjskega gospodarstva, opravljanje drugih nalog, določenih v občinskih programih. 35

36 4.2. Analiza uporabe modula finance v podjetju JMSSM Modul finance v programu Pantheon TM je razviden v modulu Denar. SLIKA 4: MODUL DENAR: Vir: Pantheon TM 2007 Modul finance nam omogoča delo z: obrestmi (omogoča poljuben izračun obresti, izračun obresti po dokumentih in obračun obresti po prejetih plačilih), zapiranjem (omogoča ročno ali avtomatsko zapiranje odprtih postavk glede na izbran konto in pa tudi glede na izbranega poslovnega partnerja, zapiranje avansov, parskih razlik in cassascontov ter kompenzacije) izterjavo (omogoča vpogled v odprte postavke kupcev in evidenco trajanja in rezultatov izterjave odprtih postavk) ter blagajno (blagajniško poslovanje z izpisi blagajniških prejemkov, izdatkov in dnevnikov) Prednosti in slabosti Datalab Pantheona TM v poslovanju S Pantheon -om imamo vedno na dlani bistvene informacije o našem poslovanju: Koliko denarja imamo? Kdo so naši dolžniki? Kdo so naši upniki? Kdo so naše najboljše stranke? Kdo nam prinaša redne prihodke? Kdo je dober plačnik? 36

37 Koliko dobička ustvarjamo? S katerimi artikli oziroma storitvami? Na katerih projektih smo uspešni? Kakšna je naša zaloga? Kaj moramo imeti jutri na zalogi? Hkrati se ne rabimo bati obiska davčnega inšpektorja, saj je naše poslovanje urejeno in jasno. Ko se podjetje odloča o novem informacijskem sistemu ali o nadgradnji obstoječega, premisli kako naprej. Z uporabo standardne rešitve se izognemo težavam, kot so nezanesljivost, visoki stroški in dolgi časovni roki, ki spremljajo razvoj programske opreme. Podjetje Datalab še standardno opremi z našimi zahtevami ukrojene rešitve, tako da dobimo rešitev na ključ skoraj takoj. Hkrati pa je naš denar, ki ga namenjamo za informacijsko tehnologijo, porabljen najbolj optimalno, verjetnost uspeha pa največja. Tako zadostimo tudi zahtevam naših nadrejenih, ki kot poslovodstvo, nadzorni svet ali lastniki skrbijo za investicije in čimboljše delovanje našega podjetja. Podjetje Datalab Tehnologije, d.d., omogoča z Pantheonom TM : Nižji strošek nakupa prilagojene informacijske rešitve Varnost Neodvisnost Krajši uvajalni časi Najštevilnejša podporna ekipa Brezpapirno računovodstvo je bila dolga leta le obljuba z le malo možnosti uresničitve v praksi. Z napredkom računalniške tehnologije in predvsem internetnih komunikacij pa je ta cilj bližje kot kdajkoli prej. Če pogledamo, kje v procesu računovodskega servisa nastajajo težave, ugotovimo, da je večina njih povezana z dokumentacijo. Vsak dokument (prejet/izdan račun, potni nalog,...) je potrebno prenesti od klienta do računovodje, ki ga poknjiži in nazaj h klientu v arhiv. Težav, ki jih imamo pri taki cirkulaciji dokumentov je več: dokumenti prispejo v računovodstvo nepravočasno dokument se na poti izgubi ko je dokument vrnjen klientu računovodski servis nima več verodostojnega dokumenta (ali pa če si ga kopira, kar pa predstavlja izredno velik strošek in goro papirja) če se dokumenti arhivirajo v računovodskem servisu, potem klient nima takojšnjega vpogleda vanje. Pogosti so tudi primeri, ko se pošiljajo dokumenti nazaj k klientu po faxu ali drugi še dražji komunikacijski poti. Dandanes temu ni več nujno tako... Rešitev Dokumenti za PANTHEON je namenjena prav vsem DataLab PANTHEON uporabnikom ne glede na velikost ali število kupljenih licenc programskega paketa DataLab PANTHEON. Ker je rešitev, ki jo predstavljamo v celoti integrirana v programski paket DataLab Pantheon prinaša veliko prednosti pred ostalimi dokumentnimi sistemi, predvsem za majhna in mikro podjetja (Pantheon 2007). 37

38 Bistvene prednosti so: Zmanjšana poraba papirja; onemogočena izguba dokumentov; povečanje storilnosti internega pretoka poslovne in neposlovne dokumentacije (računi, dobavnice, pogodbe...); minimalni stroški implementacije; hitra implementacija in zagon rešitve; popolna integracija z DataLab PATHEON -om; logična navigacija in napredni iskalnik skupaj s strukturiranim pregledom uporabniku zagotavljata hiter in ažuren dostop do iskanih dokumentov; možnost integracije digitalnega podpisa in časovnega žigosanja; omogočen spletni dostop do dokumentov - z njegovo pomočjo lahko poljubno število uporabnikov (ne glede na število PANTHEON licenc) upravlja z dokumenti bodisi znotraj lokalnega omrežja ali s pomočjo varnega dostopa od koderkoli preko interneta; integrirani osnovni delovni procesi (workflow); raznovrstne analize in izpisi- Primer analize Blagajne; -podrobneje v točki ; integriran sistem za elektronsko obveščanje uporabnikov o izvedeni akciji potrditve/zavrnitve dokumentov; možnost aktivne podpore s strani vašega osebnega SIS partnerja; aktivna varnost dostopa do skeniranih dokumentov; zmanjšanje administracijskih stroškov v poslovanju - Primer izračuna TOM (modul Obresti)- podrobneje v točki ; obširna in ažurna Online navodila za registrirane uporabnike, Obresti SLIKA 5: MODUL OBRESTI: Vir: Pantheon TM

39 V Javnem medobčinskem stanovanjskem skladu ( v nadaljevanju:jmssm) v modulu obresti na osnovi podatkov iz poljubne konto kartice ali pa direktno z vnosom poljubne glavnice izračunavamo realne in revalorizacijske obresti. To so lahko zakonske zamudne obresti ali poljubne pogodbene obresti. Meni Obresti dobaviteljev in Obresti kupcev omogoča pregled zgodovine in kontrolo obračunov obresti za posamezen dokument. S potrditvijo obračuna obresti dobaviteljev/kupcev se evidentirajo dokumenti, katerim smo že obračunali obresti, tako, da pri naslednjem obračunu obresti niso več kandidati obračuna oz. podvajanje obračunov obresti za iste dokumente ni mogoče. V meniju Poljubni izračun obresti pregled obračunov obresti ni mogoč in tudi označevanje dokumentov že obračunanih obresti se ne izvaja. Za uporabo modula Obresti potrebujemo: Šifrant obrestnih mer, kamor vnašamo tabele mesečnih in letnih obrestnih mer, ki se uporabljajo pri izračunavanju obresti in za izračun TOM. V šifrantu obrestnih mer tudi izberemo, ali se bodo z uporabo posamezne tabele obresti obračunavale na konformni način ali proporcionalni način. Obresti lahko izračunamo na naslednje načine: Poljubni izračun, ki omogoča obračun obresti za poljubno glavnico, ki se tekom obrestovalnega obdobja lahko poljubno povečuje ali zmanjšuje Obresti dobaviteljev, ki omogoča pregled zgodovine in kontrolo obračunov obresti Obresti kupcev, ki omogoča pregled zgodovine in kontrolo obračunov obresti Izterjava - Kreiranje dokumentov pri izterjavi Pri tem lahko uporabljamo: obrestno-obrestni račun in konformni način obrestovanja ali nominalno obrestno mero in proporcionalni način obrestovanja Izračun TOM: Funkcija je smiselna le pri uporabi konformnega načina obrestovanja. Ko v iz menija čarovnikov kliknemo, se odpre okno za izračun TOM. Ta panel nam omogoča izračunavanje letne stopnje TOM na osnovi podatka o mesečni temeljni obrestni meri. V zgornjem delu panela vnašamo podatke o mesečnih stopnjah, v spodnjem delu panela pa se izpiše izračunana letna stopnja. 39

40 SLIKA 6: MODUL IZRAČUN TOM: Vir:Pantheon TM 2007 Datum pomeni začetni datum obdobja, od (vključno) katerega velja obrestna mera. Program privzeto ponudi datum iz trenutno izbrane pozicije šifranta obrestnih mer, iz katere smo funkcijo sprožili. Realna obrestna mera-vnesemo podatek o realni letni obrestni meri (npr. eskontna stopnja 8%, obrestna mera zamudnih obresti 14,40). Program privzeto ponudi zadnjo vnešeno vrednost. TOM-vnesemo podatek o mesečni stopnji TOM. Program Pantheon TM privzeto ponudi TOM iz trenutno izbrane pozicije šifranta obrestnih mer, iz katere smo funkcijo sprožili. Nominalna obrestna mera-podatek o nominalni obrestni meri se izračuna na osnovi TOM in realne obrestne mere po formuli: Tako izračunano letno obrestno mero lahko nato vnesemo v tabelo za nastavitev obrestnih mer. Za natančnejši izračun se nominalna obrestna mera v tabelo obrestnih mer zapiše na 6 decimalk! Letna TOM-program na osnovi mesečne stopnje TOM izračuna njeno letno stopnjo. s klikom na ta gumb izračunamo nominalno (letno) obrestno mero. s klikom na ta gumb potrdimo izračunano nominalno (letno) obrestno mero in jo prenesemo v šifrant obrestnih mer. 40

41 Primer izračuna TOM: Mesečna TOM za januar 2000 je 0,7%. Podatek objavljajo pooblaščene institucije (Banka Slovenije,...). Tudi podatek o mesečni TOM, preračunani na letno osnovo, objavljajo pooblaščene institucije, izračuna pa se iz podatka o mesečni TOM na naslednji način: Primer za januar 2000 (ki je prestopno leto!): Pri izračunavanju nato uporabljamo podatek o letni TOM, zaokroženo na dve decimalni mesti. Panel pa lahko uporabimo tudi za izračun nominalne obrestne mere, npr. za zamudne obresti. Če je realna letna obrestna mera 14,40 in mesečni TOM 0,7, bo npr. v marcu 2000 nominalna realna obrestna mera za zamudne obresti 13,23. SLIKA 7: IZRAČUN TOM: Vir:Pantheon TM 2007 Prednost PantheonaTM je v tem modulu v tem, da nam ni potrebno iskati obrestnih mer,ker so le-te že vstavljene v program, in le-ta nam ob aktiviranju izračuna obrestne mere tudi sam ponudi. Izognemo se zamudnemu računanju TOM faktorja kot tudi letne TOM ter ostalih obrestnih mer,ter zmanjšanju administracijskih stroškov v poslovanju ker ima program integrirane formule za samodejen izračun. 41

42 Blagajna SLIKA 8: MODUL BLAGAJNA: Vir: Pantheon TM 2007 Modul za blagajniško poslovanje nam omogoča: vnos in izpis blagajniških prejemkov vnos in izpis blagajniških izdatkov obračun blagajniškega poslovanja v obliki različnih blagajniških dnevnikov pregled odprtih slipov. Kot primer uporabe bom podrobneje predstavila kreiranje blagajniškega prejemka v podjetju JMSSM Blagajniški prejemek Zaradi varovanja internih podatkov ne morem prikazati realnega kupca ali dobavitelja, zato bom uporabila izmišljena podjetja,kot je to uporabljeno na Pantheonovi TM spletni strani. Blagajniški prejemek lahko izdelamo tako, da iz modula "Blagajna" izberemo vrsto dokumenta za blagajniški prejemek. Odpre se nam zadnji vnešeni blagajniški prejemek, novega pa kot drugod v programu izdelamo s klikom na ikono 42

43 SLIKA 9: BLAGAJNIŠKI PREJEMEK: Vir: Pantheon TM 2007 Obrazec lahko razdelimo na štiri dele: 1. Ukazna vrstica vsebuje funkcije za dodajanje in brisanje zapisov, navigacijo po bazi podatkov, tiskanje ter številne druge funkcije. V njej najdemo navigacijske gumbe,ki omogočajo brisanje zapisov, dodajanje zapisov, premikanje in iskanje po podatkih, polje išči - s klikom na ikono se odpre posebna iskalna tabela, s pomočjo katere lahko iščemo, razvrščamo ali filtriramo obstoječe zapise po različnih kriterijih: interni številki dokumenta, datumu, plačniku, znesku, valuti, referentu, oddelku. Predloge - odpre meni za nastavitev predlog, čarovnike - odpre meni čarovnikov : Kreiranje blagajniškega izdatka - z izbiro te funkcije avtomatsko kreiramo blagajniški izdatek v enaki vrednosti in valuti, kot je zapisana na trenutno izbranem blagajniškem prejemku. Izpis od številke do številke - omogoči izpis izbranega nabora prejemkov/izdatkov 43

44 SLIKA 10: IZPIS BLAGAJNE( OD ŠTEVILKE DO ŠTEVILKE): Vir:Pantheon TM 2007 Razmnoži stroškovne nosilce - razmnoži stroškovne nosilce po pozicijah blagajne. Izpis nam omogoči izpis blagajniškega izdatka: SLIKA 11: IZPIS BLAGAJNIŠKEGA IZDATKA: Vir: Program Pantheon TM 44

45 2. Glava prejemka vsebuje podatke o številki in datumu prejemka, plačniku, valuti prejemka ipd. SLIKA 12: GLAVA PREJEMKA: Vir: Pantheon TM 2007 Plačnik- je naziv plačnika. uporabimo, če partnerja še nimamo v šifrantu poslovnih partnerjev, ga lahko enostavno dodamo v šifrant s klikom na ta gumb, ki nam odpre okno za vnos novega partnerja. Datum izdelave blagajniškega vnosa prejemka. Številka blagajniškega prejemka, ki jo generira program, sestavljena pa je iz dvomestne kode leta, trimestne kode vrste dokumenta in šestmestne zaporedne številke dokumenta. Izberemo oddelek, ki ga bomo odobrili za blagajniški prejemek. Način plačila v šifri. Valuta, v kateri je blagajniški prejemek izražen. 3. Pozicije prejemka vsebujejo podatke o prejetih zneskih ter podatke za knjiženje tega zneska (način plačila in šifra konta v poziciji) ter funkcijo za podvajanje pozicij in okno za vnos in pregled blagajniških slipov oz. čekov. SLIKA 13: POZICIJE PREJEMKA: Vir: Pantheon TM

46 Naziv- vnesemo naziv oziroma opis podlage za blagajniški prejemek. Vnesemo številko veznega dokumenta. Šifra načina plačila se prepiše iz glave prejemka. Po potrebi jo lahko v poziciji dokumenta tudi spremenimo. Nastavitev kontov v tem šifrantu se uporablja pri avtomatskem knjiženju blagajne. To torej pomeni, da lahko na istem dokumentu zavedemo izdatek z različnimi vrstami plačila, ki se bodo temu ustrezno tudi različno knjižila. Oddelek, kateremu pripišemo prejemek. Podatek se pri ročnem vnašanju privzeto polni iz glave prejemka. Str. Nosilec, kateremu pripišemo prejemek. Znesekvnesemo znesek prejemka, konto-vnesemo konto za kreditno knjiženje zneska iz blagajniškega prejemka. Če tega polja ne izpolnimo, bo program za avtomatsko knjiženje prejemka uporabil podatek iz šifranta načinov plačil Opravilna vrstica pozicij: pozicijo. funkcija podvoji trenutno izbrano pozicijo prejemka/izdatka in jo kopira v novo odpre dodatno okno za vnos in pregled blagajniških slipov oz. čekov 4. Podatki o vrednosti vsebujejo opombo, podatke o veznih dokumentih ter vrednost dokumenta. SLIKA 14: PODATKI O VREDNOSTI PREJEMKA: Vir:Pantheon TM 2007 Z modulom Blagajna se izognemo izgubi dokumentov, ker lahko sam dokument vnesemo v program tako, da ga skeniramo in pripnemo k vnosu v modul, kot je razviden za blagajniški prejemek. Hkrati imamo omogočeno povečanje storilnosti internega pretoka poslovne in neposlovne dokumentacije, saj lahko nadrejeni pregleda blagajniški prejemek kar iz svojega računalnika znotraj lokalnega omrežja ali s pomočjo varnega dostopa od koderkoli preko interneta. Program nam omogoča zelo dobre raznovrstne analize in izpise. 46