DIPLOMSKO DELO VPLIV PROJEKTNE SKUPINE NA UVEDBO ERP PROJEKTA

Transcription

1 UNIVERZA V MARIBORU EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA MARIBOR DIPLOMSKO DELO VPLIV PROJEKTNE SKUPINE NA UVEDBO ERP PROJEKTA Študent: Boris Čelan Naslov: Ulica bratov Berglez 34, 2331 Pragersko Številka indeksa: Izredni študij Program: Visokošolski strokovni Študijska smer: Podjetniška informatika Mentor: mag. Simona Sternad Pragersko, november 2007

2 I PREDGOVOR V današnjem času si ne moremo več predstavljati poslovanja podjetja, brez ustrezne informacijske podpore. Pravilne in pravočasne informacije so zelo pomembne za uspešnost podjetja, vse bolj pa tudi za njegov obstoj in razvoj. Zaradi tega postajata visoka kakovost in zmogljivost informacijskega sistema ena od ključnih konkurenčnih prednosti podjetij. Ker v Sloveniji ni veliko podjetij, ki si lahko privoščijo lasten razvoj informacijskih rešitev, se večina podjetij odloči za katero od rešitev, ki že obstajajo na tržišču. Tem rešitvam pravimo celovite programske rešitve (angl. Enterprise Resurce Planning oz. s kratico rešitve ERP), oziroma Poslovno informacijski sistemi (PIS). Na slovenskem trgu najdemo veliko informacijskih rešitev domačih in tujih podjetij. V diplomski nalogi bom skušal predstaviti Poslovno informacijski sistem ProPIS podjetja Nova Vizija d.d. Informacijska rešitev ProPIS, je sodoben proizvod, ki je nastal na osnovi poznavanja poslovanja slovenskih podjetij in je kot tak, prilagojen dobri poslovni praksi podjetij v domačem okolju. V nadaljevanju diplomske naloge bom predstavil strukturo projekta uvedbe rešitve ERP ProPIS v podjetja, ki je nastala z dolgoletnimi izkušnjami pri uvajanju rešitev v slovenskih podjetjih. Pri uvajanju celovitih rešitev gre za strateško pomemben projekt, ki ima dolgoročno pozitivne, v določenih primerih pa tudi pogubne posledice. Dober načrt uvedbe informacijske rešitve in premišljeno sestavljena projektna skupina sta ena od ključnih dejavnikov uspešne uvedbe celovite informacijske rešitve. Opisal bom dva projekta uvedbe rešitve ProPIS, ter pri tem predstavil nekaj realnih situacij, ki se pojavljajo pri uvajanju informacijskih rešitev in kako takšne situacije rešujemo. Upam, da bom s tem uspešno raziskal in predstavil rešitve uvajanja informacijskih rešitev v slovenskih podjetjih, ki bodo morda v pomoč pri uvajanju naslednjih projektov. ZAHVALA Zahvaljujem se mag. Simoni Sternad za mentorstvo in pomoč pri pripravi diplomskega dela. Zahvaljujem se sodelavcem v podjetju Nova Vizija d.d. za strokovne nasvete. Zahvalo namenjam tudi ženi Maji, hčerama Sari in Niki za njihovo potrpljenje in razumevanje.

3 II VSEBINA 1 UVOD Opredelitev področja in opis problema, ki ga bom opisoval Namen, cilji in osnovne trditve Predpostavke in omejitve Metode dela CELOVITE INFORMACIJSKE REŠITVE Značilnosti rešitev ERP Zgodovina rešitev ERP Struktura rešitev ERP Uvajanje rešitev ERP Kritični dejavniki uvajanja sistemov ERP Skupinsko delo Podpora najvišjega vodstva Poslovni načrt in vizija Učinkovite komunikacije Projektni management Vodenje projekta Izbrana celovita programska rešitev in obstoječe programske rešitve Kultura in obvladovanje sprememb Prenova poslovnih procesov in minimalne nastavitve Razvoj programske opreme, testiranja in težave Nadzor in razvoj zmogljivosti CELOVITE REŠITVE ERP PODJETJA NOVA VIZIJA D.D Podjetje Nova Vizija d.d Predstavitev poslovno informacijskega sistema ProPIS Struktura rešitve ProPIS Pregled modulov rešitve ERP Prednosti in koristi rešitve ProPIS PROJEKT UVEDBE REŠITVE ERP PROPIS V PODJETJE Uvod Načrt uvedbe rešitve ERP ProPIS Priprava in zagon projekta Namestitev posameznih komponent Analiza poslovanja Prepis podatkov Individualizacija Izobraževanje in svetovanje Izdelava specifičnih rešitev Poskusna uporaba in svetovanje Prevzem sistema Zaključek projekta Primer uvedbe rešitve ERP ProPIS v podjetje»a« Predstavitev podjetja»a« Načrt uvedbe ProPIS v podjetje»a«... 19

4 III Zaključek Primer uvedbe rešitve ERP ProPIS v Podjetje»B« Predstavitev Podjetja»B« Načrt uvedbe ProPIS v podjetje»b« Zaključek Primerjava projektnih skupin»a«in»b« Opis projektnih skupin Vpliv projektne skupine na projekt A Vpliv projektne skupine na projekt B Ugotovitve SKLEP SEZNAM LITERATURE SEZNAM VIROV... 36

5 1 1 UVOD 1.1 Opredelitev področja in opis problema, ki ga bom opisoval V diplomski nalogi bom poskušal najprej predstaviti značilnosti rešitev ERP. Posebej bom predstavil Poslovno informacijski sistem ProPIS podjetja Nova Vizija d.d., kjer sem zaposlen. V nadaljevanju bom opisoval projekt uvedbe celovite programske rešitve. Posebno pozornost bom namenil opisu dela projektnih skupin na strani naročnika in na strani izvajalca. Sam sem sodeloval kot vodja projekta in kot član projektne skupine pri več projektih. Pri tem sem si nabral določene izkušnje. V nalogi bom predstavil dva različna projekta, v katerih sem sodeloval. Obema je skupno to, da smo pri njuni izvedbi naleteli na določene probleme. Opisal bom, kako smo probleme med trajanjem projekta reševali. 1.2 Namen, cilji in osnovne trditve Namen V diplomski nalogi imam namen predstaviti celovito programsko rešitev podjetja Nova Vizija d.d., v katerem sem zaposlen. Rešitev je v celoti načrtovana in razvita z lastnim znanjem in na osnovi večletnih izkušenj v domačih podjetjih ter na osnovi primerov dobre prakse. Prav tako želim predstaviti postopek uvedbe poslovne rešitve pri naročniku in posamezne pomembne in kritične točke projekta uvedbe. Cilji Predstavil bom celovito programsko rešitev podjetja Nova Vizija d.d., ki na tržišču ponuja konkurenčen produkt, ki je v celoti plod lastnega znanja. Analiziral bom potek uvedbe poslovne rešitve iz vidika vodje oziroma člana projektne skupine na strani izvajalca. Analiziral bom delo posameznih članov projektne skupine in projektno skupino kot celoto, ter vpliv le teh na uvedbo ERP projekta Trditve Trditve, ki jih bom skušal v svojem diplomskem delu dokazati so : Pri uvedbi rešitve ERP je pomembna učinkovita komunikacija med člani projektne skupine tako na strani izvajalca kot na strani naročnika, kakor tudi med obema vodjema projektnih skupin. Načrt uvedbe je ključni dokument za uspešnost uvedbe projekta rešitve ERP. V projektno skupino na strani naročnika je potrebno vključiti izbrane ključne neposredne izvajalce aktivnosti in njihove vodje. 1.3 Predpostavke in omejitve V diplomskem delu bom podrobneje opisal le rešitev ERP podjetja Nova Vizija d.d. in predpostavil, da je omenjena rešitev enakovredna večini podobnih rešitev na slovenskem tržišču, kar pomeni, da pokriva celotno poslovanje majhnih in srednje velikih podjetij v

6 2 Sloveniji. Predpostavil bom, da je uvedba rešitve ERP podjetja Nova Vizija d.d. podobna ostalim ponudnikom rešitev ERP in s tem predpostavil, da ostala podjetja uvajajo svoje rešitve na podoben način. Predpostavil bom, da podjetja, ki so naročniki rešitev ERP, pristopajo k uvedbi rešitve podobno, ne glede na izbranega ponudnika rešitve. Iz zgoraj naštetih predpostavk sklepam, da so projekti uvedbe rešitev ERP med seboj podobni, saj srečamo tako na strani izvajalcev, kot na strani naročnikov podobne razmere. V diplomski nalogi ne bom predstavil nobenega primera uvedbe rešitve ERP drugega ponudnika rešitev ERP. Predstavil bom dva različna projekta uvedbe rešitve ERP našega podjetja, v katerih sem sodeloval. Menim, da bom tako uspel zajeti pestrost uvedbe celovite poslovne rešitve v podjetjih. 1.4 Metode dela V diplomski nalogi bom uporabil deskriptivne metode, s katerimi bom poskušal pojasniti značilnosti rešitev ERP na splošno in rešitev ERP podjetja Nova Vizija d.d. Z analitičnim pristopom bom predstavil projekt uvedbe poslovne rešitve ERP. S pomočjo komparativne metode bom skušal primerjati med seboj dva projekta uvedbe rešitve ERP v dveh različnih poslovnih sistemih. Z induktivnim sklepanjem bom skušal potrditi oziroma ovreči trditve navedene v diplomski nalogi.

7 3 2 CELOVITE INFORMACIJSKE REŠITVE Uporaba informacijske tehnologije je eden izmed ključnih dejavnikov, ki vplivajo na uspešnost podjetja. Nekatera podjetja se tega močno zavedajo ter skrbno in inovativno uporabljajo informacijsko tehnologijo, jo nadgrajujejo in po potrebi posodabljajo, kar pripomore h konkurenčni prednosti podjetja. Dandanes se vse odvija tako hitro, da enostavno ni več časa za nepotrebna opravila. Podjetje mora v času sprememb delovati hitro in energično, če želi preživeti. Da pa se podjetje lahko odzove na vse te spremembe pravilno in pravočasno, so ključnega pomena podatki in informacije, na podlagi katerih se odločajo in nato tudi reagirajo. Potreba po informacijskih podatkih je zato vse večja in večja ter vse bolj bistvena. Pri tem si lahko pomagamo s tako imenovanimi rešitvami ERP. Gre za rešitve, katerih naloga je upravljanje in koordiniranje celovitih informacijskih potreb podjetja. 2.1 Značilnosti rešitev ERP Celovito rešitev lahko opredelimo kot celovito povezavo in na poslovnem modelu organizacije temelječo sestavo uporabniških programov, ki ob uporabi sodobne informacijske tehnologije zagotavlja vsem poslovnim procesom organizacije in z njo povezanih poslovnih partnerjev optimalno možnost načrtovanja, razporejanja virov in ustvarjanje dodatne vrednosti (Kovačič, 2002, str. 189). Integrirani IS oziroma ERP (Enterprise Resource Planing) sistemi so komercialni programski paketi, ki omogočajo integracijo transakcijsko usmerjenih podatkov in poslovnih postopkov preko celotne organizacije, pa tudi vzdolž celotne oskrbovalne verige, ki sega skozi več organizacij. Takšni sistemi lahko pomenijo veliko prednost za organizacije, ki so jih uspešno uvedle. Te sisteme tvorijo moduli, kot so: materialno poslovanje, prodaja, trženje, kontroling in drugi, ki jih je mogoče kupiti in uvesti neodvisno, glede na potrebe celotne organizacije (Ahlin, Zupančič, 2001, str. 283). Sistem ERP je informacijski sistem, ki upravlja in koordinira vse razpoložljive vire, sredstva in dejavnosti v določeni organizaciji ali podjetju (Dahlen, Elfsson, 1999, str. 6). Slotten in Yap sta definirala ERP kot povezan in večdimenzionalen sistem za vse funkcije v podjetju, ki temelji na poslovnem modelu za načrtovanje in nadzor, na informacijski tehnologiji ter vključuje notranje in zunanje dejavnike. Značilnost sistema ERP je, da uporablja enotno bazo podatkov, vsi poslovni procesi so izpeljani iz enotnega informacijskega sistema (Tarn, Yen, Beaumont, 2002, str. 26). 2.2 Zgodovina rešitev ERP Prvi programski paketi so bili v začetku šestdesetih ustvarjeni za nadzor nad zalogami proizvodnih podjetij, v naslednjih desetih letih pa se je trend usmeril na MRP1 sisteme, ki so omogočali časovno-fazno planiranje zahtev po polizdelkih, komponentah in materialih ter njihove nabave. V osemdesetih se je razvila zasnova MRP-II, ki je nadgradil MRP sisteme in omogočal nadzor in upravljanje v maloprodaji in distribuciji. Proizvajalci programske opreme so se do tedaj osredotočili na razvoj posameznih funkcijskih modulov, ki so podpirali posamezne funkcije ali celo oddelke in služili samo določeni ravni, kar pa je vodilo k vedno večji nepovezanosti sistemov. V devetdesetih se je funkcionalnost MRP-II

8 4 razširila na področja financ, tehničnega inženiringa, servisa, vzdrževanja, kadrovanja, projektnega vodenja, in transporta, torej širokega nabora dejavnosti znotraj vsakega podjetja. Evolucija je vodila k razvoju integriranih poslovnih rešitev ali rešitev ERP, ki z uporabo enotnega vira podatkov in integracijo funkcionalnih modulov izkoriščajo vse možnosti uporabe informacij na vseh naštetih ravneh podjetja. Hkrati so na delovanje podjetij in razvoj integriranih rešitev dodatno vplivali dejavniki, ki jih je s seboj prinesel pojav tehnologije odjemalec/strežnik, reinženiringa oziroma prenove poslovnih procesov, razvoj internetnih tehnologij, pojav globalizacije, potreba po enotnih sistemih in naraščajoča globalna kupna moč. Na tej osnovi je nastal integriran IS, znan pod kratico rešitev ERP, ki se od prejšnjih informacijskih rešitev razlikuje predvsem v tem, da so vse programske rešitve v podjetju povezane, oziroma integrirane. 2.3 Struktura rešitev ERP Danes poslovni informacijski sistemi niso več orodje za avtomatiziranje obnašanja neke organizacije, temveč nabor koordinacijskih mehanizmov, ki zagotavljajo, da so vsi procesi in dejavnosti v podjetju medsebojno koordinirani in izvajani skladno s strateškim načrtom in cilji organizacije ter namenom vodstva podjetja. Proces, ki združuje integriran IS z dnevnimi funkcionalnimi dejavnostmi poslovanja, je znan kot upravljanje virov podjetja, oziroma ERM3. Medtem, ko pojem ERM predstavlja nabor orodij in tehnik, kratica ERP predstavlja zgolj orodje, ki upravlja vse vire in dejavnosti v organizaciji. ERM tvorijo programska rešitev z vsemi funkcionalnostmi, združena s procesom integracije ter različnimi dejavniki (npr. odločitvami, dokumenti, ljudmi, izobraževanjem, vodenjem, merjenjem ipd.). ERM torej predstavlja proces integracije in sinhronizacije poslovnih funkcij organizacije. Na splošno se definicije rešitev ERP oziroma sistemov, glede na avtorja definicije zelo razlikujejo, zato sem iz množice dosegljivih definicij izbral in navedel samo nekatere. ERP se definira kot zbirka poslovnih programskih rešitev, ki vključuje finančno in kadrovsko programsko rešitev, poleg tega pa še vsaj eno izmed naslednjih programskih rešitev: proizvodno, SCM4 ali CRM5 programsko rešitev. Rešitve ERP naj bi bile sposobne zadovoljevati vsaj 75 odstotkov celotnih poslovnih zahtev (Spies, 2003, str. 2). Rešitev ERP je integriran nabor programskih rešitev, ki skrbi za podporo kritičnih organizacijskih dejavnosti, kot so proizvodnja in logistika, finance in računovodstvo, prodaja in marketing ter kadri. Rešitev ERP povezuje različne dele organizacije tako, da omogoča uporabo skupnih podatkov in znanja, nadzor stroškov na ravni organizacije ter upravljanje in optimizacijo poslovnih procesov (Aladwani, 2001, str. 266). Sistem ERP je skupina programskih rešitev, ki omogoča celovito upravljanje s poslovnim sistemom. Vse funkcije uporabljajo skupno podatkovno bazo in poslovna orodja za analizo. Aktualna generacija rešitev ERP zagotavlja tudi referenčne modele in šablone procesov, ki naj bi vključevale in predstavljale najboljše praktične poslovne primere (Zastrocky, 2002, str.2). Integrirani IS oziroma sistemi ERP so komercialni programski paketi, ki omogočajo integracijo transakcijsko usmerjenih podatkov in poslovnih postopkov preko celotne organizacije, pa tudi vzdolž celotne oskrbovalne verige, ki sega skozi več organizacij. Te sisteme tvorijo moduli kot, so materialno poslovanje, prodaja, trženje, kontroling in drugi,

9 5 ki jih je mogoče kupiti in uvesti neodvisno, glede na potrebe konkretne organizacije (Ahlin, Zupančič, 2001, str. 283). Če združim definicije, lahko ERP pojmujemo kot skupen termin za širok nabor dejavnosti, podprtih s programsko rešitvijo, sestavljeno iz več integriranih aplikacijskih modulov, ki upravitelju proizvodnega ali storitvenega podjetja omogoča celovito upravljanje s poslovnim sistemom kot celoto ter posameznimi deli tega sistema, na vseh organizacijskih nivojih. Rešitve ERP uporabljajo skupno bazo podatkov in vključujejo poslovna orodja za analizo in obdelavo transakcijskih podatkov. Splošno rečeno, rešitev ERP usmerja nabor aplikacij, ki omogočajo podjetjem upravljanje s poslovnimi funkcijami. Ključno prednost in poslovni smisel informacijskih tehnologij v celoti in s tem tudi celovitih rešitev moramo iskati v večji produktivnosti, v učinkoviti izrabi materialov in infrastrukture, hitrejšem izvajanju poslovnih dejavnosti, večji dodani vrednosti posameznika na enoto dela in izboljšanem poslovanju. Informacijske tehnologije so torej orodje za zagotavljanje naprednih poslovnih procesov (ERP), večanje obsega poslovanja (SCM), večji tržni delež (CRM, B2B, B2C in podobno). Organizacija z uspešno uvedbo rešitve ERP in integracijo posameznih delov podjetja poveča nadzor nad operacijami znotraj organizacije in sodelovanje le-te z okoljem. Uspešno uvedena rešitev ERP poveča časovno učinkovitost, s povečano dostopnostjo informacij pa se zmanjša čas in potrebni viri za generiranje poročil potrebnih za odločanje na taktični, operativni in strateški ravni. Istočasno so za projekte uvedbe rešitev ERP značilna tveganja previsokih stroškov uvedbe, saj se podjetja ne zavedajo obsežnosti uvedbe in podcenijo predvidene stroške uvedbe. Poleg visokih stroškov uvedbe se pojavi tudi vprašanje časa, ki ga bo organizacija porabila za uvedbo in virov, ki bodo za to uporabljeni. Neredko se namreč zgodi, da uvedba zaradi zasedenosti virov upočasni rutinske operacije znotraj podjetja. Zaradi avtomatizacije se spremeni kadrovska struktura, navadno pa je potrebno tudi daljše usposabljanje zaposlenih. Naslednja slabost rešitev ERP, ki se kaže predvsem v času, ko se je zaradi vse večje uporabe in integracije internetnih tehnologij v IS pojavila nevarnost zunanjih vdorov v sistem, je zasebnost in varnost. Ob nepravilni izbiri in nezadostni uporabi varnostnih tehnologij, obstaja nevarnost, da informacije pridejo v neprave roke, kar povzroči kaos in poslovno škodo. 2.4 Uvajanje rešitev ERP Uvajanje celovitih rešitev je eden od pomembnih pristopov k poslovni prenovi in informatizaciji poslovanja, ki vodi zlasti k učinkovitejšemu obvladovanju poslovnih procesov in podatkov ter natančnejšemu napovedovanju poslovnih dogodkov in odločanju. Uvajanje celovitih rešitev temelji na zasnovi prenove poslovanja, ta pa na prenosu najboljše prakse, zajete v teh rešitvah v posamezno organizacijo in njeno neposredno okolje. Gre torej za strateško pomemben, pogosto tudi nujen projekt, ki ima lahko dolgoročno bodisi zelo pozitivne bodisi pogubne posledice (Kovačič, 2002, str. 182). Proces uvedbe celovitih rešitev zahteva veliko predanost in napor vseh, ki so udeleženi v tem projektu. Ker tovrsten projekt poteka vzporedno s prenovo poslovnih procesov, menimo, da so vpleteni prav vsi zaposleni in skupaj pripomorejo k uspešnosti tega projekta. Kovačič (2002, str. 213) je razdelil projekt uvajanja celovite rešitve na 4 projektne faze: načrtovanje in vzpostavitev projekta; analiziranje stanja ter snovanje prenove in informatizacije;

10 6 priprava prehoda na nov poslovni model; izvedba (uvajanje, prilagajanje in dograjevanje rešitve). V fazi načrtovanja projekta se pravzaprav opredeli samo področje naše prenove in informatizacije ter zagotovi za njihovo izvedbo potrebne vire. Opredelimo torej splošne dejavnosti v zvezi s postavitvijo projekta in projektne skupine, opredelimo področje, cilje in pričakovane rezultate prenove procesov in pridobimo podporo vodstva podjetja. Sam projekt, njegove rezultate in tveganja prav tako ocenimo s tehničnega, ekonomskega, strateško političnega in kadrovsko psihosociološkega stališča. Faza analiziranja stanja ter snovanja prenove in informatizacije se začne z načrtovanjem, ugotavljanjem postopkov in pristopov k prenovi. Značilnost te faze je, da se velikokrat izvaja v kombinaciji podjetje zunanji sodelavec, kar pomeni, da so člani projektne skupine tudi zunanji strokovnjaki. Projektno skupino in vse izvajalce seznanimo z metodološkimi izhodišči, metodami in tehnikami dela na projektu. Izdelamo poslovni model stanja, ki opredeljuje trenutno izvajanje poslovnih procesov organizacije. Priporočljivo je, da analizo opravlja neodvisni svetovalec, ki bo kasneje uvedel programski paket. V sami analizi pa naj bi sodelovali tudi ljudje, ki so sodelovali pri tovrstnih analizah v sorodnih podjetjih. Za konec izdelamo v tej fazi tudi predlog prenove in taktični načrt prehoda na nov poslovni model (naslednje faze prenove). V fazi priprave prehoda veliko razmišljamo o samem vprašanju in načinu, kako naj bi dejansko izvedli to želeno spremembo, tu opredelimo vse potrebne spremembe, ki nastanejo ob prehodu od obstoječega do želenega stanja. Ker je prehod iz starega v nov sistem zelo kompleksen postopek, še posebej na področju migracije podatkov, je priporočljivo, da oba sistema delujeta vzporedno. Ko izvedemo vsa testiranja in vse pravilno deluje, se star sistem izklopi. V projektno skupino vključimo tudi nove člane s specifičnimi tehnološkimi znanji, potrebnimi v tej fazi projekta. Prav tako izvedemo tudi izobraževanje bodočih razvijalcev, vzdrževalcev in uporabnikov rešitev v organizaciji. Gre za splošno izobraževanje, praktično izobraževanje za delo s programi v obliki učnih delavnic, izobraževanje ob delu. Nato se izdela dokončni predlog in načrt prilagoditve ter uvedbe nove rešitve. Zadnja faza je faza izvedbe, kjer gre za uvajanje, prilagajanje in dograjevanje rešitve na osnovi v predhodnih fazah ugotovljenih izhodišč. V tej fazi najprej izdelamo podroben načrt izvedbe in uvedbe novih organizacijskih in tehnoloških rešitev. Poleg tega izdelamo načrt preizkušanja oziroma testiranja, predvsem na področju avtomatiziranih postopkov. Od podjetja je odvisno, kako velik vzorec uporabi pri testiranju novih avtomatiziranih postopkov, prav tako je potreben tudi načrt izobraževanja uporabnikov, saj le-ti močno vplivajo na uspeh uvedbe. Potem lahko namestimo orodja ter izdelamo, dokumentiramo in uvedemo uporabniške programske rešitve, preizkusimo njihovo delovanje in izvedemo vsa potrebna izobraževanja za njihovo uporabo. Na koncu ocenimo uvedeno prenovo v smislu ciljev, opredeljenih v fazi načrtovanja prenove. 2.5 Kritični dejavniki uvajanja sistemov ERP Uvajanje celovitih programskih rešitev predstavlja enega pomembnih pristopov k poslovni prenovi in informatizaciji poslovanja, ki vodi zlasti k učinkovitejšemu obvladovanju podatkov ter natančnejšemu napovedovanju poslovnih dogodkov in odločanju. Takšno programsko rešitev lahko opredelimo kot celovito povezan in na poslovnem modelu organizacije temelječ sistem, ki ob uporabi sodobne informacijske tehnologije vsem poslovnim procesom, tako

11 7 same organizacije, kot tudi z njo povezanim poslovnim partnerjem, zagotavlja optimalne možnosti načrtovanja, razporejanja virov in ustvarjanja dodane vrednosti. Uvajanje celovitih rešitev temelji na zasnovi prenove poslovanja, temelječem na prenosu najboljše prakse, zajete v teh rešitvah v posamezno organizacijo in njeno neposredno okolje. Gre torej za strateško pomemben, pogosto tudi nujen projekt, z dolgoročnimi, lahko močno pozitivnimi ali pa pogubnimi posledicami. Visoka stopnja neuspešnih uvedb rešitev ERP zahteva boljše razumevanje kritičnih dejavnikov uspeha. Po različnih virih lahko združimo dejavnike uspeha uvedbe ERP v 11 bistvenih kritičnih dejavnikov, ki so opisani v nadaljevanju Skupinsko delo Skupinsko delo je pomembno ves življenjski cikel celovite programske rešitve. V projektni skupini naj bi bili najboljši ljudje v podjetju. Bistveno za projekt je, da sestavimo skupino iz ljudi različnih funkcijskih področij. Zaradi tega, da lahko interno osebje razvije potrebne tehnične sposobnosti za razvoj in uvedbo, naj bo skupina sestavljena iz svetovalcev in internega osebja. Pri tem govorimo o prenosu znanja. Za uspeh je izjemnega pomena tako poslovno kot tudi tehnično znanje. Projekt izgradnje celovite programske rešitve mora biti najpomembnejša in edina prioriteta v delu tega osebja. Člani skupine morajo biti v celoti dodeljeni projektu. Če obstaja možnost, naj bi skupina delala skupaj na isti lokaciji. Sodelavci v skupini naj bi bili nagrajeni za uspešno uvedbo celovite programske rešitve. To pomeni, da je projekt realiziran v planiranih rokih in v okviru planiranega proračuna. Da lahko uvede ustrezne poslovne procese in ugotovi potrebe podjetja, mora skupina poznati poslovne funkcije in proizvode podjetja. Izmenjava informacij v podjetju, posebej še med partnerji, ki sodelujejo na projektu, je ključna in zahteva popolno zaupanje med vsemi udeleženci na projektu uvedbe rešitve ERP. Partnerstvo se gradi in obvladuje z rednimi sestanki med udeleženci projektne skupine. Stimulativne pogodbe, vključeno s klavzulo o delitvi tveganja, vodijo do skupnega razumevanja ciljev projekta (Nah, 2001) Podpora najvišjega vodstva Podpora vodstva je potrebna preko celotnega projekta. Projekt mora biti potrjen s strani vodstva in mora slediti strateškim ciljem podjetja. Vodstvo podjetja mora spoznati in predstaviti projekt kot najvišjo prioriteto. Višje vodstvo mora biti udeleženo z lastnim sodelovanjem in voljo, da poišče ustrezne vire, ki so potrebni za uvedbo. To vključuje zagotavljanje potrebnih človeških virov za uvedbo in primerno časovno angažiranje, da se projekt izvede. Vodstvo mora sprejeti nove cilje in smernice. Skupna vizija in vloga novega sistema in struktur, mora biti predstavljena zaposlenim. Pogosto je treba postaviti novo organizacijsko strukturo, pravila in odgovornosti. S strani najvišjega vodstva mora biti postavljena nova politika. V primeru konfliktov pa morajo vodje le-te aktivno razreševati (Nah, 2001) Poslovni načrt in vizija Jasen načrt in vizija morata usmerjati projekt preko celotne uvedbe celovite programske rešitve. Za projekt je kritičen poslovni načrt, ki definira predlagano strategijo in merljive koristi, vire, stroške, tveganja in roke. To pomaga, da se osredotočimo na poslovne koristi. Jasno mora biti definiran poslovni model. Ta določa, kako bo organizacija delovala po uvedbi. Treba je prikazati upravičenost naložbe. Le-ta mora temeljiti na jasnih smernicah razvoja podjetja. Poslanstvo projekta mora biti povezano s poslovnimi potrebami in temu ustrezno predstavljena vsem, ki so kakorkoli vključeni v projekt. Cilji in koristi morajo biti prepoznavni in sledljivi (Nah, 2001).

12 Učinkovite komunikacije Za uspešno uvedbo celovite programske rešitve so ključne tudi učinkovite komunikacije med sodelujočimi v projektu. Obvladovanje komunikacij, znanja in pričakovanj, je nujno za obvladovanje organizacije. Vedno je treba upoštevati pričakovanja, zahteve, komentarje, reakcije s strani uporabnikov. V okviru pojma komunikacije, razumemo tudi formalno promocijo projektnih skupin in predstavitev napredka projekta v celotnem podjetju. Zelo pomembna je komunikacija s srednjim vodstvom podjetja, saj je od tega pogosto odvisen uspeh projekta. Kadar srednje vodstvo podjetja ne živi za projekt, je lahko uvedba rešitve obsojena na propad. Zaposleni morajo biti, seznanjeni s smernicami in cilji ter z dejavnostmi in spremembami na projektu (Nah, 2001) Projektni management Posameznikom ali skupini ljudi morajo biti jasno dodeljene odgovornosti za uspeh projekta. Najprej je treba določiti cilj projekta, ki mora biti jasno definiran. V okvir ciljev spada definiranje in uvedba poslovnih procesov v celovito programsko rešitev in definicija vloge poslovnih enot v uvedbi. Vsaka predlagana sprememba procesov v projektu, ki odstopa od definiranih postopkov, mora biti ovrednotena glede na poslovne koristi. Kasnejše večanje zahtev se mora vrednotiti glede na dodaten čas in stroške predlaganih sprememb. To mora biti strogo nadzorovano, kajti uvedba dodatnih, mogoče neupravičenih zahtev, podraži projekt in poveča tveganje uspeha uvedbe. Projekt mora biti formalno definiran v smislu njegovih mejnikov. Definirati je treba kritične faze projekta. Obvladovati je treba terminski načrt in spremljati končne roke. S tem zagotovimo, da projekt ostaja znotraj terminskih rokov, proračuna in ohranja verodostojnost. Vsem mora biti jasen načrt nalog in pričakovanj. Obvladovati je potrebno konfliktne situacije. Doseženi rezultati se morajo nenehno spremljati in vrednotiti. Preverja se realizacija po terminskem načrtu in planiranem proračunu. Vsako odstopanje je treba nemudoma odpraviti (Nah, 2001) Vodenje projekta Za projekt je kritična pripadnost sponzorja projekta. Sponzor projekta mora biti vodja, ki ima moč postaviti cilje in potrditi ter odobriti spremembe. S tem se zagotovi soglasje in pregled nad celotnim življenjskim ciklom uvedbe. Treba je določiti projektnega vodjo, ki bo odgovoren za izvedbo projekta v celotni organizaciji. Vodja projekta mora neprestano stremeti k razreševanju konfliktov in obvladovati odpor v podjetju (Nah, 2001) Izbrana celovita programska rešitev in obstoječe programske rešitve Pomembno je, da se sodelujoči pri projektu posvečajo uvedbi rešitev na novi celoviti programski rešitvi, ne pa, da vzdržujejo obstoječe programe. Izbira celovite programske rešitve je ključna za uvedbo procesov, ki ustrezajo potrebam podjetja. Zato je potrebno izbrati poslovno informacijski sistem, ki vključujejo obstoječe poslovne procese, organizacijsko strukturo, kulturo in informacijsko tehnologijo podjetja. Vsaka kasnejša sprememba v informacijski tehnologiji in organizaciji, se prav tako odraža na uspehu projekta (Nah, 2001) Kultura in obvladovanje sprememb Od začetne faze do zaključka projekta je pomembno obvladovanje sprememb. V ta proces so vključeni ljudje, ki vodijo organizacijske spremembe in imajo vpliv na določanje kulture

13 9 podjetja. Pomembnost kulture se odraža v skupnih vrednotah in ciljih. Vodstvo podjetja se mora jasno zavedati, da želi za doseganje poslovnih rezultatov kot pomoč uporabljati poslovni informacijski sistem. Uporabniki morajo biti šolani za uporabo informacijskega sistema, vprašanja in probleme morajo znati oblikovati in posredovati preko standardnih komunikacijskih poti, saj se lahko le na tak način obvladajo spremembe, ki nastanejo pri uvedbi ERP rešitve. Pri tem pa morajo bito jasno in natančno definirana opravila za posamezne uporabnike. Imeti morajo formalno izobrazbo ter znanje, da lahko sodelujejo v procesu uvedbe ERP rešitve in da razumejo, kako bo sistem spremenil poslovne procese. Zaradi tega morajo biti izvedena dodatna izobraževanja za zaposlene med samo izvedbo uvedbe. (Nah, 2001) Prenova poslovnih procesov in minimalne nastavitve Naslednji pomembni dejavnik na začetku projektne faze je prenova poslovnih procesov in minimalne nastavitve. Zelo pomembno je, da se poslovni procesi vklopijo v nov sistem. Prav tako je pomembna povezava med poslovnimi procesi in programsko opremo. Podjetje mora biti pripravljeno spremeniti poslovanje tako, da zadosti zmožnostim programske opreme. V kolikor je možno, programske opreme naj ne bi spreminjali. Prenovo poslovanja je potrebno začeti preden, izberemo programsko opremo. Izvesti je treba kvalitetno analizo poslovnih procesov in ugotoviti potrebe podjetja po prenovljenih poslovnih procesih. Na osnovi teh potreb se nato izbere najustreznejša celovita programska rešitev (Nah, 2001) Razvoj programske opreme, testiranja in težave Razvoj programske opreme, testiranje in reševanje težav, ki ob tem nastanejo, je pomembno v začetni fazi projekta. Celotna arhitektura ERP naj bo zgrajena pred začetkom uvedbe. To preprečuje spremembe med samo uvedbo. Odločiti se je treba, kakšen nivo funkcionalnosti uvesti ter na kakšen način se povezati z obstoječimi programskimi rešitvami. Da čim bolje zadostimo potrebam poslovanja, lahko podjetje integrira ostale specializirane programske proizvode z ERP rešitvijo. V kolikor vmesniki niso razpoložljivi na trgu, je potrebno vmesnike za povezavo med poslovno informacijskim sistemom in obstoječimi sistemi ali specializiranimi sistemi razviti v hiši. Ob uvedbi je pomembno spremljati težave in napake. Sodelovanje z dobavitelji in svetovalci se pokaže kot pomemben dejavnik ob reševanju napak. Važna je zmožnost hitrega odziva, potrpežljivost in vztrajnost pri reševanju problemov. Temeljito testiranje programske opreme olajša uvedbo. Procesne in sistemske zahteve morajo biti izdelane in dokumentirane ter pripravljen mora biti načrt prenosa podatkov (Nah, 2001) Nadzor in razvoj zmogljivosti Nadzor in vrednotenje uvedenih procesov obravnavamo v po projektni fazi. Uspešnost uvedenih procesov spremljamo preko mejnikov in ciljev projekta. Uporabita se dve merili. Po prvem merilu se ocenjuje terminska uspešnost projekta, stroški in kakovost uvedenih rešitev. Merila delovanja se uporabljajo za merjenje delovanja sistema. Rezultati uspešnosti uvedene celovite programske rešitve, se pridobivajo z izmenjavo informacij med člani projektne skupine ter analizami s strani uporabnikov. Važno je, da čim prej predstavimo rezultate uspešnosti projekta, sodelujočim v projektni skupini, sponzorjem projekta, ostalim sodelavcem v podjetju, predvsem pa uporabnikom celovite programske rešitve. Poročila morajo biti pisana na kožo uporabniku. Vodstvo podjetja potrebuje informacije o učinku celovite programske rešitve za poslovni rezultat. Potrebno je izdelati poročila za pridobivanje podatkov in informacij poslovanja. (Nah, 2001, str.289)

14 10 3 CELOVITE REŠITVE ERP PODJETJA Nova Vizija d.d. 3.1 Podjetje Nova Vizija d.d. Podjetje Nova Vizija d.d. iz Žalca je bilo ustanovljeno leta 1989, ko je v njej združila svoje znanje in izkušnje skupina sistemskih inženirjev, ki so že do takrat uspešno razvijali informacijske sisteme za bolnišnično in osnovno zdravstveno dejavnost ter rešitve za poslovne sisteme. V letih poslovanja so se razvili v sodobno programersko podjetje, ki zaposluje več kot 35 strokovnjakov s področja informatike in računalništva. Na slovenskem tržišču so se najprej predstavili na področju medicinske informatike. Nato smo v obdobju relativno hitre rasti podjetja razvili tudi rešitve za poslovne sisteme, s katerimi so se uspešno uveljavili na domačem tržišču. Vizija podjetja je postati ena izmed vodilnih programerskih hiš v Sloveniji z močno kadrovsko zasedbo, ki bo uvajala in postavljala evropske standarde na slovenskem informacijskem trgu. Želimo izgraditi integrirane informacijske sisteme, kot rezultat slovenskega znanja, za potrebe mesnopredelovalne, prehrambne in ostale industrije doma in v tujini. 3.2 Predstavitev poslovno informacijskega sistema ProPIS Poslovno informacijski sistem ProPIS je modularno zgrajen informacijski sistem v arhitekturi odjemalec/strežnik za okolje MS Windows. ProPIS je enostaven za uporabo, vendar po rezultatih učinkovit poslovno informacijski sistem. Združuje dolgoletne poslovne izkušnje, bogata vsebinska znanja ter tehnološko inovativnost. Namenjen je podpori poslovanja proizvodnih in storitvenih podjetij vseh velikosti. Odlikujejo ga povezljivost, prilagodljivost in sledljivost vseh poslovnih dogodkov in dokumentov ter zanesljivost in ponovljivost postopkov Struktura rešitve ProPIS Za razvoj programske rešitve smo uporabili Borland Delphi 5, objektno orientiran programski jezik in bazo podatkov MS SQL strežnik Glavna značilnost rešitve je v arhitekturi, ki omogoča pregledno povezovanje sestavnih modulov in zagotavlja pretok informacij med vsemi funkcijskimi enotami v podjetju. Z uvedbo poslovno informacijskega sistema dobi podjetje zanesljiv enotni integriran informacijski sistem. Namenjen je za optimalno podporo poslovanja majhnih in srednjih podjetij. Računalniška rešitev je zasnovana kot arhitektura povezljivih in integriranih modulov, ki jih je možno poljubno dodajati v sistem in v menije uporabnikov. Mogoča je postopna namestitev in uvedba posameznih modulov s kasnejšo vključitvijo povezav med njimi. Posebno pozornost posvečamo povezljivosti z Microsoft Office, ki zagotavlja popolno integracijo delovnega mesta po načelu, podatke, ki jih uporabnik vidi na ekranu, lahko prenaša v svoja najpogosteje uporabljena orodja MS Word in MS Excel. Najbolj pa se zmožnosti integracije ProPIS izkažejo v proizvodnji, kjer preko programskih vmesnikov omogočamo npr. izmenjavo podatkov z elektronskimi tehtnicami, števci in drugimi merilnimi napravami ter sinhronizirano povezovanje s krmilnimi sistemi v proizvodnji Pregled modulov rešitve ERP ProPIS sestavlja komplet poslovno-aplikacijskih programskih modulov, namenjenih okolju odjemalec/strežnik. Modularnost sistema omogoča, da se podjetja lahko odločijo za uvedbo celotnega informacijskega sistema ProPIS ali posameznih modulov. Moduli so integrirani in

15 11 obsegajo večino funkcij, ki jih zahtevajo večja podjetja, vključno s proizvodnjo, financami, logistiko in kadrovskim sistemom. Pri samem razvoju teh programskih modulov je upoštevana najboljša poslovna praksa in najboljši način za izvajanje poslovnega procesa. Tudi najboljša poslovna praksa se s časom spremeni, zato je naloga podjetja Nova Vizija še naprej odkrivati boljše načine za izvajanje poslovnih postopkov. Slika 1: STRUKTURA INFORMACIJSKE REŠITVE ProPIS Vir: Nova Vizija d.d.(2005) Module v sistemu ProPIS razdelimo na štiri skupine: Računovodstvo in Finance, Logistika, Kadrovska, Proizvodnja. Vsak od teh modulov pa ima še svoje podmodule. Računovodstvo in Finance Modul zajema niz aplikacij, ki so oblikovane tako, da učinkovito obvladujejo finančno in računovodsko poslovanje podjetja. Glavna knjiga Modul Glavna knjiga podpira organiziranje knjiženja po knjigovodjih, dnevnikih in obračunskih mesecih, skladno z računovodskimi standardi in dobro računovodsko prakso. Rezultat rešitve so bilance stanja in uspeha, pregledi po organizacijskih enotah, stroškovnih mestih, stroškovnih nosilcih in planskih enotah. Bilančni kontroling Bilančni kontroling temelji na mesečnih presekih operativnih podatkov glavne knjige in omogoča izdelavo poljubnih strukturnih modelov bilanc na osnovi klasifikacije

16 12 kontnega plana ali definiranih sklopov. Poudarek analize je predvsem v obdobnem spremljanju bilančnih podatkov in primerjavi podatkov izbranega bilančnega modela za različna obdobja. Saldakonti Saldakonti in finančni promet omogočajo knjiženje vseh finančnih poslovnih dogodkov, ki se nanašajo na terjatve do kupcev in obveznosti do dobaviteljev. S saldakonti lahko spremljate finančni promet v katerikoli tuji in hkrati domači valuti. Modul podpira tudi obračun obresti, kompenzacije ter odstop terjatev in obveznosti. Plačilni promet Za učinkovite povezave s finančnim okoljem je omogočen prenos plačilnih nalogov iz Saldakontov v Agencijo za plačilni promet in poslovne banke, ter prenos plačil in ostalega finančnega prometa iz Agencije za plačilni promet ali bank v Saldakonte. Osnovna sredstva Računalniška rešitev omogoča vodenje registra osnovnih sredstev od nabave osnovnega sredstva, aktiviranja osnovnega sredstva, obračuna amortizacije, revalorizacije in revalorizacije amortizacije, do izločitve osnovnega sredstva iz nadaljnje uporabe. Blagajna Blagajniško poslovanje je namenjeno blagajniški službi za spremljanje prejemkov in izdatkov na blagajnah podjetja. Služi hitrejši obdelavi in popolnemu pregledu nad blagajniškim prometom Logistika Nabava in prodaja Računalniška rešitev Nabava in Prodaja omogoča vnos, pregledovanje in analiziranje marketinških dokumentov. Razdeljena je na področji prodaje (naročila kupcev) in nabave (naročila dobaviteljem). Zagotavlja povezavo z materialno blagovnim knjigovodstvom, saj omogoča avtomatsko ustvarjanje materialnih dokumentov. Vsebuje tudi preglede nerealiziranih naročil ter analize naročil, glede na razna merila. Materialno blagovno knjigovodstvo Modul omogoča knjiženje, pregledovanje in analiziranje skladiščnih in materialnih dokumentov. Izvajate lahko preglede stanja zalog materialnih sredstev na ravni organizacijskih enot, skladišč in mikrolokacij enot. Popolnoma avtomatizirana je izvedba inventure ter vrednotenje zalog na ravni knjigovodskih skladišč po vseh metodah, predvidenih z računovodskimi standardi. Likvidatura in fakturiranje Modula Fakturiranje in Likvidatura omogočata knjiženje, pregledovanje in analiziranje prejetih in izdanih finančnih materialnih dokumentov na domačem in tujem trgu. Likvidatura črpa podatke iz Materialno blagovnega knjigovodstva in jih posreduje naprej v Saldakonte dobaviteljev in Glavno knjigo. Fakturiranje črpa podatke iz Skladiščnega poslovanja in jih posreduje naprej v Glavno knjigo in Saldakonte kupcev. Modula vsebujeta knjigo prejetih in izdanih računov, kar je pred pogoj za

17 13 Kadrovska uspešno evidentiranje DDV ter hkrati avtomatizirano knjiženje zalog, stroškov in realizacije na ustrezne analitične konte v Glavno knjigo. Kadrovska evidenca Modul Kadrovska evidenca omogoča celovito spremljanje podatkov o zaposlenih. Poleg vnaprej pripravljenih izpisov vam omogočamo tudi enostavno izdelavo poljubnih izpisov, po lastni izbiri. Plače Modul Plače omogoča izvajanje obračuna plač, njihovo arhiviranje, izpisovanje ter oblikovanje podatkov za zunanje in notranje uporabnike. Odprt sistem definiranja vrst plačil podpira evidenco dela po raznih različicah kolektivnih pogodb, individualnih pogodbah in obračun pogodbenega dela. Proizvodnja Razvoj tehnologije Razvoj tehnologije omogoča izdelavo modularnih strukturnih, variantnih in reverznih sestavnic. Za iskanje alternativnih materialov je nabavni službi in tehnologom koristen pregled uporabe izbranega materiala v različnih sestavnicah. V okviru tehnoloških postopkov, ki opisujejo operacije proizvodnje določenega izdelka, omogoča natančnejše spremljanje porabljenega časa. Planiranje proizvodnje Planiranje proizvodnje omogoča avtomatsko ustvarjanje delovnega koledarja za poljubno časovno obdobje in upošteva podatke o praznikih in drugih prostih dnevih. Omogočeno je variantno načrtovanje proizvodnje izdelkov in polizdelkov za dnevno, tedensko, mesečno, četrtletno ali drugo poljubno obdobje. Na osnovi materialnih normativov modul izračuna skupne bruto potrebe za kupljene materiale ali lastne polizdelke, skupne bruto potrebe za proizvodno delo po operacijah, zasedenost zmogljivosti proizvodnih mest ter storilnost proizvodnje. Vodenje proizvodnje Vodenje proizvodnje omogoča upravljanje delovnih nalogov skozi celotni življenjski ciklus od nastanka do zaključka delovnega naloga. Učinkovito spremljanje finančnega učinka proizvodnje omogočata predkalkulacija in pokalkulacija, obračun delovnega naloga in obdobni pregledi proizvodnje. 3.3 Prednosti in koristi rešitve ProPIS popolna sledljivost poslovnih dogodkov je zasnovana na visokih zahtevah ISO 9000 standarda ter vrhunske prakse najzahtevnejših podjetij. Poleg običajnih možnosti sledljivosti preko identifikacije materialov in izdelkov ter prometnih dokumentov, podpira individualno sledljivost po serijskih številkah, številkah šarž, palet, enot pakiranja ipd. Tako lahko na osnovi reklamacije izsledite vse individualne materiale, ki so bili uporabljeni in ukrepate pri svojih dobaviteljih ali v lastni proizvodni.

18 14 ponovljivost in robustnost postopkov uresničuje zahteve uporabnikov, da se po pregledu rezultatov določene obdelave lahko odločijo in ponavljajo postopke tako dolgo, dokler niso zadovoljni z rezultatom, ne da bi morali skrbeti za ročno čiščenje teh rezultatov. Postopki so neodvisni od zanesljivosti računalniške opreme in vedno zagotavljajo skladnost v bazi podatkov. Sistem preprečuje spreminjanje prometa in stanj v zgodnjih fazah posla, če obstajajo dokumenti v kasnejših fazah posla in vas o tem obveščajo. prilagodljivost z nastavitvijo parametrov Z nastavitvijo parametrov dosežemo prilagodljive poslovne rešitve za različna podjetja. ProPIS ima vse potrebne parametre za individualizacijo na zahteve uporabnikov, vendar zaradi tega sistem ne postaja nepregleden in nepredvidljiv. Omogoča hitro prilagajanje obnašanja sistema poslovnim pravilom naročnika, skrajša reakcijske čase prilagajanja informacijske rešitve hitrim spremembam in zahtevam poslovanja, znižuje stroške prilagajanja in predvsem zmanjšuje možnost napak, ki se pojavljajo pri dinamičnem dograjevanju poslovnega informacijskega sistema. dinamičnost menijev in ekranskih slik omogoča uporabnikom, da imajo na razpolago le programe in podatke, ki so potrebni za njihovo delo in ničesar več, kar je v obsežnem informacijskem sistemu pomembna značilnost kakovostnega informacijskega sistema. prilagodljivost z uporabo zunanjih podatkov omogoča širitev zmožnosti programske opreme z integracijo rešitev tujih proizvajalcev (npr. Microsoft Office), če so le te pisane v skladu s standardi komponentnega modela COM. Ta način prilagodljivosti je lahko specifičen za vsako posamezno delovno mesto, obenem pa je osnova za povezovanje ProPIS s krmilnimi sistemi v proizvodnji. prijazen dialog do uporabnika so odlike le najboljših rešitev ERP, ki jim je pomembno, da se uporabnik vedno počuti udobno, saj je uporabniški vmesnik razvit tako, da pomaga uporabnikom v težavah in ne le opozarja na napake. enostavnost uporabe je najpogosteje uporabljena značilnost informacijskih sistemov, ki pa se resnično pokaže ob začetku uporabe sistema v smislu podpore intuitivne uporabe rešitve, predvsem pa kasneje ob vsakdanji uporabi programov na način, ki ga uporabniki sprejemajo kot optimalnega. sprotna pomoč je običajno koristna le takrat, ko je uporabnik v večjih težavah ali ko ni prepričan, kako na pravi način nadaljevati svoje delo. Takrat ne pomagajo splošni napotki, temveč natančen opis in navodilo, kaj storiti na določenem polju ekranske slike ali določenem postopku.

19 15 4 PROJEKT UVEDBE REŠITVE ERP ProPIS V PODJETJE 4.1 Uvod Uvedba informacijskega sistema je zapleten in dolgotrajen proces pri katerem morata enakovredno vlogo odigrati tako ponudnik programske opreme kot naročnik. Od uvedbe je v veliki meri odvisna uspešnost projekta prenove informacijskega sistema, zato njene pomembnosti ne gre spregledati niti podcenjevati. V podjetju Nova Vizija smo zato za uvedbo integralnega informacijskega sistema ProPIS oblikovali posebno metodologijo uvajanja, ki je nastala po načelih projektnega vodenja in kot rezultat dolgoletnih izkušenj in prilagajanja razmeram na trgu. Izpopolnili smo jo do te mere, da omogoča planiranje terminov za posamezno fazo uvedbe, planiranje potrebnih virov in potrebnih dodelav. Spoznali smo, da uvajanje rešitve ERP zahteva procesni pristop, izkušenega vodjo projekta na strani izvajalca in naročnika, kakor tudi skrbno izbrane člane projektne skupine. 4.2 Načrt uvedbe rešitve ERP ProPIS Proces uvajanja rešitve ERP se začne na osnovi podpisane pogodbe o nakupu programskega paketa ProPIS. Stranka z nakupom licenc dobi produkt, vendar to še ne pomeni takojšnega zagona in uporabe integralnega informacijskega sistema ProPIS "v živo". Projekt uvedbe informacijskega sistema je proces, ki ga je potrebno prilagajati in dopolnjevati potrebam podjetja. Ne glede na to, pa so faze projekta uvajanja točno določene in se ne spreminjajo. Načrt uvedbe informacijskega sistema je dokument, v katerem so popisane vse faze uvedbe sistema. V načrtu uvedbe so navedene faze, ki si sledijo v takšnem zaporedju, kot so naštete: priprava in zagon projekta, namestitve, analiza poslovanja, testni prepis podatkov, individualizacija, izobraževanje in svetovanje, izdelava specifičnih rešitev, poskusna uporaba in svetovanje, prevzem sistema, zaključek projekta. Vsaka faza vsebuje seznam nosilcev posameznih nalog na strani izvajalca in na strani naročnika in potrjene termine izvedbe. Načrt uvedbe je torej ključni dokument za uspešnost uvedbe informacijskega sistema ProPIS, zato lahko za posamezen projekt obsega tudi preko sto strani Priprava in zagon projekta S podpisom strateškega dokumenta, ki je običajno pogodba o uvedbi programske rešitve ProPIS, se začne zagon projekta uvedbe rešitve ERP. V prvi fazi procesa uvedbe se določita vodji projekta in se oblikujeta projektni skupini, tako na strani naročnika kot na strani izvajalca. Člani projektnih skupin razpolagajo z vsemi potrebnimi informacijami, na osnovi katerih določimo cilje projekta in grobi terminski načrt, kjer definiramo ključne roke za zaključek posameznih faz projekta in projekta kot celote. Na zagonskem sestanku, kjer si

20 16 člani skupin izmenjajo kontaktne naslove ter opredelijo komunikacijske poti za izmenjavo podatkov in informacij. Vodji projektnih skupin se dogovorita o prihodnjih skupnih sestankih obeh projektnih skupin in o dejavnostih, ki izhajajo iz terminskega načrta uvedbe rešitve ProPIS Namestitev posameznih komponent Zaradi same strukture informacijske rešitve ProPIS je potrebna namestitev posameznih komponent, ki so potrebne za nemoteno delovanje sistema. Na strežniški strani je treba namestiti relacijsko bazo ter komponente sistema ProPIS. Na strani odjemalcev moramo namestiti odjemalski del, preko katerega bodo uporabniki dostopali do podatkov na osrednjem strežniku. Definirati je treba skupine uporabnikov in pravice, ki jih bodo imeli v sistemu. Običajno se pri vseh projektih uvedbe ProPIS izvedeta dve vrsti namestitve, testna in produkcijska oz. končna namestitev ProPIS-a Analiza poslovanja V analizi poslovanja informacijsko obdelamo bistvene poslovne procese pri stranki in želje po spremembah, dopolnitvah, poenostavitvah obstoječih procesov, z vso obstoječo analitiko. Analiza poslovanja je zelo pomembna faza uvedbe projekta ProPIS, zato svetovalci podjetja Nova Vizija d.d. podrobno predstavijo rešitev ProPIS ključnim uporabnikom naročnika in z njimi analizirajo in usklajujejo konkretne rešitve posameznih poslovnih procesov. Analiza poslovanja za posamezno področje poslovanja traja običajno en dan, ki se po potrebi dopolni še z dodatnimi urami ali celotnim dnevom namenjenim dodatnim usklajevanjem zasnove rešitve. Iz dolgoletnih izkušenj namreč vemo, da je zelo pomembna podrobna analiza in definicija informacijske rešitve s katero se v prvi vrsti mora naročnik strinjati in jo vzeti za svojo. Prav v tej fazi je pomembno, da zna svetovalec predstaviti široko paleto možnosti določenih rešitev, ki jih omogoča rešitev ERP ProPIS s svojim prilagajanjem poslovnim procesom naročnika. Prav tako je pomembno, da znajo ključni uporabniki natančno pojasniti svoj sistem dela, razumeti rešitev ProPIS in na koncu biti sposobni tudi spremeniti dosedanje izvajanje poslovnih procesov in se prilagoditi rešitvi ProPIS. Na osnovi izmenjave informacij med naročnikom in izvajalcem, strokovno usposobljeni svetovalci definirajo vsebino posameznih šifrantov in prepoznajo procese, ki jih ProPIS pokriva oziroma ne pokriva. Slednje pomeni, da bo potrebna dodelava obstoječega produkta. Natančen opis funkcije, je osnova za opredelitev nalog programerju, kar običajno opravi oddelek za razvoj na sedežu podjetja. V omenjenih specifikacijah določimo potreben čas in rok za dopolnitev aplikacije Prepis podatkov Poseben pomen v projektu uvedbe rešitve ProPIS imajo tudi obstoječi podatki in obstoječe aplikacije. Za potrebe izobraževanja, naredimo prenos določenih podatkov (artikli, partnerji, kosovnice, tehnologije, kontni načrt ), nemalokrat pa tudi dopolnitev obstoječih šifrantov z novimi tabelami oz. podatki ali pa čiščenje obstoječih šifrantov, predvsem zaradi podvojenih zapisov. Določeni šifranti so prednastavljeni, večinoma pa se prilagajajo potrebam poslovanja in analitike stranke. Stranke uporabljajo različne aplikacije, zato je nemalokrat težko dobiti kvalitetne vsebine obstoječih aplikacij. Podatki so lahko pripravljeni v različnih formatih (TXT, XLS ali DBF obliki), ki jih poenotimo po določenih pravilih: podatki morajo imeti obliko ravne tabele, v vsaki vrstici mora biti en zapis (npr. podatki o enem matičnem podatku),