Specialistično delo. Organizacija in management logistike IZBOLJŠEVANJE PROCESOV V LOGISTIKI PODJETJA

Transcription

1 Organizacija in management logistike IZBOLJŠEVANJE PROCESOV V LOGISTIKI PODJETJA Mentor: izr. prof. dr. Robert Leskovar Kandidatka: Mihevc Saša, univ.dipl. ing Kranj, maj 2011

2 ZAHVALA Zahvaljujem se mentorju: izr. prof. dr. Robert Leskovar-ju za pomoč pri izdelavi naloge, za nasvete in mnenja, pogovore in analize, ter najpomembneje, potrpljenje in vzpodbudo. Hvala moji Nejki in Tadeju in hvala ostalim mojim bližnjim za razumevanje in vedno dobrodošle pozitivne besede. Hvala sestri Moniki za pomoč pri pridobitvi ustrezne programske opreme in vpogled v njeno zaključno nalogo. Hvala podjetju Elan za pomoč pri zbiranju in obravnavi podatkov, ter za možnost pridobitve novih znanj.

3 POVZETEK Naloga obravnava šest procesov v logistiki konkretnega podjetja,. Analizirano je obstoječe stanje in modeli procesov so predstavljeni z diagrami poteka. Predstavljen je proces informacijskega sistema BAAN. Podani so predlogi izboljšav obravnavanih procesov in ocenjeni so predvideni učinki. Ključni vidiki predvidenih izboljšav so v skrajšanju časa izvedbe celotnega procesa od predaje naročila do organizacije in izvedbe dostave kupcu, ter zmanjšanju stroškov logističnega procesa. Prihranek, glede na analizo pošiljke ih parov smuči, v izboljšanem procesu glede na čas znaša kar 81,4% ali 232 ur, prihranek procesa z vidika stroškov, pa znaša 84,3% ali 1.419,03. Ključne besede: izboljšava procesov, informacijski sistem, BAAN, logistika. ABSTRACT The research counters logistics process of the company. Analysis of current workflow and process models are presented with chart flows. They provide description of the process of information system BAAN. The proposals of implemented work are given and forecasted benefits are considered. The main views of the implementation are reduced working time and costs. Sample of the shipment contains pairs of skis and as per analysis savings per time present 81,4% or 232 hours and costs 84,3% or 1,419,03. Keywords: Process improvement, Information system, BAAN, Logistics.

4 KAZALO: 1. UVOD METODOLOGIJA DELA OPREDELITEV PROBLEMATIKE CILJ RAZISKAVE UTEMELJITEV RAZISKAVE METODE DELA IN ORODJA PREDSTAVITEV PODJETJA ELAN KRATKA ZGODOVINA IN DEJAVNOST PODJETJA VIZIJA, POSLANSTVO IN STRATEGIJA SKUPINE ELAN POSLOVNI CILJ ELANA STRATEŠKA OPREDELITEV RAZČLENITEV POSLOVNEGA CILJA S PRIČAKOVANIMI UČINKI IN KRITIČNIMI FAKTORJI USPEHA OPREDELITEV LOGISTIKE PRESKRBOVALNA VERIGA VIDIKI OPAZOVANJA LOGISTIKE POMEN LOGISTIKE ZA NARODNO GOSPODARSTVO IN PODJETJE CILJI POSLOVNE LOGISTIKE DELITEV POSLOVNE LOGISTIKE ELEMENTI LOGISTIČNEGA SISTEMA Zunanji transport Notranji transport Skladiščenje Zaloge Manipuliranje z blagom Informacije, komunikacije in kontrola Kadri Uravnoteženje logističnih elementov Logistični podsistemi v proizvodnem podjetju POSNETEK OBSTOJEČEGA STANJA DISTRIBUCIJSKE LOGISTIKE POSTOPEK OBVLADOVANJA NAROČIL E katalog Naročilo in potrditev naročila PROCES ODPREME IZDELKOV POSTOPEK SKLADIŠČNEGA POSLOVANJA OBLIKOVANJE TRANSPORTNIH ENOT ZAKLJUČEK ODPREME PREGLED POTEKA DELA OBSTOJEČEGA STANJA S POMOČJO PROGRAMA MS PROJECT SLABOSTI DELOVANJA OBSTOJEČEGA PROCESA UKREPI IZBOLJŠAV PREDLOGI UVAJANJA NOVIH TEHNOLOGIJ ZA PODPORO LOGISTIČNIM PROCESOM Avtomatizacija zajema podatkov POSTOPEK OBVLADOVANJA NAROČIL PROCES ODPREME IZDELKOV POSTOPEK SKLADIŠČNEGA POSLOVANJA OBLIKOVANJE TRANSPORTNIH ENOT ZAKLJUČEK ODPREME PREGLED POTEKA DELA PO UVEDBI IZBOLJŠAVE S POMOČJO PROGRAMA MS PROJECT POVZETEK UVEDBE IZBOLJŠAV ZAKLJUČEK... 65

5 8. LITERATURA IN VIRI SLIKE TABELE PRILOGE... 72

6 1. UVOD Obstoj podjetja na trgu je pogojen s sposobnostjo zaposlenih, da realizirajo zastavljene cilje podjetja in s tem zadovoljijo notranje in zunanje interese različnih interesnih skupin. Osnovni cilj podjetja je ustvarjanje čim večjega donosa. To je v času, ko je dinamika sprememb na trgu zelo hitra, za vodstvo in zaposlene v podjetju vse težja naloga. Pogosto se podjetja prehitro zadovoljijo s tem, da stroške materiala in storitev vzdržujejo v določenem obsegu in zato vlagajo premalo naporov v iskanje alternativ, ki so stroškovno učinkovitejše. Vodstvo podjetja mora zato poznati različne pristope k zniževanju stroškov in izbrati najprimernejše. Podjetje, ki bolj učinkovito obvladuje stroške, bo imelo konkurenčno prednost pred ostalimi. Zaradi vse boljšega upravljanja proizvodnje, vse večjega implementiranja JIT (Just In Time) proizvodnje in vse boljšega upravljanja oskrbe prihaja do vsesplošnega zmanjševanja dragih zalog in vse boljše, efektivnejše in bolj ekonomične oskrbe. Tudi skupina Elan se, tako kot mnoga evropska podjetja sooča z močno konkurenco, ki gradi svoje konkurenčne prednosti predvsem na stroškovni učinkovitosti, na vlaganju v blagovno znamko in na strateških povezavah. V nalogi bomo obravnavali problematiko informacijskega sistema podjetja in kako posodobiti in predvsem poenostaviti ključno dejanje procesa odpremljanja pošiljk znotraj tega sistema. Vprašanje posodobitve je postavilo tržišče in konkurenčna podjetja. Ključno dejanje je vnos obširne baze podatkov v sistem BAAN, ki bi bil po novem izveden na čimbolj enostaven, a še vseeno natančen in pregleden način. Nova pridobitev bo uporabniku, tako zunaj kot znotraj podjetja prijaznejša, izvedba procesov bolj učinkovita in hitrejša, kar pomeni prihranek časa in posledično denarja. Morda za nosilca, podjetje, na kratki rok razrešitev problema pomeni velik in zahteven korak, vendar na dolgi rok uspeh lahko pomeni ne samo obstoj, ampak tudi nadaljnji razvoj podjetja v koraku s konkurenti na svetovnem gospodarskem trgu. Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 1

7 2. METODOLOGIJA DELA 2.1. Opredelitev problematike Zniževanje stroškov materiala in storitev je zahtevna naloga, ker je potrebno nenehno preverjati cene na trgu, testirati cenejše alternativne materiale, se pogajati z dobavitelji ter dosegati ugodnejše nabavne pogoje in spremljati aktivnosti konkurenčnih podjetjih na tem področju. Konkurenčnost podjetja na trgu predstavlja optimizacija distribucije gotovih izdelkov družbe Elan. Konkretneje zajema navedena aktivnost poslovni proces od napovedi prodaje in naročil končnih kupcev do predaje pošiljke naročniku. V podjetju Elan, d.o.o. se uporablja informacijski sistem BAAN, ki pa je zaradi svoje kompleksnosti zahteven in obširen. Z ustreznim modeliranjem lahko sistem poenostavimo in prilagodimo bolj učinkoviti in prijaznejši uporabi. V nalogi se bomo posebej osredotočili na proces prepakiranja v okviru odpreme končnih izdelkov Cilj raziskave Za postavitev strateških ciljev in strategij mora vodstvo podjetja imeti informacije o stanju v posameznih poslovnih funkcijah in vplivu le-tega na uspešnost poslovanja podjetja kot celote. V nalogi bomo analizirali procese v podjetju in izpostavili področja, kjer bi lahko izboljšali procese. Uvedbe rešitev bodo pripomogle k časovno krajšim izvedbam določenih del v posameznih fazah. Poleg prihranka na času, bo delovni proces mogoče natančneje kontrolirati in nadzirati in s tem vnaprej preprečiti možne napake, ki se v podjetju lahko razširijo na mnogo segmentov in močno vplivajo na končno poslovanje. Cilji, h katerim stremi podjetje je poenostavitev celotnega procesa in učinkovito upravljanje preskrbovalne verige s stalnim izboljševanjem posameznih segmentov skladišča, transporta, nabavne in prodajne službe. Časovni prihranek posledično vpliva na izboljšanje kvalitete produktov in servisa, znižanje stroškov in število vpletenih resursov, hkrati se povečajo prihodki, izboljša se zadovoljstvo strank in delovni pogoji zaposlenih Utemeljitev raziskave Raziskava je pomembna za zagotovitev pravočasne dostave končnih izdelkov v pravi obliki kupcu in aktivno določitev prodajne politike naročenega Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 2

8 blaga. Posledica poznih, kvalitetno in kvantitetno neprimernih dostav je povečano nezadovoljstvo kupca, lahko privede do zmanjšanja povpraševanja po proizvodih. V specialistični nalogi bomo raziskovali možnosti izboljšav procesa naročanja in posledično dobave končnih izdelkov naročniku ob pravem času na pravem mestu v pravi obliki z minimalnimi stroški procesa in v zadovoljstvo kupca in podjetja. S spoznavanjem in vsakodnevno uporabo sistema podjetja se čez čas odkrijejo pomanjkljivosti in razvijejo ideje, kako določene postopke v nekem delovnem zaporedju poenostaviti. Pomemben je predvsem vidik časa, natančnosti obdelave podatkov, posredovanje podatkov drugim sodelujočim službam in kupcu. Vneseni podatki vplivajo na proizvodnji plan, nanj pa so vezane vse ostale službe v podjetju - nabavna služba, proizvodno poslovanje, skladiščno poslovanje, prodaja in izven podjetja (transportne službe, skladiščenje, dobavitelji, ) Z uvedbo izboljšav se bo postopek naročanja poenostavil, posamezni procesi bodo krajši, izboljša se kontrola in nadzor nad podatki, ki so pomembni za celotno poslovanje podjetja, izboljšajo se odnosi in komunikacija. Posamezne izboljšave vodijo do vedno novih analiz in obdelav in le-te vodijo do optimizacije preskrbovalne verige v podjetju in konkurenčne prednosti na trgu, ki v današnjem času igra pomembno vlogo Metode dela in orodja Analizirali bomo procese in podatke obstoječega sistema. Procesi bodo predstavljeni z diagrami poteka in uporabniškim vmesnikom informacijskega sistema BAAN. Podatki, ki jih je potrebno vnesti v sistem BAAN (ERP Enterprise resource planning 1 ), so pogoj za izvajanje poizvedb, poročil in analiz in so v preglednejši obliki predstavljeni s pomočjo programa Oracle Discoverer. Rešitve zastavljene problematike temeljijo na programih Excel, Access in QBE (Querry-By-Example 2 ). Naloga se pri raziskavi teoretičnih spoznanj opira na strokovno literaturo, članke in vire domačih in tujih avtorjev s področja strateškega upravljanja in poslovanja, organiziranja. Pri analizi poslovanja prodajne funkcije konkretnega podjetja so bile poleg teoretičnih spoznanj vključene tudi informacije iz poslovnih poročil podjetja, internetnih virov, razgovorov z zaposlenimi ter nenazadnje lastne izkušnje in znanja, pridobljena z večletnim delom v podjetju. 1 Sodobni ERP (Enterprise Resource Planning) sistemi so rešitve, ki podjetjem zagotovijo hitro odzivnost, delo s kupci, dobavitelji ter poslovnimi partnerji na globalnem trgu, preko spleta, kjer koli in kadar koli. 2 Grafični način dostopa do podatkov podatkovne baze z uporabo vzorcev poizvedb. Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 3

9 3. PREDSTAVITEV PODJETJA ELAN Podjetje Elan je družba svetovnih razsežnosti. Družbo Elan sestavlja 13 povezanih podjetij. Večina kot del svojih projektov, produktov in storitev uporablja korporativno blagovno znamko in logotip Elan. Vsa proizvodna podjetja Elan se nahajajo v srednji Evropi. Smuči in jadrnice so narejene v Sloveniji, snežne deske v Avstriji in motorni čolni na Hrvaškem. Izdelke družbe Elan trži šest lastnih podjetij v ZDA, Kanadi, Nemčiji, Avstriji, Švici in na Japonskem, poleg njih pa še samostojni distributerji z vsega sveta (Interna dokumentacija Zimske divizije skupine Elan, 2004). Distribucijska mreža - Andora, Argentina, Avstralija, Avstrija, Belgija, Bolgarija, Bosna in Hercegovina, Češka, Čile, Črna gora, Danska, Estonija, Finska, Francija, Grčija, Gruzija, Hrvaška, Iran, Italija, Izrael, Japonska, Kanada, Kazahstan, Kitajska, Koreja, Latvija, Libanon, Litva, Madžarska, Makedonija, Nemčija, Nizozemska, Nova Zelandija, Norveška, Poljska, Romunija, Rusija, Slovaška, Slovenija, Srbija, Španija, Švedska, Švica, Turčija, Ukrajina, Velika Britanija, ZDA Kratka zgodovina in dejavnost podjetja 1941 Rudi Finžgar, slovenski smučarski skakalec in ustanovitelj Elana, v Planici opravi 95 metrov dolg skok navdušencev v Cerknem izdela 15 do 20 parov smuči na dan 1946 Elan odpre prvo trgovino 1947 Elan ima že 112 zaposlenih 1950 v Elanu izbruhne požar 1951 Rudi Finžgar gre na prvo poslovno pot 1953 Elan opremlja telovadnice povsod po Sloveniji in na Hrvaškem 1955 Elan izvozi tretjino svojih izdelkov 1956 Elan izdela loparjev za badminton 1963 ustanovljen je Inštitut Elan, prvi patent predstavi v dveh letih 1964 nastop prvih tekmovalnih smuči Elan na OI v Innsbrucku 1968 prvo medaljo Elanu prinese Baldur Preiml na skakalnih smučeh Elan na OI v Grenoblu 1970 Miro Cerar na konju znamke Elan zmaga na Svetovnem prvenstvu v gimnastiki 1972 delovati začne Tekmovalni oddelek kot zveza med tekmovalci in razvojnim oddelkom 1974 Ingemar Stenmark prvič osvoji Svetovni pokal v slalomu v Madonni di Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 4

10 Campiglio 1975 smuči Elan so po vrhu prevlečene s polietilenom 1976 izdelana je prva serija smuči Elan RC 1976 Elan dobi mednarodno nagrado za kakovost 1977 Elan začne z delno proizvodnjo v avstrijskem kraju Fürnitz (Brnica) 1978 začetek proizvodnje jadralnih letal 1980 Bojan Križaj stopi na zmagovalne stopničke v švicarskem Wengnu 1982 Elan izdeluje plastične strehe za VW Caddy 1983 Bruno Kernen osvoji Svetovni pokal v smuku v Kitzbühlu 1984 v sezoni 1984/85 uporablja smuči Elan v različnih disciplinah 168 tekmovalcev 1984 jadrnica Elan 31 oznani novo dobo v gradnji plovil 1986 prvič pluje Elan jadralno letalo Elan DG-500 poleti z ljubljanskega letališča 1988 smuči Elan so z Matejo Svet v alpskih disciplinah stotič na zmagovalnih stopničkah 1989 Elan izdela novega gimnastičnega konja, z elastičnim trupom 1989 Ingemar Stenmark doseže 86. zmago v Svetovnem pokalu 1990 Elan na Kaninu organizira prvo tekmovanje snežnih deskarjev v Sloveniji 1991 Elan postane delniška družba 1992 prve smuči monoblock 1993 začne se proizvodnja Elan prve karving smuči 1997 Primož Peterka postane najuspešnejši slovenski smučarski skakalec 2002 prve smuči z integriranim sistemom vezi Fusion 2005 Rok Benkovič v Oberstdorfu na skakalnih smučeh Elan postane nov svetovni prvak 2006 predstavitev nove revolucionarne tehnologije WaveFlexTM 2006 Jakub Janda zmagovalec v skupnem seštevku svetovnega pokala v smučarskih skokih Elan prejme prestižno nagrado European ski award za revolucionarno serijo smuči Speedwave 2007 Elan za izjemen oblikovalski dosežek serije smuči Speedwave prejme prestižno nagrado Red Dot splovitev jadrnice E310 iz razreda Performance 2010 predstavitev nove tehnologije AmphibioTM za kolekcijo smuči 2011/2012 splovitev jadrnice I444 iz razreda Impression in E350 iz razreda Performance Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 5

11 Začetki V Sloveniji je smučanje tradicija. Rudi Finžgar, strasten smučarski skakalec, že leta 1941 opravi skok, dolg 95 metrov. Izkušnje in smučarski zanos združi z znanjem, prizadevanji in vizijo ter postane idejni oče Elana. 24. septembra 1945 z nekaj prijatelji ustanovi podjetje Elan. Še istega leta je rezultat prvih proizvodnih naporov 800 parov smuči. Podjetje začne hitro sodelovati na sejmih, razstavah, odpre prvo trgovino in začne smuči izvažati v ZDA. Leta 1948 je Elan nacionaliziran, v nekaj naslednjih letih pa je že mednarodno uveljavljen kot proizvajalec izdelkov za šport in prosti čas vrhunske kakovosti. 60. leta Šestdeseta leta zaznamuje stalna širitev prodajnega portfelja izdelkov in iskanje tržne sheme, ki bi podjetju najbolj ustrezala. Najpomembnejši izdelki družbe Elan so v tem desetletju smuči, manjše jadrnice in druga plovila ter oprema za športne objekte. Poleg tega Elan izdeluje loparje za badminton, tenis in namizni tenis, nahrbtnike, cepine, opremo za gorsko reševanje in športna oblačila. Korporativna blagovna znamka Elan obsega še tekmovalne in rekreativne drsalke ter hokejske palice, prodajna paleta pa se razširi tudi na vesla in smuči za smučanje na vodi. 70. leta Za Elan so sedemdeseta ključno desetletje. Podjetje se osredotoči na proizvodnjo smuči. Velik ponos Elana so izjemni dosežki največjega zvezdnika Svetovnega pokala v smučanju: Ingemar Stenmark na vrhunskih smučeh Elan vozi od zmage do zmage in zaradi uspehov postane svetovna legenda smučanja. V svoji karieri vseskozi ostane zvest smučem Elan. Njegov največji tekmec je Bojan Križaj, legenda slovenskega smučanja. 80. leta V zgodnjih osemdesetih je Elan eden največjih in najmočnejših proizvajalcev smučarske opreme na svetu. Njegov položaj je vreden zavidanja. V vrh sodi tako glede prodajnih rezultatov kot kakovosti izdelkov in dobi več mednarodnih priznanj. Ingemar Stenmark ostaja na smučeh Elan nepremagljiv. Elan vstopi tudi na tržišče skakalnih in tekaških smuči. Naglo postane dobavitelj vrhunskih tekmovalcev v nordijskih disciplinah in član številnih smučarskih skladov. Na pomembnih tržiščih Elan odpre lastna podjetja, ki do leta 1985 že prodajo polovico letne proizvodnje. V tem času Elan že proizvaja večje jadrnice in motorne čolne. 90.leta Leta 1990 je Elan v stečaju in je na licitaciji prodan upnikom. Slovenija leta 1991 razglasi neodvisnost, Elan pa postane delniška družba in je leta 1992 Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 6

12 spet prodan novemu lastniku, hrvaški Privredni banki Zagreb. Kljub težkim razmeram podjetje odigra bistveno vlogo v revoluciji karvinga, postane pomemben proizvajalec snežnih desk in razvije inovativne modele jadrnic. Pogoste spremembe v poslovnem vodenju družbe povzročijo pomanjkanje jasne strateške usmeritve, kar slabo vpliva na poslovne rezultate. Konec devetdesetih se Elan zato ponovno znajde v krizi. Leta 2000 Elan kupi Slovenska razvojna družba. Elan dobi novo vodstvo in je finančno reorganiziran, kar opazno izboljša poslovne rezultate. Sledi močno vlaganje v razvoj novih izdelkov, tehnološko modernizacijo in vsesplošen dvig kakovosti že tako dobrih izdelkov. Hkrati poteka vlaganje v korporativno blagovno znamko in prestrukturiranje dobaviteljske mreže. Dosežen je odločilen preobrat. Elan po letu Elan je spet v svetovnem vrhu proizvajalcev smuči in snežnih desk. Proizvaja smuči s poudarkom na uporabnosti. Strast Elana je izdelovanje najbolje konstruirane smučarske opreme na svetu. Zanjo sta značilni sodobna oblika in tehnološka odličnost, ki omogočata vrhunske vozne lastnosti vsem vrstam smučarjev, od tekmovalcev do začetnikov. Elan se vzpenja proti vrhu tudi z izdelovanjem in trženjem izjemnih jadrnic in motornih čolnov. Noben uporabnik Elanovih izdelkov ne more mimo občutenja strasti in znanja, ki ju uteleša vsak izdelek. Elan se je vrnil. In boljši je kot kdajkoli prej. To lahko potrdijo tisoči zadovoljnih kupcev. Elan, kot eden najboljših proizvajalcev smuči in snežnih desk na svetu, se je utrdil na tržišču, kot vodilni inovator na smučarskem trgu. Waveflex tehnologija se je razširila skoraj preko celotne kolekcije smuči in postala največkrat nagrajena smučarska tehnologija ( Vizija, poslanstvo in strategija skupine Elan Vizija skupine Elan je postati eden izmed petih vodilnih proizvajalcev smuči in snežnih desk. Podjetje želi postati najhitreje rastoča, kontinuirano dobičkonosna znamka na področju smuči in snežnih desk. S tem se želi uvrstiti v vodilno svetovno peterico izdelovalcev tovrstne športne opreme. Svojo ponudbo želi dopolniti z inovativno vezjo za smuči pod lastno blagovno znamko. Glavni poudarki strategije trženja so naslednji: uvedba centralnega nadzora nad trženjem ter marketinškimi in prodajnimi plani; jasno sporočanje nove podobe znamke preko vseh funkcij; nadzor uvedbe navodil o predlaganih prodajnih mestih, strukturi prodaje, popustih ter politiki vračil izdelkov; Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 7

13 sodelovanje s finančno funkcijo za boljši nadzor nad lastnimi distribucijskimi podjetji; standardizacija prenosa informacij iz prodajne mreže, identifikacija ključnih treh partnerjev za proizvodnjo izdelkov pod tujo blagovno znamko in sklenitev pogodb z njimi. Poslanstvo podjetja Elan je razvoj in proizvodnja vrhunsko konstruirane opreme za strastne smučarje. Blagovna znamka predstavlja mnogo več kot le izdelke. Smuči Elan so simbol zabave, vznemirjenja in strasti smučarskega doživetja hkrati. Strategija proizvodnje se osrednja na izmenjavo izkušenj med proizvodnimi lokacijami smuči in snežnih desk ter na skupno naročanje materialov za proizvodnjo smuči in snežnih desk. Strategija razvoja zajema naslednje ključne poti (Poslovni načrt skupine Elan , 2002): vnos več znanja iz več funkcij v razvojno-raziskovalne projekte za boljšo porabo časa in večjo kakovost izdelkov; izmenjava izkušenj ter najboljših navad službe razvoja smuči in službe razvoja snežnih desk; razvoj novih tehnologij in izdelkov, ki poudarjajo novo podobo znamke; razvoj integriranih vezi in razvoj infrastrukture za integrirani sistem vezi; izboljšanje oblike izdelkov v funkciji»real tech«obljube znamke; izboljšanje industrijske oblike vseh izdelkov; vnos pristopa»target cost«, tj. razvoj izdelkov s ciljnimi stroški; osredinjanje na standardizacijo tehnologij in materialov; omejitev izvajanja razvojno-raziskovalnih dejavnosti za proizvodnjo izdelkov pod tujo blagovno znamko samo trem ključnim tujim znamkam oziroma partnerjem. Elanova usmeritev je proizvodnja najboljše smučarske opreme na svetu z modernimi grafikami, najboljšimi značilnostmi in najboljšimi voznimi lastnostmi za vse smučarje ( Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 8

14 3.3. Poslovni cilj Elana strateška opredelitev Pripeljati blagovno znamko Elan v zimskem športu na peto mesto v svetu in še povečati njeno vrednost v premoženju podjetja. Vrednost podjetja je neposredno povezana z vrednostjo blagovne znamke. Cilj je podvojitev obstoječe vrednosti blagovne znamke v petih letih. Doseči 10 odstotkov tržnega deleža alpskih smuči. Tudi smučarsko tržišče je podvrženo spajanju družb in trgovci se bojijo vedno večje uniformiranosti zimskošportnih izdelkov. V družbi Elan pričakujemo, da se bodo razvojno agresivnim blagovnim znamkam v naslednjih dveh letih ponudile precejšnje tržne priložnosti. Pospešiti rast na temelju jasne strategije. Elan je razvil edinstveno strategijo nastopanja na tržišču smuči. Strategija se je izkazala za zelo uspešno na tistih tržiščih, ki smo jih podprli z lastnim finančnim vlaganjem. Zavezali smo se k oblikovanju in konstruiranju najboljše zimske opreme na tržišču ter k temu, da bo blagovna znamka smuči Elan ena izmed prvih petih vrhunskih znamk zimskega športa. Kot vodilni specialist na tržišču smo predani rasti in stremimo h konkurenčnosti. Naša prednost so inovativnost, ustvarjalnost in tržna prilagodljivost. Smo mednarodno podjetje, ki deluje družbeno in ekološko osveščeno. Tako zaposlenim kakor lastnikom zagotavljamo privlačno finančno prihodnost. Naš tržni položaj nameravamo srednjeročno še okrepiti in povečati tržni delež. Postati hočemo najhitreje rastoča smučarska blagovna znamka. Razvoj v prihodnosti - cilj podjetja Elan je biti ena izmed najboljših petih smučarskih blagovnih znamk v svetu z razvojem novih in privlačnih izdelkov, iskanjem novih priložnosti ter s širitvijo prisotnosti na tržišču in predanostjo ključnim vrednotam blagovne znamke Razčlenitev poslovnega cilja s pričakovanimi učinki in kritičnimi faktorji uspeha Elan v podjetniški kulturi uteleša kakovost. Kakovost je tradicionalen in nepogrešljiv del podjetniške kulture družbe Elan. Predstavlja jo sklop dejavnosti, ki kot celota zagotavljajo visoko raven kakovosti vseh izdelkov in proizvodnih postopkov. Sistem upravljanja kakovosti je skladen z zahtevami standarda ISO 9001:2000. Temeljna načela upravljanja kakovosti: (Poslovnik kakovosti ISO 9001/2000. Begunje: Elan d.d. Divizija zimski program, 2004) Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 9

15 1. Učinkovito in transparentno vodenje na podlagi: sprejete vizije in strategije podjetja, uveljavljenega razvojnega pristopa v tehnologiji in tehniki, določenih merljivih ciljev in ključnih aktivnosti na vseh področjih, stalnega nadzora izpolnjevanja ciljev in ključnih aktivnosti, izvedbe učinkovitih preventivnih in korektivnih ukrepov, preskrbljenosti s potrebnimi viri, odgovornega odnosa do okolja. 2. Usmerjenost na kupca kupcem se izpolnijo želje in potrebe ter poveča zadovoljstvo. 3. Zagotavljanje varnosti in kakovosti izdelkov: izdelki Elan so glede varnosti in kakovosti vodilni na tržišču. 4. Vzpostavljanje učinkovitih dolgoročnih povezav in medsebojnega zaupanja s poslovnimi partnerji. 5. Motivacija vseh zaposlenih, ki jo zagotavljajo: učinkoviti programi usposabljanja; transparentno in stimulativno nagrajevanje; dodatno izobraževanje; odprte možnosti napredovanja. 6. Odprto notranje komuniciranje, ki temelji na medsebojnem spoštovanju. 7. Stalne izboljšave: na vseh področjih se stalno iščejo in izvajajo izboljšave; ključne so inovativne ideje in rešitve ter njih uresničevanja. Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 10

16 4. OPREDELITEV LOGISTIKE Vedo o logistiki v proizvodnem podjetju definiramo kot vedo, predmet katere je ugotavljanje, načrtovanje, krmiljenje in nadzor nad materialnimi in informacijskimi tokovi od dobavitelja, prek proizvodnje do končnega porabnika Preskrbovalna veriga Povezovanje v preskrbovalne verige ali verige dobaviteljev pomeni za podjetje, ki se uspe vključiti v verigo, pomeni konkurenčno prednost. Glavne prednosti take strategije so boljše in učinkovitejše obvladovanje kupčevih potreb, natančnejše planiranje omogoča poslovanje z nižjimi zalogami materialov in izdelkov v verigi. To pa pomeni boljšo izkoriščenost sredstev ter nižje stroške proizvodnje in logistike. Potrebo po novi obliki sodelovanja so povzročili predvsem trije dejavniki na globalnem trgu, in sicer (Handfield, Nicholos, 1999, str. 5): informacijska revolucija; z možnostjo vzpostavitve informacijske povezave med podjetji se zagotavlja hiter in enostaven pretok informacij, ki omogoča hitrejše ukrepanje in boljšo osnovo za odločanje; globalna konkurenca vpliva na vse večje zahteve kupcev na področju stroškov proizvoda in storitev, kakovosti, dobave, tehnologije in življenjskega cikla izdelka; pojav novih oblik med-organizacijskih odnosov, ki spodbujajo sodelovanje med vpletenimi v verigi, s ciljem stalnega izboljševanja zadovoljevanja potreb kupcev. Ayers navaja, da preskrbovalna veriga vključuje procese življenjskega cikla izdelka, ki obsegajo fizične, informacijske in finančne tokove ter tokove znanja, katerih namen je zadovoljiti potrebe končnega uporabnika z izdelki in storitvami, kar je možno, če so dobavitelji med seboj povezani mnogovrstno. Ayers razlaga oskrbno verigo (Ayers, 2001, str. 4): preskrbovalna veriga je dodaten izraz za logistiko; preskrbovalna veriga vključuje ostale funkcije, kot so nabava, tehnologija, proizvodnja, finance in trženje v posameznem podjetju; preskrbovalna veriga obsega vse funkcije iz prejšnje definicije, ki jih razširimo na iste funkcije vseh dobaviteljev in kupcev. Preskrbovalna veriga združuje vse aktivnosti, povezane s tokom in preoblikovanjem izdelkov, od surovih materialov (izvora) do izdelkov, ki jih uporablja končni uporabnik, pa tudi s tem povezane informacijske tokove. Materiali in informacije se v preskrbovalni verigi spremljajo v obeh smereh. Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 11

17 Vodenje preskrbovalne verige je integracija vseh navedenih aktivnosti s pomočjo boljših odnosov v preskrbovalni verigi, cilj tega pa je, da se dosežejo ubranljive konkurenčne prednosti (Handfield, Nicholos, 1999, str. 2). Vzpostavljanje partnerskih odnosov je verjetno najtežji del optimiziranja preskrbovalne verige. Pri vzpostavljanju partnerskih odnosov je problem predvsem, da imajo podjetja omejeno število ljudi, ki so sposobni oblikovati in vpeljati oskrbno verigo v poslovanje ter vzpostaviti zaupanje med potencialnimi partnerji. Dobre partnerske odnose je mogoče vzpostaviti z dobavitelji, s katerimi imamo že razvite dolgoročne povezave. Glavni problem pri vzpostavitvi zaupanja je prepričanje, da že sam odnos med dobaviteljem in kupcem temelji na nezaupanju, saj oba menita, da si druga stran želi nekaj pridobiti na njegov račun. Preskrbovalna veriga je sestavljena iz več členov, zelo pomembno pa je, da podjetje natančno analizira stroške in doprinos dodane vrednosti posameznega člena v verigi. Oskrbno verigo lahko razdelimo na naslednje štiri osnovne člene in navedena elementa podrobneje analiziramo (Potočnik, 2002, str. 216): Dobavitelji in dobavitelji dobaviteljev. Podjetja razvijajo partnerske odnose z dobavitelji, kar omogoča znižanje nabavne cene ter večjo kakovost in zanesljivost dobav. Relacija dobavitelj podjetje. Analiza člena omogoča ugotavljanje priložnosti za številne logistične prihranke glede lokacije, časa in prevzema lastništva. Prednosti, ki jih lahko pridobimo, so zmanjšanje zalog, zmanjšanje števila dokumentov, izboljšanje kakovosti, znižanje nabavnih cen, opuščanje vhodne kontrole, hitrejši pretok informacij in podobno. Relacija podjetje distributerji. Z analizo distribucijskega sistema lahko poiščemo možnosti za znižanje stroškov, in sicer z zmanjšanjem zalog, zmanjšanjem potrebnega skladiščnega prostora, skrajšanjem cikla obračanja zalog in hitrejšim prevozom. Relacija prodajalne potrošniki. To je zadnji in hkrati najpomembnejši člen v preskrbovalni verigi, saj brez nakupov potrošnikov ne bi bilo preskrbovalne verige. Učinkovito in uspešno vodenje preskrbovalnih verig zahteva od managementa izvajanje predvsem naslednjih petih nalog (Ayers, 2001, str ): oblikovanje preskrbovalne verige s ciljem doseganja strateške konkurenčne prednosti; vzpostavitev dobrega sodelovanja znotraj organizacije; vzpodbujanje in razvijanje partnerskih odnosov med vpletenimi v celotni preskrbovalni verigi; upravljanje informacij v preskrbovalni verigi s poudarkom na vlogi informacijskih sistemov; nenehno zmanjševanje stroškov preskrbovalne verige. Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 12

18 4.2. Vidiki opazovanja logistike Logistika kot miselnost - V ospredje spadajo transportni, skladiščni, pretovorni sistemi in vzajemni učinki med njimi, kakor tudi vzajemni učinki med temi sistemi in zunanjimi sistemi kot so npr. kupci, dobavitelji in okolje podjetja (družba, ekologija). Logistika kot funkcija - sem spadajo vsi ciljni koordinacijski, administrativni in operativni ukrepi, ki so povezani s transportom, skladiščenjem in manipuliranjem z blagom in s pripadajočimi informacijskimi tokovi v podjetju in med podjetjem in okoljem. To so npr. Transportiranje, skladiščenje, pakiranje, izbiranje vozil za določene transportne naloge, izbiranje lokacije skladišča, določanje ravni servisa in koordiniranje logističnih delnih sistemov. Logistika kot institucija - pomeni, da logistiko izenačimo s konkretno organizacijsko enoto, npr. z logističnim oddelkom podjetja Pomen logistike za narodno gospodarstvo in podjetje Globalizacija svetovnega gospodarstva ima zelo močan vpliv na logistične sisteme posameznih držav. Globalizacija gospodarstva pomeni količinski preobrat blagovnih in informacijskih tokov ne le prek državnih, temveč tudi prek kontinentalnih meja. Smoter logistike je, da zagotavlja ustrezne logistične objekte, ki so potrebni za izvedbo proizvodnih, storitvenih in potrošnih procesov. Okoliščine, povezane z logističnimi storitvami vplivajo na organiziranost gospodarstva in na njegovo razvitost. Logistika ustvarja v razvitih gospodarstvih od 10 do11% BDP teh držav. Kot pomembna komponenta BDP vpliva logistika na stopnjo inflacije, obrestne mere, produktivnost, stroške energije in na druge ekonomske kategorije. Zahteve do logistike so se tako povečale, da ima različna kakovost logističnih storitev neposreden vpliv na tržno uspešnost in s tem na dobiček podjetja. Logistika je za številna podjetja pomemben dejavnik uspešnosti in konkurenčnosti zaradi vpliva na: likvidnost podjetja - vpliv na vezavo kapitala; uspešnost podjetja - vpliv na prihodke (razpoložljivost materialov in blaga, dobavni časi, kakovost logističnih storitev in stroške ali cene (procesni stroški, stroški primanjkljaja, stroški vezave kapitala). Kot del marketinških dejavnosti podjetja ima logistika pomembno vlogo pri zadovoljevanju kupcev in ustvarjanju dobička podjetja kot celote. Proizvodi imajo določeno vrednost ali koristnost, ker so vredni več kot njegovi sestavni deli ali surovine iz katerih je bil proizvod izdelan (oblikovna koristnost). Učinkovito upravljanje logistike povečuje učinek marketinga, saj zagotavlja Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 13

19 učinkovito dostavo blaga do kupcev in daje blagu časovno in prostorsko koristnost. Dodano vrednost proizvodov, ki presega vrednost, ustvarjeno s proizvodnjo (oblikovno koristnost), imenujemo prostorska koristnost, časovna koristnost in koristnost posesti. Prostorska koristnost je vrednost, ki jo ustvarimo ali dodamo proizvodu, če omogočimo nakup ali porabo le-tega na pravem mestu. Logistika je neposredno odgovorna za dodajanje prostorske koristnosti proizvodom, saj skrbi za učinkovite premike surovin, zalog in končnih proizvodov z mesta nastanka na mesto porabe. Časovna koristnost je vrednost, ki jo ustvarimo, če proizvod zagotovimo ob pravem času. Proizvodi so za kupce vredni manj, če jim niso na voljo točno v trenutku, ko jih potrebujejo. Če proizvodnemu podjetju ne dostavimo potrebnih materialov ob pravem času, lahko s tem povzročimo drage zastoje v proizvodnji in postavimo podjetje v neugoden konkurenčni položaj. Koristnost posesti je vrednost, ki jo dodamo proizvodu, ko kupcu dovolimo prevzeti lastništvo nad blagom. Koristnost posesti ni rezultat logističnih dejavnosti. Dodana vrednost je razlika med vrednostjo, ki jo prizna odjemalec na trgu in stroški podjetja. Zato ni odvisna le od višine stroškov podjetja, temveč tudi od vrednosti, ki jo odjemalec prizna za logistični servis, ki mu ga nudi izvajalec storitve. Kot servis odjemalca lahko definiramo procese, ki odgovarjajo željam odjemalcev in povečujejo njihovo povpraševanje. Odjemalcu moramo za ustvarjanje dodane vrednosti nuditi: s časom povezan logistični servis: pretočni čas (čim krajši je ta čas, tem hitreje lahko odjemalec izpolni želje sojih kupcev); dostava ob točno določenem času (odjemalcu omogoči optimiranje sprejema blaga in izrabe skladiščnega prostora); dostava v določenih časovnih rokih na različnih mestih (odjemalcu omogoči, da razporedi zaloge na različnih mestih in izkoristi skladiščni prostor, ali pa da zadovolji več svojih kupcev); hiter odziv na reklamacije (zmanjša izgubo pri odjemalcu). s prostorom povezan logistični servis: dostopnost logistične storitve (na katerem mestu med prodajalcem in kupcem slednji prejme blago); dostava na različnih mestih v določenem času (prodajalec npr. dostavi blago kupcem ali več distribucijskim centrom v določenem času). z logistiko posredno povezan servis odjemalca: Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 14

20 dobavna sposobnost (odjemalcu v vsakem času nuditi blago, ki ga zahteva); dobavna substitucija (v primeru pomanjkanja naročenega blaga izpolnitev naročila z drugačnim blagom); primerno pakiranje (posebno pomembno v pomorskem/kombiniranem prevozu); informacije o mestu in času nahajanja blaga v prevozu (prejemnik se lahko pripravi na sprejem pošiljke, odjemalec lahko preusmeri pošiljko drugemu prejemniku); zanesljivost logistične storitve (odjemalec se lahko zanese,da bo prodajalec pravilno izpolni dogovorjeno logistično storitev); povezave med informacijskimi sistemi (obvestila o odpremi in prihodu blaga, trenutna lokacija blaga) Cilji poslovne logistike Logistični koncepti morajo poskrbeti, da je pravi material na razpolago ob pravem času, v pravilni količini in kakovosti, na pravem mestu in ob pravih (minimalnih) stroških. Znižanje stroškov logistike skrajšanje poti, znižanje zalog,naročanje primernih količin blaga, pravilno pakiranje, uvedba ustrezne mehanizacije, sodobna informacijska tehnologija; Izboljšanje kakovosti logističnega servisa večja hitrost in točnost dobav, storitve od vrat do vrat, dostava blaga ob pravem času in na pravem kraju, velika zanesljivost, dostava blaga v zahtevani obliki in nepoškodovano, primerna cena; Varstvo okolja pakiranje (embalaža), transport (onesnaževanje zraka in voda, hrup), skladiščenje (izraba prostora); Humanizacija dela ergonomija dela, preprečevanje poklicnih bolezni Delitev poslovne logistike Poslovno logistiko delimo glede na logistične dejavnosti, elemente logističnega sistema in logistične podsisteme. Logistične dejavnosti: temeljne dejavnosti transport, skladiščenje in manipuliranje z blagom; spremljevalne dejavnosti špedicijska dejavnost, transportno zavarovanje in zastopanje, kontrola blaga in storitev. Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 15

21 4.6. Elementi logističnega sistema Elemente logističnega sistema predstavljajo tiste sestavine, brez katerih le-ta ne bi mogel opravljati svojih nalog in s tem dosegati zastavljenih ciljev oziroma sploh ne bi mogel obstajati (Podbregar, I.: Vojaška logistika) predajne točke (dobavitelji, skladišča, proizvodni centri z uskladiščevanjem in manipulacijami); sprejemne točke (kupci, skladišča, proizvodni centri z uskladiščevanjem in manipulacijami); transportne poti vključno s točami manipuliranja (terminali, postaj, luke)in skladiščenja; oskrbovanje z energijo in informacijami na sprejemnih in predajnih točkah ter na transportnih poteh Zunanji transport Osnovna naloga zunanjega transporta je pravočasen dovoz surovin, polproizvodov, sestavnih delov in drugih materialov in odvoz izdelkov. Za uspešno in učinkovito izvajanje te naloge mora podjetje izbrati najprimernejše prevozno sredstvo in prevozne poti. Glede na lokacijo svojih obratov ter lokacijo dobaviteljev in kupcev se mora podjetje odločiti za najprimernejšo, tako z vidika časa kot stroškov, in po možnosti najkrajšo prevozno pot (cesta, železnica, voda, zrak). Vsaka izmed vrst prevoza ima določene prednosti, pomanjkljivosti in omejitve, upoštevaje hitrost dostave, rednost in zmogljivost prevozov različnih vrst tovora (oblika, teža in druge lastnosti), pogostost in višino stroškov na kilometer. Poleg izbire prevozne poti in prevoznega sredstva se mora podjetje odločiti še med možnostjo lastnega prevoza ali najemanjem tujih prevoznikov (Podbregar, I.: Vojaška logistika) Notranji transport Zajema premikanje blaga, surovin, polproizvodov, nedokončanih proizvodov, gotovih izdelkov in drugih dodatnih materialov znotraj podjetja. Vključuje torej transport v predelavi oz. proizvodnji, skladišču, med predelavo in skladiščem, transport med proizvodno-predelovalnimi obrati in transport med skladišči znotraj podjetja. Podjetje mora upoštevati vse dejavnike, ki vplivajo na učinkovitost notranjega transporta, razmestitev poslovnih objektov in teren, na katerem so le-ti postavljeni, proizvodni program in uporabljeno tehnologijo in tehnološke postopke, oblikovanje pakirnih oz. tovornih enot ter vrsto in stanje transportnih sredstev (Podbregar, I.: Vojaška logistika). Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 16

22 Skladiščenje Osnovna naloga skladiščne službe je spremljanje, varovanje in izdajanje surovin, polizdelkov, izdelkov in drugega blaga. Poleg navedenih nalog se v skladiščih izvajajo še naslednja pravila (Podbregar, I.: Vojaška logistika): urejanje dokumentacije v zvezi s sprejetim in izdanim blagom; namestitev blaga v skladišča; pakiranje, če je le-to potrebno. Osnovni cilj skladiščne dejavnosti je premagovanje časovne razlike med časom prispetja materiala oz. proizvodnje gotovih proizvodov in časom uporabe ali odprave (Kaltnekar, 1993, str.253). Pri premagovanju te časovne razlike mora material ohraniti količinsko in kakovostno zahtevane standarde. Skladišča naj bodo oblikovana tako, da omogočajo čim krajše transportne poti, čim manj premeščanj in drugih manipulacij v skladišču in preprečujejo zastoje. Skladiščenje naj bo pregledno in zahtevani material hitro dosegljiv, hkrati pa morajo biti izpolnjeni tudi vsi varnostni ukrepi, da ne pride v skladiščih do kraj in poškodb Zaloge Na višino zalog vplivajo številni dejavniki, ki izhajajo predvsem iz pogojev proizvodnega procesa in položaja na nabavnem in prodajnem trgu likvidnost podjetja (možnost izkoriščanja situacije na trgu), proizvodna stroke (intenzivnost v porabi materiala), krajevni komunikacijski in transportni pogoji, individualni pogoji prodajnega in proizvodnega programa podjetja Manipuliranje z blagom Manipulacija z logističnimi objekti so vmesni členi med glavnimi elementi logistike: skladiščenjem, notranjim in zunanjim transportom. Manipuliranje z blagom je torej tisti element logističnega sistema, ki vpliva na kakovost in hitrost transporta ter skladiščenja. Manipulativne operacije so npr. pretakanje, merjenje količine (ob določeni temperaturi, merjenje, gostote), pregledovanje kvalitete (vsebnost nečistoč, trdnih delcev v blagu), prekladanje blaga, pakiranje, paletizacija in kontejnerizacija, oblikovanje tovornih enot, nameščanje materiala v skladišča, komisioniranje, prevzem surovin in proizvodov iz skladišč, sortiranje neposredne logistične operacije (Podbregar, I.: Vojaška logistika) Informacije, komunikacije in kontrola V poslovnem logističnem sistemu so informacijski procesi tesno povezani s fizičnimi procesi. Brez informacijskega procesa, ki zagotavlja informacije Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 17

23 logističnemu podsistemu in hrambo, predelavo in prenašanje informacij, sin e more misliti dobro organizirane logistične dejavnosti. Podjetje mora za svoje poslovne odločitve imeti potrebne informacije, ki pa morajo biti ustrezne kakovosti. Zbirati jih mora natančno in sistematično, tako, da se zagotovi želena stopnja pravočasnosti, ustreznosti popolnosti informacij. Informacije o: dejanskih in potencialnih kupcih, dobaviteljih; logističnem sistemu konkurentov; stanju lastnega logističnega sistema; zalogah materiala in proizvodov; stanju in planiranem razvoju marketinškega sistema; razvoju relevantnih logističnih tehnologij; karakteristikah makrologističnega sistema; stroških vseh logističnih aktivnosti. Vse aktivnosti in procese v logističnem procesu je potrebno na ustrezen način tudi kontrolirati. Podjetje izvaja operativno kontrolo med posameznimi procesi, npr. med izvrševanjem naročil izvaja kontrolo formalne in vsebinske pravilnosti odpravnic, računov in drugih dokumentov. K operativni kontroli štejemo še kontrolo zalog v skladišču, kontrolo spoštovanja zastavljenih rokov (dostave, izdelave, odprave, plačila računov itd.). Upravljalno kontrolo pa izvaja podjetje tako, da zbere in združi podatke o posameznih procesih in aktivnostih za določeno časovno obdobje (Podbregar, I.: Vojaška logistika) Kadri Nepravilna zasedba kadrov lahko povzroči niz neprijetnosti, kot so netočna in nepravočasna nabava in s tem nezadostne zaloge, nestrokovno in neurejeno skladiščenje, nepravilna izbira transportnih poti in sredstev, poškodbe in izgube blaga pri skladiščenju ali transportu, pomanjkljivosti pri zavarovanju blaga, nepravilno ravnanje z blagom, strokovnjak v logistični službi mora uspešno planirati, organizirati, voditi in kontrolirati celotno logistično poslovanje in ga pravilno vključiti v celoto (D801, ISO priročnik prodaje, Elan, 2001). Opis nalog pomembnih članov izvajanja logističnega procesa v podjetju: Vodja prodaje: pripravljanje letnih planov prodaje in spremljanje realizacije prodaje; nadzor in kontrola stroškov oddelka prodaje; izbira distribucijskih poti in distributerjev; nadzor nad naročili, planom in odpremami smuči in snežnih desk; nadzor nad povprečnim stanjem zalog smuči in snežnih desk. Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 18

24 Komercialist: predlogi glede distribucijskih poti in promocijske podpore; izdelava kalkulacij in sodelovanje pri usklajevanju cen; dogovarjanje o dinamiki naročanja in odprem; tehnična podpora distribuciji pri predstavitvi produktov, usklajevanje z distribucijo glede cenovnega pozicioniranja na posameznem trgu, spremljanje in analiza distribucije glede geografskega pokrivanja posameznega trga, analiza realizacije marketinškega koncepta in porabe sredstev za marketing; sprejemanje naročil in poročil o prodaji v poenostavljeni - standardizirani obliki; spremljanje odprem in postavljanje plana odprem operativni prodaji glede na dejanske potrebe trgov. Vodja odpreme: sprejem in evidentiranje naročil smuči in snežnih desk ter razporejanje dela naprej na prodajne administratorje; usklajevanje želenih dobavnih rokov in potrjevanje proizvodnih rokov za vsakega kupca; pripravljanje letnega, mesečnega in tedenskega plana odprem za smuči in snežne deske; operativno (dnevno) reševanje logističnih problemov s kupci; spremljanje realizacije prodaje (naročila, odprema, povprečne cene) glede na plan, pripravljanje tedenskih poročil); spremljanje skladiščnega poslovanja in pripravljanje tedenskih poročil o stanju zaloge; spremljanje carinskih prepisov in pripravljanje poročil za carino; izbira logističnih poti. pripravljanje odpremnih nalogov in kontrola odpreme; pripravljanje in arhiviranje odpremnih dokumentov (fakture, pakirne liste, ECL, EUR,..); neposredni stiki o operativnih zadevah za kupce za katere je zadolžen Uravnoteženje logističnih elementov Potreba po managementu logistike v podjetju se pokaže med drugim tudi tedaj, ko gre za uravnoteženje raznih elementov logistike, da dosežemo najnižje celotne stroške. Pri uravnavanju gre v bistvu za to, da med seboj primerjamo različne konfliktne stroške in druge elemente logistike ter izberemo tiste, ki v določenem razmerju izkazujejo najnižje celotne stroške. Transportni stroški in stroški skladiščenja so v konfliktnem odnosu:če se poveča število skladišč, se zmanjšajo transportni stroški, ker se zmanjšajo razdalje do skladišč. Management logistike mora pretehtati, pri katerem Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 19

25 številu skladišč bodo eni in drugi stroški izenačeni in s tem bodo celotni stroški najnižji. Čim višja je raven logističnega servisa, tem višji so stroški. Če npr. povečamo hitrost dostave, se povečajo stroški, če pa to raven znižamo in s tem znižamo stroške, lahko izgubimo odjemalce. Če proizvajalec proizvaja več vrst proizvodov, mora proizvodnja potekati v določenem zaporedju. Če zmanjka določenega materiala, se lahko proizvodnja v določenem segmentu ustavi in povzroča stroške. S povečano zalogo materiala se sicer povečajo stroški, ohrani pa se nemoten proces proizvodnje in s te zajamči prihodek in dobiček podjetja Logistični podsistemi v proizvodnem podjetju Logistični sistem se loči na podsisteme (Podbregar, I.: Vojaška logistika): nabavna logistika skrbi za oskrbo poslovnega sistema s potrebnim blagom (surovine, materiali, polizdelki, izdelki) v ustrezni količini in kakovosti. Blago mora biti v podjetje dostavljeno ob pravem času, na pravem mestu, pravo kvaliteto s čim nižjimi stroški v korist podjetja. Odločitve o nabavi vključujejo tehnični vidik (vrsta in lastnosti materiala), ekonomski vidik (cena, stroški), komercialni vidik (pridobitev kupcev, pogoji), ravni vidik (oblikovanje kupne pogodbe), logistični vidik (pakiranje, oblikovanje tovornih enot, prevoz, stroški prevoza in čas); notranja logistika se nanaša na gibanje materiala od skladišča kupljenega materiala prek proizvodnje skladišča gotovih izdelkov. Funkcija se začenja s količinskim in kakovostnim prevzemom blaga, k ga je nabavna logistika dobavila v poslovni sistem. Skrbeti mora za notranji transport oz. premeščanje in med skladiščenje materiala v proizvodnji, kakor tudi za transport izdelkov iz proizvodnje v skladišče izdelkov in ustrezno pakiranje; distribucijska logistika proizvodnja in poraba sta običajno največkrat prostorsko in časovno različno strukturirana procesa, katerih neskladnost je treba gospodarno premostiti. Obravnava tok gotovih proizvodov od proizvajalca do končnih porabnikov, tako, da uporabnik prejme proizvod v zahtevani količini, kakovosti, na pravem mestu ob pravem času, v pravi obliki in z optimalnimi stroški; poprodajna logistika je lahko s svojimi dejavnostmi pomemben vir konkurenčnih prednosti podjetja, pri čemer niso pomembni le prihranki pri stroških, temveč je potrebno posebej poudariti poglabljanje odnosov med prodajalci in kupci, kar je rezultat medsebojnih stikov in izmenjav informacij tudi po zaključenem kupoprodajnem poslu. Poglobljeno sodelovanje lahko pomeni tudi povečanje medsebojnega Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 20

26 zaupanja, kar je lahko v danih razmerah odločilen dejavnik za sklepa novih in tudi večjih poslov. Dejavnosti poprodajne logistike ločimo na: poprodajne servisne storitve prodajalca (montaža, testiranje, servis, vzdrževanje, dostava potrebnih rezervnih delov) in razbremenilno logistiko (vračanje pomožnih transportnih sredstev, ponovna uporaba ali uničenje odpadkov, reklamacije poškodovano ali nepravilno dostavljeno blago); logistika rezervnih delov - je segment poprodajnih servisnih storitev prodajalca. Z zamenjavo posameznih ali več delov lahko vzdržujemo ali ponovno vzpostavimo funkcijsko sposobnost določenega blaga ali sistema; razbremenilna logistika izpopolnjevanje zakonov, ki zahtevajo posebno ravnanje z okoljem. Cilj aktivnosti razbremenilne logistike je uresničitev koncepta krožnega gospodarstva. Človek je v svojem razvoju uporabljal znanost, tehniko in tehnologijo enosmerno surovina proizvod odpadek. Govorimo o gospodarskem sistemu z linearnim tokom, ki ga označuje onesnaževanje in razvrednotenje človekovega življenjskega in delovnega okolja. Racionalnejša raba surovinskih in energetskih virov, preprečitev oz. omejitev nastajanja ostankov, vrnitev ostankov iz proizvodnje in porabe predstavljajo temeljne cilje razbremenilne logistike. Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 21

27 5. POSNETEK OBSTOJEČEGA STANJA DISTRIBUCIJSKE LOGISTIKE V tem poglavju se bomo osredotočili le na nekaj elementov logističnega sistema in predstavili trenutno stanje izvajanja logističnega procesa. Preučevani bodo elementi logističnega sistema distribucijske logistike za posameznega kupca. Konkurenčna prednost se vse bolj kaže v fleksibilnosti podjetja in storitev v odnosu do prejemnika, v smislu kupec je kralj. Kupci podjetja Elan morajo se morajo za svoj uspeh na trgu močno truditi in vsakršna prednost, ki jo doprinese učinkovito izvajanje logističnega procesa, lahko pomeni korak pred konkurenco. Distribucija Elanovih izdelkov zavzema precejšen del svetovne mreže prodaje izdelkov za prosti čas in zabavo. Vsak posamezen trg ima posebne pogoje na trgu, ki pa jih mora sprejeti za svoj uspeh. Eden izmed pogojev za konkurenčnost in uspeh je v podjetje Elan prispel iz največjega trga Elanovih izdelkov iz Amerike in sicer z možnostjo izvedbe logističnega procesa prepakiranja po kupcih. Distributer v ZDA le en izmed 40 kupcev Elana kjer distribucijska mreža zajema 180 kupcev, vsakega od njih pa bo potrebno obdelati kot posameznega kupca. Za malo podjetje prepakiranje predvsem zaradi prostorske in finančne stiske predstavlja velik izziv. Tako je pomembnost učinkovite storitve narasla v primerjavi s samo ceno izdelka. Podjetje želi skrajšati čas obdelave naročil in hkrati odpraviti napake, ki se pojavljajo pri obdelavi naročil. Z vnosom naročila v sistem se sproži vrsta procesov v posameznih členih preskrbovalne verige podjetja Postopek obvladovanja naročil Prodajna služba oblikuje naročilnico s pomembnimi podatki tako za proizvajalca kot za kupca. Naročilo je dokument, s katerim je omogočeno kupcu naročati artikle pri dobavitelju in služi kot baza vseh naročenih artiklov za prihajajočo sezono. Informacijski sistem, na katerem temeljijo ključni procesi podjetja Elan se imenuje BAAN. Poslovni informacijski sistem je programska rešitev, namenjena integriranemu planiranju proizvodnega podjetja, prilagojen je velikosti podjetja, njihovim potrebam in zahtevam. Integriran poslovno informacijski sistem, funkcionalen, dosleden in nudi pregled nad podatki celotnega podjetja (finance, proizvodnja, elektronsko poslovanje, projekti, nabava prodaja, vodenje zalog, ), omogoča obvladovanje poslovnih procesov, planiranje podjetja in ima vgrajen paket za modeliranje poslovnih procesov. Na sliki 1 je prikazan primer diagrama poteka za proces 'obvladovanje naročil'. Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 22

28 Slika 1: Diagram poteka - obvladovanje naročil (Vir:lasten) Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 23

29 E katalog E-katalog zajema v prvi vrsti podatke o vseh pravnih osebah, ki bodo vključene v katerikoli del procesa in se lahko nahajajo v katerikoli izmed sledečih vlog: prodajalec; kupec; pošiljatelj; prejemnik; distributer. Drugi del predstavljajo podatki o artiklih: pogoji plačevanja; ciljni trg; klasifikacijski podatki; opis; črtna koda; pakiranje; količine; dimenzije; material E-katalog služi kot osnovna baza podatkov za sestavo naročila. Ko je e- katalog napolnjen s podatki o artiklih in partnerjih, lahko kupec izdela naročilo Naročilo in potrditev naročila Naročilo je dokument s katerim je omogočeno kupcu naročati artikle pri dobavitelju in služi kot baza vseh naročenih artiklov za prihajajočo sezono. Naročilo vsebuje: identifikacijsko oznako; podatke o naročniku; podatke o prodajalcu; logistične podatke ship to, dobavni rok, dobavni pogoji; podatki o artiklih število artiklov, artikel, količina, plačilni pogoji; pariteta kupca; Primer naročilnice je prikazan na sliki 2. Pregled po skupinah artiklov nam hitro da oceno celotnega naročila modelov kupca. Prodajne kode so kot drugo ime za model artikla in vsebujejo določene informacije o proizvodu: Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 24

30 Skupin Model Prodajne kode Dolžine Številka naročila AA - statistična skupina 0 - cenovna skupina (0-9) opis modela (grafika) Slika 2: Primer naročilnice (a) (Vir:Elan) Na prodajno kodo se vežejo analize v prodajni službi z vidika vrednosti posameznega naročila, oblikovanje cen modelov in povprečne cene celotnega naročila, marže, popusti itd.. Na sliki 3 so prikazani še drugi elementi naročilnice. Datum vnosa Količina Datum Opis artikla Slika 3: Primer naročilnice (b) (Vir:Elan) Pomemben podatek v naročilnici, ki ga mora določiti kupec je datum dostave želenih količin m naslov dostave, ki ga prav tako določi kupec. Datum dostave se razlikuje od datuma odpreme blaga iz skladišča podjetja za razliko v trajanju transporta, kar je potrebno nuno upoštevat pri vnosu Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 25

31 naročila v proizvodni plan. Transakcijski čas prekomorske pošiljke v ZDA je 45 dni, želeni datum dostave v distribucijsko skladišče v New Hampshire je 1. september, datum vnosa količine določenega modela v plan proizvodnje oz. datum, ko bo artikel na zalogi v skladišču, pripravljen za pakiranje in odpremo, bo najkasneje 15. julij. Pričetek proizvajanja naročenih modelov predviden še veliko prej. Prvih nekaj naročil proizvodnji temelji na napovedih prodaje glede na prejšnjo sezono in se, ko kupci pričnejo pošiljati naročilnice in svoje napovedi o prodaji za prihodnjo sezono, vse bolj usklajuje glede na dejanska naročila, ki h podjetje prejema o konca meseca maja. Na sliki 4 je predstavljen povzetek naročilnice po skupinah artiklov, glede na dostavljene količine skupin artiklov, kakšna je zadnja napoved prodanih artiklov in podatki o cenah. Povzetek naročila po skupinah Povzetek dostavljenih količin po skupinah Naročilu sledi potrditev naročila (order acknowledgement), s katerim prodajalec kupca obvesti o prejetju naročila. Z njim lahko prodajalec kupca obvesti o: - potrditvi celotnega naročila; - potrditvi naročila s spremembami spremembe artiklov, količin, cen, datumov dostave; - zavrnitev celotnega naročila. Zadnja napoved Dogovorjene cene Slika 4: Povzetek artiklov iz naročilnice (Vir:Elan) Prodajalec je dolžan kupcu, potem ko prejme izpolnjene naročilnice, kupcu prejeto naročilo potrditi z dokumentom, kot je vidno na sliki 5. Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 26

32 Slika 5: Potrditev naročila in uradni dokument za kupca Na sliki 6 je prikazan drugačen način pregleda naročenih artiklov. Slika 6: Potrditev naročila in pregled naročila v drugi obliki Oracle Discoverer 3 Vsako naročilo mora biti pregledano in obdelano v sistemu. Namen procesa obvladovanja naročil je analizirati obstoječe postopke, opisati ustrezne operacije in njih zaporedja, ki spremljajo naročilo od sprejema do realizacije. Slika 7 prikazuje sedanje zaporedje procesov v informacijskem sistemu BAAN. 3 Oracle Discoverer je orodje za pregledovanje podatkov, namenjeno končnemu uporabniku. Orodje je subjektivno orientirano in uporabniki z njim gradijo neposredna povpraševanja po podatkih iz izbranega področja. Uporabniki lahko poleg pripravljenih vzorcev za pregledovanje individualnih vzorcev pripravijo tudi svoje vzorce. Oracle Discoverer omogoča prenos podatkov iz svoje baze v Excel, kjer lahko podatke še dodatno obdelamo. Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 27

33 odpoklic 100; 50 generiranje naročila veže prosto zalogo izdajnica 100; 50 ostanek na naročilu 0; 50 dopolnilno naročilo 30 skeniranje (sklad.) 70; 0 ročni popravek delne dobave 30 lansiranje 70 fakturiranje 70 Slika 7: Sedanji postopek v BAAN-u (Vir:Elan) Trenutni ročni vnos podatkov v prvi seji aplikacije BAAN prikazuje slika 8. glavi naročila moramo biti pozorni na pravilno identifikacijo kupca, opis, številko in pogoje pogodbe. Slika 8: Ročni vnos naročil kupcev v sistem BAAN Ročni vnos podatkov za odpoklic ali odpremo je precej dolgotrajen postopek, saj je potrebno natančno vnašati parametre, ki so vezani na lastnosti artikla identifikacijska koda artikla, količina itd), kar prikazuje slika 9. Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 28

34 Slika 9: Podatki o naročenih artiklih Če kateri izmed teh parametrov manjka oziroma je vnesen napačno se lahko zgodi, da določenih artiklov ne bo proizvedenih. To pomeni, da kupec želenih smuči ne bo mogel dobiti, niti ne njegovi trgovci, niti kupci na področju distribucije. Ker je do takih skrajno neprijetnih situacij prihajalo, bi bilo potrebno uvesti dodatne kontrole, preden se zaključi sezona naročanja kolekcije Proces odpreme izdelkov Proces se prične, ko je zaključen postopek obvladovanja naročil. Definira potek odgovornosti in dokumentacije za nemoteno odvijanje dejavnosti. Cilj procesa odpreme je, da kupec dobi izdelke v količini in izvedbi tako, kot je z njim dogovorjeno. Slika 10 prikazuje potek odpreme izdelkov. Komercialist in referent odpreme v informacijskem sistemu zbirata naročila kupcev in jih v določenem trenutku preneseta v informacijski sistem. Od tega trenutka dalje je posamezna naročila kupcev mogoče prikazati kot naloge za odpremo. Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 29

35 Slika 10: Postopek odpreme izdelkov (Vir: lasten) Vodja odpreme lahko v skladiščnem informacijskem sistemu pregleduje naloge za odpremo. Dokumenti so privzeto sortirani po predvidenem datumu realizacije oz. odpreme. V sistemu so na razpolago sledeče funkcije: pregled odpremnih nalogov po obdobjih, kupcih, distributerjih, trgih; dodeljevanje odpremne lokacije; določitev enega ali več komisionarjev; aktiviranje odpremnega ali zbirnega naloga; pregled stanja zalog v skladišču za določen zbirni nalog (pomembno predvsem stanje zalog netipičnih artiklov na komisionirnih lokacijah). Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 30

36 Rezultat dejanja rezervacije artiklov na skladišču, kot prikazuje spodnja slika, je informacija o stanju zaloge in informacija primanjkljaja posameznih izdelkov na zalogi glede na količino in model. Slika 11: Rezervacija artiklov na določenem skladišču Rezultat dejanja rezervacije artiklov na skladišču je informacija o stanju zaloge in informacija primanjkljaja posameznih izdelkov na zalogi in sicer glede na količino in model. Odpremni nalog ima lahko status čakanja, v pripravi, v obdelavi ali pred potrditvijo. Izdajnica, na sliki 12, je dokument, ki ga prejme skladišče s strani prodajnega oddelka. Ima svojo identifikacijsko številko in služi kot potrditev skladišču, da se lahko artikli, navedeni na tem dokumentu pričnejo pripravljati za odpremo le-teh. Slika 12: Izdajnica za skladišče izpisan iz BAAN-a Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 31

37 Na dokumentu so zapisani identi artiklov, naročena in razporejena količina, prodajna koda ter lokacija, na katerem se razporejena količina nahaja Postopek skladiščnega poslovanja Smuči se v skladišče gotovih izdelkov prenesejo z dokumentom 'predajnica'. Na ta način natančno definiramo lastništvo gotovih izdelkov in odgovornosti posameznikov v posamezni fazi, prav tako pa zmanjšamo možnosti morebitnih napak. Slika 13: Postopek skladiščnega poslovanja (Vir:lasten) Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 32

38 Skladiščni informacijski sistem ima od tega trenutka dalje informacije o artiklih (kupec, ident, količina), ki čakajo na pakiranje na pripravljalni lokaciji Oblikovanje transportnih enot Na osnovi naloga za odpremo skladiščniki pripravijo blago, skenirajo, zapakirajo, etiketirajo, pripravijo za nakladanje. Vodja odpreme ima na pregled nad odpremo in stopnjo realizacije. Iz sistema se natisne pakirna lista, ki izpiše podatke o: vsebini posameznega kartona (modeli, identi, serijske številke ter količine); pripadajočih številkah nosilnih enot; številu in označbah enot. Pakirna lista na sliki 14 prikazuje specifikacijo artiklov glede na število in oznake kartonov. Slika 14: Pakirna lista Rekapitulacija na sliki 15 prikazuje pregled blaga glede na skupino artiklov. Slika 15: Rekapitulacija pakirne liste Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 33

39 Pakirna lista in rekapitulacija predstavljata fizično pakirane artikle, katerih podatke so se v sistem prenesli s pomočjo skeniranja prodajnih kod in določitev količin. Količina sistemskih smuči se mora ujeti količino za njih določenih vezi, kar je razvidno na zadnjem delu rekapitulacije. Pakirna lista temelji na podatkih identifikaciji kartonov in pakiranih količin, rekapitulacija pa je bolj poenostavljen abecedni prikaz artiklov in navaja specifikacijo in povzetek pakiranih modelov in količin. Ker je narava artiklov podjetja Elan izrazito sezonske narave, se večina pošiljk odpremi septembra in oktobra. Artikli so že komisionirani, zapakirani in pripravljeni na odpremnih lokacijah. Odprema se mora na vozilo izvesti na čim enostavnejši način zato pripravljene artikle odpremljamo na nivoju palete. Ko so vsi pripravljalni artikli naloženi na vozilo, dokument pa je v statusu čaka na potrditev, je odpremo po izbranem dokumentu potrebno zaključiti tudi v sistemu BAAN-a Zaključek odpreme Zaključek odpreme predstavlja izpis računa, na katerem so navedeni fizično oddvojeni artikli in se količinsko ujemajo s pakirno listo in rekapitulacijo. Preden zaključimo naročilo, moramo preveriti, če je mogoče prišlo do odstopanj med sistemsko in fizično zalogo. Sistemska zaloga zadostuje zahtevani količini, fizično pa artikla v skladišču niso našli. V takih primerih moramo biti pazljivi in preden lansiramo naročilo, fizično nerazpoložljiv artikel odstranimo iz naročila, kajti v nasprotnem primeru se pakirna lista in račun ne bosta ujemala z dejansko pakirano količino. Po aktivaciji seje 'Lansiranje', slika 16, spremembe v procesu priprave blaga niso več mogoče. Ni mogoče dodajati oziroma zmanjševati količine artiklov, spreminjati modelov itd. Slika 16: Lansiranje in zaključek priprave blaga Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 34

40 Proces pakiranja je zaključen, izpiše se le še račun. Z izpisom računa se zmanjša zaloga artiklov na posameznih lokacijah. Račun služi kot temeljni spremljevalni dokument vsake posamezne pošiljke. Na računu morajo biti navedeni podatki o pošiljatelju, prejemniku, podatki o artiklih s cenami in količinami, carinske tarife artiklov in poreklo blaga. Posebna pozornost se posveča podatkom in navedbam za blago namenjeno državam izven EU. V trenutku izpisa računa, kot je prikazano na sliki 17, pošiljka preide v status zaključen Slika 17: Izpis računa iz BAAN-a Odpremna dokumentacija, pakirna lista, rekapitulacija in račun, se morajo do para smuči natančno ujemati s dejanskim stanjem pošiljke. Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 35

41 5.6. Pregled poteka dela obstoječega stanja s pomočjo programa MS Project Najbolj poznan in razširjen računalniški program, ki se uporablja pri nas je MS Project. Programsko orodje za izdelovanje terminskega načrta projekta, načrta obremenitve virov in v našem primeru načrtovanje in prikazovanje stroškov. Potrdi se plan za spremljanje projekta z vnosom dejanskih začetkov in zaključkov aktivnosti, dejanske obremenitve virov in dejanskih stroškov. Kot osnovni podatek bomo vzeli povprečno število vnosov v informacijski sistem in število naročenih parov smuči. Število vnosov v sistem vpliva na čas manipuliranja s podatki v glavi naročil sistema BAAN. Skupna količina artiklov na sam vnos v sistem ne vpliva, pomembna pa je pri skladiščnem poslovanju, kjer količina vpliva na čas priprave blaga na odpremo. Slika 18: Seznam dejavnosti obstoječega stanja Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 36

42 Naročila po kupcih namreč variirajo različno posamezen kupec lahko naroči le 15 modelov različnih količin, drugi želi prejeti po en par na model (v našem primeru po en par na model, da je skupna količina 60 parov), torej končna količina je lahko pri manjšem naboru modelov večja kot pri večjem naboru izdelkov naročila. Povprečno število parov bo 60, povprečno število vnosov v sistem pa 20. Pri vnašanju posamezne aktivnosti, se običajno vprašamo, katera aktivnost mora biti končana, preden začnemo z naslednjo. Na sliki 18 so navedene aktivnosti, njihovo trajanje in kdo so nosilci aktivnosti. Enota trajanja vnosa so delovne minute. Nadaljnje pregled kaže pričetek in konec posamezne aktivnosti, zaporedje in nosilce posameznih dejavnosti. Vir dela predstavljajo ljudje. Pomemben podatek, ki ga je še potrebno določiti je strošek vira na uro dela s pomočjo katerega se izračuna strošek celotnega projekta. Za vsak vir lahko vnesemo tudi obremenitev (stolpec 'Units') v odstotkih, kar pomeni dejansko potrebno obremenitev posameznega vira glede na trajanje aktivnosti. Na sliki 19 je predstavljena razporeditev po virih. Slika 19: Seznam virov in del obstoječe stanje Iz slike 20 je razvidno, da največji del izvedbe procesa opravi vodja odpreme, naslednji najbolj zaposleni so delavci 1, 2 in 3 in kot najmanj obremenjen je vodja skladišča. Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 37

43 Slika 20: Obremenitev zaposlenih Celoten potreben čas za izvedbo procesa znaša 324 minut ali 5,7 ure. Na podlagi trajanja aktivnosti, števila in obremenitve virov, nam program po vnosu urnih postavk, izračuna stroške virov in pove kateri strošek je vezan na časovno enoto. Stroški potrebni za izvedbo procesa za odpremo blaga enemu kupcu vključeni so stroški materiala, stroški storitev, stroški dela in stroški amortizacije znašajo EUR slika 21. Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 38

44 Slika 21: Stroški procesa obstoječega stanja Čas in stroški veljajo za primer enkratne odpreme oziroma enega kupca, katere pakirna enota znaša 60 parov smuči slika 22. Slika 22: Časovni in stroškovni prikaz procesa obstoječega stanja Za proces odpreme po obstoječi izvedbi smo potrebovali 342 min ali 5,7 ure in potrošili 33,66 EUR denarnih sredstev. Kot smo že omenili, bo potrebno stopiti korak s konkurenco in sprejeti izziv prepakiranja. Distributer ima željo vnaprejšnjega pakiranja blaga za 50 kupcev, ker bi zmanjšal čas in stroške manipulacije z blagom v svojih skladiščih. To pomeni 50-kratno ponovitev procesa v primeru obstoječega stanja. Pripraviti bo potrebno 50 odpremnih nalogov, namenjenih 50-im posameznim kupcem. Za izvedbo procesa Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 39

45 odpreme v obstoječem sistemu bi za 50 kupcev potrebovali 270 ur in potrošili EUR Slabosti delovanja obstoječega procesa Obstoječi proces izvajanja odpreme temelji na ročnem vnašanju parametrov v sistem. Pomembna je natančnost, dodatnih pripomočkov za lajšanje vnosa npr. kopiranje, ni mogoče. Potrebno je vnesti parametre naročila (prodajna koda artikla, količina, cena, datum dostave, šifro davka, minimalno in maksimalno količino), če kateri izmed naštetih parametrov ni vnesen v sistem, to lahko povzroči izpad artikla iz proizvodnje ali napačno proizvodnjo. Brez ročnega popravka odpremnega naloga se zaračunajo rezervirani artikli in ne fizično pripravljeni izdelki. Načeloma se mora sistemska zaloga ujemati s fizično v skladišču, vendar se lahko zgodi, da le-ta zaradi človeške napake ali napake v sistemu variira. Razliko med fizičnim in sistemskim stanjem je potrebno dodatno preveriti, preden se odprema zaključi z izpisom računa. V primeru, da stanja ne prilagodimo dejanski odpremi, bo na računu navedena večja količina izdelkov od dejanske in posledično višji znesek. Posledica tega je izdaja dobropisa in ponoven izpis računa s pravimi količinami, ne samo v prid kupca, temveč tudi zaradi izvoznega postopka in carinske kontrole. Ostanke delno odpremljenih količin je potrebno izbrisati iz sistema s pomočjo posebne sistemske seje v BAAN-u, celotne neodpremljene količine oziroma količino modela, ki je sploh ni na zalogi, pa je potrebno brisati v seji, kamor smo podatke o artiklu vnašali (slika 5). Obstoječe stanje zahteva precejšnjo mero natančnosti, skladnosti, učinkovitosti in kontrole. V naslednjem poglavju z naslovom Ukrepi izboljšav, bomo zgoraj navedene postopke poskušali poenostaviti in pospešiti, vključno s povečano in enostavnejšo kontrolo tako posameznih postopkov kot celotnega procesa. Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 40

46 6. UKREPI IZBOLJŠAV Ukrep je več kot želja in ima v vrednosti opredeljene rezultate zmanjšanje materialnih in storitvenih stroškov, povečanje dodane vrednosti, zmanjšanje vrednostnih časov. Za uresničitev ukrepov se zavzemajo tako vodstvo kot ostali sodelavci podjetja. Globalizacija svetovnega trga narekuje vzpostavljanje učinkovitih oskrbovalnih verig. Njihovo učinkovitost, predvsem hitro odzivanje na potrebe trga, dosežemo z uvedbo elektronskega poslovanja in ustrezno prenovo poslovnih procesov. Upravljanje poslovnih procesov je proces s svojim življenjskim krogom, predstavljenim na spodnji sliki. Oblikovanje poslovnega procesa Kontrola poslovnega procesa Strategija poslovnega procesa Izboljšave poslovnega procesa Slika 23: Življenjski krog upravljanja poslovnih procesov (Vir: Študija preskrbovalne verige Elan, d.o.o., 2005) Da bi obvladovali življenjski krog upravljanja poslovnih procesov (Business Process Management), je potrebno poslovne procese najprej analizirati. Osredotočiti se je potrebno na poslovne procese, ki podjetju prinašajo dodano vrednost in so ključni za dosego poslovnih ciljev in poslovne strategije (Business Process Strategy) pa na poslovne procese, ki povzročajo največje stroške. Oblikovanje poslovnih procesov (Business Process Design) zajema analizo učinkovitosti poslovanja, usklajevanje projektov s strateškimi poslovnimi cilji, vpeljavi procesno usmerjenih organizacijskih struktur in učinkoviti izbiri, implementaciji in integraciji informacijske tehnologije. Modeli omogočajo celovit in naraven opis (vizualizacijo) poslovnih procesov z visoko stopnjo preglednosti in predstavljajo standardno komunikacijsko orodje, ki Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 41

47 omogoča izražanje in razumevanje vsem udeleženim v procesu izgradnje, upravljanja ali uporabe modelov. Življenjski krog upravljanja poslovnih procesov se nadaljuje v fazo implementacije poslovnih procesov (Business Process Implementation) ali povedano drugače, spremembe poslovnih procesov je potrebno vpeljati v poslovno okolje podjetja. Sama vpeljava sprememb pa ni dovolj, če ne vemo ali so spremembe prinesle pozitivne učinke (stroškovne, časovne ipd.) v skladu s cilji poslovne strategije. Zato je potrebno po vpeljavi sprememb v podjetje izvajanje poslovnih procesov nadzirati (Business Process Controlling). Da bi preverili učinkovitost vpeljave poslovnih procesov, jih je potrebno meriti in primerjati s postavljenimi cilji. Rezultati meritev so indikator ali je vpeljava sprememb poslovnih procesov prinesla pričakovane rezultate in smo se približali/dosegli postavljene cilje, ali je potrebno poslovni proces še izboljšati. Če ugotovimo, da sprememba ne daje pričakovanih učinkov, gremo v ponovno analizo poslovnega procesa, njegovo optimizacijo, in tako sklenemo življenjski krog upravljanja poslovnih procesov. Ključni faktor uspeha je v seznanjanje vseh sodelujočih vseh fazah projekta v obravnavanem procesu s (pričakovanimi) spremembami in jih uvajati v nov način poslovanja k novemu razmišljanju (Change management). Idejni projekt zajema opis postopkov informatizacije logistike od predaje od proizvodnje do uskladiščenja in odpreme. Opisan je način delovanja skladiščnega informacijskega sistema, postopki zajemanja podatkov, označevanja skladiščnih enot in lokacij, skladiščne manipulacije in informacijska infrastruktura, ki služi za zajemanje oz. prenos podatkov. Opisano je skladiščno poslovanje, prilagojeno posebej uporabi podjetju Elan, d.o.o. in posamezni postopki v distribucijski logistiki. Informatizacija logističnih procesov pripomore k racionalnejšemu ravnanju s časom in omogoča visoko stopnjo sledljivosti materialov od vhoda v podjetje vse do porabe oz. do izhoda iz podjetja. Upamo trditi, da podjetja z uporabo skladiščnega informacijskega sistema z manjšimi resursi dosegajo večje učinke Predlogi uvajanja novih tehnologij za podporo logističnim procesom Če želimo informatizirati logistične postopke v podjetju, je potrebno predhodno: uvesti informacijski sistem za podporo logističnim procesom; zagotoviti infrastrukturo za avtomatski zajem podatkov; označiti lokacije, skladiščne enote in artikle s črtno kodo. Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 42

48 Skladiščni informacijski sistem je v logističnem poslovanju namenjen podpori primarnih logističnih procesov v podjetju - prevzem, odprema, vračila kot tudi podpornih procesov, kot so inventure, pre-skladiščenje, urejanje lokacij itd.. Skladiščni informacijski sistem obravnava vhodne dokumente, ki so osnova za izvedbo prevzema; nadzor nad prevzemom blaga (kvaliteta, kvantiteta); formiranje skladiščnih enot; skladiščenje blaga; izvedbo sprotnih in periodnih inventur; vodenje lokacij; obravnavo izhodnih dokumentov; komisioniranje; nadzor nad izdajo; izmenjavo podatkov z ostalimi informacijskimi strukturami, ki s potrebne pri upravljanju skladiščnega sistema. Skladiščni informacijski sistem omogoča integracijo avtomatskih naprav v skladišču. Sistem je lahko samostojen informacijski sistem, ki je s poslovnim informacijskim sistemom integriran na nivoju: šifrantov (artiklov, partnerjev, skladišč, stroškovnih mest); dokumentov (prevzem od dobavitelja, reklamacije prevzema, povratnice izdaje, povratnice prevzema, preskladiščnega naloga, odpreme, reklamacije odpreme, inventurni višek, inventurni primanjkljaj; podatkov, ki omogočajo kontrolo (knjižno stanje zalog, inventurno stanje zalog). Poglavje opisuje možnosti informatizacije procesov pri naročanju in odpremi Avtomatizacija zajema podatkov Uporabniki stalno in interaktivno komunicirajo z aplikacijo, ki ni več v funkciji spremljanja poteka, temveč prevzame funkcijo nadzora in vodenja opravil. Sistem torej omogoča vnos informacij na kraju in ob času nastanka nekega dogodka. Ti podatki se lahko uporabljajo v skladišču za spremljanje učinkovitosti osebja in delovnih sredstev. Glavno izhodišče pri pripravi predloga informatizacije logističnih procesov je bila podpora novemu distribucijskemu centru. Poleg tega pa je podjetje želelo odpraviti napake človeškega faktorja, ki se pojavljajo pri predaji artiklov iz proizvodnje v skladišče in iz skladišča do končne odpreme. Od trenutka, ko smuči zapustijo proizvodno linijo se lastništvo nad smučmi pripiše skladišču gotovih izdelkov, ki tako za vse morebitne napake in odstopanja odgovarja, ni pa nujno, da jih tudi dejansko povzroči. Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 43

49 6.2. Postopek obvladovanja naročil Poglavje opisuje možnosti informatizacije procesov pri naročanju in odpremi. Na sliki 24 je predstavljen posodobljen način vnosa podatkov, ki omogoča zbiranje naročil kupca neposredno v informacijskem sistemu naročnika. odpoklic 100 prenos podatkov 100 odpoklic 70 prioritete razpoložljiva zaloga 70 naprej kot v prejšnjem postopku 70 popravek odpoklica 70 fakturiranje 70 Naročilnica QBE Baan Slika 24: Prikaz izboljšanega procesa obvladovanja naročil (Vir:Elan) Predlagan postopek obdelave odpreme zahteva nov proces obdelave naročil v BAAN-u. Ker bodo že vsi koraki obdelani v QBE-ju je v BAAN-u dovolj samo generiranje naročila in postopek do zaračunavanja v enem koraku. Najbolj je pomembno, da se izvaja čim manj operacij med BAAN-om in QBEjem. Pri vnosu datumov in želenih količin odpoklica s strani distributerja je potrebno upoštevati tranzicijski čas za pravočasno dostavo in maksimalno količino na pošiljko, da se optimalno izkoristi transportno sredstvo (Purchase order handbook, Elan, 2003). Na sliki 25 je prikazana izpolnjena naročilnica, kateri PO-ji so pripravljeni na prenos v BAAN. Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 44

50 GROUPS PO2 PO3 PO4 PO5 SUM PO VALUE PO SKIS FC AVERAGE RACE ,34 WAVEFLEX RACE ,09 Distributor: SW ,00 Country: USA MAGFIRE/MAG ,65 Entered by: FREE ,81 Currency: USD LADY ,88 JR ,78 PLEASE ENTER : TOURING RENTAL ,46 PO7 TOTAL SKIs ,42 BINDINGS , ,09 20% 30% 20% sz2 Description Length Item USD Ean Sifra PO2 PO3 PO4 PO5 PO SUM PO VALUE FC SUM PO VS FC AA FX SGJ , , , _FX SGJ ,00% AA M AIR , , _M AIR ,00% AA BLOODLINE , , , , , , AA _BLOODLINE ,00% RCG RACE PLATE , , , , , _RCG RACE PLATE ,00% Slika 25: Podatki o nabavnih naročilih PO2-PO5 (izsek iz naročilnice) (Vir:Elan) Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 45

51 Slika 26: Zbrana naročila od PO1 do PO6 Regijski vodja prodaje prejme naročilo, ga pregleda in shrani kot: PO1 + ime države + datum (npr.: PO1_AUT_2301) v mapo naročil P01 (slika 26). Po prenosu naročila v BAAN, xls. dokumentu dodamo končnico 'TR' (transferred) slika 27. Slika 27: Shranjena naročila v obliki xls. Potrebno je arhivirati vsa elektronska sporočila, ki vsebujejo naročila. Vodje odpreme prenašajo v BAAN samo naročila iz map skupne rabe in ne direktno iz elektronskih sporočil kupcev, ker so naročila v mapah potrjena s strani prodajnega vodje. Vodje odpreme morajo vsaj enkrat dnevno pregledati, če se je v skupni mapi pojavilo novo ali dodatno naročilo. Ko so naročila prenesena v BAAN, vodja informacijskih operacij, da ne bi prihajalo do nepotrjenih popravkov, blokira preneseno naročilo in vodjem prodaje in odpreme omogoči dostop za obdelavo naslednjega, PO naročila. Za regijske vodje to pomeni, da so naročilnice pripravljene za pošiljanje distributerjem za vnos naslednjega naročila PO in prejeto naročilo se tokrat shrani v skupno mapo pod imenom PO + ime države + datum. V primeru, da regijski vodja na naročilu izvede kakršnokoli spremembo, mora o tem obvestiti vodjo odpreme, sicer prenos naročila ne bo pravilen. Zaradi Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 46

52 nepredvidenih dejanj so naročila preventivno zaščitena, kot prikazuje spodnja slika. Slika 28: Zaščita naročila v xls. bazi V primeru posebne ponudbe naročila se oblikuje posebna naročilnica s posebnimi pogoji (določen artikel v BAAN-u ima lahko samo eno ceno). Prav tako mora biti vodja odpreme obveščen o preklicu količin ali zmanjšanju naročenih količin. Ko je naročilo v sistemu, vodja odpreme izpiše potrditev naročila in ga posreduje distributerju v dodatni pregled. Z njim lahko prodajalec kupca obvesti o: potrditvi celotnega naročila; potrditvi naročila s spremembami spremembe artiklov, količin, cen, datumov dostave; zavrnitev celotnega naročila. Datumi dostave predstavljajo pomemben dejavnik odpremnih nalogov, saj je glede na-te prilagojena celotna proizvodnja. Prioritete za razporeditev razpoložljive zaloge med posamezne pošiljke se ne upoštevajo. Potrebno pa jih je navesti v poročilu potrditve proizvodnih rokov, kjer mora biti planirana proizvodna količina razporejena med posamezne distributerje. Prenos podatkov v portal QBE ne bo potekal v tekstovnem formatu, temveč preko tabel v Accessu, na sliki 29, ki se polnijo s podatki iz pripravljene xls. baze. Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 47

53 Slika 29: Postopek prenosa naročila v sistem BAAN preko programa Access Vnos podatkov iz baze podatkov zbrane v Excelu v Access-ovo aplikacijo določiti je potrebno številko pogodbe, zaporedno številka naročila kupca, želeni datum dostave blaga kupcu, ceno in količino posameznega artikla sliki 30 in 31. Slika 30: Definiranje prenosa podatkov za določenega kupca Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 48

54 Slika 31: Izbor odpremnega naloga Podatki za prenos na sliki 32 predstavljajo nabor izdelkov za odpoklicano pošiljko. Slika 32: Nabor podatkov v Access-u za prenos v BAAN Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 49

55 Accessova baza za prenos vsebuje ID kupca, ID artikla, datum naročila, ceno in količino. Prikaz prenesenih podatkov v QBE aplikaciji in zadnja potrditev pred prenosom naročila v BAAN. Na sliki 33 je prikazan primer napake, na katero nas opozori informacijski sistem preden bi bili podatki preneseni. Dodatno varovalo, ki pripomore k točnosti podatkov in pravilnost nadaljnjih postopkov. Slika 33: Nabor izdelkov za prenos iz QBE-ja v BAAN Količine se bodo v nadaljevanju razporedile na posamezne kupce oziroma prepakirale v pakirne enote, ki se bodo iz velikega distribucijskega skladišča brez dodatnih manipulacij prepakiranja odpremile do naslova trgovca. Vstopna aplikacija za aktivacijo prenosa podatkov v BAAN na sliki 34. Slika 34: Aktivacija prenosa podatkov v BAAN Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 50

56 S pomočjo dodatnih aplikacij in primerno oblikovanih naročilnic ter parametrov v programu Excel smo vnos podatkov v sistem BAAN avtomatizirali s pomočjo programov Access in QBE (Querry by Example) 4. S tem smo skrajšali postopek vnašanja podatkov in možnost napak vnosa količin, cen in dostavnih rokov v sistem. Pravočasna dobava, dostava želenih količin, ustreznih modelov in kakovosti s čim nižjimi stroški je popoln odgovor na prejeto naročilo kupca proizvajalcu v za to predvidenem obdobju Proces odpreme izdelkov Skladiščni informacijski sistem tudi pri odpremnih dokumentih v vsakem trenutku omogoča izpis le-teh glede na status, različna časovna obdobja, kupce, vezne dokumente, status pakiranja ipd. Primer odpremnega naloga na sliki 35, izpisan iz QBE-ja s podatki o številki odpremnega naloga, kupcu, črtni kodi, oznakami modelov, količini itn. Slika 35: Odpremni nalog za posameznega kupca Prodajalec pred odpremo obvesti kupca o predvideni vsebini pošiljke. Vsebovati mora zanesljive podatke o razpoložljivih artiklih. Načeloma spremembe artiklov na naročilu niso možne, ker se morajo ujemati s potrditvijo naročila in dobavnih rokov, ki jih pred pričetkom sezone pošiljanja 4 Omogoča poizvedovati po podatkih ene ali več tabel, določiti polja, ki jih želimo imeti v odgovoru, določiti kriterije za izbiro vrstic, izvajati izračune nad podatki v tabelah, dodajati in brisati zapise, spreminjati vrednosti v poljih, kreirati nove tabele in polja. Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 51

57 potrdi kupec sam. S tem se doseže, da potek pošiljanja blaga kupcem poteka nemoteno in brez nepotrebnih usklajevanj med sezono, ker popravki vzamejo ogromno dodatnega časa. Na podlagi pregleda lahko kupec vnaprej predvideva potek dobave blaga svojim trgovcem. Možni so tudi dogovori, da se lahko manjkajoči modeli oziroma količine nadomestijo z modeli, ki so predvideni, da se pošljejo v naslednjem terminu z naslednjo pošiljko, ker je seveda pomembno tudi, da se zapolnijo in izkoristijo kapacitete prevoznega sredstva. Skladiščni informacijski sistem tudi pri odpremnih dokumentih v vsakem trenutku omogoča izpis le-teh glede na status, različna časovna obdobja, kupce, vezne dokumente, status pakiranja, razliko med fizično in sistemsko zalogo prikazano na sliki 36. Slika 36: Prikaz pregleda artiklov glede na naročeno in razpoložljivo količino Pregled razpoložljivosti blaga zajema prodajno kodo, naziv modela, ID modela, lokacijo skladišča, naročeno oziroma želeno količino za datum dostave določen s pogodbo, razpoložljivo zalogo, razliko med naročenimi artikli, artikli na zalogi in ceno. Na podlagi pregleda lahko kupec vnaprej predvideva potek dobave blaga svojim trgovcem. Možni so tudi dogovori, da se lahko manjkajoči modeli oziroma količine nadomestijo z modeli, ki so Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 52

58 predvideni, da se pošljejo v naslednjem terminu z naslednjo pošiljko, ker je seveda pomembno tudi, da se zapolnijo in izkoristijo kapacitete prevoznega sredstva Postopek skladiščnega poslovanja Zahteva podjetja, da opravi komisioniranje blaga za končnega kupca in ne za potrebe distribucije, znatno poveča količino in zahtevnost dela v procesu priprave in odpreme izdelkov. Zato je zelo pomembno, da je celoten postopek priprave blaga podprt z informacijskim sistemom, ki omogoča prilagodljivost na potrebe različnih konceptov opravljanja skladiščnih manipulacij ter posledično omogoča visoko stopnjo vodenja in nadzora pri delu. Ko so podatki o odpoklicu prenešeni v QBE se bodo tam polnili dokler ne bo dan ukaz za konec polnjenja in pričetek fizičnega dela procesa odpreme (dinamično polnjenje). Komisionar izbere odpremni nalog, ki ga bo začel pripravljati s skeniranjem črtne kode na izpisanem nalogu. Slika 37 predstavlja posodobljen način procesa skladiščnega poslovanja. QBE Baan QBE karton paleta prevzemna lokacija prevzema na lokacijo proizvodnja ne bo več delala master koda master koda prevzem na lokacijsko skladišče bo izvajal skladiščnik podlaga za knjiženje txt dokument (gre v Baan) Slika 37: Predlog postopka pakiranja in prenosa podatkov v QBE in BAAN (Vir:Elan) Zahteva podjetja: komisioniranje enega naloga za odpremo opravi en ali več komisionarjev (komisioniranje iz različnih con smuči, vezi itd.); komisioniranje na nivoju posameznega kupca; odprema na nivoju zbira (npr. več kupcev za isti trg oz. istega distributerja); komisioniranje nivo artikla skeniranje posamezne smučke; Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 53

59 pakiranje nivo paketa skeniranje kode kartona pri formiranju pakirnih enot; odprema nivo palete skeniranje kode pakirne enote. Ostale zahteve: komisioniranje in pakiranje opravljajo različni zaposleni; ko se komisioniranje prične, se nalog za odpremo zaklene od tega trenutka dalje ga ni mogoče več spreminjati. v primeru, da nalog za odpremo vsebuje večje količine blaga, ki jih je mogoče razdeliti na cele transportne enote in ostanke; beleži dejanske podatke, zato je mogoče spremljati dejansko odpremljene serijske številke smuči po kupcih. podjetje pri odpremi kompletov zahteva enako število odpremljenih parov smuči in enako število odpremljenih vezi; v kolikor količina smuči in količina pripadajočih vezi na zalogi nista enaki, se artikel ne izkaže kot razpoložljiv na zalogi Oblikovanje transportnih enot Komisionar opravlja delo na ekspeditu. Izdelke komisionira na transportno enoto iz komisionirnih lokacij v izbrani coni. Ko pripravi vse artikle za enega kupca ali ko napolni transportno enoto, le-to odpelje do pripravljalne lokacije pri pakirnem mestu, kjer se opravi pakiranje izdelkov v pakete in označevanje paketov. Eno izmed izhodišč podjetja ob pripravi študije je bilo tudi, da se postopek pakiranja gotovih izdelkov preseli na konec logistične verige v samem podjetju. Zadeva je zagotovo smiselna, saj tako podjetje prihrani velik del stroškov povezanih s prepakiranjem. Pakiranje se izvaja na pakirnem mestu. Oseba, ki pakiranje opravlja, zalogo pakiranih artiklov nabira iz transportne enote, ki jo je komisionar postavil na pripravljalno mesto ob pakirnem mestu. Skladiščni informacijski sistem ima točno informacijo o tem, katere smuči se nahajajo v posameznem paketu in posledično, kdo bo kupec posamezne enote. To lahko podjetje učinkovito izrabi v primeru morebitnih poizvedovanj in posredovanj po teh podatkih. Primer skupne pakirne liste za pošiljko pakirano po kupcih na sliki 38. Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 54

60 Slika 38: Skupna pakirna lista izpisana s pomočjo programa QBE Primer pakirne liste v Excelovi obliki na slik 39, ki nudi možnost dodatne obdelave podatkov. Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 55

61 Slika 39: Primer pakirne liste v Excelovi obliki Pakirna lista posameznega kupca, prikazana na sliki 40vsebuje točne podatke o naslovu dostave pakiranih artiklov, ki so na tej listi navedeni, črtno Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 56

62 kodo pakirne liste oziroma kupca, zaporedno številko pakirne liste, specifikacijo artiklov (nad in podartiklov), pakiranih količin glede na pakirno enoto, količinsko specifikacijo glede na pakirno enoto, oznake pakirnih enot, skupno količino pakirnih enot in količina pakiranih izdelkov. Slika 40: Pakirna lista posameznega kupca pri prepakiranju Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 57

63 6.6. Zaključek odpreme Aplikacija nam poda podatke o pakirnih enotah v zelo obširnem obsegu. Za končen rezultat, ki predstavlja izpisan račun s obveznimi informacijami kot so nabor artiklov, količina, cena itd.. je potrebno to bazo natančno obdelati. Spodnja slika predstavlja le tri stolpce izmed celotnega nabora več kot 3000 stolpcev s podatki o pošiljki. Vsi podatki se morajo do črke in številke ujemati, sicer se lahko zgodi, da jih aplikacija ne zajame, kar pomeni napačno informacijo o naboru artiklov in posledično celotni napačen proces odpreme pošiljke prikazuje tabela 1. Carton Packing list Opis artikla ELN 10 HOT SPICE TMD 777 GRAPHITE SubItem DB TC AE Item DB Kolicina SUM Date Azur Sales code2 DB AC AE Sales code DB6835 AC4911 AE2867 Country of origin FR SI SI Customs tariff Season Length KAYTON COMPANY - KAYTON COMPANY - KAYTON COMPANY - Customer PO# PO# PO# T$Addr 1045 Grape St 1045 Grape St 1045 Grape St T$City Whitehall Whitehall Whitehall T$Refa PS16004 PS16004 PS16008 T$Wght Netto 1,7 3,3 3,4 T$Pric 33,50 114,00 184,00 Vrednost 167,50 342,00 184,00 Artikel ELN 10 HOT SPICE TMD ELW9 777 GRAPHITE Tabela 1: Prikaz obsega podatkov - le trije stolpci, celotna baza jih obsega 3099 Zaključek odpreme predstavlja izpis računa na sliki 41, na katerem so navedeni fizično oddvojeni artikli in se količinsko ujemajo s pakirno listo in rekapitulacijo. Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 58

64 Slika 41: Izpis računa v primeru prepakirane pošiljke Pravočasna dostava želenih količin, ustreznih modelov in kakovosti s čim nižjimi stroški je popoln odgovor na prejeto naročilo kupca proizvajalcu v za to predvidenem obdobju. Končen rezultat prodaje je odprema blaga in pridobitev plačila. Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 59

65 6.7. Pregled poteka dela po uvedbi izboljšave s pomočjo programa MS Project Kot pri obstoječem stanju tudi analiza uvedbe ukrepov zahteva vnos aktivnosti, virov, časa in stroškov v program MS Project. Tokrat analiza temelji na odpremi optimalne transportne enote in 3000 parov, kar pomeni odprema naročil za 50 kupcev naenkrat in dodatno s postopkom prepakiranja. Slika 42 prikazuje seznam dejavnosti po uvedbi implementacij v sistem. Slika 42: Seznam dejavnosti izboljšanega stanja Dejavnosti v procesu izboljšave navedene v MS Projectu celo vključujejo dodatno aktivnost in sicer 'Izpis računa' v xls. obliki. Excelov izpis računa služi kot odpremni dokument skupaj s pakirano listo po kupcih in rekapitulacijo poslane količine, kjer so navedeni skupna količina, bruto in neto teža in število pakirnih enot. Slika 43 prikazuje delovne vire, ki bodo sodelovali v izboljšanem procesu delovanja. Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 60

66 Slika 43: Seznam virov in del - izboljšano stanje Seznam aktivnost glede na delovni vir in čas prikazuje slika 44. Slika 44: Seznam aktivnosti Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 61

67 Delovni čas aktivnosti se v izpopolnjenem sistemu razpotegne na 4 dni, v primerjavi z obstoječim, ki se odvije v enem dnevu vendar z razliko, da se v prvem primeru odpremi blago za enega kupca v drugem pa se pošiljka odpremi 50-im kupcem. Slika 45 prikazuje časovno obremenitev delovnih procesov izboljšanega stanja. Slika 45: Obremenitev delovnih procesov Za prepakiranje blaga 50-im kupcem v izboljšanem in izpopolnjenem sistemu potrebujemo minute ali 53,4 ure. Slika 46 prikazuje stroškovno obremenitev delovnih proces izboljšanega stanja. Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 62

68 Slika 46: Stroški procesa izboljšave Stroški izboljšanega procesa znašajo 263,97 EUR. Slika 47 prikazuje gantogram in potek aktivnosti izpopolnjenega postopka. Slika 47: Časovni in stroškovni prikaz uvedbe izboljšav s pomočjo gantograma Za odpremo blaga 50-im kupcem potrebujemo minute ali 53,7 ure in 263,97 EUR denarnih sredstev. Sasa Mihevc: Izboljševanje procesov v logistiki podjetja 63