Prof. dr. sc. Katarina Žager Ekonomski fakultet Zagreb SUSTAV INTERNIH KONTROLA

Size: px

Start display at page:

Download "Prof. dr. sc. Katarina Žager Ekonomski fakultet Zagreb SUSTAV INTERNIH KONTROLA"

Gwendoline Chandler
6 years ago
Views:

1 Prof. dr. sc. Katarina Žager Ekonomski fakultet Zagreb SUSTAV INTERNIH KONTROLA

2 SUSTAV INTERNIH KONTROLA Skup aktivnosti usmjerenih ukupnom nadzoru poslovanja Cilj: Spriječiti prijevare i pogreške Zaštititi imovinu od gubitaka i krađa Osigurati točne i pouzdane poslovne informacije Osigurati usklađenost s postavljenim procedurama i ciljevima poslovne politike

3 ČIMBENICI KOJI UTJEČU NA POGREŠKE I PRIJEVARE Individualne osobine pojedinca (stručnost, etika, moral ) Kontrolno okruženje (prilike, sankcije?...)

4 Trokut prijevare Motiv!!! RIZIK PRIJEVARE Prilika Opravdanje Izvor: Wells, J. T. (2001) Why Employees Commit Fraud. Association of Certified Fraud Examiners.

5 OBILJEŽJA INTERNIH KONTROLA interna kontrola je proces, odnosno skup aktivnosti koje nisu same sebi svrhom, nego ih treba shvatiti kao sredstvo za ostvarivanje postavljenih ciljeva od interne kontrole može se očekivati osiguranje razumnog, ali ne i apsolutnog uvjerenja cilj: smanjiti rizik na razinu prihvatljivu za normalno poslovanje internu kontrolu provode: osobe sukladno danim ovlastima automatske programske kontrole nužno razumijevanje poslovnih procesa i veza i odnosa između pojedinih poslovnih aktivnosti

6 Komponente sustava internih kontrola 1. Kontrolno okruženje Operativa Financijsko izvještavanje Usklađenost 2. Procjena rizika 3. Kontrolne aktivnosti Nadzor Informiranje i priopćavanje Kontrolne aktivnosti Jedinica A Jedinica B Aktivnost 1 Aktivnost 2 4. Informiranje 5. Nadzor (monitoring) Procjena rizika Kontrolno okruženje Izvor:

7 VRSTE INTERNIH KONTROLA VRSTE KONTROLA CILJEVI Računovodstvene kontrole (vezane uz rač. proces) o o osigurati točnost i pouzdanost računovodstvenih podataka zaštiti imovinu od gubitka i krađa Administrativne kontrole (vezane uz temeljne posl. funkcije) o podržavati primjenu poslovne politike o unaprijediti uspješnost poslovanja

8 RAČUNOVODSTVENE KONTROLE Ugrađene u sam računovodstveni sustav Preduvjet kvalitete računovodstvenih informacija primjena načela Brojnost kontrolnih postupaka

9 VRSTE KONTROLNIH POSTUPAKA PREMA RAZINI KONTROLE PREMA FAZAMA OBRADE PODATAKA PREMA METODAMA OBRADE PODATAKA

10 Kontrolni postupci prema razini kontrole: preventivni detektivni korektivni

11 PREVENTIVNI KONTROLNI POSTUPCI Sprečavaju nastanak pogreške, npr. - kontrola dokumenata prije knjiženja - kontrola naloga za knjiženje (D=P) - kontrole isplata (2 potpisnika) - kontrole pristupa - nemogućnost ispostavljanja dokumenata ili izvršenja dijela obrade ukoliko nedostaje zahtijevani parametar Troškovno najisplativiji mehanizmi kontrole

12 DETEKTIVNI KONTROLNI POSTUPCI Signaliziraju nastanak pogreške npr. inventura, naknadna kontrola knjiženja, odstupanja od plana, izvod otvorenih stavaka ) Služe za identifikaciju nepoželjnih događaja (ponekad nije moguć nastavak aktivnosti ukoliko se problem ne ukloni) Baza usporedbe:

13 KOREKTIVNI KONTROLNI POSTUPCI Poduzimaju se radi otklanjanja nastale pogreške Potrebno definirati: Uzrok problema Način korigiranja greške Modifikaciju sustava

14 Kontrolni postupci prema fazama obrade KONTROLA ULAZA Prva faza kontrole, preventivni kontrolni postupak Usmjerena na kontrolu unosa podataka kontrola pristupa sustavu kontrola isprava (formalna, računska, suštinska) kontrola kontiranja KONTROLA OBRADE Temeljne računovodstvene kontrole Dvojno knjigovodstvo (duguje = potražuje) Dnevnik glavna knjiga (bruto bilanca) Analitika sintetika (glavna knjiga pomoćne knjige) Inventura Kontrola primjene zakonskih propisa KONTROLA IZLAZA Kontrola financijskih izvještaja (forma, sadržaj, rokovi) Kontrola pristupa informacijama ( tajne informacije)

15 Kontrolni postupci prema metodama obrade podataka U uvjetima računalnog RIS-a posebnu pozornost treba dodatno posvetiti i: Kontroli pristupa Komunikacijskim kontrolama Kontroli baze podataka U informatičkoj profesiji kontrole IS-a uobičajeno se klasificiraju kao: Opće kontrole Aplikacijske kontrole

16 POŠTENI I SPOSOBNI DJELATNICI JASNO DELEGIRANJE ZADUŽENJA PRIMJERENI POSTUPCI U OBRADI TRANSAKCIJA ODGOVARAJUĆA DOKUMENTCIJA I RAČUNOVOD. EVIDENCIJE ADEKVATNA FIZIČKA KONTROLA NAD SREDSTVIMA I EVIDENCIJAMA NEZAVISNA VERIFIKACIJA IZVOĐENJA Elementi kontrole kod računalne obrade podataka 1. Stvoriti atmosferu gdje se sigurnost uzima vrlo ozbiljno 2.Osigurati pravilnu edukaciju o upotrebi računala 3.Provjeriti podobnost (prošlost) zaposlenih 4.Odmah isključiti pristup otpuštenim radnicima 1.Utvrditi pisani plan organizacije 2.Ne dopustiti ni jednom službeniku da bude ključan (nezamjenjiv) 3.Delegirati odgovornost za podatke, sustave i programe 4.Izdvojiti ljude koji mogu naštetiti organizaciji 1.Osigurati primjerenu autorizaciju transakcija 2.Provjeriti točnost ulaznih podataka 3.Koristiti samo odobrene i testirane programe 4.Razviti i testirati postupke za slučaj pada sustava 1.Osigurati dodatno spremanje podataka 2.Osigurati pisane postupke i standarde izvođenja 3.Razviti dokumentaciju sustava i programa 4.Koristiti označene dokumente i forme 1.Kontrolirati pristup računalima 2.Zaštiti opremu i podatke od gubitaka i oštećenja 3.Kontrolirati pristup posebno osjetljivim inputima i outputima 4.Održavati opremu na standardnoj osnovi 1.Razviti potpuni sustav kontrola 2.Provjeriti pridržavanje politika i postupaka 3.Provjeriti sigurnost i mogućnost upada u sustav 4.Provesti reviziju od strane nezavisne revizorske tvrtke Izvor: J.Page,P.Hooper: Accounting Information Systems, Prentice-Hall, New Jersey,1987

17 ADMINISTRATIVNE KONTROLE Vezane uz izvršni podsustav i osnovne poslovne funkcije nabava, proizvodnja, prodaja, financije, kadrovi, upravljanje ljudskim resursima Usmjerene na kontrolu osnovnih poslova pojedine funkcije povezanost poslovnih funkcija = povezanost administrativnih kontrola

18 NABAVA Realizacija postavljenog plana nabave uvjeti nabave, centralizirani izbor dobavljača, autorizacija narudžbi Kvantitativno i kvalitativno preuzimanje robe količina, kvaliteta, numeriranje primki i povezivanje s fakturama dobavljača Način skladištenja i upravljanja zalihama Procjena vrijednosti zaliha (otpis zaliha!) Plaćanje dobavljačima Isprave (narudžbe, fakture, primke, OK.)

19 PROIZVODNJA Realizacija postavljenog plana proizvodnje Optimalno angažiranje resursa (radne snage, sirovina, energije, korištenje tuđih usluga ) Kontrola količine i kvalitete GP Kontrola vrijednosti zaliha nedovršene proizvodnje i gotovih proizvoda Isprave

20 PRODAJA Realizacija plana prodaje uvjeti prodaje, ugovori? Dinamika prodaje, otprema robe autorizacija naloga za prodaju, provjera kreditne sposobnosti kupca autorizacija isporuke: provjera kvalitete i kvantitete robe, posebna provjera isporuke po posebnim uvjetima ili bez naknade povrat robe?! Naplata potraživanja Isprave usklađivanje narudžbe, naloga za prodaju, otpremnice, fakture

21 FINANCIJE Kontrola priljeva i odljeva novca novčani tok (blagajna, žiro-račun, devizni račun) Održavanje likvidnosti Platni promet komunikacija sa financijskim institucijama Isprave

22 NOSIOCI KONTROLE a) pojedine osobe MALA PODUZEĆA sam vlasnik ili osoba delegirana od strane vlasnika VELIKA PODUZEĆA služba interne revizije menadžment nadzorni odbor vlasnik b) ugrađene programske kontrole

23 OGRANIČENJA INTERNIH KONTROLA ljudske pogreške - uzrokovane nepažnjom, pogrešnim prosudbama ili pogrešno protumačenim uputama zloupotreba odgovornosti za IK (npr. član uprave zaobiđe IK, izbjegavanja kontrole kroz tajne sporazume menadžera ili zaposlenika sa strankama izvan ili unutar poslovnog subjekta) interne kontrole većinom usmjerene na rutinske transakcije zahtjev menadžmenta: trošak < koristi od interne kontrole se može očekivati osiguranje razumnog, ali ne i apsolutnog uvjerenja (cilj: smanjiti rizik na razinu prihvatljivu za normalno poslovanje) OGRANIČENJA IK EKSTERNI NADZOR

24 Izvor: J. A. Hall: Accounting Infomration Systems, Thomson South Western, str. 134

ISO pristup IT Governance-u

ISO pristup IT Governance-u ISO 38500 pristup IT Governance-u 1. Prikaz ISO/IEC 38500 modela Ciljevi, principi i smjernice za primjenu Poslovni sustavi, bez obzira da li pripadaju privatnom ili javnom sektoru, danas ne mogu funkcionirati