Podravka eproces: Upravljanje putovanjima

Transcription

1 Podravka eproces: Upravljanje putovanjima Dario Galinec Podravka d.d. Danko Crnkovid evision d.o.o.

2 Sponzori

3

4 Sadržaj predavanja Podravka BPMS = eproces eproces - Upravljanje putovanjima Demo procesa BRE i BAM Demo - Sustav za odobravanje i delegiranje odobravanja (SODO)

5 Zašto eproces (BPM)? Automatizira poslovne procese Smanjuje troškove Smanjuje greške Skraduje vrijeme odvijanja jednog poslovnog ciklusa Optimizira poslovne procese Mijenja korporativnu kulturu upravljanja poslovnim procesima

6 Vrste procesa Automatizirani sustav-sustav procesi Cilj: uštedjeti vrijeme i novac, smanjiti pogreške, maknuti čovjeka iz procesa Automatizirani procesi sa ljudskom interakcijom Odobrenja, upravljanje iznimkama Procesi s dokumentacijom Sigurnost, integracija s back-end sustavom, on-line i offline procesiranje Procesi sa automatiziranim i ručnim poslovima

7 Era WEB Servisa ERP Korisničko sučelje WEB servisi? bazirani na XML-u koristi SOAP protokol (iako se može spec. i drugi) podržan od gotovo svih vendora KOMPOZITNE APLIKACIJE CRM Korisničko sučelje Razne aplikacije Korisničko sučelje KORISNIK SERVISA PRUŽATELJ SERVISA Procesna logika Integracijska logika Aplikacijska logika Dosljednost Procesna logika Integracijska logika Aplikacijska logika Dosljednost Procesna logika Integracijska logika Aplikacijska logika Dosljednost SERVISNO KOMPOZITNE ORIJENTIRANA WEB SERVISI APLIKACIJE ARHITEKTURA

8 Edge-to-edge vs. End-to-end Kompanija A Poslovni proces x Kompanija B Poslovni proces y B EDI XML B Poslovni proces A Edge-to-edge integracija Poslovni proces B End-to-end automatizacija

9 eproces=bpms platforma Podravke

10 Sadržaj predavanja Podravka BPMS = eproces eproces - Upravljanje putovanjima Demo procesa BRE i BAM Demo - Sustav za odobravanje i delegiranje odobravanja (SODO)

11 Zatečeno stanje ukupno identificirano pet(5) različitih vrsta obavljanja službenih putovanja postoji ukupno više od dvanaest(12) različitih papirnatih obrazaca kojima se regulira odlazak na službeni put, izvještaji ili rezervacije vozila u Podravki d.d. postoji 12 blagajni (90% posla blagajne su isplate putnih troškova) obračun putnih naloga radi se na 7 mjesta 31 osoba sudjeluje u procesu obrade putnih naloga i isplate na blagajnama rezervacija službenih vozila i upravljanje službenim vozilima obavlja se na najmanje 5 različitih mjesta ne postoji pozicija Managera za Upravljanje putovanjima godišnje se u prosjeku upuduje oko 1400 radnika na službeni put prosječan broj putnih naloga godišnje iznosi oko , od toga 10% otpada na inozemna putovanja ukupno se na troškove službenih putovanja troši oko 11 mln. Kn prosječno se zatraži oko 6000 akontacija godišnje porezna kontrola utvrdila je niz nepravilnosti u procesu službenih putovanja.

12 Nedostaci postojedeg procesa Tok dokumenata i razmjena informacija Autorizacija i potvrde (Ne)pisanje naloga za službena putovanja Ažuriranje podataka Evidentiranje troškova službenog puta

13 Ciljevi 1. Nalozi i odobrenja za putovanje izdaju se isključivo elektronskim putem 2. Procesirati putni nalog što efikasnije i potpunije 3. Svi troškovi moraju biti poznati u fazi planiranja putovanja 4. Proces rezervacije prijevoznog sredstva i smještaja mora za korisnika službenog puta biti što je mogude jednostavniji 5. Parametri dnevnica unose se u sustav i računaju automatski 6. Knjiženja u SAP moraju biti automatizirana 7. Kontrola putnih naloga i dokumenata priloženih uz putne naloge (računi) treba također biti efikasna 8. Podaci o zaposlenima i hijerarhije odnosa koriste se iz SAP sustava automatski 9. Pladanja zaposlenicima (akontacije i nakon izvršenog putovanja) vrše se na bankovne račune - Izbaciti upotrebu gotovine (cash) 10. Kreirati funkciju voditelja Upravljanja putovanjima koji de biti vlasnik procesa kad projekt završi. Pozicija ove funkcije biti de u Financijama 11. Sustav odobravanja napraviti autonomnim kako bi ga i ostali procesi koji zahtijevaju odobravanje mogli koristiti

14 Tok poslovnog procesa Putnička agencija Rezervacije Priprema puta Odobrenje (SODO) Put Izvještaj s puta Odobrenje (Financije) Odobrenje (SODO) Isplata akontacije Isplata troškova Skidanje s plaće procjena troška detaljan opis prijev. i smještaja profil putnika koristi se SODO sustav pravo na odobrenje može se delegirati na niže org. razine isplata akontacije na tekući račun korisnici unose param. računa automatski obračun dnevnica i priprema za knjiženje financije vrše kontrolu upisa i korekciju isplate na tekući račun povrat novaca skidanjem od plaće

15 Projektna arhitektura

16 Travel Management

17 DEMO Proces upravljanja putovanjima

18 Sadržaj predavanja Podravka BPMS = eproces eproces - Upravljanje putovanjima Demo procesa BRE i BAM Demo - Sustav za odobravanje i delegiranje odobravanja (SODO)

19 BRE Business Rules Engine Business rules Implicitna i eksplicitna poslovna pravila koja definiraju i opisuju poslovnu aktivnost (npr. odluku, zabranu, opciju ili izbor) Bježi dabre, idu kobre! -Ko bre? Kobre bre dabre! - Kobre? Da bre, dabre, kobre!

20 BRE - komponenete Rule Repository Rule IDE Rule Model Simulation Rule Execution Engine Rule Templates Monitoring and Analysis Rule Management and Administration Izvor: Gartner, 2007

21 Shema procesa SODO SODO

22 BAM Business Activity Monitoring Praćenje performansi pojedinačne instance procesa Praćenje performansi procesa Praćenje povijesnih trendova Praćenje eksternih utjecaja

23 Mjerenje performansi procesa (KPI) Cilj1 Koliko je izuzetaka (broj putnih naloga, koje službe)? (PCS) Cilj 2: Koliko zahtjeva za službenim putovanjem se procesira svaki dan, tjedan, mjesec? (PCS) Koje je prosječno vrijeme od početka pisanja putnog naloga do trenutka (ne)odobravanja istog? (PCS) Cilj 3: Prosječno vrijeme od trenutka rezervacije do primitka konačne potvrde? (PCS) Broj rezervacija na dan, tjedan, mjesec? (PCS) Cilj 4: Broj rezervacija automobila na dan, tjedan, mjesec? (PCS) Broj zahtjeva za rezervacijom kojima nije mogude udovoljiti? (PCS) Broj rezervacija hotelskog smještaja na dan, tjedan, mjesec? (PCS) Cilj 6: Broj proknjiženih putnih naloga (stavki) u SAP? (PCS) Cilj 7: Broj kontrola obavljenih na tjedan? (PCS) Postotak krivo popunjenih izvještaja? (PCS) Cilj 9: Broj kreditnih kartica? (PCS) Iznos upladene akontacije? (PCS) Broj uplata na dan, mjesec, godinu? (PCS) Količina upladena na dan, mjesec, godinu? (PCS) Cilj 10: Broj ljudi uključenih u proces upravljanja putovanjima? (PCS)

24 Sustav za odobravanje i delegiranja odobravanja - eapproval

25 DEMO BRE i BAM

26 Zaključak Razumijevanje tipa procesa kojeg moramo podržati u organizaciji Primijeniti pravu tehnologiju tipu procesne inicijative Sagledati proces end-to-end Stvarati i podržavati kulturu korporativnog upravljanja poslovnih procesa.

27 Ispunite upitnike i osvojite nagrade Srijeda: LifeCam VX-7000

28

29 HVALA!