Provedba elektroničkog poreznog nadzora u PURH-u

Transcription

1 Provedba elektroničkog poreznog nadzora u PURH-u Marijana Radusin Lipošinović Provedba elektroničkog poreznog nadzora u PURH-u 1. Pojam elektroničkog poreznog nadzora Elektronički porezni nadzor (e-nadzor) razumijeva provjeru/kontrolu računovodstvenih transakcija te njihovih izvora obrađenih računalno uz primjenu nadzorne metode analize, procjene i testiranja te računalnih programa 1. E-nadzor je, dakle, provedba poreznog nadzora uz primjenu računalnih alata. Iako je u PURH-u provedba e-nadzora relativno novi trend, u brojnih članica EU-a primjenjuje ga se godinama npr. u Austriji, Belgiji, Češkoj, Estoniji, Finskoj, Francuskoj, Italiji, Mađarskoj, Nizozemskoj, Njemačkoj, Litvi, Poljskoj, Portugalu, Slovačkoj, Sloveniji, Španjolskoj, Švedskoj i UK-u 2. Najrašireniji su računalni alati što ih te članice EU-a rabe u provedbi e-nadzora ACL 3 i IDEA 4. U PURH-u se za provedbu e-nadzora uporabljuje ACL, jedan od vodećih alata za ekstrakciju i analizu podataka, izvješćivanje, otkrivanje prijevara i stalni nadzor, te je namijenjen poreznim inspektorima. ACL je moćan alat što, uz ostalo, omogućuje: brzu analizu neograničena broja transakcija i rad s datotekama svih veličina, pristup podacima iz bilo kojeg izvora ili oblika, read-only pristup podacima što će ih se analizirati što osigurava da izvorni dokumenti, baze podataka ili tablice ostanu nepromijenjeni, izradu izvješća različite složenosti uz moguću prilagodbu prikaza, otkrivanje mogućih grešaka i prijevara na osnovi ugrađenih naredba i osobito oblikovanih funkcija, stalni nadzor transakcija, definiranje neovisnih rutina za analizu podataka i dokumentiranje cijeloga procesa nadzora. Prednost je primjene ACL-a, u prvome redu, brža i učinkovitija provedba poreznog nadzora. U prilog tome govore i statistički podaci članica EU-a u kojima je proces poreznog 1 Vukšić, Z. i Petrović, N. (2008) Vodič kroz e-nadzor EU-a: Definicija e-nadzora«. Porezni vjesnik, 9/08. Zagreb: Institut za javne financije 2 Morić, N. (2007) Elektronički nadzor pristup i značaj: Pojam i značaj elektroničkog nadzora«. Porezni vjesnik, 4/07, Zagreb: Institut za javne financije, str. 84. do engl. Audit Command Language. Više o ACL-u: 4 engl. Interactive Data Extraction and Analysis. Više o IDEA-i: POREZNI VJESNIK 9/2016.

2 nadzora u prosjeku skraćen otprilike 40 do 70% 5 što izravno utječe i na smanjenje troškova poreznog postupka za porezno tijelo i obveznika, dakle na učinkovitost fiskalne politike. ACL usto omogućuje kontrolu svih podataka nadziranog obveznika i osigurava dokumentiranje cijelog postupka nadzora čuvanjem zapisa (loga), jer se u logu, što se u literaturi naziva i trag revizije/nadzora ili povijesnost, bilježi svaki učinjen korak, te omogućuje pregled, dokumentiranje i ponavljanje koraka provedene analize. Osim toga, e-nadzor omogućuje jedinstveno postupanje ovlaštenih osoba za provedbu poreznog nadzora, točnije određivanje postupaka i metodologije rada, s obzirom da primjena računalnih alata omogućuje istovjetan pristup u prikupljanju i analizi podataka te izvješćivanju o učinku provedena nadzora i izravno utječe na jačanje povjerenja u rad poreznih službenika u očima obveznika što osigurava ugodnije ispunjavanje obveza, tj. plaćanje poreza. 2. Implementacija e-nadzora u PURH Upoznavanje službenika PURH s e-nadzorom počelo je u siječnju pod okriljem projekta Phare 2005 Jačanje i unapređenje rada PURH na području nadzora«, kada su se službenici, uz ostalo, upoznali s računalnim alatima, tehnikama i računalnim sustavima što ih se rabi pri provedbi e-nadzora u velikih obveznika. Po završetku projekta objavljen je Dokument o projektu e-nadzora, što je istodobno označilo početak uvođenja e-nadzora u PURH-u. Dokument je, zapravo, bio podlogom za izmjenu pravnih temelja za provedbu e-nadzora u RH odnosno donošenje novoga Općeg poreznog zakona (NN 147/08) 6 (OPZ) i propisivanje Pravilnika o obliku, sadržaju, roku i načinu dostave poslovnih knjiga, evidencija i izvješća što ih se čuva u elektroničkom obliku 7. Projekt je završen u listopadu 2008, ali unatoč postojanju spomenutoga Dokumenta, projekt e-nadzora nije uveden do 2013, kad je uslijedila provedba novih projekata što će napokon pokrenuti e-nadzor u PURH-u: Projekt IPA 2009 twinning-program Jačanje administrativnih kapaciteta PURH-a u području nadzora«8 i Projekt osuvremenjivanja Porezne uprave (RAMP) 9 sufinanciran zajmom Svjetske banke. Ti su projekti u bliskoj vezi s prethodnim projektom, jer su aktivnosti označile nastavak aktivnosti iz prije spomenutog projekta. Temeljem projekta IPA 2009 twinning-program Jačanje administrativnih kapaciteta PURH-a u području nadzora«, na uspostavu e-nadzora odnosila se II. komponenta, te je izrađen Priručnik o e-nadzoru osnove za uvođenje, organizirana obuka inspektora o metodama i tehnikama provedbe po vrstama poreza (PDV, porez na dobit, porez na dohodak) i najvažnijima poslovnim djelatnostima (npr. financijske ustanove, trgovinski sektor, 5 Morić, N. (2007) Elektronički nadzor- pristup i značaj: Pojam i značaj elektroničkog nadzora«. Porezni vjesnik 4/07, Zagreb: Institut za javne financije, str. 84. do Stupio na snagu 1. siječnja OPZ prvi put propisuje i elektroničku obradu podataka (čl. 57). 7 Stupio na snagu 22. svibnja Projekt IPA (engl. Instrument for Pre-Accession Assistance) 2009 twinning-program Jačanje administrativnih kapaciteta PURH u području nadzora«čine tri komponente: I. Jačanje sustava nadzora PURH u cjelini, II. Uspostava funkcije e-nadzora i III. Jačanje administrativnih kapaciteta PURH-a na području nadzora u cjelini. 9 RAMP (engl. Revenue Administration Modernisation Project) PROVEDBA ELEKTRONIČKOG POREZNOG NADZORA U PURH-u 129

3 građevinarstvo i dr.) te o načinu primjene računalnog alata ACL-a. Projekt je završen u travnju Sukladno RAMP-u, uspješno je završen proces uvođenja funkcije e-nadzora, obavljena je procjena tada važećeg poreznog zakonodavstva s motrišta e-nadzora i prepoznani su mogući nedostaci, razmotrene preporuke o izmjenama poreznog zakonodavstva, definirani procesi e-nadzora za potrebe PURH-a, kupljene licencije računalnog alata ACL-a za provedbu e-nadzora za rad s kojim su educirani inspektori. Za provedbe RAMP-a obavljen i prvi e-nadzor. Tada su nabavljene 52 licencije: računalnog alata ACL-a Desktop, komponente predviđene za rad na stolnima i prijenosnim računalima, AX Core komponente, predviđene za mrežnu nadogradnja ACL Desktop što je se instalira na server te služi za obavljanje analiza veće količine podataka, automatizirane analize te pohranu datoteka analiziranih ACL-om i AX Gatewaya što je namijenjen pregledu podataka analiziranih uz pomoć ostalih dviju komponenta i osobama koje se ne služe ACL-om, ali trebaju imati uvid u analize provedene ACL-om. Tijekom Projekta što je uspješno završen u lipnju izrađen je i set automatiziranih poreznih testova. Nabrojeni projekti vrlo su važni za PURH, jer su prethodili stvaranju zakonskih i stručnih pravila za uvođenje i provedbu e-nadzora. 3. Pravna i stručna osnova provedbe e-nadzora Porezni propisi što uređuju dostavu poslovnih knjiga, evidencija i izvješća u elektroničkom obliku, uz postojanje pravnih osnova za elektroničko poslovanje 10 i Zakon o raču novodstvu 11 koji propisuje da se knjigovodstvenom ispravom smatra i elektronički zapis 12, bili su od presudne važnosti za uvođenje i provedbu e-nadzora u PURH-u, a neposredno ga propisuju Zakon o Poreznoj upravi, OPZ, ZOUP te zakoni što uređuju vrstu poreza i doprinosa kao predmeta poreznog nadzora. Obvezu dostavljanja poslovnih knjiga, evidencija i izvješća u elektroničkom obliku u RH propisuju sljedeći zakonski, podzakonski i drugi stručni akti: Zakon o Poreznoj upravi (NN 148/13. i 141/14), Opći porezni zakon (NN 147/08, 18/11, 78/12, 136/12, 73/13, 26/15. i 44/16), Pravilnik o obliku, sadržaju, roku i načinu dostave poslovnih knjiga, evidencija i izvješća što ih se čuva u elektroničkom obliku (NN 59/09) i Uputa o dostavi podataka u elektroničkom obliku u standardiziranom obliku na zahtjev Porezne uprave (internetske stranice 11. veljače 2014). No, uporištem je zakonodavnom bio, u prvome redu, Zakon o računovodstvu (NN 109/07. i 54/13), na snazi od 1. siječnja do 31. prosinca 2015, jer je određivao da se knjigovodstvenom ispravom ima smatrati elektronički zapis o nastalu poslovnom do- 10 Tu se misli najprije na Zakon o elektroničkoj ispravi, Zakon o elektroničkom potpisu, Zakon o elektroničkoj trgovini i druge što se odnose na elektroničko poslovanje. 11 Zakon o računovodstvu (NN 109/07), što je stupio na snagu 1. siječnja 2008, propisao je da je knjigovodstvena isprava i isprava na elektroničkom zapisu. 12 Stupio na snagu 1. siječnja POREZNI VJESNIK 9/2016.

4 gađaju, kako propisuje i novi ZOR (NN 78/15. i 134/15) što je na snazi od 1. siječnja U nastavku donosimo pregled zakonskoga, podzakonskog i stručnog okvira Zakon o računovodstvu Spomenuti ZOR, što je bio na snazi do svršetka 2015, propisao je da se knjigovodstvenom ispravom, uz ostalo, smatra i elektronički zapis o nastalu poslovnom događaju te odredio mjesto čuvanja izvorne isprave što ju je potpisala osoba ovlaštena zastupati poduzetnika ili osoba na koju je prenesena ovlast (čl. 5. st. 6. ZOR-a) te da knjigovodstvena isprava u obliku elektroničkog zapisa može, umjesto potpisa ovlaštenika, sadržavati ime i prezime ili drugu prepoznatljivu oznaku osobe ovlaštene izdavati knjigovodstvene isprave ili je se mora potpisati sukladno zakonu što uređuje elektronički potpis (čl. 6. st. 2. Zakona). Od 1. siječnja na snazi je novi ZOR (NN 78/15. i 134/15) 14 što propisuje da se knjigovodstvenom ispravom, uz ostalo, smatra i elektronički zapis o poslovnom događaju (čl. 8. st. 1. ovoga Zakona), ali da po st. 3. mora sadržavati sljedeće elemente: 1. naziv i broj knjigovodstvene isprave 2. opis sadržaja poslovnog događaja i identifikaciju sudionika poslovnog događaja kakva sadrži naziv ili ime i prezime te sjedište ili adresu 3. novčanu svotu ili cijenu po mjernoj jedinici s obračunom ukupne svote 4. datum poslovnog događaja ako nije jednak datumu izdavanja 5. datum izdavanja knjigovodstvene isprave. Zakon propisuje da poduzetnik koji knjigovodstvene isprave i poslovne knjige pohranjuje uz pomoć elektroničkih uređaja, što jamči online-pristup podacima, mora na zahtjev omogućiti tijelu koje obavlja nadzor pravo pristupa, preuzimanja i uporabe tih knjigovodstvenih isprava (čl. 10. st. 3. i čl. 14. st. 3. ZOR-a) Zakon o Poreznoj upravi Zakon o Poreznoj upravi (NN 148/13. i 141/14) u čl. 37. i 38. uređuje prikupljanje obavijesti od obveznika i trećih osoba te provjeru poslovnih knjiga, evidenciju obveznika te provjeru vjerodostojnosti i istinitosti isprava. Obveznik i druge osobe koje imaju podatke bitne za oporezivanje ili vode vlasničke pozicije vrijednosnih papira te upisnike o imovini i pravima obveznika koji podatke vode u elektroničkom obliku, moraju na zahtjev poreznog službenika dostaviti podatke nužne za utvrđivanje porezne obveze, provedbu ovrhe i mjera osiguranja u elektroničkom obliku (čl. 37. st. 2. Zakona o PU). Ako obveznik poslovne knjige i propisane evidencije vodi na elektroničkome mediju, ovlašten službenik koji obavlja poslove poreznog nadzora može pregledati bazu podataka računalnog sustava te zahtijevati izradu, odnosno predaju svakog dokumenta ili isprave što potvrđuje neki podatak zabilježen na elektroničkom mediju (čl. 38. st. 4. Zakona o PU). 13 Napomena: Ovdje se navodi porezni zakonodavni okvir, dok propisi o elektroničkom poslovanju nisu predmet ovog članka te se razumijeva njegovo postojanje i uređenost (Zakon o elektroničkoj ispravi, Zakon o elektroničkoj trgovini, Zakon o elektroničkom potpisu i dr.). 14 Osim čl. 44. ovoga Zakona što stupa na snagu osmoga dana nakon objave u Narodnim novinama, čl. 11. st. 1, 2. i 4. i čl. 42. st. 1. toč. 7. ovoga Zakona, što stupaju na snagu 1. siječnja i čl. 7. st. 4. ovoga Zakona što stupa na snagu 1. siječnja PROVEDBA ELEKTRONIČKOG POREZNOG NADZORA U PURH-u 131

5 3.3. Opći porezni zakon Obveznici i druge osobe koje raspolažu podacima bitnima za oporezivanje u elektroničkom obliku moraju ih, na zahtjev poreznog tijela, dostaviti u elektroničkom obliku (čl. 69. st. 2. OPZ-a). Obveznik mora sudjelovati u utvrđivanju činjeničnog stanja bitnoga za oporezivanje, dati obavijesti, predočiti evidencije, poslovne knjige, poslovnu dokumentaciju i druge isprave ili imenovati osobu koja će to raditi u njegovo ime, o čemu mora obavijestiti porezno tijelo najkasnije do početka poreznog nadzora utvrđena u obavijesti o nadzoru. Porezno tijelo može od obveznika zahtijevati da imenuje i druge osobe za davanje obavijesti, a može ih zahtijevati i od obveznikova zaposlenika ili trećih osoba bez pisana zahtjeva (čl OPZ-a). Članak 57. OPZ-a propisuje elektroničku obradu podataka, što znači kako obveznici i osobe koje za obveznika vode poslovne knjige i podatke unose u elektroničkom obliku na zahtjev poreznog tijela moraju: uručiti u elektroničkom obliku poslovne knjige, evidencije, izvješća i druge podatke što izravno ili neizravno utječu na utvrđivanje porezne osnovice, a vođeni su u računalnim datotekama u standardnom obliku te omogućuju jednostavnu daljnju elektroničku obradu podataka, omogućiti pristup i nadzor podataka elektronički vođenih poslovnih knjiga, evidencija i izvješća te omogućiti pristup i nadzor softwarea i hardwarea te baza podataka što su dio sustava elektronički vođenih poslovnih knjiga, evidencija i izvješća te provjeru primjerenosti elektroničkih programa i obrade podataka. Obveznik i osobe koje za nj vode poslovne knjige ne mogu dostaviti podatke u papirnome obliku. Podatke što ih dostavlja obveznik mora se osigurati (uz primjerenu zaštitu, tajnost i cjelovitost podataka): putem elektroničkih medija, uporabom suvremenih telekomunikacijskih usluga, izravnim spajanjem poreznog tijela na sustav obveznika (lokalna veza) ili neizravnim spajanjem poreznog tijela na obveznikov sustav telekomunikacijskim linijama (daljinska veza). Obveznici koji poslovne knjige, evidencije i izvješća vode u elektroničkom obliku za svrhe oporezivanja moraju: čuvati podatke u elektroničkom obliku, dopustiti pristup tim podacima u elektroničkom obliku, osigurati čitljivost izvornih podataka neovisno o okolnosti promjene opreme, sustava ili programa, osigurati pravilno spremanje i čuvanje podataka za propisano razdoblje, omogućiti pristup elektronički vođenima poslovnim knjigama, evidencijama i izvješćima i kad ih se čuva u elektroničkom obliku u drugih osoba ili u drugim zemljama te pohraniti i čuvati podatke u obliku kakav dopušta nadzor u razumnom vremenu. Ako obveznici obavljaju poslovanje elektroničkim putem, moraju osigurati izvornost primljenih i izdanih isprava te cjelovitost sadržaja. Na zahtjev poreznog tijela obveznici moraju staviti na raspolaganje dokumentaciju o elektroničkom sustavu uporabljenom za vođenje poslovnih knjiga, evidencija i izvješća koja mora sadržavati opis: 132 POREZNI VJESNIK 9/2016.

6 elektroničkog sustava (oblik, konstrukcija i rad), podsustava i datoteka (sadržaj, struktura, linije za komunikaciju), funkcionalnih procedura što su dio elektroničkog sustava, kontrole što osigurava točnost i pouzdanost postupaka i funkcioniranja elektroničkoga sustava, kontrole što sprječava neovlaštene dopune, izmjene ili brisanja elektronički pohranjenih podataka. Svaku se izmjenu u elektroničkom sustavu (elektronički programi, procedure i datoteke) mora dokumentirati prema redoslijedu izmjena, s datumom i obrazloženjem razloga, tipa i posljedica izmjene. Sukladno OPZ-u, poslovne knjige i druge evidencije može se voditi i u elektroničkom obliku, ako se takvo knjigovodstvo, s primijenjenim postupcima, podudara s temeljnim načelima uredna knjigovodstva. U evidencija što ih se vodi samo prema poreznim propisima način vođenja mora prikazivati svrhu evidencije za oporezivanje. Pri vođenju poslovnih knjiga i drugih evidencija u elektroničkom obliku mora se osigurati da podaci u roku čuvanja budu raspoloživi i da ih se u svako doba i u primjerenu roku može učiniti čitljivima. Tijek postupka mora se, s ukupnim promjenama, dokazati uz pomoć sustavne dokumentacije (čl. 56. st. 8. OPZ-a). Sukladno čl. 75. i 76. OPZ-a, obveznik pod određenim okolnostima može uskratiti davanje obavijesti. Podatke što ih se dostavlja poreznom tijelu mora se dostaviti u formatu prilagođenu standardima objavljenima na mrežnim stranicama Porezne uprave (čl. 57. st. 9. OPZ-a). Ministar financija pravilnikom propisuje oblik, sadržaj, rok i način dostave poslovnih knjiga, evidencija i izvješća što ih se čuva u elektroničkom obliku (čl. 57. st. 10. OPZ-a). Ako na zahtjev poreznog tijela obveznik ne stavi na raspolaganje dokumentaciju o elektroničkom sustavu za vođenje poslovnih knjiga, evidencija i izvješća na propisani način, lakšim poreznim prekršajem će se kazniti: pravnu osobu novčanom svotom 2.000,00 do ,00 kn (čl st. 1. toč. 4. OPZ-a), odgovornu osobu u pravnoj osobi novčanom svotom 2.000,00 do ,00 kn (čl st. 4. OPZ-a) i fizičku osobu obrtnika i onu koja obavlja drugu samostalnu djelatnost svotom 1.000,00 do kn (čl st. 2. OPZ-a). Za teži porezni prekršaj kaznit će se novčanom kaznom u visini 5.000,00 do ,00 kn pravnu osobu ako poslovne knjige i druge evidencije u elektroničkom obliku ne vodi prema načelima uredna knjigovodstva ili ako pritom ne osigura raspoložive, čitljive i sustavne podatke (čl st. 1. toč. 3. OPZ-a) ili ne sudjeluje u utvrđivanju činjeničnog stanja bitnoga za oporezivanje, jer uskraćuje obavijesti i ne predočuje poslovnu dokumentaciju na zahtjev poreznog tijela, ne imenuje osobu koja će to raditi u njegovo ime ili ne omogući preuzimanje i cjelovitu reprodukciju podataka u elektroničkom obliku te njihovu dostupnost za ukupnog trajanja poreznog nadzora (čl st. 1. toč.12. OPZ-a), te odgovornu osobu u pravnoj osobi u svoti 3.000,00 do ,00 kn (čl st. 4. OPZ-a). Novčanom kaznom 2.000,00 do kn kaznit će se za takve prekršaje i fizičku osobu obrtnika i onu koja obavlja drugu samostalnu djelatnost (čl st. 2. OPZ-a). Ako ne uruči ispis elektronički vođenih poslovnih knjiga, evidencija i izvješća, ili ne omogući pristup i nadzor podataka elektronički vođenih poslovnih knjiga, evidencija i PROVEDBA ELEKTRONIČKOG POREZNOG NADZORA U PURH-u 133

7 izvješća, ili ne omogući pristup i nadzor računalnog ili drugoga elektroničkog sustava i baza podataka, odnosno ako ne osigura podatke na propisan način, ili ne osigura primjerenu zaštitu, tajnost i cjelovitost podataka, ili ne osigura čuvanje podataka, pristup podacima, čitljivost izvornih podataka, pravilno spremanje i čuvanje, za najteži će se porezni prekršaj kazniti: pravnu osobu svotom ,00 do ,00 kn (čl st. 1. toč. 4. OPZ-a), odgovornu osobu u pravnoj osobi svotom 5.000,00 do ,00 kn (čl st. 4. OPZ-a) i fizičku osobu obrtnika i onu koja obavlja drugu samostalnu djelatnost svotom 5.000,00 do kn (čl st. 2. OPZ-a) Pravilnik o obliku, sadržaju, roku i načinu dostave poslovnih knjiga, evidencija i izvješća što ih se čuva u elektroničkom obliku (NN 59/09) Obveznik koji vodi podatke u elektroničkom obliku, na zahtjev poreznog tijela, mora dostaviti na uvid u obliku elektroničkog zapisa: poslovne knjige, evidencije, izvješća i druge podatke što izravno ili neizravno utječu na utvrđivanje porezne osnovice te druge izvode iz elektroničkih poslovnih knjiga i evidencija. Elektroničkim zapisom smatra se podatke elektronički generirane, poslane, primljene ili čuvane na elektroničkomu, magnetnom, optičkom ili drugome mediju. Pritom se papirnu dokumentaciju skenerom pretvorenu u digitalni zapis ne smatra elektroničkim zapisom. Navedene podatke obveznik mora dostaviti putem računalnih podataka (datoteka), što ih se unosi i čuva uz uporabu kodova za znakove iz međunarodne norme UTF-8. Datoteka sadrži: glavne baze podataka s podacima o pojedinačno nastalima poslovnim događajima, povezane baze podataka s podacima o izvornim dokumentima, pomoćne datoteke s drugim podacima, npr. o alatima što ih je obveznik uporabio pri stvaranju elektroničkog zapisa, i druge podatke. Podatke se mora dostaviti u obliku kakav omogućuje čitljivost i praćenje svih promjena nastalih u poslovanju. Unos i ispravak podataka može obavljati samo za to ovlaštena osoba, s tim da se ispravak podatka provodi tako da se očuva prijašnji podatak. Podatke o osobi koja je unijela ili ispravila podatak te o datumu unosa (ispravka) upisuje se automatski i naknadno se ne smije mijenjati. Elektroničke zapise nastale u poslovanju čuva se tako da su zaštićeni od neovlaštena pristupa, brisanja, mijenjanja ili gubitka podataka, sukladno važećim standardima te dobroj praksi upravljanja i zaštite informacijskih sustava. Za svaki računalni sustav, odnosno program za pohranu ili rad s elektroničkim dokumentima i drugim elektroničkim zapisima, obveznik mora odrediti osobu odgovornu za zaštitu podataka, redovitu izradu sigurnosnih kopija te za postupak obnove podataka radi greške ili gubitka podataka. Postupci izrade sigurnosnih kopija i obnove podataka moraju omogućiti brzu, sigurnu i cjelovitu obnovu. Pri pohrani sigurnosnih kopija na mjesto čuvanja obveznik mora provjeriti cjelovitost, čitljivost i ispravnost. 134 POREZNI VJESNIK 9/2016.

8 Pri uvođenju ili izmjeni programa, baze podataka ili formata zapisa, obveznik u pisanom obliku mora opisati: svrhu, opseg i način uporabe programa, najnužnije računalne i programske zahtjeve, mjere zaštite zapisa od neovlaštena pristupa, mijenjanja i gubitka podataka, format i strukturu zapisa, predviđeni način trajne pohrane zapisa (npr. čuvanje u izvornom formatu, pretvaranje /konverziju/ u drugi format, preslike na drugi medij i dr.), način (tehnologiju) za osiguranje pristupa podacima, ako je predviđeno čuvanje izvan izvornoga računalnog i programskog okruženja. Obveznik, sukladno Pravilniku, podatke mora dostaviti u roku osam (8) dana nakon primitka zahtjeva poreznog tijela, a na opravdan se zahtjev obveznika rok može produljiti za najviše osam radnih dana. Datoteke se poreznom tijelu dostavlja elektroničkim prijenosom podataka. Ako, zbog tehničkih zapreka, elektronički prijenos podataka nije moguć, obveznik će Poreznoj upravi dostaviti podatke na nositelju podataka, što, sukladno Pravilniku, razumijeva: standardnu računalnu disketu 3.5 (1.44 MB), standardni CD ROM zapremine 700 MB, standardni DVD od 4.7 GB ili vanjsku memoriju USB. Podatke u elektroničkom obliku dostavlja se Poreznoj upravi, u pravilu, na standardnome CD ROM-u, DVD-u ili USB-u, a zbog promjene informacijskih tehnologija standardna računalna disketa 3.5 (1.44 MB) više nije prihvatljiv nositelj podataka, pa bi zakonodavac morao izmijeniti Pravilnik. Nositelj podataka bitno je označiti čitljivima sljedećim podacima: naziv i porezni broj obveznika, vrsta poslovne knjige, evidencije, izvješća ili izvoda, razdoblje na koje se poslovna knjiga, evidencija, izvješće ili izvod odnosi, broj unosa u pojedinačnim datotekama. Pravilnik propisuje da će format u kojem se dostavlja datoteke i veličinu datoteka obveznik prilagoditi standardima što ih se objavljuje na web-stranicama Porezne uprave Uputa o dostavi podataka u elektroničkom obliku u standardiziranom obliku na zahtjev U vezi s opisanim Pravilnikom, na internetskim stranicama PURH-a objavljeni su 11. veljače standardi za predaju poslovnih knjiga, evidencija i izvješća što ih se čuva u elektroničkom obliku, kakve se mora uručiti na zahtjev, jer podaci, izravno ili neizravno, utječu na utvrđivanje porezne osnovice. Posrijedi je, naime, Uputa o dostavi podataka u elektroničkom obliku u standardiziranom obliku na zahtjev Porezne uprave 15, prema kojoj se ovlaštenoj službi ili službeniku Porezne uprave dostavlja izvorne ili izvedene baze podataka (tablice ili module) iz kojih se može provjeriti sljedeće skupine podataka o obavljenim knjiženjima: A. Za sve poreze I. Vrste evidencija (knjigovodstvene evidencije glavna knjiga i pomoćne evidencije): financijsko računovodstvo, 15 u%20elektroni%c4%8dkom%20obliku.pdf (dostupno: 17. srpnja 2016) PROVEDBA ELEKTRONIČKOG POREZNOG NADZORA U PURH-u 135

9 računovodstvo imovine, obračun amortizacije, računovodstvo troškova, obračun troškova po nositeljima troška, blagajnički odnosno sustavi POS, materijalno i robno knjigovodstvo, fakturiranje, upravljanje nalozima/projektima, sustav za praćenje vremena, obračun plaća, matične evidencije kontni plan, popis poslovnih partnera, vrste knjiženja, popis poslovnih jedinica ili mjesta troška, matične evidencije radnika i druge matične evidencije i druge evidencije bitne za oporezivanje. II. PDV uz navedene, najmanje podaci propisani čl do 172. Pravilnika o PDV-u: Knjiga IRA ili knjige po vrstama izlaznih računa (tuzemne, isporuke unutar EU-a, izvoz, neoporezivi i sl.), Knjiga URA ili knjige po vrstama ulaznih računa (tuzemne, uvoz, stjecanje, i sl.) ostale evidencije propisane Pravilnikom o PDV-u. III. Porez na dohodak i doprinosi uz evidencije pod A.I., najmanje podaci propisani u PPD-u, čl. 63. do 78, što ih sadrže obrasci DNR, IP, PK te JOPPD IV. Fiskalizacija, osim podataka pod A.I., podaci propisani u Zakonu o fiskalizaciji u prometu gotovinom (NN 133/12), čl. 9. do11. te čl. 19. i Pravilniku o fiskalizaciji u prometu gotovinom (NN 146/12). V. Ostali porezi, posebni porezi i trošarine, osim evidencija pod AI., ukupni podaci što izravno ili neizravno utječu na utvrđivanje porezne osnovice. B. Podatke iz točke A.I. do A.V. treba predati u jednomu od sljedećih formata MS Office Excel xls ili xslx (bilo koja inačica), MS ACCES mdb (bilo koja inačica), tekstualni jedan od oblika txt formata (txt, csv) ili sličnih ovisno o programskom paketu i dbf (bilo koja inačica). C. Baze podataka ili datoteke moraju imati najmanje sljedeća polja (skupine), ovisno o vrsti podataka redni broj knjiženja dokumenta, broj računa ili drugoga dokumenta, referentni broj dokumenta, datum nastanka dokumenta odnosno knjiženja (ako je različit), opis knjiženja, svotu knjiženja, oznaku dugovnoga ili potražnog knjiženja, razdoblje knjiženja (mjesec, godina ako postoji), mjesto troška (ili drugu oznaku poslovne ili ustrojstvene jedinice), opisno polje mjesta troška ili ustrojstvene jedinice, ako postoji, šifru poslovnog partnera (kupca ili dobavljača ili druge vrste poslovnog partnera), naziv poslovnog partnera, adresu, državu i slično, 136 POREZNI VJESNIK 9/2016.

10 OIB poslovnog partnera, ustrojstvenu jedinicu, mjesto troška, osobu odgovorna za poslovnog partnera za nabavu, prodaju i sl., konto (šifru), naziv (opis) konta, protukonto (šifru) ako postoji, oznaku ili šifru dokumenta ili knjiženja, šifru poreza i stopa (porezni kod ili šifru konta u vezi s PDV-om i porezom na dobit), šifru djelatnika ili druge osobe koja je obavila knjiženje, opisno polje djelatnika ili osobe koja je obavila knjiženje, ako postoji. O podacima poredanima u poljima koja će sadržavati pojedine baze podataka navedene u točkama A.I. do A.V. ovlašteni će službenik koji obavlja poslove poreznog nadzora Porezne uprave usmeno ili pisano obavijestiti obveznika pri postavljanju zahtjeva za dostavu podataka. Pri tome nije nužno da polja s podacima budu u jednoj bazi podataka, nego da se nakon što ih preuzme Porezna uprava, navedena polja može oblikovati spajanjem ili kombiniranjem pojedinih izvornih ili izvedenih baza podataka u kojima su podaci ili dijelovi podataka što ih se zahtijeva. Baze podataka iz toč. A. moraju sadržavati svaku transakciju obavljenu ili knjiženu u razdoblju što se odnosi na poslovnu godinu ili drugo razdoblje, te pri tome svaka transakcija mora biti u posebnom retku, razdvojeno od drugih posebnom oznakom. D. Prema čl. 57. st. 6. OPZ-a i čl. 7. Pravilnika o obliku, sadržaju, roku i načinu dostave poslovnih knjiga, evidencija i izvješća što ih se čuva u elektroničkom obliku, obveznik za svaku od predanih baza podataka mora predati i podatke o strukturi podataka broj polja u bazi podataka što se odnose na određenu skupinu podataka, ukupan broj redaka, nazive polja, oblik i vrstu polja: numerički, s brojem decimalnih mjesta i oznakom pozitivne ili negativne svote, tekstualni, datumski, s naznačenim oblikom datuma, vremenski, s oblikom sati, minuta i sekunda, ostali oblici, s pojašnjenjem o kojem se obliku radi i opisom formata za prikaz podataka u polju, znak razdvajanja polja te jesu li polja standardne dužine ili delimitirana (dužine sadržaja u polju, razdvojena znakom), ispis prvih 20 redaka svake od predanih baza podataka i total ili ukupan zbroj numeričkih polja što sadrže svote knjiženja za svaku od predanih baza podataka. O rokovima i medijima za predaju podataka iz ove Upute ovlašten službenik koji obavlja poslove poreznog nadzora obavijestit će usmeno ili pisano obveznika pri postavljanju zahtjeva za dostavu podataka. Uputa je postavila standarde za predaju poslovnih knjiga, evidencija i izvješća što ih se čuva u elektroničkom obliku, te ih obveznici, na zahtjev Porezne uprave, moraju dostaviti, što znači da su do donošenja navedene Upute standardi poreznog tijela ovisili o PROVEDBA ELEKTRONIČKOG POREZNOG NADZORA U PURH-u 137

11 zahtjevu ovlaštena službenika za obavljanje poreznog nadzora. Ova Uputa, dakle, daje prednost formatima: xls ili xslx (bilo koja inačica), mdb (bilo koja inačica), jedan od oblika txt (txt, csv) ili slično, ovisno o programskom paketu, dbf (bilo koja inačica). Bitno je da obveznici pri dostavi poslovnih knjiga, evidencija i izvješća u elektroničkom obliku poreznom tijelu dostave ukupan broj zapisa i ukupan zbroj numeričkih polja što sadrže svote knjiženja za svaku predanu bazu podataka, te se preporučuje da to, uz ostalo, bude predmet ugovora o poslovnoj suradnji, ako obveznik ima ugovor s informatičkom kućom za vođenje poslovnih knjiga, evidencija i izvješća, kako pri provedbi elektroničkog poreznog nadzora obveznik ne bi imao dodatne troškove zbog takva zahtjeva. 4. Rokovi čuvanja knjigovodstvenih isprava i poslovnih knjiga u elektroničkom obliku a) Opći porezni zakon Članak 56. st. 16. OPZ-a propisuje da se evidencije i isprave o dnevnomu gotovinskom prometu, poslovne knjige i knjigovodstvene isprave te druge evidencije čuva deset godina od početka tijeka zastare, ako poseban propis ne odredi dulje rokove. Ako poslovne knjige, druge evidencije i knjigovodstvene isprave ne čuva u propisanim rokovima, za težak će se porezni prekršaj kazniti: pravnu osobu svotom ,00 do ,00 kn (čl st. 1. toč. 3. OPZ-a), odgovornu osobu u pravnoj osobi svotom 5.000,00 do ,00 kn (čl st. 4. OPZ-a) te fizičku osobu obrtnika i onu koja obavlja drugu samostalnu djelatnost svotom 5.000,00 do kn (čl st. 2. OPZ-a). b) Zakon o računovodstvu Sukladno čl. 10. ZOR-a (NN 78/15. i 134/15), knjigovodstvene isprave čuva se kao izvorne pisane dokumente, na nositelju elektroničkog zapisa. Temeljem usporedbe ZOR-a (NN 109/07. i 54/13) što je bio na snazi do 31. prosinca i ZOR-a (NN 78/15. i 134/15) u primjeni od 1. siječnja 2016, očito su djelomice izmijenjeni rokovi čuvanja, pa se: 1. isplatne liste, analitičku evidenciju o plaćama za koje se plaća obvezne doprinose čuva trajno, 2. isprave na temelju kojih se podatke unesene u dnevnik i glavnu knjigu čuva najmanje jedanaest godina te 3. isprave na temelju kojih se podatke unesene u pomoćne knjige čuva najmanje jedanaest godina (umjesto prijašnjih sedam). Ako se poslovne knjige vodi kao elektronički zapis, glavnu knjigu mora se, prema čl. 14. ZOR-a (NN 78/15, 134/15), nakon zaključivanja na kraju poslovne godine zaštititi tako da se onemogući izmjenu nekih ili ukupnih dijelova ili listova, kako bi je se u svakom trenutku moglo otisnuti na papir, te je se mora potpisati elektroničkim potpisom sukladno pripadajućem propisu ili je se mora otisnuti na papir i uvezati tako da se onemogući izmjene nekih dijelova (listova) ili ukupno uz potpis osobe ovlaštene za zastupanje poduzetnika (čl. 14. st. 1. ZOR-a). Pritom se ubuduće knjigovodstvene isprave, uz ostalo, više ne mora čuvati na nositelju mikrografske obrade U Zakonu o računovodstvu (NN 109/07. i 54/13), što je bio na snazi do 31. prosinca 2015, čl. 7. st. 1. propisivao je da se knjigovodstvene isprave čuva kao izvorne isprave, na nositelju elektroničkog zapisa ili nositelju mikrografske obrade. 138 POREZNI VJESNIK 9/2016.

12 U aktualnome su ZOR-u izmijenjeni i neki rokovi čuvanja poslovnih knjiga, pa se: glavnu knjigu i dnevnik čuva najmanje jedanaest godina, pomoćne knjige najmanje jedanaest godina (umjesto prijašnjih sedam). Rok čuvanja poslovnih knjiga počinje teći posljednjeg dana poslovne godine na koju se odnose. Svotom ,00 do ,00 kn kaznit će se za prekršaj poduzetnika, odnosno pravnu i fizičku osobu koja čuva knjigovodstvene isprave u rokovima i na način sukladan ZOR-u (čl. 42. st. 1. toč. 4), ne zaključi poslovne knjige (čl. 42. st. 1. toč. 10), ne zaštiti poslovne knjige što ih se vodi na elektroničkome mediju (čl. 42. st. 1. toč. 11), ne čuva poslovne knjige u rokovima iz čl. 42. st. 1. toč. 12, a svotom 5.000,00 do ,00 kn za takve će se prekršaje kazniti i odgovornu osobu poduzetnik (čl. 42. st. 2). 5. Tijek provedbe e-nadzora u PURH Provedba e-nadzora u PURH-u počela je u prvoj polovici i provodi je se uz primjenu računalnog alata ACL. U provedbu e-nadzora uložena su znatna materijalna sredstva (kupnja prijenosnih računala i licencija) te je provedena edukacija inspektora, kako bi se stvorilo nužne uvjete za punu primjenu. Provođenje e-nadzora uz pomoć ACL-a zahtijeva, naime, stalnu uporabu i stalnu edukaciju, zbog velike opasnosti da će se naučeno zaboraviti nastane li dulji prekid uporabe. Radi uvođenja e-nadzora PURH je proveo sljedeće aktivnosti: izrađen je Priručnik za provođenje e-nadzora, izrađeni su standardi za predaju poslovnih knjiga, evidencija i izvješća što ih se čuva u elektroničkom obliku Uputa o dostavi podataka u elektroničkom obliku u standardiziranom obliku na zahtjev Porezne uprave, uspostavljena je baza znanja na sharepoint-portalu 17 u dijelu što se odnosi na e- nadzor, dva puta godišnje okupljaju se inspektori koji provode e-nadzor zbog razmjene iskustava, provodi se stalnu izobrazbu novih inspektora za provedbu e-nadzora, tečajeve su vodili i gostujući kolege iz poreznih uprava drugih članica EU-a 18, stalno praćenje provedbe e-nadzora u mjesečnima ili tromjesečnim izvješćima, uporno se ističe važnost stalne provedbe e-nadzora. Unatoč znatnim naporima, međutim, u prve dvije godine provedbe nisu polučeni očekivani rezultati, u prvome redu radi čestih promjena na čelnim položajima i provedba preustroja PURH-a. Nakon donošenja Akcijskog plana za provedbu e-nadzora za razdoblje 2016/2017, e-nadzor ipak bilježi uspon. Temeljem toga Plana, provedbu e-nadzora uvršćuje se u Godišnji plan rada poreznog nadzora te se određuje dinamiku provedbe sukladno licenciji ACL u svakomu područnom uredu. Utvrđena je i nužnost stvaranja timova za e-nadzor u Središnjem uredu te svakomu područnom uredu, uz imenovanje voditelja i zamje nika tima uz određivanje zadaća. Prepoznana je usto nužnost unapređenja stručno-kadrovskih i tehničkih uvjeta za brži napredak e-nadzora uz učinkovitu stalnu izobrazbu. Donesene su, dakle, provedbene mjere, plan aktivnosti, razdoblja i odgovornosti za provedbu. Zbiljski će se učinak donošenja ovoga Akcijskog plana moći procijeniti tek potkraj i početkom 2018, ali se mora istaknuti kako učinak u prvome polugodištu Sharepoint-portal može se naći na intranetu PURH-a dostupnome svakome službeniku PURH-a. No, u dijelu što se odnosi na e-nadzor pristup imaju samo inspektori koji ga provode. 18 Edukacije su održane u okrilju programa Fiscalis. PROVEDBA ELEKTRONIČKOG POREZNOG NADZORA U PURH-u 139

13 potvrđuje znatan rast broja provedenih e-nadzora za čak 165,34%, u usporedbi s jednakim razdobljem Podrška vodstva PURH-a bila je ključna za donošenje, ali i provedbu Akcijskog plana, jer je na tome području u vrlo kratkome razdoblju primjene ipak zabilježen znatan uspjeh, s obzirom da se radi o golemu i vrlo razgranatom sustavu u kakvome je, u pravilu, teško uvesti korjenite promjene na kratak rok. Uspostavljanje timova za e-nadzor u Središnjem uredu i područnim uredima bio je uistinu važan korak, mada su radi budućeg razvoja e-nadzora nužne nove normativne, tehničke i ustrojstvene promjene u PURH-u kakve će osigurati čvrstu i stalnu potporu i razvoju e-nadzora. Središnji ured, u vezi s tim, već predlaže osnivanje Službe za e-nadzor u Sektoru za nadzor, te odjela u područnim uredima, kako bi se proces što posve zahuktao«. 6. Zaključak Tri godine nakon početka uvođenja e-nadzora u PURH-u, može se govoriti u napretku, zahvaljujući ubrzanju nakon donošenja Akcijskog plana za provedbu e-nadzora za 2016/2017. Zabilježen je, naime, rast broja provedenih e-nadzora u razdoblju malo duljem od godine za čak 165,34%. Naravno da donošenje takva Plana ne bi bilo moguće bez prilagodbe propisa o elektroničkom poslovanju (Zakon o elektroničkoj ispravi, Zakon o elektroničkoj trgovini, Zakon o elektroničkom potpisu i dr.), te u vođenju računovodstva (ZOR) u vezi s obračunom i plaćanjem poreza. Knjigovodstvenom se ispravom sada smatra i elektronički zapis o nastalu poslovnom događaju, OPZ-a od 1. siječnja propisuje vođenje i dostavu poslovnih knjiga i drugih evidencija u elektroničkom obliku te elektroničku obrada podataka, a na web-stranicama Porezne uprave objavljuje se Pravilnik o obliku, sadržaju, roku i načinu dostave poslovnih knjiga, evidencija i izvješća što ih se čuva u elektroničkom obliku (2009) te u veljači Uputu o dostavi podataka u elektroničkom obliku u standardiziranom obliku na zahtjev Porezne uprave, što omogućuju uvođenje e-nadzora, nakon čega Akcijski plan unapređuje provedbu i omogućuje preustroj, što daje nov zamah ukupnome osuvremenjivanju rada. 140 POREZNI VJESNIK 9/2016.