Pravila poslovanja General Terms and Conditions for Poslovi skrbništva Custody Operations OPŠTE ODREDBE Član 1. Pravila poslovanja regulišu međusobne odnose i predstavljaju osnovu za sklapanje Ugovora o skrbništvu, između Raiffeisen Bank d.d. Bosna i Hercegovina Sarajevo (u daljem tekstu: Skrbnik) i Klijenta i čine njegov sastavni dio. Račun vrijednosnih papira i novčani račun Klijenta kod Skrbnika zajednički se definišu kao skrbnički račun i sredstva na njima zajedno predstavljaju imovinu Klijenta kod Skrbnika (u daljem tekstu: Imovina). Imovina Klijenta ne ulazi u imovinu Skrbnika ni u likvidacionu ili stečajnu masu, niti se može upotrijebiti za izvršenje potraživanja prema Skrbniku. OPIS POSLOVA SKRBNIŠTVA Član 2. Pod poslovima skrbništva, shodno zakonskim propisima podrazumijevaju se: - otvaranje i vođenje računa vrijednosnih papira kod Registra vrijednosnih papira FBiH(u daljem tekstu: Registar) u ime i za račun vlasnika vrijednosnih papira - Klijenta (skrbnički račun na ime); - otvaranje i vođenje računa vrijednosnih papira kod Registra u svoje ime, a za račun vlasnika vrijednosnih papira - Klijenta, odnosno u ime svojih klijenata koji nisu vlasnici tih vrijednosnih papira, a za račun vlasnika - zbirni skrbnički račun; - izvršavanje naloga za prijenos prava iz vrijednosnog papira i naloga za upis prava trećih lica na vrijednosnom papiru i staranje o prijenosu prava iz tog vrijednosnog papira; - naplata potraživanja od emitenta na osnovu dospjelih vrijednosnih papira, kamata i dividendi za račun vlasnika tih vrijednosnih papira i staranje o ostvarivanju drugih prava koja pripadaju klijentima, vlasnicima vrijednosnih papira; GENERAL PROVISIONS Article 1 These Terms and Conditions regulate the mutual relations between Raiffeisen Bank dd Bosna i Hercegovina Sarajevo (hereinafter: the Custodian) and the Customer. They also represent the basis for concluding the Custody Agreement and shall make a constituent part of such agreement. The Customer s securities account and cash account with the Custodian shall be jointly referred to as the Custody Account, and the funds held in either account shall represent the Customer s assets with the Custodian (hereinafter: Assets). The Customer s Assets do not form part of the Custodian s assets or its liquidation or bankruptcy estate, nor can they be used to settle claims towards the Custodian. DESCRIPTION OF CUSTODY OPERATIONS Article 2 According to relevant legal provisions, custody operations include: - opening and maintaining securities accounts with the Registry of Securities of the Federation of Bosnia and Herzegovina (hereinafter: the Registry) on behalf and for the account of the securities holder - the Customer (nominee custody account); - opening and maintaining securities accounts with the Registry on own behalf and for the account of the securities holder the Customer, or on behalf of a customer who is not the holder of the securities and for the holder s account omnibus custody account; - executing orders for the transfer of rights deriving from a specific security, as well as orders for registration of third parties rights to a security and taking care of the transfer of rights deriving from the security; - collecting claims from the issuer based on due securities, interests and dividends for the account of the securities holder and seeing to it that other rights of customers, securities 1
- pružanje usluge pozajmljivanjem vrijednosnih papira; - obavještavanje dioničara o skupštinama dioničkih društava i zastupanje na tim skupštinama; - obavještavanje o pravima vezanim uz vrijednosne papire i izvršavanje naloga Klijenta u vezi sa ostvarivanjem tih prava; - obavještavanje o zakonskim promjenama koje posredno ili neposredno utiču na obavještavanje Klijenta o stanju vrijednosnih papira na skrbničkom računu; - staranje o izvršavanju poreskih obaveza vlasnika vrijednosnih papira; - ostale usluge vezane uz vrijednosne papire, ostvarivanje prava i ispunjavanje obaveza iz vrijednosnih papira ugovorenih između Klijenta i Skrbnika, a koje nisu u suprotnosti sa zakonom. PODACI ZA ZAKLJUČENJE UGOVORA O SKRBNIŠTVU Član 3. Da bi se zaključio Ugovor o skrbništvu i otvorio skrbnički račun Klijenta kod Skrbnika potrebni su sljedeći dokumenti: Rezidenti -pravna lica - Pismeni zahtjev Klijenta, na oficijelnom memorandumu, za sklapanje ugovora o skrbništvu i otvaranje skrbničkog računa, - Rješenje o upisu u sudski registar, odnosno registar nadležnog organa - original ili kopija ovjerena od strane nadležnog organa, - Obavještenje nadležnog Zavoda za statistiku o razvrstavanju subjekta prema djelatnostima - original ili kopija ovjerena od strane nadležnog organa, - Uvjerenje o poreznoj registraciji kod nadležne Porezne uprave - original ili kopija ovjerena od strane nadležnog organa, - Kopija zadnjeg godišnjeg - polugodišnjeg izvještaja o finansijskom poslovanju, - Spesimen deponovanih potpisa osoba ovlaštenih za izdavanje instrukcija i raspolaganje sredstvima na skrbničkom računu - spisak imena i potpisa za ovlaštene potpisnike uz prilaganje kopije njihovih ličnih karata ili pasoša, ovjerenih od strane Suda ili opštinskog organa uprave, - Kopija prijave/potvrde prebivališta-boravišta holders, are exercised; - providing the service of securities lending; - notifying shareholders about shareholder meetings and representing them at the meetings; - notifications about the rights deriving from securities and implementing the Customer's orders for realisation of such rights; - keeping the Customer current of any changes in legislation that have an indirect or direct impact on the Custodian s reporting to the Customer about the status of the securities held in the custody account; - seeing to it that the securities holder's tax obligations are settled; - other services related to securities, the exercising of rights and fulfilling of obligations arising from securities, as agreed between the Customer and the Custodian, unless they are contrary to the law. DATA REQUIRED FOR CONCLUSION OF THE CUSTODY AGREEMENT Article 3 To conclude a custody agreement and open a custody account with the Custodian, the following documents need to be presented: Resident legal entities - Written application by the Customer, on company letterhead, to conclude a custody agreement and open a custody account, - Certificate of registration proving registration with the commercial register or equivalent (original or certified copy); - Notice of classification of the entity s business activities issued by the relevant Statistics Bureau - original or certified copy; - Certificate of registration of taxpayer issued by the relevant Tax Office - original or certified copy; - Copy of the latest annual or semi-annual financial statements, - Specimen signature file of the individuals authorised to issue instructions and dispose with the funds in the custody account - list of names and signatures of authorised signatories supported by a copy of their personal identification cards/passports, certified by the court or relevant municipal authority, - Copy of the certificate of residence issued by the relevant authority for each authorised 2
koju izdaje nadležni organ za svakog od ovlaštenih potpisnika, - Ovjerena kopija liste vlasnika (preko 20%) izdata od nadležnog organa/registra, ne starija od 3 mjeseca i - Ovjerena kopija lične karte ili pasoša i kopija prijave/potvrde prebivališta-boravišta koju izdaje nadležni organ za svako fizičko lice koje izravno/direktno posjeduje najmanje 20% poslovnog udjela. - Član 4. Rezidenti - fizička lica - Pismeni zahtjev Klijenta za sklapanje ugovora o skrbništvu i otvaranje skrbničkog računa, - Kopija identifikacionog dokumenta/kopija lična karte ili pasoša ovjerena kod nadležnog organa i - Kopija prijave/potvrde prebivališta-boravišta izdata od nadležnog organa. Član 5. Banke - Zahtjev Klijenta za sklapanje ugovora o skrbništvu i otvaranje skrbničkog računa upućen autentificiranom SWIFT porukom (MT599), - Identifikacijski list sa informacijama o nadležnim osobama za otvaranje i vođenje skrbničkog računa i davanje instrukcija po istom, - Kopije pasoša ovjerene od strane nadležnog organa/javnog notara ili drugog ovlaštenog organa u zemlji izdavaoca dokumenta za osobe navedene u identifikacijskom listu, - Kopija izvoda iz sudskog registra i kopija dozvole nadležnog tijela u zemlji za bankarsku djelatnost - kopije ovjerene od strane nadležnog organa u zemlji izdavaoca dokumenta, - Godišnji izvještaj za prethodnu poslovnu godinu, - Ovjerena kopija liste vlasnika (preko 20%) izdata od nadležnog organa/registra u zemlji izdavaoca dokumenta, ne starija od 3 mjeseca i - Popunjen upitnik o sprečavanju pranja novca kreiran od strane Skrbnika. signatory, - Certified copy of the securities holders list (over 20%) issued by the relevant body /the Registry, not older than 3 months, and - Certified copy of the personal identification card (passport) and copy of certificate of residence issued by the relevant authority for each private individual that directly owns a share of at least 20%. Article 4 Resident private individuals - Written application by the Customer to conclude a custody agreement and open a custody account, - Copy of identification document/id or passport certified by the relevant authority, and - Copy of the certificate of residence issued by the relevant authority. Article 5 Banks - The Customer s application to conclude a custody agreement and open a custody account sent via authenticated SWIFT message (MT599), - Identification sheet with information on the individuals authorised to sign and maintain the custody account and issue instructions for it, - Passport copy certified by the relevant authority /notary public or another competent body in the issuing country - for all individuals listed in the identification sheet, - Copy of the extract from the court register and of the banking license, certified by the competent authority of the issuing country, - Annual report for the previous business year, - Certified copy of the securities holders list (over 20%) issued by the competent authority/registry of the issuing country, not older than 3 months, and - Completed anti-money laundering questionnaire created by the Custodian. 3
Član 6. Nerezidenti - pravna lica - Pismeni zahtjev Klijenta na oficijelnom memorandumu za sklapanje ugovora o skrbništvu i otvaranje skrbničkog računa, - Izvod iz sudskog registra ili rješenje nadležne institucije za registriranje u zemlji porijekla Klijenta, ne starije od 6 mjeseci, original dokumenta ili kopija ovjerena od nadležnog organa u zemlji izdavaoca dokumenta. Ukoliko dokument nije na jednom od jezika u upotrebi u BIH, potreban je prijevod istog ovjeren od strane ovlaštenog sudskog tumača, - Kopija posljednjeg polugodišnjeg - godišnjeg finansijskog izvještaja o poslovanju u zemlji porijekla, - Spesimen deponovanih potpisa osoba ovlaštenih za izdavanje instrukcija i raspolaganje sredstvima na skrbničkom računu - spisak imena i potpisa za ovlaštene potpisnike uz prilaganje kopije njihovih identifikacionih dokumenata sa slikom (identifikacioni dokument mora biti ovjeren od nadležnog organa u zemlji izdavaoca dokumenta), - Ovjerena kopija liste vlasnika (preko 20%) izdata od nadležnog organa/registra u zemlji izdavaoca dokumenta, ne starija od 3 mjeseca. Ukoliko dokument nije na jednom od jezika u upotrebi u BIH, potreban je prijevod istog ovjeren od strane ovlaštenog sudskog tumača i - Kopija identifikacionog dokumenata za svako fizičko lice koje izravno, direktno posjeduje najmanje 20% poslovnog udjela, ovjerena od strane nadležnog organa u zemlji izdavaoca dokumenta. Član 7. Nerezidenti - fizička lica - Pismeni zahtjev Klijenta za sklapanje ugovora o skrbništvu i otvaranje skrbničkog računa i - Kopija pasoša ovjerena od strane nadležnog organa, javnog notara ili drugog ovlaštenog organa u zemlji izdavaoca dokumenta. Article 6 Non-resident legal entities - Written application by the Customer, on company letterhead, to conclude a custody agreement and open a custody account, - Excerpt from the court register or decision of the relevant registration authority in the Customer s home country not older than 6 months, original or copy certified by the relevant authority in the issuing country. If the document is written in a language other than the official languages in BiH, then it must be accompanied with a translation by a certified court translator. - Copy of the latest semi-annual/annual financial business report on operations in the home country, - Specimen signature file of the individuals authorised to issue instructions and dispose with the funds in the custody account - list of names and signatures of authorised signatories supported by a copy of their personal identification cards/passports, certified by the court or relevant municipal authority, - Certified copy of the securities holders list (over 20%) issued by the relevant authority/registry in the issuing country, not older than 3 months. If the document is written in a language other than the official languages in BiH, then it must be accompanied with a translation by a certified court translator. - Copy of ID document for each private individual who directly owns a share of at least 20%, certified by the relevant authority in the issuing country. Article 7 Non-resident private individuals - Written application by the Customer to conclude a custody agreement and open a custody account, - Passport copy certified by the relevant authority /notary public or another competent body in the issuing country - for all individuals listed in the identification sheet, 4
OBAVIJEST O ZNAČAJNIM PROMJENAMA Član 8. Klijent će odmah obavijestiti Skrbnika pismenim putem o svim promjenama u njegovom/njenom imenu, nazivu kompanije, adresi i za to obezbijediti odgovarajući dokumentovani dokaz. Ukoliko Klijent ne obavijesti o promjenama adrese, pismena komunikacija Skrbnika će se smatrati primljenom ukoliko je poslana na adresu o kojoj je Skrbnik posljednji put bio pismeno obaviješten. Član 9. Klijent će odmah obavijestiti Skrbnika u pismenoj formi o svim otkazima ili izmjenama u pravima zastupanja, uključujući ovlaštenja za izdavanje instrukcija i raspolaganja sredstvima na skrbničkom računu i obezbijedit će odgovarajući dokumentovani dokaz u tom smislu. Svako pravo zastupanja i ovlaštenja za izdavanje instrukcija i raspolaganja sredstvima na skrbničkom računu dostavljeno Skrbniku, će ostati na snazi u njegovom punom obimu do pismene obavijesti Klijenta o otkazu ili promjeni istog. Ukoliko u toku kalendarske godine ne dođe do promjena u podacima Klijenta dostavljenih Skrbniku, Klijent je obavezan jednom godišnje Skrbniku poslati dopis u kojem će potvrditi da u prethodnoj kalendarskoj godini nije bilo promjena u podacima i dokumentima dostavljenim Skrbniku. NOTIFICATION OF MATERIAL CHANGES Article 8 The Customer shall immediately notify the Custodian in written form of any changes that have occurred in his/her name, the company name or address, and shall provide appropriate documentary proof for each such change. If the Customer fails to notify the Custodian of any changes in his/her address, then the written communication of the Custodian shall be considered received if it was sent to the address that the Custodian was last notified of in writing, Article 9 The Customer shall notify the Custodian in writing of all terminations or changes in representation rights, including authorisations for issuance of instructions and disposal of the funds in the Customer s custody account and shall provide appropriate documentary evidence thereof. Every representation right and authorisation for issuance of instructions and disposal of the funds in the Customer s custody account that were submitted to the Custodian shall remain fully in force until receipt of a written notice from the Customer on their cancellation or change. If the Customer data submitted to the Custodian remain unchanged, then the Customer is to send a letter to the Custodian once a year confirming that no changes have occurred in the previous calendar year in the data and documents submitted to the Custodian. OPIS OSNOVA I NAČIN IZVRŠENJA POSLOVA SKRBNIŠTVA Član 10. Skrbnik će u svojoj analitičkoj evidenciji otvoriti račun vrijednosnih papira (u daljem tekstu: VP) posebno za svakog Klijenta na kojem će se voditi evidencija svih kupljenih i/ili prodatih VP. Skrbnik će takođe otvoriti novčani račun Klijenta za prijem uplata za kupovinu/vršenje isplata za prodaju VP, prikupljanje prihoda (glavnica, kamata, dividenda) i plaćanja naknade za obavljanje poslova skrbništva. Skrbnik će raspolagati sredstvima na novčanom računu i VP na računu VP, isključivo prema instrukcijama Klijenta. DESCRIPTION OF BASIS AND METHOD FOR PERFORMING CUSTODY OPERATIONS Article 10 In its sub-ledger records, the Custodian shall open securities accounts for each Customer separately, where it will keep record of all purchased and/or sold securities. The Custodian shall also open a cash account for the Customer that shall be used to receive payments for the purchase/collect funds from the sale of securities, collect income (principal, interest, dividends) and pay fees for custody services. The Custodian shall dispose with funds in the cash account and with the securities in the securities account exclusively upon instructions received from the Customer. 5
Član 11. Klijent je obavezan prilikom izdavanja naloga profesionalnom posredniku za kupovinu ili prodaju VP navesti broj računa Skrbnika kod Registra, koji je za njegov račun otvorio Skrbnik, a na koji će se vršiti prijem svih kupljenih VP Klijenta, odnosno koji će se zaduživati za sve prodate VP u vlasništvu Klijenta. Kada Klijent izda nalog za kupovinu VP profesionalnom posredniku, dužan je obezbijediti sredstva na novčanom računu kod Skrbnika, uz obavezu slanja instrukcije za namiru Skrbniku. Član 12. Vrste i sadržaj instrukcije za namiru Pod instrukcijom za namiru će se podrazumijevati pismena uputa u propisanoj formi, kojom Klijent instruira Skrbnika da za njegov skrbnički račun primi ili isporuči VP i/ili primi ili isplati novčana sredstva. Mogući tipovi instrukcija za namiru odnose se na instrukcije uz plaćanje i instrukcije bez plaćanja. Osnov za slanje instrukcija za namiru uz plaćanje je realizirani nalog za kupovinu ili prodaju VP, koji je Klijent uputio direktno profesionalnom posredniku. Instrukcije za namiru uz plaćanje su: - Primitak uz plaćanje (RVP), odnosi se na kupovinu VP uz plaćanje sa novčanog računa Klijenta kod Skrbnika, - Isporuka uz plaćanje (DVP), odnosi se na prodaju VP uz primitak sredstava na novčani račun Klijenta kod Skrbnika. Pod instrukcijom bez plaćanja će se podrazumijevati pismena uputa u propisanoj formi, kojom Klijent instruira Skrbnika da za njegov skrbnički račun primi ili isporuči VP koji nisu rezultat trgovine na berzi, a čijim prenosom ne dolazi do promjene stvarnog vlasnika VP. Prenosi kojima ne dolazi do promjene stvarnog vlasnika su prenos sa/na: vlasničkog računa Klijenta kod Registra, klijentskog računa klijenta kod brokerske kuće, skrbničkog računa klijenta kod druge skrbničke banke i sl. Instrukcije za namiru bez plaćanja su: - Primitak bez plaćanja (RFP), odnosi se na primitak VP koje nisu rezultat kupovine na Article 11 When issuing orders to a professional intermediary for purchase or sale of securities, the Customer shall specify the Custodian s account number with the Registry, which was opened by the Custodian for the Customer, and shall be used to receive all purchased securities by the Customer and debited for all sold securities owned by the Customer. When the Customer issues a securities purchase order to a professional intermediary, he/she shall have to provide funds in the cash account with the Custodian and send a settlement instruction to the Custodian. Article 12 Types and contents of the settlement instruction Settlement instruction shall mean a written instruction in the prescribed form, used by the Customer to instruct the Custodian to receive or deliver securities for his custody account, and/or receive or make a payment. Possible types of settlement instructions are instructions versus payment and instructions free of payment. The basis for sending a settlement instruction versus payment is a realised purchase or sale order sent by the customer directly to the professional intermediary. Instructions for settlement versus payment are: - Receive versus payment (RVP) means the purchase of securities against payment from the Customer s cash account with the Custodian, - Deliver versus payment (DVP) means the sale of securities against receipt of the funds into the Customer s cash account with the Custodian. Instruction free of payment shall mean written directions in the prescribed format, used by the Customer to instruct the Custodian to receive or deliver for their custody account such securities that do not stem from stock exchange trading, and whose transfer does not change the actual holder of securities. Transfers that do not lead to a change of the actual holder of securities are transfer from/to: the customer s custody account with the Registry, brokerage account, the customer s custody account with another custodian bank etc. Instructions for settlement free of payment are: - Receive free of payment (RFP) means the 6
burzi i - Isporuka bez plaćanja (DFP), odnosi se na isporuku VP koje nisu rezultat prodaje na burzi. Član 13. Obavezni elementi instrukcije za namiru su: Opšti: 1. Datum, 2. Naziv Klijenta (Ime i prezime/naziv), 3. Broj skrbničkog računa Klijenta kod Skrbnika, 4. Vrsta instrukcije (RVP, DVP, RFP, DFP), 5. Naziv brokerske kuće koja je obavila trgovinu i 6. Referenca klijenta. Instrukcija za VP: 1. Identifikacijska oznaka VP, 2. Vrsta VP, 3. Naziv VP, 4. ISIN, 5. Datum trgovine, 6. Datum namire/settlement-a, 7. Količina, 8. Registar i broj računa i 9. Broj računa brokerske kuće koja je obavila trgovinu. Instrukcija za naplatu/plaćanje sa skrbničkog računa: 1. Datum valute za plaćanje/naplatu, 2. Troškovi transakcije, 3. Neto vrijednost trgovine, 4. Ukupan novčani iznos za plaćanje/naplatu, 5. Valuta za plaćanje/naplatu, 6. Banka i broj računa za plaćanje/naplatu, 7. Poziv na broj i 8. Potpis ovlaštenih osoba nalogodavca (i pečat za pravna lica). Formulari instrukcija definisani su u prilogu Ugovora o skrbništvu i čini njegov sastavni dio. Član 14. Način dostave instrukcije za namiru Valjana instrukcija za namiru je svaka instrukcija koja je: receipt of securities that do not result from stock exchange trading, and - Deliver free of payment (DFP) means the delivery of securities that do not result from stock exchange trading. Article 13 Settlement instruction must include the following elements: General: 1. Date, 2. Customer s name (first name and surname/title), 3. Customer s custody account no. with the Custodian, 4. Instruction type (RVP, DVP, RFP, DFP), 5. Name of the broker company that conducted the trade, and 6. Customer s reference. Instruction for securities: 1. Identification mark of securities, 2. Type of securities, 3. Name of securities, 4. ISIN, 5. Trading date, 6. Settlement date, 7. Quantity, 8. Registry and account number, and 9. Account number of the broker company that conducted the trading. Instruction for collection/payment from the custody account: 1. Value date for payment/collection, 2. Transaction costs, 3. Net trading value, 4. Total cash amount for payment/collection, 5. Value date for payment/collection, 6. Bank and account number for payment/collection, 7. Reference number, and 8. Signature of the ordering party's authorised individuals (and stamp for legal entities). The Instruction forms are defined in the annex to the Custody Agreement as its constituent part. Article 14. Manner of submitting the settlement instruction A valid settlement instruction is every instruction that is: 7
potpisana od strane ovlaštenih lica koje Klijent definira u Ugovoru. U slučaju elektronske dostave (SWIFT), obavijest mora biti poslana sa SWIFT adrese naznačene u Ugovoru. dostavljena Skrbniku u pisanom obliku u propisanoj formi na jedan od sljedećih načina: - lično (potpisivanjem obrasca instrukcije), - telefaksom, - e-mailom i - autentificiranom SWIFT porukom. dostavljena Skrbniku na sljedeću adresu: Raiffeisen Bank d.d. Bosna i Hercegovina Ul. Zmaja od Bosne bb 71000 Sarajevo Telefax: ++387 33 xxx xxx SWIFT: RZBABA2S zaprimljena u roku i to: - za instrukciju DVP, najkasnije do 12:00 p.m. drugog radnog dana nakon dana trgovanja ( T+2), - za instrukciju RVP, najkasnije na T+2 do 10:00 a.m., - za instrukcije RFP i DFP nema rokova već će iste biti procesuirane odmah po primitku. Naznačeni rokovi se mogu promijeniti u zavisnosti od promjena u zakonskoj regulativi. Naznačena vremena su vrijeme u Sarajevu. Član 15. Način izvršenja instrukcije za namiru Po prijemu instrukcije Klijenta, Skrbnik će istu detaljno provjeriti u smislu da li je instrukcija: potpuna i tačna, potpisana od ovlaštenih osoba, te provjeriti pečat (ukoliko se radi o pravnom licu). Nakon prijema ispravne instrukcije, Skrbnik će unijeti sve elemente instrukcije u računarski sistem, te će u skladu sa elementima iz instrukcije, izvršiti potrebna plaćanja ili prihvat novca, odnosno prihvatiti ili isporučiti VP. Skrbnik će pratiti, putem komunikacije sa Registrom, namiru VP na skrbničkom računu Skrbnika kod Registra (primitak ili isporuka) i istu evidentirati u računarski sistem. signed by the authorised individuals that the Customer has named in the Agreement. In case of electronic submission (SWIFT), the notice shall be sent from the SWIFT address specified in the Agreement. submitted to the Custodian in writing, using the prescribed form, in one of the following ways: - Physically (by signing the instruction form), - Via telefax, - Via e-mail, and - Via authenticated SWIFT message. submitted to the Custodian at the following address: Raiffeisen Bank d.d. Bosna i Hercegovina Zmaja od Bosne bb 71000 Sarajevo Telefax: ++387 33 xxx xxx SWIFT: RZBABA2S received on time, as follows: - for DVP instruction, not later than 12:00pm on the second business day after the trading day ( T+2), - for RVP instruction, not later than T+2 before 10:00am, - there are no time limitations for RFP and DFP instructions. They shall be processed immediately upon receipt. The above stated deadlines may be changed to reflect changed legislation. The specified deadlines apply to Sarajevo time. Article 15 Manner of executing the settlement instruction After receiving the Customer's instruction, the Custodian shall check thoroughly whether the instruction is complete and correct, signed by the authorised individuals, and shall also check the stamp (for legal entities). After receiving a correct instruction, the Custodian shall enter all elements of the instruction into the computer system, and, in line with the instruction elements, shall make the necessary payments or cash acceptance, accept or deliver the securities. Via communication with the Registry, the Custodian shall monitor the settlement of securities in the Custodian account with the Registry (receipt or delivery) and capture it in the computer system. ODGOVORNOST NALOGODAVCA ZA POTPUNOST I TAČNOST PODATAKA RESPONSIBILITY OF THE ORDERING PARTY FOR COMPLETENESS AND ACCURACY OF DATA 8
Član 16. Klijent garantuje za potpunost i tačnost podataka i vjerodostojnost dokumenata koje bude dostavio prije sklapanja Ugovora sa Skrbnikom. Ukoliko Klijent odbije dostaviti neki od traženih podataka i/ili dokumenata, Skrbnik će odbiti sklapanje Ugovora o skrbništvu. Klijent garantuje tačnost i potpunost podataka u instrukcijama koje izdaje Skrbniku i Klijent snosi odgovornost za sve posljedice koje nastanu u slučaju dostave netačnih ili nepotpunih podataka. Član 17. Klijent je obavezan dostavljati jasne i nedvosmislene instrukcije u formi dogovorenoj između Klijenta i Skrbnika, a koja je predviđena ovim pravilima. U slučaju primitka nejasne/pogrešne ili nepotupne instrukcije Skrbnik će odmah, istog radnog dana kada je primio takvu instrukciju, zahtijevati od Klijenta pismeno pojašnjenje/ispravku ili u formi nove instrukcije ili posebnih instrukcija. Vrijeme primitka dodatnih instrukcija ili nove instrukcije smatraće se vremenom prijema insrukcije.. KORPORATIVNE RADNJE I OPUNOMOĆENO GLASANJE Član 18. Skrbnik će obavijestiti Klijenta o korporativnoj radnji u roku od 24 sata nakon saznanja o objavljivanju takvog događaja samo ukoliko su informacije o takvom događaju objavljene na web stranici berze ili kada ih je Skrbnik primio direktno od izdavaoca vrijednosnih papira. Član 19. Skrbnik će prisustvovati skupštinama emitenta i glasati samo na temelju pismenih instrukcija Klijenta. Skrbnik će u obavijesti Klijentu o sazivanju skupštine navesti i krajnji rok za dostavljanje instrukcija, koji može biti najkasnije 5 dana prije održavanja skupštine. Klijent je obavezan dostaviti jasne i precizne instrukcije za glasanje, koje se odnose na svaku pojedinačnu tačku dnevnog reda, a Skrbnik je obavezan glasati isključivo u skladu sa istim. Skrbnik će Klijentu koji ne koristi nijedan od jezika u upotrebi u BIH, poslati dnevni red skupštine preveden na engleski jezik. Article 16 The Customer warrants the completeness and accuracy of data, as well as the authenticity of documents submitted prior to concluding the Agreement with the Custodian. If the Customer declines to submit some of the mentioned data and/or documents, the Custodian shall deny concluding the Custody Agreement. The Customer warrants the accuracy and completeness of the data in the instructions issued to the Custodian, and bears the responsibility for any consequences that may occur in the event of incorrect or incomplete data submission. Article 17 The Customer is required to submit clear and unambiguous instructions, in the format agreed between the Customer and the Custodian and set down by these Rules. In the event of receiving an unclear/incorrect or incomplete instruction, the Custodian shall immediately, on the same business day, demand from the Customer a written explanation/correction either in the form of a new instruction or special instructions. The time of receipt of additional instructions or a new instruction shall be considered as the time of receiving the instruction. CORPORATE ACTIONS AND PROXY VOTING Article 18 The Custodian shall inform the Customer of any corporate action within 24 hours upon becoming aware of such an event only insofar as such information was published on the stock market website or if the Custodian received such information directly from the issuer of securities. Article 19 The Custodian shall attend and vote at general meetings of shareholders of the issuer, only if instructed in writing by the Customer. In the notice to the Customer on convening of the general meeting, the Custodian shall state the final deadline for delivering instructions, which shall be at least 5 days before the meeting. The Customer is required to submit clear and precise voting instructions related to each individual item on the agenda, and the Custodian is to vote accordingly. To its Customers not reading any of the local languages, the Custodian shall send a translation of the general meeting agenda into the English language. 9
Član 20. U slučaju da ne primi instrukcije od Klijenta do gore naznačenog roka, Skrbnik, zadržava pravo da samostalno odluči da li će prisustvovati skupštini. Skrbnik će, u tom slučaju, pismeno obavijestiti Klijenta o odluci da prisustvuje skupštini i predložiće, prema vlastitoj prosudbi najboljeg interesa za Klijenta, način na koji namjerava glasati. Klijent je obavezan da se, najkasnije u roku od 2 dana od dana prijema takve obavijesti, pismeno izjasni o prijedlogu Skrbnika. Ukoliko u tom roku Skrbnik ne primi od Klijenta povratnu informaciju, smatraće se da je Klijent saglasan sa prijedlogom Skrbnika i Skrbnik će glasati na način kako je predložio. Odluka Skrbnika da glasa u skladu sa vlastitim prijedlogom neće se smatrati kršenjem Ugovora u smislu rada u najboljem interesu za Klijenta ukoliko se i pokaže da je prosuđivanje Skrbnika bilo pogrešno. Član 21. U slučaju da se Klijent izjasni da lično prisustvuje skupštini, on će tražiti od Skrbnika da mu izda punomoć za glasanje. Obrazac punomoći biće ovjeren u skladu sa zakonom. Klijent je dužan snositi troškove ovjere punomoći. OBAVEZA I NAČIN OBAVJEŠTAVANJA KLIJENTA Član 22. Sve obavijesti Skrbnika će biti u pismenoj formi. Obavijesti će Klijentu biti upućene putem dogovorene komunikacije i to poštom, fax-om, e- mail-om ili autentificiranom SWIFT porukom. Skrbnik će nerezidentnim Klijentima dostavljati redovne obavijesti na engleskom jeziku. Redovne obavijesti Skrbnika odnose se na: potvrdu izvršenja instrukcije, koja obavezno sadrži: - Evidencijski broj instrukcije, - Podatke o Klijentu, - Vrstu i sadržaj instrukcije, - Mjesto, datum i vrijeme izvršenja instrukcije, - Potpis ovlaštenih lica Skrbnika. obavijest o stanju sredstava na računu VP i novčanom računu jednom mjesečno do 10- tog dana u mjesecu sa stanjem na zadnji Article 20 In case the Customer fails to provide instructions by the specified deadline, the Custodian shall retain the right to independently decide whether to attend the general meeting or not. The Custodian shall in such a case inform the Customer in writing about the decision to attend the general meeting and shall present a voting proposals based on what its believes to be in the Customer s best interest. The Customer is required to provide a written respond with regard to the Custodian s proposal within 2 days from receipt. If the Custodian does not receive feedback from the Customer in a timely manner, the latter s consent to the Custodian s proposal shall be taken for granted and the Custodian shall vote as proposed. The Custodian s decision to vote at its discretion shall not be considered a violation of the Agreement in terms of acting in the Customer s best interest even if it turns out that the Custodian made a wrong judgement. Article 21 If the Customer decides to participate at the general meeting in person, he/she shall ask the Custodian to issue a power of attorney for the voting process. The power of attorney shall be certified in accordance with the law. The certification costs shall be covered by the Customer. OBLIGATION AND MEANS OF NOTIFYING THE CUSTOMER Article 22 All notices coming from the Custodian shall be in the written form. Notices shall be sent to the Customer by the agreed means of communication including mail, fax, e-mail or authenticated SWIFT message. The Custodian shall deliver to its non-resident customers regular notices in the English language. The Custodian s regular notices relate to the following: Confirmation of instruction execution, which must contain: - Instruction number in the records, - Customer data, - Type and content of the instruction, - Place, date and time of execution, - Signature of authorised individuals of the Custodian. Statement on the balance on the securities account and cash account, once a month until the 10 th day of the month showing the balance 10
radni dan u prethodnom mjesecu, obavijest o transakcionim naknadama - jednom mjesečno, obavijest o mjesečnim naknadama za usluge skrbništva (safe keeping fee), obavijesti o korporativnim radnjama i obavijesti o isplati dividende i sazivanjima skupštine. OPIS SISTEMA EVIDENTIRANJA PODATAKA I TAJNOST PODATAKA Član 23. Podaci o ugovoru o skrbništvu kao i evidencija primljenih i izvršenih instrukcija, te u vezi s tim promjene na skrbničkom računu Klijenta, evidentiraju se i čuvaju u računarskoj bazi podataka, a originali ugovora se arhiviraju i čuvaju u skladu sa zakonskim propisima. Računarska baza podataka o Klijentima skrbništva svakodnevno se arhivira i vrši se backup sistema po principu spašavanja sveukupnih podataka. Podaci o Klijentima, njihovoj imovini i evidencije o poslovanju sa VP predstavljaju poslovnu tajnu. Pristup podacima koji imaju karakter poslovne tajne imaju samo ovlaštena lica Skrbnika. MOGUĆNOST UVIDA KLIJENTA U STANJE NA RAČUNIMA KOJE VODI SKRBNIK Član 24. Klijent će biti informisan o stanju na računu VP kao i novčanom računu, koji se u njegovo ime i za njegov račun vode kod Skrbnika, putem redovnih obavijesti koje će mu najmanje jedanput mjesečno dostavljati Skrbnik. U slučaju potrebe za ponovnim izvodima o stanjima računa za prethodne periode, Klijent iste ima pravo tražiti od Skrbnika, a Skrbnik ih je obavezan dostaviti na zahtjev Klijenta. NAČIN IZVRŠAVANJA OBAVEZA NASTALIH IZVRŠENJEM INSTRUKCIJE Član 25. Način evidentiranja podataka o VP koje vrši Registar - Skrbnik osigurava da se VP, koji su kupljeni/prodati po nalogu Klijenta na as of the last business day of the previous month, Notice of transaction fees once a month, Notice of the monthly safekeeping fee, Notices of corporate actions, and Notices of disbursement of dividends and convening of general shareholder meetings. DESCRIPTION OF THE DATA RECORDING SYSTEM AND DATA SECRECY Article 23 Information on the Custody Agreement, as well as records of received and executed instructions and the resulting changes in the Customer s custody account are recorded and maintained in the computer database. Originals of agreements are archived and kept in accordance with relevant regulations. The computer database of custody customers is archived on a daily basis and system backups are made following the principle of saving complete data. Any information on the Customer, its assets and securities dealings shall be treated as a business secret. Access to information classified as a business secret shall be allowed to the Custodian s authorised staff only. THE CUSTOMER'S REVIEW OF BALANCES ON THE ACCOUNTS MAINTAINED BY THE CUSTODIAN Article 24 The Customer shall be informed of the balance on the securities account and cash account, maintained on his behalf and for his account with the Custodian, by regular notices sent at least once a month by the Custodian to the Customer. If need be, the Customer shall be entitled to request reissued statements for the previous periods, and the Custodian is required to furnish such statements upon the Customer s request. FULFILLMENT OF OBLIGATIONS ARISING FROM EXECUTED INSTRUCTIONS Article 25 Method of recording data on securities in the Registry - The Custodian shall ensure that the securities purchased/sold upon the Customer s order in a 11
organizovanom tržištu, a primljeni/isporučeni u skladu sa Klijentovim instrukcijama, evidentiraju na računu VP Skrbnika kod Registra na dan namire, - VP koji su kupljeni/prodati po nalogu Klijenta, biće evidentirani na računu VP Klijenta kod Skrbnika. Član 26. Komunikacija Skrbnika sa Registrom Komunikacija Skrbnika sa Registrom obavljaće se putem direktne on-line komunikacije, na način i pod uslovima koje bude propisao Registar. Član 27. Posljedice neizvršenja obaveza nastalih izvršenjem naloga - Kupljeni VP nisu doznačeni računu VP Klijenta (kao posljedica nedoznačavanja VP računu Skrbnika kod Registra), - Novčana sredstva za prodate VP nisu doznačena računu Klijenta (kao posljedica nedoznačavanja novčanih sredstava Skrbniku od strane kupca- profesionalnog posrednika, odnosno Registra). OBAVEZE I ODGOVORNOSTI KLIJENTA VEZANO ZA STICANJE ZNAČAJNOG VLASNIŠTVA Član 28. Klijent je obavezan da ispoštuje zakonske zahtjeve objavljivanja i postupanja kod prelaska određenih pragova vlasništva (značajno vlasništvo) u kapitalu izdavaoca vrijednosnih papira iz Federacije BiHi da obezbijedi informaciju javnosti, izdavaocu, nadležnim organima i Skrbniku. NAKNADE ZA OBAVLJANJE POSLOVA SKRBNIŠTVA Član 29. Sljedeće su naknade koje Skrbnik može obračunati Klijentu za obavljanje poslova iz regulated market and received/delivered in line with the Customer s instructions, are recorded in the securities account of the Custodian with the Registry on the settlement date, - Securities purchased/sold upon the Customer s order shall be recorded in the securities account of the Customer with the Custodian. Article 26 Communication between the Custodian and the Registry Communication between the Custodian and the Registry is done via direct online communication, by the means and on the conditions prescribed by the Registry. Article 27 Consequences of non-fulfilment of obligations incurred by order execution - Purchased securities are not allocated to the Customer's securities account (as a consequence of non-allocation of the securities to the Custodian s securities account with the Registry), - The cash funds related to sold securities are not assigned to the Customer s account (as a consequence of non-allocation of the cash funds to the Custodian by the buyerprofessional mediator, or Registry). OBLIGATIONS AND RESPONSIBILITIES OF THE CUSTOMER RELATED TO THE ACQUISITION OF SUBSTANTIAL SHAREHOLDING Article 28 The Customer is required to meet the legal requirements related to disclosure and actions in case of exceeding a certain shareholding threshold (substantial shareholding) in the capital of a securities issuer based in the BiH Federation, and to bring this to the attention of the public, the issuer, the relevant authorities and the Custodian. CUSTODY FEES Article 29 The Custodian may charge the Customer for the following fees for the performance of activities under the Custody Agreement: 12
Ugovora o skrbništvu: - mjesečna naknada za skrbništvo nad imovinom Klijenta, - jednokratna naknada za svaku obavljenu transkaciju po instrukciji Klijenta, - naknada za sakupljanje i raspored prihoda, - naknada za zastupanje na skupštinama, - naknada za korporativne radnje, - naknada za duple ili vanredne izvode, - naknada za usluge platnog prometa i - ostale naknade. Član 30. Klijent će plaćati naknade u skladu sa Tarifom naknada koja čini sastavni dio Ugovora o skrbništvu i koju je odobrila Komisija za vrijednosne papire FBiH. U slučaju da Klijent želi realizirati vrstu transakcije koja nije predviđena Tarifom, Skrbnik zadržava pravo definiranja naknade za takvu transakciju u dogovoru sa Klijentom. Klijent je takođe obavezan nadoknaditi sve druge provizije, troškove, poreze i ostale izdatke eventualno nastale u obavljanju poslova skrbništva, a koje je podnio Skrbnik. Ovi troškovi i naknade biće obračunati Klijentu u stvarnom iznosu. Član 31. Opis obračuna mjesečne naknade Naknade za skrbništvo nad imovinom Klijenta obračunavaju se mjesečno na temelju prosječne dnevne vrijednosti imovine na računu. Dnevna vrijednost imovine računa se na temelju tržišne cijene za svaku pojedinu vrstu VP na tržištu. Ako je tržišna vrijednost obveznice niža od nominalne vrijednosti, naknada će se računati na temelju nominalne vrijednosti. Na temelju izračunatog dnevnog prosječnog stanja imovine u KM (zbir dnevnih tržišnih vrijednosti imovine / broj stvarnih dana u mjesecu), obračun naknade vrši se po formuli: dnevno prosječno stanje imovine u KM x dani (stvarni dani mjeseca) x naknada / 365 ili 366 x 100. Ako je obračunati iznos naknade manji od minimalne naknade primjenjuje se minimalna naknada. Ukoliko se VP Klijenta nalaze na skrbničkom računu kraće od 1 mjeseca, naknada se obračunava na temelju stvarnog broja dana - monthly safekeeping fee, - one-off fee for each transaction executed upon the Customer s instruction - income collection and distribution fee - fee for proxy voting at general meetings of shareholders, - corporate actions fee, - fee for double or extraordinary statements - payment service fee and - other fees. Article 30 The Customer shall pay the fees in accordance with the Tariff of Fees, which is an integral part of the Custody Agreement and was approved by the FBiH Securities Commission. In case the Customer seeks to execute a transaction of a type not foreseen in the Tariff, the Custodian retains the right to set the fee for such transaction in agreement with the Customer. The Customer shall also reimburse the Custodian for any other commissions, costs, taxes and other expenditures paid by the Custodian during the performance of custody operations. These costs and fees shall be charged to the Customer in their actual amounts. Article 31 Monthly fee calculation The safekeeping fees shall be calculated monthly on the basis of the average daily value of the assets held in the account. The daily value of the assets held in the account is based on the market price for each individual type of security. If the market value of a bond is lower than its nominal value, the fee shall be calculated on the basis of the nominal value. Based on the calculated average daily balance of assets in KM (sum of daily market values of assets / number of actual days in a month), the fee is calculated applying the following formula: average daily balance of assets in KM x days (actual number of days in a month) x fee / 365 or 366 x 100. If the resulting amount is below the minimum fee, the minimum fee shall apply. If the Customer s securities are kept in the custody account for less than one month, the fee shall be calculated on the basis of the actual number of days that the securities were kept in the account. 13
koliko su se VP držali na računu. Ako je tako obračunati iznos naknade manji od minimalne naknade primjenjuje se minimalna naknada. Za sve usluge koje su provedene kroz kanale platnog prometa u inostranstvu, pored naknada za usluge skrbništva, naplaćuju se i redovne bankarske naknade za usluge platnog prometa sa inostranstvom. POSTUPANJE SKRBNIKA U SLUČAJU GREŠKE PRI OBAVLJANJU SKRBNIČKIH POSLOVA Član 32. Da ne bi došlo do pogrešaka u radu, a zbog kojih će stanje na Klijentovom skrbničkom računu biti pogrešno, Skrbnik se će preduzeti sljedeće predradnje: - Fizički razdvojiti front i back office skrbništva, - Obezbijediti princip četiri oka pri svakom proknjižavanju po Klijentovim računima i to na način da osoba koja vrši knjiženje ne može izvršiti kontrolu istog, - Obezbijediti da interni kontrolor izvrši kontrolu svake zaprimljene instrukcije prije prosljeđivanja iste na daljnu obradu, - Svaki radni dan vršiti rekonsilijaciju (uparivati stanje sa računa Skrbnika kod Registra sa stanjem u internom sistemu) i - Obezbijediti politike i procedure Interne kontrole i sa istima upoznati sve djelatnike koji rade na poslovima skrbništva. Član 33. U slučaju da neko od djelatnika Skrbnika (front i back office), napravi neku od grešaka, a zbog koje stanje na Klijentovom skrbničkom računu bude pogrešno, Skrbnik će poduzeti sljedeće korake: - Identificirati pogrešku, - Po hitnom postupku izvršiti potrebna knjiženja (korekcije), da bi se Klijentovi računi doveli u tačne pozicije, - Nadoknaditi Klijentu svu štetu koju je ovaj pretrpio zbog neispravnog knjiženja, a stoga i stanja na računima i - Utvrditi razloge nastajanje greške i poduzeti sve potrebne korake da se ista ne ponovi. If the resulting amount is below the minimum fee, the minimum fee shall apply. In addition to the custody fees, the Customer shall also be charged for the regular international payments fees for all services delivered through international payment channels. HANDLING OF ERRORS IN THE PERFORMANCE OF CUSTODY OPERATIONS BY THE CUSTODIAN Article 32 To avoid any mistakes that would result in an incorrect balance on the Customer s custody account, the Custodian shall undertake the following precautionary actions: - Physically separate the Custody front office from the back office, - Ensure the four-eye principle in relation to every book entry on the Customer s accounts so that the person who made the entry shall not be able to control it, - Ensure that the internal controller reviews every instruction received before it is sent for further processing, - Make reconciliations on every business day (reconcile the balance with the internal system to the balance on the Custodian s account with the Register) and - Put in place internal control policies and procedures and communicate them to all employees in charge of custody operations. Article 33 In the event that any of the Custodian s employees (front and back office) makes a mistake that causes an incorrect balance on the Customer s custody account, the Custodian shall undertake the following steps: - Identify the mistake, - Promptly make the book entries (corrections) needed to bring the Customer s account to the correct position, - Reimburse the Customer for any damages suffered from the incorrect book entry and hence account balance, and - Determine the reasons for the mistake and undertake the necessary steps to prevent them from occurring in the future. 14
STUPANJE NA SNAGU I IZMJENE PRAVILA POSLOVANJA Član 34. Pravila poslovanja, kao i svaka izmjena i dopuna, stupaju na snagu danom donošenja odluke Uprave Banke o stupanju na snagu pravila poslovanja, a primjenjuju se nakon dobivanja suglasnosti od Komisije za vrijednosne papire Federacije BiH. Član 35. Klijent ima mogućnost uvida u Pravila poslovanja u svakom trenutku njihovog važenja na web stranici Skrbnika i u prostorijama Skrbnika. Kopija istih može biti uručena Klijentu prije potpisivanja Ugovora o skrbništvu, na zahtjev Klijenta. U slučaju izmjene ili dopune Pravila poslovanja, Skrbnik će o istom pismeno informisati Klijenta ZAVRŠNE ODREDBE Član 36. Za sve slučajeve, koji nisu opisani ovim Pravilima poslovanja, važi Ugovor između Klijenta i Skrbnika, dobri poslovni običaji i uobičajena bankarska praksa, kao i važeći zakoni. Svi sporovi koje Klijent i Skrbnik ne mogu dogovorno riješiti, u kompetenciji su nadležnog suda u Sarajevu. Član 37. Usvajanjem ovih Pravila poslovanja stavljaju se van snage Opći uslovi poslovanja broj 13777- A/07-1/8, od 11.12.2007. godine, odobreni rješenjem Komisije za vrijednosne papire FBiH broj 04-19-326/06, od 12.09.2007. godine. Član 38. Ova Pravila poslovanja Skrbnika, odobrila je Komisija za vrijednosne papire FBIH, broj rješenja:. COMING INTO FORCE AND AMENDMENTS TO THE TERMS AND CONDITIONS Article 34 These General Terms and Conditions, as amended from time to time, shall come into force on the date they are adopted by the Bank s Management Board and shall apply when approved by the Securities Commission of the FB&H. Article 35 These General Terms and Conditions shall be available to the Customer, at any time during their validity, at the Custodian s website and in its offices. A copy can be provided to the Customer prior to signing the Custody Agreement, upon the Customer s request. In the event of changes or amendments to these General Terms and Conditions, the Custodian shall notify the Customer in writing. FINAL PROVISIONS Article 36 All matters not described with these General Terms and Conditions shall be subject to the Agreement between the Customer and the Custodian, good business and common banking practices as well as applicable law. Any disputes that cannot be amicably resolved by the Customer and the Custodian shall be referred to the competent court in Sarajevo. Article 37 These General Terms and Conditions supersede the General Terms and Conditions No. 13777-A/07-1/8, dated 11/11/2007 and approved by the FBiH Securities Commission by its Decision No. 04-19- 326/06, dated 12/09/2007. Article 38 These General Terms and Conditions of the Custodian were approved by the Securities Commission of FBiH, by Decision No.:. Michael G Mueller Direktor BROJ: 4025-4-1A/09-1/4 Sarajevo, 23.9.2009. Michael G Mueller Chief Executive Officer NO: 4025-4-1A/09-1/4 Sarajevo, 23/09/2009 15