FAKULTETA ZA INFORMACIJSKE ŠTUDIJE V NOVEM MESTU D I P L O M S K A N A L O G A VISOKOŠOLSKEGA STROKOVNEGA ŠTUDIJSKEGA PROGRAMA PRVE STOPNJE MARIJA PLESNIČAR
FAKULTETA ZA INFORMACIJSKE ŠTUDIJE V NOVEM MESTU DIPLOMSKA NALOGA NADGRADNJA RAČUNALNIŠKE APLIKACIJE ZA EVIDENCO DELOVNEGA ČASA S SISTEMA REGIS VAX NA SISTEM SAP Mentorica: izr. prof. dr. Nadja Damij Novo mesto, februar 2013 Marija Plesničar
IZJAVA O AVTORSTVU Podpisana Marija Plesničar, študentka FIŠ Novo mesto, v skladu z določili statuta FIŠ izjavljam: da sem diplomsko nalogo pripravljala samostojno na podlagi virov, ki so navedeni v diplomski nalogi, da dovoljujem objavo diplomske naloge v polnem tekstu, v prostem dostopu, na spletni strani FIŠ oz. v digitalni knjiţnici FIŠ (obkroţi odločitev): o takoj, o po preteku 12 mesecev po uspešnem zagovoru, o ne dovoljujem objave na spletni strani oz. v elektronski knjiţnici FIŠ zaradi prepovedi organizacije, v sklopu katere je bil pripravljen empirični del naloge. da je diplomska naloga, ki sem jo oddala v elektronski obliki, identična tiskani verziji, da je diplomska naloga lektorirana. V Novem mestu, dne Podpis avtorice
POVZETEK Delovni čas je v današnjem, hitro spreminjajočem se okolju eden od pomembnejših dejavnikov, ki zahteva skrbno gospodarjenje. Spoznanje o pomembnosti le-tega je ţe pred časom v vseh uspešnih podjetjih pripeljalo do reforme pravilnikov o delovnem času, ki omogočajo več fleksibilnosti. Stroški dela so sorazmerno visoki, zato je pomembno, da ima podjetje temu primerno optimizirano evidentiranje zaposlenih in ostalih zunanjih sodelavcev, ki prehajajo skozi podjetje. Dobra in optimalna evidenca delovnega časa omogoča splošno zaupanje v sistem upravljanja s stroški in posledično tudi nadzor nad njimi. Brez optimalne in sodobne računalniške podpore so take evidence pomanjkljive oziroma nemogoče, zato je dobra računalniška podpora pogoj za optimalno izkoriščenost razpoloţljivih virov. Predmet diplomske raziskave je proces upravljanja delovnega časa oziroma zamenjava programske aplikacije, ki ne ustreza tehnološkim in poslovnim zahtevam druţbe in ni v skladu s standardi kakovosti, ki so v druţbi predpisani. KLJUČNE BESEDE: evidenca delovnega časa, evidentiranje, obdelava podatkov, magnetna evidenčna kartica, registrirni terminali, informacijski proces. ABSTRACT In today's quickly changed environment working time is one of key elements that demands dedicated management. In some successful companies they are aware of that so many changes have been put in working time rules in order to allow more flexibility. Labour costs are relatively high so it is of vital importance that each company has its own way of recording employees and other external partners that work with the company. A good and optimum recording of working time enables trust in the system of costs managament and supervision of them. Without optimum and modern computer support such recording is insufficient or impossible so this is the reason why good computer support is the condition of available resources utilization. The purpose of the diploma thesis research is to present the process of working time administration. In other words the programme application which does not suit technological and business requirements of the company and is not in accordance with quality standards any more has to be replaced. KEY WORDS: recording of working time, recording, data processing, magnetic record card, registered terminals, information process.
KAZALO 1 UVOD... 1 1.1 Opredelitev problema... 2 1.2 Cilj diplomske naloge... 3 1.3 Hipoteza (raziskovalno vprašanje) diplomske naloge... 4 1.4 Struktura diplomske naloge... 4 2 TEORETIČNE OSNOVE... 6 2.1 Procesna teorija... 6 2.1.1 Delovni in poslovni procesi... 7 2.2 Informatizacija poslovnih procesov... 9 2.3 Informacijski sistem in njegova vloga v podjetju... 11 2.4 Delovni proces evidentiranja delovnega časa... 14 2.5 Program za evidentiranje delovnega časa Regis vax... 15 2.6 Informacijski sistem SAP... 16 2.6.1 SAP - R/3... 17 2.6.2 SAP - HR... 18 3 PREDSTAVITEV PODJETJA KRKA... 19 4 ZAČETNO STANJE EVIDENTIRANJA... 21 4.1 Obstoječe prvotno stanje procesa za evidentiranje delovnega časa s programom Regis vax... 22 4.2 Računalniška podpora... 24 5 PRENOVA SISTEMA... 25 5.1 Upravičenost nakupa informacijskega sistema SAP - HR... 31 5.2 Dejanski postopek prehoda na sistem SAP - HR... 33 6 REZULTATI SWOT ANALIZE... 34 7 ZAKLJUČEK... 37 8 LITERATURA IN VIRI... 41
KAZALO SLIK Slika 2.1: Prikaz poslovnega procesa... 8 Slika 2.2: Prenova in informatizacija primer tovarne Ford... 11 Slika 2.3: Primerjava med industrijsko in informacijsko druţbo... 12 Slika 2.4: Procesi informacijskega sistema... 13 Slika 2.5: Registrirna ura DTM 20... 16 Slika 2.6: Okolje odjemalec/streţnik... 17 Slika 5.1: Validacijski postopek k projektu»v-model«... 27 Slika 5.2: Izvajanje postopka sprememb računalniških sistemov... 30 Slika 5.3: Projektna organizacija Krke... 31 Slika 5.4: Registrator Jantar... 33 KAZALO TABEL Tabela 6.1: SWOT analiza....35
1
1 UVOD Predmet diplomske raziskave je proces upravljanja in evidentiranja delovnega časa v Krki, d. d., tovarni zdravil, Novo mesto (v nadaljevanju Krka), oziroma zamenjava programske aplikacije, imenovane Regis vax, ki ne ustreza tehnološkim in poslovnim zahtevam druţbe in ni v skladu s standardi kakovosti, ki so v druţbi predpisani. SAP - HR je razvojni, testni in produkcijski sistem, ki omogoča postavitev, nadgradnjo in dopolnitve sistema skladno s standardi kakovosti in zakonodajo. Krka sledi nenehnemu razvoju na vseh področjih, tudi s podporo informatike in informacijskih sistemov. Programske posodobitve so sestavni del hitro spreminjajočega se socialnega in ekonomskega okolja, zato je učinkovita evidenca delovnega časa z zanesljivo računalniško podporo pogoj za optimalni izkoristek razpoloţljivih virov oziroma zaposlenih v postopkih poslovanja, omogoča splošno zaupanje v sistem upravljanja s stroški ter posledično tudi nadzor nad njimi. Program Regis vax je bil zasnovan enonivojsko, brez povezave z obstoječim programskim sistemom SAP, ki se uporablja v podjetju na vseh nivojih poslovanja, in ločen od sistema za obračun plač. Vseboval ni programskih nadgradenj in potrebnih svetovalnih podpor. Dopolnitve so se izvajale nekontrolirano na produkcijskem sistemu. Prehod na novi sistem je bil nujen, in sicer na programsko aplikacijo, ki se uporablja v druţbi za celoten poslovni sistem, imenovano System Applications and Products (v nadaljevanju SAP), ki se v Krki uporablja od leta 2004. Za upravljanje in obvladovanje kadrovske administracije, delovnega časa in obračun plač se uporablja SAP - HR sistem, ki je tehnično ločen od ostalega poslovnega sistema, toda neposredno povezan s prenosom podatkov, ki jih potrebujejo ostali procesi. Diplomsko delo v nadaljevanju predstavlja predhodni in sedanji programski sistem za upravljanje in evidentiranje delovnega časa ter vključuje primerjavo obeh z uporabo metodologije, imenovane SWOT, ki predstavlja enega ključnih pokazateljev za ocenjevanje obstoječega stanja in alternativo za oblikovanje nove programske aplikacije, na podlagi pridobljenih izračunov. SWOT analiza je sistemski izračun stanja na podlagi prednosti, slabosti, priloţnosti in nevarnosti. 1
1.1 Opredelitev problema Evidenca delovnega časa je v podjetjih z veliko zaposlenimi pomemben dejavnik usklajevanja delovnih obveznosti zaposlenih. V druţbi Krka, ki predstavlja vrh generične farmacevtske industrije v tem delu Evrope, se omenjenih dejstev dobro zavedamo ter smo usmerjeni k nenehnemu posodabljanju obstoječih programskih aplikacij, ki vključujejo tudi obvladovanje delovnega časa. Ţe več kot pol stoletja uspešno uresničujemo strateške usmeritve in sledimo svojemu poslanstvu in viziji. V Krki se za obvladovanje vseh procesov uporablja več standardov kakovosti: - Dobra proizvodna praksa (ang. Good Manufacturing Practice GMP), - ISO 9001, ISO14001, - HACCP, - OHSAS, - Odgovorno ravnanje (ang. Responsible Care), - ISO/IEC 27001. Standardi kakovosti, ki so v Krki na najvišjem moţnem nivoju, vključujejo tudi učinkovito kontrolo in obračunavanje opravljenega delovnega časa. Do leta 2007 je podjetje za omenjeno področje uporabljajo enonivojski informacijski program Regis vax, ki je deloval izključno za evidentiranje delovnega časa zaposlenih. Ob tem sta se pojavljali dve ključni pomanjkljivosti programa, in sicer program Regis vax ni omogočal programske podpore obračunavanja plač zaposlenih ter ni ustrezal predpisanim standardom za obvladovanje. Ker je bilo potrebno uvesti nov sistem tudi za proces obračunavanja plač, je bila logična posledica prenove obeh sistemov uvedba aplikacije, ki podpira obe področji. Ker se od leta 2004 v Krki za obvladovanje poslovnih procesov uporablja programska oprema, imenovana System Applications and Products (v nadaljevanju SAP), je bilo zato smiselno začeti z uporabo SAPove programske aplikacije SAP tudi za evidentiranje delovnega časa zaposlenih. Zavedanje, da je evidenca prehajanja ljudi in blaga skozi druţbo nekaj pomembnega, dobiva nove razseţnosti, sorazmerne z rezultati poslovanja. Pričakovati gre, da se odličnost pričakuje na vsakem koraku, tudi pri evidentiranju zaposlenih, zato postajata evidenca prehajanja ljudi skozi druţbo ter evidenca delovnega časa ključna in pomembna dejavnika v postopkih poslovanja. Cilj sodobne evidence prehajanja in nahajanja ljudi v postopkih poslovanja ter 2
posledično obračunavanja plač zaposlenih je optimalno evidentiranje ljudi in blaga, podprto z najvišjimi standardi kakovosti, ki jih druţba uporablja. Ker so procesi kadrovske administracije in obračuna plač zelo povezani s pogostimi spremembami zakonodaje, so nadgradnje in posodobitve, temu primerno, zelo pogoste. Za ostale poslovne procese dinamika nadgradenj ni enako pogosta. Posledica tega je bila uvedba novega SAP HR sistema za obvladovanje kadrovskih in plačnih procesov v Sloveniji in tujini. 1.2 Cilj diplomske naloge Cilj diplomske naloge je primerjava dveh programskih aplikacij za evidentiranje delovnega časa, in sicer predhodnega Regis vax in SAP-R3P (SAP-HR), ki se v podjetju uporablja še danes. Predhodne raziskave so pokazale, da je bila sprememba nujna in potrebna, zato ţelim v nadaljevanju zaokroţiti pomanjkljivosti predhodnega in predstaviti prednosti programske aplikacije, ki se uporablja danes. Glede na delo, ki ga opravljam (evidenca delovnega časa na celotnem nivoju druţbe, s podporo posameznim referentkam za evidenco delovnega časa v posameznih sektorjih), ocenjujem, da lahko v poslovnem mozaiku uspešnosti z raziskovalnim delom dodam svoj kamenček, ki bo v nadaljevanju tudi alternativa in nadgradnja trenutnim in konkretnim evidencam, ki jih druţba uporablja. Z uporabo omenjene analize SWOT (prednosti, slabosti, priloţnosti ter nevarnosti) bom analizirala prejšnja in obstoječa stanja, za področje evidentiranja delovnega časa, in dokazala, da je nova programska aplikacija za evidenco delovnega časa tista alternativa, ki je bila potrebna in nujna. Namen analize, ki je bom opravila v nadaljevanju, bo tako konkretnejša pomoč vodjem pri odločitvah, kam točno usmeriti poslovanje. 3
1.3 Hipoteza (raziskovalno vprašanje) diplomske naloge Hipotezi oziroma raziskovalni vprašanji sta: RV1:»Kako učinkovita je nova programska aplikacija SAP - HR za evidentiranje zaposlenih v času obratovanja v primerjavi s predhodno, ali je skladna s standardi kakovosti, ki se v družbi uporabljajo in ali je bila nujna in samoumevna zaradi ostalih programskih aplikacij v postopku poslovanja, ki se povezujejo z evidentiranjem zaposlenih na delu?«rv2:»ali sta bili opustitev predhodne programske aplikacije za evidentiranje zaposlenih in uvedba programske alternative v sistemu SAP, imenovane SAP - HR, terminsko sami po sebi umevni?«1.4 Struktura diplomske naloge Naloga je koncipirana na način, da so uvodoma izpostavljene teoretične osnove, kako je bil zasnovan predhodni programski paket za obračun delovnega časa, s svojimi pomanjkljivostmi in prednostmi, ter njegov sodobnik SAP - HR, ki je njegova logična in potrebna posledica. V nadaljevanju diplomskega dela gre za opisovanje poslovnih in delovnih procesov, ki so v postopkih poslovanja pokazatelji, kako pomembno je evidentiranje ljudi in blaga v postopkih poslovanja. Skozi teoretične razlage diplomsko delo izpostavlja pomembnost informatizacije poslovnih procesov in informacijskega sistema ter njegove ključne vloge v podjetju. Teoretične razlage se v nadaljevanju preslikajo v smiselnost in upravičenost nakupa in prehoda na novo programsko aplikacijo, ki zdruţuje in povezuje postopke, ki jih predhodno ni bilo mogoče uporabljati z eno programsko aplikacijo. Naloga v zadnjem delu analizira in izpostavlja pridobitve in prednosti novega sistema ter izključuje predhodne pomanjkljivosti in slabosti, ki so se pojavljale s predhodnim programskim paketom za evidentiranje zaposlenih. Iz uvodnih pojasnjevanj v prvem poglavju naloge sem v drugem poglavju raziskovalnega dela pozornost namenila predvsem pojasnjevanju teoretičnih osnov procesnih teorij ter opredeljevanju, kaj so delovni in poslovni procesi in kako v posameznih okoljih delujejo. Izpostavila sem pomembnost informatizacije poslovnih procesov in pojasnila, kaj je informacijski proces ter kakšna je njegova vloga v konkretnem podjetju. Dober informacijski 4
proces je predhodnica oziroma predpogoj za optimalno evidenco delovnega časa, ki jo v nadaljevanju istega poglavja izpostavljam in predstavljam njeno delovanje v informacijskem sistemu SAP, ki ga druţba Krka uporablja na vseh nivojih poslovanja. Tretje poglavje raziskovalnega dela opisuje Krko, njeno zgodovino, splošno poslovanje in dejstvo, da gre za svetovno poznano generično farmacevtsko podjetje, uvrščeno v sam svetovni vrh generičnih farmacevtskih podjetij, ki je usmerjeno v razvoj visokokakovostnih generičnih zdravil. Njeno osnovno poslanstvo je omogočati ljudem zdravo in kakovostno ţivljenje ter utrjevanje poloţaja enega vodilnih generičnih farmacevtskih podjetij v svetu, kar je tudi Krkina vizija, ki se dosega samostojno in s krepitvijo dolgoročnih poslovnih povezav ter partnerskih odnosov na področju razvoja, oskrbe z izdelki in trţenja. Naslednje (četrto) poglavje izpostavlja predhodna stanja za evidenco delovnega časa s programom Regis vax in takratno računalniško podporo, za katero se je ugotovilo, da ni več kompatibilna ostalim programskim aplikacijam, ki jih danes druţba Krka uporablja. Naslednje (peto) poglavje je namenjeno prenovi takratnega obstoječega sistema, izpostavlja upravičenost nakupa informacijskega sistema SAP - HR in dejanski postopek prehoda evidence na SAP-ov podsistem SAP - HR. Šesto poglavje raziskovalne naloge izpostavlja SWOT analizo, njene rezultate strateškega planiranja in vse prednosti, slabosti, priloţnosti in tveganja novega oziroma obstoječega informacijskega sistema za evidenco delovnega časa, ki se uporablja danes v druţbi Krka. Rezultati analize za strateško planiranje so pokazali, da je bila naloţba upravičena in je pomenila korak naprej pri evidentiranju delovnega časa. Zaključek naloge je namenjen rezultatom opravljene SWOT analize, ki hkrati predstavlja enega ključnih temeljev za ocenjevanje ţe obstoječega stanja in je v pomoč pri oblikovanju nove strategije podjetja (Biloslavo 2006, str. 73). Analiza vseh omenjenih dejavnikov bo relevanten pokazatelj predhodne in sedanje programske aplikacije, kako neučinkovita je bila predhodna in kako učinkovita je sedanja, hkrati tudi konkretna smernica in razlog, zakaj je bila transformacija iz predhodnega v sedanji programski paket za evidenco delovnega časa nujna in skrajno potrebna alternativa. 5
2 TEORETIČNE OSNOVE 2.1 Procesna teorija Splošna razlaga teorije je, da gre za neko spoznanje, mišljenje oziroma zamisel o konkretnem pojavu, katerega podlaga je opazovanje. Lahko bi dejali, da je model opazovanega pojava, ki je lahko logični, matematični, sistemski, miselni, nesistemski ipd. Filozofija znanosti pozna tudi izraz o ponarejanju teorije na način, da na podlagi opazovanja teorijo ovrţemo za dogodke, ki so teoretično nedopustni. Tudi eden od največjih filozofov 20. stoletja Karl Raimund Popper, ki je znanstveno metodo utemeljil na principu ovrgljivosti, kar je nasprotno od principa dokazljivosti, je menil, da je»znanstveno samo tisto, kar lahko, v nasprotju s potrditvijo, tudi ovrţemo«. Podstopnja zaupanja, oziroma niţja stopnja od teorije, je v znanosti domneva, ki je produkt intuicije in ima lahko tudi status nepreverjenosti. V nadaljevanju lahko ugotovimo, da gre za metodološki postopek, na podlagi katerega lahko izločimo konkurenčne trditve, posledica tega pa je preverjenost z različnimi razpoloţljivimi podatki, ki pridobijo status teorije. Ker se bom v nadaljevanju raziskovalne naloge veliko omejevala na izrazoslovje»procesiranje oziroma procesirati«, je smiselno vse skupaj postaviti v znanstveni kontekst, od koder omenjeno izrazoslovje tudi izvira. Kadar imamo opraviti s procesiranjem nečesa, imamo podzavestno opraviti z znanostjo, ki jo opredeljujmo kot dogodek, metodo oziroma postopek, katerega posledica je preoblikovanje, naj si bo predmeta, snovi, organizma, postopka itd. Iz navedenega sledi, da gre za teorijo, ki sem jo opisovala predhodno oziroma v tem primeru za procesno teorijo, ki jo imenujemo znanstvena raziskava procesov. Filozofija procesiranja je nekakšno poenotenje načel, ki delujejo v različnih sistemskih kontekstih. Lahko procesiramo podatke, besedila, organizme, razmišljanja, glasbo in vse ostalo, nas pa bo v nadaljevanju, v kontekstu raziskave, najbolj zanimalo poslovno in delovno procesiranje. 6
2.1.1 Delovni in poslovni procesi Mejabi in Black (1997) pravita, da vse, kar delamo, upodablja nek proces ne glede na to, ali je proces dokumentiran ali ne in ne glede na to, ali ga izvajamo precizno ali ne. In zaradi vpletenosti procesa v vse, kar delamo, je jasno, da je nivo odličnosti vseh rezultatov v organizaciji odvisen od procesa, ki ga uporabljamo za dosego tega rezultata (Kriţman in Novak 2002, str. 18). Pri poslovanju in delovanju oziroma procesiranju obeh dejavnikov gre za dejavnost proizvajanja, prodajanja in nakupovanja blaga oziroma opravljanja storitev, ki ima skupni končni imenovalec, to je»dobiček«. Postopki se skladno s hitro spreminjajočim se socialnim in ekonomskim dejavnikom nenehno spreminjajo in posodabljajo ter so ciljno naravnani k čim večjemu izkoristku vseh dejavnikov v postopkih in končno k čim večjemu poslovnemu izkupičku. V zelo hitro se spreminjajočem poslovnem in delovnem okolju se pred organizacijo in seveda pred poslovno informatiko kot infrastrukturno dejavnostjo postavlja zahteva po sprotnem in učinkovitem prilagajanju spremembam. Le uspešne organizacije, ki bodo hitro in ustrezno odgovorile na nove izzive, bodo lahko dolgoročno v takšnem poslovnem okolju tudi preţivele (Kovačič in Peček 2004, str. 10). Delovni proces Delovni proces je računalniška predstavitev poslovnega procesa, s katerim zagotovimo njegovo delno ali popolno avtomatizacijo izvajanja. Opredeljen je z vsemi informacijami o poslovnem procesu, ki so potrebne za njegovo izvršitev. Delovni proces je neposredno povezan s prenovo poslovnih procesov in se ukvarja z analiziranjem, ocenjevanjem in modeliranjem ključnih poslovnih procesov v organizaciji, s čimer neposredno vpliva na njihovo operativno implementacijo. Delovni proces igra pri tem vlogo vmesnega člena med poslovnim procesom in programskimi rešitvami, ki podpirajo njegovo izvajanje (Kovačič in drugi 2004, str. 185). 7
Poslovni proces V literaturi lahko najdemo veliko definicij poslovnih procesov, toda večina od njih temelji, kot pravita Keen in Knapp (1995), na pretoku dela. Ta tako imenovana»pretočna«definicija (ang. workflow) je običajna v reinţeniringu in informacijski tehnologiji. Primer take definicije je (Seibt in drugi, 1997) potek aktivnosti, strukturiranih tako, da ustvarijo nek izhod, a) ki je predhodno definiran in ima vrednost za kupca, b) ki transformirajo/dodajajo vrednost (glavnemu) vhodnemu objektu, medtem ko izrabljajo vhodni material zato, da ustvarijo ţeleno vrednost za kupca, c) ki imajo dobro definiran začetek in konec in se vsakokrat znova izvajajo (ponavljajo), d) ki jih izvajajo ljudje, po moţnosti z orodij in e) ki po moţnosti pripadajo različnim funkcijskim enotam, strojem in napravam (npr. programi na računalniku) in pri tem izrabljajo vire zato, da doseţejo postavljene cilje organizacije: kratkoročne: vsaka izvedba procesa ustvari en primer izhodnega objekta, dolgoročne: podpira poslovne cilje organizacije (Kriţman in Novak 2002, str. 18). Skozi poslovne funkcije oziroma oddelke in enote tečejo različni poslovni in delovni procesi. Vsako podjetje lahko prikaţemo kot mnoţico povezanih poslovnih in delovnih procesov. Vloga usluţbencev pa je, da izvajajo različne aktivnosti v okviru danih poslovnih in delovnih procesov organizacije. Pri tem pa uporabljajo različna orodja ter koristijo različna potrebna sredstva za izvajanje aktivnosti (Damij 2009, str. 31 32). Slika 2.1: Prikaz poslovnega procesa Vhod Proces Izhod Vir: prirejeno po Damij (2009, str. 32) 8
Poslovni in delovni proces opredeljujemo kot skupek logično povezanih izvajalskih in nadzornih postopkov, katerih posledica oziroma izid je načrtovani izdelek ali storitev. Uspešnost procesa opredelimo in merimo s stopnjo pogostosti skladnosti izhodnih veličin s predvidenimi, vnaprej opredeljenimi rezultati procesa ali obsegom dodane vrednosti, ki jo ustvarjata obravnavani poslovni in delovni proces (Kavačič in drugi 2004, str. 37 38). Vsaka delovna organizacija oziroma poslovno-podjetniški sistem mora vsebovati, ali če tega nima, razviti učinkoviti proces ter ga skozi poslovanje tudi zanesljivo in učinkovito izvajati. Kakovost poslovnega procesa se izraţa skozi produkcijo izdelkov in je bistveni kapital organizacije. Procesni kapital je vsota tehnik in organizacijskega znanja, ki določajo, kako uspešno posamezna delovna organizacija nastopa na trţišču. Vsaka dobra organizacija stremi k edinstvenemu in funkcionalno uporabnemu procesnemu kapitalu oziroma uporablja, po svojih merilih, najoptimalnejše poslovne pristope, ki omogočajo največji izkoristek in največje donose. Eno od vrst poslovnega pristopa, ki jo menedţment uporablja za doseganje čim boljših poslovnih rezultatov, imenujemo tudi benchmarking 1 (Kriţman in Novak 2002, str. 52). Omenjeni poslovni pristop temelji na primerjanju z drugimi, vodi v odločitve, kaj, s kom in kako bomo primerjali zbrane podatke za analiziranje in uresničevanje zbranih ugotovitev in je sredstvo za razmišljanje»zunaj meja«. 2.2 Informatizacija poslovnih procesov Splošno Vprašanje, kako in kdaj začeti informatizacijo poslovanja, se največkrat pojavi v primerih, ko podjetja, poslovni sistemi ali druţbe ugotovijo, da njihovo poslovanje ni optimalno 1 Benchmarking je proces, ki prepozna in ovrednoti najboljše procese in zmogljivosti tako, da jih lahko vključimo v obstoječe procese organizacije ter s tem povečamo njihovo uspešnost, učinkovitost, hitrost in prilagodljivost. Benchmarking omogoča organizaciji postaviti izzivalne, a dosegljive cilje, daje proces izboljšanja, pomaga pri napovedi prihodnjih trendov, skratka pomaga organizaciji, da se izboljša in sama postane objekt benchmarkinga. Prepoznanje»najboljših praks«bo omogočilo organizaciji izbrati najboljši način izvajanja procesa. Najboljše prakse lahko najdemo pri najboljših v panogi, v publiciranih raziskovalnih poročilih ali raziskavah organizacij iz drugih panog. Najboljše prakse predstavljajo delovanje organizacije brez omejenih virov (Kriţman in Novak 2002, str. 52). 9
organizirano, da je konkurenca na konkretnih področjih bolj prilagodljiva, da se načrtovane naloge izvajajo prepočasi, da zahteva trg konkretnejše modifikacije in da splošni rezultati poslovanja zaostajajo za načrtovanim dosegom. V takih primerih se sprejemajo odločitve o prenovi poslovnih procesov, ki jih je potrebno nadgraditi z ustrezno računalniško podporo. Do takih spoznanj se pride pri opredeljevanju in načrtovanju poslovanja in velikokrat tudi pri spoznanju, da morebitna informatizacija poslovanja in postopki njenega uvajanja ne bodo zadovoljili konkretnih načrtovanj. Pojavljajo se dvomi o upravičenosti informacijske nadgradnje, zato je smiselno, da se v praksi pred informatizacijo izvede splošna prenova poslovnih procesov. Praksa je pokazala, da je potrebno oba projekta izvesti vzporedno oziroma, če je to mogoče, kot skupen projekt. Informacijska podpora uveljavljanju poslovnih procesov Vedno kadar analiziramo, izboljšujemo ali preprosto dokumentiramo poslovne procese, je priporočljivo uporabiti ustrezne računalniške programe. Orodja za analizo poslovnih procesov lahko pomagajo pri opravilih, kot so: - grafični prikaz poslovnih procesov; - simulacija poslovnih procesov; - ovrednotenje poslovnih procesov / določitev šibkih točk ali ozkih grl; - dokumentiranje obstoječih poslovnih procesov in - razširjanje znanja o poslovnih procesih (Kriţman in Novak 2002, str. 60). Če ţelimo prenoviti obstoječi poslovni proces, je za to potrebna temeljita analiza le-tega, gledano tako ekonomsko (z analizo vrednostnih verig) kot tudi v kontekstu operativne izvedbe poslovnih procesov. Gre za precej podrobno analiziranje poslovanja z namenom identifikacije ključnih aktivnosti, dokumentacije in oblik trenutnih potekov poslovnih procesov ter izvajalcev in lastnikov postopkov ključnih aktivnosti. V kontekstu teoretičnih razlag izpostavljam v nadaljevanju shematični prikaz prenove in informatizacije poslovanja na primeru tovarne Ford. 10
Slika 2.2: Prenova in informatizacija primer tovarne Ford Vir: Kovačič (2012) Vplivnost rezultatov procesa informatizacije je v posameznih obdobjih različna zaradi pomembnosti obsega in področja informatizacije za poslovanje organizacije. Za obdelavo podatkov sta značilna oddelčna usmeritev in reševanje zaključnih problemov znotraj posameznih poslovnih funkcij. Obdobje poslovnih informacijskih sistemov je celovita obravnava podatkov in informatizacija poslovnih procesov posameznih poslovnih funkcij (Kovačič in Peček 2004, str. 16). 2.3 Informacijski sistem in njegova vloga v podjetju Splošno Informacijski sistemi so v svoji zgodovini»prehodili«dolgo pot. Nastajale so nove zamisli, pobude in razvojne moţnosti, ki so na svoj način opredeljevale pojem informacijskega sistema. Zato je pojem večplasten in vsebuje prvine, značilne za kibernetski sistem, organizacijski sistem in upravljalni sistem (Verbič 2001, str. 39). 11
Slika v nadaljevanju prikazuje primerjavo med industrijsko in informacijsko druţbo. Mejnik med obema sega v leto 1954, ki je označevalo nekakšen prehod, saj se je začela spreminjati miselnost o materialnih dobrinah, hkrati pa so začeli poudarjati pomen zdruţevanja podatkov, informacij in znanja, ki je danes potencialna prvina ter nepojmljiv in nenadomestljiv kapital vsake druţbe. Slika 2.3: Primerjava med industrijsko in informacijsko druţbo Vir: Kovačič (2012) Če ţelimo razmejiti oziroma poiskati bistvo ene in druge druţbe, gre poudariti, da je razlika med industrijsko in informacijsko druţbo v tem, da se pomen tehnoloških sprememb in ekonomskih aktivnosti prenaša iz proizvodnje materialnih dobrin na produkcijo informacijskih storitev, informacij oziroma novega znanja. Podlago za nadaljnje povezovanje oziroma prehod iz industrijske v informacijsko druţbo gre poiskati v informacijah in sistemih. Splošna opredelitev informacije je, da gre za znanje o stvarnosti, s katero smo obkroţeni, torej o stvareh, predmetih in pojmih. Omenjeno znanje je pretvorjeno v nekakšna sporočila, ki prejemniku posredujejo neka vedenja oziroma nekaj povedo. 12
V nadaljevanju, ko gre za zdruţevanje informacij in sistemov, je potrebno poudariti, da je sistem medsebojno povezana skupina elementov, ki je zasnovana z namenom, da se opravi konkretna funkcija oziroma doseţe konkretni cilj. Sistem lahko vsebuje poljubno veliko elementov oziroma minimalno dva, ki imajo določene lastnosti in funkcije, ki so medsebojno povezane (povezava je lahko direktna ali s pomočjo tretjih elementov). Povezave so lahko informacijske (na podlagi konkretne dokumentacije), materialne (materialno skladišče) in energijske (kot je na primer sončni sistem). Definicija informacijskega sistema Informacijski sistem je celota, v kateri se obdelujejo, pretakajo in shranjujejo podatki in informacije, med katerimi prevladuje hierarhični odnos. V informacijskem sistemu se obdelujejo podatki. Imenujemo ga lahko tudi skupek postopkov in naprav ter ljudi, zasnovan pa je z namenom akumulacije oziroma zbiranja, shranjevanja, obdelave ter distribucije informacij oziroma podatkov. Označujejo ga upravljalni, poslovni in temeljni procesi. Pri tem jih povezuje sistem povratnega informiranja, ki ima v integrirani strukturi informacijskega sistema poudarjeno upravljalno, vsebinsko in izvajalsko funkcijo (Verbič 2001, str. 40). Slika 2.4: Procesi informacijskega sistema Vir: Verbič (2001, str. 40) 13
Upravljalni proces je skupek različnih aktivnosti, ki so usmerjene na upravljanje ciljev. Značilen je za nestrukturirane odločitve, ki jih ni mogoče naprej natančno določiti oziroma programirati. Poslovni proces je proces logično povezanih, ciljno usmerjenih poslovnih informacij, ki je značilen za delno (ne)strukturirane naloge in z njimi povezane odločitve ter jih je mogoče le delno postopkovno vnaprej določiti oziroma programirati. Temeljni proces pa je usmerjen na uresničevanje oziroma izvajanje upravljalnih ukrepov. Značilen je za strukturirane naloge, ki jih je moţno vnaprej natančno postopkovno določiti oziroma programirati (Verbič 2001, str. 40 42). Vloga, značilnosti in načrtovanje informacijskega sistema Namen poslovno informacijskega sistema, ki je osnovna sestavina vsake druţbe oziroma poslovne organizacije, je podpora pri doseganju zastavljenih ciljev podjetja. Poslovni informacijski sistem velikokrat ne zadostuje za izpolnitev vseh informacijskih potreb, zato ga je potrebno nadgrajevati s sistemi za podporo odločanja, z ekspertnimi in vodstvenimi informacijskimi sistemi (Verbič 2001, str. 40 42). Ločimo med poslovno informacijskimi sistemi, sistemi za podporo odločanja, vodstvenimi in ekspertnimi informacijskimi sistemi, katerih načrtovanje sestoji iz snovanja baze podatkov, oblikovanja postopkov, snovanja vhodno-izhodnih sporočil in izbora programske in strojne opreme (Verbič 2001, str. 40 42). Informatizacija organizacije povezuje in med seboj prepleta procese spreminjanja organizacije dela, prenavlja postopke pod učinkovanjem uvajanja informacijskih tehnologij, uvaja informacijsko tehnologijo v postopke shranjevanja, obdelave, iskanja ter oblikovanja informacij, obenem pa razvija področja upravljanja z informacijskimi viri in informacijami kot enim od ključnih področij upravljanja in vodenja (Verbič 2001, str. 40 42). 2.4 Delovni proces evidentiranja delovnega časa Klasična evidenca delovnega časa se začne z registracijsko kartico, ki jo zaposleni ob prihodu primakne do optičnega čitalca za evidentiranje in si registrira svoj prihod na delo. Ob pravilni 14
registraciji se zasliši zvok, s katerim se potrjuje, da je prihod evidentiran, hkrati se na njem prikaţe tudi zelena svetilka. Ob nepravilni uporabi se na registratorju prikaţe rdeča svetilka, ki opozarja na nepravilno registracijo zaposlenega. Enak postopek velja tudi za odhod z dela. Vse izredne dogodke (prihode in izhode) evidentira receptor varnostnik, ki na podlagi obrazca (dovolilnice) opravi registracijo. Vso evidenco znotraj delovnega časa registrira receptor varnostnik, in sicer: - zasebni (privatni) izhod; - sluţbeni izhod in - bolniška odsotnost do 5 ur. Zaposlenemu, ki je prišel na delo predčasno ali je podaljšal delo po svojem urniku ter je tako zabeleţeno tudi na dovolilnici (pisni dokument za predhodni, naknadni ali izredni odhod), registrira na podlagi omenjene dovolilnice varnostnik predčasni prihod, podaljšano delo ali bolniško odsotnost do 5 ur. Enako velja tudi, če zaposleni pride na delo pozneje ali pa je ţe sluţbeno kje drugje v podjetju, na drugi lokaciji, pričel z delom. V tem primeru registrira receptor zasebni (privatni) ali sluţbeni prihod. Če zaposleni pride na delo izven rednega delovnega časa, se evidentira zahtevani prihod, pri odhodu pa zaposleni sam evidentira klasični odhod. Kadar pride zaposleni na delo izven rednega delovnega časa, se evidentira (receptor varnostnik) zahtevani prihod, ko odide, se registrira klasični odhod. Pri nadurnem delu se evidentira nadure (evidenco opravi receptor), ko pa zaposleni zaključi z nadurnim delom, samostojno opravi evidenco kot pri klasičnem končanju z delom. Vse odsotnosti (dopust, sluţbena pot, bolniška odsotnost, krvodajalstvo, izredno plačani dopust) aţurirajo referentke v organizacijski enoti, ki so zadolţene za evidenco delovnega časa. 2.5 Program za evidentiranje delovnega časa Regis vax Sistem v programski (ang. software) in strojni opremi (ang. hardware) je temeljil na WAX-ih in Ethernet mreţi. Terminali za registracijo so bili direktno priključeni na centralni računalnik 15
WAX, ki jih je nadziral, zbiral podatke in jih shranjeval na centralni disk, kjer so bili preko terminalov dostopni vsem, ki so jih potrebovali. Registrirne ure DTM 20 so bile v bistvu terminali, zmoţni lastnega hranjenja do 3000 registracij, s sposobnostjo hrambe še neprepisanih podatkov iz ure na WAX. V primeru izpada WAX-a je bila registracija moţna, ni pa bil moţen vpogled v bazo podatkov. V primeru izpada električne energije so imele registrirne ure lastno akumulatorsko napajanje za 10 ur delovanja. WAX pa je bil priključen na sistem brezprekinitvenega napajanja. Evidentiranja v sistemu, vezana na delovni čas posameznika, so bila pogojena z uporabo magnetnih kartic na uri terminalu, ki je bil evidentno mesto (Interno gradivo Krke, d. d., Novo mesto, 1993a). Slika 2.5: Registrirna ura DTM 20 Vir: Krka, d. d., Novo mesto (1992) 2.6 Informacijski sistem SAP SAP (ang. System, Applications and Products in Data Processing) je eno od vodilnih podjetij za programsko podporo in povezovanje procesov v okviru podjetja in eden od vodilnih proizvajalcev programske opreme na svetu. Ustanovilo ga je nekaj sistemskih programerjev podjetja IBM z vizijo o optimalnejšem izkoristku programskih aplikacij v postopkih 16
poslovanja. Danes omenjeno aplikacijo uporablja več kot 12 milijonov uporabnikov, ki imajo na voljo 121.000 instalacij po vsem svetu, z več kot 1500 SAP-ovimi partnerji, več kot 25 industrijsko specifičnimi poslovnimi rešitvami ter več kot 41.200 strankami v 120 drţavah (SAPFans). Ţe od svojega prvega dne predstavlja globalni programski izdelek in podpira različna jezikovna področja. Zaradi svoje napredne in revolucionarne oblike (designa) je SAP prvi nemški dobavitelj programske opreme. Podjetje je četrti največji dobavitelj programske opreme in prvi na trţišču aplikacij programske opreme za podjetja. Pod simbolom SAP je vpisano tudi na newyorški borzi (SAPFans). Za številna podjetja ponuja različne obseţne rešitve, vključno z letalsko industrijo, obrambo, avtomobilsko industrijo, kemično industrijo, bančništvom, zavarovalnimi podjetji, razvojno industrijo, zdravstvom, mediji, računalniško industrijo itd. (Larocca 2002, str. 4). 2.6.1 SAP - R/3 R/3 (ang. runtime system three) zagotavlja komplet poslovnih aplikacij, ki so oblikovane za okolje odjemalec/streţnik. R/3 arhitektura omogoča porazdelitev delovnega bremena na osebne računalnike, ki so medsebojno povezani z omreţjem (Larocca 2002, str. 6). Slika 2.6: Okolje odjemalec/streţnik Vir: Larocca (2002, str. 7) 17
SAP-ova programska oprema je koncipirana na način, da deluje kot celota, kar pomeni, da omogoča podjetju, da programsko zajema podatke kot celota in ne na način, da bi posamezni oddelki delovali ločeno (Larocca 2002, str. 7). Celotni tok podatkov v obdelavi deluje integrirano, in sicer na način, da se konkretni podatek na konkretnem mestu vnese v sistem samo enkrat, v nadaljevanju pa sistem sam sproţi in posledično posodobi druge povezane podatke in logično povezane funkcije (Larocca 2002, str. 8). Vsi poslovni procesi v podjetju so razporejeni in povezani tako, da sprememba oziroma vneseni podatek v sistem povzroči spremembo oziroma se odrazi v nadaljevanju na drugem poslovnem mestu. Primer so obračunani zneski osebnih dohodkov v modulu Kadrovski sistemi, ki so povezani z zneski v glavni knjigi iz modula Finance. SAP-ova R/3 transakcija je vsakršni logični proces v R/3 sistemu in gre za neodvisno transakcijsko enoto. Vsi SAP-ovi programi so koncipirani na način, da zdruţujejo in uporabljajo, z minimalnim številom odvečnih podatkov, podatkovno bazo, ki ima jasno definirano vsakršno polje posebej. SAP R/3 programska oprema je med najbolj zapletenimi paketi programske opreme. Njena funkcionalnost zdaleč presega tipično programsko opremo, saj je opremljena z orodji za podporo vseh vidikov normalnega obratovanja podjetja. V preteklosti so bili po meri napisani programi temelj obdelave podatkov podjetja. Običajno so te programe razvijali na oddelku informatike in so jih s spreminjanjem poslovnih zahtev izboljševali in prilagajali. Postopoma so razvijali programske ploščadi, ki so morale biti povezane s številnimi serijskimi vmesniki, ki so prenašali in jemali podatke iz oddelka v oddelek. Do te povezave je prišlo v glavnem ponoči, ko uporabniki niso uporabljali sistema. Za nadzor povezovanja različnih sistemov je moral poseben kontrolni oddelek pripravljati poročila za usklajevanje podatkov (Bancroft in drugi 2001, str. 14 15). 2.6.2 SAP - HR SAP-ova aplikacija»my SAP Human Resources«(mySAP HR) nudi dovršeno rešitev za upravljanje s človeškim kapitalom, ki strokovnjakom za kadre, vodjem, direktorjem in ostalim vodilnim v podjetju omogoča celo vrsto programskih rešitev, kako na najbolj učinkovit, prijazen in dovršen sistem usklajevati človeški kapital z izvršilnimi nalogami v postopkih poslovanja (Dessler 2000, str. 699). 18
Ni več skrivnost, da so ljudje ključ za organizacijsko uspešnost. Raziskave vedno znova pokaţejo, da je učinkovito ravnanje s ključnimi kadri odločilno za uspešnost organizacije. Ravnanje s kadrovskimi viri (angl. Human Resource Management HRM) je poslovna tehnika vodenja in upravljanja kadrov oziroma njihovih virov (znanje, sposobnosti, osebne lastnosti itd.) v poslovnem procesu za doseganje ciljev organizacije (skupni cilj) in ciljev posameznika. Vloga kadrovskih virov je, da naredijo podjetja boljša, hitrejša in konkurenčnejša (Dessler 2000, str. 699). Modul SAP - HR (kadrovski sistemi) ponuja globalno rešitev upravljanja človeških virov, vključno s standardnim jezikom, valuto in zakonskimi zahtevami. V konceptualnem in inovativnem designu tega SAP-ovega modula so upoštevani vsi različni vidiki upravljanja funkcij kadrovske sluţbe podjetja. Modul Kadrovski sistemi je razdeljen na: kadrovska administracija planiranje in razvoj sodelavcev Oba podmodula vsebujeta različne vidike funkcij kadrovskih sistemov podjetja (Larocca 2002, str. 147 148). Upravljanje z delovnim časom je ključna prednost komponente, ker omogoča predstavitev časovnih struktur v podjetju skladno z dejanskim stanjem, pri čemer pa za osnovo uporablja koledar. Ti: modeli dejanskega delovnega časa, kot so fleksibilen delovni čas, normalen delovni čas in delovanje izmen planirani delovni časi, urnik odmorov in datume izplačila plač izjeme, kot so zamenjava, razpoloţljivost in poslovna potovanja predpisi za plačilo prisotnosti in odsotnosti, odmorov ali delovnih in dela prostih dni (vikendi in prazniki) (Larocca 2002, str. 157) 3 PREDSTAVITEV PODJETJA KRKA Krka se je razvila na podlagi večstoletnega lekarniškega izročila. Ţe v 12. in 13. stoletju so se v okolici Novega mesta za samostanskimi zidovi začeli pojavljati prvi zametki današnjih 19
lekarn. Ţe v 15. stoletju je bila samostanska lekarna tudi v Novem mestu. Prvo deţelno lekarno je Novo mesto dobilo leta 1570, vodil pa jo je lekarniški pomočnik Peter Klaus, ki je za ustanovitev apoteke dobil podporo pri deţelnih stanovih. Lekarna je delovala nepretrgoma 380 let, do leta 1950, ko je bila podrţavljena in preimenovana v Mestno lekarno Novo mesto. Na pobudo Borisa Andrijaniča, magistra farmacije, takratnega upravnika novomeške mestne lekarne, je bil leta 1954 ustanovljen Farmacevtski laboratorij Krka, ki je v začetku zaposloval le devet delavcev. Laboratorij je ţe dve leti pozneje prerasel v tovarno zdravil (Wikipedija). Krka, tovarna zdravil, d. d., Novo mesto je danes svetovno poznano generično farmacevtsko podjetje, uvrščeno v sam svetovni vrh generičnih farmacevtskih podjetij. Od prve registracije zdravil in ustanovitve prvega farmacevtskega laboratorija leta 1954 pa do danes je minilo ţe skoraj 60 let. Od leta 1962, ko je v Ločni zrasel nov proizvodni obrat z laboratoriji in ko se je začelo prodajati tudi na tuje trge, je preteklo ţe več kot 50 let. Leto 1980 je bilo mejnik, ko smo pri ameriški Agenciji za hrano in zdravila FDA (ameriški vladni urad za prehrano in zdravila, ki je pod okriljem ameriškega ministrstva za zdravje) pridobili prve registracije za proizvodnjo antibiotikov. Leta 1990 se je širila marketinško prodajna mreţa v tujini in gradili so se novi proizvodni obrati. Leta 1997 so se Krkine delnice uvrstile na Ljubljansko borzo, s prevzemom nemškega podjetja TAD Pharma pa smo marketinško-prodajno mreţo razširili tudi na zahodnoevropske trge. Danes je Krka ugledno ter eno izmed vodilnih generičnih farmacevtskih podjetij v svetu (Krka, d. d., Novo mesto, 2012a). Krka je usmerjena v razvoj lastnih visokokakovostnih generičnih zdravil, ki jih trţimo pod lastnimi blagovnimi znamkami. Osnovna naloga je omogočati ljudem zdravo in kakovostno ţivljenje, ob poslanstvu»ţiveti zdravo ţivljenje«, ki ga uresničujemo z bogato paleto svojih izdelkov in storitev z zdravili na recept, za samozdravljenje, s kozmetičnimi in veterinarskimi izdelki ter zdraviliško-turističnimi storitvami, z vlaganjem v ljudi in okolje, s sponzorstvom in donatorstvom. Utrjujemo poloţaj enega vodilnih generičnih farmacevtskih podjetij v svetu, kar je tudi Krkina vizija, katero dosegamo samostojno s krepitvijo dolgoročnih poslovnih povezav in partnerskih odnosov na področju razvoja, oskrbe z izdelki in trţenja. Hitrost in fleksibilnost, partnerstvo in zaupanje ter kreativnost in učinkovitost so Krkine vrednote, ki se preslikavajo skozi znanje, sposobnost, inovativnost, delavnost in iznajdljivost, ki jih premore in omogoča hitrost. Krkino ciljno prioriteto biti prvi na cilju, ne samo pri prodaji, temveč tudi pri odkrivanju novih potreb na trgih, dosegajo z učinkovitim krajšanjem 20
razvojnega procesa, hitrim pridobivanjem registracijske dokumentacije, usklajeno proizvodnjo in distribucijo. Krkin integrirani sistem vodenja (ISV) obravnava različne vidike poslovanja. Kakovost je opredeljena z dobro proizvodno prakso in implementacijo standarda ISO 9001, skrb za okolje z uvedbo in izvajanjem zahtev standarda ISO 14001, varnost in zdravje pri delu sta definirana s standardom OHSAS 18001, varnost ţivil z določili HACCP-a, sistem vodenja varovanja informacij je certificiran v skladu z ISO/IEC 27001 in sistem upravljanja neprekinjenega poslovanja je definiran s standardom BS 25999 (Interno gradivo Krke, d. d., Novo mesto, 2012b). 4 ZAČETNO STANJE EVIDENTIRANJA Podjetje, ki dnevno stremi k izboljšanju delovnih procesov in le-te nenehno posodablja ter s tem posledično zmanjšuje stroške, nujno potrebuje dober sistem za evidentiranje delovnega časa. Cilj evidentiranja je natančno beleţenje prihodov in odhodov na delovno oziroma z delovnega mesta ter ostale odsotnosti oziroma prisotnosti, kot so na primer sluţbene poti, dopusti, nadure, koriščenje ur, zasebne (privatne) odsotnosti itd. Z zbranimi podatki ter dobro organizacijo dela lahko evidentiranje delovnega časa prinaša veliko prednosti pri upravljanju s človeškimi viri, obenem pa posledično tudi velike prihranke. Prehod z ročnega na avtomatizirano evidentiranje Predhodni sistem za evidentiranje je temeljil na urah za ročno evidentiranje na evidenčne kartice in ročnem vnosu v sistem za obračun plač. Delavec je na sistemski uri evidentiral prihode in odhode na papirni obrazec, vse ostalo pa so ročno opravile referentke za evidenco delovnega časa, vključno z vodenjem vrste dodatnih evidenc in pregledov stanja salda ur, stanja dopusta, opravljenih nadur itd. 21
Ker so bile obstoječe registrirne ure dotrajane in v slabem stanju, rezervnih delov ni bilo, je bil temu primerno obstoj ročnega evidentiranja nemogoč in neracionalen. Največja prednost pri prehodu z ročnega evidentiranja na Regis vax sistem je bil prihranek časa ter posredno tudi denarja, ki ga je prinesla opustitev ročnega izpolnjevanja evidenčnih listov, računanja fonda ur in ročnega spremljanja izkoriščanja dopusta ter zmanjšanja moţnosti napak. 4.1 Obstoječe prvotno stanje procesa za evidentiranje delovnega časa s programom Regis vax Regis vax je bil računalniški paket za evidentiranje delovnega časa, ki je omogočal avtomatsko zbiranje, obdelavo in pregled dogodkov o prisotnosti oziroma odsotnosti z dela zaposlenih, ne glede na vrsto delovnega časa. Omogočal je prenos podatkov v datoteko za obračun osebnega dohodka, pri tem pa je odpadlo izpolnjevanje evidenčnih listov in njihov vnos. Za vsakega zaposlenega so obstajali v programu matični podatki, iz katerih so bili razvidni naslednji podatki: evidenčna številka magnetne kartice, ime in priimek, matična številka zaposlenega, koledar, urnik, stroškovno mesto in organizacijski razpored. Sistem je deloval v programski (ang. software) in strojni (ang. hardware) opremi in baziral na WAX-ih in Ethernet mreţi. Registrirni terminali so bili direktno priključeni na centralni računalnik WAX, ki jih kontroliral, zbiral podatke in jih shranjeval na centralni disk, kjer so bili preko terminalov dostopni vsem, ki so podatke potrebovali. Registrirne ure so bile v bistvu terminali, zmoţni lastnega hranjenja do 4000 registracij, s sposobnostjo hrambe še ne prepisanih podatkov iz ure na WAX. Tudi v primeru izpada WAX-a je bila registracija moţna, ni pa bil moţen vpogled v podatke. V primeru izpada elektrike so imele ure lastno akumulatorsko napajanje za 10 ur delovanja, WAX pa je bil priključen na sistem brezprekinitvenega napajanja. Vsa evidentiranja v sistemu, vezana na delovni čas posameznika, so bila pogojena z uporabo magnetnih kartic na terminalu, ki je bilo evidentno mesto (Interno gradivo Krke, d. d., Novo mesto, 1993b). Sistem Regis vax je omogočal (Interno gradivo Krke, d. d., Novo mesto, 1993b): 22
sprotno, natančno in pregledno evidenco delovnega časa s sprotnim dnevnim in mesečnim izračunom obveznosti ter salda obdelavo podatkov, ki so bili osnova za obračun osebnih dohodkov ročne vnose: celodnevne odsotnosti (npr. sluţbene odsotnosti, letni dopust, bolniška odsotnost, izredno plačani dopust, refundacije itd.), vnos popravkov na osnovi podpisanih dokumentov (plačilo nadur, končni saldo). večina ročnih opravil referentov za evidenco delovnega časa odpade: izračunavanje delovnega časa za posameznega delavca, izpolnjevanje evidenčnih listov, vodenje pomoţnih evidenc. Vsa evidentiranja delovnega časa, ki smo jih opravili preko registrirnih terminalov, so potekala na podlagi uporabe magnetne evidenčne kartice. Kartice so vsebovale poleg identifikacijskih podatkov tudi nevidni magnetni zapis na hrbtni strani. To je bil kodirani zapis evidenčne številke kartice. Da ne bi prišlo do poškodb magnetnega zapisa, se je bilo potrebno izogibati močnim magnetnim poljem in fizičnim poškodbam. Evidenčno kartico je nosil posameznik s seboj. Evidentirali smo tako, da smo magnetno kartico potegnili skozi reţo terminala v smeri puščice za prihod, v nasprotno smer za odhod. Da se je dogodek zabeleţil, je terminal potrdil z enojnim zvokom za pravilno in s trojnim zvokom za nepravilno evidentiranje, hkrati pa tudi s signalno svetilko na zaslonu. Referentka za evidenco delovnega časa je tekoče dnevno ali tedensko preverila, če so bili evidentirani vsi dogodki. Kadar je manjkal dogodek, je na podlagi dokumenta ročno vnesla podatek, nepravilne dogodke pa brisala. Referentka za evidenco delovnega časa je ročno vnesla vse odsotnosti, dodatne bloke za malico, dodatke za deljen delovni čas in stanje pripravljenosti. Po opravljenih vseh vnosih so se v datoteko RDCRDC prenesli obdelani podatki, zdruţeni po vrstah dela. Pri prenosu so bili moţni še zadnji popravki ur pred obračunom osebnega dohodka. Vsi popravki so se vnašali na matično številko zaposlenega. 23
Ko so se podatki prenesli v datoteko za obračun plač, popravki niso bili več moţni. Pozitivni ali negativni saldo pri zaposlenemu se je zabeleţil v datoteko RDC04. Iz tega podatka je bilo razvidno, s kakšnim saldom ur se je končal mesec za zaposlenega. Saldo se je prenesel na evidenčno kartico za naslednji mesec kot»začetni saldo«. Poročilo o delovnem času je bilo moţno kreirati na več načinov in z več kriteriji (za posamezni poljubni mesec, za obdobje, za posameznega delavca, za več delavcev, za celotno stroškovno mesto). Po kreiranju liste smo izbrali izpis na zaslon ali pa ga natisnili. Enako smo izpisali tudi listo kumulativnega salda, in sicer stanje, zaključeno s prejšnjim delovnim dnem. Sistem je upošteval saldo iz prejšnjega meseca, delovno obveznost za tekoči mesec in ure prisotnosti do izbranega datuma. Če smo ţeleli izpis nepravilnih evidentiranj urnikov, smo vpisali datum, na podlagi katerega so se izpisali zamudniki oziroma tisti zaposleni, ki so imeli poznejši prihod, kot je bilo predvideno z urnikom, oz. predčasen izhod. Moţen je bil tudi izpis po simbolih, kjer je bil kumulativen pregled evidentiranih dogodkov (Regis vax. Uporabniški priročnik za evidentičarke, Dopolnjeno gradivo, Novo mesto, februar 2004). 4.2 Računalniška podpora Za primarno dostopanje do podatkov o evidenci delovnega časa je bilo potrebno urediti nemoteno dostopanje vseh referentk do osebnih računalnikov ter priklop le-teh na računalniško mreţo. Ker so bili registratorji priključeni na mreţo terminalnih streţnikov, se je le tako dostopalo do ţelenih podatkov o evidenci delovnega časa (Interno gradivo Krke, d. d., Novo mesto, 1993b). Predhodni sistem za evidentiranje je bil tehnološko zastarel in neustrezen glede na predpisane standarde. Novi sistem je moral zagotoviti vse zahtevane poslovne funkcionalnosti in ustrezati vsem standardom za obvladovanje informacijskih sistemov. 24
5 PRENOVA SISTEMA Celotna prenova poslovnih sistemov v druţbi je potekala v več fazah. Cilj prve faze projekta je bil uvedba funkcionalnosti SAP, ki podpirajo operativno delovanje preskrbovalne verige Krke, d. d. (proces nabave, logistike, prodaje, proizvodnje, QM, vzdrţevanja in računovodstva ter informacijski sistem za vsa področja) ter v celoti nadomestiti funkcionalnosti, ki so jih podpirali stari sistemi (Interno gradivo Krke, d. d., Novo mesto, 2003b). V drugi fazi se je v SAP sistem preneslo funkcionalnosti za upravljanje delovnega časa in obračun plač. Delo je potekalo projektno v skladu s Pravilnikom o projektnem načinu dela in skladno s standardi. Potrebno je bilo: - formirati projektno skupino, zagotoviti potrebne resurse (finančne in kadrovske) za izvajanje projekta, vzpostaviti ustrezen dokumentacijski sistem projekta, določiti način dela, zagotoviti ustrezne prostore, izbrati zunanje svetovalce, definirati terminski plan in mejnike projekta, - zagotoviti ustrezno tehnološko infrastrukturo, - določiti osnovne organizacijske strukture, matične podatke in poslovne procese v okviru sistema SAP, - določiti meje informacijskih sistemov in pripraviti načrt vmesnikov na ostale sisteme ter prilagoditev funkcionalnosti le-teh: proizvodni proces Werum, skladiščni sistem APS, dokumentacijski sistem, sistem za upravljanje odnosov s strankami (Sales Vision in Market Vision), kadrovske evidence in plače, carinski sistem TRINET, - izvesti nastavitev sistema SAP in dograditi manjkajoče funkcionalnosti, - izvesti spremembe obstoječih poslovnih procesov in organizacijskih struktur v skladu s procesi in strukturami v sistemu SAP, - izvesti vmesnike in ostale sisteme, - zagotoviti prenos podatkov iz obstoječih sistemov in prečistiti vsebino podatkov (PMPS, LIMS, GK in pomoţna knjigovodstva in Werum), - vnesti manjkajoče podatke v novi sistem, 25
- izšolati uporabnike sistema, - testirati in kvalificirati sistem, - zagotoviti podporo uporabnikom po zagonu paketa. Omenjene naloge so se izvajale skladno z metodologijo ASAP, ki jo je za vpeljavo sistema SAP razvilo podjetje SAP (Interno gradivo Krke,d. d., Novo mesto, 2003b). Pri postavitvi sistema je potrebno upoštevati načela upravljanja informacijskega sistema. Ključna dejavnika pri razvoju in upravljanju vseh IT sistemov/storitev, ki so del informacijskega sistema podjetja, sta: - skrbnik IT sistema/storitve, - lastnik sistemov/procesov. Skrbnik je praviloma zaposlen v Sektorju za ITT, medtem ko je lastnik sistemov/procesov vedno zaposlen v organizacijski enoti, kjer se izvaja proces oziroma uporablja IT sisteme/storitve. Lastnike imenuje uprava druţbe s soglasjem vodij/direktorjev organizacijskih enot, skrbnike IT pa direktor Sektorja za ITT. Oba imata posebne določbe in omejitve ter naloge in odgovornosti, ki so natančno predpisane s SOP-om (standardni operativni postopek). Skrbnik IT sistema/storitve mora skrbeti za kakovost, ki poteka v vseh fazah procesov Sektorja za ITT. Uvajanje novih IT sistemov/storitev poteka izključno preko IT projektov. IT projekti so lahko samostojni projekti Sektorja za ITT ali pa del investicijskih projektov podjetja. Zelo pomembna je dokumentacija IT sistema/storitve, ki jo je potrebno izvajati skladno s priporočili GAMP in validacijo računalniških sistemov. Za sleherni sistem/storitev je potrebno zagotoviti sledečo dokumentacijo: - uporabniške zahteve, - funkcionalno oz. dizajn specifikacijo, - uporabniška navodila, - instalacijski postopek, - prevzemni zapisnik. Vodja projekta, skrbnik sistema/storitve ter lastnik procesa/sistema so odgovorni za pripravo in hranjenje dokumentacije IT sistemov/storitev. 26
Vsako izvajanje sprememb poteka v skladu s postopki kontrole sprememb, opravljenih po SOP-u. Predlagatelji sprememb so lahko vsi zaposleni. V Sektorju ITT pa se izvajajo le tiste spremembe, ki so predhodno odobrene s strani lastnikov procesov/sistemov. Za vse spremembe je potrebno voditi evidenco sprememb sistemov/storitev. Prijava uporabnika na IT sistem/storitev ter sistem vlog in pravic uporabnika v IT sistem/storitev zagotavljata ustrezen način zaščite podatkov ter izvajanje tistih procesov, za katere ima uporabnik pooblastila. Imeti mora izdelan sistem prijav ter upravljanje vlog in pravic uporabnikov znotraj IT sistemov/storitev. Za obvladovanje dostopov in avtorizacij se uporablja sistem SAP GRC (GRP) Access control, s katerim zagotavljamo kontrolirano in obvladovano urejanje pravic uporabnikov. Opisan je v SOP-u. Za dostop je potrebno geslo, ki si ga uporabnik določi sam. Glede pravic za izvajanje postopkov in dostopa do podatkov sta odvisni tudi minimalna dolţina in perioda obnavljanja gesla. Geslo je zaupno, uporabnik si ga mora zapomniti in ga uporabljati izključno za svojo uporabo. Validacija računalniških sistemov Vsi računalniški sistemi morajo biti validirani. Validacijski postopek zahteva več aktivnosti in dokumentov. Vodja projekta je bil primarno odgovoren za organiziranje validacijskih aktivnosti v času trajanja projekta in je imel dodatne odgovornosti z vidika validacije. Pri validaciji sistemov ima dobavitelj pomembno vlogo pri doseganju in vzdrţevanju sistema. Aktivnosti in vpletenost v proces validacijskega sistema so določene s pogodbo. Slika 5.1: Validacijski postopek k projektu»v-model«vir: Krka, d. d., Novo mesto (2011b) 27
Dokumenti v validacijskem postopku V uporabniških zahtevah je potrebno opisati naše konkretne zahteve za določanje računalniškega sistema in ţelene cilje, ki jih mora računalniški sistem dosegati. Za njih so primarno odgovorni vodja projekta, člani oziroma lastniki procesa in skrbnik sistema. Odobrijo jih lastnik procesa, direktor Sluţbe za informacijske tehnologije in telekomunikacijo (SITT), Sluţba za tehnološko-tehnično zagotavljanje kakovosti in validacije (STZKV) in zagotavljanje kakovosti (QA). Uporabniške zahteve se posredujejo potencialnim dobaviteljem oziroma svetovalnim podjetjem. Na osnovi zahtev dobavitelji pripravijo predstavitve za moţne rešitve. Na podlagi kvalifikacije (presoje) dobavitelja se ugotovi kompetentnost in zanesljivost, ki sta ključna faktorja, na osnovi katerih izberemo dobavitelja. Kvalificirani dobavitelj mora: - zagotoviti razvoj in izgradnjo sistemov v skladu s standardi, smernicami in standardi SITT, - imeti na voljo dovolj usposobljenih kadrov za razvoj, izgradnjo, testiranje, vzdrţevanje, - biti hitro odziven, zanesljiv, imeti ustrezne reference v farmacevtski industriji itd. Pri vsem tem mora biti opravljena ocena tveganja in GXP kritičnosti celotnega sistema in funkcij, ki obsega: - ocenitev GXP kritičnosti sistema in/ali njegovih posameznih modulov, - oceno tveganja sistema zaradi zahtev po celovitosti, zaupnosti in razpoloţljivosti podatkov, - oceno GXP kritičnosti funkcij in sklopa funkcij sistema. Izdelati je potrebno validacijski master plan VMP, za vsak novo vpeljani GXP kritičen računalniški sistem ter ob večji spremembi obstoječega sistema. VMP definira: validacijski pristop, obseg, odgovornosti, dokumentacijo, časovni plan validacije, pogoje za QA odobritev sistema za uporabo v produkcijskem okolju. Funkcionalna specifikacija (FS) in Design specifikacija (DS) sta lahko ločena dokumenta ali pa je to en sam dokument (FS/DS). FS pripravi dobavitelj/proizvajalec oziroma v primeru 28
lastnega razvoja skrbnik sistema. DS pa je dokument, ki opisuje natančen opis rešitve in implementacijo sistema v obstoječe okolje. Z dokumentom OQ (ang. operational qualification) dokaţemo, da sistem deluje glede na predhodne specifikacije, vključno z zahtevanimi omejitvami delovanja. Kvalifikacija delovanja (OQ) je sestavljena iz sledečih delov: - funkcijsko testiranje (FT), - testiranje funkcij, ki zagotavljajo skladnost z zahtevami regulative, - MT migracijsko testiranje, - integracijsko testiranje (IT). Vsa kvalifikacijska delovanja (OQ) se izvaja na testnem okolju. Z dokumenti PQ dokaţemo pravilnost delovanja procesov v produkcijskem okolju glede na predhodno odobrene specifikacije. S PQ dokaţemo skladnost sistema z zahtevami URS. Vsi izvajalci testiranja morajo biti pred izvedbo testov dokumentirano izobraţeni. Prav tako tudi vsi, ki bodo računalniški program uporabljali. Obstajati mora navodilo za uporabo sistema. Odgovornost za izobraţevanje uporabnikov nosi lastnik procesa oz. projektni vodja. Vsi uporabniki, ki delajo v sistemu, morajo imeti omejen dostop, ki jim mora omogočati normalno uporabo v procesu, ki ga izvajajo. Kontrola sprememb (KS) pa je proces, ki zagotavlja, da je sistem v svojem produkcijskem ţivljenju v skladu z vsemi zahtevami in regulativami pri uvedbi sprememb. Vse spremembe morajo biti odobrene, primerno ocenjene, dokumentirane in testirane pred implementacijo. Zaključno poročilo validacijskega master plana (VMP) mora povzeti vse aktivnosti, ki so se izvedle, zabeleţeni morajo biti vsi odstopi, korelacijski ukrepi in roki za odpravo napak, hkrati mora biti navedeno poročilo o izobraţevanju uporabnikov in vzdrţevalcev sistema. Poročilo mora vsebovati izjavo, da sistem deluje ustrezno in je primeren za normalno redno uporabo v produkcijskem sistemu. Obvladovanje sprememb računalniških sistemov Pred odobritvijo izvedbe predlagane spremembe je potrebno oceniti vpliv spremembe na IT sistem/storitve in na pripadajočo dokumentacijo. Komisija za spremembo računalniških sistemov ima naloge in pooblastila za: 29
Odobravanje izvedb načrtovanih (rednih) kontrol sprememb Odobravanje standardnih kontrol sprememb Potrjevanje poročil o izvedenih izrednih kontrolah sprememb Pregled odprtih kontrol sprememb in izvajanje ukrepov (npr. zavrnitev izvedbe) Preverjanje skladnosti izvajanja postopkov kontrole sprememb računalniških sistemov Slika 5.2: Izvajanje postopka sprememb računalniških sistemov Vir: Krka, d. d., Novo mesto (2011a) Kreiranju predloga (zahteve) za spremembo IT sistema/storitve se prične z izpolnjenim predlogom oz. zahtevo po spremembi IT sistema/storitve, ki jo lahko poda vsak uporabnik IT sistema/storitve. Predlagatelj spremembe je predlog oz. zahtevo dolţan posredovati lastniku procesa/sistema oziroma skrbniku IT sistema/storitev. 30
5.1 Upravičenost nakupa informacijskega sistema SAP - HR Upravičenost nakupa novega informacijskega sistema SAP se je naredila na osnovi Študije upravičenosti uvedbe in na osnovi prepričanja projektne skupine, ki je sestavila poročilo ter podala prednosti in slabosti. Na podlagi teh dognanj je Uprava druţbe sprejela sklep s cilji projekta, nalogami, ki so se izvajale v okviru projekta in terminskim planom. Slika 5.3: Projektna organizacija Krke Vir: Krka, d. d., Novo mesto (2003a) Pri uvajanju novega programskega paketa v druţbi je prisotnih veliko dejavnikov, ki vplivajo na uspešnost delovanja. Pomembni sta organizacijska pripravljenost in priprava projekta, ki zajema projektno planiranje, projektno organizacijo in določitev projektnih standardov. Uspeh delovanja nove programske opreme je v prvi vrsti odvisen od odgovornih oseb, nujnost pa je izraţena tudi v sodelovanju menedţmenta (vodstva) osebno. Za vsakim uspešnim procesom je v ozadju poslovni načrt, ki je konkretiziran in podprt z zahtevami uporabnikov s strani podjetja, hkrati pa dejanski pokazatelj, kako bo, v našem konkretnem primeru SAP, tudi delovalo. 31
Po uvedbi evidence delovnega časa v SAP-u je v kratkem času začel veljati še novi reţim»razpršenega evidentiranja delovnega časa«. Ta je bil prikazan kot boljši izkoristek delovnega časa, zaradi katerega so bile postavljene ure za evidentiranje tudi bliţje delovnim lokacijam. Postopek prehoda na sistem SAP - HR Obvladovanje delovnega časa poteka v dveh fazah: - dogodki se evidentirajo na registracijskih urah, prenesejo se v datoteko, - prenesejo se v SAP sistem, kjer se na osnovi predpisanih procesov obdelajo. Registrator Jantar Registrator Jantar za registracijo delovnega časa je namenjen beleţenju dogodkov (različnih vrst prihodov in odhodov: redni prihodi in odhodi, izredni prihodi in odhodi) (Jantar). Beleţenje dogodkov poteka tako, da zaposleni ob prihodu na delo ali odhodu registratorju pribliţa brezkontaktno kartico oz. v primeru beleţenja posebnih dogodkov (npr. sluţbeni ali privatni izhod) predhodno pritisne ustrezno funkcijsko tipko na registratorju. Na zaslonu registrator izpiše tekst, ki zaposlenemu omogoča, da takoj preveri, ali je bil dogodek pravilno registriran. Funkcionalnost registratorja: osvetljen LCD zaslon 4 x 20, višina znakov 8 mm, folijska tipkovnica z velikimi tipkami, vgrajen čitalnik brezkontaktnih kartic, izhod za krmiljenje električnega prejemnika, lasten spomin za 8.000 uporabnikov in 8.000 dogodkov, ura in spomin sta podprta s kondenzatorsko baterijo, ki zadostuje za hranitev podatkov za 1 dan, avtomatske funkcije, pin kode, onemogočanje čitalnikov, povezovanje 256 skupin itd., deluje lahko v online ali offline reţimu, tehnologija omogoča zamenjavo starih nastavitev z novimi (z uporabo dvojnega medpomnilnika), kar je posebej dobrodošlo, kadar je veliko število uporabnikov. Jantar ima napajalnik vgrajen ţe v ohišju. Vgrajeni napajalnik je dovolj močan, da bi poleg registratorja lahko napajal tudi dodaten čitalnik brezkontaktnih kartic. V njegovem ohišju je dovolj prostora tudi za akumulator (0,8 Ah). Registrator je tako enostavno povezan v lokalno računalniško mreţo, izmenjava podatkov med registratorjem in programom pa v tem primeru poteka preko računalniške mreţe (LAN). V primeru, da je strojna oprema za registracijo delovnega časa precej oddaljena od računalnika, na katerem je programska oprema Jantar, je preprosteje uporabiti komunikacijski vmesnik. Strojna oprema, 32
nanizana v komunikacijsko linijo in programska oprema Jantar si izmenjujeta podatke preko lokalne računalniške mreţe (LAN). Na zgoraj opisani način smo preko prostranih računalniških omreţij (WAN) povezali med sabo registracije delovnega časa na različnih lokacijah seveda smo predhodno zagotovili TCP/IP povezavo med deli sistema (Jantar). Slika 5.4: Registrator Jantar Vir: Jantar (2012) 5.2 Dejanski postopek prehoda na sistem SAP - HR Dogodki se v časovnem zamiku 30 minut prenesejo v SAP - HR sistem. Upravljanje delovnega časa zagotavlja fleksibilno metodologijo za zapisovanje in ocenjevanje delovnega časa zaposlenih ter vodenje odsotnosti. Podatki se na osnovi zapisanih funkcionalnosti obdelajo. Sistem na osnovi dogodkov zabeleţi (izračuna) prisotnosti in odsotnosti, opozori na napake in manjkajoče podatke. Osnova za obdelavo podatkov je prednastavljeni koledar (mesečni) in ustrezni urniki (dnevni in mesečni), ki so dodeljeni posameznemu zaposlenemu. Na osnovi dogodkov in urnikov sistem obdela podatke, ki so potrebni za obračun plač: ure dela, izmenske dodatke, število prevozov na delo, število malic. Referentke za evidenco delovnega časa v sistem vnašajo odsotnosti, popravljajo napačne dogodke in vnašajo izredne podatke (npr. čas stanja pripravljenosti na domu). Za obvladovanje podatkov ima referentka za evidenco delovnega časa stalni vpogled v podatke in različna poročila: 33