Izazovi konsolidacije IS u javnom preduzeću sa primjerima Jasmin Heljić Emina Kreštalica Omer Gegić 16.10.2014 Rovinj/Hotel Istra
Autori Emina Kreštalica JP Elektroprivreda BiH d.d. Sarajevo Vilsonovo šetalište 15, Sarajevo, Bosna i Hercegovina Telefon: +387 61 818 875 E-mail: em.krestalica@elektroprivreda.ba LinkedIn: ba.linkedin.com/in/eminakrestalica Omer Gegić JP Elektroprivreda BiH d.d. Sarajevo Vilsonovo šetalište 15, Sarajevo, Bosna i Hercegovina Telefon: +387 61 397 224 E-mail: o.gegic@elektroprivreda.ba LinkedIn: ba.linkedin.com/in/omergegic Jasmin Heljić JP Elektroprivreda BiH d.d. Sarajevo Vilsonovo šetalište 15, Sarajevo, Bosna i Hercegovina Telefon: +387 61 157 445 E-mail: j.heljic@elektroprivreda.ba LinkedIn: ba.linkedin.com/in/jasminheljic
Sadržaj Uvod Geneza informacionog sistema Špagetizacija informacionog sistema Konsolidacija informacionog sistema Načini konsolidacije Izazovi konsolidacije Primjeri Preporuke Izvori 3
Uvod Javno preduzeće - preduzeće u državnom vlasništvu i/ili pod državnom kontrolom koje obavlja djelatnost od opšteg interesa. Djelatnost Direkcija Djelatnost Najčešća područja djelovanja javnih preduzeća su: energetika, komunikacije, komunalne djelatnosti, upravljanje javnim dobrima i dr. Poslovnica Poslovnica Poslovnica Poslovnica Informacioni sistem - skup aplikacija koje automatiziraju dio poslovnih aktivnosti preduzeća. Poslovnica 4
Geneza informacionog sistema Kupićemo komercijalno rješenje Zahtjev za razvoj aplikacije Razvoj aplikacije Novi zahtjev Novi zahtjev Napravićemo interfejse Integrišimo sve Yeah, da li biste nam mogli dati link? To bi Imamo bilo Zahtjev krasno. vlastito u jednostavnije! poslovnici Imamo vlastite procedure! Nama ponuđeno rješenje ne odgovara! Ovo treba implemetirati svugdje! Zajednički informacioni sistem (Direkcija) Lokalni informacioni sistem (Poslovnica) Lokalni informacioni sistem (Poslovnica)
Špagetizacija informacionog sistema Sistem A Sistem B Sistem C Sistem D 25% 55% 40 % 70 % 60 %
Špagetizacija informacionog sistema Sistem A Sistem B Sistem C Sistem D Sistem I 70 70 % Sistem A 70 % Sistem J 55% Sistem B 55% Sistem K 60 % Sistem C 60 % 55% Sistem L 25% 40 % Sistem D 25% 40 % Sistem M 70 % Sistem E 70 % Sistem N 60 % 55% Sistem F 55% Sistem G 60 % Sistem O 60 % Sistem P 25% 40 % Sistem H 25% 25% 40 % 40 %
Konsolidacija informacionog sistema Konsolidacija informacionog sistema je moćan pristup racionalizaciji aplikacija koji može pojednostaviti i reducirati broj aplikacija i instanci aplikacija potrebnih za vođenje posla. Bilo koja inicijativa za konsolidaciju informacionog sistema treba biti dio poslovne transformacije kojoj je cilj konsolidovati poslovne funkcije ili ih standardizovati u cijelom preduzeću. Konsolidacija može pojednostaviti aplikativni portfelj, ali se ne može dogoditi bez udruživanja sa poslovnim naporima u standardizaciji ili konsolidaciji funkcija koje aplikacije podržavaju. 8
Načini konsolidacije Konsolidacija instanci jedna aplikacija može imati više instanci u preduzeću zbog različitih historijskih okolnosti (ograničenja hardvera i telekomunikacija itd.). Ovaj način konsolidacije ima cilj svesti postojeće instance na jednu. Redukcija aplikacija u slučaju postojanja više aplikacija u preduzeću koje podržavaju isti poslovni proces može se koristit način redukcije aplikacija identifikacijom najslabijih i najjačih aplikacija, a potom prebacivanjem jednih u druge. Standardizacija aplikacija ovaj način konsolidacije je ekstremna verzija redukcije aplikacija, gdje je jedna aplikacija odabrana kao ciljna platforma za poslovni proces. Aplikativna migracija može se desiti situacija kad nije moguće odabrati ciljnu platformu za poslovni proces. Tada se pristupa implementaciji nove aplikacije koja će imati tu ulogu. 9
Izazovi konsolidacije (1/2) Promjene organizacije održavanja sistema Ugrožavanje postojeće rukovodne strukture Preklapanje projektne i organizacije preduzeća Upravljanje sistemom tokom trajanja projekta konsolidacije 11 Pomjeranja zaposlenika na nove dužnosti Preraspodjela tekućih obaveza Stvaranje kvalitetnog i kompaktnog tima Ispravan odabir članova projektnog tima Motivacija članova projektnog tima (finansijska, nematerijalna, osjećaj vrijednosti itd) Sloboda u radu (fleksibilno radno vrijeme, izbor tehnologija, edukacija itd) Nedovoljan stručni potencijal za uspjeh projekta Neiskustvo Potreba za dodatnom edukacijom kako članova projektnog tima tako i okruženja o informacionim sistemima Uspostavljanje efikasne komunikacije Uspostavljanje autoriteta Interakcija sa autoritetima (stvarnim, lažnim, formalnim) Nepostojanje lidera na projektu Potcjenjivanje složenosti projekta
Izazovi konsolidacije (2/2) Pritisci na tim Nerealni rokovi Nedovoljna podrška menadžmenta Nedovoljna budžetska sredstva za projekat Ugrožavanje planova nabavki novih sistema Udar na politički faktor Banalizacija problema neuređenosti sistema Nepostojanje dovoljno razvijene svijesti o važnosti stabilnog i upravljivog informacionog sistema za poslovanje preduzeća 12 Birokratska kultura javnih preduzeća Formalizmi koji usporavaju ili blokiraju aktivnosti Stvaranje kritične mase Rušenje ukorijenjenih uvjerenja o statusu quo Nezadovoljstvo sredine poslovnim uspjesima Generacijski jaz Starosna struktura zaposlenika ne ide u prilog promjenama Apatija radne sredine
Koncept projektnog tima: i/ili Jak lider Tim problem-solvera 13
Pritisci na tim Izvod iz bilježnice člana projektnog tima o pritiscima tokom trajanja projekta 14
Birokratska kultura Dijagram iz studije slučaja o komunikaciji u javnom preduzeću
Umijeće ratovanja frazama
Preporuke Upoznajte birokratsku kulturu preduzeća - načine komunikacije, ključne igrače Upostavite upravljanje konsolidacijom - efikasna projektna organizacija podržana od strane top menadžmenta Definišite ciljeve - ciljevi trebaju biti definisani u kontekstu unapređenja poslovnog procesa Izaberite odgovarajuće načine konsolidacije - u skladu sa definisanim ciljevima izaberite jedan ili više načina konsolidacije Nemojte forsirati previše konsolidacije - trik je u prevazilaženju otpora promjenama bez lomova u poslovnom procesu Napravite transparentan plan - plan koji će ulijevati povjerenje, definisati transparentna zaduženja i uloge 17
Izvori Apply These Best Practices for Application Consolidation, Gartner, 2014 How to Eliminate Politics From a Consolidation Project, Gartner, 2013 The Principles of Application Consolidation, Gartner, 2010 Javna poduzeća, Financijska praksa, 17 (1), 1993, 91-93, Marina Kesner-Škreb Distribuirani IS za priključenje kupaca na ED mrežu (DISP), Jasmin Heljić, Omer Gegić, Emina Kreštalica, HrOUG, 2013 18