UNIVERZA V MARIBORU EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA, MARIBOR DIPLOMSKO DELO

UNIVERZA V MARIBORU EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA, MARIBOR DIPLOMSKO DELO RAČUNALNIŠKA IZMENJAVA PODATKOV V NABAVI IN LOGISTIKI NA PRIMERU SREDNJE VELIKEGA PROIZVODNEGA PODJETJA (An Electronic Data Interchange: case of mediumsized production company) Kandidatka: Mateja Klobasa Program: Visokošolski strokovni program Študijska smer: Finance in bančništvo Mentor: red. prof. dr. Samo Bobek Somentor: viš. pred. mag. Franjo Mlinarič Maribor, december 2012

2 PREDGOVOR V današnjem svetovnem gospodarstvu se vse organizacije soočajo s stalnim pritiskom na izboljšanje kakovosti svojih proizvodov, hkrati pa strogo nadzorujejo vse svoje notranje procese in skušajo neprestano zmanjševati stroške. Izjema niso niti srednje velika proizvodna podjetja. Medtem, ko je IT pomagal avtomatizirati in/ali poenostaviti procese znotraj podjetja, pa še v mnogih podjetjih ne uporabljajo računalniške izmenjave podatkov (RIP), ki je podpora elektronskemu poslovanju s kupci in dobavitelji. Še vedno obstaja raba računalniškega izmenjevanja podatkov bolj izjema kot pravilo. Potreba po hitrosti in točnosti prenosa informacij in dokumentov pa raste in vpliva na celotno oskrbovalno verigo. To je občutiti tudi v nabavnem sektorju podjetja, ki je del logistike. Cikel med prejemom naročila in terminom, ko mora biti blago pri kupcu, je vedno krajši in zato je potrebna je vedno večja fleksibilnost znotraj podjetja in pri dobaviteljevih dobaviteljih. Pomembno vlogo za nabavnega referenta pri tem igra razpoložljiva sodobna informacijska in komunikacijska tehnologija podjetja, saj se tako lahko zadovolji proizvodnjo in posledično izpolni naročila kupcev pravočasno. Z definicijami elektronskega poslovanja, oskrbovalne verige, RIP-a, se seznanimo z osnovami, v nadaljevanju pa se razbere pomen in vpliv le-teh na poslovanje in njihove značilnosti ter prednosti, ki jih ponujajo. Ključ, da je to na razpolago v posameznih podjetjih, pa je dostop do svetovnega spleta, ki je najbolj priljubljena storitev na internetu in najpogosteje uporabljena pri elektronskem poslovanju. V Sloveniji omogoča e- poslovanje Zakon o Elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP) ter Zakon o elektronskem poslovanju na trgu (ZEPT). V delu je predstavljena tudi ocena finančnih posledic naložb v ERP sistem, pri čemer ocenimo začetno investicijo, sprotne oziroma tekoče stroške investicije ter njene pozitivne učinke. Pri tem pa upoštevamo obvladovanje tveganja, katero prispeva k doseganju strateških prednosti ter blaži ali onemogoča zmanjšanje vrednosti premoženja gospodarske družbe. Opisane so naloge nabavnega referenta in sistemska orodja, ki jih uporablja pri svojem delu, če podjetje posluje elektronsko (skupna raba, elektronska pošta) ter z lastno celovito programsko rešitvijo (ERP), ki omogoča tudi RIP od kupcev in naprej do tistih dobaviteljev, ki imajo to tudi omogočeno. V sklepni fazi pa so predstavljene ugotovitve, ki smo jih pridobili skozi diplomsko delo, narejen je pregled zastavljenih ciljev ter podani nekateri predlogi.

3 KAZALO 1 UVOD...5 1.1 Opredelitev področja in opis problema... 5 1.2 Namen, cilji in osnovne trditve... 5 1.3 Predpostavke in omejitve raziskave... 6 1.4 Uporabljene metode raziskave... 6 2 ELEKTRONSKO POSLOVANJE...7 2.1 Pojem»elektronsko poslovanje«... 7 2.2 Oblike e-poslovanja... 8 2.3 Pravna ureditev e-poslovanja... 11 3 OSKRBOVALNA VERIGA... 14 3.1 Pojem oskrbovalne verige... 14 3.2 Tokovi v oskrbovalni verigi... 15 3.3 Management oskrbovalne verige... 16 3.4 Pomen informacijske tehnologije v oskrbovalni verigi... 17 4 OCENA FINANČNIH POSLEDIC NALOŽBE V ERP REŠITEV... 19 4.1 Investicija v naložbo in tekoči stroški naložbe ERP... 19 4.2 Pozitivni učinki naložbe ERP... 21 4.3 Tveganja in obvladovanje tveganj... 22 5 RAČUNALNIŠKA IZMENJAVA PODATKOV (RIP)... 25 5.1 Kaj je RIP oz. EDI?... 25 5.2 Razvoj RIP... 26 5.3 Tipi RIP... 27 5.4 Koristi RIP... 29 5.5 WEB EDI... 30 6 ELEKTRONSKO POSLOVANJE V SEKTORJU NABAVE (LOGISTIKE)... 31 6.1 Elektronska pošta... 31 6.2 Skupna raba SAMBA... 31 6.3 Pomen informacijske rešitve ali integriranega informacijskega sistema v logistiki... 32 6.3.1 Prejem naročila od kupcev... 33 6.3.2 Kreiranje odpoklicev... 33 6.3.3 Naročanje transporta za naročene materiale... 35 6.3.4 Spremljanje materiala preko IS... 35 7 SKLEP... 37 8 POVZETEK / ABSTRACT... 38

4 9 LITERATURA IN VIRI... 40 KAZALO SLIK Slika 1: Vrste poslovanja med podjetji, potrošniki in državno upravo...8 Slika 2: Primerjava med klasičnim poslovanjem in e-poslovanjem... 10 Slika 3: Oskrbovalna veriga... 15 Slika 4: Napoved svetovne porabe sredstev v IT... 19 Slika 5: Proces upravljanja s tveganji... 23 Slika 6: Število in odstotek podjetij v letu 2010 v RS po velikosti... 27

5 1 UVOD 1.1 Opredelitev področja in opis problema Prednost srednjih podjetij, v primerjavi z velikimi, je nedvomno njihova prožnost. Dandanes se morajo podjetja odzivati hitro, ter se naučiti biti inovativna, da lahko obstojijo na trgu. Informacijske in komunikacijske tehnologije jim pri tem vsekakor pomagajo. Tudi srednja podjetja je potrebno še spodbuditi k uvajanju ali nadgradnji ustrezne rešitve elektronskega poslovanja, da bodo lahko ostala konkurenčna. Raziskave kažejo (RIS 2000/2001, 39), da velika podjetja poslujejo elektronsko v ožjem smislu (prenos dokumentov) v večji meri v primerjavi z ostalimi družbami. K temu jih je že prisilil bodisi kupec, bodisi so sami poiskali rešitev za učinkovitejše poslovanje. Podjetja imajo pri prehodu na e-poslovanje na razpolago izpopolnitev obstoječega sistema, lastni razvoj programskih rešitev ali nakup oziroma najem izdelanih rešitev na trgu. Preden se odločimo investirati v celovito programsko rešitev (ERP), je potrebno narediti analizo stanja v organizaciji in opredeliti njene potrebe. Preveriti moramo primernost rešitve s postopki in procesi, ki se izvajajo znotraj podjetja ter zagotoviti vire financiranja projekta. Že pred uvedbo je potrebno razmisliti o tveganjih, ki jih projekt prinaša. Obstaja velika verjetnost, da bodo nastopile določene napake in pomanjkljivosti skozi proces uvedbe ERP rešitve. V svetu je uspešnih le med 9 in 17% ERP projektov (Ivanovič, 2009 po Kovačič et al., 2005), ostali so neučinkoviti ali pa so bili predčasno ukinjeni. Zato je potrebno konstantno preučevati in analizirati obstoječa in morebitna nova tveganja ter izvajati ukrepe za njihovo obvladovanje. Pri računalniški izmenjavi podatkov gre za izmenjavanje poslovnih listin med računalnikoma dveh ali več podjetij z upoštevanjem izbranega standarda. S tem se v primerjavi s klasičnim naročanjem pridobi čas, odpravijo se izvori pisarniških napak, gre za lažje spremljanje podatkov, znižajo pa se tudi stroški telefona. Tudi iz lastnih izkušenj lahko povem, da je zaposlenim na administrativnih delovnih mestih, delodajalcem in lastnikom še kako dobrodošlo, da se jih poduči kaj je novega glede elektronskega poslovanja v svetu in kaj nas še vse skupaj čaka v prihodnosti. 1.2 Namen, cilji in osnovne trditve Namen diplomske naloge je pojasniti katera tveganja obvladujemo, če podjetje investira v celovito informacijsko rešitev (ERP) oziroma jo že koristi ter predstaviti računalniško izmenjavo podatkov, analizirati potek le-te tudi s pomočjo delovnih izkušenj z nabavnega vidika, ki poteka znotraj oskrbovalne verige srednje velikega proizvodnega podjetja. Cilji diplomskega dela so sledeči: opredeliti pojem»elektronsko poslovanje«pod katerega spada tudi računalniška izmenjava podatkov in razložiti kako se še ta veja vedno razvija,

6 proučiti oskrbovalno verigo ter predstaviti pomen informacijske tehnologije v sektorju nabave od prejema naročila do porabe materiala, analizirati prednosti in slabosti računalniške izmenjave podatkov in predstaviti smiselnost vlaganj v ERP skozi zmanjšanje tveganja in povečevanje prometa podjetja. Imamo naslednji trditvi, ki ju bomo skušali dokazati: uvedba ERP je poslovna odločitev, ki lahko podjetju dvigne ugled in zagotovi operativno učinkovitejše poslovanje ali pa vnese v poslovanje dodatna tveganja, kljub vsemu orodju in tehnikam, ki so danes na voljo, je še vedno težko voditi projekte ter jih dokončati pravočasno in znotraj proračuna. V izogib temu se ne sme zanemariti tveganja, ki ga vsaka posamezna odločitev prinaša. 1.3 Predpostavke in omejitve raziskave Predpostavljamo, da imajo prav manjša in srednje velika podjetja osrednjo vlogo v evropskem gospodarstvu, saj nosijo poglavitni vir podjetniškega znanja, inovativnosti ter zaposlovanja in le s trdim delom se pride do zasluženega poplačila za podjetje. Uporabili bomo znanje, ki smo ga pridobili v času študija, proučili strokovno literaturo s tega področja ter se zavzeli za pomembne informacije s prebiranjem dnevnih časopisov in revij. Prav v ta namen smo poiskali tudi elektronske vire, ki jih bomo lahko nedvomno uporabili. V veliko pomoč mi je, da sem sama zaposlena v proizvodnem podjetju in bom lahko primerjala teorijo s praktičnih primerov. Glede na to, da je tema zelo obširna, se bomo omejili na razpoložljivo literaturo in štiri leta delovnih izkušenj kot redno zaposlene osebe v sektorju nabave. 1.4 Uporabljene metode raziskave Ob izdelavi diplomskega dela smo uporabili dinamično metodo raziskovanja, pri kateri smo proučili sedanje stanje prejemanja od kupca in oddajanja naročil na dobavitelje v sektorju nabave neimenovanega podjetja in kakšne spremembe se le-temu obetajo oz. bi bile dobrodošle. V okviru deskriptivnega pristopa smo zajeli metodo deskripcije, s pomočjo katere smo opisovali teorijo ter ugotovili nekatera dejstva. Z metodo klasifikacije smo definirali pojme, a z uporabo metode kompilacije smo s povzemanjem stališč in sklepov drugih avtorjev prišli do oblikovanja novih stališč za izbran raziskovani primer. Prisotna je tudi metoda komparacije, kjer gre za postopek primerjanja enakih in podobnih dejstev, procesov in odnosov in potem pridemo do ugotovitve o optimalnosti izbranih alternativ. Teoretični del smo proučili s pomočjo domače in tuje strokovne literature, ki nam je na voljo v študijskih knjižnicah ter z uporabo elektronskih virov za opazovano področje. V drugem delu pa nam bodo vsekakor prišle prav že nabrane delovne izkušnje. Ob zaključku dela bomo ustvarili lastna spoznanja, sklepe ter stališča, ki bodo tudi predstavljena.

7 2 ELEKTRONSKO POSLOVANJE 2.1 Pojem»elektronsko poslovanje«pojem elektronskega poslovanja izhaja iz angleškega izraza»electronic commerce«(ec), ki je nastal v trgovini in industriji oz. se je v začetku nanašal le na vsa gospodarska (»poslovna«) področja. Ko se je elektronsko poslovanje širilo tudi na negospodarska (neprofitna) področja, so ta izraz pogosto zadržali, čeprav ni več odražal prvotne vsebine. V slovenščini imamo zanj posrečen izraz elektronsko poslovanje, ki ga lahko uporabljamo kot splošni izraz za vse možne vrste elektronskega poslovanja. (Toplišek, 1998, 4) Danes pa se uporablja vse pogosteje izraz ebussiness, saj le ta pravilneje odseva vsebino. Elektronsko poslovanje obsega veliko več kot le navadno izmenjavo podatkov (RIP) in delovanje spletne trgovine. Vse, kar danes delamo v sklopu svoje poslovne dejavnosti s pomočjo računalniških aplikacij in računalniških omrežij, imenujemo elektronsko poslovanje. (Jerman Blažič et al., 2001, 11) Po naslednji definiciji, kot opisuje Prešern (2006, 23), pomeni e-poslovanje (ang. e- business) uporabo informacijske in komunikacijske tehnologije pri poslovanju. Le-ta zajema tri nivoje, kjer vsak višji nivo zahteva zmogljivejšo tehnologijo in omogoča rezultate na drugačnem področju poslovanja. l. nivo: Notranji poslovni procesi zajema poslovne procese znotraj podjetja; za to je potrebna informacijska podpora: ustrezna programska oprema za posamezne poslovne funkcije, ta oblika e-poslovanja ne zajema priključitve na internet, zahteva pa delovanje lokalnega računalniškega omrežja LAN; rezultat: poslovne funkcije izvajamo bolje, hitreje in ceneje. ll. nivo: Procesi s kupci in dobavitelji zajema poleg poslovnih procesov še odnose s kupci in dobavitelji, pri čemur uporabljajo računalnike in zunanje računalniške komunikacije; potrebna informacijska podpora: poslužujemo se enake tehnologije kot za l. nivo, poleg tega pa še e-pošto in spletne strani, za ta nivo potrebujemo priključitev na internet in delovanje požarnega zidu; rezultat: hitra in varna distribucija dokumentov s partnerji in dobavitelji (B2B) ter boljša odzivnost poslovanja na pričakovanja potrošnikov (B2C). lll. nivo: E-trgovanje zajema: e-trgovanje, kjer z računalniki in zunanjimi računalniškimi komunikacijami izvajamo trgovanje v spletni trgovini, vključno s plačilnim prometom; potrebna informacijska podpora: uporabljamo enako tehnologijo kot za l. in ll. nivo, poleg tega pa imamo preko interneta vzpostavljeno še plačevaje, podjetje mora imeti vzpostavljeno varno komunikacijo na internetu ter biti vključeno v plačilno infrastrukturo; rezultat: celovita storitev e-trgovanja, vključno s plačilom, ki se izvede preko spleta.

8 V splošnem pomeni elektronsko poslovanje, da se posluje elektronsko, saj gre za elektronsko izmenjavanje vseh standardiziranih in nestandardiziranih sporočil med kupci in partnerji, ki so pomembni za poslovanje, opredeljujeta Podlogarjeva in Puciharjeva (2003, 245) in hkrati povzemata Gričarja (1997, 245) in Miers 1998. Elektronski poslovni proces po Mesenbourgu (2001, 1-21) je vsak poslovni proces, ki ga podjetje upravlja preko računalniških omrežij. Glavni elektronski procesi pa so: oskrbovanje, prodajanje, upravljanje proizvodnje, logistika, enako kot tudi notranje komunikacije in podporne storitve. (Citirano v: Podlogar, Puciharjeva, 2003, 245). Avtorici še dodajata, da je elektronski poslovni proces osnova za elektronsko poslovanje. Elektronsko poslovanje vpliva na celotno poslovanje podjetja in glavni razlogi za različne raziskave na tem področju so predvsem: zelo aktualno področje, stalno razvijanje internetne informacijske tehnologije in nujnost uvajanja elektronskega poslovanja v poslovne procese. (Podlogar, Pucihar, 2003, 246) 2.2 Oblike e-poslovanja V e-poslovanju imamo tri skupine uporabnikov, ki med seboj komunicirajo oz. poslujejo in sicer so to: podjetja, potrošniki in državna uprava. Vsaka izmed teh skupin izvaja e-poslovanje z vsako drugo in tudi sama s seboj. Na podlagi tega poznamo e-poslovanje podjetij B (ang. business), e-poslovanje potrošnikov C (ang. Consumer) in e-poslovanje državne uprave A (ang. administration). Včasih pa se uporabi namesto A oznaka G (ang. government). (Prešern, 2006, 25) Shemo poslovanja, kjer so vključeni uporabniki e-poslovanja in njihove povezave pa prikazuje slika 1. Slika 1: Vrste poslovanja med podjetji, potrošniki in državno upravo Vir: Prešern, 2006, 26 (Delno povzeto iz Slyke in Belanger: e-business technology)

9 Mi bomo največjo pozornost posvetili medpodjetništvu, kajti tudi sama imam že kar nekaj izkušenj na tem področju. Velik del pozornosti je danes usmerjen na dobavo oziroma logistiko materialov in proizvodov med podjetji. EDI (ang. Electronic Data Interchange) je nudil celovito elektronsko poslovanje med podjetji že kar nekaj časa nazaj, vendar pa so si ga lahko sprva privoščila le velika podjetja in javna uprava v le nekaterih državah, saj je uporaba in vzpostavitev tudi veliko stala. Elektronsko poslovanje med podjetji ni novo. Podjetja so začela že v drugi polovici 60-ih let s pošiljanjem in sprejemanjem naročil, faktur in ostale dokumentacije v elektronski obliki. Od tu tudi izhaja definicija e-poslovanja izmenjava poslovnih informacij preko omrežij s pomočjo računalniške izmenjave podatkov (EDI) in vseh podobnih tehnologij. Pri tem EDI (Electronic Data Interchange) oziroma RIP (računalniška izmenjava podatkov) označuje standardizirane oblike izmenjave poslovnih informacij. (Skrt, 1999) Z velikimi vlaganji v informacijsko tehnologijo so podjetja dosegla visoko stopnjo avtomatizacije internega poslovanja, vendar je njihova komunikacija s poslovnim okoljem še vedno temeljila na klasičnih načinih sporazumevanja. Tako se je blago naročalo preko informacijskega sistema, računi pa so se tiskali in pošiljali z navadno pošto. Ker so prejeto dokumentacijo prejemniki ročno vnašali v svoj informacijski sistem, je obstajala velika verjetnost, da se pojavi napaka pri tipkanju in da se dokumenti napačno zavedejo. Zaradi transporta dokumentov s klasično pošto je obstajala tudi nevarnost, da se dokumenti izgubijo ali pa se med transportom poškodujejo. Sistemi so morali uporabljati enake komunikacijske protokole in enako hitrost prenosa podatkov, morali so imeti tudi kompatibilno strojno opremo in prosto telefonsko linijo v trenutku potrebe po komunikaciji. E-poslovanje je bilo nedostopno za mnoga majhna in srednje velika podjetja, saj so bile za vzpostavitev izmenjave podatkov preko privatnih omrežij potrebne velike finančne naložbe in primerno usposobljen kader. EDI ni nikoli doživel masovne uporabe prav zaradi pomanjkanja fleksibilnosti v poslovnem okolju in visoke stroške vzdrževanja ter zahtevne in dolgotrajne implementacije, čeprav ima številne prednosti. S prihodom interneta je postalo e-poslovanje dostopno tudi manjšim podjetjem ter povzročil eksponentno rast e-poslovanja. (Skrt, 2002) E-poslovanje med podjetji (B2B) po ocenah različnih raziskav predstavlja največji del elektronskega poslovanja. Zajema prav vse, od vzpostavljene povezave med prodajalci na drobno in dobavitelji (naročila, plačila, ) ter elektronskega bančništva do sodelovanja na skupnih projektih. (Jerman Blažič et al., 2001, 17) Za uspešno uporabo e-poslovanja med podjetji B2B je potrebno standardizirati ključne podatke, ki se enako zapišejo v vseh udeleženih podjetjih, npr.: zapis proizvoda, zapis naročila, zapis plačila. Na ta način se zagotovi e-trgovanje na enovit način, saj računalnik oz. program avtomatsko prepozna naročilo za določen proizvod posameznega kupca. Podjetja, ki imajo med seboj vzpostavljeno e-poslovanje, se morajo dogovoriti o vseh teh ključnih podatkih ali pa uporabiti enako programsko opremo. (Prešern, 2006, 26)

10 Z e-poslovanjem je prihranek v delovni sili prisoten pri kupcu in prodajalcu, saj je naročilo v trenutku, ko ga je kupec opravil, tudi v bazi prodajalca. Zmanjša se možnost človeških napak, saj ni nepotrebnega prepisovanja oziroma ponovnega vnašanja podatkov iz naročila kupca ter podajanja ponudb, kot bi se to moralo narediti pri klasičnem poslovanju. Problem bi bil tudi v časovnem zamiku podaje naročila dobavitelju in s tem zakasnela dobava kupcu, saj se v nekaterih podjetjih operira z nekaj tisoči različnih proizvodov za različne kupce. Razloge za hitro rast B2B poslovanja najdemo v številnih prednostih, ki jih tovrstna oblika poslovanja prinaša podjetjem in v vse večjem prenosu B2B poslovanja na internet. Med glavne prednosti sodijo predvsem nižji transakcijski in administrativni stroški, hitrost opravljanja transakcij je večja, vzpostavljena je avtomatizacija različnih poslovnih procesov, možnost hitrejšega prilagajanja spremembam na tržišču in dostopa do globalnega trga, nove tržne priložnosti, ki se z uvedbo B2B poslovanja odpirajo podjetjem, učinkovitejše poprodajne storitve. S koriščenjem sodobnih tehnologij lahko podjetja tudi bolje optimizirajo zaloge, spremljajo njihovo stanje, oblikujejo učinkovit sistem naročanja in sledijo izdelkom na njihovi distribucijski poti. E-poslovanje, ki poteka skozi odprta omrežja, zahteva učinkovite mehanizme, ki zagotavljajo zasebnost in varnost. V podjetjih so najbolj zaskrbljeni glede varnosti finančnih podatkov in zasebnosti transakcij in opaziti je tudi pomanjkanje zaupanja kupcev do elektronskih transakcij. Pogosto se pri e- poslovanju omenja problem znanja, le-to se nanaša na pomanjkanje usposobljenega in izobraženega kadra. Udeležence B2B poslovanja skrbijo tudi težave, ki so povezane s pravno obveznostjo in pogodbami. Podjetje lahko izkoristi potencial e-poslovanja le s prilagoditvijo poslovnih procesov novim tehnologijam. (Skrt, 2002) Slika 2: Primerjava med klasičnim poslovanjem in e-poslovanjem Vir: EDI Basics 2011 Pri klasičnem papirnem poslovanju so vključeni ljudje, velike količine papirja in sredstva za obveščanje (telefon, fax, e-mail, pošta), medtem ko je pri RIP proces veliko krajši, saj se podatki samodejno prenesejo iz računalnika kupca na računalnik dobavitelja (slika 2).

11 Pri B2C gre za e-poslovanje med podjetjem in potrošnikom (končnim porabnikom) in le-ta temelji večinoma na poslovanju z uporabo internetnih spletnih strani. Potrošniku je pri tem poslovanju omogočeno opravljanje opravil različne vrste iz svojega domačega računalnika, in sicer od nakupovanja in bančništva do izobraževanja in tudi dela. (Jerman Blažič et al., 2001, 17) Ob e-poslovanju B2B in B2C, ki sta najbolj pomembni, moramo omeniti še druge oblike, kot je zapisano v Prešern (2006, 28): C2C - je e-poslovanje med potrošniki, npr. prodaja in nakup preko e-malih oglasov (primer je http://www.ebay.com); A2C ali G2C ta oblika se velikokrat imenuje tudi e-vlada in zajema internetni dostop do državne uprave oz. administracije za prebivalce ter urejanje administrativnih zadev preko spleta, npr.: izvedba postopka za vozniško dovoljenje, pridobitev potnega lista, potrdila o državljanstvu, dohodnina, itd. (glej www.egov.si); A2B ali G2B je tudi del e-vlade in zajema komunikacijo med državno upravo (vlado) oz. administracijo in podjetji, npr. objava javnih razpisov, prijave na javne razpise, razpisni pogoji (javni razpisi v Evropski uniji http://ted.publications.eu.int/official/); B2E je e-poslovanje med podjetjem in zaposlenimi (ang. employee E), kar lahko zajema informiranje zaposlenih, interni e-časopis, Interno izobraževanje, zbiranje predlogov za izboljšave preko notranjega računalniškega omrežja itn. 2.3 Pravna ureditev e-poslovanja Zaradi vedno novih odkritij in tehnološkega napredka se je pravo in pravni red prisiljen temu neprestano prilagajati že skozi vso zgodovino. In prav zaradi uporabe informacijske tehnologije in z njo povezano elektronsko izmenjevanje sporočil ter hranjenje pomembnih dokumentov v digitalni obliki v vsakodnevnem gospodarskem in upravnem poslovanju, je tudi elektronsko poslovanje zahtevalo, da se pravno uredi še to področje. V Sloveniji za e-poslovanje velja naslednja zakonodaja: Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP) in Zakon o elektronskem poslovanju na trgu (ZEPT) ter normalno velja potem tudi vsa ostala zakonodaja. Uradni list RS, št. 98/2004, z dne 9. 9. 2004 vsebuje uradno prečiščeno besedilo Zakona o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu, ki obsega: Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu ZEPEP (Uradni list RS, št. 57/2000 z dne 23. 6. 2000), Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o organizaciji in delovnem področju ministrstev ZODPM-C (Uradni list RS, št. 30/01 z dne 26. 4. 2001) in Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu ZEPEP-A (Uradni list RS, št. 25/04 z dne 19. 3. 2004)

12 ZEPEP 1 ureja elektronsko poslovanje, ki zajema poslovanje v elektronski obliki, kjer se uporablja informacijska in komunikacijska tehnologija in uporabo elektronskega podpisa v pravnem prometu, kar vključuje tudi elektronsko poslovanje v sodnih, upravnih in drugih podobnih postopkih, če zakon ne določa drugače, skratka omogoča poslovati elektronsko. Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu temelji na naslednjih sodobnih načelih: načelo nediskriminacije elektronske oblike, načelo odprtosti, načelo pogodbene svobode strank, načelo dvojnosti, načeli varstva osebnih podatkov in varstva potrošnikov in načelo mednarodnega priznavanja. Načelo nediskriminacije elektronske oblike pomeni, da sta papirna in elektronska oblika smiselno izenačeni ter da sodišča in državni organi pri presoji dokazov ne smejo zavrniti dokaznega gradiva le zaradi njegove elektronske oblike. Načelo odprtosti oziroma tehnološke nevtralnosti zagotavlja, da se zakon ne nanaša samo na eno od vrst tehnologije ali samo na sedanje rešitve, temveč ostaja splošen in zato uporaben za daljše časovno obdobje in tudi nove tehnologije. Hitremu in raznolikemu tehnološkemu razvoju sledi tudi načelo dvojnosti, katero dovoljuje uporabo različnih tehnoloških rešitev z različno zanesljivostjo in s tem tudi različnimi pravnimi posledicami uporabe takšnih rešitev. Načelo pogodbene svobode strank dopušča strankam, da se dogovorijo in svoja razmerja uredijo drugače. Tako zakon izrecno določa, da ne velja za zaprte sisteme, v katerih stranke s pogodbo vnaprej uredijo vse bistvene značilnosti delovanja sistema. Pogodbene stranke tako pri elektronskem poslovanju v zaprtih sistemih niso vezane le na predvidene rešitve, ki so v zakonu. Tudi načeli varstva osebnih podatkov in potrošnikov sta pomembni zaradi tehnološke zapletenosti rešitev za elektronsko poslovanje. Načelo varstva osebnih podatkov sledi najnovejšim pravilom, ki so uveljavljena v Sloveniji in Evropski uniji, glede varstva osebnih podatkov, ki so v elektronskem svetu še veliko bolj izpostavljeni. Načelo varstva potrošnikov varuje povprečnega potrošnika, ki brez veliko tehnološkega znanja v zapletenem elektronskem poslovanju teže uveljavlja svoje pravice, in nalaga ponudnikom storitev posebno skrb za potrošnika. Načelo mednarodnega priznavanja omogoča enostavno medsebojno priznavanje elektronskih dokumentov in podpisov in s tem tudi enostavno vključevanje slovenskega gospodarstva v mednarodno. Mednarodno priznavanje pravnih učinkov podatkov in podpisov v elektronski obliki je zelo pomembno, saj elektronsko poslovanje izrazito ignorira državne meje oziroma meje med posameznimi pravnimi sistemi. Naš zakon določa podobno kot direktiva EU, da se elektronski podpis oblikuje s pomočjo sredstva za elektronsko podpisovanje (programska in strojna oprema) in podatkov za elektronsko podpisovanje (npr. zasebni šifrirni ključ) ter preverja s sredstvom in podatki za preverjanje elektronskega podpisa. V elektronskem okolju se srečujejo stranke, ki velikokrat še niso poslovale ena z drugo. Zato je potrebno še sodelovanje tretje osebe, ki z izdajo potrdila pomaga pri preverjanju 1 Povzeto po: SI-CA, 2012.

13 elektronskega podpisa, če se stranki ne poznata. Potrdilo povezuje podatke za preverjanje elektronskega podpisa z imetnikom potrdila ter na tak način drugi stranki potrjuje njegovo identiteto. Elektronski podpis s potrdilom overitelja še ni enakovreden lastnoročnemu podpisu. Po ZEPEP je lastnoročnemu podpisu enakovreden in ima zato enako veljavnost in dokazno vrednost šele varen elektronski podpis, ki pa je overjen s kvalificiranim potrdilom. Biti mora izključno povezan s podpisnikom in je tako iz njega mogoče zanesljivo ugotoviti podpisnika. Podpisnik mora podpis oblikovati s pomočjo sredstev za varno elektronsko podpisovanje pod svojim izključnim nadzorom. Kvalificirano potrdilo ima enake značilnosti kot običajno potrdilo, le da zakon zanj podrobneje predpisuje njegovo vsebino ter način izdaje, uporabe in preklica. Gre za pravno problematiko, ki obsega prenos podatkov med računalniki v dogovorjenem standardu (računalniška izmenjava podatkov) med pogodbenimi partnerji, izmenjavo elektronskih sporočil z uporabo javnih ali zaščitenih standardov preko javnih ali zasebnih omrežij. ZEPT oz. zakon o elektronskem poslovanju na trgu ureja vprašanja glede sedeža ponudnikov storitev, komercialnih sporočil, elektronskih pogodb, odgovornosti posrednikov, kodeksov ravnanja, zunajsodnega reševanja sporov, sodnega varstva in sodelovanja med državami članicami; sprejet je bil 30. maja 2006. (MGRT, 2011) V primeru pomanjkanja ustrezne zakonske ureditve e-poslovanja, bi bila velika verjetnost, da bi bilo ovirano sporočanje pravno pomembnih in zavezujočih informacij v elektronski obliki in bi bilo možno, da bi prišlo tudi do splošne pravne negotovosti.

14 3 OSKRBOVALNA VERIGA 3.1 Pojem oskrbovalne verige Oskrbovalna veriga je po Kompu (1999, 39) skupina podjetij (dobaviteljev, kupcev, proizvajalcev in ponudnikov storitev), ki se povezujejo med seboj z namenom pridobivanja, nakupovanja, izdelovanja, zbiranja in prodajanja izdelkov in storitev za končnega kupca. (Citirano v: Podlogar, Pucihar, 2003, 244) Nadalje Podlogarjeva in Puciharjeva (prav tam) povzemata pojem oskrbovalne verige po Haag in ostalih (2002, 56-57, 423) in le-ta zajema vse dobavitelje, ki oskrbujejo podjetje z izdelki, polizdelki, deli in surovinami in ne zajema samo dobavitelje podjetja, ampak tudi dobavitelje dobaviteljev. Oskrbovalna veriga pogosto vključuje več (neodvisnih) podjetij ali organizacij v odnosu dobavitelj kupec. Oskrbovalna veriga se nanaša na pretok materiala, informacij, plačil in storitev od dobaviteljev surovin skozi tovarne in skladišča do končnih kupcev. Vključuje pa tudi organizacije in procese, ki ustvarjajo in dostavljajo izdelke in storitve ter informacije končnim porabnikom, in pa tudi različna opravila: nakupovanje, pretok plačil, ravnanje z materiali, načrtovanje in nadzor proizvodnje, logistiko, skladiščenje ter distribucijo in dostavo. (Kovačič et al., 2004, 278) Po Ayers-u (2001, 4) je oskrbovalna veriga sestavljena iz ponavljajočih se procesov, ki obravnavajo fizične, informacijske, finančne tokove, ter tokove znanja, katerih namen je zadovoljiti potrebe kupcev s proizvodi in storitvami večjih in povezanih dobaviteljev. Oskrbovalne verige obstajajo za premostitev vrzeli, ki se ustvarijo, ko so dobavitelji bolj oddaljeni od kupcev in pa oskrbovalne verige zmanjšujejo neusklajenost med ponudbo in povpraševanjem. Če je veriga dobro zasnovana, potem proizvajalci ne vodijo velike zaloge dokončanih proizvodov, ampak te potekajo po verigi navzdol do prodajalca na veliko in od njega gre zaloga porazdeljena do odjemalcev. (Waters, 2003, 11 12) Podlogar in Pucihar (2003, 245) povzemata po Gebauer in Shaw (7 17) ter Poirier in Bauer (2001, 94 103) in opisujeta elektronsko poslovanje v procesu oskrbovanja (elektronsko oskrbovanje) kot izmenjavanje sporočil o izdelku, storitvi, podatkih in plačilu med kupci in dobavitelji z uporabo internetnih tehnologij in standardov izmenjave (EANCOM, EDIFACT, XML). Kot osnova elektronskega poslovanja velja avtomatizacija poslovnih procesov, saj vsebujejo naslednje ključne sestavine: računalniški program na internetu, uporaba standardnih internetnih komunikacij in varnostnih protokolov, programska podpora procesa iskanja podatkov, vključno s katalogom izdelkov. Elektronsko oskrbovanje se precej razlikuje od klasičnega in ga lahko vključimo v model internetsko zasnovanega procesa oskrbovanja. Nabavni referenti v podjetju imajo dostop do elektronskega sistema, saj komunikacija med njimi in dobavitelji poteka po internetu in jih povezuje v novo nastalo oskrbovalno omrežje. Pri tem se uporabljajo uporabniška imena in gesla, da se vstopi v sistem in za upravljanje varnosti in odobritve.

15 Avtomatiziran proces oskrbovanja poskrbi tudi za združevanje posameznih zahtevkov za nabavo v en sam nabavni nalog, ki ga prejme dobavitelj, seveda v elektronski obliki. Klasični nabavni referent v procesu elektronskega oskrbovanja je odveč, saj naslednja dela, ki jih je izvajal do sedaj: prepisovanje zahtevka za nabavo v nabavni nalog s papirnega obrazca v računalnik, urejanje katalogov, skrb za odobritve in drugo, ne počne več. Nabavni referent se v novem okolju posveti delu z dobavitelji, ocenjevanju njihove učinkovitosti in zagotavljanju najboljših nabavnih pogojev svojemu podjetju, kot piše Vaupot (2001, 165 166) in ga povzemata Podlogarjeva in Puciharjeva (2003, 245). 3.2 Tokovi v oskrbovalni verigi Tokovi, ki so prisotni v oskrbovalni verigi, potekajo v eno ali obe smeri vzdolž verige. Ne gre trditi, da je fizični pretok pomembnejši od ostalih zaradi funkcije zadovoljevanja kupca, saj je spremljanje ostalih tokov prav tako pomembno za pravilno delovanje in odzivanje oskrbovalne verige. (Ayers, 2001, 5) Slika 3: Oskrbovalna veriga Vir: Kovačič et al., 2004, 281. Iz slike 3 je moč razbrati, da poteka informacijski tok dvosmerno med členi v oskrbovalni verigi, saj kupec zagotavlja informacije o povpraševanju, kar vsekakor vpliva neposredno tudi na izdelek. Medtem pa teče tok materiala in proizvodov ter finančni tok enosmerno. Finančni tok tudi zagotavlja, da veriga deluje neprekinjeno in se le-ta giblje v obratni smeri kot fizični pretok. Produktu se v vsaki fazi doda vrednost. Dobavna veriga je bistvenega pomena in posebej težko jo je obvladovati, če je stranka zelo oddaljena od distribucijskega mesta, saj mora biti dostava blaga namreč zajamčena. Družba si mora zagotoviti preverjanje verodostojnosti naročil in plačilo. To pa vključuje upravljanje denarnega poslovanja, transportnih sistemov in vseh elementov logistike. Na tej stopnji in na podlagi preteklih izkušenj razlikuje družba tri področja sposobnosti, ki so

16 povezane med seboj. Njihova sinergija je prava gonilna sila za uporabo elektronskega poslovanja. To so: trženje: poznavanje trga, izdelkov, konkurence, tržnih ciljev kupcev, prodajnih poti, načinov pospeševanja prodaje in cen; komunikacije: oglaševanje, digitalna sporočila, ravnanje z ugledom blagovne znamke; infrastrukturno delovanje: sistemska programska in strojna oprema, komunikacije, podatkovne baze, poizvedbe. (Brouchet, 1997, 14 15) Cilj oskrbovalne verige je iztržiti maksimalno donosnost celotne verige, to pomeni razliko med ustvarjenimi prihodki in celotnimi stroški, ki so nastali skozi vse faze oskrbovalne verige. 3.3 Management oskrbovalne verige Management oskrbovalne verige (ang. Supply Chain Management, SCM) po Kovačiču in ostalih (2004, 278 280) obsega management aktivnosti in procesov, ki omogočajo zagotovitev izdelka ali storitve končnemu potrošniku in ponavadi obsega sledeče funkcionalne komponente: načrtovanje povpraševanja (S tem poskušamo napovedati povpraševanje po produktih in storitvah. Bolj natančno je predvideno povpraševanje, natančneje se lahko planira na ostalih področjih poslovanja. Pri načrtovanju povpraševanja pa si pomagamo s podatki o dosedanji prodaji takih in podobnih produktov, spremljamo trende in spremembe potrošniških navad ter upoštevamo tržne analize.); načrtovanje proizvodnje (Plan proizvodnje mora biti čim bolj usklajen s proizvodnimi zmogljivostmi. Sem sodi tako načrtovanje potreb po materialih kot načrtovanje zmogljivosti. V okviru oskrbovalnih verig gre pogosto tudi za načrtovanje logističnih procesov na vhodni strani.); načrtovanje in zagotavljanje dobav (V ta sklop spada načrtovanje dobavnih poti, ki bodo zadovoljile načrtovano povpraševanje na osnovi razpoložljivih zalog in transportnih virov. Skrbno morajo biti načrtovani tudi skladiščni in medskladiščni postopki, da se lahko izpolni povpraševanje. Pri tem gre za organizacijo distribucijske mreže, izbor zunanjih izvajalcev in kupcev, način servisiranja kupcev in definiranje prodajnih pogojev, ki kupce stimulirajo k racionalni izrabi naših proizvodnih, nabavnih in logističnih virov. To področje vključuje tudi spremljanje prodaje.); načrtovanje in izvajanje logistike skladiščenje in transport (Tukaj se načrtujejo postopki, s katerimi je potem dejansko izvedena distribucija. Učinkovita distribucija je vedno kompromis med optimalnim zadovoljevanjem kupčevih potreb, stroški distribucije in kvaliteto napovedi. Pri tem moramo doseči minimalne stroške, a zagotoviti najvišjo možno kakovost storitve, da zadovoljimo tudi kupca. V problematiko izvajanja logistike je vključena tudi široka kompleksnost managementa skladišč in logistike, ki je lahko različno tehnološko podprta. Sem se vključujejo različne skladiščne manipulativne tehnologije, vsa problematika označevanja produktov (črtna koda različnih vrst) in podobno. V tem sklopu se

17 izberejo tudi morebitni zunanji izvajalci skladiščenja in transporta, če gre za mednarodne oskrbovalne verige.). Bernik et. al. (2003, 14) ugotavljajo, da mora v tem času management neprestano spremljati prispevek, ki ga tehnologija in novi oziroma nadgrajeni informacijski sistem prinese njihovi organizaciji. Informacijski sistem pogosto ne podpira le samih funkcij poslovanja, pač pa z ustreznim zbiranjem, hranjenjem in dostopom do podatkov pogosto doprinese tudi strateško prednost podjetju pred močno konkurenco. V tem smislu postane informacijski sistem gonilo strateškega razvoja poslovanja. Kovačič in ostali (2004, 280) pravijo, da se za cilj managementu oskrbovalne verige postavi sledeča preprosto razumljiva zahteva: zagotavljanje pravega produkta na pravem mestu ob pravem času po pravi ceni. Sama osebno se s to zahtevo strinjam, saj na podlagi odličnih rezultatov managementa oskrbovalne verige, ki izvaja in optimizira vse potrebne aktivnosti, pomeni ugoden vpliv tudi na uspeh, konkurenčnost in ne nazadnje tudi obstoj podjetja. 3.4 Pomen informacijske tehnologije v oskrbovalni verigi Z uvedbo elektronskega poslovanja, ki je podprt s primernim informacijskim sistemom, se lahko bistveno zviša učinkovitost oskrbovalne verige preko avtomatizacije in integracije poslovnih procesov, vpeljave novih poslovnih modelov, zagotavljanja hitrejšega in cenejšega toka informacij, materiala, storitev, proizvodov in finančnih sredstev. Sistem, ki omogoča načrtovanje, organizacijo in koordinacijo aktivnosti znotraj oskrbovalne verige, se imenuje sistem za management oskrbovalne verige (ang. Supply Chain Management System). Le-ta zagotavlja načrtovanje in predvidevanje povpraševanja in proizvodnje ter skrbi za nemoteno komunikacijo s kupci in dobavitelji. Informatizacija oskrbne verige pomeni povezavo z okoljem, ki omogoča izmenjavo informacij med organizacijami v panogi oziroma med kupci in dobavitelji organizacije. (Kovačič et al., 2004, 282 283). Ko se gradi informacijska podpora pisarniškega dela, se je potrebno odločiti kakšno strojno računalniško opremo bomo potrebovali, da se bo uspešno in kakovostno komuniciralo z zunanjim svetom in prav tako znotraj podjetja. Učinkovitost dela pa je odvisna tudi od pravilne izbire informacijskih orodij. (Grošelj, Prešern, 2000, 25) Že nekaj let se zmogljivost delovnih postaj bistveno povečuje. Ta rast omogoča bolj zahtevne aplikacije, ki jih lahko izvajamo na našem namizju (desktop). Z delovnimi postajami se v zadnjih letih povečuje tudi komunikacija in prenos po omrežju. To so omogočila izredno hitra lokalna in globalna računalniška omrežja (LAN in WAN), omrežni protokoli in optični vodniki. (Jereb, 2002, 21) Prehod v digitalno ekonomijo je trenutno eden največjih managerskih izzivov, saj dramatično spreminja poslovno okolje. Obsežna uporaba informacijske tehnologije in prehod na elektronsko poslovanje je resen izziv, ki se mu ne da izogniti, ampak je potrebno te priložnosti čim bolj izkoristiti. Nakup ustrezne opreme je finančno zahteven del naložbe,

18 vendar je po tem poslovanje treba organizacijsko in vsebinsko opredeliti v skladu z možnostmi, ki jih prinašajo nove tehnologije. Da se to lahko izvede, potrebujemo kakovosten kader, saj je uvedba kompleksna in potreben je celovit pristop, če se želi optimirati njihov vpliv. Informatizacije se je potrebno lotiti na tak način, da ni na koncu drage naložbe razočaranja, ker ni pričakovanega pozitivnega poslovnega učinka od informacijsko komunikacijske tehnologije in se začne potem iskati krivdo pri dobavitelju in/ali lastnemu kadru. Ključno pa ostaja dejstvo, da bi informacijsko komunikacijske tehnologije morale biti predvsem orodje, ki nam je na voljo za doseganje cilja in ne cilj sam zase. (Visoka šola za management, 2003, 15, 28)

19 4 OCENA FINANČNIH POSLEDIC NALOŽBE V ERP REŠITEV Podjetja, ki se izogibajo naložbam v e-poslovanje in tista, ki niso učinkovita v tem procesu, so dolgoročno obsojena na propad. Gre za strateško pomemben in nujen projekt z dolgoročnimi posledicami. Z uvedbo ERP rešitve dobimo eno centralno bazo podatkov, kjer so zbrane vse informacije iz vseh služb podjetja. Tako je vnos istega podatka enkraten in podatki so vedno ažurni, doseže pa se večja povezanost z okoljem. Vsaka naložba pa prinese s seboj določena tveganja, ki jih moramo najprej prepoznati in nadalje ukrepati ter nadzorovati. Učinkovito upravljanje tveganj je temelj za zagotovitev stabilnega, varnega ter dolgoročnega poslovanja, saj nekatera tveganja spremeni tudi v priložnosti. ERP sistem ponuja veliko možnosti za učinkovitejše poslovanje, vendar potrebujemo urejen poslovni sistem. Instalacija ERP sistema v neorganizirani organizaciji ima majhne učinke ali pa jih celo nima, zato velja, da je informatizirani kaos še naprej kaos. (Pronet, 2012) Gartner (18.1.2012) piše, da bi naj v letu 2012 svetovna poraba sredstev, povezanih z IT, dosegla 3,8 bilijonov dolarjev, kar je za 3,7 % več kot v letu 2011. (RIS, 2012) Slika 4: Napoved svetovne porabe sredstev v IT Vir: RIS, 2012 (po Gartner) 4.1 Investicija v naložbo in tekoči stroški naložbe ERP Investicijske odločitve so z vidika gospodarskih družb najpomembnejše poslovne odločitve, saj imajo dolgoročne posledice za nadaljnji razvoj in poslovanje. Ker so v podjetju finančna sredstva omejena, je nujno potrebna skrbna preučitev vseh investicijskih variant, da preprečimo oportunitetne izgube. Cena ERP sistema sestoji iz cene licence in cene uvedbe sistema in je v veliki meri odvisna od proizvajalca le-tega. Podjetje potrebuje toliko licenc kot je uporabnikov, ki bodo delali hkrati na bazi podatkov. Cena licence je fiksna. Bolj pozorni pa moramo biti pri ceni

20 uvajanja sistema, saj ta predstavlja glavni strošek. Po podatkih iz stroke se razmerje med ceno licence in ceno implementacije giblje od 0,8 do 2,5 (Pronet, 2012), faktor se viša z obsežnostjo in kompleksnostjo poslovanja podjetja. Da je ERP sistem lahko uveden v predvidenem času, mora biti obvezno izdelana pred tem analiza poslovnega sistema z definiranimi in opisanimi poslovni procesi in je osnova in za vse nadgradnje informacijskega sistema. Temeljni dejavnik nepravočasne in dražje implementacije je dodajanje novih funkcionalnosti, ko je s projektno dokumentacijo že določena končna oblika in sestava novega sistema. Zaposleni večkrat naknadno ugotovijo, da bi bilo smotrno dodati še kakšno funkcionalnost v sistem, vendar se ji je zaradi stroškov bolje po priporočilih strokovnjakov izogniti do naslednje nadgradnje. Za izbiro pravega ERP sistema je vsekakor osnova cena licence, uvajanja in vzdrževanja. Pri ponudbah za novi informacijski sistem se svetuje, da zahtevamo tudi znesek TCO (Total Cost of Ownership skupni stroški vpeljave sistema). Gre za podatek, ki pove koliko stane določen informacijski sistem v fazi nabave, uvajanja in uporabe skozi časovno periodo 5 let, kar pomeni, da morajo izračunati in vključiti vse stroške informacijskega sistema, ki se v roku 5 let uporabe lahko pojavijo. Te stroške primerjamo z vsemi pozitivnimi učinki in prihranki, ki jih je informatizacija poslovanja prinesla oziroma bi jih naj prinesla v podjetje. Na podlagi tega dobimo cost/benefit faktor, kar dejansko predstavlja ROI (Return of investment) faktor, ki pove v kolikšnem odstotku se je investicija povrnila v določenem časovnem obdobju. (Pronet, 2012) Vedeti pa moramo, da tudi najboljše metode ocenjevanja investicij in metode za oceno rizika ne morejo izničiti tveganja, ker imamo vedno omejeno razpoložljive informacije o preučevani naložbi. V nadaljevanju si poglejmo primer situacije dveh ponudb s ceno licence in ceno uvajanja, ter ocenjenimi stroški za 5-letno uporabo sistema (tekoči stroški naložbe).»v prvi ponudbi je cena licence in uvajanja ERP sistema 250.000 EUR, stroški za 5 letno delo s sistemom pa so ocenjeni na dodatnih 150.000 EUR. V tem primeru je TCO 400.000 EUR. Druga konkurenčna ponudba ima nižjo ceno za nakup licence in stroške uvajanja in sicer 220.000 EUR, medtem ko so ocenjeni stroški za 5 let dela s sistemom 195.000 EUR. V tem primeru znaša TCO 415.000 EUR. Torej ponudnik cenejšega ERP sistema je dražji pri eksploataciji oz. v celoti je ponudil dražji ERP sistem. Gre za zelo poenostavljen primer, saj se v izračunu TCO skriva mnogo zank, na katere je potrebno biti pozoren.«(pronet, 2012) V Sloveniji je v letu 2005 delež naložb v informatiko v primerjavi s čistimi prihodki od prodaje znašal 1,46% (Inštitut za poslovno informatiko, 2006, 37), medtem ko vlagajo evropska podjetja povprečno 5,5%, azijska 5%, ZDA pa namenijo 7% prihodkov od prodaje (Inštitut za poslovno informatiko, 2006, 37, po Gartner 2002). Iz tega je razvidno, da slovenska podjetja precej zaostajajo za tujino in vlagajo premalo v informatiko. RIS (Raziskava interneta v Sloveniji) v poročilu o vlaganju v IKT pri podjetjih ugotavlja, da so podjetja v obdobju 2003-2005 največji delež vlaganj v IKT usmerila v vzpostavitev in prenovo informacijskih sistemov (34 %). Sledijo nakup in razvoj programske opreme (25 %) ter nakup IT opreme (15 %). Mikro podjetja so največji delež vlaganj usmerila v

21 programsko opremo, majhna, srednja in velika podjetja pa v vzpostavitev in prenovo informacijskih sistemov. (Vehovar, Platinovšek, 2005) Zanimiva pa je novica iz SAP AG o sprejemljivi internetni rešitvi za mala in srednja podjetja. SAP je predstavil nov ERP izdelek za srednja podjetja z uradnim imenom SAP Business ByDesign, kateri je dosegljiv preko internetnih povezav. Produkt temelji na štirih predpostavkah: popolnem naboru funkcij za rabo v podjetjih, enostavnosti uporabe, prilagodljivosti specifičnim potrebam in nizkih stroških lastništva (TCO). To skušajo pri SAP doseči tako, da je Business ByDesign na voljo v obliki rešitve na zahtevo, ki je gostovana pri ponudnikih storitev, tako same družbe SAP, kot tudi partnerjev. Srednja ter manjša podjetja nameravajo pridobiti tudi z agresivnimi cenami. Na uporabnika bo cena v ZDA znašala le 149 dolarjev na mesec, pri čemer je na voljo tudi posebna licenca za dostop do omejenih funkcionalnosti (podatki za self-service funkcije), ki stane 54 dolarjev na mesec. V to ceno so vključene tudi storitve in podpora. SAP bo kupcem ponudil tudi brezplačno preizkusno obdobje, kar pri klasičnih ERP sistemih ni enostavno izvedljivo. (SAP, 2007) 4.2 Pozitivni učinki naložbe ERP Z naložbo v ERP je mogoče doseči napredek, uspeh, učinkovitost in dodano vrednost v podjetju. Da se to uresniči v čim večji meri, pripomorejo tudi zaposleni, ki pa morajo dobiti določena znanja od uvajalcev rešitve in/ali svojih nadrejenih, prav tako so pomembne osebnostne lastnosti posameznikov in kako lojalni so podjetju. Managerjem je pogosto težko ugotavljati zvezo med stroški informacijske tehnologije in povečanimi prihodki podjetja. Vedno več je mnenj, da je korist uporabe informacijske tehnologije odvisna od načina, v kolikšni meri in kako z njo spremenimo procese. Preko spremenjenih procesov je potrebno povečati gospodarske učinke uporabe razpoložljivih tehnologij. Zato je prav, da manager v informacijski tehnologiji vidi sredstvo za izboljšanje procesov, za organizacijske spremembe. (Gričar, 2002, 27 ) ERP rešitve veljajo za temelj elektronskega poslovanja. Z vidika ekonomike imajo naslednje učinke, ki so pričakovani: zmanjševanje agencijskih stroškov z zmanjševanjem stroškov nadzorovanj zaradi avtomatizacije poslovnih postopkov in z zagotavljanjem elektronske sledi odgovornosti; zmanjševanje stroškov obveznosti z enostavnejšim načinom poročanja; zmanjšujejo stroške sprejema odločitev: z zagotavljanjem točnih informacij, z zmanjševanjem stroškov obdelave podatkov; zmanjšujejo transakcijske stroške: saj z dostopnimi in točnimi podatkovnimi bazami zmanjšujejo stroške iskanja, prenosa in hranjenja podatkov ter komuniciranja nasploh. (Dolamič, 2009, 5; povzeto po Bobek, 2007)

22 Poleg neizmerljivih koristi imamo po uvedbi ERP rešitve tudi izmerljive koristi. Študija z anketiranimi podjetniki je pokazala, da velikost podjetij pri merjenju koristi ne vpliva na rezultate po uvedbi ERP sistema. Koristi so bile zaznane tako v malih, kot tudi v velikih podjetjih, brez razlike ali delajo serijske proizvode ali proizvode po naročilu. Izboljšano načrtovanje v proizvodnem procesu vodi k zmanjšanju zalog za 20% ali več. Boljša nabavna praksa poveča pogajalsko moč pri dobaviteljih materiala in običajno se znižajo cene materiala za 5% ali več, saj se nabavna služba zaradi učinkovitejšega pregleda potreb po materialu lahko bolj posveti pogajanju z dobavitelji kot pa z reševanjem manjka materialov. Prihranek pri neposrednih in posrednih stroških dela znaša 10% ob uspešni implementaciji ERP sistema v podjetje. Z boljšo koordinacijo prodaje in proizvodnje se poveča prodaja sama in prav tako odnosi s strankami. Rezultat se kaže v manjši izgubi poslov in povečanju prodaje za 10% ali več. Ob manjši količini nepravočasno plačanih faktur je v računovodstvu prihranek 18% ali več, in omogočeno imamo takojšnjo izdelavo računa ter pregled odprtih in zapadlih postavk. (Hamilton, 2009 ) Uspeh projekta se meri na različne načine (primerjava učinkovitosti poslovanja pred in po uvedbi: porabljen čas za izpolnitev posamezne transakcije, višina in vrednost zalog,vpliv novega sistema na zaposlene), v praksi pa šteje ali je bil zaključen v predvidenem času in v okviru stroškov, ki jih je podjetje določilo pred uvedbo. 4.3 Tveganja in obvladovanje tveganj V podjetju mora obstajati zdrav odnos do tveganja. Management mora stremeti h glavnemu namenu podjetništva in povečevati vrednost premoženja lastnikov. Splošna shema procesa upravljanja s tveganji (slika 5) prikazuje način kako ohraniti oziroma zavarovati vrednost kot tudi dodati vrednost družbi. Upravljanje s tveganji nudi podporo pri doseganju zastavljenih poslovnih ciljev in je podpora pri poslovnem odločanju. Osrednji del procesa se loči na analizo tveganj in vrednotenje tveganj. Analiza se deli naprej na identifikacijo tveganj, opis posameznih tveganj (kjer zajamemo pogostost uresničitve in posledice uresničitve tveganj to razporedimo glede na pomembnost) in oceno tveganj (s pripisom stopnje tveganosti k vsakemu tveganju). Nadaljujemo s primerjavo ocen posameznih vrst tveganj ter jih ovrednotimo zaradi lažjih odločitev glede sprejetja ali prenosa tveganja. Sledi poročanje o tveganjih znotraj podjetja (upravi in zaposlenim), zunaj podjetja pa čakajo na poročila o tveganjih njihove interesne skupine. Po sprejemu odločitve lahko tveganje preoblikujemo na naslednje načine: kontrola tveganja, zmanjšanje tveganja, izogibanje tveganju, zavarovanje. Skratka, za obvladovanje tveganj se sprejmejo odločitve (vsi prodajniki imajo limite do svojih kupcev, spremljanje bonitet podjetij, instrumenti zavarovanja), ki minimizirajo škodo ob nastanku dogodka, ali znižajo stopnjo verjetnosti nastanka. Naslednji korak je poročanje o končnem tveganju po izvedenih ukrepih za dosego pričakovane stopnje zaščite pred tveganjem. Z nadzorom in revizijo vsake faze procesa upravljanja s tveganji na osnovi identificiranih sprememb v podjetju in okolju ugotovimo ali smo z dobljenimi informacijami pomagali managementu pri odločanju in ali smo dosegli z izbranimi ukrepi načrtovan rezultat.

23 Slika 5: Proces upravljanja s tveganji Vir: (Simprisk 2012 (po Risk Management Standard 2002) Z vzpostavitvijo in uporabo ERP sistema se postavimo na raven obvladovanja tveganj in z njim zmanjšujemo naslednja poslovna tveganja: finančno tveganje (vsi, ki imajo pravico sklepati dogovore v podjetju, ga izpostavljajo finančnim tveganjem, ERP rešitev pa s točnimi podatki na enem mestu pripomore k lažji odločitvi); o cenovno tveganje (cene blaga in storitev se spreminjajo in to za podjetje predstavlja tveganje, na katerega ne moremo neposredno vplivati, lahko pa ga obvladujemo s prilagoditvijo tržnim gibanjem, z uporabo ERP preko RIP dosežemo boljšo nabavno prakso), o valutno tveganje (sami se dogovorimo v kateri valuti bomo nabavljali, prodajali, ERP sistem pa nam pomaga, da se optimalno naročuje (optimalna zaloga zmanjšuje potrebo po finančnih sredstvih v zalogah), saj na devizne tečaje neposredno ne moremo vplivati), o tveganje neizpolnitve nasprotne stranke (je tveganje, da nam dobavitelj ne dobavi blaga, zavarujemo se s klavzulo v odpoklicu, preko katere v roku 24 ur po oddaji naročila dobimo informacijo o morebitni nezmožnosti dobave določenega materiala, da lahko obvestimo kupca, dobavitelje si sami izbiramo in lahko izberemo tistega, ki nam omogoča pošiljanje dokumentov preko RIP, da ne izgubljamo časa z ročnimi vnosi dokumentov),

24 o kreditno tveganje (možno je, da za prodane proizvode ne dobimo plačanih obveznosti v denarju s strani kupca, nadaljnjo zniževanje kupne moči podjetja preprečimo s postavljenimi limiti, spremljanjem bonitet podjetij, zaustavljenimi dobavami do poravnave zapadlih obveznosti ali zahtevanimi predplačili), tržno tveganje (zaradi nezmožnosti takojšnjega reagiranja na povečano povpraševanje obstaja pri klasičnem poslovanju tveganje izgube trga, ERP rešitev pa omogoča hitrejšo obdelavo naročila in kreiran nabavni nalog lahko posredujemo takoj do dobavitelja). Stroške obvladovanja tveganja poskušamo znižati na najnižjo možno raven in bistvo obvladovanja tveganja je učinkovit in nemoten potek aktivnosti v podjetju.

25 5 RAČUNALNIŠKA IZMENJAVA PODATKOV (RIP) 2 S prihodom interneta lahko sedaj vsa podjetja med seboj komunicirajo elektronsko in se poslužujejo RIP-a in sicer preko javnega omrežja (internet), preko omrežij namenjenih samo podjetjem (intranet) oz. omrežij namenjenim podjetjem in njihovim poslovnim partnerjem (ekstranet) ter preko privatnih omrežij. (Skrt, 1999) 5.1 Kaj je RIP oz. EDI? Računalniško izmenjevanje podatkov (RIP) pomeni izmenjevanje poenotenih, kodiranih sporočil med dvema računalniškima rešitvama (aplikacijama). Ker so sporočila poenotena, jih lahko»prebere«programska rešitev na sprejemni strani (za to ni potreben človek), in če je tako predvideno, samodejno odgovori s prav tako poenotenim odgovorom. In ker gre za samodejnost, je malo možnosti, da bi prišlo do človeške napake. Vgrajeni mehanizmi za potrjevanje sporočil pripomorejo, da RIP deluje zelo zanesljivo (potrditev, da je prejemnik sporočilo prejel, da je vsebina nepoškodovana, da prejemnik vsebino sprejema ali odklanja). RIP je torej način za izmenjevanje sporočil, ki je uporaben praktično na vseh področjih poslovanja. Po drugi strani pa je tudi nov način poslovanja, ki posega v poslovna, organizacijska, pravna in druga razmerja med udeleženci. V vsakem primeru je motiv za uvajanje RIP-a vsekakor večja učinkovitost poslovanja, kar je njegov očitni in nesporni dosežek. (Toplišek, 1998, 13 14) RIP je organiziran prenos podatkov med dvema organizacijama preko elektronskega sredstva. Uporablja se za prenos elektronskih dokumentov oziroma prenaša poslovne podatke iz enega računalnika do drugega računalniškega sistema, to je od enega poslovnega partnerja do drugega poslovnega partnerja brez posredovanja človeka. (Wikipedia, 2011) Računalniško izmenjavo podatkov (RIP) je najbolj enostavno razumeti kot nadomestitev na papirju napisanih nabavnih nalogov z elektronskimi. Vendar je dejansko veliko širši pomen kot preskrba procesa in njegovi učinki so večji kot zgolj avtomatizacija. RIP ponuja možnost enostavne in poceni komunikacije in je sposoben olajšati velike razdalje med organizacijami. Temeljitejša razlaga RIP gre za elektronsko izmenjavo dokumentov v standardizirani obliki na avtomatiziran način neposredno iz računalniške aplikacije ene organizacije v drugo organizacijo. (Clarke, 2011) Če povzamemo definicije RIP-a, potem gre za to da RIP zamenja papirna sporočila, ki so berljiva za ljudi, s podatki, ki so berljivi programsko, s tem pa mislimo na dokumente v elektronski obliki. To pomeni, da elektronska sporočila obsegajo enake podatke kot papirni dokumenti. 2 RIP je ang. EDI (Electronic Data Interchange) računalniška izmenjava podatkov.

26 5.2 Razvoj RIP Lahko bi trdili, da sega začetek RIP-a v leto 1840, ko so bila poslana prva sporočila s telegrafom v ZDA, in to sovpada z začetkom zlate dobe železniškega razvoja. Železnice so bile med prvimi podjetji, ki so uporabljala telegrafijo in v letu 1870 je bila v velikem obsegu uporabljena že za upravljanje železniških aktivnosti. Vsaka družba je razvila enolične šifre, ki so bile potrebne za sporočila in te so tudi zagotavljale določeno stopnjo varnosti pred prisluškovanjem svojih konkurentov. Po drugi svetovni vojni se je pojavil računalnik kot uspešno in učinkovito poslovno orodje, vendar ni bil ameriške izdelave, ampak so ga razvila britanska podjetja. Po letu 1960 so bili računalniki uporabljani za vse, od računovodstva, na prodajnih mestih, do upravljanja zaloge. To se je razvijalo sprva samo za vojaško uporabo, poslovni podatki pa so še vedno bili posredovani preko faksa ali kurirja. Nato so ročno vnesli podatke, za katere je obstajala potem možnost napake. Veliki trgovci v ZDA so začeli razvijati lastno sporočilo osnovo za RIP sistem za upravljanje dobavne verige. To ni bilo sprejemljivo za manjše in čezmorske dobavitelje. Razmere so bile nespremenjene do poznih 1980 ko postane osebni računalnik po sprejetju mednarodnih standardov za RIP najučinkovitejši način za izmenjavo podatkov med trgovskimi partnerji. S prihodom množičnega razmaha interneta RIP ni postal zastarel. Prav nasprotno. (Wikipedia, 2011) V današnjem modernem času, ko se neprenehoma povečujeta količina in pretok informacij, podjetja nujno potrebujejo zanesljiv in hiter ter cenovno ugoden proces, ki omogoča izmenjavanje velike količine podatkov v celotni nabavni verigi. To se lahko doseže zgolj z uporabo RIP-a. Le celovit razvoj RIP-a pri vseh udeleženih partnerjih, kot so: proizvajalci, uvozniki, izvozniki, prevozniki, špediterji, banke, zavarovalnice in državne ter javne službe, bo omogočil poslovanje brez papirja in obrodil sadove, ki jih tak način poslovanja tudi omogoča. (Logistika 99, 1999, 117) S klasifikacijo podjetij v velikostne razrede želimo prikazati koliko podjetij že prejema in pošilja naročila preko računalniške izmenjave podatkov (RIP). Hkrati pa predstavlja ta podatek izziv za ponudnike teh rešitev, saj se trend naraščanja e-poslovanja povečuje. Mala in srednje velika podjetja igrajo v vseh državah zelo pomembno vlogo v gospodarstvu. Prispevek MSP k bruto domačemu proizvodu posamezne države je visok, glede na število ljudi, ki jih zaposlujejo. V teh podjetjih pa obstaja tudi raznolikost storitev, ki jih ponujajo. Tudi ta podjetja bi morala poslovati elektronsko, da jim ne bi velika podjetja, ki so mednarodno konkurenčna, škodovala in jih izrinila iz trga. (Brian et al., 2004, 66) Spodaj, na sliki 6, so prikazani podatki o številu registriranih podjetij v Sloveniji leta 2010, ki jih najdemo na spletni strani statističnega urada Republike Slovenije. Vidimo, da je bilo takrat prisotnih 2.129 srednje velikih podjetij na območju republike Slovenije, kar predstavlja en odstotek, saj je bilo vseh skupaj registriranih 165.959 podjetij.

27 Slika 6: Število in odstotek podjetij v letu 2010 v RS po velikosti Vir: Statistični urad RS 2012 V Sloveniji je leta 2010 je prejemalo naročila prek RIP 3% malih, 10% srednjih in 30% velikih podjetij, medtem ko je pošiljalo naročila 3% malih, 9% srednjih 17% velikih podjetij. (Statistični letopis 2011) To je posledica premajhne osveščenosti podjetij ter še vedno obstaja mišljenje, da je RIP drag in tehnološko zahteven proces in to služi kot dober izgovor, da so se do sedaj temu izognili. 5.3 Tipi RIP RIP lahko poteka tako, da se podatki prenašajo po telefonskem omrežju, po internem omrežju, po najetem zunanjem omrežju, zelo atraktivna pa so tudi svetovna, odprta omrežja, ki so dostopna predvsem zaradi cene tudi malim in srednje velikim podjetjem. Zato bomo v nadaljevanju predstavili nekaj vrst EDI komunikacije (Povzeto in prirejeno po: EDI Basics, 2011): RIP preko VAN omrežja; Omrežja VAN (Value Added Network) oziroma omrežja z dodano vrednostjo so zasebna omrežja, preko katerih se podatki izmenjujejo na varen in nadzorovan način. Gre pravzaprav za množico nabiralnikov, ki pripadajo posameznim podjetjem, da lahko v nabiralnik odlagajo pošto za pošiljanje in pobirajo prispelo pošto iz nabiralnika. VAN pa poskrbi, da se sporočilo dostavi v prejemnikov nabiralnik. To pa čaka, dokler ga prejemnik ne pobere in prestavi v svoj računalnik. Uporaba VAN ima mnoge prednosti: možno je komuniciranje s partnerji v drugih VAN omrežjih, saj so ponudniki storitev povezani podobno kot mobilni operaterji; poslovni partnerji so lahko od blizu ali daleč; ponujajo pa tudi široko paleto drugih dodatnih storitev (varnostno kopiranje podatkov, obnovitev, pretvorbe sporočil, itd.) RIP preko VPN (Virtual Private Network); Povezava preko virtualnega zasebnega omrežja je primerna za podjetja, ki imajo ustrezno opremo, je cenovno ugodna v primerjavi z alternativami, kot so tradicionalno zakupljeni vodi ali strežniki za