Menadžment poslovnih informacionih sistema - 5 Enterprise Resource Planning - pripremila: Gordana Radić Šta je? Enterpise Resource Planning je softverski sistem za planiranje i upravljanje resursima preduzeća koji podržavaju kompletan sled aktivnosti preko kojih preduzeće može dodati vrednost na svoja dobra i usluge MbIS - 1 MbIS - 2 Šta je? je sistem koji prati sve aspekte poslovnih procesa u preduzeću, to je: sistem koji integriše poslovanje različitih delova preduzeća u jednu celinu, sistem pomoću kojeg se može upravljati svim ljudskim i materijalnim resursima i sistem pomoću kojeg će se planirati, razvijati i pratiti poslovni procesi i procedure. Šta je? Enterpise Resource Planning softverski sistem, se definiše kao pokušaj integracije podataka i procesa preduzeća a u jedinstven informacioni sistem. wikipedija MbIS - 3 MbIS - 4 Integralni informacioni sistemi! Rane 1980-te Prema obimu promena u poslovnim procesima to su sistemi za mala, srednja i velika preduzeća, što određuje primenu, logiku i njegovu cenu. Velike organizacije obično imaju mnogo različitih itih vrsta informacionih sistema koji podržavaju različite ite funkcije, organizacione nivoe i poslovne procese. Oni retko međusobno komuniciraju,, i menadžeri eri nailaze na mnoge poteško koće dok sastave podatke potrebne za uvid u celokupnu sliku organizacionih operacija. MbIS - 5 MbIS - 6 1
prednosti: Težnja da se integrišu svi poslovni procesi: Modularnost: fleksibilnost i nadogradivost Standardizacija: Poslovni procesi se odvijaju u skladu sa optimalnim kriterijumima. - sistem Kako preduzeće raste tako se nameće e potreba za grupisanjem poslovnih procesa u okviru poslovnih funkcija. Informacioni sistem koji rešava tekuće e probleme, može e da se nadograđuje i raste zajedno sa rastom preduzeća. MbIS - 7 MbIS - 8 - sistem Poslovanje preduzeća a u trećem em milenijumu dobrim se delom zasniva na informacijama. Informaciona podrška postaje neophodna i malim, i srednjim, i velikim preduzećima. MbIS - 9 - sistem U ovakvim situacijama najbolje su se pokazala poslovna rešenja, enja, koja: uvode odgovarajuće standarde poslovanja, obezbeđuju uspešno praćenje i kontrolu poslovnih procesa, vrše podelu obaveza i odgovornosti, obezbeđuju bolju komunikaciju između zaposlenih, obezbeđuju lakše e donošenje menadžerskih erskih odluka primenom alata za podršku odlučivanju i čine odličnu polaznu osnovu za uvođenje i sprovođenje standarda sistema kvaliteta u preduzeću. MbIS - 10 POSLOVNE FUNKCIJE Proizvodnja Prodaja Marketing Finansije Ljudski resursi Poslovanje preduzeća se dobrim delom zasniva na informacijama. Kupci P O S L O V N I P R O C E S I Dobavljači Tako informaciona podrška postaje neophodna kako za velika, tako i za srednja, mala i mikro preduzeća. INFORMACIONI SISTEMI MbIS - 11 MbIS - 12 2
U cilju integracije procesa, prave se sistemi planiranja resursa preduzeća (), koji automatizuju poslovne procese, integrišu informacije koje koriste različiti delovi preduzeća. Ima sopstvenu bazu podataka o procesima iz različitih segmenata, radi zajedničkog korišćenja. sistem obično koristi, ili je integrisan sa realacionom bazom podataka. Kupci POSLOVNE FUNKCIJE Proizvodnja Prodaja Marketing Finansije BAZA PODATAKA POSLOVNIH PROCESA INFORMACIONI SISTEM Ljudski resursi Dobavljači MbIS - 13 MbIS - 14 Poslovni sistem spada u kategoriju ako : pruža efikasno upravljanje procesima u organizaciji, koristi zajedničku bazu podataka i može brzo reagovati na operativne zahteve. Motivacija za uvođenje sistema Prodaja smanjenje troškova dodatni moduli reinženjering centralno upravljanje Y2K Internet rešenja EURO CRM MbIS - 15 1990 1995 1998 2000 vreme MbIS - 16 Dobar informacioni sistem i, pre svega, informacioni sistem koji integriše e rad svih zaposlenih u preduzeću, u, može e doprineti identifikaciji profitabilnih tržišta ta i kreiranju prave strategije njihovog osvajanja! MbIS - 17 MbIS - 18 3
predstavlja niz aktivnosti, podržanih od višemodulskog aplikativnog SW, koji pomaže u: 1. upravljanju poslovnim aspektima - planiranje, -proizvodnja, -naručivanje, -prodaja, -praćenje zaliha, - interakcija sa kupcima,... predstavlja niz aktivnosti, podržanih od višemodulskog aplikativnog SW, koji pomaže u: 2. finansijskim aspektima poslovanja i 3. ljudskim resursima. MbIS - 19 MbIS - 20 Uvođenje sistema podrazumeva: analizu poslovnih procesa (tim), obuku zaposlenih i nove radne procedure. MbIS - 21 1. Instalacija SW je lakši deo, ali transformacija poslovanja može da bude problem: sistem mnoštvom svojih modula pokriva skoro sve funkcije organizacije. Mora se voditi računa da postoji razumevanje: - poslovne strategije za svaku funkciju, - trenutnih poslovnih kapaciteta svake funkcije i - efikasnosti primenjenih rešenja enja. MbIS - 22 2. Koji moduli (komponente) -a trebaju? - poslovna vrednost svakog modula, - poslovni prioriteti, - dinamika i redosled implementacije i - implementacija prema poslovnoj ili geografskoj organizaciji. 3. Kreiranje uspešnog programa implementacije: - formiranje upravljačke grupe sa liderom, - pomoć od onih koji imaju iskustva u primeni, - postaviti rokove za pojedine etape, - istovremeno upravljanje promenama procesa, tehnologije i ponašanja, - omogućiti da infrastruktira podržava te promene i -neprestana komunikacija, komunikacija... MbIS - 23 MbIS - 24 4
Praktični saveti : mora biti iniciran poboljšanje anjem poslovanja, poboljšanjem poslovnih procesa (bolji protok novca, smanjenje troškova, brže isporuke itd.) Ove procese moraju da identifikuju svi menadžeri eri u organizaciji, uz saradnju sa IT menadžerima! erima! Aktivna podrška i usmerenje od strane izvršnog rukovodstva - Nadzor, podrška i inspiracija. sistemi su obimni, utiču na mnogo ljudi, procesa i pravila, sa mnoštvom odluka koje treba doneti. Neko na vrhu organizacije mora nekad da "preseče", jer se dešava da se kasni mesecima zbog toga što se nekom poslovođi ne dopada forma nekog izveštaja. MbIS - 25 MbIS - 26 Ukoliko ne postoji aktivna podrška od strane izvršnog rukovodstva implementaciji, IT menadžer er treba odmah da prekine projekat, jer je osuđen na neuspeh. Insistirati na standardnim rešenjima enjima u softveru -prilagođavanje i konfigurisanje: Uvek postoje zahtevi za prilagođenjem novih softverskih aplikacija postojećim poslovnim procesima. Ako se pretera u tome, ne samo da se gubi vreme i novac, nego se otežava i instalacija buduće e verzije softvera. MbIS - 27 MbIS - 28 Realno, ima vrlo malo poslovnih procesa, specifičnih za jednu organizaciju, koji zahtevaju izmenu standardnog softvera. Sve odluke vezane za treba donositi brzo! Treba jasno dati maksimalni rok. Praksa pokazuje da ako se projeka kat razvuče e na više e od 10 meseci, postaje rizičan - najčešće e zbog odlaska ključnih ljudi iz tima. MbIS - 29 MbIS - 30 5
U tim za implementaciju postaviti najbolje ljude... 1. Obično se postavljaju raspoloživi ljudi, bez dovoljno znanja i iskustva na ovim poslovima. Problem je i honorarno angažovanje stručnjaka, jer to obično produžava projekat....u u tim za implementaciju postaviti najbolje ljude... 2. Rad na implementaciji sistema samo je početak jednog kontinualnog procesa. I ako se, posle 10 meseci, postavi sistem, sa vidljivim poslovnim rezultatima, treba sačuvati tim koji će stalno biti fokusiran na poboljšanje poslovnih performansi (niže troškove, veći profit, veće zadovoljstvo kupaca i slično). MbIS - 31 MbIS - 32...u tim za implementaciju postaviti najbolje ljude... 3. Potrebno je najmanje 5 godina, da se izvuče prava korist od implementacije -a. Efekti implementacije: Sinergijski efekti - IT i ostali menadžeri, Rušenje barijera -jedinstvena baza, Pojava novih uloga u organizaciji, Promene u strukturi moći i Promene odnosa sa kupcima, dobavljačima, partnerima - e-trgovina, B2B, B2C. MbIS - 33 MbIS - 34 Prednosti: za strukturu i organizaciju firme (bez poslovnih i geografskih ograničenja) za menadžment ment (bolji izveštaji i bolje donošenje odluka) za tehnologiju (korišćenje jedinstvenog integrisanog skladišta podataka o poslovnim procesima, u standardizovanom formatu) za sveukupno poslovanje (integracija i automatizacija) dobra osnova za CRM (Customer Relations Managnent) MbIS - 35 Izazovi: Proces implementacije (promena poslovnih procesa, ali i organizacione kulture) Nefleksibilnost (teško održavanje, inovacija uticaj na sve delove organizacije) (40% implementiranih sistema imalo je problem) Analiza isplativosti sa neizvesnim ishodom (visoka cena, a prava korist se vidi tek po implementaciji) (57% SAP korisnika ne veruje u pozitivan Return Of Investment) Gubitak strateške prednosti firme (da li je neke procese uopšte trebalo menjati) MbIS - 36 6
rezime... Utvrđivanje postojećih i budućih potreba za IT, Postojeće e stanje IT u organizaciji, Veličina ina organizacije, Lokacija (decentralizovana => komunikacije), Delatnost, Organizaciona struktura, Obim poslovanja, Budžet za IT, rezime... Stanje na IT tržištu, tu, Zakonska regulativa (licence, multinacionalna preduzeća), Struktura zaposlenih, Raspoloživost i kvalitet IT kadrova i Izbor dobavljača,... a,... MbIS - 37 MbIS - 38 Napomene: Nema pouzdane metode za procenu ukupnih troškova implementacije sistema jer na njih utiče e jako puno varijabilnih troškova: broj odeljenja u preduzeću, broj SW modula koji se implementiraju, stepen integracije sa postojećim sistemima, spremnost preduzeća za promene,... Napomene: Pre nekoliko godina Meta Group (sada u sastavu Gartner grupe) napravila je istraživanja ivanja o ukupnoj ceni TCO (Total Cost of Ownership) posedovanja sistema: HW, SW, konsultantske usluge, cena utrošenog vremena u okviru preduzeća, uzimajući i u obzir period od dve godine nakon instalacije sistema. MbIS - 39 MbIS - 40 Napomene: U grupi od 63 preduzeća koje uključuju mala, srednja i velika preduzeća, prosečan TCO iznosio je 15 miliona $: najviši i 300 miliona $ a najniži i 400 hiljada $ - rezime Za izbor dobavljača a se vrednuju: funkcionalnost aplikacija koje nudi, spremnost na pomoć u transformaciji poslovnih procesa, radi ostvarenja poslovnih cljeva organizacije, reference koje ima i vremenski plan implementacije (više od 90% projekata se ne završi u roku) MbIS - 41 MbIS - 42 7
RT & RE (Retail) Blagajničko poslovanje i maloprodaja LT (Light) Mala preduzeća, bez vlastitog knjigovodstva SE (Small Enterprise) Manja trgovačka i proizvodna preduzeća sa vlastitim knjigovodstvom ME (Medium Enterprise) Srednja i veća trgovačka preduzeća MF (Manufacturing) Srednja i veća proizvodna preduzeća MbIS - 43 MbIS - 44 U pitanju je veoma fleksibilno poslovno rešenje enje koje pokriva sve poslovne procese u preduzeću u i lako se može e povezivati sa drugim sistemima, bazama podataka i Internetom. PANTHEON se može e u potpunosti prilagoditi poslovnim procesima preduzeća, usklađen je sa postojećim, i stalno se usklađuje sa novim zakonskim propisima, radi na više e jezika i omogućava višejezi ejezične izveštaje koje je moguće e izvesti iz sistema u više e formata (DOC, XLS, PDF, TXT, CSV, DBF)... MbIS - 45 MbIS - 46 Podrška korisnicima Krajnji korisnik Pitanja Pitanja Pitanja Prijava problema Prijava poboljšanja Forumi www.datalab.si 3. nivo pomoći Uputstva www.datalab.si Pitanja Prijava problema Prijava poboljšanja Obilasci Podrška na daljinu HelpDesk (1. nivo pomoći) 2. nivo pomoći Rešenja problema Poboljšanja MbIS - 47 MbIS - 48 Ažuriranje Odgovor 8
Menadžment poslovnih informacionih ih sistema - 5 Enterprise Resource Planning - pripremila: Gordana Radić MbIS - 49 9