UNIVERZA V MARIBORU EKONOMSKO POSLOVNA FAKULTETA, MARIBOR DELO DIPLOMSKEGA SEMINARJA Priložnosti in problemi uvedbe ERP sistema v podjetju Benefits and problems of implementing ERP system in the company Kandidatka: Šišovska Irena Študentka rednega študija Številka indeksa: 81652042 Program: univerzitetni Študijska usmeritev: Elektronsko poslovanje Mentor: prof. dr. Samo Bobek Študijsko leto: 2008/2009 Maribor, September, 2009
PREDGOVOR Živimo v informacijski družbi, ki jo zaznamujejo vsakodnevne spremembe in izboljšanja na področju tehnologije, znanosti, kulture, informatike... Tako morajo tudi podjetja slediti vsem tem spremembam, če želijo obstati na trgu in biti konkurenčni. Dandanes si podjetja ne morejo zamisliti poslovanje brez informacijskega sistema, ki bo zagotavljal določene prednosti zaposlenim, kot tudi njihovim strankam. Zato se v veliki meri danes podjetja odločajo za uvedbo celovitega informacijskega sistema (ERP sistem), ki bo povezoval vse poslovne procese znotraj podjetja, hkrati pa bo nadzoroval poslovanje. Z uvedbo tovrstnih programov podjetja povečajo svojo uspešnost in učinkovitost. Pri velikem številu podjetij se je uvedba celovitega informacijskega sistema izkazala kot velika priložnost. Celoviti informacijski sistemi morajo zagotavljati upravljanje in koordiniranje vseh razpoložljivih virov, sredstev in aktivnosti v določeni organizaciji ali podjetju. Po drugi strani se velikokrat zgodijo različni problemi, ki onemogočijo uvedbo ERP sistema. Zato morajo podjetja že na samem začetku dobro premisliti, določiti kriterije, ki jih mora izpolnjevati novi sistem in se šele nato odločiti za uvedbo. V diplomskem seminarju bomo najprej predstavili pomembnost celovitih informacijskih rešitev, njihove značilnosti in razloge za uvedbo. Nato bodo predstavljeni kritični dejavniki uspeha uvedbe ERP sistema v podjetju. V nadaljevanju bomo opisali sam proces uvajanja in metodologijo, ki jo uporablja podjetje Microsoft. Na koncu bodo analizirane tudi morebitne težave in problemi, ki nastanejo pri tem projektu kakor tudi koristi, ki bi jih imelo podjetje, v kolikor se bi odločilo za uvedbo ERP sistema. Če so podjetja v fazi odločitve ali kupiti ter uvesti tovrsten program, morajo najprej dobro preučiti vse pozitivne in negativne lastnosti ki sledijo, ter šele na to odločiti se, ali je pametno ERP sistem uvesti v njihovi organizaciji. 2
KAZALO 1 UVOD... 4 1.1 Opredelitev področja in opis problema... 4 1.2 Namen, cilji in osnovne trditve... 4 1.3 Predpostavke in omejitve... 5 1.4 Metode raziskovanja... 5 2 CELOVITE INFORMACIJSKE REŠITVE (ERP)... 6 2.1 Kaj so ERP rešitve... 6 2.2 Značilnosti celovitih informacijskih rešitvah... 7 2.3 Razvoj rešitev ERP... 10 3 UVAJANJE REŠITEV ERP... 12 3.1 Faze uvajanja celovitih informacijskih rešitvah... 12 3.2 Strategije uvajanja ERP... 13 3.3 Kritični dejavniki uvajanja ERP rešitvah... 15 4 REŠITEV MICROSOFT DYNAMICS NAV... 18 4.1 Zgodovina... 18 4.2 Opis in delovanje... 18 4.3 Moduli programske rešitve... 19 4.4 Metodologija Sure Step... 20 4.4.1 Proces uvajanja s pomočjo metodologije Sure Step... 20 4.4.2 Primer uvedbe programa Microsoft Dynamics NAV v podjetju s pomočjo metodologije Sure Step... 22 5 PRILOŽNOSTI IN PROBLEMI UVAJANJA ERP SISTEMA V PODJETJU... 25 5.1 Priložnosti uvedbe ERP sistema v podjetju... 25 5.2 Problemi uvajanja ERP sistema... 28 6 SKLEP... 30 7 POVZETEK... 32 8 LITERATURA IN VIRI... 33 3
1 UVOD 1.1 Opredelitev področja in opis problema Današnjo družbo lahko označimo kot družbo velikih in hitrih sprememb. Vse hitrejše spremembe znotraj podjetij, globalizacija poslovanja, tehnološke inovacije, socialne in politične spremembe povzročajo težnjo in potrebo po obvladovanju in upravljanju čedalje večje dinamike tako znotraj organizacij, kot tudi v okolju, v katerem poslujejo. Organizacije doživljajo velike strukturne spremembe, ki jih spremlja prilagajanje informacijskih sistemov. Informacijski sistemi danes predstavljajo prevladujoč faktor poslovanja organizacije in igrajo veliko vlogo pri zagotavljanju konkurenčne prednosti organizacije. Predvsem v vodstvu organizacij narašča potreba po sprotnih informacijah iz najrazličnejših virov in na različnih ravneh agregacije. Zato mora sodobna računalniško zasnovana informatika v organizaciji, poleg obravnave podatkov operativnih funkcij na transakcijski ravni, zagotavljati informacije za podporo odločanju na upravljalni ravni poslovnega sistema. Prav zaradi vsega naštetega Enterprise Resources Planning (v nadaljevanju ERP rešitve) tako na široko vdirajo v znana in uspešna tuja in domača podjetja, saj se podjetja raje odločajo za nakup novih ERP rešitev, namesto da bi zapravljali ogromno denarja za modifikacije obstoječih sistemov. Problem s katerim se bom ukvarjala v diplomskem seminarju je opisati proces uvajanja ERP sistema v podjetju ter poiskati probleme, ki se pojavljajo pri sami uvedbi. Poskušala bom pokazati, da je pomembno zgraditi sistem, ki bo zadovoljil potrebe tako zaposlenih v podjetju kot tudi samih strank. Pokazala bom rešitev, ki jo ponuja podjetje Microsoft (Microsoft Dynamics NAV) in tudi metodologijo, ki jo uporabljajo pri uvedbi omenjenega programa. 1.2 Namen, cilji in osnovne trditve Namen diplomskega seminarja je predstaviti osnove celovitih integriranih informacijskih rešitev (ERP rešitve) in predstaviti Microsoft Dynamics Navision, integrirane poslovne rešitve kot primer ERP rešitve. Podrobno se bom osredotočila na uvedbo samega programa ter probleme s katerimi se soočajo podjetja pri tem procesu. Po drugi strani bom poiskala tudi priložnosti, ki jih podjetja pridobijo z uvedbo samega programa. Dandanes vse večjo pozornost podjetja posvečajo svojim zaposlenim. Ni namreč dovolj samo zaposliti ljudi, ampak je zelo pomembno ustvariti delovno okolje, ki jih naredi zadovoljne in ustvarjalne. Prav zaradi tega je cilj moje diplomske naloge poiskati probleme in priložnosti, ki se pojavljajo pri uvedbi ERP sistema v podjetju in so v veliki meri povezane z zaposlenimi. Namreč zaposleni so tisti, ki najbolj občutijo prehod iz starega sistema poslovanja na novi, sodobni, elektronski način poslovanja. 4
1.3 Predpostavke in omejitve Predpostavljam, da poleg ogromno priložnosti, ki jih ponuja uvedba informacijskega sistema v podjetju obstajajo tudi problemi s katerimi se podjetja soočajo in se nenehno trudijo da jih odpravijo. Predpostavljam tudi, da so podjetja, ki uporabljajo programe za elektronsko podporo poslovanja, zadovoljna z njihovo funkcionalnostjo in rešitvami, ki jih ponujajo, kljub temu da se pojavljajo določeni problemi in težave. Samo z nenehnim izboljševanjem in odpravljanjem napak bodo zgradili primeren ERP sistem. V diplomskem seminarju se bom omejila na opis samo ene ERP rešitve in sicer rešitve, ki jo ponuja podjetje Microsoft in je znana kot Microsoft Dynamics NAV. Prav tako bom opisala samo eno metodologijo za uvajanje te rešitve in je znana kot metodologija Sure Step. 1.4 Metode raziskovanja Pri izdelavi diplomskega seminarja bom pri teoretičnem delu uporabila metodo kompilacije, ki zajema povzemanja po različnih virih oz. po delih različnih avtorjev. Uporabila bom predvsem monografske publikacije. V okviru deskriptivnega pristopa (opis rešitve ERP, proces uvajanje rešitve ERP in opis programa Microsoft Dynamics NAV) bom uporabila naslednje metode: metodo deskripcije komparativno metodo Pri praktičnem delu bom uporabila metodo deskripcije, ki predstavlja postopek opisovanja dejstev. Prav tako bom pridobila neposredne informacije s strani podjetja (izkušnje ali različna mnenja). 5
2 CELOVITE INFORMACIJSKE REŠITVE (ERP) 2.1 Kaj so ERP rešitve Zaradi vse bolj dinamičnega poslovnega okolja organizacije doživljajo velike strukturne spremembe, ki jih spremlja prilagajanje informacijskih sistemov. Informacijski sistemi danes predstavljajo prevladujoč faktor poslovanja organizacije in igrajo veliko vlogo pri zagotavljanju konkurenčne prednosti organizacije. Organizacije se običajno odločajo za uvedbo celovite informacijske rešitve (v nadaljevanju rešitve ERP 1 ), kot da bi razvili lastne rešitve. Celovite informacijske rešitve oziroma integrirani informacijski sistemi so informacijski sistemi, ki upravljajo in koordinirajo vse razpoložljive vire, sredstva in aktivnosti v določeni organizaciji ali podjetju. Rešitve ERP v celoti podpirajo poslovanje (vse poslovne funkcije) in so sestavljene iz več modulov, kot so npr. proizvodnja, finance, logistika, človeški viri in drugi (Sternad et al. 2007, 37). ERP sistemi so celovito povezana in na poslovnem modelu temelječa sestava uporabniških programov, ki ob uporabi sodobne tehnologije zagotavljajo vsem poslovnim procesom organizacije in njenim poslovnim partnerjem možnosti načrtovanja, razporejanja virov in ustvarjanja dodane vrednosti (islovar 2009). ERP sistem je poslovna programska oprema, ki omogoča učinkovito rabo virov v podjetju (blago, človeški viri, finance) z nudenjem celotne, integrirane rešitve za potrebe in obdelavo podatkov v podjetju. Podpira procesno osredotočen pogled na poslovanje in prav tako na vse poslovne procese (Fui Hoon Nah et al. 2001, 285). Glavna značilnost celovitih poslovno informacijskih rešitev je v njihovi arhitekturi, ki omogoča pregledno povezovanje modulov, s čimer je zagotovljen konsistenten pretok informacij med vsemi funkcijskimi enotami v podjetju. Informatizacija poslovanja na podlagi celovitih poslovno informacijskih rešitev tako omogoča uvedbo enotnega integriranega sistema ter zamenjavo ali prenovo obstoječih, zaradi svoje zastarelosti pogosto tudi slabo povezljivih informacijskih sistemov (Rashid et al. 2002, 5 8). 1 angl. Enterprise Resource Planning. 6
Slika 1: Koncept ERP sistemov Front Office Corporate Reporting Back office C U S T O M E R S Sales& Distribution Service Applications CENTRAL DATABASE Human Resources Management Financial Applications Manufacturing Application Inventory Management S U P P L I E R S Vir: Rashid et al. 2002, str.3»koncept ERP izhaja iz potrebe po celovitem upravljanju z vsemi viri in njihove uporabe v celotni organizaciji. Glavni cilj ERP je povezati vse oddelke in enote (tudi če so med njimi velike geografske razdalje) podjetja oziroma njegove poslovne procese z enim samim računalniškim sistemom, s centralno bazo podatkov«(kovačič in Bosilj Vukšić 2005, 277). V nadaljevanju navajata, da se z uvedbo poslovno informacijskega sistema v podjetju poenotijo standardi in posledično temu se v sistemu ne podvajajo podatki, kar omogoča poleg večjih prihrankov tudi boljši nadzor nad poslovanjem podjetja in uvajanje novih storitev. Iz slike 1 je tudi razvidno da ERP pospešuje in razvija odnose med poslovnim sistemom in kupci ter omogoča učinkovitejše povezovanje z dobavitelji in prodajalci v oskrbovalni verigi. 2.2 Značilnosti celovitih informacijskih rešitvah V današnjem času podjetja množično uvajajo celovite informacijske sisteme, ki imajo modularno zgradbo in omogočajo integracijo celotnega podjetja. Vse to temelji na enotni bazi podatkov, kar omogoča vsem zaposlenim hiter in enostaven dostop do podatkov, saj se le ti ne podvajajo in so vedno ažurni. Po drugi strani modularna zgradba omogoča podjetju, da se odloči za nakup posameznih modulov (v primeru da posameznih modulov ne potrebuje). Osnovo večine ERP rešitev predstavljajo moduli kot so: finance, proizvodnja, kadri, prodaja/marketing in logistika. Vsak je dejansko samostojna računalniška rešitev, vendar dobi ERP pravo vrednost predvsem kot integrirana celota. Dandanes ERP sisteme so lahko sestavljeni iz programskih modulov kot je prikazano na sliki 2. 7
Slika 2: Programski moduli iz katerih je sestavljen ERP sistem Vir: Bobek in Sternad, 2007, 11 O'Leary (2000, 27) navaja, da lahko rešitve ERP prepoznamo po naslednjih značilnostih (citirano v Sternad 2005,11): so gotove programske rešitve, izdelane za arhitekturo odjemalec/strežnik, ne glede na to, ali uporabljajo običajne ali spletne odjemalce, v njih je združena večina poslovnih procesov, obdelajo večino transakcij v podjetju, uporabljajo podatkovno bazo na ravni organizacije, v kateri je vsak podatek zapisan samo enkrat in omogočajo dostop do podatkov v realnem času Poleg tega se od rešitev ERP pričakuje da podpirajo več valut in jezikov, imajo podporo za podjetja v različnih panogah ter možnost prilagoditve rešitve brez programiranja. Glavni razlogi za uvedbo ERP rešitve so po navedbah podjetij naslednji (Bobek in Sternad 2007, 17): Potreba po integraciji procesov in podatkov, Sledenje trendom, IT razlogi, Pritiski vodstva podjetja. Med najpomembnejšimi lastnosti ERP sistemov so njihovi sposobnosti (Nah in drugi 2001, 285): 8
Za avtomatizacijo in integracijo poslovnih procesov v podjetju, Za delitev skupnih podatkov in prakse med zaposlenimi v celotnem podjetju in Za dostop in prenašanje podatkov v realnem času Krstov (2001, 2) navaja lastnosti ERP rešitev (s tehnološkega in s poslovnega vidika), zaradi katerih se podjetja zelo rada odločajo zanje, čeprav so zelo draga, zapletena in vseobsežna ter brez trdnega jamstva, da bo uvedba v podjetju uspešna: Lastnosti s tehnološkega vidika: - Dejanska neodvisnost od strojne in sistemske programske opreme, - Visoka stopnja združljivosti (prodajalci temu rečejo popolna) sistema, - Relativno visoka stopnja fleksibilnosti, - Navidezna enotna struktura tabel, - Podpora fazni (modularni) uvedbi in - Skrajšan čas uvedbe. Lastnosti s poslovnega vidika: - Povrnitev naložbe v kratkem času, - Kontroliran in kompatibilen reinženiring poslovnih procesov, - Osredotočenost na rešitve, ki temeljijo na referenčnih modulih, - Ena sama vhodna podatkovna točka, - Omogočanje hitrih in kakovostnih informacij nudijo možnost izdelave sprotnih (procesnih) poročil (angl. Real Time Accounting), - Sposobnost prilagajanja novih IT potrebam podjetja (e poslovanje), - Relativno kvalitetno razvite in vgrajene kontrolne procedure in - Možnost nudenja tako poslovnih kakor tudi revizijskih računalniških rešitev (saj so tudi te množica tabel, procedur, ekranskih prikazov in tiskanih poročil. Torej, kot druge računalniške rešitve). Podjetja se odločajo za nakup rešitve ERP iz različnih razlogov. V tabeli 1 so prikazani razlogi za nakup rešitve ERP. 9
Tabela 1: Razlogi za nakup rešitve ERP Strateški Taktični Operativni Udejanjiti nove poslovne strategije, dvig uspešnosti poslovanja Omogočiti globalizacijo poslovanja in povezljivost z okoljem Omogočiti strategijo upravljanja s strankami (CRM 2 ) in upravljanja oskrbovalne verige (SCM 3 ) Vir: Kovačič, Bosilj Vukšić 2005, 282 2.3 Razvoj rešitev ERP Znižati stroške in izboljšati učinkovitost poslovnih procesov Povečati prilagodljivost poslovnih procesov Integrirati poslovne procese znotraj podjetja ter s svojimi kupci in dobavitelji Standardizirati in avtomatizirati delovne procese in postopke Izboljšati kakovost informacij in izvajanja procesnih aktivnosti Izboljšati uporabnost rešitev, informacijsko (tehnološko) infrastrukturo, znanja, motiviranost, kadrov... Sisteme za načrtovanje in kontrolo proizvodnje (angl. Manufacturing Planning and Control MPC), h katerim štejemo tudi ERP rešitve, imajo štiri faze razvoja. (Slika 3) Slika 3: Evolucija ERP rešitve Vir: Bobek in Sternad, 2007 Po letu 1965 so se pojavili sistemi za načrtovanje materialov (angl. Material Requirements Planning MRP) in sistemi za načrtovanje proizvodnih kapacitet (angl. Capacity 2 Angl. Customer Relationship Management. 3 Angl. Supply Chain Management. 10
Requirements Planning CRP). Ameriška organizacija APICS 4 jih je opredelila kot računalniško podprti informacijski sistemi, ki temeljijo na tehnikah, ki na osnovi podatkov kosovnic, podatkov o zalogah in glavnega proizvodnega načrta pripravijo seznam potrebnih materialov. Po letu 1975 so se pojavili sistemi za načrtovanje proizvodnih resursov (angl. Manufacturing Resource Planning MRP II). Za razliko od MRP rešitev vsebujejo MRP II rešitve funkcionalnosti, ki omogočajo načrtovanje proizvodnih kapacitet in zbiranje informacij o stanju proizvodnega procesa ter uvajajo principe povratnih zank za opozarjanje na neustrezne zmogljivosti resursov. Organizacija APICS jih je opredelila kot računalniško podprti informacijski sistemi za načrtovanje proizvodnih resursov v podjetju. V najbolj dodelanih izvedbah omogočajo operativno načrtovanje proizvodnje v količini in vrednosti in podpirajo simulacije za potrebe odločanja (Bobek in Sternad, 2007). Leta 1990 je podjetje Gartner group začelo uveljavljati izraz ERP (Enterprise Resource Planning) za rešitve, ki so funkcionalnost širile tudi na področja, ki jih niso podpirale rešitve MRP II. Gre za področja kot so finance, človeški viri, vzdrževanje ipd. ERP rešitve zagotavljajo večjo raven integracije mnogih vidikov poslovanja (Bobek in Sternad, 2007). V letu 2000 so se pojavile nove verzije ERP rešitev vodilnih ponudnikov, ki so pomenile integracijo ERP rešitev z internetom. Za tretjo generacijo ERP rešitev bo značilna splošna odprtost, ki bo omogočala tako integracijo z drugimi rešitvami v podjetju kot tudi integracijo s partnerji v poslovna omrežja ter integracijo z dodatnimi rešitvami za podporo poslovanju (obvladovanje oskrbne verige, obvladovanje odnosov s strankami...). Slika 4: Nadaljnji razvoj ERP rešitve 4 American Production and Inventory Control Society. 11
3 UVAJANJE REŠITEV ERP Uvajanje celovitih informacijskih rešitvah (ERP) predstavlja enega pomembnih pristopov k poslovni prenovi in informatizaciji poslovanja, ki vodi zlasti k učinkovitejšemu obvladovanju podatkov ter natančnejšemu napovedovanju poslovnih dogodkov in odločanju. Uvajanje takšnih rešitev temelji na konceptu prenove poslovanja, temelječem na prenosu najboljše prakse, zajete v teh rešitvah, v posamezno organizacijo in njeno neposredno okolje. Če iz vsega omenjenega povzamemo, lahko sklepamo da gre za strateško pomemben, pogosto tudi nujen projekt, z dolgoročnimi, lahko pozitivnimi ali pa pogubnimi posledicami za organizacijo (Kovačič in Bosilj Vikšić 2005, 278). Raziskave uvajanj rešitev ERP kažejo na to, da se pri uvedbi ERP rešitve pojavlja velik odstotek opustitve uvajanj (35%) ali pa projekt uvedbe rešitve ERP ni bil zaključen v predvidenem roku, predvidenih stroških ali predvidenem času (55%). Samo 10 odstotkov projektov uvedb rešitev ERP je bilo uspešno uvedenih (Sternad et al. 2007, 38). 3.1 Faze uvajanja celovitih informacijskih rešitvah Proces uvajanja ERP rešitve v podjetju je kompleksen in zahteven projekt. Od vseh udeležencev v tem projektu se pričakuje veliko odgovornost, predanost in napor. Ta projekt poteka vzporedno s prenovo poslovnih procesov in so vpleteni prav vsi zaposleni, ki skupaj pripomorejo k uspešnosti tega projekta. Poleg tega so za uspešno izvedbo projekta zelo pomembni tudi timsko delo, odnosi med udeleženci, dobra koordinacija, zaupanje... Po drugi strani mora biti ERP sistem prijazen do uporabnika in zaradi tega organizacije uvajajo različna izobraževanja, vaje, sestanke. Kovačič (2002, 213) je razdelil projekt uvajanja celovite rešitve na 4 projektne faze : Slika 5: Faze uvajanja ERP rešitve V nadaljevanju so opisane aktivnosti in naloge, ki so značilne za posamezno fazo projekta (Kovačič 2002, 213): V fazi načrtovanja projekta se opredeli samo področje prenove in informatizacije ter se zagotovijo za njihovo izvedbo potrebni viri. Opredelijo se torej splošne dejavnosti v zvezi s 12
postavitvijo projekta in projektne skupine, opredeli se področje, cilji in pričakovani rezultati prenove procesov. Prav tako se pridobi tudi podpora s strani vodstva podjetja. V tej fazi se ocenijo rezultati in stopnja tveganja s tehničnega, ekonomskega, strateškopolitičnega in kadrovsko psihosociološkega stališča. V naslednji fazi, fazi analiziranja stanja ter snovanja prenove in informatizacije se začne z načrtovanjem, ugotavljanjem postopkov in pristopov k prenovi. Značilno za te faze je, da podjetja najamejo zunanje sodelavce in na ta način člani projektne skupine postanejo tudi zunanji sodelavci. Projektno skupino in vse izvajalce seznanijo z metodološkimi izhodišči, metodami in tehnikami dela na projektu. V tej fazi se izdela tudi poslovni model stanja, ki opredeljuje trenutno izvajanje poslovnih procesov organizacije. Za konec se izdela tudi predlog prenove in taktični načrt prehoda na nov poslovni model. V fazi priprave prehoda se postavlja vprašanje, kako naj se dejansko izvede želena sprememba in se opredelijo vse potrebne spremembe, ki nastanejo ob prehodu na nov sistem. Ker je prehod iz starega v nov sistem zelo kompleksen postopek, še posebej na področju migracije podatkov, je priporočljivo, da oba sistema delujeta vzporedno. Ko se izvedejo vsa testiranja in ugotovijo da nov sistem deluje dobro, se stari sistem izklopi. V tej fazi projekta se izvedejo tudi izobraževanja bodočih razvijalcev, vzdrževalcev in uporabnikov rešitev v organizaciji. Na koncu se izdela dokončni predlog in načrt prilagoditve ter uvedbe nove rešitve. Zadnja faza je faza izvedbe, kjer gre za uvajanje, prilagajanje in dograjevanje rešitve na osnovi v predhodnih fazah ugotovljenih izhodišč. V tej fazi se najprej izdela podroben načrt izvedbe in uvedbe novih organizacijskih in tehnoloških rešitev. Poleg tega se izdela tudi načrt testiranja in načrt izobraževanja uporabnikov, saj le ti močno vplivajo na uspeh uvedbe. Potem se lahko uvedejo uporabniške programske rešitve in se preizkusi njihovo delovanje. Na koncu se še oceni uvedeno prenovo v smislu ciljev, ki so bili določeni v fazi načrtovanje prenove. Vsem metodologijam je skupna osnovna razdelitev na več faz, ki se odvijajo pred, med uvedbo in po uvedbi rešitve ERP, opis in primeri delovanja. Metodologija pa mora opredeljevati tudi glavne mejnike v uvedbi rešitve ERP in njihove rezultate ter potrjevanje rezultatov projekta v podjetju. Poleg tega so metodologije računalniško podprte, kar omogoča lažje delo projektni skupini (Sternad et al. 2007, 38). 3.2 Strategije uvajanja ERP Za uspešno uvedbo ERP sistema v podjetju se uporabljajo različni pristopi, ki imajo svoje prednosti in pomanjkljivosti. Za kateri pristop se bo odločilo podjetje je odvisno od številnih faktorjev, ampak v prvi vrsti so predvsem potrebe, koliko časa imajo na razpolago za izbiro in uvedbo, kakor tudi finančna sredstva. Ločimo 5 različnih pristopov, ki jih podjetja uporabljajo za uvedbo novega ERP sistema v podjetju, in sicer (Bobek in Sternad 2007, 6): 13
1. Pristop velikega poka (angl. Big Bang) značilno je da na točno določen dan zaključimo delo v obstoječem IS in začnemo opravljati opravila v uvedeni rešitvi ERP. Če želimo, da bo ta pristop uspešen moramo skrbno načrtovati uvajanje rešitve ERP in dobro testirati uvedeno rešitev ERP pred zagonom v živo. 2. Fazni pristop (angl. Phased approach) omogoča zaporedno uvajanje modulov rešitve ERP, tako da najprej uvedemo en modul, in ko je le ta uveden, uvedemo naslednji modul. Najprej uvedemo finančne module in se šele nato lotimo uvajanja modulov materialnega toka. Ker uvajamo en funkcijski modul naenkrat, potrebujemo manjšo projektno organizacijo, ki se lahko bolje posveti uvedbi posameznega modula. Poleg tega pa potrebujemo tudi manj ostalih kritičnih virov v posamezni fazi uvedbe. 3. Vzporedni pristop (angl. Parallel approach) uporabljajo podjetja, kjer je nemoteno poslovanje izredno pomembno (npr. banke in farmacevtska podjetja). Za ta pristop je značilno, da oba sistema (obstoječi IS in uvedena rešitev ERP) delujeta sočasno nekaj mesecev. 4. Procesni pristop (angl. Process line strategy) v procesu priprave razdelimo poslovanje organizacije na vzporedne diagrame poslovnih procesov oz. proizvodnih linij. Nato najprej uvedemo rešitev ERP za enostavnejši poslovni proces. Ko zaključimo uvedbo le tega, pričnemo z uvedbo naslednjega, zahtevnejšega poslovnega procesa itd. Zaradi manjšega tveganja in večje možnosti uspeha, običajno najprej uvedemo enostavnejšo procesno linijo (oz. poslovni proces) in nato glede na težavnost še ostale procesne linije. 5. Hibridni pristop (angl. Hybrid strategy) je kombinacija procesnega, faznega in vzporednega pristopa. Vsak izmed navedenih pristopov ima svoje prednosti in slabosti, ki jih podjetja dobro preučijo preden se odločijo za uporabo določenega pristopa. Ker dolgotrajno uvajanje povečuje tveganje projektov uvedbe ERP, stroške projekta uvedbe rešitve in zmanjšuje zavzetost in zaupanje projektnega tima v uspeh projekta uvedbe rešitve ERP, so ponudniki rešitev ERP pripravili svoje metodologije uvajanja rešitev ERP, ki temeljijo na hitri strategiji (angl. Breakneck strategy) in jo poimenovali hitra vpeljava (angl. Rapid implementation). Ideja hitre strategije je, da organizacija najde in uvede rešitev ERP kolikor hitro je mogoče in z minimalnimi stroški. Hitra vpeljava vsebuje majhno število faz, ki jih običajno uvedemo po pristopu velikega poka (angl.big Bang approach), faznem pristopu (angl. Phased approach) ali kombinaciji obeh (Sternad et al. 2007, 38). Aladwani (2001, 257) navaja, da lahko strategije za uvedbo ERP sistema klasificiramo in sicer v: organizacijske, tehnične in»človeške«strategije. Med organizacijske strategije za 14
promocijo uspešnega uvajanja ERP sistema uvršča projektni management, organizacijsko strukturo in vire, strategijo za razvoj in namestitev, stil vodenja in ideologije, komunikacijo in koordinacijo v projektni skupini. Nekatere izmed tehničnih strategij, ki so vplivale na uspeh ERP sistema vključujejo: tehnični vidik instalacije in kompleksnost ERP sistema, ustreznost strokovnega mnenja in tudi časa in stroške, ki so bili porabljeni za uvedbo ERP sistema v podjetju. Primeri»človeških«strategij vključujejo kadre in vodstveni odnos, vključenost v projekt in različna izobraževanja. 3.3 Kritični dejavniki uvajanja ERP rešitvah Izkušnje iz prejšnjih projektov uvajanja rešitve ERP kažejo na veliko potrebo po boljšem razumevanjem razlogov, kajti to bo pripeljalo do uspešnega zaključka teh projektov. Uvedba ERP rešitev v podjetju je zahtevna naloga, ki zahteva premišljeno metodo uvajanja zato, da bi zagotovila uspešno in učinkovito delovanje novega sistema. Krstov poudarja na prednosti, ki bi jih podjetje pridobilo z nakupom in uvedbo ERP rešitve in se morajo nanašati na (Krstov 2001, 4): - Optimiranje delovnega kapitala s poudarkom na zmanjševanje stroškov v vhodnoizhodni procesni verigi; - Optimiranje vhodno izhodnih zalog s poudarkom na zagotavljanju nepretrganosti poslovanja ter vpogled v vsakem trenutku, kaj je v zalogi in kje; - Izboljšanje komuniciranja s poslovnimi partnerji glede na povečanje stopnje konkurenčnosti; - Omogočanje oziroma izboljšanje e poslovanja; -»Informacijska inventura in ozdravitev«podjetja. Zaradi velikega števila neuspešno uvedenih rešitev ERP so mnogi proučevali dejavnike, ki vplivajo na uspeh uvedbe rešitve ERP. Kritični dejavniki uspeha KDU (angl. Critical success factors) pri uvajanju rešitev ERP so torej dejavniki, ki usodno vplivajo na uspešnost in učinkovitost projektov uvedbe rešitve ERP (Sternad et al. 2007, 40). Na temo KDU uvajanja rešitev ERP je bilo v zadnjih letih že veliko napisanega. Na podlagi pregleda predhodnih del je bilo identificiranih štirinajst dejavnikov, ki so bili s strani avtorjev omenjeni več kot pet krat. V tabeli so navedeni najpogostejši dejavniki, ki so bili omenjeni s strani posameznih avtorjev (Sternad et al. 2009, 3). 15
Tabela 2: Kritični dejavniki uspeha uvajanja rešitev ERP Kritični dejavniki uspeha projektov ERP (KDU) Vključitev in podpora uprave 21 Jasni cilji, strategija in obseg uvajanja rešitve Organizacija projektnega tima in njegovih kompetenc 18 16 Izobraževanje uporabnikov rešitve ERP 15 Prenova poslovnih procesov 14 Management sprememb 13 Uporaba principov projektnega managementa Komunikacija znotraj projektnega tima in med njimi ter ostalimi v organizaciji Vključitev in sodelovanje uporabnikov pri uvedbi ERP 13 10 10 Prenos podatkov iz starih rešitev ERP 10 Vključevanje zunanjih svetovalcev 9 Aktivna vloga sponzorja projekta 9 Izbira tehnološke arhitekture 9 Minimalno prilagajanje rešitve ERP posebnostim organizacije Vir: Sternad et al. 2009, str.3 9 Število avtorjev, ki je omenilo posamezni dejavnik Sarker in Lee (2002, 14) navajata, da sistemi ERP danes predstavljajo enega izmed nujnih stvari, ki jih podjetja morajo imeti že ob samem ustanavljanju. Kot del zaključka v svojem članku navajata tri ključne socialne dejavnike za uspeh uvedbe ERP sistema v podjetju. Uporabni rezultati iz raziskave kažejo da močno in zvesto vodstvo na najvišjem nivoju managementa, na nivoju projektnega managementa in delovanja informacijskega sistema, morajo imeti pomembno prednost v projektu uvedbe ERP sistema. Poleg tega raziskava kaže na to, da odprta in iskrena komunikacija in uravnovešeni in močni timi gledano generalno niso nujen pogoj za uspeh v vseh razvojnih fazah implementacije ERP sistema. 16
Skok in Döringer (2001, 1 8) v svoji raziskavi izpostavljata kulturne razlike kot dejavnik uspeha uvedbe ERP sistema. Po njunem mnenju je uspešnost uvedbe v veliki meri odvisna od kulture v kateri delujemo. Že v prvi fazi, fazi odločitve kupiti ali zgraditi ERP sistem ima glavno vlogo kultura. V kasnejših fazah, ko je ERP sistem že vpeljan v podjetje je zelo pomembna poslovna kultura in kultura zaposlenih, saj so oni tisti, ki se bodo odzvali na spremembe. Ta odzivnost je lahko pozitivna ali negativa. Bender in drugi (2000, 5 8) v svoji raziskavi na temo kritični dejavniki uspeha ERP sistema v podjetju izpostavljajo naslednje dejavnike kot najbolj pomembne: projektne omejitve financiranje in dobro planirani časovni okviri projekta imajo vodilno mesto med kritičnimi dejavniki uspeha. Vsi uspešni projekti so imeli zadostno financiranje in agresivno, včasih brez razloga, postavljene končne roke. Ugotovili smo, da je neustrezno financiran projekt obsojen na propad. jasno zastavljena vizija visoko kakovostna vizija nudi podlago za uspešen projekt. Mora biti postavljena jasno in razumljivo, vsak član projektnega tima mora razumeti delovanje uspešno izpeljanega projekta. Vizija je vodič projekta in projektni tim mora vedeti kako se izogniti težavam in morebitnim napakam. shranjevanje in obdelava informacijskih podatkov vsak projekt mora imeti svojo metodo za shranjevanje in obdelavo informacijskih podatkov. Ta metoda se razlikuje pri vsakem projektu in običajno je odvisna od trajanja in velikosti projekta, kakor tudi od stabilnosti projektnega tima. izkušen, učinkovit in stabilen tim karakteristike tima kot so veščine, izkušnje, stabilnost so tudi del kritičnih dejavnikov uspeha uvajanja ERP sistema v podjetju. Zelo pomembno je tudi timsko delo in komunikacija med člani tima. Vsak faktor uspeha sam zase, četudi zelo pomemben, ne garantira uspeha. Podjetja morajo biti pozorna hkrati na vseh dejavnikih uspeha, če želijo izpeljati projekt uvedbe do konca in uspešno. V nadaljevanju so napisani še ostali kritični dejavniki uspeha, ki jih omenjata Finney in Corbett v svoji raziskavi in niso bili omenjeni do sedaj (Finney in Corbett 2007, 7 12):»Vanilja«ERP koncept vanilja ERP pomeni da se organizacije morajo zavedati ideje o uvajanju»vanilja«verzije ERP sistema. To je osnovna verzija z minimalnim prilagajanjem ali brez. Upravljanje s spremembami v poslovni kulturi podjetja se morajo zavedati kulturnih sprememb, ki nastanejo takrat ko uvedejo nov ERP sistem v podjetju. Poslovna kultura takrat se spremeni in podjetja morajo biti pozorni da ne pride do različnih konfliktov. Motivacija in morala projektnega tima managerji, ki vodijo projekt morajo skrbeti za motivacijo članov in hkrati tudi zaposlenih. Pozorno jim morajo razložiti do kakšnih sprememb bo prišlo in jih prepričati, da je to nujno za obstoj podjetja. Svetovanje strankam uvajalci ERP sistema v podjetju morajo biti dosegljivi za stranko kadarkoli in kjerkoli. Zelo pomembno je svetovanje in pomoč strankam pred uvajanjem, v času uvajanja in po uvajanju novega sistema v podjetju. 17
Krizni management za krizne situacije v podjetju mora biti ustanovljen krizni management, ki bo pomagal v času pojava morebitnih težav, napak in konfliktov. 4 REŠITEV MICROSOFT DYNAMICS NAV 4.1 Zgodovina Microsoft Dynamics NAV 5 je popolno integrirana, relacijska podatkovna baza, ki omogoča vnos in vzdrževanje glavne knjige, zalog, prodaje in terjatev, nabave in obveznosti, sredstev, projektov in aktivnosti sledenja kampanj na enem mestu in ob istem času. Omogoča, da uporabimo en programski paket za celotno poslovanje v podjetju (Sternad in Bobek, 2007). Podjetje je bilo ustanovljeno na Danskem, leta 1984 kot PC&C ApS (angl. Personal Computing and Consulting). Leta 2000, Navision Software A/S se je združil z dansko podjetje Daamgaaed A/S (ustanovljeno leta 1983) in na ta način je bilo ustanovljeno Navision Damgard A/S. Pozneje je bilo ime spremenjeno v Navision A/S. 11 julija leta 2002 podjetje Microsoft je kupilo rešitev Navision A/S, ki so ga združili z njihovo predhodno rešitev Microsoft Dynamics GP. Novo pridobljene rešitve so poimenovali Microsoft Business Solutions (Microsoftove poslovne rešitve) in priključili zraven tudi Microsoft CRM (angl. Microsoft Customer Relationship Management). Septembra 2005 Microsoft je preimenoval svoj izdelek v Microsoft Dynamics NAV. Kot takšnega ga poznamo tudi dandanes (Wikipedia 2009). Microsoft je na dogodku Convergence 2008, namenjenem uporabnikom programske opreme Microsoft Dynamics, predstavil programsko opremo Microsoft Dynamics NAV 2009. Slednja nudi nove zmožnosti za povečano uporabo rešitev načrtovanja virov podjetja ter izboljšuje storilnost posameznika in organizacije s poosebljenim centrom vlog, visoko razvitimi zmožnostmi poslovnega obveščanja in spletnimi storitvami (agencija NET, 2009). 4.2 Opis in delovanje Navision je oblikovan za srednje velika podjetja, ki iščejo eno rešitev, ki jim bo pomagala povečati storilnost brez prekinjanja vsakdanjih poslovnih postopkov. Ponuja integrirane funkcionalnosti za rešitve pri naslednjih področjih: Vodenje financ, Preskrbovalna veriga, Upravljanje odnosov, E commerce. 5 V nadaljevanju bom uporabljala naziv Navision. 18
Ta poslovna rešitev je enostavno prilagodljiva uporabniku in enostavna za uporabo in vzdrževanje. S svojim odprtim razvojnim okoljem in bogatimi aplikacijskimi področji Navision omogoča pospeševanje poslovnega odločanja, zato se je možno hitreje odzivati na nove izzive in nove tržne priložnosti. Navision omogoča zaposlenim hiter in enostaven dostop do vseh podrobnosti od razporeda proizvodnje in nivoja zaloge do prodajnih nalogov in tržnih kampanj, vse v eni sami varni zbirki podatkov. Podatkovna zbirka 6 (angl. Database) Navision je sestavljena iz podatkov, ki so združeni v zapise (angl. records), le ti pa so shranjeni v tabelah. Tabele sestavljajo podatkovno zbirko. Podatkovna zbirka je razdeljena na podjetja. Podatki, ki jih vnesete v zbirko podatkov v enem aplikacijskem področju, so istočasno razpoložljivi za uporabo v ostalih aplikacijskih področjih, zato lahko optimizirate poslovne postopke in povečate korporativno znanje (Sternad in Bobek 2007). 4.3 Moduli programske rešitve Navision je sestavljen iz modulov kot so: Vodenje financ (angl. Financial management) Prodaja in trženje (angl. Sales and marketing) Nabava (angl. Purchase) Skladišče (angl. Warehouse) Proizvodnja (angl. Manufacturing) Načrtovanje virov (angl. Resource planning) Servis (angl. Service) Kadrovska evidenca (angl. Human resources) Slika 6:Moduli v MS Dynamics NAV Posamezni moduli so sestavljeni iz manjših enot, ki jih imenujemo granule. Število granul, ki jih imamo v Navision podjetja, je odvisno od licenčne pogodbe in od uporabniških pravic. Moduli in granule so sestavljene iz manjših neodvisnih enot t.i. objektov. Takšna struktura omogoča, da lahko spremenimo objekte, ne da bi s tem morali popraviti ostale objekte (Sternad in Bobek, 2007). V nadaljevanju so predstavljena aplikacijska področja, med katerimi lahko podjetja izbirajo (Tovornik, 2005): Vodenje financ omogoča enostaven dostop do finančnih podatkov, ki so potrebni za opazovanje trendov in pregled poslovnih aktivnosti, to znanje je možno uporabljati za odkrivanje novih priložnosti, ki jih drugače ne bi opazili. Hitro in enostavno je možno pregledovati posamezne transakcije in podatke o določenih dogodkih. Za iskanje določenega zneska ali kakšne druge informacije lahko uporabimo visoko specifične filtre, ki jih najdemo v programu. 6 Za podatkovno zbirko se uporabljajo tudi sinonimi: zbirka podatkov, podatkovna baza in baza podatkov. 19
Glavna knjiga s spletno integracijo in prilagodljivimi orodji nam področje Glavne knjige nudi učinkovita orodja za zbiranje osrednjih knjigovodskih podatkov o podjetju, knjiženje specifikacij in drugih pomembnih podatkov na enem samem mestu. Povezljivost pomeni: številke se nenehno posodabljajo, s pogledom v globino lahko po vsem sistemu sledimo posameznim postavkam, ki so povezane z določeno številko, vsi uporabniki lahko hkrati vnašajo in knjižijo podatke, vnos odvečnih podatkov je precej zmanjšan. Osnovna sredstva z Navisionom imamo takojšnji pregled osnovnih sredstev. Prav tako izboljša vodenje vzdrževanja osnovnih sredstev in olajša vodenje zavarovalnih polic osnovnih sredstev. Z Osnovnimi sredstvi vedno vemo trenuten status vseh svojih osnovnih sredstev. To je zato, ker nam Osnovna sredstva dajo natančen pregled osnovnih sredstev v realnem času. Vedno vemo vrednost svojih sredstev in akumulirano amortizacijo. Kadrovska evidenca nam pomaga bolj učinkovito voditi evidenco zaposlenih z optimalnim izkoriščanjem podatkov o zaposlenih. Prav tako nam vzdržuje razumljive podatke o zaposlenih in omogoča lastno metodo vodenja odsotnosti. Projekti uspešno vodenje projektov zahteva tekoč nadzor, podrobno načrtovanje in sposobnost izdelovanja analiz, ki temelji na objektivnih podatkih. Aplikacijsko področje Projekti omogoča podrobno knjigovodstvo in načrtovanje vseh stroškov in računov za projekte. 4.4 Metodologija Sure Step Metodologija Microsoft Dynamics Sure Step 7 je metodologija uvedbe, ki je zgrajena po principih najboljše prakse (angl. Best practices) in vključuje v naprej določene smernice, strategije projektnega managementa, orodja in predloge, ki pomagajo Microsoftovim partnerjem pri uvedbi Microsoft Dynamics produktov pri strankah (kupcih). Metodologija Sure Step se uporablja pri uvedbi naslednjih produktov (Bobek in Sternad, 2007): Microsoft Dynamics TM CRM Microsoft Dynamics TM AX Microsoft Dynamics TM GP Microsoft Dynamics TM NAV Microsoft Dynamics TM SL Z uporabo metodologije Sure Step je mogoče projekt uvajanja zastaviti enostavneje, hitreje in z več kontrole, zaradi enotne terminologije projektnega managementa, orodij in vlog (Sternad et al. 2009,3). 4.4.1 Proces uvajanja s pomočjo metodologije Sure Step 7 V nadaljevanju metodologija Sure Step. 20
Model metodologije Sure Step uporablja fazni pristop k uvajanju rešitev ERP in je sestavljen iz šestih faz (Microsoft 2007): diagnosticiranje (angl. diagnostic), analiziranje (angl. analysis), načrtovanje (angl. design), razvoj (angl. development), namestitev (angl. deployment), uporaba (angl. operation). Vključuje tudi dve dodatni fazi, ki jih uporabljamo po zagonu v živo v produkcijskem okolju: optimizacija (angl. optimization), nadgradnja (angl. upgrade). Slika 7: Faze metodologije Sure Step Vsaka faza modela je sestavljena iz več aktivnosti in opravil. Metodologija določa zahteve, ki morajo biti izpolnjene preden začnemo z delom katerekoli aktivnosti in opravila. Rezultati iz ene faze so ključnega pomena za naslednjo fazo uvajanja in predstavljajo pomemben input. V nadaljevanju so opisane aktivnosti in opravila, ki so značilna za posamezno fazo metodologije (Bobek in Sternad, 2007): Faza diagnoze. Faza diagnosticiranja je sestavljena iz podrobnega planiranja in analiziranja poslovnih procesov kupca. Cilj te faze je, zbiranje informacij, ki so osnova za pripravo ponudbe za izvedbo ostalih faz uvedbe projekta. Ključna aktivnost te faze je izdelava osnutka projektnega plana, ki bo vodilo za preostalo izvedbo projekta uvedbe. Na osnovi teh rezultatov se kupec odloči ali bo sprejel oz. zavrnil projektno ponudbo. Faza analize. V okviru faze analiziranja se izoblikuje seznam funkcijskih zahtev. Te zahteve se vključijo v projektni in v terminski načrt. V tej fazi lahko zberemo tudi dodatne informacije za vsa področja v obsegu projekta in tako določimo rešitev, ki bo zadovoljila vse potrebe kupca. Na koncu te faze bo kupec dobro razumel predlagano uvedbo Microsoft Dynamics. Faza načrtovanja. Na osnovi prejšnje faze je ta faza sestavljena iz določitve načrta celotne uvedbe projekta in potreb načrtovane rešitve s specifičnimi prilagoditvami. V tej fazi je potrebno tudi pripraviti in definirati proces migracije podatkov iz obstoječega v novi 21
sistem ERP. Ključni rezultat te faze je podroben načrt specifikacij (zahtev) in podroben načrt tehničnih specifikacij. Faza razvoja. Faza razvoja vključuje dejanski razvoj dodelav, vmesnikov in migracijo podatkov, kar je bilo določeno v predhodni fazi. Osnoven rezultat je končana in dobro testirana prilagoditev, poročila, integracija in vsi programi, ki so potrebni za migracijo podatkov in procesov. Vsaka komponenta, ki je razvita v tej fazi, mora biti testirana in verificirana, da deluje tako kot je določeno v funkcijskih zahtevah, specifikacijah načrta in testnih kriterijih. Faza namestitve. Faza namestitve vključuje vse aktivnosti namestitve sistema, izobraževanje končnih uporabnikov, selitev v novo produkcijsko okolje, testiranje zmogljivosti sistema, prenos vseh podatkov in vrednotenje ter zaključek vseh aktivnosti za zagon v živo. Temeljni rezultat te faze je delovanje sistema, kot je bil opredeljen v fazi načrtovanja. Faza uporabe. Osnovni namen te faze je tehnična in funkcionalna pomoč (podpora) kupcem v začetnem obdobju po zagonu v živo. Na koncu te faze predamo projekt kupcu in mu predlagamo možnost zagotavljanja nadaljnje podpore in vzdrževalne pogodbe. Faza optimizacije. Ta faza se nanaša na urejanje aktivnosti po zagonu v živo, ki omogoča vzdrževanje odnosa s kupcem pri novih projektih uvedbe. Namen te faze je pregled obstoječe uvedbe produkta in prilagoditev poslovnih procesov in zmogljivosti z dodatnim konfiguriranjem za boljšo učinkovitost uvedene rešitve. Faza nadgradnje. Namen te faze je nadgradnja z novo verzijo Microsoft Dynamics produkta in vključuje analizo, načrtovanje, testiranje, učenje in nadgraditev kupčevega produktnega okolja. V analizi te faze se ugotovi kompleksnost potreb nadgradnje. 4.4.2 Primer uvedbe programa Microsoft Dynamics NAV v podjetju s pomočjo metodologije Sure Step Primer, ki je opisan v nadaljevanju je bil povzet po študijskem primeru izvedenem s strani zaposlenih na Ekonomsko poslovni fakulteti v Mariboru (Sternad, Bobek in Deželak) in predstavnice podjetja SRC d.o.o. (Ana Lampret). Primer je bil objavljen letos v članku z naslovom»kritični dejavniki uspeha pri uvajanju poslovnih informacijskih rešitev v majhna in srednje velika podjetja kot del poti iz krize«(sternad et al. 2009,14). Opis podjetja Skupina A je mednarodna skupina, s centralnim sedežem v Švici, ki je z 8 hčerinskimi podjetji prisotna v prav toliko državah. Je srednje veliko podjetje in je zastopnik vodilnega svetovnega proizvajalca gradbene mehanizacije na območju Slovenije, Hrvaške, Bosne in Hercegovine, Srbije, Črne Gore, Makedonije in Kosova. Poleg tega ponuja tudi delovne stroje in opremo nekaterih drugih proizvajalcev. 22
Cilji prenove sistema: poenotenje in optimizacija poslovnih postopkov znotraj skupine in znotraj posameznih članic; poenotenje poslovnih evidenc, pravil in matičnih podatkov; poenotenje informacijskih sistemov in zamenjava nekaterih podsistemov, za katere dobavitelji niso več zagotavljali podpore in nadaljnjega razvoja ; izboljšanje prenosa znanj in dobrih praks med članicami skupine ter čim večja učinkovitost poslovno informacijskega sistema z vseh treh vidikov: uporabnost, obvladovanje skupnih stroškov lastništva in nadaljnja rast in razvoj. Zaradi vseh omenjenih ciljev in zahtev, je skupina A kot osnovo novega ERP sistema izbrala rešitev Navision in skupino SRC.SI kot uvajalca. Ključni kriteriji upoštevani pri izbiri ERP rešitve: standardni, preverjeni produkti s čim širšo geografsko prisotnostjo in podporo, širok nabor funkcionalnosti ter možnost prilagajanja in dograditve le teh, enoten sogovornik, vodenje in izvedba projekta v državah zahodnega Balkana, projektna ekipa s pravim ravnotežjem izkušenj, znanja in kreativnosti, ter prilagodljivosti pri izdelavi celovite rešitve ERP za skupino. Po preučitvi potreb in zahtev naročnika na eni strani ter zmožnosti rešitve Navision na drugi strani, se je naročnik odločil za centralizirano postavitev novega informacijskega sistema. Pri tem je bila uporabljena metodologija Sure Step (angl. Microsoft Dynamics Sure Step Implementation Methodology). Pri projektu v skupini A je bil izbran postopni pristop uvedbe ERP sistema, ki omogoča naročniku in izvajalcu, tako boljši pregled nad učinki uvedbe posameznih sklopov na poslovanje, kot tudi priložnost za prilagoditev sistema tekočim spremembam. Faze uvajanja novega ERP sistema V fazi priprav na projekt, še preden so izbrali izvajalca, sta bila izvedena analiza in opis obstoječih procesov v podjetju. Po izbiri izvajalca je bila oblikovana projektna skupina. Ta je bila sestavljena iz internih strokovnjakov in ekipa iz izvajalčeve strani. Naredili so tudi projektni načrt, ki je predstavljen na spodnji sliki (Slika 8). Slika 8: Projektni načrt uvedbe ERP sistema v skupini A Prvi (pod)projekt je trajal le 28 dni od namestitve standardne funkcionalnosti do prvih zapisov in izdanih dokumentov. Za izvedbo drugega (pod)projekta so izbrali hčerinsko 23
podjetje v Srbiji. To podjetje je namreč imelo najboljše razmerje med velikostjo podjetja in procesi, strukturo kadrov in zunanjih dejavnikov. Uspešna uvedba je bila potrditev, da lahko sedaj identični sistem namestijo v ostalih hčerinskih podjetjih v razmeroma kratkem času. 24
5 PRILOŽNOSTI IN PROBLEMI UVAJANJA ERP SISTEMA V PODJETJU Vsaka implementacija novega ERP sistema v podjetju ima tako pozitivne kot tudi negativne učinke. Predvsem pomembno je dobro poznavati ključne dejavnike uspeha ERP sistema. Takrat podjetja posvečajo večjo pozornost in se trudijo odpraviti določene težave, ki se pojavijo na poti k sodobnejšemu in bolj učinkovitemu poslovanju. Pri uvajanju ERP sistema, mora biti podjetje pozorno tako na koristi, ki jih bo ob tem pridobilo, kot tudi na vse možne probleme, ki bi nastali. Zato je zelo pomembno za podjetje, da ima sposobnost oceniti in pretehtati obojno in se odločiti ali bo ta rešitev zadovoljila njihove poslovne potrebe. 5.1 Priložnosti uvedbe ERP sistema v podjetju Po Oven (2005, 13) lahko koristi uvedbe ERP rešitve razdelimo na dva načina in sicer na neposredne in posredne ter na otipljive in neotipljive. Pri prvi delitvi na neposredne in posredne ugotavljamo ali korist izhaja neposredno iz same informacijske investicije ali iz neke skupne organizacijske rešitve. Pri drugem načinu delitve koristi lahko razdelimo na otipljive (merljive), ki jih lahko izračunamo in izrazimo s številkami, in na neotipljive, ki jih, čeprav vemo da obstajajo, lahko kvečjemu le ocenimo. V tabeli 3 je naštetih nekaj primerov otipljivih in neotipljivih učinkov uvedbe ERP rešitve. Tabela 3: Koristi uvedbe ERP rešitve OTIPLJIVE KORISTI Višja produktivnost Nižji operativni stroški Sprememba strukture zaposlenih Višja dodana vrednost Nižji prodajni stroški Nižji stroški administracije Znižanje rasti izdatkov Znižani stroški delovne opreme Vir: Oven 2005, 14 NEOTIPLJIVE KORISTI Večje zadovoljstvo strank Povečana prilagodljivost poslovanja Višja kakovost informacij Izboljšana kontrola virov Izboljšanje procesa načrtovanja Zvišanje naklonjenosti zaposlenih Izboljšano upravljanje premoženja Boljši poslovni izgled podjetja Zajc (2002, 238) v svoji raziskavi navaja prednosti in koristi rešitve Microsoft Dynamics NAV, ki bi jih v določeni meri lahko pripisali tudi ostalim podobnim rešitvam: Visoka funkcionalna ustreznost Dobra uvajalska ekipa lahko v integriranem razvojnem okolju hitro spreminja vso obstoječo in dodaja poljubno novo funkcionalnost v skladu s specifičnimi zahtevami naročnika. Zaradi modularnosti rešitve podjetje poleg osnovnega sistema nabavi le tiste dodatne funkcionalne module, ki jih pri poslovanju potrebuje. 25
Odprtost sistema Odprtost sistema omogoča razmeroma enostaven razvoj vseh potrebnih lokalizacijskih dodelav, kar je še posebej pomembno na, z vidika ERP rešitev, majhnih trgih. Prilagojeno razvojno orodje Razvojno orodje (orodja CASE 8 ) je posebej prilagojeno poslovni naravi rešitve, zaradi česar je razvoj specifične funkcionalnosti običajno hitrejši kot v»splošnih«orodjih. Fleksibilnost Možno je postopno prilagajanje funkcionalnosti spremembam v podjetju, s čimer je zagotovljeno dolgoročno spremljanje razvoja podjetja. Prilagodljivost sistema omogoča večjo obvladljivost tveganja neuspešnosti projekta (oz. zavrnitve sistema s strani uporabnikov) tudi v»slabo organiziranih«podjetjih, kjer management nima ustreznega vpliva na posamezne poslovne funkcije. Nizka stopnja tveganja Implementacija lahko poteka postopno in z manj tveganja. Zaradi prilagodljivosti rešitve jo je razmeroma enostavno podpreti z novim sistemom zgolj omejenim delom poslovnega procesa (npr. glavna knjiga in nabava), preostale podatke pa črpati še iz starega informacijskega sistema. Manjše tveganje posledično pomeni tudi nižje stroške testiranja (vzporednega teka) in s tem nižje stroške internih resursov. Integracija z drugimi sistemi Navision omogoča tudi povezovanje z drugimi sistemi. Poleg posebne funkcionalnosti za uvoz, izvoz in ustrezno obdelavo podatkov iz drugega sistema je moč v obstoječi podatkovni model in poslovno logiko rešitve vgraditi tudi vse morebitne za integrirani sistem potrebne referenčne podatke. V nadaljevanju so naštete še dodatne koristi te rešitve (Oven 2005, 30): Visoka stopnja varnosti Rešitev vsebuje celovito podporo varnosti in sicer na več ravneh: z nastavitvijo uporabniških imen z gesli, nastavitvijo pravic (spreminjanje, branje, posredno branje) za posameznega uporabnika, možnostjo prilagoditve vnosnih mask z omejenim dostopom in možnostjo omejitve spreminjanja/vnosa/brisanja posameznega podatka. Večja učinkovitost poslovanja Z avtomatizacijo in integracijo kritičnih operacij v zmogljivo delovno okolje povečuje učinkovitost na vseh področjih poslovanja: pospeši rutinska računovodska opravila; samodejna opozorila zagotavljajo, da uporabniki pravilno opravijo postopke v dobavni verigi; pomaga pri poenostavljanju proizvodnih postopkov; lažji dostop do vseh informacij pomaga pri iskanju odgovorov, boljšem načrtovanju in učinkovitem obravnavanju naročil. 8 Angl. Computer Aided Software Engineering. 26