PRENOVA POSTOPKA OBRAVNAVE INŠPEKTORSKIH ZAPISNIKOV NA Agenciji za kmetijske trge in razvoj podeželja

Transcription

1 UNIVERZA V MARIBORU FAKULTETA ZA ORGANIZACIJSKE VEDE Smer: organizacija in management delovnih sistemov PRENOVA POSTOPKA OBRAVNAVE INŠPEKTORSKIH ZAPISNIKOV NA Agenciji za kmetijske trge in razvoj podeželja Mentor: izr. prof. dr. Tomaž Kern Kandidat: Vladimir Doberšek Kranj, maj 2008

2 ZAHVALA Zahvaljujem se mentorju dr. Tomažu Kernu za mentorstvo in pomoč pri izdelavi diplomskega dela. Hvala vsem na za pomoč in nasvete pri izdelavi diplomskega dela. Zahvaljujem se tudi lektorju Tomažu Petku, prof., ki je lektoriral moje diplomsko delo. Prav tako se zahvaljujem tudi Katarini Ferme, ki je lektorirala povzetek v angleškem jeziku.

3 POVZETEK V diplomskem delu sem se lotil prenove procesa obravnave inšpektorskih vlog na. Glavni problem pri procesu je bil, da je v letu 2006 trajal predolgo, in sicer dobrih pet mesecev (od prispetja prvega zapisnika na AKTRP do zaključka zadnjega zapisnika), kar pomeni, da je presegel vse roke. V posnetku stanja sem uporabil metodo Prenove poslovnih procesov (BPR) in orodje Microsoft Visio, s katerim sem prikazal obstoječe stanje procesa in izboljšan proces. e funkcij sem prikazal v Microsoftu Excelu. Pri prenovi procesa obravnave inšpektorskih vlog sem ugotovil, da je največ časa predstavljalo odpravljanje napak kontrolorjev, kar bi izboljšal tako, da bi povečal število kontrolorjev in jim določil rok za odpravo napak na zapisniku. KLJUČNE BESEDE Prenova poslovnih procesov Procesni management Subvencije Inšpektorski zapisnik Zbirna vloga

4 ABSTRACT In diploma I occupied myself with the renovation of the process of inspection application for direct payments on Agency of the Republic of Slovenia for Agricultural Markets and Rural Development (AAMRD). The central problem of the above mentioned process was, that it lasted to long in the year 2006 the process took a little more than five months (from entering the first inspection application to AAMRD, till finishing the last inspection application), which means, that it exceeded all deadlines. In the imitation of the condition I used the method of Business Process Reengineering (BPR) and program Microsoft Visio, with the help of which, I demonstrated present state of the process and after that also the renovated state of the process. I used Microsoft Excel to display the duration of particular functions in the process. While renovating the process of inspection application for direct payments, I discovered that the main cause for the too long process lies in inspectors that are repairing mistakes of applications. I suggest that this condition could be improved with the enlargement of the number of inspectors and the limitation of the time needed for repairing mistakes. KEYWORDS Business Process Re-engineering Process Management Subvention Inspection record Application for Direct Payments

5 KAZALO 1 UVOD PREDSTAVITEV PROBLEMA PREDSTAVITEV OKOLJA USTANOVITEV NALOGE AKTRP SEKTORJI IN SLUŽBE KADROVSKI SISTEM SEKTOR ZA NEPOSREDNA PLAČILA NALOGE ODDELKOV IN SLUŽB PREDPOSTAVKE IN OMEJITVE DIPLOMSKEGA DELA METODE DELA PRENOVA POSLOVNIH PROCESOV POSLOVNI PROCES OPREDELITEV PRENOVE POSLOVNIH PROCESOV CILJ PRENOVE POSLOVNO MODELIRANJE PROJEKTI PRENOVE POSLOVANJA POTEK PRENOVE POSLOVANJA CELOVITA PRENOVA POSLOVANJA METODE IN ORODJA PRENOVE POSLOVANJA TEHNIKE MODELIRANJA USPEŠNOST PRENOVE OBSTOJEČE STANJE PROCESA OPIS OBSTOJEČEGA STANJA PROCESA POSNETEK OBSTOJEČEGA STANJA PROCESA OBRAVNAVE INŠPEKTORSKIH ZAPISNIKOV ANALIZA ČASOV OBSTOJEČEGA PROCESA PREOBLIKOVANJE OBSTOJEČEGA STANJA PROCESA OPIS PRENOVLJENEGA STANJA PROCESA PREDLOG PRENOVLJENEGA PROCESA OBRAVNAVE INŠPEKTORSKIH ZAPISNIKOV PREGLED IZBOLJŠAV PRENOVLJENEGA PROCESA PRIMERJAVA ČASOV OBSTOJEČEGA IN PRENOVLJENEGA PROCESA ZAKLJUČKI OCENA UČINKOV POGOJI ZA UVEDBO MOŽNOSTI NADALJNJEGA RAZVOJA LITERATURA IN VIRI...85

6 1 UVOD 1.1 PREDSTAVITEV PROBLEMA Znano je, da neprestane in hitre spremembe v okolju vplivajo tudi na javno upravo. Te nenehne spremembe poslovnega okolja in novosti v tehnologiji zahtevajo od podjetij hitro in učinkovito prilagajanje načinov poslovanja in posledično obvladovanje poslovnih procesov podjetja. Dinamika sprememb v okolju dviguje potrebo po pospešitvi pretoka podatkov in informacij znotraj podjetja pa tudi z njegovim okoljem. Razvoj visoke tehnologije in pripadajoči pomen informacij sta vzrok za transformacijo postindustrijske družbe v informacijsko. Informacijska tehnologija omogoča shranjevanje, obdelavo in izmenjavo informacij, ki postanejo dostopne uporabnikom. Z razvojem možnosti se spreminjajo tudi potrebe po informacijah, poslovno odločanje zahteva več in nove informacije, če hoče biti uspešno. Treba pa je spremeniti tudi organizacijo zbiranja in obdelave podatkov ter nudenja različnih informacij in njihovega toka do porabnika. To pa spreminja tudi celotno organizacijo pisarniškega dela. Predvsem je pomembna zahteva po njegovi povezanosti z neko centralizirano bazo podatkov. Za javno upravo je zelo pomembno, da poslovne procese izvaja učinkovito, pri čemer si seveda pomaga z informacijsko tehnologijo, saj velikokrat prav informacijska tehnologija omogoča veliko sprememb, ki pripomorejo k večji učinkovitosti in uspešnosti poslovnih procesov. Učinkovitost procesa merimo skozi dosežek porabe virov (surovine, človeški viri, finančni viri ), uporabljenih za pretvorbo vhodnih veličin v izhodne. Večjo učinkovitost dosežemo z odstranitvijo nepotrebnih aktivnosti, avtomatizacijo določenih opravil, boljšim dostopom do skupnih podatkov in z izboljšano komunikacijo med izvajalci procesa (Kovačič in drugi, 2004). Na AKTRP 1 (v nadaljevanju agencija) smo v procesu obravnave inšpektorskih vlog naleteli na težave, kot so: slab pretok podatkov in informacij med oddelki konkretno med Glavno pisarno, Oddelkom za neposredna plačila (ONP 2 ), Službo za kontrolo (SK 3 ) in Oddelkom za tehnično pomoč (OTP 4 ). Prav tako se je izkazalo, da proces ni bil končan v predvidenih rokih, kar bi bila lahko posledica nepovezanosti procesov, ki jih opravljajo oddelki skupaj, nemotiviranost zaposlenih oz. študentov in seveda neozaveščenost vodij oddelkov o tekočih zadevah, da bi lahko pravočasno ukrepali. Prav tako se pojavlja problem pri nesmiselno oblikovanem inšpektorskem zapisniku, 1 AKTRP Agencija za kmetijske trge in razvoj podeželja 2 ONP Oddelek za neposredna plačila 3 SK Služba za kontrolo 4 OTP Oddelek za tehnično pomoč Vladimir Doberšek: Prenova postopka obravnave inšpektorskih na stran 2

7 kar povzroča nemalo težav inšpektorjem na terenu in tudi vsem sodelujočim pri procesu na Agenciji. 1.2 PREDSTAVITEV OKOLJA USTANOVITEV Agencija za kmetijske trge in razvoj podeželja (ARSKTRP 5 ) je bila ustanovljena po sklepu Vlade Republike Slovenije kot organ v sestavi Ministrstva za kmetijstvo, gozdarstvo in prehrano (MKGP 6 ), in sicer za namen izvajanja programov reforme kmetijske politike in izplačevanja sredstev v predpristopnem programu SAPARD 7. Izvajanje kmetijske politike temelji na Skupni kmetijski politiki Evropske unije, sredstva za izvajanje pa zagotavlja Evropski kmetijski usmerjevalni in jamstveni sklad (EKUJS, EAGGF European Agriculture Guidance and Guarantee Fund), ki zajema vse proračunske izdatke EU 8 na področju kmetijstva. Agencija je pridobila akreditacijo za izplačevanje sredstev iz sklada EKUJS, tako da zdaj izvaja okoli 100 ukrepov Skupne kmetijske politike. Torej, agencija je zdaj akreditirana za izvajanje postopkov, kot so: dodeljevanje sredstev na področju kmetijstva, živilskopredelovalne industrije in razvoja podeželja. Poleg tega pa agencija izvaja tudi ukrep Finančnega instrumenta za usmerjanje ribištva FIUR 9 ( NALOGE AKTRP Temeljna naloga agencije je preverjanje administrativne in vsebinske ustreznosti prispelih vlog in zahtevkov. Izvajati mora tudi vrsto kontrol, na podlagi katerih obračuna plačila oziroma določa končne zneske za izplačilo skladno z nacionalno in evropsko zakonodajo. Poskrbeti mora, da so končnim prejemnikom sredstva pravilno in pravočasno izplačana, ter o tem poročati vladnim in evropskim institucijam ( Področja delovanja so naslednja: naloge s področja tržnih ureditev; naloge s področja kmetijske strukturne politike in razvoja podeželja; izvajanje finančnih postopkov tukaj bi poudaril le najpomembnejše: priprava odredb za izplačila, obdelava podatkov in priprava občasnih pregledov izdatkov, vključno z mesečnim in letnim poročanjem Evropski 5 ARSKTRP Agencija Republike Slovenije za kmetijske trge in razvoj podeželja 6 MKGP Ministrstvo za kmetijstvo, gozdarstvo in prehrano 7 SAPARD Special accession programme for agriculture and rural development (Poseben pristopni program za kmetijstvo in razvoj podeželja) 8 EU Evropska unija 9 FIUR Finančni instrument za usmerjanje ribištva (angleško: FIFG Financial Instrument for Fisheries Guidance) Vladimir Doberšek: Prenova postopka obravnave inšpektorskih na stran 3

8 komisiji, ter tesno sodelovanje z Ministrstvom za finance, ki je plačnik odobrenih sredstev upravičencem; vzpostavitev in izvajanje integriranega administrativnega kontrolnega sistema oziroma neposrednih plačil v kmetijstvu (IAKS 10 ); notranji nadzor tekoče in občasno preverjanje ustreznosti postopkov odobritve, preverjanje skladnosti s predpisi Evropske skupnosti, preverjanje točnosti in pravočasnosti obračunov; notranja revizija preverjanje ustreznosti postopkov skladno s predpisi EU, priprava poročil in priporočil za vodstvo agencije ( SEKTORJI IN SLUŽBE Agencijo sestavlja osem sektorjev in služb glede na skupine ukrepov, ki jih izvajajo, in druge podporne aktivnosti. Nekateri med njimi so razdeljeni še na oddelke ( Agencijo sestavljajo: Sektor za neposredna plačila; Sektor za razvoj podeželja; Sektor za kmetijske trge; Služba za kontrolo; Služba za finance; Služba za notranjo revizijo; Služba za informacijsko upravljanje in tehnologijo; Služba za splošne zadeve. 10 IAKS Integrirani administrativni in kontrolni sistem (je glavno orodje za upravljanje in kontrolo pomoči za površino, premij za živali ter shem pomoči, opredeljenih z reformo skupne kmetijske politike (SKP)) Vladimir Doberšek: Prenova postopka obravnave inšpektorskih na stran 4

9 Slika 1: Organigram ( KADROVSKI SISTEM Agencija ima vzpostavljeno ekipo prek 250 zaposlenih. Od tega jih ima okoli 80 % zaposlenih najmanj visoko univerzitetno izobrazbo, večinoma s področij ekonomije in agronomije. Več kot 50 % zaposlenih pa je starih med dvajset in štirideset let. V letu 2006 je na agenciji v različnih časovnih obdobjih delalo tudi prek 400 študentov na različnih delovnih procesih. Na agenciji imata pomembno vlogo tudi izobraževanje in strokovno izpopolnjevanje zaposlenih. Izvaja se tako interno, mogoče pa je tudi zunanje izobraževanje (Letno poročilo AKTRP, 2006). Vladimir Doberšek: Prenova postopka obravnave inšpektorskih na stran 5

10 1.2.5 SEKTOR ZA NEPOSREDNA PLAČILA Naloga sektorja je izvajanje ukrepov SKP 11 na področju neposrednih plačil in plačil PRP 12. Sektor izvaja neposredna plačila za površine in rejne živali (ukrepi EKO 0) ter plačila v okviru PRP, med katere sodijo: izravnalna plačila (OMD); plačila za slovenski kmetijsko-okolijski program (SKOP); plačila za ukrep zgodnje upokojevanje (ZU); plačila za ukrep prilagajanje kmetijskih gospodarstev EU-standardom (EUS); tehnična pomoč (TP). Sektor je zadolžen tudi za izplačilo pomoči za odpravo posledic naravnih nesreč na področju kmetijstva, pri čemer pa sodeluje tudi z MKGP in z Upravo RS za zaščito in reševanje. Delo v sektorju je razdeljeno v štiri vsebinsko razdeljene oddelke: Oddelek za neposredna plačila ONP (referat za površine in referat za živali); Oddelek za sonaravno kmetijstvo (OSK); Oddelek za tehnično pomoč (OTP); Oddelek za naravne nesreče (NRN). Da lahko oddelki opravljajo svoje delo učinkovito, je sektor informacijsko podprt z ustreznimi računalniškimi programi, s katerim obravnavajo vloge in zahtevke. S pomočjo različnih aplikacij lahko agencija izvaja kontrole na podatkih iz vlog, hkrati pa ima tudi možnost sledenja spremembam podatkov in omogoča pripravo zahtevanih poročil (Letno poročilo AKTRP, 2006). Pri vseh nalogah, ki jih sektor izvaja, bi poudaril najpomembnejšo nalogo, in to je projekt izpolnjevanja, obdelave in izplačil zbirnih vlog NALOGE ODDELKOV IN SLUŽB V nadaljevanju bom opisal le naloge tistih oddelkov in služb, ki sodelujejo v procesu obravnave inšpektorskih. Služba za splošne zadeve Naloge oddelka: skrb za notranjo organiziranost ARSKTRP in zaposlene; urejanje vsega potrebnega glede delovnih razmerij zaposlenih; zagotavljanje usposabljanja za delo; 11 SKP Skupna kmetijska politika Evropske unije 12 PRP Program razvoja podeželja za Republiko Slovenijo Vladimir Doberšek: Prenova postopka obravnave inšpektorskih na stran 6

11 skrb za pisarniško poslovanje agencije in hrambo dokumentacijo ter opravljanje drugih administrativno-tehničnih zadev; razreševanje vseh pravnih vprašanj in zadev, s katerimi se pri svojem delu srečujejo strokovni delavci agencije; priprava podlag za reševanje pritožb upravičencev na izvršena izplačila in sankcije; servisiranje vseh javnosti z informacijami s področja delovanja agencije; vodenje komuniciranja med ARSKTRP in drugimi nacionalnimi javnimi institucijami ter institucijami Evropske unije na področju izvajanja ukrepov Skupne kmetijske politike. Delo v službi je razdeljeno na 6 organizacijskih enot: Oddelek za EU-zadeve; Oddelek za pravne zadeve; Oddelek za odnose z javnostmi; Oddelek za kadrovske zadeve; Oddelek za finančno-materialne in tehnične zadeve; Glavna pisarna. Posebej bi poudaril Glavno pisarno, ki tudi sodeluje v procesu obravnave inšpektorskih. Glavna pisarna Najpomembnejša naloga je, da so dokumenti ažurno dokumentirani (knjiženi v aplikacijo Neposredna plačila 2006 SPIS 4) in pravočasno dodeljeni v reševanje notranjim organizacijskim enotam agencije ter seveda ustrezno odpošiljanje in vročanje dokumentov vlagateljem po pošti. Agencija je v preteklih petih letih prejela prek vlog za različne ukrepe. Zato pa sta pravilno rokovanje in hramba dokumentov ključnega pomena za zagotavljanje transparentnosti dodeljevanja proračunskih sredstev. Dokumentacija je predmet številnih revizij, ki ocenjujejo poslovanje agencije, prav tako pa je tudi dokazno gradivo pri mogočem poznejšem ugotavljanju upravičenosti dodelitve sredstev posameznikom ( Naloge Glavne pisarne: rokovanje z dokumentarnim gradivom; sprejemanje strank v sprejemni pisarni agencije (vložišču); sprejemanje in evidentiranje prejetih pošiljk; odprava pošiljk; skrb za varovanje dokumentarnega gradiva in urejenost arhivskih prostorov. Vladimir Doberšek: Prenova postopka obravnave inšpektorskih na stran 7

12 Oddelek za neposredna plačila Oddelek je razdeljen na dva referata, in sicer Referat za površine in Referat za živali. Naloge oddelka pa so: priprava obrazcev in navodil za vlagatelje; usklajevanje pravnih podlag z MKGP in priprava predlogov uredb; informiranje svetovalcev in vlagateljev; priprava metodologije zajema in obračuna podatkov; testiranje delovanja aplikacij; izvajanje administrativnih kontrol; vnos in obdelava podatkov; izdajanje odločb na 1. stopnji; poročanje za MKGP in EU; sodelovanje z nacionalnimi in s tujimi organizacijami; izdelava akreditacijske dokumentacije; pomoč pri reševanju pritožb. (Vir: Kot zanimivost lahko povem, da Zakon o kmetijstvu opredeljuje neposredna plačila kot dodatno denarno pomoč pridelovalcem, kadar cene kmetijskih pridelkov oz. živil ne omogočajo doseganja primerne dohodkovne ravni. To pomeni, da neposredna plačila pokrivajo razliko med proizvodno ceno pridelkov in njihovo ceno na trgu. Oddelek za sonaravno kmetijstvo Naloge oddelka: priprava obrazcev in navodil za vlagatelje; usklajevanje z MKGP in priprava predlogov uredb; informiranje svetovalcev in vlagateljev; priprava metodologije zajema in obračuna podatkov; testiranje delovanja aplikacij; izvajanje administrativnih kontrol; vnos in obdelava podatkov; izdajanje odločb na 1. stopnji; reševanje pritožb na 1. stopnji; poročanje za MKGP in EU; sodelovanje z nacionalnimi in s tujimi organizacijami. Oddelek izvaja kmetijsko-okolijske ukrepe (SKOP), izravnalna izplačila za območja z omejenimi možnostmi za kmetijsko dejavnost (OMD), podporo izvajanju EUstandardov na kmetijskih gospodarstvih (EUS) in zgodnje upokojevanje (ZU) ( Vladimir Doberšek: Prenova postopka obravnave inšpektorskih na stran 8

13 Oddelek za tehnično pomoč Oddelek izvaja podporne naloge z namenom, da bi delo v Sektorju za neposredna plačila pri izvajanju ukrepov kmetijske politike potekalo nemoteno. Ves čas izvajanja ukrepov pa zaposleni na oddelku sodelujejo v procesu izvajanja ukrepov kmetijske politike, torej sodelujejo v vseh postopkih izvedbe ukrepov, tj. od priprave in ureditve prostora za vnos zahtevkov do prenosa paketov z odločbami za upravičence tiskarju ( Naloge oddelka: ureditev prostora za vnos podatkov iz vlog; priprava dokumentacije za dostop do podatkov; priprava obrazcev in zahtevkov za tisk; priprava pozivov na dopolnitev in odločb ter prenos le-teh tiskarju; priprava in vzdrževanje vsebin za spletne strani Sektorja za neposredna plačila; vodenje testiranja pravilnosti delovanja računalniških programov. Služba za kontrolo Služba za kontrolo deluje kot neodvisna notranja organizacijska enota; njeno delo je preveriti dejstva, na katerih temeljijo plačila upravičencem, kot so npr.: datumi dobav, preoblikovanje v drug izdelek, kakovost in značilnost preverjanja proizvodov, živine, zemljišč in druga preverjanja tehnične narave. Preverjanje se izvaja s pomočjo vzpostavljenih kontrolnih sistemov in sistema fizične kontrole (t. i. kontrole na kraju samem). Osnovni nalogi SK 13 sta izvajanje in koordiniranje opravljanja kontrol na kraju samem na naslednjih področjih kmetijske politike: neposredna plačila na površine in živali (EKO 0); razvoj podeželja (izravnalna plačila za območja z omejenimi možnostmi za kmetijsko dejavnost, kmetijsko-okolijski ukrepi, zgodnje upokojevanje, izvajanje EU-standardov); strukturni ukrepi razvoja podeželja (ukrepi Enotnega programskega dokumenta RS , SAPARD); intervencijski in specifični ukrepi rastlinski del; intervencijski in specifični ukrepi živalski del; mlečne kvote; informiranje in promocija kmetijskih proizvodov; poročanje o nepravilnostih glede financiranja skupne kmetijske politike o Uredbi Sveta (EGS), št. 595/1991. Del ali celotno kontrolo na kraju samem lahko agencija prenese na druge institucije, ki to naredijo za njo. Kontrole na kraju samem se opravljajo pred, med in po 13 SK Služba za kontrolo Vladimir Doberšek: Prenova postopka obravnave inšpektorskih na stran 9

14 končanem postopku izvajanja ukrepa kmetijske politike skladno z nacionalnimi in EU-predpisi. Med naloge Službe za kontrolo sodi tudi: oblikovanje priročnikov, navodil in kontrolnih listov za kontrolorje in druge institucije, na katere je prenesena funkcija opravljanja kontrol na kraju samem; koordiniranje in nadzorovanje dela kontrolorjev in institucij, na katere je prenesena funkcija opravljanja kontrol na kraju samem; opravljanje kontrol na kraju samem po posebnem pooblastilu direktorja; izdelava in izvajanje analiz tveganja v sodelovanju s posameznimi sektorji in službami; pripravljanje poročil in analiz o opravljenih kontrolah na kraju samem; sodelovanje z nacionalnimi in s tujimi organi s področja dela. Služba za kontrolo pa zagotavlja tudi nadzor nad delom kontrolorjev in drugih institucij, na katere je prenesena funkcija opravljanja kontrol na kraju samem, tako da opravlja poznejši nadzor oz. superkontrolo (kontrolo ex-post). Seveda pa delavec, ki opravlja superkontrolo, ne more biti isti, ki je opravil prvotno kontrolo na kraju samem ( 1.3 PREDPOSTAVKE IN OMEJITVE DIPLOMSKEGA DELA S prenovo procesa obravnave inšpektorskih vlog oz. želimo predvsem skrajšati čas trajanja procesa in pa seveda izboljšati pretok informacij in dostopnost do potrebnih informacij. Dokončno bi se bilo treba dogovoriti, katere naloge opravlja kateri oddelek in katere naloge bi lahko boljše opravili skupaj. Spremeniti bi bilo treba obliko in vsebino zapisnika, da bi zmanjšali napake pri izpolnjevanju in vnosu inšpektorskih v aplikacijo. Ena najpomembnejših stvari pa bi bila skrajšanje časov čakanja, preden se določene zadeve predajo drugemu oddelku v obravnavo. Omejitve pri reševanju teh težav so predvsem dogovor vodij oddelkov, da bi določen del nalog opravljali zaposleni iz različnih oddelkov (npr. zaposleni iz SK in SNP) skupaj, se pravi v enem prostoru, s čimer bi zmanjšali dozdajšnji obseg izločenih vlog iz obravnave in dostave izločenih vlog oddelku, ki bi določeno nalogo moral opraviti, in pa izgubo določenih dokumentov pri prenosu vlog med oddelki. Ljudi, ki veliko komunicirajo, bi združili v procesno skupino. Prav tako bi bil problem dogovor, kje bi to lahko skupaj opravljali, saj agencija nima dovolj večjih prostorov, kjer bi večje število ljudi lahko določeno delo opravljalo. Vladimir Doberšek: Prenova postopka obravnave inšpektorskih na stran 10

15 1.4 METODE DELA Diplomsko delo je razdeljeno na dva dela, teoretični in aplikativni del. V prvem, teoretičnem delu so predstavljeni pomen poslovnih procesov pri prenovi poslovanja, projekti aktivnosti izboljšav in opredelitev prenove poslovnih procesov. Drugi, empirični del se nanaša na analizo trenutnega stanja in možnosti izboljšav, ki bi skrajšale čas trajanja procesa obravnave inšpektorskih vlog oz.. Glede na tematiko naloge se kot temeljne metode dela poslužujemo intervjuvanja sodelujočih v procesu ter pregledovanja literature in drugih virov. S pomočjo analize trenutnega stanja in komperativne metode proučujemo tematiko prenove poslovnih procesov in izdelamo predlog rešitve za izboljšanje procesa obravnave inšpektorskih ; na koncu poskušamo model posplošiti do te mere, da bi ga bilo mogoče uporabiti tudi na drugih področjih. Vladimir Doberšek: Prenova postopka obravnave inšpektorskih na stran 11

16 2 PRENOVA POSLOVNIH PROCESOV 2.1 POSLOVNI PROCES Najprej bomo predstavili nekaj definicij procesa, saj proces različni avtorji različno pojmujejo. Prav pa je, da najprej pogledamo, kako je poslovni proces oz. proces definiran v slovarju slovenskega knjižnega jezika (SSKJ): Proces so med seboj povezani pojavi, ki se vrstijo v času po določenih naravnih ali družbenih zakonitostih. S prilastkom pa lahko proces opišemo tudi kot celota del ali delovanje za dosego kakega cilja (Slovar slovenskega knjižnega jezika: Kot navajata Kovačič in Bosilj Vukšić (2005), so poslovni procesi v podjetjih največkrat nepregledni in neprilagodljivi ter s tem obremenjujoči v poslovnem in informacijskem pogledu. Potekajo skozi različne organizacijske enote oziroma funkcionalne celote in so obremenjeni z vsemi problemi, ki tradicionalno nastajajo ob prehodu iz ene organizacijske enote v drugo. Splošne pomanjkljivosti izvajanja poslovnih procesov v večini organizacij so: neenotnost, nepoznavanje celotnega procesa izvajalcev (ki se največkrat kaže tako, da izvajalci poznajo samo aktivnosti, ki jih izvajajo sami ali pa njihov oddelek), podvajanje dela ter razmeroma dolgotrajno čakanje na podpise, odobritve, pošto in podobno. Poslovni proces opredeljujemo kot skupek logično povezanih izvajalskih in nadzornih postopkov in aktivnosti, katerih posledica oziroma izid je načrtovani izdelek ali storitev. Lahko ga opredelimo tudi kot povezan nabor dejavnosti in nalog, ki imajo namen vhodnim elementom v proces naročnika ali kupca dodati uporabno vrednost na izhodni strani procesa (Kovačič in Bosilj Vukšić po Harrington, 1997). Poslovni proces opredelimo kot zbirko dejavnosti, ki zahtevajo enega ali več vložkov in ustvarjajo rezultat, ki za odjemalca pomeni neko vrednost. Naročilo je vložek, rezultat pa nabava naročenega blaga. Z drugimi besedami, dobava naročenega blaga je vrednost, ki jo ustvarja ta proces (Hammer, Champy, 1995). Proces pa ni prepoznaven le po aktivnostih, ki jih opravljajo njegovi izvajalci, ampak predvsem po zaporedju dejavnosti in opravil, ki jih je treba izvesti, da bi na izhodni strani procesa dobili predvidene rezultate. Govorimo o ureditvi procesnih aktivnosti skozi čas in prostor, z začetkom in s koncem ter z jasno zaznanimi vhodi in izhodi (Kovačič in Bosilj Vukšić, 2005). Vladimir Doberšek: Prenova postopka obravnave inšpektorskih na stran 12

17 VHOD PROCES IZHOD Slika 2: Shematski prikaz poslovnega procesa (Kovačič in Bosilj Vukšić, 2005) Kot je razvidno iz zgornjih definicij procesa, lahko povzamemo, da je proces neko zaporedje aktivnosti, ki pretvori neki vložek v proces v transformirano celoto izložek iz procesa, ki pomeni neki vložek za drugi oz. naslednji proces. Kot navajata Kovačič in Bosilj Vukšić (2005), se v procesih vse preveč čaka na podpise, odobritve, pošto ipd. Tudi v procesu obravnave inšpektorskih sem nemalokrat ugotovil, da so časi čakanja na podpis določenih dokumentov predolgi. Največ dela s podpisovanjem dokumentov imajo vodje oddelkov oz. sektorjev in tudi sam direktor. Po pogovoru pa so mi skoraj vsi dejali, da je to zaradi preobremenjenosti in preveliko sestankov, kar pomeni, da jih dejansko večina dneva sploh ni na delovnem mestu; posledica tega pa so dolgi časi čakanja, da se določeni dokumenti podpišejo. 2.2 OPREDELITEV PRENOVE POSLOVNIH PROCESOV V začetku devetdesetih let prejšnjega stoletja se je kot ena izmed ključnih rešitev za težave, ki so v prehodu v informacijsko družbo pestile večino organizacij, pojavila prenova poslovnih procesov. Šlo je za nov način izboljševanja organizacij, usmerjen v analiziranje in spreminjanje celotnega poslovanja, ki zahteva korenite spremembe in drugačen pogled vodstva (Kovačič in Bosilj Vukšić, 2005). Najprej bi pogledali, kako je prenova oz. glagol prenoviti definiran v Slovarju slovenskega knjižnega jezika (SSJK: Prenoviti narediti, da kaj dotrajanega, poškodovanega postane tako kot novo; narediti, da se kaj po lastnostih, značilnostih razlikuje od prejšnjega, slabšega. Torej, če namesto stvari v definiciji uporabimo pojem, lahko rečemo, da zastarel, neekonomičen proces spremenimo v bolj prilagodljiv, praktičen in do sodelujočih v procesu bolj prijazen proces. Različni avtorji različno definirajo pojem prenova poslovnih procesov, prav tako pa obstaja veliko različnih poimenovanj (angl. Business Process Reengineering, Business Process Redesign, Business Process Renovation, Business Process Transformation): Prenovo poslovnih procesov lahko opredelimo kot temeljito preverjanje poslovnih procesov (procesov, postopkov in aktivnosti) in njihovo korenito spremembo, ki jo sprožimo z namenom doseganja pozitivnih rezultatov na Vladimir Doberšek: Prenova postopka obravnave inšpektorskih na stran 13

18 področjih, kot so: zniževanje stroškov, povečanje kakovosti izdelkov in storitev, skrajšanje dobavnih rokov in podobno (Kovačič in Bosilj Vukšić, 2005). Postopek, ki vodi do celovite transformacije podjetja in njegove stabilizacije. Gre za ponovno osnovno razmišljanje in radikalno preoblikovanje poslovnih procesov z namenom doseganja dramatičnih napredkov v rezultatih delovanja, kot so: kakovost, stroški, hitrost in storitve. Izvajana je lahko v enem, več ali vseh organizacijskih procesih (Turban in drugi, 1999). Temeljen, ponoven premislek o poslovnem procesu in njegovo korenito preoblikovanje, da bi dosegli velike izboljšave kritičnih kazalnikov učinkovitosti, kot so: stroški, kakovost, storitev in hitrost (Hammer, Champy, 1995). Prenova poslovnih procesov je zahtevna naloga, ki zahteva znanja na področju človeških zmogljivosti, industrijskega inženiringa, ekonomike, trženja, informatike, drugih tehnologij in seveda proizvodnega procesa, ki poteka v okviru organizacije. V procesu obravnave inšpektorskih bi gotovo potrebovali znanje informatike, medsebojnih odnosov, komunikacije in tudi drugih tehnologij. Skladno s (Hammer, Champy, 1995) pa so za prenovo značilne štiri nujne značilnosti: procesna naravnanost, ambicija, kršenje pravil in ustvarjalna uporaba informacijske tehnologije. V današnjih časih tehnologija tako hitro napreduje, da bi za sledenje le-te potrebovali nekaj strokovnjakov, ki bi ustrezno tehnologijo uvajali v procese. Predvsem imam v mislih informacijsko tehnologijo, saj se da z njo skrajšati marsikateri proces. Z informacijsko tehnologijo se da veliko stvari avtomatizirati, kar pomeni, da se izključi človeka iz procesa in namesto njega določene stvari hitreje opravi program oz. aplikacija. 2.3 CILJ PRENOVE Ko se sprašujemo, kateri so cilji prenove, moramo najprej opredeliti temeljne generične cilje prenove oziroma izboljšave, ki utemeljujejo težnjo po učinkovitosti in uspešnosti poslovanja in tudi delovanja prenovljenih procesov. Pri njihovem uresničevanju poskušamo iskati optimum treh omejujočih, medsebojno odvisnih, vendar običajno nasprotujočih si temeljnih ciljev oziroma meril: časa, stroškov in kakovosti (Kovačič in Bosilj Vukšić, 2005). Vladimir Doberšek: Prenova postopka obravnave inšpektorskih na stran 14

19 (krajši) časi Uspešnost prenove (višja) kakovost (nižji) stroški Slika 4: Vpliv temeljnih ciljev na uspešnost prenove poslovanja (Kovačič in Bosilj Vukšić, 2005) ovno merilo pomeni sposobnost podjetja in njegovih poslovnih procesov, da proizvede zahtevani izdelek ali izvede storitev v dogovorjenem, vnaprej določenem roku. Stroškovno merilo se kaže v prilagajanju stroškov izdelka/storitve cenovnim razmerjem, ki jih vsiljuje na primer dogovorjen obseg stroškov (proračun) projekta ali prodajna cena na trgu. in stroški so omejitve, ki lahko vplivajo na kakovost rezultata poslovnega procesa (projekta, izdelka, storitve ). Prenova poslovnih procesov zajema in vključuje naslednja osnovna izhodišča in globalne cilje (Kovačič in Bosilj Vukšić, 2005): poenostavitev poslovnih postopkov z odstranitvijo nepotrebnih odobritev izvedbe, dokumentacije in drugih organizacijskih aktivnosti; skrajševanje poslovnega cikla oziroma vseh poslovnih procesov v podjetju, dvig odgovornosti in posledično znižanje stroškov poslovanja; dvigovanje dodane vrednosti v vseh poslovnih postopkih ter ob tem postopno dogovarjanje kakovosti proizvodov in storitev podjetja; zniževanje stroškov izvajanja postopkov ob ohranjanju ustreznega razmerja do kakovosti in dobavnih rokov; dvigovanje zanesljivosti ter doslednosti izvajanja postopkov in s tem kakovosti Vladimir Doberšek: Prenova postopka obravnave inšpektorskih na stran 15

20 proizvodov in storitev; prenovo poslovnih procesov v smeri tesnejšega in neposrednejšega povezovanja z dobavitelji (v smislu zunanjih resursov); usmerjanje v lastne ključne zmožnosti in prenos izvajanja preostalih procesov, ki niso ključni ali kjer nismo konkurenčni, zunaj podjetja (»outsourcing«). Če omejitve glede časov, stroškov in kakovosti prenesem na proces obravnave inšpektorskih, lahko rečem, da bi hitrejše opravljanje določenih nalog v procesu lahko pomenilo večje število napak in s tem posledično napačno izplačilo sredstev kmetom, torej večjih stroškov in manjše kakovosti. Iz tega lahko povzamemo, da so omejitve lahko v obratnem sorazmerju. Naša naloga pri prenovi procesa pa je, da med njimi najdemo neko ravnovesje. SOCIOTEHNIČNI VIDIK Da ne gre samo za tehnološko problematiko, je že pred več kot tremi desetletji ugotovil Leavitt in svoj sociotehnični vidik predstavil tudi grafično. Opozarja nas, da moramo kakršno koli prenovo poslovnega procesa obravnavati v povezavi z vsemi drugimi dejavniki, ki sestavljajo sociotehnični okvir organizacije. Rahlo prirejen in razširjen vidik problematike ter razmerja med dejavniki, ki ob drugih uvaja tudi vidik kulture, prikazuje spodnja slika (Kovačič in Peček, 2002). procesi kadri strukture tehnologija kultura Slika 5: Razširjen Leavittov diamant (Kovačič in Peček, 2002) Vidik kulture je pri prenovi poslovanja še kako pomemben. Zajema izhodišča za pripravo razmer v širši družbi in organizaciji, ki bodo naklonjene spremembam, ter je povezan z ugotavljanjem možnosti, obravnavanjem strateških ciljev ter strategijo prenove in izvajanja sprememb. Splošno pa lahko kulturo opredelimo kot način Vladimir Doberšek: Prenova postopka obravnave inšpektorskih na stran 16

21 razmišljanja in življenja, ki si ga je skozi čas izoblikovala skupina ljudi s skupnimi in z enakimi vrednotami. Strukturni vidik pomeni predvsem organiziranost. Z vidika optimizacije poslovanja moramo najprej opredeliti vse tri temeljne poslovne gradnike. Ti so: organizacija, ki združuje človeške in druge vire za smotrno izvajanje poslovnih procesov in uresničevanje zastavljenih ciljev; poslovni procesi, ki pomenijo zaporedje ciljno usmerjenih aktivnosti, namenjenih uporabi resursov; resursi ali viri, ki omogočajo izvajanje poslovnih procesov. Kadrovski vidik obravnava predvsem možnosti povečanja razpoložljivosti, prilagodljivosti in produktivnosti obstoječih kadrovskih potencialov. Prednost pri prenovi in izvajanju sprememb imajo kadri, ki so širše izobraženi in znajo neposredno uporabljati sodobno informacijsko tehnologijo. Sodobne organizacije gradijo na svojih zdajšnjih kadrih. Informacijska tehnologija pa pomeni ključno tehnologijo in ima najpomembnejšo vlogo pri tehnološkem vidiku prenove poslovnih procesov, vendar samo z njenim vključevanjem v avtomatizacijo posameznih postopkov največkrat dosežemo, globalno gledano, slabe, če ne celo negativne rezultate. Od informatike oziroma uporabe sodobne informacijske tehnologije pričakujemo dvig kakovosti, znižanje stroškov in skrajševanje časa izvajanja tako ugotovljenih poslovnih postopkov oziroma posameznih aktivnosti v njih (Kovačič in Bosilj Vukšić, 2005). 2.4 POSLOVNO MODELIRANJE Modeliranje je snovanje, izdelava in uporaba nekega modela. Model splošno opredeljujemo kot sliko izvirnika, ki jo ustvarimo in uporabljamo kot sredstvo za pridobivanje spoznanj, prenos znanj in preizkušanje brez tveganja za izvirnik. Modeli so slike realnega sveta, ki odražajo predstavo ali pogled na stvarnost. Omogočajo nam boljšo predstavitev, opredelitev in s tem razumevanje obravnavanega problema. Imajo svoj namen in predstavijo realnost z nekega določenega zornega kota ter pri tem prikazujejo samo tisto, kar je za ta namen pomembno, in zanemarijo nepomembno. Včasih so modeli potrebni za odločanje o razvoju ali prenovi procesov. V tem primeru je cilj modeliranja analiziranje aktivnosti s poudarkom na učinkovitosti izvajanja poslovnih procesov. Ob potrebi po optimalnem oziroma uspešnem izvajanju procesov potrebujemo modele s poudarkom na nadziranju izvajanja procesov in zagotavljanju podatkov za podporo poslovnim odločitvam (Kovačič in Bosilj Vukšić, 2005). Spodnja slika prikazuje postopke razvoja poslovnega modela, ki jih lahko enačimo s stopnjami izboljševanja kakovosti poslovnega procesa v organizaciji. Vladimir Doberšek: Prenova postopka obravnave inšpektorskih na stran 17

22 Stopnja Optimizacija Poenostavitev odprava spremenljivosti procesa Izhodiščno modeliranje odprava izgube časa in materiala ter znižanje stroškov Razumevanje odprava neskladnosti pri delu odprava strahu pred spremembami Slika 6: Postopek razvoja poslovnega modela (Kovačič, Peček, 2002) Prvo stopnjo poslovnega modeliranja (razumevanje) bi težko opredelili z neposredno merljivimi rezultati. Nanaša se na vzpostavitev izhodišč, ki bodo v nadaljevanju omogočila razvoj in uveljavitev novega poslovnega modela v podjetju. Gre za premagovanje strahu pred spremembami, saj predstavljata prenova in informatizacija poslovanja ključen premik v poslovanju z neposrednimi posledicami na zaposlene. Splošna enačba uspešnosti sprememb je naslednja (Kovačič, Peček, 2002): S = N + V + P kjer pomeni: S pripravljenost na spremembe; N nezadovoljstvo z razmerami; V vizija prihodnosti; P zaupanje v pot do sprememb. Izhodiščno modeliranje pomeni opredelitev oziroma posnetek stanja trenutnega izvajanja poslovnih procesov v podjetju ter identificiranja mogočih možnosti odprave neskladnosti pri njihovem izvajanju. Šele nato sledijo poenostavitve, katerih rezultat so: krajši časi, manj potrebnega materiala in nižji stroški izvajanja ter optimizacija procesov. Ta se kaže v standardizaciji in tipizaciji in s tem tudi v odpravi spremenljivosti izvajanja delovnih procesov (Kovačič, Peček, 2002). Vladimir Doberšek: Prenova postopka obravnave inšpektorskih na stran 18

23 2.5 PROJEKTI PRENOVE POSLOVANJA Projekti prenove poslovnih procesov so različni po svojem obsegu in vsebini oziroma vidiku prenove. Z vidika ravni prenove v grobem lahko govorimo o projektih aktivnosti izboljšav in celoviti prenovi poslovanja (Turban in drugi, 1999). V obeh primerih projektov prenove poslovanja se uporablja in uvaja informacijsko tehnologijo v poslovni proces s ciljem zagotavljanja konkurenčne prednosti. Ker pa prenova poslovanja zahteva korenite spremembe v poslovanju organizacij, morajo biti pred njenim začetkom izpolnjeni nekateri pogoji. Vodstvo mora najprej zavreči neuporabna poslovna pravila in postopke, po drugi strani pa je treba opustiti tudi neprimerna organizacijska in izvedbena načela in modele. Ob prenovi poslovnih procesov mora podjetje v okviru informatizacije zagotoviti njihovo dosledno, učinkovito upravljanje in po možnosti čim bolj avtomatizirano izvajanje. Pri tem je pomembno, da se vzpostavi skrbništvo procesov v smislu, da je nekdo v podjetju odgovoren za izvajanje določenega procesa od začetka do konca. Poleg tega pa je pomembna tudi ustrezna informacijska podpora, ki omogoča učinkovitejše izvajanje procesov (Kovačič in Bosilj Vukšić, 2005). Nemalokrat pa v realnosti, čeprav imamo primerno informacijsko podporo, procesi ne potekajo tako, kot bi hoteli. Pri izvajanju procesov se pogosto pojavljajo zastoji, ki so posledica počasnega toka dokumentov, ki pri izvajanju procesov krožijo med izvajalci. Prisotno je tudi čakanje na podpise, odobritve ipd. Vse to pa seveda zelo podaljša proces, zato se mora organizacija na različne načine upirati takšnim problemom POTEK PRENOVE POSLOVANJA Kot navajata Kovačič in Bosilj Vukšić (2005), je podrobnost obravnave različnih vsebin poslovanja oziroma njegovih izhodišč odvisna od ciljev prenove in informatizacije poslovanja podjetja. Poznamo: celovito ali strateško prenovo poslovanja, ki je usmerjena v vsa ključna strateška vprašanja poslovanja organizacije in zajema prenovo ali prilagajanje poslovnega modela ter prenovo poslovnih procesov organizacije in njihovo informatizacijo; preureditev ali prenovo in informatizacijo posameznih poslovnih procesov ali njihovih delov. Pri tem gre največkrat poudarek možnostim, ki jih ponuja sodobna informacijska tehnologija. Zato tej obliki pravimo tudi informacijska prenova. Prenovo ključnih (posameznih) poslovnih procesov ali njihovih delov opravimo, da bi: povečali kakovost izvajanja in stabilnost procesa; zmanjšali čas izvajanja procesa; zmanjšali obremenitve resursov (zlasti ljudi); Vladimir Doberšek: Prenova postopka obravnave inšpektorskih na stran 19

24 zmanjšali stroške procesa in s tem povečali učinkovitost procesa (Kern, 2006) CELOVITA PRENOVA POSLOVANJA Kot je navedeno v (Kovačič, Bosilj Vukšić, 2005), se projekti prenove poslovanja najpogosteje začnejo kot odgovor vodstva organizacije na ključna vprašanja poslovne uspešnosti. Najpogosteje pa so vprašanja vezana predvsem na prenovo poslovnih procesov; zajemajo področja racionalizacije, standardizacije in poenostavitve postopkov ter uvajanja nujnih organizacijskih sprememb in razmer za uvedbo sodobnih konceptov skupinskega dela in sodobne informacijske tehnologije. Ne nazadnje se tu pojavljajo vprašanja razvitosti poslovnega okolja ter naklonjenosti pravnega okolja (države ) pri zagotavljanju infrastrukturnih možnosti in naklonjenosti pri spodbujanju napredka podjetij. Skladno z (Groznik, Kovačič, 2002) celovito prenovo poslovanja opredeljujemo kot osrednjo strategijo upravljanja s spremembami, ki jih ne moremo izvesti izključno le s stalnimi izboljšavami ali korenitimi spremembami kot tudi ne samo z organizacijskimi prilagoditvami. Celovita prenova poslovanja je pogojena z dejavnostjo, s strategijo in poslovnim modelom podjetja ter zajema niz zahtevnih, medsebojno povezanih odločitev. Uspešna prenova uravnoteži strategijo podjetja z ravnijo njegove poslovne kulture, procesov in tehnologije. Kot navaja Kovačič (1998), se projekti celovite prenove začenjajo najpogosteje šele po tem, ko vodstvo podjetja odgovori na ključna vprašanja o načinu in predmetu poslovanja. Cilja projektov sta doseči konkurenčno enakost s tistimi, ki so do zdaj postavljali pravila in standarde, ali pa spremeniti obstoječa pravila in ustvariti novo opredelitev najboljšega v panogi. Gre za enkraten projekt, ki je usmerjen v radikalne spremembe celotnega poslovanja podjetja. 2.6 METODE IN ORODJA PRENOVE POSLOVANJA Kot navajata Kovačič in Bosilj Vukšić (2005), so metode, ki se uporabljajo pri prenovi poslovnih procesov, vključene v management poslovnih procesov (MPP) kot celovito metodologijo prenove poslovanja, ki podpirajo uporabo mehkih in trdnih pristopov. Metode, s katerimi lahko v podjetjih odgovarjajo na spremembe poslovnega okolja, so naslednje: opredelitev strategije projekta prenove poslovanja, usklajevanje s strateškimi cilji podjetja in spremljanje učinkov (Benchmarking, metoda ključnih dejavnikov uspeha (CSF Critical Success Factors )); upravljanje znanja (KM Knowledge Management), upravljanje s spremembami (Change Management, vodenje projektov) in sprotno analiziranje poslovanja ter spremljanje rezultatov oziroma upravičenosti sprememb (metoda uravnoteženih kazalnikov (BSC Balanced Scorecard), metoda spremljanja stroškov po aktivnostih (Activity Based Costing ABC) ); Vladimir Doberšek: Prenova postopka obravnave inšpektorskih na stran 20

25 prenavljanje in izboljševanje poslovnih procesov (prenova poslovnih procesov (BPR), orodja za modeliranje poslovnih procesov, simulacije in analiziranje procesov); sistemi izboljševanja kakovosti (celovito upravljanje kakovosti (Total Quality Management TQM), ISO-certificiranje, poslovna odličnost ); informatizacija poslovnih procesov podjetja (metodologije razvijanja informacijskih sistemov (IS), orodja za modeliranje podatkov in razvijanje programskih rešitev (CASE Computer Aided Software Engineering) ); obvladovanje in spremljanje izvajanja delovnih procesov (WFMS Workflow Management Systems), upravljanje z dokumenti; modeli in rešitve najboljše prakse (repozitorij podatkov, procesov in poslovnih pravil, referenčni modeli procesov, celovite programske rešitve (ERP Enterprise Resource Planning) ) TEHNIKE MODELIRANJA Ker je danes na svetu na voljo že prek 50 uveljavljenih orodij za modeliranje (in simulacije) poslovnih procesov, se v praksi pojavi težava pri izbiri primernega orodja. Večina orodij za poslovno modeliranje predstavlja modele grafično, saj izhajajo iz dejstva, da lahko ena slika včasih pove več kot tisoč besed (Kovačič in Bosilj Vukšić, 2005). V nadaljevanju bomo opisali nekaj najbolj uporabljenih oblik modeliranja poslovnih procesov, in sicer: - Diagram poteka; - Diagram toka podatkov (DTP); - Diagram poslovnih procesov (eepc); - Petrijeve mreže. Diagram poteka Tehnika prikazovanja izvajanja posameznih aktivnosti s pomočjo Diagramov poteka (Flowchart) je na področju informatike ena najstarejših splošnouveljavljenih tehnik. Uporablja se predvsem za nazorno in podrobno predstavitev programskih algoritmov oziroma logike izvajanja računalniških programov. Na področju modeliranja poslovnih procesov jo uporabljamo za grobo, vendar pregledno prestavitev vseh poslovnih procesov organizacije. V ta namen uporabimo okrnjen nabor predstavitvenih simbolov, ki jih prikazuje slika spodaj (Kovačič in Peček, 2002). Vladimir Doberšek: Prenova postopka obravnave inšpektorskih na stran 21

26 Začetek ali konec procesa Aktivnost Odločitev ali razvejanje procesa Tok ali potek izvajanja procesa Slika 7: Glavni simboli diagrama poteka (Kovačič in Peček, 2002) Diagram toka podatkov (DTP) To je preizkušena in uveljavljena tehnika diagramov tokov podatkov (DTP) (Data Flow Diagrams). Tehnika diagramov tokov podatkov zagotavlja celovito in pregledno predstavitev podatkov v poslovnem procesu. Zaradi preproste uporabe je tudi najpogostejša tehnika na področju strukturne analize in informacijskega inženirstva. Vsebuje le štiri različne simbole, s kombinacijo katerih lahko prikažemo informacijski ali poslovni proces. V praksi se največ uporabljajo naslednji simboli, ki pa niso standardizirani. ali Podatek ali podatkovna zbirka ali Aktivnost ali Zunanji subjekt Tok podatkov Slika 8: Glavni simboli tehnike DTP (Kovačič in Peček, 2002) Vladimir Doberšek: Prenova postopka obravnave inšpektorskih na stran 22

27 Tehnika DTP se je zaradi svoje preprostosti pokazala kot izredno koristna pri opisovanju razmer in trenutnega poteka izvajanja poslovnih procesov. Po drugi strani pomeni učinkovito orodje za prenovo procesov, saj razumljivo in preprosto prikazuje, kakšen naj bo oziroma kako naj poteka spremenjen (prenovljen) proces (Kovačič in Peček, 2002). Diagrami poslovnih procesov Ena najbolj razširjenih tehnik na področju poslovnega modeliranja so diagrami poslovnih procesov. Za zdaj jo imenujemo kar z angleško kratico eepc (extended Event-driven Process Chain). Zaradi načina proženja aktivnosti, ki se izvajajo na podlagi poslovnih dogodkov, bi lahko eepc poimenovali kot dogodkovno proženo procesno verigo (Kovačič in Peček, 2002). Poslovni dogodek Zbirka podatkov Tok delovnega procesa Organizacijska enota Aktivnost Izvajalec Logični operatorji: In XOR Ekskl. ali Ali Kratek opis gradnikov: Slika 9: Gradniki modela eepc (Kovačič in Peček, 2002) (poslovni) dogodek, ki proži izvajanje ali nastane z izvajanjem posamezne aktivnosti v poslovnem procesu; glede na nastanek jih ločimo na notranje, zunanje in časovno odvisne dogodke; aktivnost pomeni aktivno sestavino procesa, ki edina v njem uporablja vire za ustvarjanje dodane vrednosti; kontrolni tok ali tok delovnega procesa, ki kaže na potek oziroma zaporedje izvajanja aktivnosti; logični operatorji, ki semantično opredeljujejo proces, so: logični IN (obvezno vsi tokovi), logični ALI (poljubni tokovi) in ekskluzivni ALI XALI (le eden izmed tokov); izvajalec ali vloga v procesu, ki je lahko posamezna oseba, delovno mesto ali pa vse bolj opredelitev potrebnih znanj in veščin izvajalca aktivnosti; izvajalec pripada organizacijski enoti; Vladimir Doberšek: Prenova postopka obravnave inšpektorskih na stran 23

28 informacijski objekt, ki je lahko sporočilo ali pa zbirka podatkov Predstavitev poslovanja z modelom eepc je dosledna. Vsaka aktivnost mora biti v modelu obvezno sprožena na podlagi (poslovnega) dogodka, iz nje pa mora, če se zamenja organizacijska enota, frekvenca oz. dokument, izhajati nov (poslovni) dogodek. Za njeno izvajanje morajo biti opredeljeni izvajalci in potrebni viri (na primer podatkovni) pa tudi mogoče posledice izvajanja na teh virih. V modelu morajo biti dosledno opredeljena vsa razvejanja in združevanja kontrolnih tokov (Kovačič in Bosilj Vukšić, 2005). Petrijeve mreže Mrežo procesnega modela sestavljajo procesi (na elementarni ravni so to aktivnosti), objekti in skladišča objektov, ki so med seboj povezani z usmerjenimi povezavami. Gradniki so prikazani na spodnji sliki. aktivnost Aktivnosti: trajanje izvajanja, stroški, dodana vrednost, potrebni viri, prioriteta med aktivnostmi, ki konkurirajo za iste objekte. skladišče objektov Skladišča objekta: eden ali več tipov objektov, kapaciteta, strošek hranjenja objektov S1 S2 S3 usmerjena povezava S1_in A1 dvojna povezava S2_ou S2_in S3_rd pogojevanje Povezave: usmerjenost, spremenljivka, prepustnost, verjetnost (utež). Slika 10: Gradniki modela Petrijevih mrež (Kovačič in Bosilj Vukšić, 2005) Povezana smejo biti skladišča objektov s procesi ali nasprotno, ne pa tudi procesi med seboj ali skladišča objektov med seboj. Povezave, ki s puščico kažejo k procesu, so vhodne, tiste, ki kažejo od aktivnosti stran, pa izhodne. Tako lahko vsakemu procesu tudi določimo vhode in izhode. Vhodi so skladišča, iz katerih vodijo puščice povezav k procesu, izhodi pa so tisti, h katerim vodijo puščice iz procesa (Kovačič in Bosilj Vukšić, 2005). Vladimir Doberšek: Prenova postopka obravnave inšpektorskih na stran 24

29 Izmed zgoraj naštetih uporabimo tehniko modeliranja, imenovano Diagram poslovnih procesov (eepc), saj je najbolj razširjena v praksi in tudi programsko orodje nam je na voljo. Program, v katerem naredimo diagrame poteka, bo Microsoft Visio. 2.7 USPEŠNOST PRENOVE Kot navajata Hammer in Chapmy (1995), se prenovljeni poslovni procesi bistveno razlikujejo od obstoječih: Več nalog je združenih v eno. Več različnih nalog združimo v eno, kar pomeni, da izvajalec aktivnosti zdaj opravi več nalog. Delavci sprejemajo odločitve. Hierarhična struktura se splošči, večja je stopnja zaupanja v izvajalce aktivnosti, večja je tudi odgovornost, zmanjša se število zastojev, manjši so režijski stroški, boljši odziv odjemalcev in večja moč v rokah delavcev. Koraki v procesu se izvajajo v naravnem zaporedju, si logično sledijo. Delinearizacija številne naloge je mogoče opraviti hkrati; s skrajšanjem časa celotnega procesa se zmanjša verjetnost, da bi zgodnje delo ob koncu celotnega procesa že zastaralo oz. se rezultati poznejšega dela ne bi skladali z zgodnejšim. Procesi imajo več različic. Osnovni procesi so prilagojeni specifičnim zahtevam trga konec standardizacije. Proces z več različicami je jasen in preprost, ker mora vsaka različica obravnavati le tiste primere, za katere je namenjena, in pri tem ni nobenih primerov ali izjem. Delo se opravlja tam, kjer je najbolj smiselno. Prenese se čez organizacijske meje, da bi se tako izboljšal učinek celotnega procesa. Manj nadzora in preverjanja. Večje zaupanje do delavcev in s tem manj preverjanja, saj se procesi tako izvajajo hitreje. Uravnavanje razhajanj je zmanjšano na najmanjšo mogočo mero. S poenostavitvijo procesa in z zmanjšanjem števila dokumentov občutno zmanjšamo možnost, da bi se pojavile napake. Edina stična točka je manager za primere. Manager za primere odjemalcem daje vtis, da vodi zgoščen storitveni proces, saj se ukvarja z vsemi njihovimi težavami; s tem jih zavaruje pred resnično kompleksnostjo procesa. Prevladujejo hibridne centralizirane/decentralizirane operacije. Decentralizirane enote morajo imeti dostop do podatkov centralizirane enote. Zavedati se moramo, da vsi prenovljeni procesi ne bodo nikoli imeli zgoraj naštetih značilnosti. Dejansko jih ne morejo imeti, saj se nekatere značilnosti med seboj izključujejo. Ustvarjanje nove podobe procesa pa od ljudi zahteva dober vpogled v proces, ustvarjalnost in sposobnost presoje (Hammer in Champy, 1995). V procesu obravnave inšpektorskih bi lahko več odgovornosti prenesli na zaposlene. V mislih imam podpisovanje različnih dokumentov. Če bi to opravljali zaposleni, bi bili časi čakanja na podpis krajši, kot če bi dokumente še vedno podpisovali vodilni. Prav tako bi lahko uporabili idejo, da več nalog združimo v eno, kar bi pomenilo, da bi izvajalec opravil več nalog skupaj. Posledično bi se nam Vladimir Doberšek: Prenova postopka obravnave inšpektorskih na stran 25

30 zmanjšalo število izvajalcev in tudi učinkovitost bi bila večja. Zmanjšala pa bi se tudi monotonost procesa. Ko podjetje preuredi in implementira svoje poslovne procese, se spremeni delo, spremenijo se ljudje, ki ga opravljajo, spremenijo se odnosi do managerjev, način merjenja učinka in nagrajevanja, vloga managerjev in izvršnih delavcev in celo razmišljanje delavcev. Torej, preureditev poslovnih procesov podjetja bistveno spremeni skoraj vse vidike podjetja, in to so: ljudje, delo, menegerji in vrednote. Spodnja slika prikazuje štiri točke v poslovnem sistemu. Poslovni procesi Dela in strukture Vrednote in prepričanja Management in sistemi merjenja Slika 11: Poslovni sistem (Hammer in Champy, 1995) Poslovni procesi podjetja opredeljujejo način, kako je delo opravljeno. Dela in strukture pomeni, da je način opravljanja dela povezan z naravo opravil in organizacijo oziroma združevanjem ljudi, ki to delo opravljajo, v skupine. Zgoščeni procesi peljejo do večrazsežnostnih nalog, ki jih je najlažje opraviti v procesnih skupinah. Management in sistemi merjenja pomenijo način plačevanja ljudi, vrednotenja njihovega učinka itd. Vrednotenje in prepričanja pa so zadeve, za katere ljudje v organizaciji menijo, da so pomembne, in jim posvečajo precejšnjo pozornost. Poudariti pa moramo, da za uspešno prenovo poslovnih procesov ne zadošča le, da preoblikujemo samo procese, ampak se morajo vse štiri točke v shemi skladati, sicer bo podjetje slabo zasnovano in bo imelo številne pomanjkljivosti (Hammer in Champy, 1995). Hammer in Chapmy (1995) pa ocenjujeta, da približno od 50 do 70 odstotkov podjetij, ki se lotijo preurejanja, ne doseže želenih učinkov. Prav tako sta navedla najpogostejše napake, ki se pojavijo pri prenovi in ki pomenijo neuspešno prenovo: popravljanje procesov namesto spreminjanja; neosredinjenost na poslovne procese; Vladimir Doberšek: Prenova postopka obravnave inšpektorskih na stran 26

31 osredinjenje izključno na preoblikovanje procesov; zanemarjanje vrednot in prepričanj; zadovoljstvo z majhnimi rezultati; prenagljeno metanje puške v koruzo; vnaprejšnje omejevanje definiranja problemov in obsega preurejanja; dopuščanje, da obstoječa kultura in odnos vodstva podjetja preprečita začetek preurejanja; poskus preurejanja od spodaj navzgor; imenovanje osebe, ki preurejanja ne razume, za vodjo; skoparjenje pri sredstvih za preurejanje; preurejanje je za podjetje zadnja skrb; podjetja porazdelijo svojo energijo na več projektov preurejanja hkrati; lotiti se preurejanja, ko generalnemu direktorju manjkata le še dve leti do upokojitve; podjetja ne razlikujejo preurejanja od drugih programov izboljševanja poslovanja; podjetja se usmerjajo izključno na oblikovanje; poskus izpeljave preurejanja, tako da bi bil volk sit in koza cela; podjetja odnehajo, ko se ljudje uprejo preurejevalnim spremembam; zavlačevanje pri izpeljavi procesa. Ugotavljamo, da so uspešni tisti projekti prenove in informatizacije poslovanja, pri katerih je stalno prisotna vodilna in usmerjevalna vloga managementa oziroma zagotovljen poslovni vidik in pristop k informatizaciji poslovanja. Izhodišča takšnega pristopa so za oba partnerja v tem procesu (managerja in informatika) jasen in nedvoumen poslovni model in iz njega izhajajoči modeli poslovnih procesov. Management se mora odločati o prioritetah in intenzivnosti informatizacije predvsem na osnovi njenega vpliva na poslovanje. Le z aktivno vlogo pri projektu lahko management premosti ali odpravi tradicionalni prepad med poslovanjem in informatiko (Kovačič in Bosilj Vukšić, 2005). Projekt prenove poslovnih procesov je zelo zahteven projekt, ki zahteva dobro strategijo, temeljito načrtovanje in strokovno izvedbo. Zahteva izkušnje in sodelovanje svetovalcev, vodstva v podjetju in samih lastnikov procesa. Pogoji za uspeh so dobro teoretično znanje in izkušnje (Društvo informatika: Vladimir Doberšek: Prenova postopka obravnave inšpektorskih na stran 27

32 3 OBSTOJEČE STANJE PROCESA Glede na opisan problem in zgornja teoretična in metodološka izhodišča smo se odločili, da naredimo posnetek stanja obstoječega procesa, ga analiziram, ter s pomočjo dobljenih rezultatov naredimo še prenovo poslovnega procesa in tudi to analiziramo, nato pa naredimo primerjavo dobljenih podatkov. Torej, prenova vsebuje tri faze: V prvi fazi naredimo posnetek obstoječega stanja procesa obravnave inšpektorskih s programom Microsoft Visio; čase posameznih funkcij izbrane poti prenove prikažemo v programu Microsoft Excel (Priloga 1). V drugi fazi analiziramo dobljene podatke obstoječega procesa. V tretji fazi naredimo predlog prenovljenega procesa obravnave inšpektorskih s programom Microsoft Visio; čase posameznih funkcij prikažemo v programu Microsoft Excel (Priloga 2). V četrti fazi ocenimo pridobitve oz. prihranke po prenovi. Vse kontrole skladnosti, vnose v različne aplikacije in prenos zadev med oddelki so opravljali študentje. Zaposleni pa so imeli še pred začetkom in tudi med trajanjem procesa nalogo izobraziti študente za delo, ki so ga pozneje opravljali. Prav tako je bila njihova naloga razdelitev dela med študente, veliko dela pa so imeli tudi s statistiko, saj je bilo treba periodično (dnevno, tedensko ) poročati vodilnim, koliko je narejenega, koliko časa še potrebujemo za dokončanje določene zadeve itd. Za pisanje dnevnih poročil so porabili v povprečju kakšnih 15 minut, za tedenska poročila pa v povprečju 30 minut. Vodje pa so se predvsem ukvarjali s koordinacijo nalog med oddelki; naloge so morale biti ob pravem času opravljene, kar pa pogosto ni bilo, zato so se večali zaostanki. V procesu obravnave inšpektorskih so se uporabljale različne aplikacije: Neposredna plačila 2006 SPIS 4: to aplikacijo uporabljajo vsi oddelki, ki imajo opravka z neposrednimi plačili (zbirnimi vlogami). V to aplikacijo se knjižijo vsi vhodni dokumenti in izhodni dokumenti, ki se tičejo zbirnih vlog, pa tudi prehodi dokumentov med oddelki znotraj AKTRP. Aplikacija je del programa Lotus Notes, ki se uporablja tudi za pošiljanje elektronskih sporočil. Arhiv 2006 SPIS 4: to je prav tako aplikacija, ki deluje v okviru programa Lotus Notes in je namenjena arhivu. S to aplikacijo pa je arhivu omogočeno, da sledi dokumentom, ki so odstopljeni v obdelavo po oddelkih določenim zaposlenim. Torej, ko nekdo potrebuje določen dokument iz arhiva, mu ga izročijo, še prej pa dokument knjižijo v aplikacijo na osebo, ki je dokument prevzela. Ko ga vrne, pa ga razknjižijo. Tako točno vedo pri komu se določen dokument nahaja. Kontrola 2006: to je aplikacija, katero uporabljajo kontrolorji in sodelujoči v procesu na SK in SNP. Vanjo kontrolorji vnašajo ugotovitve iz terena. Ti podatki pa se v procesu obravnave inšpektorskih na AKTRP v prilagojeni obliki Vladimir Doberšek: Prenova postopka obravnave inšpektorskih na stran 28

33 prenesejo v aplikacijo Zajem Zajem 2006: v to aplikacijo so vnešeni vsi zahtevki za neposredna plačila (zbirne vloge), ki jih kmetje oddajo na AKTRP. Ko so vsi postopki obdelave podatkov v tej aplikaciji končani, pa se ti podatki prenesejo še v aplikacijo Obračun 2006, ki pa je namenjena obračunu sredstev izplačil kmetom in tiskanju odločb. 3.1 OPIS OBSTOJEČEGA STANJA PROCESA Podatke o poteku procesa smo dobili od zaposlenih in študentov iz oddelkov, ki nastopajo v procesu obravnave inšpektorskih. Najprej smo pridobili podatke od zaposlenih oz. študentov, in sicer tako, da smo si najprej napisali (v pisni obliki), kako je potekal proces, potem smo to naredili v Microsoftu Visiu in potem spet skupaj z njimi pregledali, ali smo naredili prav. Nato smo začeli zbirati čase funkcij, prav tako s sodelujočimi v procesu; ko smo to vnesli v Excelovo datoteko, smo se še enkrat dobili in zadevo pregledali. Pomagali smo si tudi s»skupnim seznamom prejetih inšpektorskih 2006«, ki so ga uporabljali na SK. Diagram poteka obstoječega procesa je prikazan za opisom obstoječega stanja procesa, časi obstoječega stanja procesa pa so prikazani v Prilogi 1. SPREJEM POŠTE V GLAVNO PISARNO Poštar prinese pošto v Glavno pisarno vsak dan nekje med 7.00 in Ob 7.30, ko začnejo delati zaposleni in študentje v Glavni pisarni, se začne odpiranje in razvrščanje pošte. V obdobju, ko na ARSKTRP prihajajo zapisniki o kontroli na kraju samem, prispe skupaj približno 2,6 milijona dokumentov. Od tega jih je nekje 1 % (26.000) za Službo za kontrolo. Število dokumentov, ki prispejo na ARSKTRP, in število dokumentov, ki so za SK, smo določili na podlagi pogovora z zaposlenim v Glavni pisarni. Odpiranje in razvrščanje opravljajo študentje. Ko je pošta razvrščena, se pošta, ki je za SK, prenese v pisarno, kjer dokumente ožigosajo, zadevo knjižijo v»neposredna plačila 2006 SPIS 4«in vložijo v mapo za SK. Mapa se polni, dokler ne pride po njo tajnica Službe za kontrolo (po navadi dnevno oz. večkrat dnevno po potrebi). Za vse dokumente, ki so v mapi, se pripravi in stiska» zadev in dokumentov«v dveh izvodih. PREVZEM POŠTE SLUŽBA ZA KONTROLO Tajnica SK preveri, ali so vsi dokumenti s v mapi. Po pogovoru z zaposlenimi v Glavni pisarni in s tajnico SK smo ugotovili, da se primer, kjer bi kakšen dokument v mapi manjkal, bil pa bi na seznamu, ni zgodil. Ko tajnica ugotovi, da so vsi dokumenti v mapi, podpiše» zadev in dokumentov«. En izvod arhivira Glavna pisarna, enega pa vzame tajnica SK in ga arhivira. Nato sledi razvrščanje dokumentov glede na vsebino. Tukaj nas predvsem zanimajo inšpektorski zapisniki. Le-teh je bilo 25,6 % oz , tisth, ki so jih vrnili kontrolorji po popravku zapisnika oz. po 2. pregledu, pa 11,4 % oz (proces poteka teh bomo razložili v nadaljevanju). Podatke o prejetih zapisnikih smo dobili s»skupni seznam prejetih inšpektorskih 2006«, ki so ga uporabljali na SK. Vladimir Doberšek: Prenova postopka obravnave inšpektorskih na stran 29

34 Tajnica SK prispele zapisnike odstopi v obravnavo odgovornemu zaposlenemu na SK, ko se nabere določena količina. V SK vse inšpektorske zapisnike zavedejo v Excelovo datoteko»skupni seznam prejetih inšpektorskih 2006«. Sledita kontrola pravilnosti izpolnjenih in izpolnjevanje Kontrolnega lista. Zapisnike ločujemo glede na to, ali so pravilno izpolnjeni oz. niso pravilno izpolnjeni. Pravilno izpolnjenih je bilo 60,4 % oz Nepravilno izpolnjenih je bilo 39,6 % oz PRAVILNO IZPOLNJENI ZAPISNIKI Ko je ugotovljeno, da je zapisnik pravilno izpolnjen, zaposleni pregleda, ali je res pravilno izpolnjen zapisnik, podpiše»kontrolni list«ter potrdi inšpektorski zapisnik (podpiše in ožigosa z žigom SK), nato pa študentje pripravijo»odstop zapisnika o kontroli na kraju samem na SNP«, ga knjižijo v aplikacijo»neposredna plačila 2006 SPIS 4«, stiskajo dva izvoda in ožigosajo z žigom SK. Ko je pripravljeno določeno število dokumentov, jih vodja SK podpiše, študentje pa kopijo arhivirajo. Sledijo zavedba odstopljenih v»skupni seznam prejetih inšpektorskih 2006«ter priprava, tiskanje in arhiviranje»a odstopljenih «. NEPRAVILNO IZPOLNJENI ZAPISNIKI Zaposleni na SK podpiše»kontrolni list«, nato pa študentje pripravijo dokument»vračilo zapisnika zaradi neskladja«v dveh izvodih, knjižijo v»neposredna plačila 2006 SPIS 4«, stiskajo dva izvoda in ožigosajo z žigom SK. Ko se nabere določeno število zadev, se le-te predajo vodji SK v podpis. Potem študent en izvod arhivira in zavede zavrnjen zapisnik v evidenco»skupni seznam prejetih inšpektorskih 2006«. Nato spoji dokument»podatki o kontrolorjih«, kjer so vnešeni vsi podatki o kontrolorju, ter dokument»model za spajanje«, stiska kuverte in vanje vloži inšpektorski zapisnik, drugi izvod»vračilo zapisnika zaradi neskladja«in»kontrolni list«. Kontrolorjem, ki morajo popraviti več, so se zapisniki pošiljali v eni kuverti. ODSTOP PRAVILNO IZPOLNJENIH ZAPISNIKOV NA SNP Zapisniki so se odstopali tajnici SNP v povprečju vsaka dva dneva (podatki iz»skupni seznam prejetih inšpektorskih 2006«). Tajnica je preverila, ali so vsi zapisniki s»a odstopljenih «prisotni, nato pa jih je odstopila vodji prenosa inšpektorskih na ONP. NAROČANJE ZBIRNIH VLOG V ARHIVU Vodja prenosa arhivira» odstopljenih «prek elektronske pošte v arhivu naroči zbirne vloge za zapisnike o kontroli na kraju samem. V arhivu pripravijo zbirne vloge. Vse zbirne vloge so zložene v škatle po 100 zbirnih vlog po Vladimir Doberšek: Prenova postopka obravnave inšpektorskih na stran 30

35 spisovnih številkah 14. Nato se zbirne vloge v aplikaciji»arhiv 2006 SPIS 4«preknjiži na vodjo prenosa, pripravi» Zbirnih vlog«v dveh izvodih ter po elektronski pošti odgovori vodji prenosa ter študentu, ki je zadolžen za prevzem vlog, da so zbirne vloge pripravljene. PREVZEM VLOG V ARHIVU Študent ONP prevzame vloge v Arhivu in preveri, ali so prisotne vse vloge s»a Zbirnih vlog«. Po pogovoru z zaposlenimi v arhivu in na podlagi mojih izkušenj smo ugotovili, da se je v približno 0,5 % primerov zgodilo, da je kakšna Zbirna vloga manjkala oz. je bila napačna. Ko se manjkajoča oz. napačna vloga najde in so prisotne vse vloge s, študent podpiše» Zbirnih vlog«, katerega en izvod arhivirajo v Arhivu, drugega pa arhivira vodja prenosa. OBRAVNAVA ZAPISNIKOV O KONTROLI NA KRAJU SAMEM Sledi združevanje zbirnih vlog in drugih pripadajočih dokumentov iz SK. Ko so dokumenti združeni, se popolne vloge porazdelijo med študente, ki opravijo prenos inšpektorskih ugotovitev. Po opravljenem prenosu se naredi kontrolo med»zajemom 2006«in fizičnim inšpektorskim zapisnikom. Podatki iz zapisnika morajo biti enaki podatkom na»zajemu 2006«, kar pomeni, da se, če je na terenu ugotovljena kršitev nosilca kmetijskega gospodarstva, le-ta v obliki določenega SBVI 15 oz. CC 16 prenese na»zajem 2006«, to pa pomeni sankcija za zadevo, na kateri je ugotovljena kršitev, ki se prikazuje, kot je razvidno na spodnjem primeru. 14 Spisovna številka zaporedna številka zbirne vloge 15 SBV-I z akreditacijo določena krajšava za kršitve, ugotovljene pri kontroli terena 16 CC krajšava za kršitve navzkrižne skladnosti, ugotovljene pri kontroli terena (angl.: Cross Compliance) Vladimir Doberšek: Prenova postopka obravnave inšpektorskih na stran 31

36 Slika 12: Prikaz Zajema 2006 Pregled ugotovitev na kraju samem (AKTRP) Med celotnim pregledom inšpektorskih je ugotovljeno, da v 23,3 % oz. 938 primerih podatki niso enaki, v 76,7 % oz primerih pa so podatki enaki (podatki so s»skupni seznam prejetih inšpektorskih «). PRENESENI PODATKI NISO ENAKI Če preneseni podatki niso enaki, študent na list napiše ugotovljeno neskladje med inšpektorskih zapisnikom in»zajemom 2006«ter ga vloži na sprednji del v ovojno mapo. Vse takšne vloge se zbirajo v škatlo. Nato študent, ki je zadolžen za pripravo in knjiženje dokumenta»zavrnitev zapisnika o kontroli na kraju samem s strani SNP«to pripravi (v dveh izvodih) in knjiži v»neposredna plačila 2006 SPIS 4«. Ko je pripravljenih nekaj dokumentov, jih izroči vodji ONP v podpisovanje. Ko so dokumenti podpisani, se en izvod arhivira v registrator, en izvod pa se vloži v vlogo. Ko se nabere večje število oz. napolni škatla, se vloge izroči Arhivu. PREKNJIŽEVANJE VLOG NA SK IN PREVZEM VLOG SK V Arhivu nato knjižijo zbirne vloge na Službo za kontrolo v aplikacijo»arhiv 2006 SPIS 4«. Ko so vloge preknjižene, se natisneta dva preknjiženih zbirnih vlog. Nato se SK sporoči, da so vloge pripravljene in študent iz SK, ki je zadolžen za prevzem vlog v arhivu, gre po vloge v arhiv in preveri, ali so prisotne vse vloge s. Po navedbah zaposlenih v arhivu ni bilo primera, da bi kdaj kakšna vloga Vladimir Doberšek: Prenova postopka obravnave inšpektorskih na stran 32